MOPS 2012 - ok - um.stargard.pl

Urząd Miejski
Wydział Kontroli
i Nadzoru Właścicielskiego
w Stargardzie Szczecińskim
Protokół z kontroli problemowej w Miejskim Ośrodku Pomocy
Społecznej
w Stargardzie Szczecińskim
Stargard Szczeciński
Daty skrajne od .............. do..................
Urząd Miejski
w Stargardzie Szczecińskim
Wydział Kontroli
i Nadzoru Właścicielskiego
MK. 1712.4.2012.2.6
- do użytku zewnętrznego -
Protokół
z przeprowadzonej kontroli problemowej w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej
w Stargardzie Szczecińskim w okresie od 27 lutego do 15 marca 2012 roku przez zastępcę
Naczelnika Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego oraz podinspektora Wydziału
Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego, działających na podstawie upoważnienia nr 18/2012 z dnia
21.02.2012 roku.
Zakres kontroli:
1. Gospodarka finansowa jednostki w zakresie wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki
budżetowe w wybranych okresach 2011 roku.
2. Wdrożenie kontroli zarządczej.
Dyrektorem Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Stargardzie Szczecińskim jest Danuta
Bojarska, powołana Zarządzeniem nr 09/90 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia
23 maja 1990 roku.
Główną księgową jest Elżbieta Rotecka zatrudniona od 03 lutego 2003 roku na czas nieokreślony
na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy.
W trakcie kontroli wyjaśnień udzielała:
1) Danuta Bojarska - Dyrektor,
2) Elżbieta Rotecka - Główna księgowa,
3) (ochrona danych) - Kierownik Działu Kadr i Administracji.
2
Wnioski.
W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono uchybienia polegające na :
1. Nieaktualizowaniu wewnętrznych uregulowań jednostki.
2. Nieprzeprowadzaniu kontroli wewnętrznych w poszczególnych komórkach
organizacyjnych jednostki, braku planów kontroli wewnętrznych oraz sprawozdań
z przeprowadzanych kontroli.
3. Niewłaściwym prowadzeniu akt osobowych.
4. Braku analizy ryzyka oraz mierników realizacji celów.
5. Dokonywaniu poprawek w dokumentach księgowych w sposób niezgodny z art. 25 ust. 3
ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt.: Dz.U. z 2009 r. Nr 152,
poz. 1223 ze zm.).
6. Stosowaniu niezrozumiałych opisów w zapisach księgowych, co jest niezgodne z art. 23
ust. 2 pkt 3 cyt. ustawy o rachunkowości.
7. Braku kontroli funkcjonalnej w zakresie prawidłowego rozliczania należności z tytułu
podróży służbowych pracowników.
8. Zawyżeniu obrotów na koncie 130 - „Rachunek bieżący jednostki”.
3
1. Gospodarka finansowa jednostki w zakresie wykorzystania i rozliczenia środków
na wydatki budżetowe w wybranych okresach 2011 roku.
Temat ten sprawdzono w oparciu o dokumenty źródłowe z miesiąca grudnia 2011 roku tj.:
raporty kasowe, wyciągi bankowe, faktury VAT, rachunki, polecenia wyjazdu służbowego,
urządzenia księgowe, plany finansowe i sprawozdania budżetowe (Rb – 50 i Rb – 27ZZ za IV
kwartały 2011 roku oraz Rb – 28S i Rb – 27S za okres od początku roku do 31 grudnia 2011 r.
stanowią załącznik nr 1 do protokołu).
1.1. Stan środków na rachunku bankowym
na dzień 01.12.2011 r. (WB nr 00236/2011)
1.499.935,38 zł
1.1.1. Dochody za miesiąc grudzień 2011 roku stanowiły:
1) otrzymane środki na wydatki z Urzędu Miejskiego (załącznik nr 2)
2.751.932,00 zł
2) odsetki bankowe od rachunku bankowego budżetu
13,53 zł
3) odsetki bankowe od pozostałych rachunków bankowych przekazane na budżet
1,02 zł
4) refundacja PUP za prace społeczno - użyteczne
17.192,64 zł
5) zwrot świadczeń ZUS
327,60 zł
6) wpłaty za usługi opieki
3.206,77 zł
7) zwrot nienależnie pobranych świadczeń i zasiłków
3.689,56 zł
8) zwrot za utrzymanie podopiecznych w DPS od rodziny
2.135,56 zł
9) zwrot za utrzymanie podopiecznych w DPS z tyt. Zgonu
1.992,01 zł
10) zwrot za utrzymanie podopiecznych w DDP
236,74 zł
11) zwrot depozytu
2.123,33 zł
12) zwroty z innych OPS
1.479,76 zł
13) zwrot opłaty pocztowej
15,89 zł
14) koszty upomnień Urząd Skarbowy
8,36 zł
15) zwrot niewypłaconych świadczeń – poczta
7.761,98 zł
16) korekta odpisu ZFŚS
163,07 zł
17) refundacja ze środków unijnych za opłaconą ze środków budżetu FV za prawo jazdy
kat. B
46.800,00 zł
18) refundacja środków z depozytu na rachunek bankowy budżetu
2.327,84 zł
19) zwrot zaliczki na wydatki komornicze
56,50 zł
20) odprowadzenie pogotowia kasowego na rachunek bankowy
2.000,00 zł
21) odprowadzenie gotówki do banku
17.770,19 zł
Ogółem dochody
2.861.234,35 zł
1.1.2. Wydatki za miesiąc grudzień 2011 roku stanowiły:
1) zrealizowane czeki
2) składki na ubezpieczenia społeczne
3) składki na ubezpieczenia społeczne podopiecznych
4) składki na ubezpieczenie zdrowotne
5) składki na ubezpieczenia zdrowotne podopiecznych
6) składki na FP
192.955,50 zł
267.746.60 zł
35.046,31 zł
94.499,40 zł
23.604,87 zł
18.546,16 zł
4
7) przekazany podatek dochodowy osób fizycznych
8) koszty delegacji
72.496,00 zł
422,02 zł
Błędnie rozliczono polecenie wyjazdu służbowego nr 94 z dnia 01.12.2011 r. Podczas trwania
kontroli skorygowano delegację, a powstałą różnicę wypłacono pracownikowi. (Polecenie
wyjazdu służbowego, poprawne rozliczenie i dyspozycja przelewu stanowią załącznik nr 3
do protokołu).
