tutaj - BIP - Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi

REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA
W ŁODZI
Numer egzemplarza:
2
PROTOKÓŁ
DORAŹNEJ KONTROLI
GOSPODARKI FINANSOWEJ W ZAKRESIE ROZLICZENIA DOTACJI
OTRZYMANEJ Z BUDŻETU JEDNOSTKI SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO
Jednostka kontrolowana:
Ochotnicza Straż Pożarna w Jasieninie
Jasienin Mały Nr 29, gmina Jeżów 95-047
Termin kontroli:
Kontrolujący:
21 – 29 sierpnia 2014 roku
Grażyna Barauskiene – starszy inspektor
Krzysztof Hudzik – młodszy inspektor
Okres objęty kontrolą
lata 2010-2013 oraz dwa kwartały 2014 roku
Numer i data upoważnienia:
WK.601-2/37/2014 z dnia 7 sierpnia 2014 roku
Uwaga!
Protokół niniejszy podlega udostępnieniu na zasadach określonych w ustawie
z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. Nr 112, poz.1198 ze zm.),
z ograniczeniami wynikającymi z art. 5 tej ustawy.
Protokół kontroli doraźnej przeprowadzonej w Ochotniczej Straży Pożarnej w Jasieninie
przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi, ul. Zamenhofa 10
90-431 Łódź, tel. (0-42) 636 68 96, fax (0-42) 636 74 24
_______________________________________________________________________
2
Protokół kontroli doraźnej przeprowadzonej w Ochotniczej Straży Pożarnej w Jasieninie
przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi, ul. Zamenhofa 10
90-431 Łódź, tel. (0-42) 636 68 96, fax (0-42) 636 74 24
INFORMACJE WSTĘPNE
1. Dane o jednostce
Siedziba Ochotniczej Straży Pożarnej w Jasieninie mieści się w Jasieninie Małym Nr
29, gmina Jeżów. OSP posiada numer identyfikacji podatkowej NIP 833-13-37-677
oraz REGON 472358948. Stowarzyszenie Ochotnicza Straż Pożarna w Jasieninie
zostało zarejestrowane przez Sąd Rejonowy dla Łodzi Łódź-Śródmieście w Łodzi w
dniu 23 stycznia 2002 roku pod numerem KRS 0000075328.
2. Władze stowarzyszenia
Władzami Ochotniczej Straży Pożarnej w Jasieninie są: [1] Walne Zebranie
Członków OSP, [2] Zarząd, [3] Komisja Rewizyjna. Prezes Zarządu reprezentuje
OSP na zewnątrz i kieruje całokształtem prac zarządu. Umowy, akty oraz
pełnomocnictwa i dokumenty finansowe podpisują w imieniu OSP Prezes lub
Wiceprezes i Skarbnik. Zgodnie z wypisem z Krajowego Rejestru Sądowego –
według stanu na dzień 13 maja 2013 roku - członkami Zarządu OSP są:
-
JACEK SZELIGOWSKI – Prezes,
EDWARD WICIOREK – Wiceprezes,
WIESŁAW KUREK – Gospodarz,
MARIAN PAŁKA – Skarbnik,
JANUSZ MIKSA – Wiceprezes – Naczelnik,
WOJCIECH KRYCHNIAK – Zastępca Naczelnika,
ŁUKASZ KUREK – Kronikarz,
KRZYSZTOF PUCHALSKI – Członek Zarządu,
SEBASTIAN KŁĄB – Sekretarz.
3. Status prawny stowarzyszenia
Stowarzyszenie Ochotniczej Straży Pożarnej w Jasieninie działa na podstawie
ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 roku Prawo o stowarzyszeniach (tekst jednolity
Dz. U. z 2001 r. nr 79, poz. 855 ze zm.) oraz ustawy z dnia 4 sierpnia 1991 roku o
ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity Dz. U. z 2009 r. nr 178, poz. 1380 ze
zm.). Statut OSP w Jasieninie uchwalono w dniu 4 marca 2006 roku. Zmiany do
powyższego statutu wprowadzono w dniach: [1] 6 marca 2007 roku, [2] 28 sierpnia
2010 roku, [3] 19 grudnia 2010 roku. Zgodnie ze statutem - OSP w Jasieninie
wykonuje zadania o charakterze użyteczności publicznej w zakresie ochrony
przeciwpożarowej,
ratownictwa
i
bezpieczeństwa
powszechnego,
wspiera
różnorodne formy pracy kulturalno-oświatowej, popularyzuje dorobek historyczny
ruchu strażackiego, rozwija działalność artystyczną i sportową w ochotniczych
strażach pożarnych.
Celami i zadaniami Ochotniczej Straży Pożarnej w Jasieninie są: [1] prowadzenie
działalności na rzecz ochrony życia, zdrowia, mienia i środowiska przed pożarami,
klęskami żywiołowymi i zagrożeniami ekologicznymi lub innymi miejscowymi
_______________________________________________________________________
3
Protokół kontroli doraźnej przeprowadzonej w Ochotniczej Straży Pożarnej w Jasieninie
przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi, ul. Zamenhofa 10
90-431 Łódź, tel. (0-42) 636 68 96, fax (0-42) 636 74 24
zagrożeniami, [2] współdziałanie w tym zakresie z Państwową Strażą Pożarną,
organami samorządowymi i innymi podmiotami, [3] udział w akcjach ratowniczych
prowadzonych w czasie pożarów, miejscowych zagrożeń, klęsk żywiołowych, awarii
technologicznych i katastrof naturalnych, [4] informowanie ludności o
występujących zagrożeniach pożarowych i innych miejscowych zagrożeniach oraz
sposobach ochrony przed nimi, [5] upowszechnianie, w szczególności wśród
członków kultury fizycznej i sportu oraz działalności kulturalno-oświatowej,
[6] rozwijanie i upowszechnianie kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i tradycji,
[7] wychowanie dzieci i młodzieży, ze szczególnym uwzględnieniem wychowania dla
bezpieczeństwa, [8] przeciwdziałanie wykluczeniu społecznemu oraz dyskryminacji
osób i grup społecznych, [9] rozwijanie współpracy regionalnej i międzyregionalnej,
[10] działanie na rzecz integracji europejskiej i rozwijanie kontaktów oraz
współpracy między społeczeństwami, [11] promowanie inicjatyw i liderów
lokalnych, [12] inicjowanie i promowanie dialogu społecznego oraz rozwoju
społeczeństwa obywatelskiego, [13] podtrzymywanie tradycji narodowej,
pielęgnowanie polskości oraz rozwoju świadomości narodowej, obywatelskiej
i kulturowej, [14] ochrona i promocja zdrowia, [15] promocja zatrudnienia
i aktywizacja zawodowa osób pozostających bez pracy, [16] działalność na rzecz
równych praw kobiet i mężczyzn, [17] działalność na rzecz osób w wieku
emerytalnym, [18] wspomaganie rozwoju wspólnot i społeczności lokalnych,
[19] upowszechnianie wiedzy i umiejętności na rzecz bezpieczeństwa państwa, [20]
niesienie pomocy humanitarnej ofiarom katastrof, klęsk żywiołowych, konfliktów
zbrojnych i wojen w kraju oraz za granicą, [21] wykonywanie innych zadań
wynikających z przepisów o ochronie przeciwpożarowej oraz niniejszego statutu,
[22] działania na rzecz ochrony środowiska.
Z wypisu z KRS wynika, że przedmiotem działalności statutowej organizacji pożytku
publicznego jest - między innymi – rozwijanie i upowszechnianie kultury, sztuki,
ochrony dóbr kultury oraz tradycji; ochrona zdrowia oraz jego promocja;
podtrzymywanie tradycji narodowej, pielęgnowanie polskości oraz rozwoju
świadomości narodowej, obywatelskiej i kulturowej.
Przeprowadzona kontrola ma charakter doraźnej kontroli gospodarki
finansowej w zakresie rozliczenia dotacji otrzymanej z budżetu jednostki
samorządu terytorialnego.
