KASY FISKALNE po 1 października 2013

KASY FISKALNE po 1 października 2013
Zmiany w obowiązkach użytkowników kas fiskalnych, które weszły w życie 1 kwietnia 2013
roku, należy uznać za jeszcze ważniejsze od tych, które zostały wprowadzone dnia 1 stycznia
2013 roku i dotyczyły obniżenia limitów uprawniających do korzystania ze zwolnień.
Przepisy obowiązujące od 1 kwietnia objęły wszystkich użytkowników kas - zarówno tych
ewidencjonujących sprzedaż od lat, jak i tych, którzy dopiero rozpoczynają pracę z
urządzeniem fiskalnym.
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących
weszło w życie 1 kwietnia 2013 r., a na mocy przepisów przejściowych umożliwiło
podatnikom użytkowanie kas na starych zasadach do 30 września 2013 roku.
Oznacza to, że od 1 października 2013 roku każdy podatnik będący właścicielem kasy
fiskalnej bądź drukarki fiskalnej ma nowe obowiązki, które bezwarunkowo musi spełniać.
Nowe rozporządzenie w sprawie kas wprowadza wiele modyfikacji. Większość z nich ma
charakter doprecyzowujący. Niektóre jednak mają bardzo duży wpływ na sposób
użytkowania kas fiskalnych i prowadzenia ewidencji przez podatników.
Oto niektóre z nich:
Nazwy towarów i usług
(§ 8 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia)
Prowadzenie ewidencji na kasie
(§ 3 ust. 2 rozporządzenia)
NOWOŚĆ
Prowadzenie ewidencji korekt
(§ 3 ust. 3 - 6 rozporządzenia)
Paragon fiskalny
(§ 8 ust. 1 rozporządzenia)
Wprowadzane przez podatników do pamięci
fiskalnej nazwy towarów i usług muszą
jednoznacznie je identyfikować. Nie mogą to być
nazwy określające grupy sprzedażowe. Stosowane
przez podatnika nazewnictwo jest ściśle związane z
oferowanym przez niego asortymentem. (§ 8 ust. 1
pkt 6 rozporządzenia)
Ewidencjonowaniu na kasie fiskalnej podlega każda
sprzedaż, jak również otrzymanie zaliczki, zadatku
lub innej przedpłaty w całości lub w części,
niezależnie od formy zapłaty. (§ 3 ust. 2
rozporządzenia)
Zgodnie z § 3 ust. 3 - 6 rozporządzenia podatnicy
prowadzą odrębne ewidencje:
1. 1.Korekt wynikających z przyjęcia zwrotów
bądź reklamacji, które skutkują zwrotem
całości lub części należności.
2. 2.Korekt tak zwanych oczywistych pomyłek.
Na paragonie musi znaleźć się oznaczenie
„PARAGON FISKALNY” oraz wartość rabatów i
narzutów, jeśli występują. Ponadto na żądanie
nabywcy na paragonie fiskalnym należy umieścić
Kradzież kasy
(§ 17 ust. 1 i 2 rozporządzenia)
Przegląd techniczny
(§ 17 oraz § 33 i 34 rozporządzenia)
Wzory zgłoszeń
(załączniki do rozporządzenia)
jego numer NIP. Dotyczy to kas, które mają taką
techniczną możliwość. (§ 8 ust. 1 rozporządzenia)
W przypadku utraty kasy fiskalnej w wyniku
kradzieży podatnik ma obowiązek niezwłocznie
poinformować o tym fakcie urząd skarbowy i
dołączyć potwierdzenie zgłoszenia kradzieży
wydane przez organy ścigania. O odzyskaniu
skradzionej
kasy
należy
niezwłocznie
poinformować urząd skarbowy oraz zgłosić
urządzenie do przeglądu technicznego. Ponowne
ewidencjonowanie można rozpocząć najwcześniej
następnego dnia po dokonaniu przeglądu. (§ 17 ust.
1 i 2 rozporządzenia)
Należy go wykonywać „nie rzadziej niż co dwa
lata”. Wcześniej przepis ten brzmiał: „raz na 24
miesiące”. Zmiana brzmienia tej regulacji jest dla
podatników ważnym doprecyzowaniem, ponieważ
podkreśla, iż przeglądy techniczne kasy fiskalnej
można wykonywać częściej niż raz na 24 miesiące.
Jeśli dla właściciela kasy termin wykonania
przeglądu jest niewygodny, może zgłosić kasę do
serwisu
wcześniej.
