Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia

Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia
I Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie w dniach 22-23 czerwca br. warsztatów
dotyczących monitorowania i ewaluacji inteligentnej specjalizacji (smart specialisation)
w Polsce na poziomie krajowym i regionalnym, a także zapewnienie noclegu dla 5 osób
(delegowanych przez Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju (dalej: MIR)) z 22 na 23 czerwca
br. (1 doba hotelowa) oraz transportu dla uczestnikom konferencji (do 40 osób) z centrum
Warszawy do miejsca odbywania się konferencji i powrotu do Warszawy.
II Opis i cel spotkań:
Spotkanie będzie dotyczyło monitorowania i ewaluacji inteligentnych specjalizacji na poziomie
krajowym oraz regionalnym w odniesieniu do okresu programowania 2014-2020.
W warsztatach udział wezmą przedstawiciele samorządu terytorialnego, administracji rządowej
oraz eksperci zewnętrzni, w tym prawdopodobnie z Banku Światowego i Komisji Europejskiej.
III Termin konferencji
Warsztaty odbędą się w dniach 22-23 czerwca 2015 r. (poniedziałek i wtorek).
IV Zadania Wykonawcy
1. Wynajem klimatyzowanej sali konferencyjnej dla 50 osób z miejscami siedzącymi przy
stołach w ustawieniu w kształcie litery U w dniu 22 czerwca 2015 r. od godz. 12.00
(przewidywany orientacyjny koniec warsztatów w tym dniu o godz. 19.00) oraz w dniu
23 czerwca 2015 r. od godz. 9.00 do godz. 13.00. Sala konferencyjna zlokalizowana
będzie w hotelu bądź ośrodku konferencyjnym o standardzie odpowiadającym min.
4 gwiazdkom zgodnie z Rozporządzeniem z dnia 19 sierpnia 2004 r. Ministra
Gospodarki i Pracy w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których s ą
świadczone usługi hotelarskie (Dz.U.06.22.169 z późn. zm.), położonym
w odległości nie większej niż 45 km od centrum Warszawy.
2.
Zapewnienie wyposażenia sali: laptop (z zainstalowanym pakietem Microsoft Office),
rzutnik, ekran, flipchart, wskaźnik do prezentacji, mikrofony bezprzewodowe (3 szt.) lub
multifony (1 na 2-3 osoby), zapewnienie dostępu do internetu bezprzewodowego albo
przewodowego w przypadku braku bezprzewodowego na sali (3 gniazda internetowe)
z dostępem do usługi na czas wynajmu sali konferencyjnej, przedłużacze/ gniazdka
elektryczne dostępne w pobliżu stołów konferencyjnych oraz obsługa techniczna sali,
dostępna co najmniej na godzinę przed spotkaniem i podczas całego spotkania.
Ponadto, Wykonawca zapewni drukarkę, odpowiedni tusz i papier do wydruku
monochromatycznego ok. 50 stron tekstu.
3.
Zapewnienie obsługi cateringowej dla maksymalnie 50 osób (każdego dnia) w hotelu /
ośrodku konferencyjnym, w którym odbywać się będzie dane spotkanie (podane poniżej
godziny są orientacyjne zostaną potwierdzone na 5 dni przed zaplanowanym terminem
konferencji):
3a: w dniach 22 i 23 czerwca br.:
a)
lunchu – w dniu 22.06.2015 r. o godz. 14:00, w dniu 23.06.2015 r. o godz. 12:30
(bufet poza salą, w której odbywać się będzie spotkanie; menu zawierające: zupę,
minimum 2 dania mięsne, minimum 1 danie wegetariańskie, 3 rodzaje surówek,
3 rodzaje sałatek, 3 rodzaje dodatków skrobiowych, pieczywo oraz napoje: kawa,
herbata, soki, woda, deser);
b)
serwisu kawowego z poczęstunkiem dostępnym w trakcie całego spotkania
i uzupełnianym przed przerwami kawowymi (dwa razy w dniu 22.06.2015 r. i raz
w dniu 23.06.2015 r.); serwis kawowy zlokalizowany będzie obok sali
konferencyjnej lub w sali konferencyjnej, na stołach innych niż stoły uczestników
konferencji; serwis będzie zawierał wypieki (ciastka, ciasteczka), świeże owoce
sezonowe (ew. warzywa), kanapki, napoje (świeżo parzona kawa, herbata - min. 3
rodzaje, soki, woda, cytryna, mleko, cukier);
c)
butelkowanej wody mineralnej (gazowanej i niegazowanej) o jednostkowej
pojemności 0,2 l – 0,5 l na stołach uczestników konferencji (co najmniej 0,7 l na
jedna osobę).