9) ekwiwalent za odzież dla pracowników
8.014,31 zł
10) przekazanie dochodów do budżetu
34.055,09 zł
11) zwrot niewykorzystanych dotacji do UM (wyjaśnienie stanowi załącznik nr 4 do protokołu)
314.900,68 zł
12) wypłaty świadczeń za m-c grudzień (załącznik nr 5)
2.595.117,37 zł
13) środki wpłacone do kasy, przekazane na podstawie dyspozycji przelewu na inne rachunki
bankowe MOPS
19.847,28 zł
14) opłata za prowadzenia rachunku bankowego KZP
15,00 zł
15) opłaty sądowe, komornicze, koszty egzekucyjne i zaliczki na biegłych
1.408,44 zł
16) zapłacone faktury
w tym:
- monitorowanie obiektu
713,40 zł
- za energię cieplną
11.821,52 zł
- za energię elektryczną
6.376,67 zł
- za rozmowy telefoniczne (telefon stacjonarny)
877,00 zł
- za rozmowy telefoniczne (telefony komórkowe)
1.232,76 zł
- opłata za wodę, ścieki
324,17 zł
- opłata za wywóz nieczystości
665,06 zł
- zakup wózków transportowych, stojaka na rowery
2.064,43 zł
- zakup telefonów, kabla telefonicznego, złącza modułów i montaż sieci telefonicznej
2.969,88 zł
- zakup czajników, filiżanek, talerzy, termosów (wyposażenie MOPS)
1.803,23 zł
- zakup niszczarek
6.019,94 zł
- przedłużenie gwarancji na oprogramowanie
396,66 zł
- nadzór na programami – świadczenia rodzinne i fundusz alimentacyjny
246,00 zł
- opłata za utrzymanie programu kadrowego
246,00 zł
- zakup programu Audytor
5.482,85 zł
- zakup licencji MS Windows Server 2008
11.519,07 zł
- zakup wyposażenia komputerowego m.in. UPS, serwer
17.055,00 zł
- zakup urządzeń wielofunkcyjnych
4.999,95 zł
- podłączenie UPS w nowym budynku MOPS
3.923,70 zł
- wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów
999,99 zł
- przegląd i konserwacja ksero
1.151,28 zł
- naprawa zespołu bębna i utrwalacza (ksero)
3.298,86 zł
- zakup szafy ogniotrwałej
7.269,30 zł
- zakup tablic informacyjnych
2.440,00 zł
- podłączenie tablicy komputerowej na nowym budynku
246,00 zł
- naprawa komputerów, notebooka
3.345,82 zł
- montaż folii okiennej
400,00 zł
5
- montaż urządzeń systemu alarmowego i monitoringu
- położenie gresu
- serwis wyposażenia p-poż
- wykonanie łazienek
- wykonanie mebli
- zakup materiałów do drobnych napraw
- zakup wykładzin, wycieraczek
- zaliczka na remont drzwi
- wymiana stolarki drzwiowej
- przewóz środków płatniczych
- Poczta Polska m.in. koszty przesyłek, prowizje za wypłatę świadczeń
- opłata za wydruki
- opłata za wydanie blankietu czeków
- terapia (m.in. psychoterapia)
- przeprowadzenie spotkań grupowych z rodzicami
- kurs prawa jazdy kat B (zrefundowany ze środków unijnych)
- zakup materiałów biurowych
- zakup druków, pieczątek i datowników
- zakup tonerów
- zakup środków czystości
- dozowniki na papier, ręczniki papierowe, mydło + wkłady
- badania profilaktyczne pracowników
- szkolenia pracowników MOPS
- zakup ręczników dla pracowników MOPS zgodnie z BHP (120szt)
- zakup rękawic dla pracowników MOPS
- refundacja kosztów zakupu okularów korekcyjnych
- prenumerata prasy i poradników fachowych
17) umowy zlecenia
18) wynagrodzenia pracowników
19) premie roczne
20) LP Miejskiej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych
21) PFRON
22) potrącenia z list płac
w tym:
- składki PZU
- spłata pożyczki mieszkaniowej ZFŚS
- spłata pożyczki KZP
- składki członkowskie NSZZ Solidarność
- składki Commercial Union
- zajęcia komornicze
24) refundacja opłat bankowych
Ogółem wydatki:
Stan środków na rachunku bankowym
na dzień 31.12.2010 r. (WB nr 257/2011)
1.2. Stan środków w kasie na dzień 01.12.2011 r.
4.678,31 zł
7.000,00 zł
829,02 zł
31.500,00 zł
62.695,00 zł
846,14 zł
11.017,82 zł
8.500,00 zł
9.435,00 zł
327,18 zł
11.627,05 zł
661,25 zł
10,00 zł
1.268,50 zł
160,00 zł
46.800,00 zł
3.044,62 zł
5.520,24 zł
3.787,79 zł
2.731,98 zł
2.200,52 zł
246,00 zł
1.990,00 zł
3.360,00 zł
1.319,88 zł
245,00 zł
6.578,56 zł
3.442,87 zł
182.457,99 zł
100.531,64 zł
7.875,04 zł
11.356,00 zł
5.225,88 zł
4.124,50 zł
33.074,58 zł
949,04 zł
1.253,16 zł
1.327,60 zł
4.400,00 zł
4.360.961,73 zł
208,00 zł
6
(RK nr 124 za okres 01 - 05.12.2011 r.)