Dzięki
temu
uniknie
konsekwencji za ewentualne spóźnienie z
przeglądem. Termin 2 lat na dokonanie pierwszego
przeglądu technicznego liczymy od dnia fiskalizacji
kasy. (§ 33 ust. 1 i 3 rozporządzenia)
Serwisant ma obowiązek wykonać przegląd
techniczny w ciągu 5 dni od zgłoszenia kasy przez
podatnika. Regulacja ta umożliwi właścicielom kas
precyzyjne ustalenie, do kiedy mogą dokonać
zgłoszenia, aby nie spóźnić się z przeglądem. (§ 33
ust. 4 rozporządzenia)
W przypadku odzyskania kasy fiskalnej po
kradzieży podatnik ma obowiązek zgłosić
urządzenie do przeglądu technicznego. Ponowne
ewidencjonowanie można rozpocząć najwcześniej
następnego dnia po dokonaniu przeglądu. (§ 17 ust.
2 pkt 2 rozporządzenia)
Na liście obowiązków serwisanta podczas
dokonywania przeglądu znalazł się nowy, istotny
obowiązek - dołączenie do książki kasy zaleceń
pokontrolnych
oraz
kopii
dokumentu
poświadczającego dokonanie przeglądu. Takim
dokumentem jest przede wszystkim faktura. (§ 34
ust. 2 rozporządzenia)
Oprócz stosowanych dotychczas wzorów zgłoszeń,
które nie uległy znaczącym zmianom, takich jak
chociażby
Zawiadomienie
o
rozpoczęciu
ewidencjonowania, pojawiły się wzory zupełnie
nowe: Zgłoszenie przez podatnika danych
Serwis kas fiskalnych
(§ 1 ust. 13 - 16 oraz § 18 - 32
rozporządzenia)
dotyczących kasy; Wniosek o dokonanie odczytu
pamięci fiskalnej kasy oraz Zgłoszenie/Aktualizacja
przez podmiot prowadzący serwis kas lub
prowadzący serwis główny danych dotyczących
kasy.
Nowe wzory legitymacji serwisanta znajdują się w
załączniku do rozporządzenia. Wydane przed 2013
rokiem legitymacje ważne są do 31 grudnia 2013
roku. Nowe legitymacje będą obowiązywały przez
rok od ich wydania. (§ 23 ust. 5 - 7 oraz załącznik
do rozporządzenia)
Obowiązuje podział na serwis kas i serwis główny.
Serwisem głównym może być producent, importer
bądź podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego
nabycia kas - ma on większe uprawnienia niż serwis
kas i może udzielać takim serwisom autoryzacji,
prowadzi też dokumentacje serwisów kas. (§ 1 ust.
13 - 16 oraz § 18 - 32 rozporządzenia)
Na większą uwagę podatników zasługują przede wszystkim cztery pierwsze zmiany
wymienione w tabeli dotyczące: nazw towarów i usług, prowadzenia ewidencji sprzedaży i
korekt, nazwy PARAGON FISKALNY oraz numeru NIP nabywcy na paragonie
fiskalnym.
Nazwy towarów i usług
Zgodnie z § 8 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie kas, nazwa towaru lub usługi drukowana
na paragonie fiskalnym musi być tak dobrana, aby na jej podstawie można było
jednoznacznie zidentyfikować towar bądź usługę, której dotyczy. Nazwa ta pełni trzy
zasadnicze funkcje:



Kontrolną - musi umożliwiać organowi podatkowemu weryfikację poprawności
rozliczenia podatku
Informacyjną - musi umożliwiać konsumentowi kontrolę zakupów
Ochronną - musi dawać konsumentowi prawo do ewentualnego zwrotu bądź złożenia
reklamacji
Pierwotne stanowisko Ministerstwa Finansów w sprawie jednoznaczności stosowanego
nazewnictwa było nieco bardziej restrykcyjne niż obecne. W broszurze "Najważniejsze
zmiany w zakresie kas rejestrujących od 1 kwietnia 2013 r. wynikające z rozporządzenia z
dnia 14 marca 2013 r." opublikowanej na stronie Ministerstwa tuż po wydaniu rozporządzenia
podkreślano, iż towary m.in. w różnej cenie, od innegoproducenta, o różnej objętości czy
zawartości tłuszczu w każdym przypadku powinny być oddzielnie identyfikowane, czyli mieć
przyporządkowane odrębne pozycje sprzedażowe. Informacje zawarte w aktualnej wersji
broszury uwzględniającej wyjaśnienia Ministerstwa Finansów z dnia 9 sierpnia 2013r.
zasadniczo są zbieżne z poprzednimi , uznano jednak za prawidłowe stosowanie tej samej
nazwy dla towarów jednego typu w różnych cenach, jeśli stawka VAT jest taka sama.
