magna international inc

KODEKS ETYKI ZAWODOWEJ
WYTYCZNE DOT. PODARUNKÓW
I ROZRYWKI
MAGNA INTERNATIONAL INC.
WYTYCZNE DOT. PODARUNKÓW I ROZRYWKI
Oferowanie i przyjmowanie podarunków biznesowych oraz form
rozrywki jest często odpowiednim sposobem dla wspólników
biznesowych na okazanie uprzejmości i szacunku, zakładając, że
wartość podarunków jest uzasadniona i nie mają one na celu
niesłusznego wpływania na działania biznesowe lub urzędowe.
Wytyczne te dotyczą Magna International Inc., wszystkich jej
spółek zależnych i oddziałów („Magna”) i całego personelu
Magna, w tym członków zarządu, funkcjonariuszy i pracowników,
oraz konsultantów Magna, niezależnych wykonawców i agentów.
Jeśli
nie
zabrania
pracownicy
i przyjmować
biznesowe,
dla/od
prawo,
mogą
oferować
uzasadnione
podarunki
uprzejmości
wspólników
zakładając,
tego
że
mają
i
rozrywkę
biznesowych,
one
wartość
symboliczną i są stosowne w danych
okolicznościach. Podarunki biznesowe
i rozrywka w skromnej skali stanowią
legalne narzędzia budowania dobrych
relacji
biznesowych.
Na
rozrywka (i) oferowane są zgodnie z przyjętymi
praktykami biznesowymi, w tym niniejszymi
wytycznymi, (ii) nie są przewidziane jako
łapówka, (iii) są zgodne z obowiązującym
prawem i (iv) nie przyniosą szkody Magna lub jej
pracownikom,
jeżeli
zostaną
ujawnione
publicznie. Każdy pracownik mający wątpliwości
odnośnie do przyzwoitości lub legalności
oferowania lub przyjmowania danego podarunku
powinien poradzić się Radcy Prawnego Grupy
lub Regionalnego lub Dyrektora ds. zgodności
z prawem Magna.
„Podarunki i rozrywka” to jakiekolwiek
stanowiące wartość prezenty, w tym:
przykład
okazyjne zaproszenie na lub przyjęcie
o produkty;
o usługi;
posiłków, drobnych pamiątek firmowych
o posiłki i napoje;
o użycie pojazdów
i obiektów wakacyjnych;
o bilety na
imprezy;
o wydatki na podróż;
o transport;
o odpowiedniki w gotówce
(karty lub bony
podarunkowe);
i biletów na wydarzenia sportowe lub
inne może być stosowne w pewnych
okolicznościach.
Wymiana podarunków lub zapewnianie rozrywki
z reguły nie będą uznawane za naruszenie
Kodeksu etyki zawodowej, kiedy podarunki lub
Magna International Inc.
Wytyczne dot. podarunków i rozrywki
1
o zniżki;
o nagrody.
o gotówka;
o
o
Przypadki niedozwolone
Ważne, by podarunki i rozrywka nigdy:
o nie
wpływały
nadmiernie
na
podejmowanie decyzji biznesowych;
o powodowały, że inni oczekują zbytniego
wpływu; lub
oceny. Nie ma ustalonej kwoty, kiedy podarunek
staje się niestosowny. Niestosowność zależy od
intencji i celu zaoferowania, nie od wartości
w gotówce. Generalnie, im wyższa wartość
pieniężna podarunku lub uprzejmości, tym
większy
poziom
transparentności
jest
wymagany. Oferowanie lub przyjmowanie
podarunków lub wszelkich form rozrywki musi
być zawsze zgodne z prawem i lokalną praktyką
biznesową. Ponadto większość klientów Magna
ma surowe kodeksy postępowania odnośnie do
podarunków
wiążące
ich
pracowników
i dostawców. Wszelkie oferowane pracownikom
klientów podarunki lub rozrywka powinny mieć
miejsce, jeśli wyraźnie na to zezwalają
wewnętrzne przepisy klientów.