2.000,00 zł
1.2.1. Na przychody składały się:
- wpłaty gotówki do kasy z tytułu zrealizowanych czeków na kwotę
- zwrot nienależnie pobranych świadczeń i zasiłków
- wpłaty za usługi opieki
- opłaty za pobyt w DDP
- splata pożyczek KZP
- splata pożyczki mieszkaniowej
- zwrot nadpłat delegacji
- wpłata składki PZU
- wpłata kosztów upomnienia
- przyjęto z LP
- zwrot nadpłaty z depozytu
- wpłaty ryczałtów mieszkaniowych
- opłata za kwaterę
Razem:
192.955,50 zł
13.596,53 zł
3.993,45 zł
1.778,45 zł
5.300,00 zł
208,00 zł
92,00 zł
100,02 zł
35,20 zł
1.222,20 zł
41,00 zł
1.703,74 zł
152,10 zł
221.178,19 zł
1.2.2. Na rozchody składały się:
- odprowadzenie wpłat do banku
19.473,93 zł
- zakup materiałów dla konserwatora
704,22 zł
- zakup środków czystości
111,97 zł
- wypłaty świadczeń za m-c grudzień
89.038,08 zł
- delegacje
399,90 zł
- zakup koszy do łazienek, wieszaków, luster
252,28 zł
- kwiaty dla pracownika z okazji jubileuszu
50,00 zł
- zakup biletów MZK
4.950,00 zł
- LP MKRPA
1.897,60 zł
- LP PSU
23.608,20 zł
- ekwiwalent za odzież
3.925,48 zł
- pobory
39.574,70 zł
- premia roczna
35.893,73 zł
- ryczałt samochodowy
205,74 zł
(ryczałt otrzymuje pracownik zatrudniony na stanowisku konserwator, umowa z dnia
1 marca 2005 roku o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych wraz z aneksem
zawartym w dniu 1 lipca 2008 roku na czas nieokreślony)
- zakup soli do posypywania ulic + łopata do odśnieżania
79,89 zł
- zakup pilarki
398,00 zł
- usługa gastronomiczna
230,00 zł
- zakupiono na cele reprezentacyjne – kawa, herbata, ciastka
254,10 zł
- zakup książek nadawczych
30,00 zł
- ciasto na posiedzenie plenarne MKRPA
54,12 zł
- zakup tkaniny obrusowej
46,25 zł
- odprowadzenie pogotowia
2.000,00 zł
7
Razem:
223.178,19 zł
Stan środków w kasie na dzień 30.12.2011 r.
( RK nr 140/101- 01 z dnia 30.12.2011 r. )
0,00 zł
W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje:
1. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe tj. faktury VAT i rachunki,
rozliczenie wyjazdu służbowego, dowody Kasa Przyjmie, Kasa Wypłaci i bankowe
dowody wpłat.
2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia
w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu
w księgach (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
3. Faktury zakupu opisane były pod względem celowości zakupu, formalnym,
rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty.
4. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny.
5. Sprawdzono prawidłowość podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy. Gotówka
podjęta czekiem z konta bankowego wpłacona do kasy MOPS w tym samym dniu
zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości (jt.: Dz.U. z 2002 r. Nr 76,
poz. 694 ze zm.).
6. Dowody KP i KW opatrzone były podpisami osób, wskazanych w instrukcji obiegu
dokumentów w MOPS.
7. W dokumentach księgowych dokonuje się poprawek w sposób niezgodny z art. 25 ust. 3
ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt.: Dz.U. z 2009 r. Nr 152,
poz. 1223 ze zm.).
8. Zapisy księgowe są niezrozumiałe, co jest niezgodne z art. 23 ust. 2 pkt 3 cyt. ustawy
o rachunkowości, który stanowi że: zapis księgowy powinien zawierać co najmniej
zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne
objaśnienia treści skrótów lub kodów.
9. W umowach zlecenia wskazuje się Głównego Księgowego oraz Dyrektora MOPS jako
osoby reprezentujące jednostkę. W dwóch umowach na pięć sprawdzonych, brakuje
podpisu Głównego Księgowego (stosownie do art. 54 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach
publicznych – Główny Księgowy potwierdza dokonanie wstępnej kontroli zgodności
operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym). Dodatkowo poszczególne
strony umów nie są parafowane przez zleceniobiorców i zleceniodawców, podpis
znajduje się jedynie na ostatniej stronie.
8
10. Terminowość odprowadzania składek ZUS oraz podatku od osób fizycznych za miesiące
październik - grudzień 2011 roku przedstawiono w zestawieniu stanowiącym
załącznik nr 6 do protokołu.
1.3. Ewidencja syntetyczna wybranych kont Księgi Głównej.
1) Saldo konta 101 – 01 „Kasa” na dzień 30.12.2011 r. wynosiło po stronie Wn 0,00 zł
Symbol
konta
101 - 01
Obroty grudzień
Wn
221.178,19
Obroty narastająco od początku
roku
Saldo na dzień 30.12.2011
r.
Ma
Wn
Ma
223.178,19 1.839.501,77 1.839.501,77
Wn
-
Ma
-
Saldo konta jest zgodne z RK nr 140/101-01 z dnia 30.12.2011 roku.
2) Saldo konta 130 - 00 „Rachunki bieżące jednostek budżetowych” na dzień 31.12.2011 r.
wynosiło po stronie
Wn 208,00 zł
Symbol
konta
Obroty grudzień
130 - 00
Wn
Ma
37.394.140,50 37.394.170,82
Obroty narastająco od początku
roku
Wn
Ma
2.873.868,48 4.373.595,86
Saldo na dzień
31.12.2011 r.
Wn
208,00
Ma
-
Obroty na koncie w miesiącu grudniu niezgodne z obrotami na rachunku bankowym jednostki
(odpowiednio: Wn – 2.861.234,35; Ma – 4.360.961,73). Stosownie do rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów
kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek
budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz
państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej
Polskiej (Dz.U. Nr 128, poz. 861 ze zm.) - konta zespołu 1 mają odzwierciedlać operacje
pieniężne, obroty i stany środków pieniężnych oraz krótkoterminowych papierów
wartościowych. Zgodnie z opisem do konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” wynikającym
z Planu kont jednostki budżetowej, zapisy na koncie dokonywane są na podstawie dokumentów
bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność między jednostką a bankiem.
Zawyżanie obrotów na koncie 130 spowodowane jest tym, że są rozbieżności w kwocie środków
pobranych do kasy faktycznie, a kwotą wynikającą z ewidencji księgowej. Na realizację
wydatków budżetowych nie pobiera się środków do kasy, tylko wydatkuje się zrealizowane przez
jednostkę dochody budżetowe, a w przypadku kiedy kwota dochodów jest niewystarczająca,
dobiera się brakującą kwotę z rachunku bankowego. Powyższe jest niezgodne z art. 11 ustawy o
finansach publicznych, w którym zapisano, że jednostki budżetowe pokrywają swoje wydatki
bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek budżetu jednostki
samorządu terytorialnego. Wyjaśnienie stanowi załącznik nr 7
Saldo konta jest zgodne z WB nr 257/2011 z dnia 31.12.2011 roku.
