OWUL PFLeasing
Transkrypt
OWUL PFLeasing
REGULAMIN PRZESYŁANIA FAKTUR W FORMIE ELEKTRONICZNEJ przyjęty uchwałą nr 10/2012 z dnia 12 lipca 2012 r. obowiązujące od dnia 13 lipca 2012 r. I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1) 2) 3) Niniejszy Regulamin przesyłania faktur w formie elektronicznej (dalej: „Regulamin”) określa zasady przesyłania, w tym udostępniania, faktur w formie elektronicznej, wystawianych przez Idea Leasing S.A. (wcześniej Panorama Finansów S.A.) z siedzibą we Wrocławiu, wpisaną do rejestru przedsiębiorców, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia – Fabrycznej pod numerem KRS: 0000307665, NIP: 5213482474, REGON: 141374292 (dalej: „Finansujący”) podmiotom, związanym z Finansującym umową/-ami leasingu (dalej: „Korzystający”), w związku z tą/tymi umową/-ami leasingu. Regulamin obowiązuje w stosunku między Finansującym a Korzystającym w przypadku wyrażenia przez Korzystającego zgody na przesyłanie, w tym udostępnianie, przez Finansującego faktur w formie elektronicznej w związku z umową/-ami leasingu. Przedmiotem Regulaminu nie jest określenie obowiązków Korzystającego w zakresie postępowania z fakturami przesłanymi, w tym udostępnionymi, przez Finansującego w formie elektronicznej, które to obowiązki wynikają z przepisów prawa. a) 8) II. ZASADY UDOSTĘPNIANIA FAKTUR W FORMIE ELEKTRONICZNEJ 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) Przesyłanie, w tym udostępnianie, przez Finansującego faktur w formie elektronicznej, opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu, odbywa się przez przesyłanie Korzystającemu pocztą elektroniczną, na podany przez niego na piśmie adres poczty elektronicznej, służący do obsługi umowy/-ów leasingu, hiperłącza, przy czym otwarcie hiperłącza pozwala pobrać fakturę z systemu informatycznego, w którym Finansujący ją udostępnia; pobranie faktury przez Korzystającego możliwe jest po wprowadzeniu przez niego w systemie informatycznym, w którym Finansujący udostępnia faktury, hasła, przesyłanego przez Finansującego Korzystającemu SMS-em na podany przez niego na piśmie numer telefonu komórkowego, służący do obsługi umowy/-ów leasingu. Zastosowanie dwóch kanałów komunikacji z Korzystającym (poczta elektroniczna, zawierająca hiperłącze do faktury oraz SMS, zawierający hasło dostępu do hiperłącza) służy zapewnieniu poufności udostępniania faktur Korzystającemu. Do korzystania przez Korzystającego ze sposobu udostępniania faktur, o którym mowa w punkcie II 1. powyżej, wymagane są: a) dostęp do Internetu; b) posiadanie adresu poczty elektronicznej, który Korzystający podaje Finansującemu na piśmie w celu obsługi umowy/-ów leasingu (w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej); c) posiadanie aktywnego numeru telefonu komórkowego, który Korzystający podaje Finansującemu na piśmie w celu obsługi umowy / -ów leasingu (w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej); d) oprogramowanie, pozwalające otwierać pliki w formacie *.pdf; e) w celu poprawnej weryfikacji podpisu elektronicznego Finansującego, którym opatrzone są faktury - właściwe skonfigurowanie oprogramowania, pozwalającego otwierać pliki w formacie *.pdf. W przypadku, gdy Korzystający na piśmie powiadomił Finansującego o zmianie swojego adresu poczty elektronicznej lub numeru telefonu komórkowego, służących do obsługi umowy / -ów leasingu, o których mowa w punkcie II 1. powyżej, celem realizacji tego punktu, Finansujący posługuje się adresem poczty elektronicznej lub numerem telefonu komórkowego Korzystającego, podanymi do obsługi umowy/-ów leasingu, w ostatnim takim pisemnym powiadomieniu. Korzystający może dodatkowo korzystać z innego sposobu dostępu do faktur niż opisany w punkcie II 1. powyżej, o ile system informatyczny zapewnia go w danym czasie, np. uzyskać dostęp do wszystkich udostępnionych przez Finansującego faktur po założeniu indywidualnego