Zgodnie z aktualnym stanowiskiem Ministerstwa Finansów uwzględniającym wyjaśnienia z 9
sierpnia 2013 roku, podatnik może dostosować nazwy towarów i usług do możliwości
posiadanej kasy fiskalnej. Oznacza to, iż dozwolone jest stosowanie jednej nazwy dla dwóch
lub więcej produktów bądź usług jednego typu, nawet jeśli mają różne ceny. Przykładowo
jabłka różnych odmian mogą mieć przyporządkowaną jedną nazwę towaru: „jabłka”, nawet
jeśli poszczególne gatunki są w różnych cenach. Najważniejsze, aby nazwa pozycji
sprzedażowej była zgodna z towarem będącym przedmiotem obrotu lub - analogicznie usługą. W praktyce oznacza to tylko tyle, że klient musi mieć na paragonie nazwę towaru lub
usługi zgodną z tym, co kupił. Pomidory nie mogą widnieć na paragonie fiskalnym pod
nazwą „papryka”, a wykonana usługa strzyżenia nie może zostać zaewidencjonowana jako
„pedicure”.
Należy przy tym pamiętać, iż dwa towary lub dwie usługi nie mogą mieć przyporządkowanej
jednej nazwy, jeśli różnią się stawką podatkową. Na przykład chleb z terminem przydatności
do spożycia nie dłuższym niż 14 dni objęty jest stawką 5%, natomiast chleb o przedłużonej
trwałości - 8%. Podobnie w przypadku pomidorów suszonych (stawka 8%) i pomidorów na
gałązce (stawka 5%). W tego typu przypadkach należy zaprogramować dwie różne nazwy
towarów z różnymi stawkami VAT.
W świetle nowych przepisów niewłaściwą praktyką jest stosowanie nazw grup towarowych.
Jeśli więc podatnik do tej pory miał zaprogramowane w pamięci swojego urządzenia
fiskalnego nazwy takie jak: „warzywa/owoce”, „nabiał”, „pieczywo” czy „usługa fryzjerska”,
będzie musiał zmienić stosowane nazewnictwo na bardziej konkretne, np. „papryka”,
„pomidor”, „brzoskwinia”, „twaróg”, „serek wiejski”, „bułka”, „strzyżenie”, „regeneracja
włosów” itp. Zgodnie z zapewnieniami Ministerstwa Finansów głównym celem
wprowadzenia wymogu jednoznacznej identyfikowalności było wyeliminowanie przypadków
stosowania nazw grup towarowych. W ten sposób skonstruowane nazwy nie spełniały trzech
podstawowych wymogów - nie umożliwiały konsumentowi szczegółowej kontroli zakupów,
powodowały trudności w wypadku konieczności złożenia reklamacji, a w niektórych
przypadkach nawet budziły wątpliwości co do prawidłowości zastosowanej stawki
podatkowej. Wszyscy podatnicy, którzy dotychczas stosowali nazwy grup towarowych,
muszą bezwarunkowo zaprogramować w pamięci kasy nowe, konkretne nazwy towarów
lub usług najpóźniej do 30 września 2013 r.
Nazwy towarów i usług określa sam podatnik, uwzględniając przy tym specyfikę
prowadzonej przez siebie działalności. W praktyce oznacza to, iż właściciel dużego sklepu
wielobranżowego może uznać, że właściwe okaże się stosowanie bardziej szczegółowych
nazw towarów, natomiast właściciel warzywniaka może wprowadzić do pamięci kasy jedynie
kilkadziesiąt nazw, określających poszczególne rodzaje warzyw. Szczegółowe nazwy
towarów konstruowane z uwzględnieniem wskazań takich jak np. nazwa producenta, objętość
czy zawartość tłuszczu, mogą być stosowane, jeśli podatnik uzna to za właściwe. Takie
bardzo szczegółowe tworzenie rozbudowanych nazw nie jest jednak obowiązkowe i żadna
kontrola nie może tego wymagać od podatnika, nawet po 30 września 2013 roku.
Najważniejszą podstawą do stosowania w pewnych przypadkach mniej szczegółowego
nazewnictwa są przepisy z § 35 i 36 rozporządzenia z 14 marca 2013 r.:
§ 35. Podatnicy użytkujący kasy, które zostały nabyte w okresie ważności:
1) decyzji ministra właściwego do spraw finansów publicznych wydanej na podstawie przepisów
obowiązujących przed dniem wejścia w życie rozporządzenia ministra finansów z 28 listopada
2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy
rejestrujące oraz warunków ich stosowania,
2) potwierdzenia, o którym mowa w art. 111 ust. 6b ustawy, wydanego po 1 września 2011 r. –
mogą je nadal stosować do prowadzenia ewidencji po upływie tego okresu, pod warunkiem że
kasy te zapewniają prawidłowość rozliczeń podatnika.
§ 36. Podatnicy użytkujący kasy, o których mowa w § 35 oraz art. 9 ust. 2 ustawy z 18 marca 2011
r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy – Prawo o miarach (Dz.U. nr 64,
poz. 332), nieposiadające możliwości technicznych spełnienia wymagań określonych w rozdziale
2 stosują te przepisy odpowiednio.
