Pobierz - um.stargard.pl

Transkrypt

Urząd Miejski
Wydział Kontroli
i Nadzoru Właścicielskiego
w Stargardzie Szczecińskim
Protokół z kontroli problemowej
w Muzeum w Stargardzie Szczecińskim
Stargard Szczeciński
Daty skrajne: od.................. do....................
Urząd Miejski
w Stargardzie Szczecińskim
Wydział Kontroli
i Nadzoru Właścicielskiego
MK.1712.21.2012.2.3
- do użytku zewnętrznego -
Protokół
z przeprowadzonej kontroli problemowej w Muzeum w Stargardzie Szczecińskim
w okresie od 20 sierpnia 2012 roku do 31 sierpnia 2012 roku przez Zastępcę Naczelnika
Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego oraz podinspektora Wydziału Kontroli
i Nadzoru Właścicielskiego działających na podstawie upoważnienia nr 38/2012 z dnia 06
sierpnia 2012 roku Prezydenta Miasta Stargard Szczeciński.
Zakres kontroli:
1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia dotacji
budżetowych w wybranych okresach 2012 roku.
2. Wdrożenie kontroli zarządczej.
Dyrektorem Muzeum w Stargardzie Szczecińskim jest Marcin Majewski, powołany
Zarządzeniem Nr 476/2007 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia
31 października 2007 roku.
Główną Księgową w Muzeum jest Teresa Czajewska zatrudniona od 01 września 2005 roku
na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze godzin pracy.
Podczas kontroli wyjaśnień udzielała:
1. Teresa Czajewska - Główna Księgowa.
2
1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia
dotacji budżetowych w II kwartale 2012 roku.
Temat sprawdzono w oparciu o dokumenty źródłowe, tj.: raporty kasowe, wyciągi
bankowe, faktury VAT, rachunki, polecenia wyjazdu służbowego, urządzenia księgowe
i sprawozdawczość za II kwartał 2012 roku.
Ogółem koszty w II kwartale 2012 roku wyniosły 281.097,24 zł. Poniższa tabela zawiera
szczegółowy wykaz zrealizowanych kosztów w badanych miesiącach:
Lp.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Wyszczególnienie
Amortyzacja środków trwałych do 3.500,00 zł
Materiały
Energia
Usługi obce
Wynagrodzenia
Świadczenia na rzecz pracowników
Ubezpieczenia społeczne
Fundusz Pracy i FGŚP
Podatki i opłaty
Usługi bankowe
Podróże służbowe krajowe
Podróże służbowe zagraniczne
Pozostałe koszty
Zakup książek do biblioteki
Zakup eksponatów muzealnych
Wydatki ogółem
Plan na 2012
rok
14.000,00
32.400,00
60.000,00
176.700,00
785.795,00
24.000,00
110.032,00
18.350,00
523,00
3.400,00
12.000,00
10.000,00
25.000,00
10.000,00
24.400,00
1.306.600,00
Wykonanie za
II kwartał 2012
roku
3.293,39
8.507,77
10.104,11
17.097,43
167.670,66
6.200,72
23.654,21
3.203,28
64,00
1.316,00
5.194,21
3.269,95
6.733,43
4.625,42
20.162,66
281.097,24
%
23,52
26,26
16,84
9,68
21,34
25,84
21,50
17,46
12,24
38,71
43,29
32,70
26,93
46,25
82,63
21,51
Ogółem przychody w II kwartale półroczu 2012 roku wyniosły 468.024,56 zł. Poniższa tabela
zawiera szczegółowy wykaz zrealizowanych przychodów w badanych miesiącach:
Lp.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Wyszczególnienie
Sprzedaż biletów i lekcje
Wynajem lokali
Sprzedaż wydawnictw
Pozostałe przychody
Ogółem przychody własne
Dotacja
Przychody ogółem
Plan na 2012
rok
16.000,00
15.000,00
12.000,00
183.700,00
226.700,00
1.080.000,00
1.306.700,00
Wykonanie za
II kwartał 2012
roku
4.857,53
5.102,79
2.689,14
91.362,82
104.012,28
260.000,00
468.024,56
%
30,36
34,02
22,41
49,73
45,88
24,07
35,82
Rozliczenie dotacji w II kwartale 2012 roku.