USTALENIA SZCZEGÓŁOWE
Tematyka kontroli dotyczyła rozliczania dotacji z budżetu jednostki samorządu
terytorialnego na rzecz organizacji pozarządowych. Zakresem kontroli objęto
postępowanie mające na celu przyznanie dotacji celowych Ochotniczej Straży
Pożarnej w Jasieninie, gm. Jeżów – ustalając, co następuje:
2010 rok
W dniu 28 września 2010 roku Prezes OSP w Jasieninie – Pan Jacek Szeligowski
zwrócił się do ówczesnej Wójt Gminy Jeżów – Pani Zofii Schab z wnioskiem o
umieszczenie w projekcie budżetu Gminy na rok 2011 zadania pn. „Modernizacja
budynku Ochotniczej Straży Pożarnej w Jasieninie”. W ramach modernizacji miały
_______________________________________________________________________
4
Protokół kontroli doraźnej przeprowadzonej w Ochotniczej Straży Pożarnej w Jasieninie
przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi, ul. Zamenhofa 10
90-431 Łódź, tel. (0-42) 636 68 96, fax (0-42) 636 74 24
zostać wykonane następujące prace: [1] budowa nowych boksów garażowych dla
pojazdów pożarniczych; [2] przebudowa przeciekającego dachu; [3] wykonanie
energooszczędnej elewacji budynku; [4] zapewnienie wymaganej ilości
pomieszczeń socjalno-sanitarnych; [5] rozbudowa centralnego ogrzewania; [6]
budowa nowego ogrodzenia działki. Planowany koszt ww. przedsięwzięcia
oszacowany został na kwotę 850.000,00 zł, z czego 500.000,00 zł zrefundowane
miało być przez Urząd Marszałkowski w Łodzi (obecnie Urząd Marszałkowski
Województwa Łódzkiego) w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich. Termin
realizacji zadania OSP określiła na lata 2011-2012. Według wnioskodawcy
„zmodernizowany budynek oraz teren działki - poza działalnością z zakresu ochrony
przeciwpożarowej - będą przystosowane także do celów publicznych, tj. m.in. dla
rozwoju życia społecznego i podnoszenia sprawności fizycznej dla lokalnej
społeczności oraz zaspakajania potrzeb zbiorowych ludności, w tym także
zapewnienia ewentualnego czasowego pobytu dla osób poszkodowanych w klęskach
żywiołowych”.
Sołtys Sołectwa Jasienin Mały - Pan Wojciech Winciorek w dniu 18 października
2010 roku wystąpił do Rady Gminy Jeżów z wnioskiem o zatwierdzenie planu
odnowy miejscowości Jasienin Mały na lata 2010-2015. Do wniosku ww. dołączył
uchwałę Zebrania Wiejskiego z dnia 18 października 2010 roku.
Jak wynika z protokołu Nr LI/10 z sesji Rady Gminy Jeżów (pkt 11) – radny Jacek
Szeligowski poinformował zebranych, iż OSP w Jasieninie podjęła działania
niezbędne do pozyskania środków zewnętrznych na remont i modernizację
strażnicy. Plan odnowy miejscowości Jasienin Mały – przyjęty w formie uchwały
Rady Gminy – jest dokumentem niezbędnym do złożenia wniosku o dofinansowanie
przedmiotowego zadania ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej.
Uchwałą Nr LI/278/10 Rady Gminy Jeżów z dnia 28 października 2010 roku
przyjęto plan odnowy miejscowości Jasienin Mały na lata 2010-2015. Celem
strategicznym planu było: [1] podniesienie atrakcyjności i rozwoju infrastruktury
technicznej, społecznej, edukacyjnej i kulturalno-rekreacyjnej miejscowości Jasienin
Mały oraz [2] rozwój zasobów ludzkich. W ramach pierwszego celu zaplanowano
następujące zadania inwestycyjne:
Lp.
Nazwa zadania
1.
Modernizacja budynku świetlicy
wiejskiej w Jasieninie Małym
oraz budowa garażu OSP w
Jasieninie
2.
Budowa sieci kanalizacji
sanitarnej
3.
Pozyskanie nowoczesnego
sprzętu dla jednostki OSP
4.
Demontaż i utylizacja azbestu
Cel zadania
Poprawa jakości życia
mieszkańców poprzez
modernizację budynku
stanowiącego centrum
życia społecznego dla
lokalnej społeczności
Racjonalizacja
gospodarki w zakresie
odprowadzania i
oczyszczania ścieków
Poprawa działalności i
funkcjonowania
jednostki OSP
Podniesienie estetyki
miejscowości oraz
zwiększenie ochrony
zdrowia mieszkańców
Harmonogram
realizacji
Źródła finansowania, szacunkowy koszt zadania
2010-2012
Budżet Gminy,
PROW ok.850.000,00 zł
2016-2019
Budżet Gminy,
PROW ok.3.000.000,00 zł
2012-2014
Budżet Gminy,
inne źródła ok.100.000,00 zł
2010-2015
Budżet Gminy,
inne źródła ok.1.000.000,00 zł
_______________________________________________________________________
5
Protokół kontroli doraźnej przeprowadzonej w Ochotniczej Straży Pożarnej w Jasieninie
przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi, ul. Zamenhofa 10
90-431 Łódź, tel. (0-42) 636 68 96, fax (0-42) 636 74 24
W tym samym dniu, tj. dnia 28 października 2010 roku, Rada Gminy Jeżów podjęła
uchwałę Nr LI/280/10 w sprawie zbycia na rzecz OSP w Jasieninie – w drodze
darowizny – zabudowanej nieruchomości położonej w miejscowości Jasienin Mały Nr
29, oznaczonej numerem ewidencyjnym działki ¼ o powierzchni 2.355 m2 wraz z
murowanym budynkiem strażnicy o powierzchni zabudowy 636 m2, wybudowanym
w 1960 roku i modernizowanym w latach 1993 i 2001. Na mocy umowy darowizny
sporządzonej w formie aktu notarialnego repertorium A Nr 3422/2010 z dnia
20 grudnia 2010 roku, Gmina Jeżów – reprezentowana przez Wójta Gminy Tomasza
Piechotę - przekazała ww. nieruchomość Ochotniczej Straży Pożarnej w Jasieninie
na cele publiczne związane z jej działalnością statutową. Działający w imieniu OSP
w Jasieninie panowie Jacek Szeligowski i Marian Pałka oświadczyli, że przyjmują
darowiznę, której wartość zgodnie z wyceną rzeczoznawcy oszacowana została na
kwotę 586.750,00 zł.
W kolejnym wniosku z dnia 27 grudnia 2010 roku Zarząd OSP w Jasieninie zwrócił
się do Wójta Gminy o wpisanie do projektu budżetu Gminy Jeżów na lata 20112012 kwoty 750.000,00 zł na: [1] budowę nowych boksów garażowych dla
pojazdów pożarniczych; [2] przebudowę przeciekającego dachu; [3] wykonanie
energooszczędnej elewacji budynku; [4] zapewnienie wymaganej ilości
pomieszczeń socjalno-sanitarnych; [5] rozbudowę centralnego ogrzewania; [6]
budowę nowego ogrodzenia działki. Planowany koszt ww. przedsięwzięcia wzrósł o
20.000,00 zł w stosunku do wykazanego we wniosku z dnia 28 września 2010 roku
i oszacowany został na kwotę 870.000,00 zł.
2011 rok
Natomiast w trakcie 2011 roku Prezes OSP w Jasieninie skierował 5 wniosków o
przyznanie pomocy finansowej z budżetu Gminy Jeżów na niżej wymienione
działania:
Lp.
Data
złożenia
wniosku
Wnioskowana
kwota brutto
(zł)
1.
21.03.2011
100.000,00
2.
18.04.2011
100.000,00
3.
25.05.2011
1.250,00
(5 x 250,00)
4.
28.05.2011
4.700,60
5.
14.09.2011
5.124,60
Nazwa zadania
Modernizacja świetlicy wiejskiej oraz budowy
garaży OSP w Jasieninie
Modernizacja świetlicy wiejskiej oraz budowy
garaży OSP w Jasieninie - I etap (budowa garaży)
Dofinansowanie uczestnictwa w dwutygodniowym
obozie 5 członków MDP w Pogorzelicy
Dofinansowanie do zakupu: 6 szt. hełmów
bojowych AK-10M z atestem; 4 szt. mundurów i
czapek z atestem oraz radiotelefonu
Dofinansowanie do zakupu: 6 szt. hełmów
bojowych AK-10M z atestem; 4 szt. mundurów i
czapek z atestem oraz radiotelefonu
Wartość
kosztorysowa
inwestycji
brutto
(zł)
926.407,31
926.407,31
2.500,00
(5 x 500,00)
W odpowiedzi na pismo OSP z dnia 19 marca 2011 roku (data wpływu do Urzędu
Gminy – 21 marca 2011 roku), Wójt Gminy poinformował wnioskodawcę, iż nie
może udzielić pomocy finansowej w 2011 roku w wysokości 100.000,00 zł na
realizację przedmiotowego zadania. W piśmie znak: Fn.3010/06/2011 z dnia
_______________________________________________________________________
6
Protokół kontroli doraźnej przeprowadzonej w Ochotniczej Straży Pożarnej w Jasieninie
przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi, ul. Zamenhofa 10
90-431 Łódź, tel. (0-42) 636 68 96, fax (0-42) 636 74 24
25 marca 2011 roku Wójt Gminy wyjaśnił, że nieruchomość, w której mieści się
strażnica w Jasieninie, jest własnością OSP, a zatem Gmina Jeżów nie może
finansować czy współfinansować inwestycji, gdyż nie jest właścicielem,
współwłaścicielem czy też użytkownikiem tej nieruchomości.
