ZMIANY UMOWY O DOFINANSOWANIE

ZMIANY UMOWY O DOFINANSOWANIE
Celem tego dokumentu jest zaprezentowanie możliwości modyfikacji projektu, które mogą być
wprowadzone do umowy o dofinansowanie w ramach Programu Współpracy Transgranicznej ENPI
Litwa-Polska-Rosja 2007-2013
Podstawowymi zasadami dotyczącymi modyfikacji projektu są zmiany, które mogą być wprowadzone
na wniosek Beneficjenta, szczeble decyzyjne oraz dokumenty uzupełniające wymagane dla każdego
typu zmiany zostały poniżej opisane.
Ostatnia część dotyczy wykorzystania zidentyfikowanych oszczędności w budżetach realizowanych
projektów.
PODSTAWOWE ZASADY
Umowy o dofinansowanie mogą być modyfikowane w uzasadnionych przypadkach w okresie ich
obowiązywania, jeżeli okoliczności wdrażania projektu zmieniły się znacząco od momentu podpisania
umowy o dofinansowanie (art. 9 Warunków Ogólnych). Jeżeli wnioskowano o wprowadzenie zmian,
następujące zasady muszą być przestrzegane:
wszystkie zmiany muszą być odpowiednio uzasadnione;
umowa o dofinansowanie może być modyfikowana tylko w okresie jej obowiązywania;
modyfikacje wymagające zgody WIZ/WKM nie mogą być retroaktywne;
zmiany nie mogą być sprzeczne z zasadą równego traktowania projektów;
maksymalny poziom dofinansowania nie może być zwiększony;
w przypadku zmian wprowadzonych do budżetu należy przedstawić nowy podział budżetu.
TYPY ZMIAN
Zgodnie z:
zapisami Praktycznego Przewodnika Kontraktowania Działań Zewnętrznych UE;
Warunki Ogólne do Umowy o dofinansowanie, oraz
nota wyjaśniająca Komisji Europejskiej z 25.01.2011 dotycząca modyfikacji propozycji
projektowych w następstwie decyzji o udzieleniu dofinansowania zarówno przed jak i po
podpisaniu umowy o dofinansowanie (ref. Afres(2011)80040-25/01/2011),
zidentyfikowano dwa podstawowe typy zmian: drobne oraz istotne.
Typologia zmian, które mogą być wprowadzone przez Beneficjenta została zaprezentowana na
załączonym diagramie. Dołączona tabelka zawiera podsumowanie typów modyfikacji projektu,
odpowiednich szczebli decyzyjnych oraz dokumentów uzupełniających, które są wymagane od
Beneficjenta w związku z procedurą wprowadzania zmian. Zaprezentowana lista możliwych
modyfikacji projektu nie jest listą zamkniętą a każdy wniosek będzie oceniany indywidualnie.
Wszystkie modyfikacje Umowy o dofinansowanie są wprowadzone pod nadzorem WST.
1
I.
Drobne zmiany
Drobne zmiany są modyfikacjami, które nie mają wpływu na podstawowy cel Projektu oraz nie
wymagają aneksu do Umowy o dofinansowanie.
Zmiany te są wprowadzone do projektu na podstawie powiadomienia/wniosku Beneficjenta pod
nadzorem WST. W sytuacji opisanej w Warunkach Ogólnych do Umowy o dofinansowanie oraz/lub w
tym dokumencie WIZ rezerwuje sobie prawo do odrzucenia zmiany, o której powiadomił Beneficjent
(za pośrednictwem WST).
Drobna zmiana może mieć charakter budżetowy lub poza budżetowy.
1. Zmiany budżetowe wpływające na wskaźniki projektu o ≤ 15%
przesunięcie środków pomiędzy liniami budżetowymi ≤ 15% (poza kosztami administracyjnymi
oraz rezerwą na nieprzewidziane wydatki);
przesunięcie środków w ramach jednej linii budżetowej
Zmiany te mogą obejmować np.
usunięcie bądź wprowadzenie nowej pozycji budżetowej (ogólne zasady kwalifikowalności
powinny zostać zachowane oraz nowo utworzone pozycje powinny być ściśle związane
z celami projektu oraz niezbędne do prawidłowej realizacji planowanych działań);
zwiększenie/zmniejszenie planowanych stawek jednostkowych lub zwiększenie/zmniejszenie
liczby planowanych pozycji (w sytuacji, gdy nie są one wskaźnikami projektu) w ramach
całkowitej kwoty dofinansowania określonej w Umowie.
