pobierz plik ()

WPROWADZANIE DROBNYCH ZMIAN W PROJEKTACH PARASOLOWYCH
Projekty powinny być wdrażane zgodnie z zapisami umów grantowych oraz informacjami
przedstawionymi w opisach projektów. Każda zmiana umowy grantowej lub jej załączników powinna
być wprowadzana pisemnie poprzez podpisanie addendum do umowy. Umowa grantowa może być
modyfikowana wyłącznie w okresie jej wykonywania (execution period). Jeśli beneficjent chce
wprowadzić zmianę do umowy, powinien w tym celu wystąpić do Wspólnej Instytucji Zarządzającej
(WIZ) z pisemnym wnioskiem na 30 dni przed wejściem w życie zmiany, chyba, że istnieją jakieś
szczególne okoliczności uniemożliwiające dochowanie tego terminu, które zostały udowodnione
przez beneficjenta i zaakceptowane przez WIZ.
Niemniej jednak, zgodnie z artykułem 9.2 Warunków Ogólnych dla projektów wybranych w 3 naborze
wniosków (General Conditions) istnieje też możliwość wprowadzania do projektów drobnych zmian,
które nie wymagają podpisania addendum do umowy. Pamiętać należy jednak, że takie zmiany
w żadnym wypadku nie mogą wpływać na podstawowy cel projektu.
1. DROBNE ZMIANY W BUDŻECIE
Beneficjenci projektów parasolowych mogą wprowadzać zmiany poniżej 15% danej kategorii
budżetowej w budżecie zarządzania parasolem/budżecie mikroprojektu. Ten sposób wprowadzania
zmian nie dotyczy jednak kategorii budżetowych 8. Rezerwa na nieprzewidziane wydatki
oraz 10. Koszty administracyjne.
Wpływ finansowy tych zmian powinien być ograniczony do przesunięć między liniami w obrębie
jednej kategorii budżetowej lub przesunięć między głównymi kategoriami budżetowymi do 15%
kwoty każdej z kategorii, której dotyczy zmiana. Zmiana może być związana z usunięciem
lub wprowadzeniem kosztów, wprowadzając nowe koszty należy jednak zawsze pamiętać
o przestrzeganiu kryteriów kwalifikowalności. Każda nowo wprowadzona linia powinna być też ściśle
związana z celami projektu i niezbędna do właściwego wdrożenia zaplanowanych w projekcie działań.
Każda zmiana do 15% (zarówno pierwsza, jak i każda kolejna) powinna odnosić się do budżetu
załączonego do umowy grantowej bądź budżetu zmodyfikowanego przez addendum, jeśli taka
modyfikacja miała miejsce (nie może odnosić się do budżetu zmodyfikowanego przez poprzednią
zmianę do 15%). Obowiązkiem beneficjenta jest zapewnienie, że suma kolejnych zmian
nie przekracza progu 15% odpowiedniej kategorii budżetowej.
Celem uniknięcia pomyłek i błędów technicznych wskazane jest, by przed wprowadzeniem zmian
beneficjent skonsultował je z Wspólnym Sekretariatem Technicznym (WST). W tym celu beneficjent
powinien przesłać do WST edytowalne wersje oraz skany (z podpisami upoważnionych osób)
następujących dokumentów:
Formularz 1 – informacja nt. drobnych zmian w projekcie parasolowym (dostępny na:
http://pl-by-ua.eu/en,13,86);
Formularz 3 – tabela realokacji w budżecie (dostępny na: http://pl-by-ua.eu/en,13,86);
Skorygowany budżet (aneks III do umowy grantowej). Cały budżet w elektronicznej wersji
edytowalnej oraz skany – części b1 (z dopiskiem w nagłówku: Ważne od: data, od której
zmiany wchodzą w życie) i konkretnego skorygowanego budżetu (część b2 i/lub budżet(y)
mikroprojektu(-ów) z części b3). Każdy z tych dokumentów powinien być podpisany przez
upoważnioną osobę.
