I. Korespondencja seryjna

I.
Korespondencja seryjna
Korespondencja seryjna to technika szybkiego tworzenia, różniących się tylko niektórymi
elementami, szeregu identycznych dokumentów (seria), przy wykorzystania bazy adresowej
np.: do drukowania kopert i etykiet itp. W ćwiczeniu wykorzystamy korespondencję seryjną
do adresowania kopert według poniższych punktów.
1. Tworzymy bazę danych osobowych w Excelu, która powinna zawierać: imię, nazwisko,
ulica, kod, miasto (każdy element w osobnej kolumnie). Następnie zapisujemy plik w
swojej lokalizacji.
2. Edytujemy adres zwrotny (MsWord).
Z paska menu wybieramy Korespondencja → Koperty. W wyświetlonym okienku w
zakładce: Koperty (patrz rys. poniżej) wypełniamy odpowiednie miejsca (wpisujemy adres
zwrotny) i wybieramy przycisk Dodaj do dokumentu.
Następnie wybieramy ikonę Rozpocznij koresp. ser. i wybieramy Koperty. Ćwiczenie
kontynuujemy na dwa sposoby:
- korzystając z kreatora
- wstawiając wszystkie elementy "ręcznie".
Sposób "ręczny" przebiega następująco:
Ustawiamy kursor w miejscu gdzie powinien być adresat i klikamy Wybierz adresatów →
Użyj istniejącej listy.... Wyszukujemy plik w którym zapisana jest baza z danymi
osobowymi adresatów. Na koniec pozostało jedynie wstawić odpowiednie pola z bazy danych
czyli Wstaw pola koresp. ser.
Gotową korespondencję przeglądamy poprzez Podglad wyników oraz przegląd rekordów
pobranych z bazy danych.
Jeżeli chcemy zapisać korespondencje jako wielostronicowy dokument to wystarczy wybrać
opcje Zakończ i scal → Edytuj poszczególne elementy. Dokument w tej formie nie wymaga
pobierania danych z bazy danych.
2.Korespondencja seryjna (kreator)
Przygotować dokument główny korespondencji seryjnej o treści pokazanej na rysunku
poniżej lub podobny. Dokument zapisać w swoim pliku na dysku D jako Oferta
konkursowa. Wpisać 5 adresów. Dane adresowe zapisać jako Czytelnicy.
Wybrać polecenia:
 Narzędzie/Korespondencja seryjna-Listy
 Użyć bieżącego dokumentu
 Wybrać adresatów
 Wpisać Nową Listę-Utwórz
 Wpisać 5 adresów


Zamknąć i Zapisać jako czytelnicy w swoim folderze na dysku D.
Do wzorca listu wstawić pola, które będą automatycznie wypełnione przez edytor
danymi kolejnych adresów (ustawić kursor tekstowy w określonym miejscu -patrz rys.
poniżej i wstawić kolejno np. Imię, Nazwisko itp) wybierając Wstawianie pól
korespondencji seryjnej