3) Saldo konta 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” na dzień 31.12.2011 r.
wynosiło po stronie
Wn 18.391,49; Ma 15.126.48 zł
9
Symbol
konta
201
Obroty grudzień
Obroty narastająco od
początku roku
Wn
Ma
Wn
330.061,31 277.144,30 871.242,83
Saldo na dzień 31.12.2011
r.
Ma
874.626,02
Wn
18.391,49
Ma
15.126,48
Saldo konta stanowią zobowiązania i należności krótkoterminowe. Ich zestawienie stanowi
załącznik nr 8 do protokołu.
4) Saldo konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” na dzień 31.12.2011 r.
wynosiło po stronie
Wn 8.440.422,55 zł; Ma 25,07 zł
Symbol
konta
221
Obroty grudzień
Obroty narastająco od
początku roku
Wn
Ma
Wn
-1.117.149,87 48.803,00 741.710,80
Ma
668.771,60
Saldo na dzień 31.12.2011 r.
Wn
8.440.422,55
Ma
25,07
Zestawienie sald i obrotów konta 221 stanowi załącznik nr 9 do protokołu.
5) Saldo konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” na dzień 31.12.2011 r. wynosiło
po stronie
Wn 3.797,34 zł
Symbol
konta
222
Obroty grudzień
Wn
90.243,48
Obroty narastająco od
początku roku
Saldo na dzień 31.12.2011 r.
Ma
Wn
Ma
90.253,37 1.008.319,79 1.011.711,93
Wn
-
Ma
3.797,34
Saldo konta stanowią dochody budżetowe zrealizowane (należności od
alimentacyjnych), lecz nieprzekazane do budżetu (przekazano 02.01.2012 roku).
dłużników
6) Saldo konta 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” na dzień 31.12.2011 r. wynosiło
po stronie
Ma 208,00 zł
Symbol
konta
223
Obroty grudzień
Obroty narastająco od początku
roku
Saldo na dzień
31.12.2011 r.
Wn
Ma
Wn
Ma
4.328.137,78 2.786.515,00 36.700.751,00 36.700.959,00
Wn
-
Ma
208,00
Saldo konta stanowi zwrot nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych, przekazany do UM
02.01.2012 roku. Wyjaśnienie Głównej Księgowej stanowi załącznik nr 10 do protokołu.
7) Saldo konta 225 „Rozrachunki z budżetami” na dzień 31.12.2011 r. wynosiło po stronie
Ma 30.981,00 zł
Symbol
konta
225
Obroty grudzień
Wn
73.741,00
Ma
76.524,00
Obroty narastająco od
początku roku
Wn
Ma
417.843,00 417.076,00
Saldo na dzień 31.12.2011 r.
Wn
-
Ma
30.981,00
10
Saldo konta stanowiły zobowiązania wobec Urzędu Skarbowego z tytułu naliczonego podatku
PIT – 4 od dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2011 rok.
8) Saldo konta 226 „Długoterminowe należności budżetowe” na dzień 31.12.2011 r.
wynosiło po stronie
Wn 6.429,47 zł
Symbol
konta
226
Obroty grudzień
Wn
6.429,47
Ma
-
Obroty narastająco od
początku roku
Wn
6.429,47
Saldo na dzień 31.12.2011 r.
Ma
-
Wn
6.429,47
Ma
-
Saldo konta stanowią należności z tytułu zwrotu nienależnie pobranych świadczeń (świadczeń
rodzinnych i świadczeń z funduszu alimentacyjnego), których termin spłaty przypada na rok
2012 i dalsze, na podstawie decyzji o odroczeniu płatności.
9) Saldo konta 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” na dzień 31.12.2011 r.
wynosiło po stronie
Ma 563.445,80 zł
Symbol
konta
Obroty grudzień
Obroty narastająco od początku
roku
229
Wn
Ma
468.480,33 822.611,93
Wn
Ma
2.638.111,03 2.638.816,96
Saldo na dzień
31.12.2011 r.
Wn
-
Ma
563.445,80
Saldo konta stanowią składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i fundusz pracy od
naliczonej nagrody rocznej – 136.109,67 zł, składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za
osoby pobierające niektóre świadczenia z pomocy społecznej i niektóre świadczenia rodzinne
wynikające z wydanych decyzji administracyjnych – 427.247,13 zł, składki na PFRON –
89,00 zł.
1.4. Poprawność przeprowadzenia inwentaryzacji.
Inwentaryzacja to ogół czynności mających na celu ustalenie rzeczywistego stanu zasobów
majątkowych jednostki (czyli aktywów) oraz źródeł ich pochodzenia czyli pasywów) na
oznaczony dzień, porównanie rzeczywistego stanu ze stanem wykazanym w księgach
rachunkowych i sprawozdaniu finansowym, ustalenie i wyjaśnienie stwierdzonych różnic, ich
rozliczenie oraz doprowadzenie stanu księgowego do stanu występującego w rzeczywistości
w sposób zgodny z art. 26 ustawy o rachunkowości.
W MOPS obowiązuje Instrukcja inwentaryzacyjna wprowadzona zarządzeniem nr 5 Dyrektora
MOPS w Stargardzie Szczecińskim z dnia 30 kwietnia 2002 roku w sprawie instrukcji
inwentaryzacyjnej. Instrukcja opracowana była na podstawie art. 4, 17, 26, 27 ustawy z dnia
29 września 1994 roku o rachunkowości. W instrukcji nie wskazano terminów przeprowadzania
inwentaryzacji w jednostce, brak jest również planu i harmonogramu inwentaryzacji. W § 3
instrukcji zapisano, że w ramach inwentaryzacji dokonuje się uzgodnienia z bankami
zaciągniętych kredytów. MOPS jako jednostka budżetowa nie może zaciągać takich zobowiązań.
W § 4 zapisano, że w skład Komisji Inwentaryzacyjnej nie mogą być powoływane osoby
odpowiedzialne materialnie za inwentaryzowane składniki, Główny Księgowy oraz osoby
11
prowadzące ich ewidencję i rozliczenia. W dalszej części instrukcji nadzór nad całokształtem
prac inwentaryzacyjnych powierzono Głównemu Księgowemu oraz zapisano, że kontrolę prac
inwentaryzacyjnych mogą sprawować Dyrektor, Główny Księgowy lub inni pracownicy
wyznaczeni incydentalnie przez Dyrektora, w miarę zaistnienia takiej potrzeby.