Zgodnie z powyższymi regulacjami podatnik, który użytkuje kasę fiskalną spełniającą
warunki określone w § 35, która jednocześnie nie ma technicznych możliwości spełnienia
wymogów z 2 rozdziału rozporządzenia, stosuje przepisy „odpowiednio”. We wspomnianym
2 rozdziale rozporządzenia znajduje się między innymi przepis § 8 ust. 1 pkt 6 mówiący o
konieczności stosowania nazw jednoznacznie identyfikowalnych. Stosowanie przepisów
„odpowiednio” to inaczej stosowanie ich z uwzględnieniem możliwości technicznych
posiadanego urządzenia fiskalnego. Oznacza to, iż wymagania stawiane podatnikowi
będącemu właścicielem kasy o niskich parametrach technicznych będą mniejsze niż w
przypadku podatnika posiadającego urządzenie o parametrach wyższych. Brak możliwości
technicznych może skutkować mniej szczegółowym prowadzeniem identyfikacji towarów i
usług.
Należy jednak pamiętać, że powyższa zasada działa także w drugą stronę - sprzedawca
mający duży asortyment bądź częstą rotację towarów, który dysponuje kasą bądź drukarką
fiskalną o dużych możliwościach, między innymi z dużą bazą towarową PLU, również
stosuje przepisy „odpowiednio”. Oznacza to, iż w jego przypadku konieczne jest
zaprogramowanie nazw bardziej szczegółowych - dostosowanych do specyfiki działalności.
W tym miejscu wyjaśnienie Ministerstwa Finansów z 9 sierpnia 2013 r. rodzi nowe
wątpliwości - dość trudno będzie bowiem wyznaczyć granicę, poza którą kasa przestaje mieć
techniczne możliwości spełnienia wymogu jednoznaczności nazw towarów i usług. Warto
więc dołożyć wszelkich starań, aby stosowane nazewnictwo było jak najbardziej szczegółowe
- na tyle, na ile pozwala na to nasze urządzenie fiskalne.
W przypadku konieczności przeprogramowania nazw w kasie fiskalnej informujemy, że
nasz autoryzowany serwis fiskalny świadczy takie usługi.
Prowadzenie ewidencji na kasie
Nowe obowiązki użytkownika kasy fiskalnej od 1 października 2013 r. dotyczące
prowadzenia ewidencji budzą chyba najwięcej kontrowersji.
§ 6 rozporządzenia w sprawie kas, wymienia obowiązki podatnika związane z
ewidencjonowaniem sprzedaży na kasie fiskalnej:
§ 6. 1. Podatnicy, prowadząc ewidencję:
1) wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny;
2) dokonują po fiskalizacji kasy wyłącznie sprzedaży w trybie fiskalnym i nie dokonują sprzedaży
ewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy po jej fiskalizacji w żadnym innym trybie, w tym w
trybie szkoleniowym;
3) sporządzają raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później
jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym;
4) sporządzają raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc,
w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu;
5) stosują oznaczenia literowe od „A” do „G” do przyporządkowania stawki podatku do nazw
towarów i usług, przy czym:
a) literze „A” jest przyporządkowana stawka podstawowa podatku,
b) literom od „B” do „G” odpowiadają pozostałe stawki podatku stosowane na poszczególne
towary i usługi oraz zwolnienie od podatku;
6) przyporządkowują dowolną wolną literę, z wyjątkiem litery „A”, wartości 0% (tzw. Zero
techniczne) w przypadku sprzedaży opodatkowanej, o której mowa w art. 119 ust. 1 lub art. 120
ust. 4 ustawy; przyporządkowanie odpowiedniej litery dla tego rodzaju sprzedaży odnotowuje
serwisant w książce kasy;
7) dokonują wydruku wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów i w przypadku kas innych
niż z elektronicznym zapisem kopii, kopii tych dokumentów na taśmie papierowej;
8) przechowują kopie dokumentów fiskalnych przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z
29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.4) zgodnie z
warunkami określonymi w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2013 r., poz.
330).
2. Podatnicy stosujący kasy, które rozliczają więcej niż jedną transakcję w jednym czasie,
zamykają wszystkie rozpoczęte w ciągu danej doby transakcje przed wykonaniem raportu
fiskalnego dobowego.
Podatnik ma obowiązek przechowywania papierowych kopii dokumentów fiskalnych oraz elektronicznych
nośników danych aż do chwili przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli przez pięć lat, licząc od
końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Przyjrzyjmy się zatem dokładnie, jak w zgodzie w nowymi przepisami należy
ewidencjonować sprzedaż na kasie.