1.1. Stan środków na rachunku bankowym
na dzień 02.04.2012 r. (WB nr 51/2012)
14.737,89 zł
Wpływy w II kwartale 2012 roku wynosiły:
1) dotacja z Urzędu Miejskiego:
2) dotacja z Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego
260.000.00 zł
60.000.00 zł
3
3) z tytułu nadzorów archeologicznych
4) wpłaty ze sprzedaży wydawnictw i biletów wstępu do Muzeum
5) za wynajem lokali
6) za energię elektryczną wykorzystana na placu budowy
7) zwrot podatku VAT
8) przeksięgowanie środków
9) opłata pocztowa
10) wpłata na rachunek bankowy
11) odsetki bankowe
9.532,80 zł
765,94 zł
1.506,32 zł
5.051,29 zł
7.478,00 zł
7.655,29 zł
10,00 zł
3.500,00 zł
143,75 zł
Razem:
355.643,39 zł
Ogółem przychody:
370.381,28 zł
Rozchody w II kwartale 2012 roku wynosiły:
1) opłaty i prowizje bankowe
2) wynagrodzenia pracowników
3) nagroda jubileuszowa
4) wypłacone świadczenia urlopowe
5) ekwiwalent za urlop
6) potrącenia z list płac, w tym:
− składki Commercial Union, PZU
− spłata pożyczek KZP
1.160,00 zł
91.190,51 zł
4.282,00 zł
3.587,72 zł
569,00 zł
7) przekazane składki na ubezpieczenia społeczne
8) przekazany podatek od osób fizycznych PIT 4
9) wynagrodzenie z tytułu umowy o dzieło
10) dotacja z Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego
11) zapłacone faktury i rachunki, w tym:
- zakup materiałów biurowych
- zakup środków czystości
- badania lekarskie pracowników
- zakup książek do biblioteki
- zakup eksponatów muzealnych, grafiki
- monitoring obiektu
- wykonanie plakatów, nadruków, banerów i folderów
- reklama na autobusach MZK i w gazecie lokalnej
- energia cieplna
- wywóz odpadów
- energia elektryczna
- rozmowy telefoniczne
- Internet
- obsługa prawna
- opłata za wynajęcie sali na konferencję
- opieka technologiczna systemów informatycznych
- obsługa techniczna portalu internetowego
- naprawa systemu antywłamaniowego
- naprawa oświetlenia
- usunięcie awarii elektrycznej i hydraulicznej
55.978,22 zł
10.583,00 zł
6.250,00 zł
60.000,00 zł
3.676,08 zł
5.020,00 zł
2.979,89 zł
395,88 zł
510,00 zł
4.500,31 zł
6.215,77 zł
461,25 zł
3.387,43 zł
1.298,04 zł
13.644,53 zł
756,76 zł
3.645,94 zł
1.560,65 zł
208,71 zł
4.428,00 zł
2.000,00 zł
1.217,70 zł
360,00 zł
905,28 zł
738,00 zł
2.300,10 zł
4
- usługi transportowa
- opłata za kserokopię i oprawę dokumentów
- prenumerata czasopism i zakup komentarza do ustaw
- roczny abonament programu LEX (II rata)
- opłata za certyfikat kwalifikacyjny
- zakup czytnika kodu kreskowego
- zakup kwiatów i ziemi doniczkowej
- zakup licencji programu Bibliotekarza Muzeum
- za wodę i ścieki
- szkolenie z zakresu księgowości
Ogółem rozchody:
Stan środków na rachunku bankowym
na dzień 30 czerwca 2012 r. (WB nr 103/2012)
246,00 zł
202,80 zł
561,00 zł
799,50 zł
170,97 zł
913,00 zł
337,04 zł
1.600,00 zł
572,02 zł
280,00 zł
299.493,10 zł
70.888,18 zł
1.2. Stan środków w kasie na dzień 01.04.2012 roku
6.479,54 zł
Kontrolą objęto raporty kasowe za kwiecień, maj i czerwiec 2012 roku:
−
−
−
−
−
−
RK nr 7/2012 za okres od 01-13.04.2012 roku,
RK nr 12/2012 za okres od 22-30.06.2012 roku.