W roku budżetowym 2010 w budżecie Gminy Jeżów nie zaplanowano i nie udzielono
żadnej dotacji celowej na rzecz OSP w Jasieninie; natomiast w 2011 roku na
dofinansowanie zakupu sprzętu i umundurowania strażackiego dla ww. jednostki
OSP z działu 754 – Bezpieczeństwo publiczne i ochrona przeciwpożarowa dokonano
wypłaty dotacji w kwocie 5.124,60 zł.
2012 rok
W budżecie Gminy Jeżów na 2012 rok uchwalonym przez Radę Gminy uchwałą nr
XVI/112/2012 z dnia 19 stycznia 2012 roku w dziale 754 – Bezpieczeństwo
publiczne i ochrona przeciwpożarowa rozdział 75412 – Ochotnicze straże pożarne §
6230 - zaplanowano kwotę w wysokości 100.000,00 zł na wydatki majątkowe, tj.
dotację celową dla OSP Jasienin z przeznaczeniem na dofinansowanie realizacji
zadania inwestycyjnego pn. „Modernizacja budynku świetlicy wiejskiej oraz budowa
garaży Ochotniczej Straży Pożarnej w Jasieninie”.
W związku z powyższym, Zarząd OSP w Jasieninie pismami z dnia: 16 kwietnia,
17 sierpnia oraz 26 września 2012 roku poinformował Wójta Gminy Jeżów o
zawarciu w dniu 21 marca 2012 roku z Samorządem Województwa Łódzkiego
umowy Nr 00234-6922-UM054077/11, na mocy której przyznana została pomoc
finansowa w kwocie 500.000,00 zł (jednak nie więcej niż 75% poniesionych
kosztów kwalifikowalnych operacji) na zadanie pn. „Modernizacja budynku świetlicy
wiejskiej oraz budowa garaży Ochotniczej Straży Pożarnej w Jasieninie, w ramach
działania „Odnowa i rozwój wsi” objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich
na lata 2007-2013, jednocześnie wnioskując o: [1] jak najszybsze przekazanie
dotacji w wysokości 100.000,00 zł ujętej w budżecie Gminy na 2012 rok oraz
[2] wpisanie do budżetu na 2013 rok kwoty 600.000,00 zł (wcześniej – 700.000,00
zł) na realizację II etapu przedmiotowej inwestycji. Ostateczny koszt zadania
wyliczono na kwotę 1.288.963,68 zł, w tym: budowa garaży – 224.258,69 zł;
modernizacja budynku świetlicy wiejskiej – 1.064.704,99 zł. W ww. pismach Zarząd
OSP zaznaczył, iż prace związane z budową garaży dla pojazdów i sprzętu
pożarniczego, w 80% jednostka wykonała w latach 2011-2012 w ramach środków
własnych. Ww. wnioski zostały poparte przez sołtysów wsi Jasienin Mały i Duży
Jasienin.
Gmina Jeżów - reprezentowana przez Wójta Gminy Tomasza Piechotę, przy
kontrasygnacie Skarbnika Gminy Emilii Janowskiej - w dniu 15 października 2012
roku zawarła z Ochotniczą Strażą Pożarną w Jasieninie umowę Nr 78/2012, na
mocy której zobowiązała się przekazać dotację celową w kwocie 100.000.00 zł z
przeznaczeniem na dofinansowanie do: budowy garaży przez jednostkę OSP w
Jasieninie, tj. na tzw. część bojową, związaną z realizacją przez jednostkę
zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej, niezbędną do prawidłowego
funkcjonowania jednostki OSP wraz z pomieszczeniami przeznaczonymi jako
zaplecze socjalno-sanitarne, mające na celu utrzymanie sprawności fizycznej
strażaków, w ramach realizacji zadania pn. „Modernizacja budynku świetlicy
wiejskiej oraz budowa garaży Ochotniczej Straży Pożarnej w Jasieninie”. Dotowany
zobowiązał się przekazać dotację w terminie 30 dni od daty zawarcia umowy. Na
_______________________________________________________________________
7
Protokół kontroli doraźnej przeprowadzonej w Ochotniczej Straży Pożarnej w Jasieninie
przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi, ul. Zamenhofa 10
90-431 Łódź, tel. (0-42) 636 68 96, fax (0-42) 636 74 24
podstawie wyciągu bankowego WB Nr 228 kontrolujący ustalili, że dotację na
rachunek bankowy OSP Urząd Gminy przekazał przelewem w dniu 15 listopada
2012 roku.
W §§ 7-9 umowy zobowiązano dotowanego do złożenia - w terminie nie później niż
do dnia 31 stycznia 2013 roku - pisemnego rozliczenia, wskazującego w sposób
jednoznaczny, że dotacja została przeznaczona na cel wskazany w § 2 umowy wraz
ze stosowną dokumentacją potwierdzającą treść rozliczenia i sposób wydatkowania
środków. Nieprzedłożenie rozliczenia wraz z kopiami dokumentów skutkować będzie
zwrotem kwoty przyznanej dotacji wraz z odsetkami w wysokości jak dla zaległości
podatkowych.
AKTA KONTROLI [A-1, s.1-8]: Kserokopia umowy Nr 78/2012 z dnia 15 października 2012
roku o przyznaniu dotacji celowej dla OSP w Jasieninie wraz z wnioskami o przekazanie
dotacji w wysokości 100.000,00 zł.
Należy zauważyć, że garaże – jak wspomniano we wcześniejszej części
protokołu – jednostka OSP wybudowała ze środków własnych rok
wcześniej, tj. w 2011 roku, o czym powiadomiła Wójta Gminy pismem z
dnia 16 kwietnia 2012 roku.
W dniu 27 stycznia 2013 roku - zgodnie z umową Nr 78/2012 zawartą w dniu
15 października 2012 roku - Zarząd Ochotniczej Straży Pożarnej w Jasieninie
przedstawił rozliczenie przekazanej dotacji w wysokości 100.000,00 zł. Z
przedłożonej przez Zarząd OSP dokumentacji wynika, iż dotację przeznaczono na
roboty budowlane wykonane zgodnie z projektem budowlanym, na które uzyskano
pozwolenie na budowę wydane decyzją Starosty Brzezińskiego Nr 50/2011 z dnia
8 marca 2011 roku. Roboty budowlane objęte dotacją były realizowane w
środkowej
części
budynku
strażnicy,
gdzie
przewidziano
następujące
pomieszczenia:





szatnię wraz z korytarzem,
dwa pomieszczenia na magazyn sprzętu sportowego,
salę ćwiczeń sportowych,
pomieszczenia sanitarne,
kotłownię.
Zakres prac budowlanych zgodnie z projektem budowlanym dotyczył: [1] prac
rozbiórkowych; [2] wykonania fundamentów; [3] wykonania ścian i stropów; [4]
wykonania konstrukcji dachowej oraz jej pokrycia; [5] montażu rynien i rur
spustowych.
Roboty budowlane wykonały dwie firmy: [1] PPHU Tadeusz Gendek Przyłęk Duży,
gm. Rogów oraz [2] ELT-DACH m.d. Mirosław Dziedzianowicz z Jeżowa, wyłonione
na podstawie zapytania ofertowego. Z ww. firmami podpisano stosowne umowy.
Pierwsza firma PPHU Tadeusz Gendek wykonała prace rozbiórkowe, fundamenty
oraz ściany i stropy za kwotę 95.000,00 zł brutto, zgodnie z umową Nr 1/2012
zawartą w dniu 2 listopada 2012 roku z Ochotniczą Strażą Pożarną w Jasieninie.
Odbioru końcowego robót dokonano w dniu 10 grudnia 2012 roku, spisując na tę
okoliczność protokół, w którym nie stwierdzono usterek. W dniu 14 grudnia 2012
roku wykonawca wystawił fakturę VAT Nr 42/12 za modernizację budynku świetlicy
wiejskiej w OSP Jasienin, na mocy której obciążył OSP kosztami w wysokości
95.000,00 zł brutto. Należność za wykonane roboty budowlane w wysokości
_______________________________________________________________________
8
Protokół kontroli doraźnej przeprowadzonej w Ochotniczej Straży Pożarnej w Jasieninie
przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi, ul. Zamenhofa 10
90-431 Łódź, tel. (0-42) 636 68 96, fax (0-42) 636 74 24
95.000,00 zł jednostka OSP przekazała na rachunek wykonawcy w dniu 18 grudnia
2012 roku (wyciąg bankowy WB Nr 8).