Na podstawie art. 9.2 Warunków Ogólnych, przesunięcia w budżecie mogą być wprowadzone na
podstawie wniosku Beneficjenta, w przypadku gdy zmiana:
nie wpływa na podstawowy cel projektu (cele oraz działania opisane w aplikacji projektowej)
oraz
wpływ finansowy jest ograniczony do przesunięcia środków pomiędzy liniami budżetowymi
lub przesunięcia pomiędzy liniami budżetowymi, których wartość jest mniejsza bądź równa
15% wartości oryginalnie wprowadzonej do linii budżetowej.
Linie budżetowej, do których można wprowadzać drobne zmiany to:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Koszty osobowe,
Koszty podróży,
Sprzęt i dostawy,
Biuro,
Inne koszty i usługi zewnętrzne,
Roboty,
Inne.
Limit 15% przesunięć środków pomiędzy liniami budżetowymi dotyczyć całego budżetu a nie tylko
budżetów rocznych.
Zmiany w liniach budżetowych nr 8 Rezerwa na nieprzewidziane wydatki oraz nr 10 Koszty
administracyjne wymaga aneksu do Umowy o dofinansowanie.
2. Zmiany poza budżetowe
Zmiany adresu, numeru konta lub audytora mogą być przekazane w formie informacji, co jednak nie
oznacza, że WIZ nie może sprzeciwić się wyborowi banku lub audytora.
Zmiany techniczne tj:
o zmiana adresu, itp.,
o zmiana szczegółów bankowych,
o zmiany w zespole projektowym,
wymagają poinformowania przez Beneficjenta w odpowiednim czasie wraz z załączonymi wszystkimi
dokumentami uzupełniającymi.
2
W sytuacji, gdy zmienia się nazwa instytucji Beneficjenta lub adres siedziby lub zmiatają się dane
bankowe, WIZ musi zostać poinformowany na piśmie oraz należy dostarczyć nową informacje
o rachunku bankowym oraz informacje o osobowości prawnej.
inne zmiany – zmiany, które mogą być wprowadzone do projektu bez aneksu do umowy
o dofinansowanie, do których WIZ ma prawo wyrazić swój sprzeciw:
o
dodatkowy personel
Dodając nowy personel zawsze wymagana jest zgoda WIZ, nawet jeśli w budżecie projektu są
wystarczające środki.
o
zmiana audytora
WIZ ma prawo wymagać, zmiany audytora o którym mowa w art. 5.2 Warunków Szczegółowych, jeżeli
okoliczności, które nie były znane podczas pospisywania Umowy poddają w wątpliwość niezależność
oraz standardy zawodowe audytora.
o
o
modyfikacja wskaźników rezultatów oraz celów szczegółowych o ≤15%
drobne zmiany w działaniach (np. przesunięcie realizacji działań pomiędzy okresami
raportowymi, drobne zmiany w opisie działań).
Drobne zmiany nie mogą zmienić szczegółowego celu projektu jak również celu ogólnego.
II. Istotne zmiany
Istotne modyfikacje Umowy muszą być wprowadzone za pośrednictwem aneksu podpisanego przez
obie strony. Zmiany te zostały podzielone na dwie grupy, w zależności czy poddają w wątpliwość
decyzję o przyznaniu dofinansowania.
1. Zmiany, które nie poddają w wątpliwość decyzji o przyznaniu dofinansowania, decyzja
może być podjęta przez WIZ, tj.