Na przychody składały się:
- wpłaty za bilety i wydawnictwa
- wpłata za wynajem pomieszczeń
- wpłata z tytułu rozliczenia zaliczki
- wpłata za kserokopie wydawnictwa
- wpłata za nadzór archeologiczny
7.744,60 zł
8.527,45 zł
1.524,22 zł
18,00 zł
2.000,00 zł
Razem przychody:
19.814,27 zł
Ogółem przychody:
26.293,81 zł
Na rozchody składały się:
- zakup materiałów dla konserwatora
- koszty podróży służbowych krajowych
- koszty podróży służbowych zagranicznych
- zakup materiałów biurowych
- wypłata ekwiwalentu za pranie,
- zakup książek i wydawnictw
- zakup kwiatów doniczkowych
- materiały na lekcje dla dzieci i wystawy
- wydatki na reprezentację
- znaczki i opłaty pocztowe
1.272,00 zł
3.565,97 zł
794,17 zł
412,21 zł
330,00 zł
284,75 zł
287,16 zł
1.450,92 zł
1.144,11 zł
851,30 zł
5
- opłata parkingowa
- zaliczki
- zakup płyt DVD
- zakup obuwia profilaktycznego i dopłata do okularów
- wpłata do banku
- oprawa dokumentów
- opracowanie graficzne map
- ryczałt samochodowy
- wpłata na stoisko „Magiczna ulica”
- zakup środków czystości
328,00 zł
5.200,00 zł
174,37 zł
705,00 zł
3.500,00 zł
142,81 zł
900,00 zł
492,24 zł
20,00 zł
458,86 zł
Razem rozchody:
Stan środków w kasie na dzień 30.06.2012 r.
(RK nr 12/2012 za okres od 22-30.06.2012 r.)
22.313,87 zł
3.979,94
zł
1.3. Ewidencja syntetyczna wybranych kont Księgi Głównej.
1) Saldo konta 101 „Kasa” na dzień 30.06.2012 roku wynosiło po stronie:
Wn - 3.979,94 zł
Symbol
konta
101
Obroty za II kwartał
2012 roku
Wn
Ma
19.814,27
22.313,87
Obroty narastająco
od początku roku
Wn
Ma
44.726,62
40.746,68
Saldo na dzień
30.06.2012 roku
Wn
Ma
3.979,94
-
Saldo konta jest zgodne z raportem kasowym nr 12/2012 z 30 czerwca 2012 roku.
2) Saldo konta 131 „Rachunek bieżący samorządowych zakładów budżetowych”
na dzień 30.06.2012 roku wynosiło po stronie:
Wn -70.888,18 zł
Symbol
konta
131
2012 roku
Wn
Ma
355.643,39
299.493,10
Obroty narastająco
od początku roku
Wn
Ma
681.327,92
610.439,74
Saldo na dzień
30.06.2012 roku
Wn
Ma
70.888,18
-
Saldo konta jest zgodne z WB nr 090/2012 z dnia 30.06.2012 roku.
3) Saldo konta 200 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” na dzień 30.06.2012 roku
wynosiło po stronie:
Wn - 12.993,11 zł
Symbol
konta
200
2012 roku
Wn
Ma
99.271,95
94.274,52
Obroty narastająco
od początku roku
Wn
Ma
220.778,20
207.785,09
Saldo na dzień
30.06.2012 roku
Wn
Ma
19.805,28
6.812,17
Saldo konta stanowi załącznik nr 1 do protokołu.
6
4) Saldo konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” na dzień
30.06.2012 roku wynosiło po stronie:
Wn - 15.183,49 zł
Symbol
konta
221
2012 roku
Wn
Ma
2.888,51
12.299,72
Obroty narastająco
od początku roku
Wn
Ma
35.326,82
20.143,33
Saldo na dzień
30.06.2012 roku
Wn
Ma
15.183,49
-
Saldo konta stanowią należności z tytułu podatku VAT.
5) Saldo konta 225 „Rozrachunki z budżetami” na dzień 30.06.2012 roku wynosiło
po stronie:
Ma - 5.785,00 zł
Symbol
konta
225
2012 roku
Wn
Ma
10.621,00
13.038,00
Obroty narastająco
od początku roku
Wn
Ma
33.653,00
39.438,00
Saldo na dzień
30.06.2012 roku
Wn
Ma
5.785,00
Saldo konta stanowi podatek od dochodów osobistych PIT-4 za czerwiec 2012 roku
zapłacony dnia 18 lipca 2012 roku - WB nr 115/2012.