Druga firma, tj. FHU ELIT-DACH z Jeżowa wykonała konstrukcję dachową wraz z
pokryciem oraz montażem rynien i rur spustowych za kwotę 60.000,00 zł brutto,
wystawiając w dniu 27 grudnia 2012 roku fakturę VAT Nr 44/2012. Wykonawca w
dniu 22 grudnia 2012 roku powiadomił OSP o zakończeniu robót i zgłoszeniu
gotowości do odbioru końcowego. Protokół końcowego odbioru robót budowlanych
sporządzony został w dniu 29 grudnia 2012 roku. W związku ze stwierdzeniem, że
roboty budowlane stanowiące przedmiot umowy Nr 2/2012 zawartej w dniu 10
grudnia 2012 roku zostały zakończone i nie stwierdzono usterek, zamawiający
dokonał komisyjnego odbioru spisując protokół, który podpisali również: kierownik
budowy Henryk Adamczyk i inspektor nadzoru inwestorskiego – Tadeusz Gruchała.
Zapłaty za powyższe jednostka OSP dokonała w dniu 31 grudnia 2012 roku, co
potwierdza wyciąg bankowy WB Nr 10.
Różnicę pomiędzy przyznaną dotacją a sumą kwot zapłaconych, tj. 55.000,00 zł,
OSP pokryła ze środków własnych pozyskanych w ramach darowizn. Do rozliczenia
dotacji Zarząd OSP dołączył kopie: umów Nr 1/2012 i 2/2012 zawartych z
wykonawcami, faktur VAT oznaczonych numerami 42/12 z dnia 14 grudnia 2012
roku i 44/12 z dnia 27 grudnia 2012 roku oraz kserokopie wyciągów i przelewów
bankowych potwierdzających dokonanie zapłaty za wykonane roboty budowlane.
Działająca z upoważnienia Wójta Gminy Jeżów Skarbnik Emilia Janowska –
powołując się na § 5 umowy dotacyjnej Nr 78/2012 zawartej w dniu 15
października 2012 roku – zwróciła się do Prezesa Zarządu OSP w Jasieninie (pismo
znak: FN.3032.3.2013 z dnia 1 lutego 2013 roku) o uzupełnienie złożonego
rozliczenia o następujące dokumenty:
 aktualny odpis z KRS,
 aktualny statut OSP w Jasieninie,
 dokumentację z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego mającego na celu wybór wykonawcy,
 informację czy Samorząd Województwa Łódzkiego dokonał weryfikacji
postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a w przypadku
dokonania oceny – kserokopię dokumentu potwierdzającego jej dokonanie,
 kosztorysy: inwestorski, ofertowy i powykonawczy,
 wyciągi bankowe potwierdzające dokonanie zapłaty.
W odpowiedzi na powyższe, w dniach 11 lutego i 19 marca 2013 roku Prezes
Zarządu OSP w Jasieninie – Pan Jacek Szeligowski przedłożył Wójtowi Gminy 4
kopie rzutu parteru z projektu budowlanego przedstawiającego układ budynku,
zaznaczając jednocześnie, iż: [1] stosowną dokumentację wraz z opisem sposobu
wydatkowania dotacji – do czego jednostka zobligowana została postanowieniami §
7 umowy dotacyjnej – przedłożono do Urzędu Gminy w Jeżowie przy piśmie z dnia
27 grudnia 2012 roku; [2] kosztorysy inwestorskie mają po 110 stron, nie mówiąc
o dokumentacji z postępowania prowadzonego w trybie zapytania ofertowego – a
zatem ich skserowanie wymaga poniesienia znacznych kosztów; [3] aktualny odpis
z KRS (Nr KRS 0000075328), Urząd Gminy może pozyskać nieodpłatnie drogą
elektroniczną (OSP chcąc pobrać aktualny odpis KRS musiałaby zapłacić 33 zł), tym
bardziej iż aktualny odpis KRS oraz aktualny statut OSP w Jasieninie wraz z kopią
umowy o przyznaniu pomocy zawartej w dniu 21 marca 2012 roku z Samorządem
Województwa Łódzkiego – jednostka OSP przekazała Wójtowi Gminy wcześniej.
_______________________________________________________________________
9
Protokół kontroli doraźnej przeprowadzonej w Ochotniczej Straży Pożarnej w Jasieninie
przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi, ul. Zamenhofa 10
90-431 Łódź, tel. (0-42) 636 68 96, fax (0-42) 636 74 24
Brakujące dokumenty do rozliczenia przedmiotowej dotacji, o które wystąpiła
jednostka dotująca pismem znak: FN.3032.3.2013 z dnia 1 lutego 2013 roku,
Zarząd Ochotniczej Straży Pożarnej w Jasieninie przedłożył Wójtowi Gminy Panu
Tomaszowi Piechocie w dniu 14 sierpnia 2013 roku. Uzupełniającą dokumentację
rozliczeniową stanowiły:
1) kosztorysy inwestorskie sporządzone w sierpniu 2012 roku przez firmę ZUB
MAREX mgr inż. Tadeusza Gruchałę, Skierniewice ul. Łódzka 55, na zadanie
inwestycyjne pn. Modernizacja budynku świetlicy wiejskiej – część środkowa
z zapleczem socjalno-sanitarnym w Jasieninie Małym Nr 29:
 kosztorys inwestorski 1/1 – branża budowlana (roboty rozbiórkowe,
ziemne, fundamenty, ściany, strop, roboty zewnętrzne) – wartość
kosztorysowa robót – 99.204,73 zł;
 kosztorys inwestorski 1/2 – branża budowlana (dach) – wartość
kosztorysowa robót – 62.120,98 zł;
 kosztorys inwestorski 1/3 – branża budowlana (stolarka, roboty
wewnętrzne – posadzki, tynki, malowanie) – wartość kosztorysowa robót
– 74.371,21 zł;
 kosztorys inwestorski 1/4 (pozostała część budynku) – branża budowlana
plus elektryczna – wartość kosztorysowa robót – 507.436,04 zł;
2) zapytania ofertowe oraz oferty na wykonanie prac budowlanych w środkowej
części budynku złożone przez firmy: CEZAR Usługi Ogólnobudowlane Cezary
Karwacki w Brzezinach, PRB Michał Bogucki, PPHU Tadeusz Gendek w
Przyłęku Dużym;
3) zapytania ofertowe oraz oferty na wykonanie dachu w środkowej części
budynku złożone przez firmy: MAR-DOM Marcin Damiza w Bonarowie, Usługi
Wykończeniowo-Remontowe
Janusz
Staszewski
w
Jeżowie,
Przedsiębiorstwo Remontowo-Budowlane Michał Bogucki, FHU ELT-DACH
m.d. Mirosław Dziedzianowicz;
4) protokoły końcowego odbioru robót budowlanych: [1] wykonanie robót
budowlanych (rozbiórkowe, wywóz gruzu, fundamenty, ziemne oraz
wykonanie i uzupełnienie ścian i stropów) - sporządzony w dniu 10 grudnia
2012 roku, [2] wykonanie dachu - sporządzony w dniu 29 grudnia 2012
roku.
W wyniku kontroli stwierdzono, że Zarząd jednostki OSP w Jasieninie te
same faktury VAT Nr 42/12 i 44/2012 (wystawione przez FHU ELIT-DACH
z Jeżowa oraz PPHU Tadeusz Gendek w Przyłęku Dużym – na ogólną kwotę
155.000,00 zł) przedłożył w Urzędzie Marszałkowskim Województwa
Łódzkiego, składając w dniu 20 marca 2014 roku wniosek o płatność
pierwszej transzy kosztów kwalifikowalnych w wysokości 155.000,00 zł etapu I zadania pn. „Modernizacja budynku świetlicy wiejskiej oraz
budowa garaży Ochotniczej Straży Pożarnej w Jasieninie”, realizowanego
w ramach umowy zawartej z Samorządem Województwa Łódzkiego w
sprawie przyznania pomocy finansowej w kwocie 500.000,00 zł (działanie
„Odnowa i rozwój wsi”, objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich
na lata 2007-2013).