Przedinwentaryzacyjne szkolenie instruktażowe organizują Przewodniczący Komisji
Inwentaryzacyjnej oraz Główny Księgowy, a obowiązkowo biorą w nim udział członkowie
Komisji Inwentaryzacyjnej, Zespołów Spisowych, osoby materialnie odpowiedzialne, główni
użytkownicy określonych składników, a także księgowości.
Komisja Inwentaryzacyjna w MOPS powołana została zarządzeniem nr 10/2004 Dyrektora
MOPS w Stargardzie Szczecińskim z dnia 1 grudnia 2004 r. Pierwotnie w skład Komisji
wchodziły następujące osoby:
1. (ochrona danych)– Kierownik Działu Administracyjnego;
2. (ochrona danych)– inspektor;
3. (ochrona danych)– st. pracownik socjalny.
Zarządzeniem nr 27A/2009 Dyrektora MOPS w Stargardzie Szczecińskim z dnia 20 października
zmieniono zarządzenie w sprawie powołania Komisji Inwentaryzacyjnej, w zakresie zmiany jej
składu, tj.: zamiast (ochrona danych) powołano (ochrona danych) – Kierownika Działu Kadr i
Administracji. Jedna z osób wchodzących w skład Komisji Inwentaryzacyjnej jest jej
Przewodniczącym, jednakże z przywołanego zarządzenia to nie wynika.
Ostatnia inwentaryzacja metodą pełną spisu z natury została przeprowadzona w 2010 roku.
Zarządzeniem nr 13/2010 Dyrektora MOPS w Stargardzie Szczecińskim z dnia 12 października
2010 roku zarządzono przeprowadzenie w dniach od 03 listopada 2010 r. do 15 stycznia 2011r.
inwentaryzacji rocznej. W zarządzeniu ustalono pola spisowe inwentaryzacji oraz ustalono
zespoły spisowe. Arkusze spisu z natury są spisane w rejestrze, który zawiera również
potwierdzenie odbioru tych arkuszy przez zespoły spisowe. Arkusze są wydrukowane
z programów, w których prowadzona jest ewidencja tj.: środki trwałe – SIGID, wyposażenie –
P88 – EW. Do dokumentów związanych z inwentaryzacją dołączono oświadczenie wstępne
Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej oraz oświadczenia osób materialnie
odpowiedzialnych, że nie wnoszą one zastrzeżeń do treści spisów i pracy zespołów spisowych. W
arkuszach spisu z natury środków trwałych, w nagłówku, nie wpisano osób odpowiedzialnych
materialnie, dodatkowo zdarza się, że brakuje ich podpisów. Arkusze spisu z natury wyposażenia
są wypełnione prawidłowo. Zespoły spisowe złożyły sprawozdania z przeprowadzonej
inwentaryzacji. Inwentaryzacja została przeprowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Rozliczenie inwentaryzacji przeprowadzonej na koniec 2010 roku stanowi załącznik nr 11
do protokołu.
Na koniec każdego roku obrotowego w jednostce dokonuje się inwentaryzacji:
1. Aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych)
i druków ścisłego zarachowania – drogą spisu z natury wg stanu na dzień 31 grudnia.
2. Aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych – drogą otrzymania od banku
potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych
aktywów wg stanu na dzień 31 grudnia.
3. Należności i zobowiązania – drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń
prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów, wg
stanu na dzień 31 grudnia.
12
2. Wdrożenie i funkcjonowanie kontroli zarządczej w Miejskim Ośrodku Pomocy
Społecznej.
Stosownie do art. 69 ust. 1 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 roku
(Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej
i efektywnej kontroli zarządczej należy do kierownika jednostki. Celem kontroli zarządczej jest
w szczególności zapewnienie zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami
wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, sprawozdań, ochrony zasobów,
przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności
przepływu informacji i zarządzania ryzykiem. Informacja o sposobie zorganizowania
i funkcjonowania kontroli zarządczej w roku 2011 z dnia 15.03.2012 roku MOPS w Stargardzie
Szczecińskim stanowi załącznik nr 12.
Dyrektor MOPS w Stargardzie Szczecińskim przedstawiła zarządzenie nr 7/2011 z dnia
21 stycznia 2011 roku, w sprawie organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej.
W dokumencie tym wskazano cel i zakres kontroli, zasady sprawowania kontroli zarządczej
(samokontrola, kontrola funkcjonalna), środowisko wewnętrzne, cel i zarządzanie ryzykiem,
mechanizmy kontroli, mechanizmy kontroli systemów informatycznych, informację
i komunikację w jednostce, monitoring i ocenę oraz procedurę zarządzania ryzykiem (w tym: cel
wprowadzenia procedury, przedmiot i zakres stosowania, właścicieli procedur, zakres
odpowiedzialności, tryby postępowania w procesie, sposoby monitorowania ryzyka, dokumenty
związane z procedurą). W następstwie kontroli gospodarki finansowej, ewidencji księgowej,
sprawozdań finansowych, akt osobowych, obowiązujących regulaminów i zarządzeń oraz
wyjaśnień Dyrektora jednostki stwierdza się, że działania jednostki pozostają w zgodzie ze
standardami kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszonymi w Komunikacie
Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 roku (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84),
w następującym zakresie:
Środowisko wewnętrzne
- pracownicy są świadomi wartości etycznych określonych w Kodeksie Etyki Pracowników
Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia 17 stycznie 2011 r., potwierdzenie zapoznania się
z postanowieniami Kodeksu znajduje się aktach osobowych pracowników;
- rekrutacja pracowników na wolne stanowisko pracy oraz nawiązanie stosunku pracy
przebiega stosownie do postanowień ustawy o pracownikach samorządowych (Dz.U. z 2008 r.