6) Saldo konta 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” na dzień 30.06.2012 roku
Ma - 19.014,72 zł
Symbol
konta
229
2012 roku
Wn
Ma
55.978,22
56.565,88
Obroty narastająco
od początku roku
Wn
Ma
128.137,87
147.152,59
Saldo na dzień
30.06.2012 roku
Wn
Ma
19.014,72
Saldo konta stanowią składki na ubezpieczenia społeczne za czerwiec 2012 roku zapłacone
dnia 13 lipca 2012 roku - WB nr 112/2012.
7) Saldo konta 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” na dzień 30.06.2012 roku
Wn - 3.331,70 zł
Symbol
konta
234
2012 roku
Wn
Ma
17.060,82
16.680,32
Obroty narastająco
od początku roku
Wn
Ma
33.928,68
30.596,98
Saldo na dzień
30.06.2012 roku
Wn
Ma
3.331,70
-
Saldo konta stanowią należności z tytułu powierzenia pracownikowi widokówek do sprzedaży.
8) Saldo konta 400 „Koszty według rodzajów” na dzień 30.06.2012 roku wynosiło
po stronie:
Wn - 584.880,12 zł
Symbol
konta
400
2012 roku
Wn
Ma
266.750,26
2.580,37
Obroty narastająco
od początku roku
Wn
Ma
591.172,79
6.292,67
Saldo na dzień
30.06.2012 roku
Wn
Ma
584.880,12
-
7
Analityka „Kosztów według rodzajów”:
-
konto 401 amortyzacja
konto 402 amortyzacja wartości niematerialnych i prawnych
konto 411 materiały
konto 419 energia
konto 426 usługi transportowe
konto 427 usługi remontowe
konto 429 usługi obce
konto 431 wynagrodzenia
konto 432 świadczenia na rzecz pracowników
konto 445 ubezpieczenia społeczne
konto 461 opłaty administracyjne
konto 462 usługi bankowe
konto 463 podróże służbowe
konto 464 wydatki na reprezentację i reklamę
30.878,16 zł
1.504,26 zł
23.558,39 zł
37.712,68 zł
578,19 zł
1.873,37 zł
40.687,88 zł
358.566,75 zł
9.200,58 zł
60.200,03 zł
64,00 zł
2.256,00 zł
13.909,37 zł
3.890,46 zł
W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono co następuje:
1. Do raportu kasowego dołączone były dowody źródłowe tj.: faktury, wnioski o zaliczkę,
bankowe dowody wpłat, KP oraz rozliczenie poleceń wyjazdów służbowych
(krajowych i zagranicznych).
W dwóch przypadkach nie wypłacono przysługującej połowy diety wynikającej
z tytułu wyjazdu służbowego trwającego od 8 do 12 godzin.
Wyjaśnienie Głównej Księgowej stanowi załącznik nr 2 do protokołu.
Nieterminowość wpłat za wynajem pomieszczeń i media wobec Muzeum. Kwota
w wysokości 17.105,28 zł stanowi należność (ochrona danych). Wpłaty z powyższego
tytułu dokonywane są z pięciomiesięcznym opóźnieniem. Odsetki naliczane są
prawidłowo i uiszczane wraz z zaległymi wpłatami. Ostatnia wpłata za wynajem
pomieszczeń i media wraz z odsetkami wpłynęła do kasy Muzeum 01.08.2012 roku
za miesiąc marzec 2012 roku.
Wyjaśnienie Dyrektora Muzeum stanowi załącznik nr 3 do protokołu.
2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia
w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu
w księgach (dekretacja) oraz osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
3. Faktury VAT i rachunki zakupu opisane były pod względem celowości, formalnym,
rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty.
4. Dowody KP opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej,
odbierającej i sprawdzającej.
5. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny.
6. Pogotowie kasowe dla Muzeum w Stargardzie Szczecińskim zostało ustalone
w wysokości 5.000,00 złotych (słownie: pięć tysięcy złotych). Nie stwierdzono
przekroczenia kwoty pogotowia kasowego.
7. Terminowość odprowadzania składek ZUS za kwiecień, maj i czerwiec 2012 roku.
8
Miesiąc i rok
kwiecień -2012
maj -2012
czerwiec -2012
Nr WB
75/2012
93/2012
112/2012
Data przekazania
14.05.2012 r.
14.06.2012 r.
13.07.2012 r.
8. Terminowość odprowadzania podatku od osób fizycznych za kwiecień, maj i czerwiec
2012 roku.
Miesiąc i rok
kwiecień - 2012
maj - 2012
czerwiec - 2012
Nr WB
78/2012
96/2012
115/2012
Data przekazania
18.05.2012 r.