Zgodnie z art. 111 ust. 3a ustawy o VAT podatnik, który prowadzi sprzedaż towarów bądź
świadczy usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i
rolników ryczałtowych, każdą taką operację dokumentuje paragonem fiskalnym, którego
oryginał bez wezwania wręcza klientowi. Zgodnie z art. 19 ust. 1 tejże ustawy obowiązek
podatkowy powstaje co do zasady z chwilą wydania towaru bądź wykonania usługi.
Prawidłowe ewidencjonowanie sprzedaży polega więc na wystawieniu paragonu fiskalnego w
większości przypadków z chwilą wykonania usługi lub wydania towaru.
W przypadku, gdy osoba fizyczna nie prowadząca działalności gospodarczej lub będąca
rolnikiem ryczałtowym żąda wystawienia faktury dokumentującej transakcję, należy wręczyć
jej oryginał tego dokumentu. Oprócz faktury wystawiamy też paragon fiskalny, jednak nie
wręczamy go klientowi. Oryginał paragonu dołączamy do kopii faktury. Zasada ta podana jest
w § 7 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie m.in.
wystawiania faktur (z późn. zm.). Takie działanie pozwala uniknąć podwójnej płatności
podatku za tę samą transakcję.
Powyższe zasady obowiązują dla transakcji, dla których obowiązek podatkowy powstaje z
chwilą wydania towaru bądź wykonania usługi. Nieco inaczej należy postępować w
przypadku, gdy zapłata była poprzedzona zaliczką oraz przy sprzedaży wysyłkowej.
Zaliczki
Rozporządzenie z 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących reguluje kwestię
ewidencjonowania zaliczek, zadatków, rat oraz wszelkich innych przedpłat na poczet dostawy
towarów bądź świadczenia usług. Jak wspomniano wcześniej, obowiązek podatkowy co do
zasady powstaje z chwilą wydania towaru bądź wykonania usługi. Jeśli jednak sprzedaż
poprzedzona została zaliczką, obowiązek ten powstaje z chwilą otrzymania tej zaliczki.
Należy ją zewidencjonować na kasie fiskalnej niezależnie od tego, czy zaliczka została
wpłacona w całości, czy w części należności. Czytamy o tym w § 3 ust. 2 rozporządzenia w
sprawie kas.
Zaliczki były ewidencjonowane przez podatników na kasach fiskalnych już od dawna, a
prawidłowość takiego postępowania potwierdzali dyrektorzy izb skarbowych. Nowy
obowiązek, który rozporządzenie nakłada na wszystkich właścicieli kas od 1 października
2013 r., nie jest więc żadną rewolucją, a jedynie sprecyzowaniem powszechnie stosowanej i
oficjalnie akceptowanej praktyki.
Rozporządzenie z 14 marca 2013 roku nie reguluje jednak sposobu postępowania w sytuacji,
gdy zaliczka trafia na rachunek bankowy podatnika. O zapłacie właściciel kasy w większości
przypadków dowiaduje się z pewnym opóźnieniem - najczęściej następnego dnia, podczas
przeglądania wyciągów bankowych. Urządzenie fiskalne nie ma technicznej możliwości
rejestracji obrotu ze wsteczną datą - paragon można wydrukować tylko z datą bieżącą. Należy
w tym miejscu podkreślić, iż zaewidencjonowanie zaliczki w dniu otrzymania wyciągu
bankowego nie będzie błędem, o ile nie wpłynie na poprawność rozliczeń podatkowych. Jeśli
wpłata zaliczki i jej zaewidencjonowanie są dokonane w obrębie jednego miesiąca, na
rozliczenie podatku rozbieżność ta nie ma żadnego wpływu, ponieważ podatek VAT rozlicza
się za miesiąc lub kwartał.
Jak jednak postąpić w sytuacji, gdy zaliczka zostanie wpłacona pod koniec jednego miesiąca,
a wyciąg bankowy otrzymamy na początku miesiąca kolejnego? Sytuacja ta w wielu
podatnikach wzbudza spore wątpliwości. Również w tym przypadku prawidłową procedurą
jest zaewidencjonowanie zaliczki na kasie fiskalnej w dniu otrzymania wyciągu bankowego.
Należy jednak pamiętać, że wpłaconą zaliczkę należy wykazać w deklaracji VAT za ten
miesiąc, w którym powstał obowiązek podatkowy, czyli kiedy faktycznie została wpłacona.
Wartość obrotu i podatku wydrukowane na raporcie okresowym za miesiąc następny należy
pomniejszyć o wartości dotyczące tej zaliczki. Czynimy tak, aby uniknąć podwójnej płatności
podatku i wykazywać obrót i kwotę podatku należnego zgodne z rzeczywistym przebiegiem
operacji gospodarczych. Taki sposób postępowania uznają za prawidłowy również organy
podatkowe, między innymi Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach i Dyrektor Izby
Skarbowej w Bydgoszczy w wydanych interpretacjach indywidualnych.
