OBSŁUGA KANCELARYJNA BANKU
Transkrypt
OBSŁUGA KANCELARYJNA BANKU
ROZWIĄZANIA BRANŻOWE OBSŁUGA KANCELARYJNA BANKU BRANŻA: instytucje finansowe, w szczególności banki RODZAJ DOKUMENTÓW: korespondencja zewnętrzna i wewnętrzna SPECYFIKA PROCESU: kancelarie w departamentach centralnych banków codziennie otrzymują oraz przekazują znaczne ilości korespondencji. Usprawnienie kwestii związanych z obiegiem, statusem oraz ze zlokalizowaniem przesyłki są kluczowe dla sprawnego funkcjonowania organizacji. Usługa kancelaryjna może być świadczona w modelu zewnętrznym lub w siedzibie banku. Model wewnętrzny W przypadku usługi realizowanej w siedzibie banku nowania całości wolumenu, umożliwia pełną kontrolę nad statusem opracowania każdego dokumentu. ArchiDoc najczęściej przejmuje i szkoli pracowników Wszystkie procesy realizowane są w oparciu o au- dotychczas obsługujących ten proces. Na miejscu torską aplikację INDO-SNOK, zawierającą moduł wykonywane są czynności związane z przyjmowa- nadzoru obiegu dokumentów (wykorzystujący tech- niem, rejestracją oraz dystrybuowaniem przesyłek nologię HandHeld). Jest to przenośny terminal kom- przychodzących, a także odbieraniem, rejestracją puterowy wyposażony w czytniki oraz dedykowane i wysyłką korespondencji wychodzącej. Uzupełnie- oprogramowanie komunikujące się z serwerem apli- niem usługi jest wsparcie obiegu dokumentów we- kacji (np. poprzez WI-FI lub sieć GSM). Narzędzie wnętrznych oraz obsługa przesyłek wielkogabary- to umożliwia wczytanie mapy budynku lub budyn- towych. ArchiDoc dysponuje systemem nadzoru ków, w którym mieści się bank. Kurier roznoszący obiegu korespondencji, który bez konieczności ska- korespondencję po firmie może więc w optymalny www.archidoc.pl ROZWIĄZANIA BRANŻOWE OBSŁUGA KANCELARYJNA BANKU sposób przejść trasę dostaw poszczególnych listów do wybranych jednostek banku. Przekazanie dokumentów odbywa się poprzez wprowadzenie do urządzenia osobistego kodu, dzięki czemu w sposób automatyczny w systemie odnotowuje się kto i kiedy odebrał daną przesyłkę. ArchiDoc posiada własny zespół programistów dedykowany do implementacji, parametryzacji i rozwoju funkcjonalnego aplikacji, co gwarantuje sprawne i szybkie dostosowanie systemu do wymagań klienta. Dzięki takiej organizacji procesu skraca się czas przetwarzania dokumentów, a bank odnotowuje oszczędności wynikające wprost z prowadzenia biura bez papieru. Korzyści dla banku redukcja kosztów standaryzacja procedur rejestracji korespondencji pełna kontrola korespondencji przychodzącej i wychodzącej (jednolity rejestr) usprawnienie procesu dystrybucji dokumentów Model zewnętrzny Korespondencja przychodząca do banku trafia bezpośrednio do ArchiDoc za pośrednictwem poczty (dane teleadresowe firmy outsourcingowej lub skrytki pocztowej są podawane jako adres korespondencyjny na dokumentach wysyłanych przez bank do klientów) lub za pośrednictwem własnej floty kurierów, którzy odebrają dokumenty z siedziby banku. W tym modelu współpracy, rola tradycyjnej dystrybucji korespondencji sprowadza się do generowania i eksportu obrazów do systemu repozytoryjnego banku lub ArchiDoc. Zamiast papierowej korespondencji, pracownicy banku otrzymują jej obraz elektroniczny. Wyjątek stanowi korespondencja „wrażliwa” – czyli na przykład pisma skierowane do Zarządu banku. Skanowanie staje się kluczowym procesem w obrębie kancelarii. papierowych w ramach oraz pomiędzy poszczególnymi lokalizacjami systemowa kontrola dostarczania/odbioru dokumentów (automatyzacja) zdalne raportowanie w trybie rzeczywistym (raporty ilościowe korespondencji, raporty statusów opracowania dokumentów) rozliczanie kosztów w oparciu o rzeczywisty nakład pracy tj. za liczbę przeprocesowanych dokumentów. dostęp do specjalistycznych narzędzi usługodawcy w systemie (SaaS), pozwalających na wyeliminowane wszelkich kosztów związanych z zarządzaniem oprogramowaniem, jak i utrzymaniem specjalistów czuwających nad prawidłowym funkcjonowaniem systemu. ArchiDoc S.A. ul.Modularna 3A, 02-238 Warszawa, tel. + 48 22 595 40 40 fax + 48 22 595 40 41, [email protected] www.archidoc.pl