Zapisać dokument główny jako Oferta konkursowa
Kliknąć Scal w nowy dokument (lub Korespondencja seryjna do dokumentu) i
zapisać pod nazwą Konkurs seryjny
II. Tworzenie automatycznego spisu treści
Co to jest automatyczny spis treści i kiedy go stosować?
Automatyczny spis treści to zestawienie tytułów i śródtytułów rozmaitego szczebla,
wyróżniających rozdziały i podrozdziały, ujęte w postaci oddzielnego wykazu, najczęściej na
osobnej stronie, pełniące rolę podstawowego przewodnika po zawartości dokumentu.
Tworzenie automatycznego spisu treści w Ms Word polega na samoczynnym zebraniu przez
edytor wszystkich fragmentów tekstu pełniących rolę tytułów i śródtytułów i umieszczeniu
zestawienia w miejscu wskazanym przez autora dokumentu. Najczęściej tworzenie spisu
treści opiera się na stylach wyróżnionych jako tytuły. Lista tytułów jest hierarchicznie
uporządkowana i opatrzona numerami stron, na których te tytuły się pojawiają.
Istotne znaczenie w procesie tworzenia spisu treści jest możliwość automatycznego
aktualizowania spisu treści za każdym razem, gdy zmieni się zawartość tytułu lub śródtytułu
oraz jego położenie w dokumencie. Po wydaniu polecenia aktualizacji program komputerowy
generuje na nowo spis. Pozwala to zachować pełną aktualność spisu po wprowadzeniu
poprawek i uzupełnień w dokumencie.
Automatyczny spis treści najlepiej sprawdza się w dokumentach zawierających większą
liczbę stron (co najmniej kilkanaście).
1. Utwórz nowy dokument Ms Word.
2. Na pierwszej stronie (stronie tytułowej) wpisz nazwę Uczelni (TNR 22 pogrubiona,
wyśrodkowana), swoje imię i nazwisko (TNR 14, wyśrodkowana), tytuł pracy (Praca
dyplomowa) (TNR 26 pogrubiona, pochylona, wyśrodkowana) oraz datę utworzenia
dokumentu (TNR 14, wyśrodkowana). Ustawienia strony powinny być następujące: margines
górny i dolny na 2,7 cm; lewy i prawy na 2,5 cm i margines na oprawę 0,7 cm.
3. Na drugiej stronie napisz jedynie - Spis treści. Zawartość spisu będzie wygenerowana pod
koniec ćwiczenia (ustaw kursor na początku drugiej strony tuż po tytule - Spis treści,
następnie wybierz z górnego menu Wstaw -> Podział -> Następna strona).
4. Od trzeciej strony będzie wstawiony Tekst_1. Strony mają mieć znak wodny o treści:
wersja robocza.
5. Tytułem każdego rozdziału jest tekst pogrubiony - czcionka TNR 18, wyśrodkowany.
Ewentualne podtytuły czcionką TNR 16, wyśrodkowane.
Pod tytułem dwa wiersze odstępu.
Tekst zasadniczy- czcionka TNR 12, wyjustowany, akapit wcięty na 1cm.
Obrazki powinny być wyśrodkowane.
Podpisy obrazków - czcionka TNR 10, wyśrodkowane.
Nad obrazkiem i pod jego opisem powinien być jeden wiersz odstępu.
Po każdym rozdziale wstaw znak podziału. Wszystkie rozdziały zaczynają się od nowej
strony.
5. Utworzenie automatycznego spisu treści.
W celu wygenerowania automatycznego spisu treści należy do odpowiednich akapitów
przypisać style nagłówków. W naszym przypadku przypiszemy style do tytułów rozdziałów.
Utwórz odpowiedni styl wybierając Style Widać tutaj kilkanaście gotowych styli ale
stworzymy swój własny klikając na klawisz Nowy styl... Ustawienia nowego stylu to: TNR
18, wyśrodkowany, nazwa stylu - "Tytułowy" (oczywiście nazwa stylu może być dowolna).
Po kliknięciu OK będzie on widoczny na liście ze stylami.
Kolejny krok ćwiczenia to przypisanie nowo utworzonego stylu do tytułów rozdziałów.
Wystarczy zaznaczyć wiersz z tytułem rozdziału i wybrać z listy styl o nazwie "Tytułowy".
Ostatnia czynność to wygenerowanie automatycznego spisu treści. Ustaw kursor na
drugiej stronie dokumentu (dwa wiersze pod tytułem - Spis treści) i wybierz z górnego
menu -> Odwołanie -> a następnie zakładka Spis treści.
Domyślnie w podglądzie wydruku wyświetlają się style o nazwie Nagłówek1, Nagłówek2
itp. Musimy zmodyfikować listę z podglądem tak aby wyświetlił się styl "Tytułowy".
Klikniknąć klawisz Opcje... i wyczyść pola przy nagłówkach 1, 2 itd a wpisz 1 przy stylu
"Tytułowy". Jeżeli chcemy tworzyć podrozdziały to musimy wpisać 2 przy kolejnym stylu.
Po wciśnięciu klawisza OK powinien być wyświetlony styl "Tytułowy". Kliknij ponownie
klawisz OK aby wygenerować spis treści.
Podrozdziały tworzymy według własnego uznania.
II Statystyka wyrazów:
1. Korzystając z zakładki Recenzja podać liczę wyrazów oraz znaków ze spacjami w
utworzonym dokumencie.
II.
Wydruk dokumentu
1. Wydrukować powstały dokument ustawiając dwie strony na arkusz korzystając
z drukarki pdf995.