Urzędnicy państwowi
o tworzyły
potencjalnych
interesów.
konfliktów
Obowiązkiem
pracownika
jest
ochrona
wizerunku
Magna
przed
domniemaniem
niestosownego zachowania. Pracownicy Magna
muszą zatem zachować ostrożność przy
oferowaniu lub przyjmowaniu podarunków i form
rozrywki, by zapewnić, że decyzje biznesowe są
podejmowane w sposób uczciwy, zgodny ze
stosownym prawem oraz leżą w najlepszym
interesie firmy.
Każde oferowanie lub zapewnienie podarunków
i rozrywki na rzecz urzędników państwowych
niesie ze sobą szczególne ryzyko i może być
zabronione przez prawo. Nigdy nie powinniście
oferować lub zapewniać podarunków lub
rozrywki urzędnikom państwowym, jeśli nie
skonsultowaliście się i nie otrzymaliście
pisemnej
zgody
ze
strony
wyższego
kierownictwa Grupy lub Magna, Radcy
Prawnego Grupy lub Regionalnego czy też
Dyrektora ds. zgodności z prawem Magna (zob.
również wytyczne Magna dot. łapówek
i niestosownych korzyści majątkowych).
Dozwolone przypadki
Podarunki i rozrywka mogą być oferowane lub
przyjmowane, wyłącznie gdy:
o są uzasadnione;
o okazjonalne;
o mają symboliczną wartość; i
o są rejestrowane odpowiednio i w sposób
transparentny w raportach wydatków
i dokumentacji księgowej Magna.
Właściwa ocena
Określenie tego, co akceptowalne, jest kwestią
Magna International Inc.
Chińscy przedstawiciele krajowych OEM i wielu
pracowników krajowych dostawców w Chinach
są uznawani za urzędników państwowych
w myśl prawa antykorupcyjnego, ponieważ ich
pracodawcy są traktowani jako przedsiębiorstwa
skarbu państwa lub kontrolowane przez
państwo. Zatem, należy zachować szczególną
ostrożność odnośnie do podarunków i rozrywki
zapewnianych
lub
przyjmowanych
od
wspólników biznesowych w Chinach.
Pracownicy mogą od czasu do czasu spotkać
się z prośbą opłacenia za posiłków i wydatków
na podróż przedstawicieli mediów, prasy czy
agencji prasowych, związane z relacjami
medialnymi z legalnych działań biznesowych,
jak wypuszczenie nowego produktu, technologii
lub otwarcie Działu. Pracownicy powinni
zachować
szczególną
ostrożność
przy
kontaktach
z
przedstawicielami
mediów
Wytyczne dot. podarunków i rozrywki
2
w Chinach, Rosji i innych krajach, gdzie media
są zwykle własnością państwa lub kontrolowane
przez nie i gdzie przedstawiciele prasy są
traktowani jak urzędnicy państwowi. W takich
przypadkach należy podjąć określone kroki, by
zapewnić, że legalne wydatki nie są traktowane
jako łapówki, w przypadku bezpośredniego
opłacenia wydatków zamiast ich zwrotu na rzecz
przedstawiciela mediów. Pracownicy powinni
skonsultować
się
z
Funkcjonariuszem
finansowym Grupy lub Korporacji, Radcą
prawnym
Grupy
lub
Regionalnym
lub
Dyrektorem ds. zgodności z prawem Magna,
jeśli zaistnieje taka sytuacja.
Pod żadnym pozorem nie można ubiegać się
o podarunki lub wszelkiego typu rozrywkę od
dostawcy, klienta lub innej strony, z którą Magna
prowadzi interesy. Generalnie, nie jest
akceptowane oferowanie ani przyjmowanie
gotówki
lub
odpowiedników
w
postaci
podarunków poza
bardzo
ograniczonymi
okolicznościami, i musi to mieć miejsce po
uprzedniej autoryzacji (patrz poniżej).
Pomocne wskazówki
oferowane danym podmiotom, a nie
osobom. Kiedy jednostce oferuje się podróż
lub rozrywkę, upewnić się, że cel wyjazdu
jest rzeczywiście realizowany oraz że
wyjazd oraz czas trwania pobytu są
uzasadnione
powodami
biznesowymi
realizowanymi w dobrej wierze.
 Należy pamiętać, że wyższe standardy
i surowe przepisy mają zastosowanie do
oferowania podarunków lub rozrywki
w przypadku
urzędników
państwowych
(zob. również Wytyczne Magna dot. łapówek
i niestosownych korzyści majątkowych).
