Zasady wyjazdów zagranicznych - Uniwersytet Technologiczno

Zasady wyjazdów zagranicznych - Uniwersytet Technologiczno

Załącznik do zarządzenia
Nr Z.16.2012.2013
z dnia 9 października 2012 r.
Zasady obsługi administracyjnej współpracy międzynarodowej UTP
1.
Zasady obsługi administracyjnej zagranicznych wyjazdów służbowych.
2.
Zasady delegowania pracowników na zagraniczny wyjazd służbowy.
3.
Zasady kierowania pracowników za granicę w celach naukowych, dydaktycznych
i szkoleniowych.
4.
Zasady przyjmowania gości zagranicznych.
5.
Zasady podpisywania umów o współpracy międzynarodowej.
6.
Finansowanie współpracy
międzyrządowych.
7.
Zasady organizacyjno-finansowe współpracy z zagranicą.
8.
Zasady wymiany nauczycieli akademickich w ramach Programu LLP/ ERASMUS.
9.
Zasady wymiany pracowników administracyjnych w ramach Programu LLP/ ERASMUS.
naukowej
i
naukowo-technicznej
wynikającej
z
umów
10. Zasady wymiany studenckiej w ramach Programu LLP/ERASMUS.
11. Załączniki:
 Wniosek na zagraniczny wyjazd służbowy - załącznik nr 1
 Wniosek o skierowanie na prowadzenie badań naukowych, podejmowanie działalności
dydaktycznej oraz w celach szkoleniowych załącznik nr 2
 Rozliczenie kosztów delegacji zagranicznej – załącznik nr 3
 Oświadczenie do rozliczenia podróży zagranicznej samochodem pracownika – załącznik nr 4
 Sprawozdanie z pobytu za granicą – załącznik nr 5
 Porozumienie o współpracy naukowo – dydaktycznej (wersja polskojęzyczna) - załącznik nr 6
 Porozumienie o współpracy naukowo – dydaktycznej (wersja angielskojęzyczna) – załącznik nr 7
 Bilateral Agreement – załącznik nr 8
 Wniosek o zgłoszenie tematu do programu lub protokołu wykonawczego do umowy
międzyrządowej o współpracy naukowej i naukowo-technicznej z zagranicą - załącznik nr 9
1.
Zasady obsługi administracyjnej zagranicznych wyjazdów służbowych.
1.1. Kompetencje jednostek organizacyjnych UTP.
1.1.1. Za obsługę administracyjną wyjazdów zagranicznych pracowników Uniwersytetu
Technologiczno – Przyrodniczego im. Jana i Jędrzeja Śniadeckich w Bydgoszczy
odpowiada Dział Współpracy Międzynarodowej (RGM).
1.1.2. Obsługę finansową wyjazdów zagranicznych pracowników Uniwersytetu
Technologiczno - Przyrodniczego im. Jana i Jędrzeja Śniadeckich w Bydgoszczy
prowadzi Kwestura (Sekcja Finansowa).
1.1.3. Decyzję o delegowaniu pracownika podejmuje prorektor ds. współpracy
z gospodarką i zagranicą.
1.2. Wniosek o wyjazd zagraniczny.
1.2.1. Pracownik podejmujący służbowy wyjazd zagraniczny powinien najpóźniej na 14 dni
przed planowanym terminem wyjazdu przedłożyć w RGM „Wniosek na zagraniczny
wyjazd służbowy” (zał. nr 1), lub „Wniosek o skierowanie na prowadzenie badań
naukowych, podejmowanie działalności dydaktycznej oraz w celach szkoleniowych”
(zał. nr 2) do akceptacji prorektora ds. współpracy z gospodarką i zagranicą.
1.2.2. Na wniosek pracownika prorektor ds. współpracy z gospodarką i zagranicą może
wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem osobowym niebędącym własnością
pracodawcy. W tym przypadku pracownik zobowiązany jest przedłożyć do akceptacji
prorektora ds. współpracy z gospodarką i zagranicą. Wniosek o używanie pojazdu
pracownika do celów służbowych stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia
22/2008/2009 z dnia 28 stycznia 2009 r. w sprawie zasad ustalania i wypłacania
należności przysługujących pracownikom z tytułu zwrotu kosztów korzystania
z pojazdów niebędących własnością pracodawcy do celów służbowych)
1.3. Kalkulacja kosztów zagranicznych wyjazdów służbowych.
Zasady ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży
służbowej poza granicami kraju określone są w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki
Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz.U.2002.236.1991 ze zmianami). Wysokości diety za
dobę podróży służbowej oraz limitu na nocleg w hotelu podane są w załączniku do wyżej
wymienionego Rozporządzenia.
Zgodnie z powyżej wymienionym Rozporządzeniem pracodawca ustala środek transportu
właściwy do odbycia zagranicznej podróży służbowej.
W przypadku podróży samolotem zalecane jest korzystanie z klasy ekonomicznej oraz taryfy
APEX, a także innych taryf ulgowych (bilety grupowe).
Przy kalkulowaniu kosztów służbowego wyjazdu zagranicznego należy kierować się
zasadą ponoszenia najniższych możliwych kosztów.