Sprzedaż wysyłkowa
Jeszcze więcej wątpliwości pojawia się w kwestii ewidencjonowania sprzedaży dokonanej za
pośrednictwem poczty bądź firmy kurierskiej. W myśl art. 19 ust. 13 pkt 6 ustawy o VAT
obowiązek podatkowy przy tego typu dostawie towarów powstaje z chwilą otrzymania przez
podatnika zapłaty. Jeśli płatności za towar sprzedawany na przykład w sklepie internetowym
klient dokonuje przelewem przed wysyłką towaru, procedura ewidencjonowania jest taka
sama jak w przypadku zaliczek - paragon drukujemy w dniu otrzymania należności. Jeśli o
przelewie dowiadujemy się z opóźnieniem na podstawie informacji z wyciągów bankowych,
to w dniu uzyskania takiej informacji. Należy jednak pamiętać, że z zaewidencjonowaniem na
kasie nie można zwlekać - należy to zrobić w pierwszym możliwym momencie po powstaniu
obowiązku podatkowego.
W praktyce klienci sklepów internetowych lub innych firm prowadzących sprzedaż
wysyłkową często mają do wyboru zapłatę przelewem lub „za pobraniem” bądź „za
zaliczeniem pocztowym”. Zgodnie z zasadą zawartą we wspomnianym przepisie art. 19 ust.
13 pkt 6 ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje dopiero z chwilą, gdy konsument
zapłaci za towar. Stwarza to dwie trudności - po pierwsze, klient nie otrzyma paragonu od
razu. Po drugie, przelewy od firm kurierskich bądź pieniądze z poczty często przychodzą z
bardzo dużym opóźnieniem.
Zasadniczo sprzedawca prowadzący sprzedaż wysyłkową towarów opłacanych „za
pobraniem” nie powinien drukować paragonu przed wysyłką towaru i dołączać go do
przesyłki. Ustawa o VAT w ogóle nie przewiduje możliwości zaewidencjonowania sprzedaży
przed momentem powstania obowiązku podatkowego. Teoretycznie więc sprzedawca
powinien wysłać towar, poczekać na zapłatę ze strony klienta, a następnie wysłać oryginał
paragonu na przykład pocztą. Rozwiązanie takie jest oczywiście zupełnie niepraktyczne, lecz
prawidłowe z punktu widzenia prawa podatkowego. Niektóre organy podatkowe dopuszczają
jednak możliwość zaewidencjonowania sprzedaży wcześniej, przed powstaniem obowiązku
podatkowego. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 27
grudnia 2012 r., nr IBPP3/443-1049/12/KG potwierdził, iż wystawienie paragonu fiskalnego
przy sprzedaży „za pobraniem” przed otrzymaniem zapłaty nie jest nieprawidłowe, o ile nie
prowadzi do niezgodności prowadzonej ewidencji z rzeczywistym przebiegiem operacji
gospodarczych. Interpretacja ta wydaje się być o tyle słuszna, że umożliwia sprzedawcy
zagwarantowanie klientowi jego podstawowego prawa - prawa do otrzymania paragonu
dokumentującego transakcję. Rozwiązanie to nie pozostaje jednak bez pewnego ryzyka.
Wiąże się ono z sytuacją, gdy klient mający opłacić towar „za pobraniem” odmówi jego
przyjęcia. Wartości wynikających z wydrukowanego paragonu fiskalnego nie można
skorygować ani w ewidencji zwrotów i reklamacji, ponieważ nie skutkuje zwrotem
należności, ani w ewidencji oczywistych pomyłek, ponieważ wystawienia paragonu przed
powstaniem obowiązku podatkowego nie można uznać za taką pomyłkę. Powstaje więc
podatek do zapłacenia, którego nie powinno być, ponieważ nie odpowiada rzeczywistemu
przebiegowi operacji gospodarczych.
NOWOŚĆ - Prowadzenie ewidencji korekt
Kasy fiskalne i drukarki fiskalne nie dają użytkownikowi technicznej możliwości
skorygowania danych drukowanych na paragonie fiskalnym, takich jak ilość jednostek
sprzedażowych, rodzaj towaru bądź usługi czy przyporządkowane im stawki podatku. Nie
może to jednak pozbawiać podatnika możliwości dokonania korekty w przypadku zwrotu
towaru, uznanej reklamacji czy chociażby popełnienia pomyłki. Jeszcze przed wejściem w
życie rozporządzenia z 14 marca 2013 r. właściciele kas rozwiązywali ten problem prowadząc
własne ewidencje. Przepisy obowiązujące od 1 kwietnia 2013 r., do których podatnicy muszą
się dostosować najpóźniej do 30 września 2013 r., uregulowały kwestię prowadzenia
ewidencji korekt. Zgodnie z § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas zwrotów i uznanych
reklamacji nie ewidencjonuje się na kasie. Kolejne zapisy tego aktu prawnego regulują
procedurę prowadzenia odrębnej ewidencji dla tego typu korekt.