_______________________________________________________________________
10
Protokół kontroli doraźnej przeprowadzonej w Ochotniczej Straży Pożarnej w Jasieninie
przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi, ul. Zamenhofa 10
90-431 Łódź, tel. (0-42) 636 68 96, fax (0-42) 636 74 24
Na odwrocie faktur nie opisano z jakich środków dokonano wydatku.
Dowody księgowe zostały sprawdzone i zatwierdzone do wypłaty przez
Prezesa i Skarbnika OSP w Jasieninie.
AKTA KONTROLI [A-2, s.9-83]: 1) Kserokopia dokumentów dotyczących rozliczenia dotacji w
wysokości 100.000,00 zł, tj. umów Nr 1/2012 i 2/2012 zawartych z wykonawcami, faktur
VAT oznaczonych numerami 42/12 z dnia 14 grudnia 2012 roku i 44/12 z dnia 27 grudnia
2012 roku, kserokopie wyciągów i przelewów bankowych potwierdzających dokonanie
zapłaty za wykonane roboty budowlane oraz korespondencji, protokoły odbioru robót, itp.; 2)
wniosek o płatność z dnia 20 marca 2014 roku; kserokopia pisma Zastępcy Dyrektora
Departamentu Funduszu Rozwoju Obszarów Wiejskich – Radosława Radwańskiego znak:U056922-UMK0504077/11 FRI.042.1.91.2011.PW z dnia 23 lipca 2014 roku skierowane do OSP
w Jasieninie dotyczące źródeł finansowania kosztów realizacji zadania; oraz 3) kserokopia
umowy Nr 00234-6922-UM054077/11 z dnia 21 marca 2012 roku, zawartej z Samorządem
Województwa Łódzkiego w sprawie przyznania pomocy finansowej w kwocie 500.000,00 zł
na zadanie pn. „Modernizacja budynku świetlicy wiejskiej oraz budowa garaży Ochotniczej
Straży Pożarnej w Jasieninie”, w ramach działania „Odnowa i rozwój wsi” objętego
Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013; aneksy Nr 1 i 2 do ww.
umowy; wniosek o płatność z dnia 20 marca 2014 roku.
2013 rok
W pierwotnej uchwale Nr XXVII/185/2013 Rady Gminy Jeżów z dnia 23 stycznia
2013 roku w sprawie uchwalenia budżetu na 2013 rok nie zaplanowano środków
przeznaczonych na dotacje na zadania w zakresie kultury, jak również ochrony
przeciwpożarowej. W dniu 30 października 2013 roku Rada Gminy Jeżów uchwałą
Nr XXXIV/218/2013 zmieniającą uchwałę Nr XXVII/185/2013 z dnia 23 stycznia
2013 roku w sprawie uchwalenia budżetu na 2013 rok w dziale 921 rozdziale 92105
zaplanowała kwotę 200.000,00 zł z przeznaczeniem na dotację dla OSP w Jasieninie
na dofinansowanie realizacji zadania inwestycyjnego. Uchwałą Nr XXXV/226/2013
Rady Gminy Jeżów z dnia 18 listopada 2013 roku zmieniono przeznaczenie środków
zaplanowanych w dziale 921 rozdziale 92105. W wyniku zmiany środki miały zostać
przeznaczone na dotacje na zadania w zakresie kultury.
Rada Gminy Jeżów w dniu 18 listopada 2013 roku – powołując się na przepisy
art.221 ust.4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku (tekst jednolity Dz.U. z 2013 r.
poz.885 ze zm.) podjęła uchwałę Nr XXXV/225/2013 w sprawie trybu postępowania
o udzielenie dotacji podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych i
niedziałającym w celu osiągnięcia zysku, sposobu rozliczania dotacji oraz sposobu
kontroli wykonywania zleconego zadania. Uchwała określała tryb postępowania o
udzielenie dotacji w zakresie innych zadań publicznych niż określone w art. 4
ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o
wolontariacie (tekst jednolity Dz.U Nr 234, poz. 1535 ze zm.).
W dniu 2 grudnia 2013 roku Prezes Ochotniczej Straży Pożarnej w Jasieninie złożył
do Urzędu Gminy w Jeżowie wniosek o przyznanie dotacji na zadanie pn.
„Modernizacja budynku świetlicy wiejskiej oraz budowa garaży Ochotniczej Straży
Pożarnej w Jasieninie”. Wnioskowano o dotację w wysokości 250.000,00 zł. Zgodnie
ze złożonym wnioskiem, do końca 2013 roku planowano wykonanie prac
budowlanych w trzeciej części budynku (świetlica wiejska - budynek południowy)
bez elementów wykończeniowych oraz instalacyjnych na kwotę 273.746,94 zł, na
które miały się składać: [1] roboty rozbiórkowe – 58.075,98 zł, [2] roboty ziemne –
_______________________________________________________________________
11
Protokół kontroli doraźnej przeprowadzonej w Ochotniczej Straży Pożarnej w Jasieninie
przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi, ul. Zamenhofa 10
90-431 Łódź, tel. (0-42) 636 68 96, fax (0-42) 636 74 24
4.234,57 zł, [3] fundamenty – 25.796,76 zł, [4] ściany – 45.167,53 zł, [5] stropy –
44.748,41 zł, [6] dach – 95.723,69 zł.
Gmina Jeżów rozpatrzyła wniosek o przyznanie dotacji w oparciu o opisaną powyżej
uchwałę Rady Gminy Jeżów Nr XXXV/225/2013 w sprawie trybu postępowania o
udzielenie dotacji podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych i
niedziałającym w celu osiągnięcia zysku, sposobu rozliczania dotacji oraz sposobu
kontroli wykonywania zleconego zadania.
W dniu 6 grudnia 2013 roku komisja dokonała oceny wniosku Ochotniczej Straży
Pożarnej w Jasieninie. W wyniku weryfikacji wniosku o udzielenie dotacji zostały
stwierdzone uchybienia formalno-prawne. W związku z powyższym Wójt Gminy
Jeżów, pismem z dnia 6 grudnia 2013 roku, zwrócił się do Prezesa Ochotniczej
Straży Pożarnej w Jasieninie Pana Jacka Szeligowskiego o: [1] doprecyzowanie
terminu realizacji zadania, gdyż wskazany przez jednostkę termin był niespójny z
terminem wskazanym w przedłożonym harmonogramie, [2] uzupełnienie i
doprecyzowanie informacji na temat podmiotów współuczestniczących w realizacji
zadania.
Prezes OSP w Jasieninie Pan Jacek Szeligowski udzielił odpowiedzi Wójtowi Gminy
Jeżów pismem z dnia 8 grudnia 2013 roku (data wpływu do Urzędu – 9 grudnia
2013 roku): „W związku z pismem z dnia 6 grudnia 2013 roku dotyczącego
uzupełnienia lub skorygowania wniosku o przyznanie dotacji zarząd OSP w
Jasieninie informuje, że: [1] w punkcie II.3 oraz II.8 wskazaliśmy 2 etapy realizacji
zadania w terminach: I etap do 28 lutego 2014 roku, 2 etap do 28 lutego 2015
roku. Przyjęty podział na etapy ma umożliwić wykonanie zadania na bazie
stopniowo pozyskiwanych środków finansowych. Jednak ostatecznym terminem
realizacji zadania, w tym jego rozliczenie to data 28 lutego 2015 roku. W punkcie
II.5 – „Harmonogram realizacji zadania” wyszczególniono terminy realizacji
poszczególnych działań. Faktycznie w tym punkcie brakuje poz. 28 Rozliczenie
zadania – do 28 lutego 2015 roku, [2] na dzień dzisiejszy jedynym inwestorem
przedmiotowego zadania jest OSP w Jasieninie. W realizacji przedmiotowego
zadania obecnie nie występują podmioty współuczestniczące, natomiast aktualnie
występują podmioty współfinansujące, tj. Samorząd Województwa Łódzkiego oraz
Urząd Gminy w Jeżowie.