Zmiany w budżecie:
o
o
o
o
przesunięcia środków, które wpływają na wskaźniki projektu o >15%,
przesunięcia środków pomiędzy liniami budżetowymi, które stanowią więcej niż 15%
kwot wyjściowych
zmiana linii budżetowej kosztów pośrednich (koszty administracyjne) lub użycie
środków rezerwy na nieprzewidziane wydatki;
dodatkowe zewnętrze finansowanie powodujące redukcję grantu lub/oraz procentowa
redukcję dofinansowania;
Zmiany poza budżetowe, tj.
o
o
modyfikacja wskaźników rezultatów oraz celów szczegółowych o >15%,
zmiana działań nie wpływająca na zmianę celu ogólnego (np. aktualizacja zakresu
działań niezbędnych lub bezpośrednio związanych z wdrażaniem początkowej wersji
projektu oraz nie mające znacznego wpływu na ogólny cel projektu).
2. Zmiany, które mogą potencjalnie poddawać w wątpliwość decyzję o dofinansowaniu,
które wymagają decyzji WKM:
Zmiana Beneficjenta i/lub Partnera(ów)
Istotne zmiany w celach ogólnych projektu
Wydłużenie okresu wdrażania projektu – w uzasadnionych przypadkach może być wydana
zgoda na wydłużenie okresu wdrażania (na podstawie art. 11 Warunków Ogólnych).
Jednakże, data zakończenia wdrażania projektu nie może być późniejsza niż 31 grudnia 2014
roku.
Dodawanie, usuwanie, zamiana wskaźników
3
OSZCZĘDNOŚCI W PROJEKTACH
Dwa główne źródła oszczędności mogą być zidentyfikowane:
-
środki przeznaczone na rezerwę na nieprzewidziane wydatki, która może być włączona do
każdego budżetu projektu, ale może zostać użyta tylko w odpowiednio uzasadnionych
przypadkach oraz za uprzednią zgodą WIZ (aneks do Umowy);
-
oszczędności zidentyfikowane podczas realizacji projektu (głównie oszczędności po
przetargach).
Ze względu na konieczność zapewnienia pełnego wykorzystania środków Programu oraz zważywszy
na ograniczenia czasowe wynikające z obowiązku zakończenia wdrażania projektów do 31 grudnia
2014 roku, Beneficjenci powinni maksymalizować rezultaty projektów poprzez pełne wykorzystanie
przyznanych środków w ramach Umowy o dofinansowanie na rzecz grup docelowych oraz obszaru
przygranicznego.
Oszczędności zidentyfikowane w projektach podczas jego wdrażania powinny zostać wykorzystane
poprzez poszerzenie zakresu planowanych działań oraz/lub poprzez dodatkowe działania
uzupełniające w celu dostarczenia rozszerzonych rezultatów projektu. Wszystkie dodatkowe działania
i rezultaty powinny mieć charakter uzupełniający do wdrażanego projektu, zapewniając przyczynienie
się w większym stopniu od osiągnięcia celów projektu oraz silniejsze oczekiwane korzyści dla grup
docelowych oraz obszaru przygranicznego.
Zmiany Umowy o dofinansowanie mające na celu efektywne wykorzystanie środków projektu powinno
nastąpić w odpowiednio uzasadnionych przypadkach, korzystając z procedur opisanych w tym
dokumencie.
WST skontaktowało się ze wszystkimi Beneficjentami i poprosiło ich o przedstawienie informacji
dotyczącej już zidentyfikowanych oszczędności oraz planu ich wykorzystania. Odpowiedzi
Beneficjentów będą następnie przeanalizowane i zostaną przygotowane aneksy do Umów
o dofinansowanie. Spotkanie informacyjne z Beneficjentami dotyczące wykorzystania środków
zostanie zorganizowane.
Proszę kontaktować się z menadżerem projektu w WST w celu przedyskutowania planowanych
modyfikacji Państwa projektu oraz wybrania najlepszego możliwego rozwiązania zapewniającego
prawidłową realizację projektu oraz pełne wykorzystanie przyznanego dofinansowania.