Zwroty i reklamacje
Przepisy § 3 ust. 4 rozporządzenia wymieniają listę informacji, które powinny znaleźć się w
prowadzonej ewidencji zwrotów i uznanych reklamacji skutkujących zwrotem całości lub
części należności. Są to:
1. Data sprzedaży
2. Nazwa towaru bądź usługi z ewentualnym opisem
3. Termin zwrotu bądź reklamacji
4. W przypadku zwrotu całości należności - wartość brutto zwracanego lub reklamowanego
towaru bądź zwracanej lub reklamowanej usługi i kwotę podatku należnego
5. W przypadku zwrotu części należności - wartość brutto zwracanej kwoty oraz wartość
podatku należnego
6. Dokument, który potwierdza dokonanie sprzedaży
7. Protokół uznania reklamacji bądź przyjęcia zwrotu podpisany przez obie strony sprzedawcę i nabywcę
Dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży jest przede wszystkim oryginał
paragonu fiskalnego. Ustawodawca dał jednak podatnikom pewną dowolność w tym
względzie. Zauważmy, że w § 3 ust. 4 pkt 6 rozporządzenia mowa o dokumencie, a nie
konkretnie o paragonie. Może więc to być na przykład umowa, dokument gwarancyjny czy
chociażby wydruk z terminala. Konieczne jest natomiast sporządzenie protokołu przyjęcia
zwrotu bądź uznania reklamacji. Przepisy nie obligują konsumenta do podania swoich danych
osobowych. Praktyka pokazuje, że osoby prywatne niezbyt chętnie to robią. Wystarczy tylko
podpis osoby składającej reklamację bądź zwracającej towar oraz oczywiście podpis
podatnika. Należy jednak pamiętać, że dołączenie dokumentu poświadczającego sprzedaż i
protokołu jest w przypadku zwrotów i reklamacji niezbędnym warunkiem
prawidłowego prowadzenia ewidencji korekt.
Po dokonaniu wpisu w odrębnej ewidencji należy odpowiednio pomniejszyć wartość obrotu i
podatku należnego wynikające z raportu miesięcznego.
Oczywiste pomyłki
W praktyce prowadzenia sprzedaży zdarza się nie raz, że osoba obsługująca kasę fiskalną
pomyli się w wyborze pozycji sprzedażowej, ilości towaru czy na przykład cenie usługi. Aż
do 1 kwietnia 2013 r. procedur korygowania obrotu i kwot podatku w takich przypadkach
również nie regulowały żadne przepisy. Nowe rozporządzenie w sprawie kas jasno
sprecyzowało, jak taka ewidencja powinna wyglądać. Zgodnie z § 3 ust. 5 rozporządzenia
muszą się w niej znaleźć następujące informacje:
1. Wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego błędnie zaewidencjonowanej
sprzedaży.
2. Krótki opis okoliczności i przyczyny popełnienia pomyłki.
Do wpisu należy dołączyć oryginał paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż.
Należy także zwrócić uwagę na konieczność niezwłocznego dokonania wpisu w ewidencji
oczywistych pomyłek - powinno się to zrobić jak najszybciej po odkryciu błędu. Osoba
obsługująca kasę po dokonaniu wpisu drukuje nowy paragon fiskalny z prawidłowymi
danymi, a jego oryginał wręcza klientowi, zgodnie z wytycznymi § 3 ust. 6 rozporządzenia.
Podobnie jak w przypadku przyjęcia zwrotu i uznania reklamacji, należy wartość wynikającą
z raportu miesięcznego pomniejszyć o korygowane wartości.