 Starać się zrozumieć i zweryfikować, czy
przedstawiciele danej firmy lub mediów są
urzędnikami lub pracownikami państwowymi
przed
zaoferowaniem
podarunku lub
wszelkiego typu rozrywki.
 Oceniać możliwość konfliktu interesów przy
oferowaniu i przyjmowaniu podarunków lub
rozrywki.
podarunku lub uprzejmości niezgodnych
z naszymi praktykami.
 Upewniać się, że podarunki lub formy
rozrywki są uzasadnione, mają okazyjny
charakter i skromną wartość, oraz zgodne
są z obowiązującym prawem, regulacjami
i zwyczajami lokalnymi. Stosować właściwą
ocenę co do kwestii, co jest „uzasadnione”,
mając na uwadze, że lokalna miara
„skromnej” wartości jest względna i jest
funkcją średniego dochodu na danym
obszarze i tamtejszego standardu życia.
 Prosić o radę i uprzednią zgodę kierownika,
członka wyższego kierownictwa Grupy,
Radcę prawnego Grupy lub Regionalnego
lub Dyrektora ds. zgodności z prawem
Magna, gdy ktoś zaoferuje Wam lub
rozważacie zaoferowanie podarunku lub
formy rozrywki, która może przekraczać
symboliczną wartość.
artykułujcie praktyki Magna
w zakresie oferowania i przyjmowania
podarunków i rozrywki na początku nowej
relacji
biznesowej,
zwłaszcza
przy
Magna International Inc.
 Upewnić się, że podarunki i rozrywka są
 Trzeba być gotowym, by uprzejmie odmówić
ZAWSZE…
 Wyraźnie
możliwych różnicach norm kulturowych.
 Traktować
podarunki
lub
rozrywkę
oferowaną przez pośrednika lub osobę
trzecią
tak
samo
jak
oferowaną
bezpośrednio.
 Upewnić się, że podarunki i rozrywka
oferowane lub przyjmowane są właściwie
rejestrowane i uzasadniane w dokumentacji
firmowej.
 Skontaktować się z Radcą Prawnym Grupy
lub Regionalnym, prawnikiem Magna lub
Dyrektorem ds. zgodności z prawem Magna
w przypadku wątpliwości lub pytań dot.
stosowności oferowania podarunków lub
rozrywki.
 Utrzymywać dokumentację wszystkich zgód
na podarunki lub rozrywkę, odnotowując cel,
nazwy stron i charakter oraz wartość
podarunku lub rozrywki.
Wytyczne dot. podarunków i rozrywki
3
 Rozważyć, czy zgoda jest konieczna od
podmiotu reprezentowanego przez osobę
zapraszaną.
×
Prosić lub pozyskiwać w jakikolwiek sposób
podarunków lub form rozrywki od dostawcy,
klienta, partnera lub innej strony, z którą
Magna prowadzi interesy. Dotyczy to
zarówno wyraźnych próśb, jak i stwarzania
wrażenia, że propozycja podarunku lub
rozrywki byłaby pożądana.
×
Osobiście płacić za podarunek lub rozrywkę
w celu uniknięcia przestrzegania norm
Magna.
NIGDY NIE NALEŻY…
×
×
×
Przekazywać podarunku lub
rozrywki zabronionej prawem.
oferować
Przekazywać podarunku lub oferować
rozrywki w celu wywarcia wpływu na decyzję
biznesową, z oczekiwaniem otrzymania
czegokolwiek wartościowego w zamian, lub
jeśli oferowane rzeczy przekroczą wartość
symboliczną i są niezgodne z przyjętą
praktyką.
Przyjmować podarunku lub rozrywki, kiedy
takie postępowanie utrudniłoby uczciwą
i bezstronną
ocenę
tego,
kiedy
przekroczona jest wartość symboliczna lub
jest to sprzeczne z powszechnie przyjętymi
praktykami
biznesowymi.