WST zweryfikuje zaproponowane zmiany i prześle do beneficjenta ewentualne uwagi. WST będzie
prowadził także rejestr zmian dla każdego projektu parasolowego. Jednocześnie beneficjent projektu
(partner wiodący projektu parasolowego) także powinien prowadzić swój rejestr zmian
i przechowywać całą związaną z nimi korespondencję.
Wraz z najbliższym raportem finansowym, beneficjent dostarczy do WST trzy zestawy
ww. dokumentów w oryginalnych wersjach papierowych (dla wszystkich zmian, które były
wprowadzone w okresie objętym danym raportem). Oddzielne Formularze 1 i 3 powinny być
dostarczone dla każdej zmiany (czyli oryginalne wersje przesyłanych wcześniej do WST skanów)
i jeden budżet uwzględniający wszystkie zmiany.
Za konsultacje z WST oraz wprowadzanie do budżetu projektu parasolowego zmian do 15%
w budżecie mikroprojektu odpowiada beneficjent projektu parasolowego.
Beneficjent i partnerzy powinni uregulować między sobą przepływ informacji i dokumentów
związanych z wprowadzaniem zmian.
WIZ zastrzega sobie prawo do niezaakceptowania wprowadzonych zmian.
2. DROBNE ZMIANY W OPISIE PROJEKTU
Beneficjent może wprowadzić także drobne zmiany w opisie projektu pod warunkiem, że nie ma
to wpływu na podstawowy cel projektu.
Zmiany nazw partnerów mikroprojektów oraz drobne zmiany w opisach działań są możliwe
z założeniem jednak, że nie będą one w żadnym stopniu zmieniały celów szczegółowych i celu
ogólnego projektu.
Wskazane jest, by przed wprowadzeniem zmian beneficjent skonsultował je z WST. W tym celu
powinien przesłać do WST edytowalne wersje oraz skany (z podpisem upoważnionej osoby)
następujących dokumentów:
Formularz 1 – wspomniany powyżej;
Skorygowany opis projektu (aneks I do umowy grantowej) z dopiskiem na pierwszej stronie:
Ważne od: (data, od której zmiany wchodzą w życie) i podpisem upoważnionej osoby
na ostatniej stronie.
Wraz z najbliższym raportem finansowym, beneficjent dostarczy do WST trzy zestawy
ww. dokumentów w oryginalnych wersjach papierowych (dla wszystkich zmian, które były
wprowadzone w okresie objętym danym raportem). Oddzielne Formularze 1 powinny być
dostarczone dla każdej zmiany (czyli oryginalne wersje przesyłanych wcześniej do WST skanów)
i jeden opis projektu uwzględniający wszystkie zmiany.
WIZ zastrzega sobie prawo do niezaakceptowania wprowadzonych zmian.
3. ZMIANY NAZWY INSTYTUCJI BENEFICJENTA, ADRESU REJESTRACJI, DANYCH RACHUNKU
BANKOWEGO I AUDYTORA
W przypadku zmiany nazwy instytucji beneficjenta, adresu jego rejestracji lub danych rachunku
bankowego, beneficjent powinien niezwłocznie pisemnie powiadomić o tym WIZ i przesłać do niej
zaktualizowany formularz osobowości prawnej (Legal Entity Form) i/lub formularz identyfikacji
finansowej (Financial Identification Form).
Beneficjent może zmienić dane audytora wskazanego w art. 5.2 Warunków Szczegółowych (Special
Conditions). W tym celu powinien przesłać do WST pismo wskazujące nowego audytora projektu
wraz z dokumentami potwierdzającymi spełnienie przez niego warunków Aneksu VII do umowy
grantowej.
W sytuacji, gdy na etapie podpisania umowy grantowej WIZ nieznane były fakty podważające
niezależność oraz profesjonalizm audytora wskazanego w art. 5.2 Warunków Szczegółowych, WIZ
zastrzega sobie prawo żądania zmiany tego audytora.