Nr 223, poz. 1458 ze zm.), ustawy Kodeks Pracy (jt.: Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.) oraz
Regulaminu naboru na wolne stanowisko urzędnicze (zarządzenie nr 15/2009 Dyrektora z dnia
15.06.2009 r.);
- na podstawie § 15 pkt. 3 Regulaminu organizacyjnego opracowano procedurę podnoszenia
kwalifikacji w MOPS (Zarządzenie nr 22/2010 Dyrektora z dnia 20.12.2010 r.), stosownie do
zapisów regulaminu kierownik działu kadr i administracji winien sporządzać program szkoleń
oraz w porozumieniu z Głównym księgowym plan finansowy szkoleń oraz sporządzać roczne
sprawozdanie z odbytych szkoleń – w roku 2011 oraz na 2012 rok (dot. planów szkoleń) nie
sporządzono powyższych dokumentów;
- szczegółowe wymagania dotyczące kwalifikacji pracowników zatrudnianych w MOPS,
warunki wynagradzania, warunki wypłacania dodatków, premii, nagród, odpraw zawarte są
w Regulaminie wynagradzania pracowników Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej
13
w Stargardzie Szczecińskim zawartym w zarządzeniu dyrektora nr 17/2009 z dnia 30.06.2009 r.
ze zm.;
- w MOPS zatrudniono na dzień 01.03.20121 r. - 132 osoby (tj.: 128,2 etatów), sprawdzono
13 akt osobowych pracowników - szczegółowo w załączniku nr 13;
- Regulamin organizacyjny MOPS określa organizację wewnętrzną, zasady działania oraz
zakres spraw załatwianych przez komórki organizacyjne (zarządzenie nr 8/2010 Dyrektora z dnia
02.07.2010 r.) – na podstawie powyższego zobowiązano kierowników działów do zapoznania
podległych im pracowników z treścią regulaminu (również dostępny na stronie internetowej
MOPS); powyższy regulamin wymaga zmian i aktualizacji w niektórych aspektach dotyczących
realizowanych zadań, np.: nadzoru nad realizacją zadań zleconych organizacjom pozarządowym
i inicjowaniu działań w tym zakresie; czy też braku zadania dot. organizacji i funkcjonowania
pieczy zastępczej, wynikające z nowelizowanej ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy
zastępczej (Dz. U. z 2011 nr 149, poz. 887) itd.;
- Regulamin Pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa
i obowiązki pracodawcy i pracowników (Zarządzenie nr 21/2009 Dyrektora z dnia 26.08.2009 r.)
- zobowiązano kierowników działów do zapoznania podległych im pracowników z treścią
regulaminu – potwierdzenia u kierowników działów;
- pracownicy posiadają na piśmie opis stanowiska pracy, zakres obowiązków, uprawnień
i odpowiedzialności, przydział czynności, wymiar wynagrodzenia stosownie do zasad zawartych
w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996 roku w sprawie zakresu
prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r., Nr 62, poz. 286 ze zm.
(uchybienia szczegółowo w załączniku nr 13);
- system zastępstw pracowników opracowano dla kierowników działów (w myśl zarządzenia
nr 24/2010 Dyrektora MOPS z dnia 21.12.2010 r.), dla pozostałych zatrudnionych stosownie do
§ 13 ust. 2 pkt 16 cyt. wyżej Regulaminu organizacyjnego z dnia 02.07.2010 r. opracowano
zasady zastępstw pracowników w poszczególnych działach (dział świadczeń rodzinnych
i alimentacyjnych z dnia 01.03.2012 r., dział realizacji pomocy społecznej z dnia 02.09.2009 r.,
dział pomocy środowiskowej z dnia 01.04.2011 r., dział księgowości z dnia 13.10.2009 r., dział
kadr i administracji z dnia 15.11.2010 r., dział dodatków mieszkaniowych z dnia 01.10.2011 r.);
- pełnomocnictwa i upoważnienia: dyrektor posiada pełnomocnictwo Prezydenta Miasta Stargard
Szczeciński do składania w imieniu Gminy-Miasto oświadczeń woli, dokonywania czynności
prawnych i udzielania dalszych pełnomocnictw; także inni pracownicy na podstawie
upoważnienia Prezydenta Miasta; Dyrektor udziela upoważnień do dokonywania czynności
pracownikom - stosowne dokumenty znajdują się w aktach osobowych pracowników, nie
prowadzi się odrębnego rejestru upoważnień i pełnomocnictw;
- praca podlega ocenie stosownie do Regulaminu okresowej oceny pracowników
samorządowych zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych, (szczegółowo w: zarządzeniu
nr 16/2009 Dyrektora z dnia 20.06.2009 r.) – stosownie do postanowień § 11 regulaminu arkusze
oceny winne być włączane do akt osobowych (sprawdzone akta osobowe nie zawierają arkuszy
ocen pracowników samorządowych - szczegółowo w załączniku nr 13); w myśl § 16 ust. 6
regulaminu organizacyjnego, zastępca dyrektora dokonuje oceny okresowej podległych
kierowników działów, z przytoczonego regulaminu nie wynika kto dokonuje oceny okresowej
zastępcy dyrektora i pozostałych kierowników działów – myśl art. 27 ust. 2 cyt. ustawy
o pracownikach samorządowych oceny takiej na piśmie dokonuje bezpośredni przełożony;
14
- pracownicy i jednostka podlegają także ocenie klientów, w myśl zarządzenia 4/2011 Dyrektora
z dnia 17.01.2011 r. (klienci ośrodka wypełniają anonimowo ankiety) – Dyrektor na bieżąco
analizuje ankiety;
Cele i zarządzanie ryzykiem
- misją jest umożliwienie osobom i rodzinom przezwyciężenie trudnych sytuacji życiowych,
których nie są w stanie pokonać, wykorzystując własne uprawnienia, zasoby i możliwości, przede
wszystkim poprzez podejmowanie działań zmierzających do życiowego usamodzielnienia osób
i rodzin oraz ich integracji ze środowiskiem;
- cele i zadania jednostki sformułowano w następujących dokumentach: statucie Miejskiego
Ośrodka Pomocy Społecznej (nadany uchwałą nr XLII/480/10 Rady Miejskiej z dnia 29.06.2010
roku ze zm.), planie dochodów i wydatków na dany rok, strategii rozwiązywania problemów
społecznych, realizowanego projektu partnerskiego, systemowego „Integracja społeczna
w powiecie stargardzkim”;
- stosownie do zarządzenia nr 7/2011 Dyrektora z dnia 21.01.2011 r. w sprawie organizacji
