Wizja systemu

Wizja systemu
Temat: Warsztat samochodowy
Autor: Damian Skobel
1. Opis organizacji
Warsztat samochodowy jest firmą świadczącą szeroką gamę usług motoryzacyjnych.
Zajmuje się kompleksowa naprawą samochodów osobowych i dostawczych wszystkich
marek, wykorzystując najnowocześniejsze urządzenia diagnostyczne. W ofercie znajduje się
między innymi: naprawy silnika i skrzyni biegów, diagnostyka samochodowa, elektryka
samochodowa, naprawy układu hamulcowego, zawieszenie, układ jezdny, układ wydechowy,
wymiana płynów samochodowych, blacharstwo, lakiernictwo oraz dokonywanie okresowych
przeglądów technicznych.
Wewnętrznie firma podzielona jest na trzy działy:
•
Pierwszy z nich to „kasjerka”, gdzie przyjmowane są zlecenia napraw, wydawane są
naprawione samochody oraz faktury za wykonane usługi. Planują kolejność zleceń,
efektywniej wykorzystując czas pracy.
•
Drugim zaś jest „mechanik”, mechanicy samochodowi na podstawie zleceń dokonują
napraw, kontrolują pojazd, omawiają z klientem rodzaj i zakres uszkodzenia, lub
niesprawności pojazdu. Potrzebne części pobierają z magazynu.
•
Trzecim działem jest „magazyn/zaopatrzeniowiec”. Zaopatrzeniowcy, realizują
zapotrzebowania wystawione przez mechanika, dokonują na bieżąco inwentaryzacji
znajdującego się towaru. Jeżeli potrzebne części nie znajdują się w magazynie, to
korzystając ze spisu dostawców wysyłają do dostawcy (hurtowni) zamówienie na daną
część. Zaopatrzeniowiec zamawia również, co jakiś czas części, które nie są potrzebne
w danej chwili, ale muszą byś w zapasie, ponieważ są często używane.
2. Cele systemu
Cele systemu organizacji pracy warsztatu samochodowego:
•
•
•
•
•
zarządzanie zasobami ludzkimi
poprawa wydajności, oszczędności i zwiększone obroty na sprzedaży części oraz
usług
wzrost poziomu usług;
zwiększenie ilości produktywnych godzin pracowników warsztatu
prowadzenie dokumentacji pracy
3. Kontekst systemu
Mechanik – przyjmuje zamówienia, rejestruje wykonane usługi w systemie, składa
zapotrzebowanie na części do magazynu
Zaopatrzeniowiec – przyjmuje zapotrzebowanie od mechaników, składa zamówienia do
hurtowni, prowadzi ewidencję stanu magazynowego części, rejestruje przyjęcie części z
hurtowni
Kasjerka – przyjmuje płatności od klientów, dokonuje płatności za zamówione części,
dokonuje wyceny usługi na podstawie specyfikacji wykonanego zlecenia dokonanej przez
mechanika;
Hurtownia – przyjmuje zamówienia z warsztatu, realizuje zamówienia, wystawia faktury,
sprawdza uregulowanie należności;
Klient – składa zamówienia na usługi, dokonuje płatności
Baza danych – Przechowuje informacje o klientach, zleceniach oraz stanie magazynowym
4. Zakres funkcjonalności
Rejestrowanie zleceń – Zapisywanie zleceń wraz z danymi klienta oraz opisem usterki
Rejestrowanie klientów – Zapisywanie nowych klientów w bazie danych. Rejestrowanie
zleceń powiązanych z klientami.
Terminarz prac – Funkcja umożliwia ustalenie grafiku zadań dla przyjmowanych zleceń i
ustawiania kolejki klientów
Rejestracja kont pracowników – rejestrowanie w systemie kont nowych pracowników wraz
z nadaniem odpowiednich uprawnień
System logowania (zabezpieczenie dostępu do systemu) – Zabezpieczenie przed
niepowołanym dostępem do systemu. Wydzielenie dostępu do odpowiednich funkcji systemu,
na podstawie przyporządkowanych uprawnień do konta
Uaktualnianie stanu zlecenia – uaktualnienie statusu zlecenia na „zakończony –
niezapłacony”, a po uregulowaniu należności „zakończony – zapłacony”, historia zlecenia
zostaje zapisana w archiwum
Rejestrowanie wykonanych usług – Archiwizacja wykonanych w przeszłości zleceń,
przyporządkowanych do klienta. Możliwość wprowadzenia rabatów dla stałych klientów.
Możliwość łatwego prześledzenia historii napraw
Składanie zapotrzebowania na części – mechanik ma możliwość złożenia zapotrzebowania
na wymagane części, pozwala to skrócić czas oczekiwania na realizacje zlecenia, (gdy
przychodzi do magazynu części są gotowe do odebrania) w przypadku braku części
wyświetlany jest odpowiedni komunikat
Rejestrowanie części dostępnych w magazynie – Prowadzenie ewidencji części dostępnych
w magazynie: dodawanie, usuwanie
Monitorowanie stanu magazynu – lista przechowywanych części w magazynie wraz ze
stanem ilościowym. Powiadamianie o małej ilości zapasów. Wyszukiwanie.
Rejestrowanie faktur zakupowych za części – rejestrowanie faktur wystawionych przez
hurtownie za dostarczone części do magazynu
Rejestrowanie faktur za wykonane usługi – ewidencja faktur za wykonane usługi na
podstawie specyfikacji prac mechaników
5. Wymagania jakościowe
Ochrona należy wprowadzić kontrolę dostępu do systemu poprzez system uprawnień w
zależności od konta użytkownika
Elastyczność system musi być zaprojektowany tak, aby łatwo nadawał się do rozbudowy oraz
modyfikacji
Niezawodność system powinien być możliwie jak najbardziej niezawodny
Uniwersalność system powinien działać prawidłowo pod każdą przeglądarką internetową,
oraz systemem operacyjnym
Łatwość użytkowania system powinien być prosty w obsłudze oraz posiadać plik pomocy