konta w tym systemie i zalogowaniu się do niego, przy czym Finansujący nie jest zobowiązany zapewniać Korzystającemu takiego dodatkowego sposobu dostępu do faktur. Finansujący rozpoczyna udostępnianie faktur od początku obowiązywania umowy/-ów leasingu w przypadku zgody Korzystającego na przesyłanie faktur w formie elektronicznej udzielonej przy jej/ich zawarciu lub w terminie maksymalnie 30 dni od dnia otrzymania zgody Korzystającego na taki sposób przesyłania faktur, udzielonej w trakcie obowiązywania umowy/-ów leasingu. W przypadku cofnięcia zgody Finansujący traci prawo do przesyłania, w tym udostępniania, Korzystającemu faktur w formie elektronicznej najpóźniej z upływem 30 dni od dnia, w którym otrzymał oświadczenie Korzystającego o cofnięciu tej zgody. Finansujący przesyła Korzystającemu, na podany przez niego na piśmie numer telefonu komórkowego, służący do obsługi umowy/-ów leasingu, hasło/-a, pozwalające otworzyć hiperłącze do faktury: REGULAMIN PRZESYŁANIA FAKTUR W FORMIE ELEKTRONICZNEJ 9) 10) 11) 12) 13) z chwilą rozpoczęcia udostępniania faktur w formie elektronicznej zgodnie z punktem II 5. powyżej, przy udostępnieniu w ten sposób pierwszej faktury; hasło służy do otwierania wszystkich kolejnych hiperłączy do kolejnych faktur, związanych z daną umową leasingu; b) po rozpoczęciu udostępniania faktur w formie elektronicznej w odpowiedzi na wniosek Korzystającego o zmianę hasła; hasło służy do otwierania wszystkich kolejnych hiperłączy do kolejnych faktur, związanych z daną umową leasingu. Korzystający może, w okresie obowiązywania zgody, o której mowa w punkcie II 5. powyżej, złożyć wniosek o zmianę hasła, o którym mowa w punkcie II 1. i 7. powyżej, wysyłając z numeru, który podał na piśmie jako numer telefonu komórkowego do obsługi umowy/-ów leasingu, SMS na numer: 661003048, o treści: EFH:NIP:HHHHHHHHHH (gdzie: EFH - to komenda zmiany hasła, NIP - to numer NIP Korzystającego bez spacji i myślników (10 cyfr); HHHHHHHHHH - to nowe, 10 znakowe, hasło w którym dopuszczalne są: małe i wielkie litery od A do Z bez polskich znaków, cyfry od 0 do 9, oraz znaki specjalne: # oraz @; niedopuszczalne są znaki inne niż wymienione powyżej, w szczególności spacja). Potwierdzenie skutecznej zmiany hasła, zawierające nowe hasło, zostanie przesłane Korzystającemu SMS-em na jego numer telefonu komórkowego, o którym mowa w punkcie II 1. i 3. powyżej. Druga i kolejne zmiany hasła, o którym mowa w punkcie II 1. i 7. powyżej, są odpłatne. Opłata wynosi 1 zł netto plus VAT. Finansujący przesyła Korzystającemu hiperłącze, o którym mowa w punkcie II 1. powyżej, w chwili udostępnienia faktury w systemie informatycznym. Chwila przesłania Korzystającemu hiperłącza, o którym mowa w punkcie II 1. powyżej i udostępnienia faktury w systemie informatycznym, o którym mowa punkcie II 1. powyżej, jest równoznaczna z chwilą doręczenia faktury Korzystającemu. Udostępnienie faktury w systemie informatycznym, o którym mowa w punkcie II 1. powyżej, pozwala Korzystającemu co najmniej na jej pobranie, to jest zapisanie w postaci dokumentu w formacie *.pdf opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Faktura jest dostępna w systemie informatycznym, o którym mowa w punkcie II 1. powyżej, co najmniej przez okres jednego miesiąca od daty udostępnienia faktury. Udostępnienie faktury w tym systemie informatycznym nie oznacza archiwizowania faktur na potrzeby Korzystającego. Zaleca się zapisanie faktury, niezwłocznie po jej udostępnieniu, celem umożliwienia dostępu do niej niezależnie od dostępu do systemu informatycznego, o którym mowa w punkcie II 1. powyżej. Finansujący zastrzega sobie prawo zmiany sposobu zabezpieczenia autentyczności i integralności faktur, jak i sposobu ich przesyłania, w tym udostępniania, w formie elektronicznej, w szczególności w przypadku zmiany podmiotu, współpracującego z Finansującym przy utrzymaniu