19.06.2012 r.
18.07.2012 r.
Polityka rachunkowości.
Zarządzeniem nr 10/2009 Dyrektora Muzeum w Stargardzie Szczecińskim z dnia 17 grudnia
2009 roku wprowadzono zasady (politykę) rachunkowości opracowaną w oparciu o:
1) ustawę o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej z dnia 25 października
1991 roku (Dz.U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123 z późn. zm.),
2) ustawę o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku (Dz.U. z 2009 r. Nr 152,
poz. 1223 z późn. zm.).
Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów Muzeum w Stargardzie Szczecińskim obowiązuje
od 15 grudnia 2000 roku i ustala zasady dokumentowania zdarzeń gospodarczych, obiegu
kontroli dokumentów oraz określa ich drogę między poszczególnymi działami.
Zakładowy plan kont obowiązujący w Muzeum w Stargardzie Szczecińskim obejmuje
następujące konta:
1) konta bilansowe:
zespołu: „0”- 011, 020, 071, 073, 080, 093
„1” - 101, 102, 131, 132, 133, 135, 140
„2” - 200, 221, 222, 225, 229, 231, 232, 234, 240, 241, 243, 244, 245, 249, 280
„3” - 300, 310, 330, 341, 342, 343
„4” - 401, 402, 410, 411, 419, 422, 426, 427, 429, 430, 431, 432, 445, 461, 462,
463, 464, 465, 469, 490
„6” - 643, 649
„7” - 700, 702, 710, 732, 740, 741, 742, 750, 751, 752, 753, 760, 761, 770, 771
„8” - 800, 820, 841, 842, 853, 860, 870, 871
„9” - Ewidencja pozostała - 950
2) konta pozabilansowe:
950 - wydatki strukturalne z podziałem na poszczególne kody zgodnie z klasyfikacją
wydatków strukturalnych.
2. Wdrożenie kontroli zarządczej.
Stosownie do art. 69 ust. 1 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia
2009 roku (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) zapewnienie funkcjonowania adekwatnej,
skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków kierownika jednostki.
9
Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności zgodności działalności
z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania,
wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego
postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji oraz zarządzania ryzykiem.
Zarządzeniem nr 21/2011 Dyrektora Muzeum w Stargardzie Szczecińskim z dnia
30 grudnia 2011 roku w sprawie funkcjonowania systemu kontroli zarządczej określono
podstawowe wymagania funkcjonowania kontroli zarządczej. W następstwie kontroli
gospodarki finansowej, ewidencji księgowej, sprawozdań finansowych, akt osobowych,
obowiązujących regulaminów i zarządzeń oraz wyjaśnień Dyrektora jednostki stwierdza się,
że działania jednostki pozostają w zgodzie ze standardami kontroli zarządczej dla sektora
finansów publicznych ogłoszonymi w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia
16 grudnia 2009 roku (Dz.U. Nr 15, poz. 84). W Muzeum, zgodnie z cytowanymi
standardami, elementy kontroli zarządczej zostały przedstawione w pięciu grupach:
a) środowisko wewnętrzne,
b) cele i zarządzanie ryzykiem,
c) mechanizmy kontroli,
d) informacja i komunikacja,
e) monitorowanie i ocena.
A. Środowisko wewnętrzne
Właściwe środowisko wewnętrzne w sposób zasadniczy wpływa na jakość kontroli
zarządczej. Pracownicy Muzeum mają świadomość, że ich praca jest służbą publiczną,
a celem nadrzędnym jest dobro osób korzystających z usług Muzeum. W kontaktach z ludźmi
pracownicy zachowują się uprzejmie, są pomocni i udzielają odpowiedzi na skierowane do
nich pytania wyczerpująco i dokładnie. Pracownicy dbają o dobre stosunki międzyludzkie,
przestrzegają zasad zachowania właściwych człowiekowi o wysokiej kulturze osobistej,
w miejscu pracy i poza nim. Działania pracowników Muzeum oparte są na zasadach:
• uprzejmości i życzliwości w kontaktach z osobami korzystającymi z usług Muzeum
i współpracownikami,
• bezinteresowności,
• uczciwości,
• odpowiedzialności,
• dbałości o dobre imię Muzeum i pracowników,
• godnego zachowania w miejscu pracy i poza nim.
Pracownicy będący świadkami poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązani są
powiadomić o tym Dyrektora Muzeum.