Powołując się na uchwałę Nr XXXV/225/2013 Rady Gminy Jeżów z dnia 18 listopada
2013 roku w sprawie trybu postępowania o udzielenie dotacji podmiotom
niezaliczanym do sektora finansów publicznych i niedziałającym w celu osiągnięcia
zysku, sposobu rozliczania dotacji oraz sposobu kontroli wykonywania zleconego
zadania, w dniu 9 grudnia 2013 roku sporządzono umowę w sprawie zlecenia
realizacji zadania publicznego i udzielania dotacji na finansowanie zleconego
zadania. Zgodnie z tą umową, Gmina Jeżów – powołując się na przepisy art. 221
ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych – zobowiązała się
przekazać dotację w kwocie 200.000,00 zł na rzecz OSP w Jasieninie, z
przeznaczeniem na realizację zadania publicznego w zakresie korzystania przez
miejscowe społeczeństwo ze świetlicy OSP w Jasieninie w celach społecznych,
zainicjowanych przez Ochotniczą Straż Pożarną w Jasieninie, jako podmiot
niezaliczany do sektora finansów publicznych i niedziałający w celu osiągnięcia
zysku. Termin wykonania zadania i termin wydatkowania przez dotowanego
środków finansowych pochodzących z dotacji ustalono do dnia 31 grudnia 2013
roku. W umowie zobligowano dotowanego do złożenia pisemnego sprawozdania z
wykonania zadania publicznego i sposobu wykorzystania dotacji, które miało
_______________________________________________________________________
12
Protokół kontroli doraźnej przeprowadzonej w Ochotniczej Straży Pożarnej w Jasieninie
przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi, ul. Zamenhofa 10
90-431 Łódź, tel. (0-42) 636 68 96, fax (0-42) 636 74 24
zawierać, w szczególności: okres realizacji zadania, szczegółowy opis
zrealizowanego zadania, osiągnięte efekty rzeczowe, kwotę wykorzystanej dotacji.
Dodatkowo Gmina Jeżów wymagała, aby dotowany do sprawozdania załączył: [1]
aktualny statut i KRS, [2] faktury VAT/rachunki dotyczące realizowanego zadania
(każda z faktur/rachunków powinna być opatrzona na odwrocie pieczęcią
dotowanego, oraz zawierać sporządzony w sposób trwały opis z jakich środków
wydatkowana kwota została pokryta/sfinansowana, jakie było przeznaczenie
dokonanych wydatków, odniesienie do umów zawartych z wykonawcą/
wykonawcami i podmiotami współfinansującymi, w szczególności jednoznacznie
należy wskazać wysokość kwoty pokrytej z udzielonej dotacji, [3] polecenia
przelewu oraz wyciągi bankowe potwierdzające dokonanie zapłaty, [4] kosztorysy:
inwestorski, ofertowy i powykonawczy, dotyczące realizowanego zadania, [5]
umowę/umowy z Wykonawcą/Wykonawcami na realizację zadania, jeżeli takowe
zostały przewidziane, [6] umowy z podmiotami współfinansującymi, realizację
zadania, będącego przedmiotem niniejszej umowy, [7] protokół odbioru robót
podpisany przez wszystkie osoby uczestniczące w odbiorze, w tym także inspektora
nadzoru posiadającego uprawnienia i nadzorującego prace objęte dotacją oraz
wykonawcę robót, [8] oświadczenie podpisane przez dotowanego o sposobie
finansowania zadania, w sytuacji jeśli realizacja przedmiotowego zadania ma kilka
źródeł finansowania (w tym także środki własne dotowanego), oraz wskazania tych
źródeł i kwot w odniesieniu do każdej przedłożonej faktury/rachunku, [9]
oświadczenie dotowanego, że zadanie będące przedmiotem umowy zrealizowane
zostało zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji, gwarantujący wykonanie zadania
w sposób efektywny, oszczędny i terminowy.
Umowa podpisana przez Wójta Gminy Jeżów Tomasza Piechotę została przekazana
Ochotniczej Straży Pożarnej w dniu 13 grudnia 2013 roku. Pismem z dnia 17
grudnia 2013 roku, Prezes OSP Jasienin Pan Jacek Szeligowski odmówił podpisania
przedmiotowej umowy, argumentując swoje stanowisko następująco: „Zarząd
Ochotniczej Straży Pożarnej w Jasieninie po przeprowadzonych konsultacjach
prawnych dotyczących umowy Nr 97/2013 w sprawie zlecenia realizacji zadania
publicznego odmawia jej podpisania, ponieważ przedmiotowa umowa posiada
błędy, wady prawne oraz bardzo wygórowane warunki na dzień dzisiejszy
niemożliwe do spełnienia w terminie do 31 grudnia 2013 roku. Uwagi do ww.
umowy zawarte zostały w opinii prawnej z dnia 14 grudnia 2013 roku 1, stanowiącej
1
Treść opinii prawnej mec. L. Jurczaka stanowiącej załącznik do pisma OSP z dnia 17 grudnia 2013
roku: Panie prezesie przedmiotowej umowy w takiej formie nie można podpisać gdyż: [1] w umowie nie
wykazano ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
Przedmiotowy akt prawny jest określony w uchwale Nr XXXV/225/2013 Rady Gminy Jeżów z dnia 18
listopada 2013 roku w sprawie trybu postępowania o udzielenie dotacji podmiotom niezaliczanym do
sektora finansów publicznych i niedziałających w celu osiągnięcia zysku, sposobu rozliczania dotacji oraz
sposobu kontroli wykonywania zleconego zadania. [2]W § 1 umowy cyt.: Gmina Jeżów zleca OSP
Jasieninie realizację zadania publicznego określonego w złożonym wniosku z dnia 30 listopada 2013
roku, a OSP w Jasieninie zobowiązuje się wykonać zadanie w zakresie i na warunkach określonych w
niniejszej umowie. Z pkt. 7 wniosku z dnia 30 listopada 2013 roku wynika, że OSP w Jasieninie na część
zadania potrzebuje 273.746,94 złotych, z czego oczekiwana kwota dofinansowania z budżetu Gminy to
250.000,00 zł. Zgodnie z § 2 umowy Gmina Jeżów na to zlecenie przekazuje tylko kwotę 200.000,00 zł.
Zgodnie z § 3 pkt 1 umowy termin wykonania przedmiotowej części zadania i terminu wydatkowania
środków określono do dnia 31 grudnia 2013 roku. Istnieje ryzyko, że OSP w bardzo krótkim terminie (do
31 grudnia 2013 roku) nie wykona tego zlecenia Gminy Jeżów (§1 umowy) za co zgodnie z § oraz § 9
pkt 14 umowy grozi zwrot środków dotacji wraz z odsetkami. Należy zauważyć, że wniosek OSP w
Jasieninie z dnia 30 listopada 2013 roku powinien być odrzucony przez Wójta Gminy Jeżów ze względu
na brak środków w budżecie Gminy Jeżów. Powyższe zapisano w § 2 ust. 2 uchwały Nr XXXV/225/2013
Rady Gminy Jeżów z dnia 18 listopada 2012 roku informacja Wójta Gminy Jeżów z dnia 9 grudnia 2013
_______________________________________________________________________
13
Protokół kontroli doraźnej przeprowadzonej w Ochotniczej Straży Pożarnej w Jasieninie
przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi, ul. Zamenhofa 10
90-431 Łódź, tel. (0-42) 636 68 96, fax (0-42) 636 74 24
załącznik do niniejszego pisma. Dlatego też prosimy o uwzględnienie zapisów
zawartych w ww. opinii prawnej oraz o zmianę terminu realizacji wnioskowanej
części zadania z 31 grudnia 2013 roku na 31 stycznia 2014 roku. Pozwoli to
rozliczyć w Urzędzie Marszałkowskim w Łodzi I etap zadania zaplanowany na dzień
28 lutego 2014 roku, a następnie otrzymać część środków w ramach PROW.
Jednocześnie nadmieniamy, że treść umowy Nr 78/2012 zawartej w dniu 15
października 2012 roku w ramach tego samego zadania pn. „Modernizacja budynku
świetlicy wiejskiej oraz budowę garaży Ochotniczej Straży Pożarnej w Jasieninie”
podpisaliśmy bez uwag. Zastanawiającym jest dlaczego po upływie roku tak
drastycznie zmieniły się warunki sporządzania umów, przy braku nowelizacji prawa
w przedmiotowym zakresie. Mając na uwadze poprawę jakości życia lokalnej
społeczności - zatwierdzoną uchwałą Nr LI/278/10 Rady Gminy Jeżów z dnia 28
października 2010 roku - OSP w Jasieninie jako organizacja pożytku publicznego
deklaruje gotowość do przyjęcia zlecenia dalszej realizacji ww. zadania na realnych
do spełnienia zasadach. Z góry dziękujemy za wsparcie naszej społecznej
działalności”.
W wyniku kontroli ustalono, że ostatecznie w roku 2013 nie doszło do podpisania
przedmiotowej umowy.