systemu informatycznego, służącego temu celowi. W takim wypadku stosuje się punkt V 4. Regulaminu. III. OBOWIĄZKI I UPRAWNIENIA KORZYSTAJĄCEGO 1) 2) Korzystający może wyrazić zgodę na przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej, składając Finansującemu oświadczenie o takiej treści przy zawarciu umowy/-ów leasingu w tej/tych umowie/wach leasingu lub w późniejszym terminie, w aneksie do umowy/-ów leasingu, którego treść przedstawia Finansujący. W przypadku, gdy Korzystającego i Finansującego wiąże więcej niż jedna umowa leasingu, Korzystający może wyrazić zgodę na przesyłanie, w tym udostępnianie, przez Finansującego faktur w formie elektronicznej wyłącznie w związku z tymi wszystkimi umowami leasingu. W przypadku jej nieudzielenia Finansujący nie ma obowiązku przesyłania, w tym udostępniania, faktur w formie elektronicznej w związku z żadną z umów leasingu, zawartych z Korzystającym. Wolę skorzystania z przesyłania, w tym udostępniania, faktur w formie elektronicznej, Korzystający może zgłosić Finansującemu poprzez formularz zgłoszeniowy dostępny na stronie internetowej Finansującego pod adresem: www.pfleasing.pl. Po przyjęciu zgłoszenia Finansujący przygotuje stosowne oświadczenia do podpisania przez Korzystającego. Korzystający może cofnąć zgodę na przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej, składając Finansującemu oświadczenie o takiej treści na piśmie. W przypadku, gdy Korzystającego i Finansującego wiąże więcej niż jedna umowa leasingu, Korzystający może cofnąć zgodę na przesyłanie, w tym udostępnianie, przez Finansującego faktur w formie elektronicznej wyłącznie w odniesieniu do wszystkich tych umów leasingu. Jeżeli oświadczenie o cofnięciu nie będzie dotyczyło wszystkich umów leasingu zawartych z Korzystającym, Finansujący nie ma obowiązku przesyłania, w tym udostępniania, faktur w formie elektronicznej w związku z żadną z umów leasingu, zawartych z Korzystającym. W celu cofnięcia zgody na przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie Nr EFVR/001/2012 Strona 1 z 3 3) 4) 5) 6) 7) 8) elektronicznej, Korzystający może skorzystać ze wzoru, stanowiącego Załącznik nr 1 do Regulaminu. Korzystający zobowiązany jest zapoznać się z Regulaminem i stosować się do jego postanowień w aktualnym brzmieniu, z uwzględnieniem punktu V 2.- 4. Regulaminu. Korzystający jest zobowiązany posiadać i niezwłocznie powiadamiać Finansującego o każdej zmianie swojego adresu poczty elektronicznej lub numeru telefonu komórkowego, o których mowa w punkcie II 1. Regulaminu, na piśmie. W przypadku braku powiadomienia Finansujący jest uprawniony przesyłać hiperłącze i/lub hasło, o których mowa w punkcie II 1. Regulaminu, na ostatnio podany przez Korzystającego na piśmie adres poczty elektronicznej lub numer telefonu komórkowego, służące do obsługi umowy/-ów leasingu. Korzystający zobowiązany jest zachować w poufności hasło, o którym mowa w punkcie II 1. Regulaminu i nie udostępniać go osobom trzecim w okresie obowiązywania umowy/-ów leasingu, jak i po jego/ich upływie. Korzystający może złożyć na piśmie wniosek o wydanie duplikatu faktury. Wzór wniosku o wydanie duplikatu faktury dostępny jest na stronie internetowej Finansującego pod adresem: www.pfleasing.pl oraz w siedzibie i oddziałach Finansującego. Duplikat faktury zostanie przesłany (udostępniony) w sposób, o którym mowa w punkcie II 1. powyżej, jeżeli w momencie wystawienia duplikatu Finansujący posiada ważną zgodę Korzystającego na przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej. W przypadku gdy konieczne będzie wystawienie faktury korygującej przez Finansującego zostanie ona przesłana (udostępniona) w sposób, o którym mowa w punkcie II 1. powyżej, jeżeli w momencie wystawienia faktury korygującej Finansujący posiada ważną zgodę Korzystającego na przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej. Korzystający może złożyć na piśmie notę korygującą do faktury udostępnionej w formie elektronicznej. IV. OBOWIĄZKI I UPRAWNIENIA FINANSUJĄCEGO 1) 2) 3) 4) 5) Finansujący zobowiązany jest udostępniać Korzystającemu faktury, zgodnie z zasadami, opisanymi w punkcie II Regulaminu, w okresie obowiązywania zgody Korzystającego z punktu I 2. Regulaminu, z zastrzeżeniem punktów II 13., III 1. i 2. Regulaminu oraz punktów IV 2.