4
Typology of changes in projects which may be introduced upon beneficiaries request
Typy zmian wnioskowane przez Beneficjentów
Niewielkie zmiany
Zmiany poza
budżetowe
Zmiany budżetowe
niewpływające na wskaźniki
projektu
Przesunięcia środków pomiędzy liniami
budżetowymi ≤15% oprócz: kosztów
administracyjnych oraz rezerwy na
nieprzewidziane wydatki)
Przesunięcie środków w
ramach jednej linii
budżetowej
Istotne zmiany
Zmiany
techniczne
Zmiana adresu
itp
Zmiana danych
bankowych
Zmiany w zespole
projektowym
Zmiany niepoddające w
wątpliwość decyzji o
dofinansowaniu
Inne
zmiany
Dodatkowy
personel
Zmiana
audytora
Zmiana wskaźników
szczegółowych celów
oraz rezultatów
projektu o ≤15%
Niewielka zmiana w
działaniach
Zmiany
budżetowe
Wpływające na
wskaźniki celów i
rezultatów projektu o
>15%
Pomiędzy liniami
budżetowymi >15%
Dotyczące kosztów
administracyjnych
oraz rezerwy na
nieprzewidziane
wydatki
Zmiany poza
budżetowe
Modyfikacja
wskaźników celów
szczegółowych
oraz rezultatów o
>15%
Zmiana działań
niewpływających
na cel ogólny
Zmiany poddające w
wątpliwość decyzji o
dofinansowaniu
Zmiana Beneficjenta
oraz/lub
Partnera(ów)
Istotna zmiana w
celach
szczegółowych
Wydłużenie okresu
wdrażania projektu
Dodanie, usunięcie
lub zamiana
wskaźnika
Dotyczące dodatkowych
funduszy zewnętrznych
5
Typy zmian wnioskowane przez Beneficjentów
Zmiany w budżecie
wpływające na wskaźniki
projektu o ≤15%
Przesunięcia środków pomiędzy liniami budżetowymi ≤15%
(oprócz: kosztów administracyjnych oraz rezerwy na nieprzewidziane wydatki)
Przesunięcie środków w ramach jednej linii budżetowej
Zmiana adresu itp
Zmiany
techniczne
Niewielkie
zmiany
Zmiana danych bankowych
Zmiany w zespole projektowym
Zmiany poza budżetowe
Dodatkowy personel
Zmiana audytora
Inne zmiany
Istotne
zmiany
Zmiany niepoddające w
wątpliwość decyzji o
dofinansowaniu
Zmiany
budżetowe
Zmiany poza
budżetowe
Zmiany poddające w
wątpliwość decyzji o
dofinansowaniu
Zmiana wskaźników szczegółowych celów oraz rezultatów projektu o
≤15%
Niewielka zmiana w działaniach (np. przesunięcie działań pomiędzy
okresami raportowymi, niewielkie zmiany opisu działań)
Wpływające na wskaźniki celów i rezultatów projektu o >15%
Pomiędzy liniami budżetowymi >15%
Dotyczące kosztów administracyjnych oraz rezerwy na nieprzewidziane
wydatki
Dotyczące dodatkowych funduszy zewnętrznych
Modyfikacja wskaźników celów szczegółowych oraz rezultatów o >15%
Zmiana działań niewpływających na cel ogólny
Zmiana Beneficjenta oraz/lub Partnera(ów)
Istotna zmiana w celach szczegółowych
Wydłużenie okresu wdrażania projektu
Dodanie, usunięcie lub zamiana wskaźnika
Poziom
podejmowania
decyzji
Beneficjent
(nadzór WST)
Beneficjent
(nadzór WST)
Beneficjent
(nadzór WST)
Beneficjent
(nadzór WST)
Beneficjent
(nadzór WST)
Beneficjent
(zgoda WIZ)
Beneficjent
(zgoda WIZ)
Beneficjent
(zgoda WIZ)
Beneficjent
(zgoda WIZ)
WIZ
WIZ
Aneks do
umowy
NIE
NIE
NIE
NIE
NIE
NIE
NIE
NIE
NIE
TAK
TAK
WIZ
TAK
WIZ
WIZ
WIZ
WKM
WKM
WKM
WKM
TAK
TAK
TAK
TAK
TAK
TAK
TAK
6