Nie
wolno
oferować lub przyjmować zabronionych
podarunków lub form rozrywki, takich jak:
o gotówka
(z
bardzo
nielicznymi
wyjątkami wymienionymi poniżej) lub
czeki;
NALEŻY UWAŻAĆ NA…

Wymianę podarunków lub form rozrywki
z przedstawicielami konkurencji Magna,
ponieważ takie działanie może powodować
rzeczywisty
lub
postrzegany
konflikt
interesów lub może sprawiać wrażenie
zachowania łamiącego prawo konkurencji.

Oferowanie lub otrzymywanie gotówki (lub
odpowiedników gotówki) jako podarunek,
ponieważ
takie
postępowanie
jest
akceptowalne
wyłącznie
w
bardzo
nielicznych okolicznościach. Oferowanie lub
przyjmowanie gotówki jest akceptowalne
wyłącznie, kiedy jest okazjonalne i przy
spełnieniu poniższych kryteriów:
o zniżki na produkty lub usługi, nie dla
wszystkich pracowników dostępne;
o podarunki lub rozrywka o niestosownym
charakterze lub w nieodpowiednich
miejscach; lub
o podarunki i rozrywka niemające na celu
przyspieszenia uzasadnionego celu lub
relacji biznesowej.
×
Oferować lub przyjmować podarunków,
przysług lub rozrywki od dowolnej osoby lub
podmiotu podczas przetargów, negocjacji
lub przyznawania kontraktów. Nie wlicza się
tu posiłków zapewnionych przez doradców
lub konsultantów działających na rzecz
firmy.
Magna International Inc.
Wytyczne dot. podarunków i rozrywki
o poinformowaliście kierownika na piśmie
o proponowanej gotówce, a kierownik
udzielił
Wam
wcześniejszego
pisemnego upoważnienia do takiego
działania;
o kwota jest symboliczna (tj. nie
przekracza
równowartości
50 USD
w walucie lokalnej) i, jeśli dotyczy, kiedy
członek
kierownictwa
Magna
International
z
przydzieloną
odpowiedzialnością
dla
Waszego
Regionu (1) może akceptować kwoty
nieprzekraczające 500 USD;
o kwota proponowana w ramach powyżej
określonego limitu jest całkowicie
zgodna z lokalnym zwyczajem i nie jest
uznawana za nadmierną;
4
o oferujący pracownik Magna został
formalnie
zaproszony
lub
jest
uzasadnione oczekiwanie, że pojawi się
na
stosownym
wydarzeniu
i bezpośrednio
składa
propozycję
w powiązaniu z taką obecnością;
DODATKOWE INFORMACJE:
o nie ma bezgotówkowej alternatywy,
która byłaby równie akceptowalna
zgodnie z lokalnymi normami;
o oferowanie takie nie jest zabronione
przez lokalne prawo;
o Aby uzyskać więcej informacji lub
zasięgnąć porady, proszę kontaktować
się
z
Radcą
Prawnym
Grupy,
Regionalnym Radcą Prawnym lub z
Radcą Prawnym Kierownictwa Magna.
Marzec 2013
o propozycja nie jest pomyślana jako
łapówka dowolnego rodzaju;
o propozycja nie jest składana żadnemu
urzędnikowi
państwowemu
na
jakimkolwiek
szczeblu,
w
tym
pracownikowi
przedsiębiorstwa
państwowego. Dla większej pewności,
na pracowniku Magna składającym
propozycję
spoczywa
obowiązek
aktywnej weryfikacji, czy odbiorca jest
pracownikiem
przedsiębiorstwa
państwowego;
o pełna kwota propozycji i tożsamość
przyjmującego jest w sposób jasny
i dokładny odnotowana w dokumentacji
finansowej danej Grupy, oddziału lub
innej jednostki organizacyjnej w sposób
umożliwiający czytającemu określenie,
do czego odnosi się kwota; i
o łączna roczna ilość oferowanej gotówki
pojedynczej osobie, biorąc pod uwagę
przestrzeganie norm kulturowych nie
przekracza 150 USD dla dowolnego
roku podatkowego, chyba, że wyższa
kwota łączna dla danego roku
fiskalnego
nie
przekraczająca
1500 USD została zatwierdzona przez
kierownictwo Magna International, jak
określono powyżej.
Magna International Inc.
Wytyczne dot. podarunków i rozrywki
5