-5. poniżej. Finansujący zobowiązany jest stosować się do postanowień Regulaminu w jego aktualnym brzmieniu, z uwzględnieniem punktu V 2.-4. Regulaminu. Wyrażenie przez Korzystającego zgody na przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej, wystawianych przez Finansującego, nie wyłącza w żadnym wypadku prawa Finansującego do wystawiania i przesyłania temu Korzystającemu faktur w formie papierowej. W każdym przypadku dana faktura będzie wystawiona i przysłana Korzystającemu przez Finansującego w jednej formie, papierowej albo elektronicznej. Finansujący może ograniczyć czas dostępności faktury, opóźnić termin przesłania hiperłącza, o którym mowa w punkcie II 1. lub w inny sposób zmodyfikować tryb opisany w punkcie II Regulaminu, jeżeli będzie to niezbędne z przyczyn technicznych lub organizacyjnych. Finansujący nie odpowiada za odstępstwa od trybu opisanego w punkcie II Regulaminu, wynikające z przyczyn od niego niezależnych, w szczególności leżące po stronie dostawców usług telekomunikacyjnych. V. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1) 2) 3) 4) Do Regulaminu stosuje się przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r., Nr 249, poz. 1661) i inne przepisy prawa. Regulamin przyjmowany jest uchwałą Zarządu Finansującego i publikowany na stronie internetowej Finansującego pod adresem: www.pfleasing.pl. Regulamin wchodzi w życie z chwilą publikacji. Finansujący może zmienić Regulamin z powodu zmiany przepisów prawa, a także z przyczyn technicznych lub organizacyjnych. Zmieniony Regulamin zostanie opublikowany na stronie internetowej Finansującego pod adresem: www.pfleasing.pl i wejdzie w życie z chwilą opublikowania. O zmianie Regulaminu Finansujący zawiadomi Korzystającego pocztą elektroniczną na adres email wskazany w punkcie II 1. lub II 3. Regulaminu. REGULAMIN PRZESYŁANIA FAKTUR W FORMIE ELEKTRONICZNEJ Nr EFVR/001/2012 Strona 2 z 3 Załącznik nr 1 – Oświadczenie o cofnięciu zgody na otrzymywanie e-faktur …………………………, dnia ………………………… …………………………………………… Nazwa Korzystającego …………………………………………… Adres: ulica nr domu …………………………………………… Adres: kod miejscowość …………………………………………… NIP jako Korzystający Idea Leasing S.A. ul. Gwiaździsta 66 53-413 Wrocław jako Finansujący Oświadczenie o cofnięciu zgody na przesyłanie faktur w formie elektronicznej dotyczy: wszystkich Umów Leasingu Operacyjnego zawartych z Idea Leasing S.A. Panorama Finansów S.A.) obowiązujących w dniu sporządzenia niniejszego zgłoszenia (wcześniej Na podstawie § 3 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. 2010 r. Nr 249, poz. 1661), jako Korzystający cofam/-y zgodę na przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur wystawianych przez Finansującego w formie elektronicznej, w związku z wszystkimi Umowami Leasingu Operacyjnego, obowiązującymi w dniu sporządzenia niniejszego oświadczenia. Oświadczam/-y, że mamy świadomość, iż Finansujący traci prawo do przesyłania, w tym udostępniania, faktur w formie elektronicznej najpóźniej z upływem 30 dni od dnia, w którym otrzymała niniejsze oświadczenie. ………………………………………………… (podpis Korzystającego zgodnie z Reprezentacją) Niniejsze Zgłoszenie zmiany danych w formie oryginalnego papierowego dokumentu podpisanego przez uprawnionego przedstawiciela Korzystającego należy dostarczyć korespondencyjnie lub osobiście do siedziby Idea Leasing S.A. (wcześniej Panorama Finansów S.A.). REGULAMIN PRZESYŁANIA FAKTUR W FORMIE ELEKTRONICZNEJ Nr EFVR/001/2012 Strona 3 z 3