i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej oraz Procedury zarządzania ryzykiem w Miejskim
Ośrodku Pomocy Społecznej kierownicy działów sporządzają rejestr ryzyk i celów na rok 2011
(oraz na 2012 rok) dla każdego z działów, w którym wskazano cele, zadania, identyfikuje się
ryzyko związane z realizacją zadania, określa się reakcję na ryzyko (podjęte działania
zapobiegawcze lub naprawcze) oraz wskazuje się osobę odpowiedzialną za wdrożenie działań
naprawczych lub zapobiegawczych;
- zgodnie ze standardem B.8. Analiza ryzyka - zidentyfikowane ryzyka należy poddać
analizie, mającej na celu określenie prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka
i możliwych jego skutków, należy określić akceptowany poziom ryzyka – w jednostce brak
analizy ryzyka o cechach wskazanych w standardzie – (wyjaśnienie w załączniku nr 12);
- na podstawie cytowanego zarządzenia nr 7/2011 (szczegółowo w załączniku nr 12 - Procedurze
zarządzania ryzykiem w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej) w jednostce powołano zespół
ds. zarządzania i monitorowania ryzyka, który dokonuje analizy arkuszy rejestrów celów i ryzyk;
- kierownicy sześciu działów sporządzili na podstawie pkt 6 przywołanej wyżej Procedury
zarządzania ryzkiem deklarację za rok 2011 dotyczącą oceny realizacji zadań i zarządzania
ryzykiem wewnętrznym (według wzoru wskazanego w załączniku nr 2 procedury);
- w jednostce nie wskazuje się mierników realizacji celów – powyższa powinność wynika ze
standardu B.6. (wyjaśnienie w załączniku nr 12);
- proces zarządzania ryzykiem jest dokumentowany w zakresie wyżej wskazanym;
Mechanizmy kontroli
- wewnętrzna dokumentacja systemu kontroli zarządczej jest tworzona w wyniku przestrzegania
norm określonych w procedurach wewnętrznych, instrukcjach, wytycznych, zakresach
obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników; dokumentacja jest dostępna
u Kierownika działu kadr i administracji lub u kierowników działów w sprawach dotyczących ich
zakresu działania;
- jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochrony przed
uszkodzeniem bądź utratą zasobów określają: Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów
księgowych (zarządzenie nr 05/09 Dyrektora z dnia 06.01.2009 r. ze zm.); Jednolity rzeczowy
wykaz akt (zarządzenie nr 26/2008 r. Dyrektora z dnia 31.12.2008 r.); Instrukcja kasowa
15
(zarządzenie nr 20/2011 z dnia 26.08.2011 r.) wraz z wykazem osób upoważnionych do
zatwierdzania źródłowych i zastępczych dowodów wypłat; Instrukcja inwentaryzacyjna
(zarządzenie nr 5 z dnia 30.04.2002 r.) – wnioski w sprawie ostatniej przeprowadzonej
inwentaryzacji - szczegółowo wyżej;
- dokumentacja rachunkowości jednostki zawarta jest w polityce rachunkowości (zarządzenie
nr 20/2010 Dyrektora MOPS z dnia 20.12.2010 r.) i obejmuje: zasady prowadzenia ksiąg
rachunkowych, zakładowy plan kont, zasady budowy analityki kont, wykaz symboli
dokumentów księgowych, powiązanie kont kosztów rodzajowych z klasyfikacją budżetową, opis
systemu przetwarzania danych, opis systemu ochrony danych i ich zbiorów (w tym: zasady
zabezpieczenia dostępu, zasady postępowania w przypadku naruszenia zabezpieczenia systemu,
opracowano procedurę awaryjną w razie nieprawidłowej pracy systemu finansowo - księgowego)
– brak informacji o pouczeniu odpowiednich pracowników;
- w polityce rachunkowości wskazuje się: miejsca (dokładnie wymienia się numery pomieszczeń)
w których dokonuje się przetwarzania danych przy użyciu sprzętu komputerowego, system
finansowo – księgowy Fleks (szczegółowy opis systemu zawarty jest w instrukcji producenta),
użytkowników systemu, wyznacza się administratora bezpieczeństwa informacji – starszy
informatyk (stosowne upoważnienie na podstawie zarządzenia nr 17/04 Dyrektora z dnia
30.12.2004 r. w sprawie wyznaczenia administratora bezpieczeństwa informacji – brak w aktach
osobowych informacji o przyjęciu i stosowaniu), sposoby zabezpieczenia systemu
informatycznego (tj.: hasła dostępu, urządzenia podtrzymujące napięcie, program antywirusowy
sprawdza system nie rzadziej niż co 30 dni);
- cały budynek MOPS objęty jest dozorem elektronicznym;
- Dyrektor, Główny księgowy oraz kierownicy działów zapewniają odpowiedni nadzór nad
realizacją zadań przez pracowników – stosownie do zakresu zadań wymienionych w Regulaminie
organizacyjnym;
- pracownicy na podstawie § 7 Regulaminu kontroli zarządczej zobowiązani są do samokontroli;
- w myśl Regulaminu kontroli wewnętrznej (zarządzenie nr 10/2005 Dyrektora z dnia
14.06.2005 r.) kontrolę funkcjonalną sprawują Główna księgowa oraz kierownicy działów;
zobowiązani są również do sporządzania półrocznych planów kontroli (w: § 2 regulaminu), które
zatwierdza dyrektor (w: § 5 regulaminu), także składają dyrektorowi pisemne sprawozdania
z kontroli (w: § 9 regulaminu) – w 2011 roku zaplanowano i przeprowadzono kontrole
w następujących działach: dział finansowo - księgowy, dział świadczeń rodzinnych
i alimentacyjnych, dział kadr i administracji, dział usług opiekuńczych (brak planów
i sprawozdań z trzech działów - w jednostce zadania realizuje siedem działów);
- szczególną częścią kontroli zarządczej jest kontrola finansowa, obejmująca: zapewnienie
przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania
zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, badanie i porównanie stanu faktycznego
ze stanem wymaganym, w zakresie gromadzenia oraz wydatkowania środków publicznych,
sprawdzenie czy projektowane wydatki znajdują pokrycie w planie finansowym,
przeprowadzania okresowej inwentaryzacji składników mienia; na podstawie kontroli gospodarki
finansowej w zakresie wskazanej w części 1 protokołu – istniejące mechanizmy kontrolne są