3b: w dniu 22 czerwca br. – kolacji w formie zasiadanej do wspólnego stołu lub w formie
szwedzkiego stołu z zapewnieniem miejsc siedzących przy stołach – o godz. 19.00
(danie główne: opcja mięsna i wegetariańska, zupa, przystawki, sałatki, deska serów,
deska wędlin, surówki, pieczywo, napoje (świeżo parzona kawa, herbata - min. 3
rodzaje, soki, woda, cytryna, mleko, cukier), owoce, deser.
Uwaga: Liczba uczestników spotkania może ulec zmianie o maksymalnie 10%.
O ostatecznej liczbie uczestników warsztatów Wykonawca zostanie poinformowany
najpóźniej 3 dni przed planowanym terminem spotkania.
4. Zapewnienie noclegu ze śniadaniem na terenie hotelu / ośrodka konferencyjnego dla 5
osób w pokojach 1-osobowych z 22 na 23 czerwca 2015 r., zlokalizowanego
w odległości nie większej niż 1 km od miejsca odbywania się warsztatów.
Uwaga: Hotel powinien ponadto potwierdzić możliwość rezerwacji w powyższym
terminie ok. 45 miejsc noclegowych w pokojach 1-osobowych celem opcjonalnego
korzystania z nich pozostałej liczby uczestników spotkania; MIR nie finansuje kosztów
niniejszych noclegów; MIR pokrywa koszt noclegów jedynie pracowników MIR,
wskazanych w pkt. I. Zamawiający prosi o wskazanie terminu dokonywania rezerwacji
dla pozostałych uczestników warsztatów oraz jeżeli to możliwe – o zaproponowanie
zniżki na usługę hotelową. Informacja o możliwości rezerwacji i zniżki powinna się
znaleźć w ofercie.
5. Oznakowanie sali konferencyjnej w hotelu / ośrodku konferencyjnym oraz drogi do sali,
w której odbędzie się spotkanie. Przygotowanie oznakowania musi zostać zakończone
na co najmniej godzinę przed rozpoczęciem spotkania. Sposób oznakowania miejsca
konferencji zostanie ustalony z Zamawiającym.
6. Zapewnienie uczestnikom konferencji szatni wraz z obsługą.
7. Zapewnienie w dniu 22 czerwca br. uczestnikom konferencji (do 40 osób) transportu
z centrum Warszawy (parking przy Muzeum Narodowym) do miejsca odbywania się
konferencji, w czasie umożliwiającym rozpoczęcie konferencji według ustalonej agendy,
a następnie powrotu do Warszawy w dniu 23 czerwca br. po zakończeniu spotkania.
V. Termin i sposób złożenia oferty
Oferty należy składać w wersji elektronicznej na adresy: [email protected],
[email protected] do dnia 11 czerwca br. do godziny 16.00.
VI Warunki udziału w zamówieniu
1. Oferty należy składać w terminie składania ofert.
2. Do oferty należy dołączyć:
- kosztorys, zgodnie z załącznikiem nr 1
- menu dla poszczególnych posiłków
VII Kryterium wyboru ofert
1. Zamawiający dokona oceny ofert złożonych w terminie
2. Głównym kryterium będzie „cena”. Cena jest to łączny koszt brutto usługi.
3. Cena stanowi 70% całkowitej liczby punktów. Za kryterium dotyczące ceny można uzyskać
maksymalnie 70 punktów. Liczba punktów zostanie obliczona w następujący sposób:
Cena najtańszej oferty
---------------------------------Cena ocenianej oferty
x 70 = liczba uzyskanych punktów
4. Pozostałymi kryteriami oceny ofert będą: lokalizacja obiektu (położenie względem centrum
Warszawy zgodnie z pkt. IV.1 niniejszego zapytania) oraz menu poszczególnych posiłków.
5. Oferta, która otrzyma największą liczbę punktów zostanie uznana za najkorzystniejszą.
VIII Kontakt
Izabela Wnęk-Szczęsna
Martyna Karwowska
Wydział Projektów Indywidualnych
Departament Konkurencyjności
i Innowacyjności
tel. 22/ 273 81 09
e-mail: [email protected]
Wydział Projektów Indywidualnych
Departament Konkurencyjności
i Innowacyjności
tel. 22/ 273 81 08
e-mail: [email protected]