AKTA KONTROLI [A-3, s.84-107]: Uchwała Nr XXXIV/218/2013 Rady Gminy Jeżów z dnia 30
października 2013 roku, uchwała nr XXXV/225/2013 Rady Gminy Jeżów z dnia 18 listopada
2013 roku, uchwała nr XXXV/226/2013 Rady Gminy Jeżów z dnia 18 listopada 2013 roku,
wniosek o przyznanie dotacji Ochotniczej Straży Pożarnej w Jasieninie z dnia 30 listopada
2013 roku, umowa nr 97/2013 sporządzona w dniu 9 grudnia 2013 roku w sprawie zlecenia
realizacji zadania publicznego i udzielenia dotacji na finansowanie zleconego zadania.
roku podana do publicznej wiadomości o wyborze OSP w Jasieninie jest niezgodna z warunkami
przedstawionymi we wniosku. W tej sytuacji akty w postaci: informacji Wójta Gminy Jeżów z dnia 9
grudnia 2013 roku muszą być formalno-prawnie zweryfikowane - uchylone lub uwzględniające warunki
wniosku OSP w Jasieninie. Żądanie przez Gminę Jeżów umów z podmiotami współfinansującymi
realizację zadania (§4 ust. 3 pkt f umowy) narusza przepisy prawa. Każda umowa zawiera zastrzeżenie o
ilości sporządzonych egzemplarzy. Powielanie umowy musi odbyć się za zgodą stron umowy.
Zobowiązanie złożenia sprawozdania w terminie 20 dni (§4 ust. 5 umowy) jest niezgodne z §18 ustawy z
dnia 24 kwietnia 2013 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Rozpoczęcie kontroli po
2 dniach od zawiadomienia dotowanego (§ 9 ust. 3 umowy) jest niezgodne z powszechnie
obowiązującymi przepisami. Przepisy prawa określają możliwość kontrolowania podmiotów w terminie co
najmniej 7 dni od zawiadomienia. W §9 ust. 12 umowy podano błędnie treść ust. 3. Powinno być ust.
11.W §9 ust. 13 umowy podano błędnie treść ust. 3 i 4. Powinno być §4 ust. 2 i 3. Zapisy § 11 umowy
są niezgodne z prawem. W umowie nie może być zobowiązania OSP w Jasieninie do rozliczenia się z
całości zadania w określonym terminie. Przy braku środków finansowych przepisy prawa pozwalają
przesuwać terminy zakończenia zadania. Drugie zadanie zapisane § 15 umowy cyt: Dotowany
oświadcza, że znane mu są obowiązki wynikające z przepisów prawa, w tym w szczególności ustawy o
finansach publicznych” jest niezgodne z prawek. Umowy zgodnie z prawem określają zobowiązania stron
a nie składanie oświadczeń. Jeżeli Gmina Jeżów przyjęła stosownymi aktami realizację takiego zadania
publicznego to umowa powinna zawierać zapisy o wysokości dotacji w całkowitym kształcie zadania.
Generalnie zapisy przedmiotowej umowy znacznie odbiegają od ramowego wzoru umowy o wsparcie
realizacji zadania publicznego lub o powierzenie realizacji zadania publicznego przez organizację
pozarządową oraz podmiot wymieniony w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o
działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, stanowiący załącznik Nr 2 do rozporządzenia MP i PS z
dnia 15 października 2010 roku w sprawie wzoru ofert i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji
zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania.
_______________________________________________________________________
14
Protokół kontroli doraźnej przeprowadzonej w Ochotniczej Straży Pożarnej w Jasieninie
przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi, ul. Zamenhofa 10
90-431 Łódź, tel. (0-42) 636 68 96, fax (0-42) 636 74 24
2014 rok
W dniu 4 stycznia 2014 roku Zarząd OSP w Jasieninie złożył wniosek o przyznanie z
budżetu Gminy Jeżów dotacji w kwocie 527.000,00 zł. We wniosku wskazano, iż do
zakończenia realizacji całego zadania pozostały następujące prace instalacyjne oraz
wykończeniowe o wartości kosztorysowej 527.216,98 zł:
1) świetlica wiejska – budynek południowy





stolarka okienna i drzwiowa
posadzki
tynki wewnętrzne
malowanie wewnętrzne
roboty zewnętrzne
- 28.120,70 zł,
- 43.319,36 zł,
- 37.262,69 zł,
- 14.322,20 zł,
- 53.497,20 zł,
_____________
Razem:
176.522,15 zł;
2) prace instalacyjne w świetlicy wiejskiej




tablica rozdzielcza T4
instalacja elektryczna
instalacja wod.-kan. i c.o.
instalacja wentylacyjna i klimatyzacja
Razem:
- 2.030,63 zł,
- 11.411,69 zł,
- 34.577,66 zł,
-279.333,00 zł,
_____________
327.352,98 zł;
3) świetlica wiejska – budynek środkowy (branża budowlana)
roboty zewnętrzne
- 23.341,85 zł.
Udzielając odpowiedzi na powyższy wniosek o dotację w wysokości 527.000,00 zł,
Skarbnik Gminy Emilia Janowska poinformowała Prezesa OSP w Jasieninie (pismo
znak: FN.3032.6.2014 z dnia 18 lutego 2014 roku), iż w projekcie budżetu Gminy
Jeżów nie zostały wyodrębnione środki finansowe na realizację zadań publicznych
realizowanych przez podmioty niezaliczone do sektora finansów publicznych, w
związku z czym wniosek o przyznanie dotacji z dnia 4 stycznia 2014 roku nie może
zostać rozpatrzony pozytywnie.
Ochotnicza Straż Pożarna w Jasieninie w dniu 21 lutego 2014 ponowiła prośbę o
dotację w kwocie 527.000,00 zł – składając kolejny wniosek o identycznej treści jak
ten z dnia 4 stycznia 2014 roku.
Zastępca Wójta Gminy Pani Wioletta Mrówczyńska pismem znak: FN.3032.9.2014 z
dnia 28 lutego 2014 roku poinformowała Prezesa OSP w Jasieninie, iż wniosek OSP
o przyznanie dotacji z dnia 21 lutego 2014 roku nie podlega rozpatrzeniu, albowiem
w planie wydatków majątkowych budżetu Gminy Jeżów na rok 2014 realizowanych
w formie dotacji dla jednostek niezaliczonych do sektora finansów publicznych –
zatwierdzonym uchwałą Nr XXXVII/238/2014 Rady Gminy Jeżów z dnia
16 stycznia 2014 roku – przyjęto jedynie kwotę w wysokości 200.000,00 zł. Zatem
wnioskowana przez OSP kwota 527.000,00 zł przewyższa na chwilę obecną
możliwości finansowe Gminy.
W kolejnym piśmie o tym samym numerze i z tego samego dnia (pismo znak:
FN.3032.9.2014 z dnia 28 lutego 2014 roku) - skierowanym do Prezesa OSP w
Jasieninie - Pani Wioletta Mrówczyńska - Zastępca Wójta Gminy napisała, między
_______________________________________________________________________
15
Protokół kontroli doraźnej przeprowadzonej w Ochotniczej Straży Pożarnej w Jasieninie
przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi, ul. Zamenhofa 10
90-431 Łódź, tel. (0-42) 636 68 96, fax (0-42) 636 74 24
innymi, iż „wniosek z dnia 21 lutego 2014 roku złożony przez OSP w Jasieninie nie
spełnia wymogów formalno-prawnych i w związku z tym zachodzi konieczność
uzupełnienia lub skorygowania złożonego wniosku w następującym zakresie:
 oświadczenie podmiotu ubiegającego się o dotację, że jest uprawniony do
ubiegania się o udzielenie dotacji dla podmiotów niezaliczonych do sektora
finansów publicznych i niedziałających w celu osiągnięcia zysku;
 oświadczenie podmiotu ubiegającego się o dotację, że zadanie zostanie
zrealizowane zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji, gwarantujące
wykonanie zadania w sposób efektywny, oszczędny i terminowy”.
Powołując się na postanowienia wynikające z § 4 ust.1 uchwały Nr XXXV/225/2013
Rady Gminy Jeżów z dnia 18 listopada 2013 roku w sprawie trybu postępowania o
udzielenie dotacji podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych i
niedziałającym w celu osiągnięcia zysku, sposobu rozliczania dotacji oraz sposobu
kontroli wykonywania zleconego zadania – podjętej na podstawie art.221 ustawy z
dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych – w ww. piśmie wezwano
podmiot ubiegający się o dotację do usunięcia uchybień formalno-prawnych w
terminie 21 dni pod rygorem zwrotu wniosku. Termin rozpatrzenia wniosku liczony
będzie od dnia doręczenia uzupełnionego lub skorygowanego wniosku.
Jednocześnie Zastępca Wójta zwróciła się do Prezesa OSP o „rozważenie możliwości
skorygowania
wnioskowanej
kwoty
dofinansowania
do
kwoty
środków
zabezpieczonych w budżecie Gminy Jeżów na 2014 rok i wypowiedzenie się w
kwestii czy przyznanie dotacji w kwocie 200.000,00 zł i realizacja zadania pn.