wystarczające (szczegółowe uregulowania zawarto w: polityce rachunkowości, zarządzeniu nr
15/2010 dyrektora z dnia 20.12.2010 r. w sprawie dysponowania środkami pieniężnymi
Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej i zarządzeniach dotyczących gospodarki finansowej);
- udzielanie zamówień publicznych; w roku 2011 przeprowadzono dwa postępowania w trybie
przetargu nieograniczonego tj.:
16
- przetarg nieograniczony na zorganizowanie i przeprowadzenie szkoleń w ramach partnerskiego
projektu systemowego „Integracja społeczna w powiecie stargardzkim”, współfinansowanego
przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki, poddziałanie 7.1.1. i upowszechnianie aktywnej integracji przez
ośrodki pomocy społecznej; wartość zamówienia 187.200,00 zł, termin składania ofert –
21.04.2011 godz. 1000 , złożono 15 ofert z tego wykluczono trzech wykonawców, oraz odrzucono
dwie oferty, powołano komisję przetargową – członkowie komisji złożyli oświadczenie w trybie
art. 17 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych dnia 29.01.2004 roku, ogłoszenie
o zamówieniu publicznym zamieszczono w BIP w dniu 12.04.2011 r., tablicy ogłoszeń MOPS
w Stargardzie Szczecińskim (oraz SIWZ) oraz na stronie internetowej MOPS na okres od 12.04 –
21.04. 2011 r., wybrano oferty na podstawie jedynego kryterium – ceny, we wszystkich częściach
przetargu, umowy zawarto w formie pisemnej, umowa jest zgodna co do świadczenia
wykonawcy z treścią oferty, nie dokonano zmian umowy z naruszeniem art. 144 ustawy,
ogłoszenie o udzieleniu zamówienia publicznego zamieszczono w BZP w dniu 25.05.2011 r.,
sprawozdanie sporządzono na druku ZP-PN; nie wnosi się uwag;
- przetarg nieograniczony na przyjmowanie i wypłatę świadczeń pieniężnych dla
świadczeniobiorców MOPS w Stargardzie Szczecińskim wartość zamówienia 230.000,00 zł,
termin składania ofert – 28.03.2011 r. 1000 , złożono 3 oferty, z tego wykluczono 2 wykonawców,
oraz odrzucono 2 oferty, powołano komisję przetargową – członkowie komisji złożyli
oświadczenie w trybie art. 17 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych dnia 29.01.2004 roku,
ogłoszenie o zamówieniu publicznym zamieszczono w BIP w dniu 14.03.2011 r., tablicy
ogłoszeń MOPS w Stargardzie Szczecińskim (oraz SIWZ) oraz na stronie internetowej MOPS na
okres 14-28.03.2011 r., wybrano oferty na podstawie jedynego kryterium- ceny, umowę zawarto
w formie pisemnej, umowa jest zgodna co do świadczenia wykonawcy z treścią oferty, nie
dokonano zmian umowy z naruszeniem art. 144 ustawy PZP, ogłoszenie o udzieleniu
zamówienia publicznego zamieszczono w BZP w dniu 06.05.2011 r., sprawozdanie sporządzono
na druku ZP-PN - nie wnosi się uwag;
- w trybie art. 98 ustawy PZP w dniu 23.02.2012 r., Prezesowi UZP złożono sprawozdanie roczne
ZP-SR1 o udzielonych zamówieniach publicznych w roku 2011 (wartość udzielonych zamówień
– 304.048,80 zł);
Informacja i komunikacja
- w jednostce nie istnieje sformalizowany system obiegu informacji, przepływ informacji
wewnętrznych odbywa się poprzez przekazywanie informacji ustnie, pisemnie, drogą
elektroniczną (w tym BIP, e-dok) oraz w trakcie narad i spotkań dyrektora, kierowników działów
z pracownikami;
- jednostka posiada własną stronę WWW;
Monitorowanie i ocena
- stosownie do § 13 cytowanego wyżej Regulaminu kontroli zarządczej Dyrektor zobowiązał
kierowników działów, w ramach bieżących obowiązków, do monitorowania skuteczności
kontroli zarządczej i jej poszczególnych elementów, oraz bieżącego rozwiązania
zidentyfikowanych problemów;
17
- osoby odpowiedzialne zobowiązane są do przekazywanie według właściwości wszelkich
informacji, które mogą wpłynąć na ocenę kontroli zarządczej: różnic inwentaryzacyjnych,
oszustw i manipulacji, uwag zewnętrznych organów nadzoru i kontroli, skarg;
- wyniki kontroli służą do: ustalenia czy nastąpiło naruszenie dyscypliny finansów publicznych,
naruszenie innych ustaw czy procedur, wszczynania postępowań wyjaśniających
i dyscyplinarnych, usuwania stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobiegania ich
powstawaniu, doprowadzania do zgodności postępowania z przepisami prawa;
- stosownie do standardu E.20, zaleca się co najmniej raz do roku przeprowadzenie samooceny
systemu kontroli zarządczej przez osoby zarządzające i pracowników – samoocena winna być
udokumentowana – w jednostce dokonuje się samooceny w formie ankiety samooceny kontroli
zarządczej, pracownicy anonimowo wypełniają ankiety – ich analizę przeprowadza dyrektor;
- wyniki monitorowania oraz przeprowadzonych audytów i kontroli są podstawą do oceny
działania kontroli zarządczej.
18
Na tym czynności kontrolne zakończono.
Integralną częścią protokołu jest protokół z kontroli kasy, przeprowadzonej w dniu 06 marca
2012 roku.
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej Danuta Bojarska została poinformowana
o przysługującym jej na podstawie zarządzenia nr 386/2008 Prezydenta Miasta Stargardu
Szczecińskiego z dnia 22 października 2008 roku o prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty
podpisania protokołu – zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu.
Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach (jeden w formie elektronicznej),
z których jeden pozostawiono w jednostce kontrolowanej.
W treści protokołu dokonano następujących poprawek:
............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
Protokół podpisano bez zastrzeżeń / z zastrzeżeniami na piśmie co do:
............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
które załączono do protokołu.
Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod pozycją .............
Stargard Szczeciński, dnia ....................... 2012 roku.
19