Zwróćmy uwagę, iż przepisy rozporządzenia nakładającego nowe obowiązki na
użytkowników kas fiskalnych od 1 października 2013 roku obligują podatnika do dołączenia
oryginału paragonu fiskalnego do wpisu w ewidencji pomyłek. W przypadku zwrotu czy
reklamacji może być to inny dokument, jednak przy ewidencji oczywistej pomyłki
warunkiem dokonania prawidłowego wpisu jest posiadanie oryginału paragonu fiskalnego i
dołączenie go do ewidencji. Przed wejściem w życie nowego rozporządzenia w sprawie kas,
kiedy to jeszcze nie było regulacji dotyczących prowadzenia odrębnych ewidencji, organy
podatkowe akceptowały dołączanie dokumentów innych niż oryginał paragonu fiskalnego, na
przykład KW czy wyciągu z wewnętrznych rejestrów. Dzięki temu można było zwrócić
pieniądze klientowi, który dostrzegł pomyłkę, ale na przykład zgubił paragon. Od 1
października 2013 r. takie rozwiązanie nie będzie możliwe. Warto w tym miejscu zastanowić
się nad istotą oczywistej pomyłki. Taki błąd zauważamy tuż po wydrukowaniu paragonu,
jeszcze zanim wręczymy go klientowi. Kupujący może też dostrzec błąd na paragonie i
wrócić z nim do sklepu lub punktu usługowego. Zauważmy też, że w przypadku oczywistych
pomyłek przepisy § 5 i 6 rozporządzenia nie wymagają sporządzania protokołu opatrzonego
podpisem obu stron. Umożliwienie sporządzania korekt oczywistych pomyłek bez dołączania
oryginałów paragonów mogłoby prowadzić do wielu nadużyć, które trudno byłoby ujawnić.
Należy więc stwierdzić, że wprowadzenie wymogu dołączania oryginały paragonu fiskalnego
do wpisu w ewidencji oczywistych pomyłek jest krokiem jak najbardziej uzasadnionym.
Numer NIP nabywcy, rabaty, narzuty na paragonie
W nowym rozporządzeniu w sprawie kas pojawił się dość kontrowersyjny zapis obligujący
właścicieli kas fiskalnych do umieszczania numeru NIP nabywcy na paragonie fiskalnym, w
przypadku gdy klient ma takie życzenie. Wymaganie to, zawarte w § 8 ust. 1 pkt 17
rozporządzenia, zgodnie z zawartymi w § 35 - 37 przepisami przejściowymi, od dnia 1
października 2013 roku obowiązuje wszystkich użytkowników kas i drukarek fiskalnych.
Choć brzmienie obu tych przepisów jest raczej jasne i nie pozostawia wątpliwości, że
umieszczanie numeru NIP nabywcy na paragonie fiskalnym jest nowym obowiązkiem
podatnika od 1 października 2013 roku, Ministerstwo Finansów jeszcze przed 1 kwietnia
2013 r. opublikowało na swojej stronie internetowej oficjalne wyjaśnienie informujące, iż
obowiązek umieszczania numeru NIP nabywcy na paragonie dotyczy właścicieli tylko tych
kas i drukarek fiskalnych, które mają taką techniczną możliwość.
Rozwiązanie to wydaje się być zrozumiałe ze względu na fakt, iż na polskim rynku nie ma
urządzeń, które umożliwiałyby umieszczenie na paragonie fiskalnym dodatkowej informacji
w postaci numeru NIP. Niektóre nowoczesne drukarki fiskalne mają dodatkową linię do
zaprogramowania - wykorzystywaną na różne teksty reklamowe i informacyjne. Takie
urządzenia mogłyby spełniać wymogi obowiązujące od 1 października 2013 roku.
Konieczność zakupienia takich urządzeń przez wszystkich podatników byłaby absurdem, a na
nowe kasy fiskalne dostosowane do zmienionych przepisów siłą rzeczy trzeba będzie trochę
poczekać.
Decyzja o wprowadzeniu obowiązku umieszczania numeru NIP nabywcy na paragonie
fiskalnym podyktowana była chęcią wprowadzenia rozwiązania, które umożliwiałoby
podatnikom drukowanie paragonów fiskalnych spełniających funkcję faktury uproszczonej.
Faktury takie można wystawiać od 1 stycznia 2013 r. na mocy § 5 ust. 4 pkt 6 rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom,
wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie
mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 Nr 68, poz. 360
z późn. zm.).Należy jednak pamiętać, że zgodnie z § 5 ust. 5 tego rozporządzenia, faktury
uproszczonej nie wystawia się dla osób fizycznych nieprowadzących działalności
gospodarczej i rolników ryczałtowych. Obowiązek wystawienia paragonu spełniającego
funkcję faktury uproszczonej dotyczyłby tylko sprzedaży dla klientów prowadzących
działalność gospodarczą, a takim osobom z powodzeniem można wystawić „zwykłą” fakturę.
Powyższe zasady dotyczą także umieszczania na paragonie informacji o wartości rabatów i
narzutów, o której mowa w § 8 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia w sprawie kas. Podatnicy, którzy
stosują kasy i drukarki fiskalne nieposiadające technicznej możliwości umieszczania na
paragonie tych danych - numeru NIP nabywcy oraz wartości rabatów i narzutów - mogą je
dalej użytkować także po 30 września 2013 r. Ustawodawca nie wyznaczył póki co dalszego
terminu, w którym wymóg ten będzie obligatoryjny dla wszystkich.
Źródło: http://buchcom.pl/kasy-po-1-padziernika-2013.html
Poprawiony (czwartek, 12 września 2013 22:48)