Każdy pracownik zobowiązany jest do:
• posiadania odpowiednich kwalifikacji i wiedzy wymaganej na danym stanowisku,
ciągłego doskonalenia się w zakresie wykonywanych obowiązków, między innymi
uczestnictwo w szkoleniach, poprzez czytanie specjalistycznej prasy,
• zapoznania się w sposób rzetelny z dokumentacją kontroli zarządczej, którą stanowią
regulaminy, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków,
uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne.
Każdy pracownik Muzeum otrzymuje w formie pisemnej, powierzone mu, precyzyjnie
określone zakresy uprawnień i obowiązków. Przyjęcie zakresu obowiązków jest potwierdzone
podpisem pracownika.
10
B. Cele i zarządzanie ryzykiem
Jasne określenie misji może sprzyjać ustaleniu hierarchii celów i zadań oraz
efektywnemu zarządzaniu ryzykiem. Zarządzanie ryzykiem ma na celu zwiększenie
prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań. W Zarządzeniu Nr 13/2011
Dyrektora Muzeum z dnia 15 listopada 2011 roku w sprawie zasad i trybu wyznaczania celów
(misji) Muzeum określono podstawowe funkcje stałe:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
gromadzenie zbiorów;
opracowywanie zgromadzonych zbiorów i materiałów dokumentacyjnych;
przechowywanie zgromadzonych muzealiów;
organizowanie i prowadzenie badań naukowych w zakresie dyscyplin w nim
reprezentowanych;
prowadzenie działalności wystawienniczej;
prowadzenie działalności oświatowej;
prowadzenie biblioteki fachowej;
prowadzenie działalności wydawniczej;
prowadzenie współpracy z muzeami na terenie kraju oraz poza jego granicami.
W Muzeum dokonano rocznej oceny pracy Muzeum pod względem zagrożeń mogących
przeszkodzić w realizacji celów i zadań. Kategorie ryzyka przedstawiono w formie tabeli,
podzielone na pięć obszarów, tj.: czynniki związane z zarządzaniem, czynniki wynikające
z rodzaju działalności, czynniki finansowe, czynniki zewnętrzne oraz dotyczące systemów
informatycznych. Przy poszczególnych kategoriach określono: identyfikację ryzyka, skutek
ryzyka (efekt lub rezultat wystąpienia ryzyka), prawdopodobieństwo wystąpienia,
skalę/istotność ryzyka oraz rodzaj reakcji - ocena. Przy ocenie prawdopodobnych skutków
ryzyka przyjęto skalę punktową od 0 do 4. Średnia prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka
wyniosła 1,19 a średnia skutku ryzyka wyniosła 2,25.
C. Mechanizmy kontroli
Standardy w tym zakresie stanowią zestawienie podstawowych mechanizmów, które
mogą funkcjonować w ramach systemu kontroli zarządczej. Nie tworzą one jednak
zamkniętego katalogu, ponieważ system kontroli zarządczej powinien być elastyczny
i dostosowany do specyficznych potrzeb jednostki. Mechanizmy kontroli powinny stanowić
odpowiedź na konkretne ryzyko. Koszty wdrożenia i stosowania mechanizmów kontroli nie
powinny być wyższe niż uzyskane dzięki nim korzyści. Dokumentację kontroli zarządczej
w Muzeum w tym zakresie stanowi Statut oraz zarządzenia wewnętrzne, między innymi:
• dokumentacja ogólna, tj. regulamin organizacyjny, polityka rachunkowości oraz instrukcja
obiegu i kontroli dokumentów,
• dokumentacja dotycząca pracy i wynagrodzenia,
• dokumentacja dotycząca ochrony mienia podczas działalności bieżącej,
• dokumentacja dotycząca ochrony mienia podczas zdarzeń nadzwyczajnych.
Istotą wspólną czynności kontrolnych jest zbadanie stanu faktycznego i porównanie go
z obowiązującą dla niego normą oraz ustalenie odchyleń od tej normy.
System kontroli zarządczej w Muzeum obejmuje:
• samokontrolę (kontrola własnej pracy),
• kontrolę funkcjonalną (kontrola w ramach powierzonych pracownikom obowiązków
oraz kontrola wykonywana w ramach nadzoru przez osoby na stanowiskach
11
•
kierowniczych),
kontrola instytucjonalna (kontrola wykonywana przez wyspecjalizowaną jednostkę
zewnętrzną).
Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy zatrudnieni w Muzeum bez
względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy.
Kontrola funkcjonalna wykonywana jest przez pracowników zatrudnionych na
stanowiskach funkcyjnych oraz na innych stanowiskach biorących udział w realizacji
określonych zadań, operacji, procesów, itp., których obowiązki wykonywania kontroli
funkcjonalnej zostały określone w zakresach czynności służbowych, bądź którzy do
wykonywania tej kontroli zostali zobligowani na podstawie innych przepisów.
Kontrola finansowa, jako część systemu kontroli zarządczej obejmuje:
• zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzenie wstępnej oceny
celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,
• badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia
środków publicznych, dokonywanie wydatków ze środków publicznych, udzielania
zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych,
• rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych,
• zatwierdzenie (autoryzacja) operacji finansowych przez dyrektora jednostki lub osoby
przez niego upoważnionej,
• weryfikacja operacji gospodarczych przed i po realizacji.
Kontrola realizowanych operacji finansowych i gospodarczych wykonywana jest
poprzez:
• kontrolę rachunkową i formalną,
• kontrolę merytoryczną,
• kontrolę pod względem zgodności z prawem dokumentów, umów, porozumień,
• kontrolę zabezpieczenia mienia przed zniszczeniem, uszkodzeniem i kradzieżą,
• zgodność realizowanych procedur z przepisami o zamówieniach publicznych (w razie
powołania komisji przetargowej w celu przygotowania i przeprowadzenia postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego).
D. Informacja i komunikacja
Osoby zarządzające oraz pracownicy powinni mieć zapewniony dostęp do informacji
niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków. System komunikacji powinien
umożliwić przepływ potrzebnych informacji wewnątrz jednostki, zarówno w kierunku
pionowym jak i poziomym. Efektywny system komunikacji powinien zapewnić nie tylko
przepływ informacji, ale także ich właściwe zrozumienie przez odbiorców.
W Muzeum na bieżąco przekazuje się wszelkie informacje dotyczące działalności
jednostki; wewnętrznego i zewnętrznego otoczenia.
Dyrektorowi Muzeum przekazywane są wszelkie informacje, które mogą mieć znaczenie
dla osiągnięcia celów działalności.
Pracownicy nie są obojętni na przekazywane im informacje o problemach dotyczących
usług lub działalności Muzeum.
12
E. Monitorowanie i ocena
System kontroli zarządczej powinien być oceniany między innymi pod względem
skuteczności jego działania, możliwości jego ulepszania a także przydatności w zapobieganiu
nieprawidłowościom, stratom lub złemu zarządzaniu. Ponadto powinien podlegać bieżącemu
monitorowaniu i ocenie.
W Muzeum na bieżąco ocenia się jakość działania systemu kontroli zarządczej. Dyrektor
w ramach wykonywania bieżących obowiązków monitoruje skuteczność kontroli zarządczej
i jego poszczególnych elementów, a zidentyfikowane problemy rozwiązywane są na bieżąco.
Do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej zobowiązani są także inni pracownicy
na stanowiskach funkcyjnych.
Dyrektor Muzeum złożył oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za 2011 rok stanowiące
załącznik nr 4 do protokołu.
13
Na tym czynności kontrolne zakończono.
Integralną częścią jest protokół z kontroli kasy, przeprowadzonej w dniu 22 sierpnia 2012
roku.
Dyrektor Muzeum w Stargardzie Szczecińskim Marcin Majewski został poinformowany
o przysługującym mu, na podstawie zarządzenia nr 386/2008 Prezydenta Miasta Stargardu
Szczecińskiego z dnia 22 października 2008 roku z późniejszymi zmianami prawie zgłoszenia
w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu - zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do
protokołu.
Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach (w tym jeden w wersji
elektronicznej) - jeden pozostawiono w kontrolowanej jednostce.
W treści protokołu dokonano następujących poprawek:
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
Protokół podpisano bez zastrzeżeń/z zastrzeżeniami co do:
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
które włączono do protokołu.
Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod pozycją ................. .
Stargard Szczeciński, dnia ......................... 2012 roku.
14

Pobierz - um.stargard.pl

Transkrypt

Podobne dokumenty

Sposób pierwszy:

Wniosek o zamknięcie Konta SGB24

prawo do posiadania konta w banku

O Ś W I A D C Z E N I E 1