„Modernizacja budynku świetlicy wiejskiej oraz budowa garaży OSP w Jasieninie”
przy wsparciu finansowym w podanej wyżej wysokości jest możliwa”.
Rada Gminy Jeżów - na mocy uchwały Nr XXXIX/258/2014 z dnia 24 kwietnia 2014
roku - dokonała zwiększenia planu wydatków majątkowych w dziale 921 rozdział
92105 o kwotę 327.000,00 zł do wysokości 527.000,00 zł – dotacje na zadania w
zakresie upowszechniania kultury.
Z dokumentacji przedłożonej kontrolującym wynika, iż organ wykonawczy –
pomimo zamiaru zlecenia jednostkom spoza sektora finansów publicznych realizacji
zadania publicznego z zakresu upowszechniania kultury – do dnia zakończenia
niniejszej kontroli, czyli do 29 sierpnia 2014 roku, nie ogłosił konkursu ofert, o
którym mowa w art.13 ustawy z dnia 24 kwietnia 2004 roku o działalności pożytku
publicznego i o wolontariacie. Stosownie do postanowień wynikających z ww.
przepisu, organ administracji publicznej zamierzający zlecić realizację zadania
publicznego organizacjom pozarządowym lub podmiotom wymienionym w art. 3
ust.3, ogłasza otwarty konkurs ofert.
W dniu 28 maja 2014 roku Wójt Gminy Jeżów zwrócił się do OSP w Jasieninie z
prośbą o „przedłożenie w formie pisemnej dodatkowych informacji i wyjaśnień
dotyczących złożonego wniosku o udzielenie dotacji w następującym zakresie: [1]
przedłożenie umowy na pełnienie funkcji inspektora nadzoru dla wskazanego
zadania; [2] przedłożenie umów z wykonawcami i innych dokumentów
potwierdzających na chwilę obecną wartość i zakres robót „zakontraktowanych” dla
II etapu przedmiotowego zadania.
_______________________________________________________________________
16
Protokół kontroli doraźnej przeprowadzonej w Ochotniczej Straży Pożarnej w Jasieninie
przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi, ul. Zamenhofa 10
90-431 Łódź, tel. (0-42) 636 68 96, fax (0-42) 636 74 24
Prośba o udzielenie dodatkowych informacji i wyjaśnień w postaci przedłożenia
wskazanych powyżej dokumentów była niezbędna – zdaniem Wójta Gminy – do
dokonania oceny wniosku oraz zweryfikowania kwoty oczekiwanego dofinansowania
z budżetu Gminy Jeżów w 2014 roku. Z wyjaśnień Wójta wynika, że do dnia
zakończenia kontroli „jednostka OSP w Jasieninie nie przekazała stosownych
informacji i wyjaśnień oraz nie przedłożyła wskazanych w ww. piśmie dokumentów,
a zatem wniosek o udzielenie dotacji nie został w sposób właściwy uzupełniony”.
W odpowiedzi na pismo z dnia 28 maja 2014 roku, Zarząd OSP w Jasieninie
wystąpił do Wójta Gminy o wskazanie podstaw prawnych, na mocy których Urząd
zażądał ww. dokumentów oraz wskazanie o jakie „inne dokumenty” chodzi. W
wyjaśnieniach złożonych kontrolującym, Wójt Gminy napisał, że „nie jest możliwym
jednoznaczne wskazanie <innych dokumentów>, bowiem Urząd Gminy nie ma
wiedzy jakimi dokumentami dysponuje OSP (np. faktury, protokoły odbioru robót,
kosztorysy powykonawcze, umowy, itp.).
Wyjaśnienie złożone przez Zarząd OSP w Jasieninie w dniu 28 sierpnia 2014 roku stanowi
załącznik Nr 1 protokołu kontroli.
_______________________________________________________________________
17
Protokół kontroli doraźnej przeprowadzonej w Ochotniczej Straży Pożarnej w Jasieninie
przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi, ul. Zamenhofa 10
90-431 Łódź, tel. (0-42) 636 68 96, fax (0-42) 636 74 24
USTALENIA KOŃCOWE. ZAŁĄCZNIKI.
Protokół zawiera 18 ponumerowanych i zaparafowanych stron.
W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielały niżej wymienione osoby:
1. JACEK SZELIGOWSKI – Prezes OSP w Jasieninie Małym,
2. TOMASZ PIECHOTA – Wójt Gminy Jeżów,
3. EMILIA JANOWSKA – Skarbnik Gminy Jeżów.
Integralną częścią protokołu są następujące załączniki:
1.
Wyjaśnienie złożone przez Zarząd OSP w Jasieninie w dniu 28 sierpnia 2014 roku.
2.
Wykaz akt kontroli.
Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i
podpisano w dniu 30 września 2014 roku. Jeden egzemplarz protokołu wraz z
załącznikami pozostawiono w jednostce Ochotniczej Straży Pożarnej w Jasieninie.
Prezesa i Skarbnika OSP poinformowano o przysługującym prawie odmowy
podpisania protokołu i złożenia w ciągu 3 dni od daty jego otrzymania pisemnych
wyjaśnień, co do przyczyn tej odmowy.
Jednostka kontrolowana:
Kontrolujący:
......................................
Grażyna Barauskiene
......................................
Krzysztof Hudzik
Kwituję odbiór 1 egzemplarza protokołu kontroli:
...................................................................................................
(data i podpis Prezesa jednostki kontrolowanej)
_______________________________________________________________________
18
Protokół kontroli doraźnej przeprowadzonej w Ochotniczej Straży Pożarnej w Jasieninie
przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi, ul. Zamenhofa 10
90-431 Łódź, tel. (0-42) 636 68 96, fax (0-42) 636 74 24
Załącznik Nr 2
protokołu kontroli
AKTA KONTROLI
stanowią następujące dokumenty:
1. AKTA KONTROLI [A-1, s.1-8]: Kserokopia umowy Nr 78/2012 z dnia 15 października
2012 roku o przyznaniu dotacji celowej dla OSP w Jasieninie wraz z wnioskami o
przekazanie dotacji w wysokości 100.000,00 zł.
2. AKTA KONTROLI [A-2, s.9-83]: 1) Kserokopia dokumentów dotyczących rozliczenia
dotacji w wysokości 100.000,00 zł, tj. umów Nr 1/2012 i 2/2012 zawartych z
wykonawcami, faktur VAT oznaczonych numerami 42/12 z dnia 14 grudnia 2012
roku i 44/12 z dnia 27 grudnia 2012 roku, kserokopie wyciągów i przelewów
bankowych potwierdzających dokonanie zapłaty za wykonane roboty budowlane oraz
korespondencji, protokoły odbioru robót, itp.; 2) kserokopia umowy Nr 00234-6922UM054077/11 z dnia 21 marca 2012 roku, zawartej z Samorządem Województwa
Łódzkiego w sprawie przyznania pomocy finansowej w kwocie 500.000,00 zł na
zadanie pn. „Modernizacja budynku świetlicy wiejskiej oraz budowa garaży
Ochotniczej Straży Pożarnej w Jasieninie”, w ramach działania „Odnowa i rozwój wsi”
objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013; aneksy Nr 1 i
2 do ww. umowy; wniosek o płatność z dnia 20 marca 2014 roku oraz kserokopia
pisma Zastępcy Dyrektora Departamentu Funduszu Rozwoju Obszarów Wiejskich –
Radosława Radwańskiego znak:U05-6922-UMK0504077/11 FRI.042.1.91.2011.PW z
dnia 23 lipca 2014 roku skierowane do OSP w Jasieninie dotyczące źródeł
finansowania kosztów realizacji zadania.
3. AKTA KONTROLI [A-3, s.84-107]: Uchwała Nr XXXIV/218/2013 Rady Gminy Jeżów z
dnia 30 października 2013 roku, uchwała nr XXXV/225/2013 Rady Gminy Jeżów z
dnia18 listopada 2013 roku, uchwała nr XXXV/226/2013 Rady Gminy Jeżów z dnia
18 listopada 2013 roku, wniosek o przyznanie dotacji Ochotniczej Straży Pożarnej w
Jasieninie z dnia 30 listopada 2013 roku, umowa nr 97/2013 sporządzona w dniu
9 grudnia 2013 roku w sprawie zlecenia realizacji zadania publicznego i udzielenia
dotacji na finansowanie zleconego zadania.
Oświadczam, że zapoznałem się z aktami kontroli:
...............................................................................
(data i podpis Prezesa jednostki kontrolowanej)
_______________________________________________________________________
19