1.4. Czynności przygotowawcze.
1.4.1. Do obowiązków Działu Współpracy Międzynarodowej należy:
 sprawdzenie pod względem formalnym i merytorycznym „Wniosku pracownika na
wyjazd zagraniczny” oraz przedłożenie Wniosku do akceptacji prorektora ds.
współpracy z gospodarką i zagranicą,
 skierowanie do Kwestury zlecenia obsługi finansowej wyjazdu, w szczególności
przygotowania zaliczki dewizowej i złotówkowej zgodnie z przedstawioną
kalkulacją oraz dokonania opłat związanych z wyjazdem,
 pomoc w załatwieniu wiz, pomoc w dokonaniu rezerwacji i zakupu biletów na
podróż,
 przygotowanie polecenia zagranicznego wyjazdu służbowego w języku polskim i
angielskim lub informacji dotyczącej udzielenia urlopu szkoleniowego lub urlopu
bezpłatnego,
 informowanie wyjeżdżającego pracownika o obowiązujących w Uczelni przepisach
dotyczących zagranicznych wyjazdów służbowych.
1.4.2. Do obowiązków Kwestury należy:
Strona 2 z 11
 sprawdzenie „Wniosku pracownika na wyjazd zagraniczny” pod względem
zgodności zastosowanych stawek z aktualnymi przepisami; przygotowanie zaliczki
dewizowej (za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej,
w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki
w walucie obcej),
 dokonanie przedpłaty za uczestnictwo w konferencji, noclegi itp. w oparciu
o zlecenie przygotowane przez RGM,
 przygotowanie zlecenia do banku na wypłacenie zaliczki dewizowej
i uzyskanie na nim akceptacji prorektora ds. współpracy z gospodarką i zagranicą
oraz kwestora,
 złożenie zlecenia w banku przed planowanym pobraniem zaliczki przez pracownika
(z wyprzedzeniem co najmniej jednodniowym) w celu przygotowania dewiz,
 przygotowanie zaliczki w złotych.
1.4.3. Do obowiązków wyjeżdżającego pracownika należy:
 odbiór z banku zaliczki dewizowej,
 odbiór z kasy UTP zaliczki złotówkowej,
 pobranie z RGM druku „Polecenia wyjazdu na zagraniczny wyjazd służbowy”.
1.5. Rozliczenie.
1.5.1. Po powrocie do kraju pracownik zobowiązany jest w ciągu 3 dni przedłożyć
w RGM rozliczenie pobranej zaliczki dewizowej oraz związane z pobytem faktury (do
faktur podaje się pełną nazwę Uczelni, adres: ul. Kordeckiego 20, 85-225 Bydgoszcz
oraz NIP 554-031-31-07). Wymagane są również rachunki, które dotyczą wcześniej
dokonanych przedpłat (opłaty konferencyjnej, noclegów itp.). Formularz „Rozliczenie
kosztów delegacji zagranicznej” stanowi zał. nr 3.
1.5.2. Delegowany, który nie pobrał przed wyjazdem zaliczki dewizowej, występuje
o zwrot należności z tytułu zagranicznej podróży służbowej (zał. nr 3)
1.5.3. Prawidłowość naliczania kosztów potwierdza RGM, a następnie zatwierdza prorektor
ds. współpracy z gospodarką i zagranicą. Przekroczenie limitu na nocleg,
przekroczenie kosztów przedstawionych we „Wniosku na zagraniczny wyjazd
służbowy” lub brak właściwego udokumentowania wydatków fakturami, wymaga
pisemnego uzasadnienia przez delegowanego pracownika. Wyjaśnienia dotyczące
braku faktur jak i poniesienia dodatkowych kosztów musi być zaakceptowane przez
prorektora ds. współpracy z gospodarką i zagranicą.
1.5.4. Kwestura sprawdza rozliczenie oraz załączone faktury pod względem formalno –
rachunkowym i w przypadku niewykorzystania w pełni zaliczki przygotowuje dla
delegowanego zlecenie do banku na zwrot dewiz. Pracownik dokonuje zwrotu
pozostałej kwoty dewiz, wynikającej z rozliczenia zaliczki, w banku obsługującym
Uczelnię, w terminie 14 dni od powrotu z wyjazdu służbowego. W przypadku gdy
kwota zaliczki była niższa od przedłożonych w rozliczeniu kosztów, delegowany
otrzymuje równowartości dewiz w walucie polskiej (według kursu sprzedaży banku
obsługującego Uczelnię) poprzez kasę Uczelni lub na konto osobiste pracownika.
1.5.5. Niezwłocznie po powrocie z wyjazdu służbowego pracownik zobowiązany jest do
rozliczenia zaliczki złotówkowej pobranej na zakup biletów oraz w przypadku
korzystania z samochodu osobowego – rozliczenia kosztów podróży (zał. 4 do
niniejszego zarządzenia oraz zał. 2 do zarządzenia 22/2008/2009 z dnia 28 stycznia
2009 r. w sprawie zasad ustalania i wypłacania należności przysługujących
pracownikom z tytułu zwrotu kosztów korzystania z pojazdów niebędących
własnością pracodawcy do celów służbowych).
1.5.6. Po powrocie do kraju pracownik zobowiązany jest do przedłożenia „Sprawozdania
z pobytu za granicą” (zał. nr 5).
1.6. Postanowienia końcowe.
1.6.1. Dokumenty przygotowane w RGM zlecające Kwesturze obsługę finansową wyjazdu
powinny być podpisane przez pracownika wystawiającego dokument i przez
kierownika Działu.
Strona 3 z 11
1.6.2. Dział Współpracy Międzynarodowej przekazuje kopie polecenia zagranicznego
wyjazdu służbowego pracownika lub informację dotyczącą urlopu szkoleniowego
pracownika do:
 jednostki organizacyjnej, w której zatrudniony jest pracownik,
 Działu Kształcenia,
 Działu Spraw Pracowniczych i Płac,
 Kwestury.
2.
Zasady delegowania pracowników na zagraniczny wyjazd służbowy.
Zgodnie z p.1 niniejszego Zarządzenia pracownik składa wniosek o zagraniczny wyjazd służbowy
do RGM. Aby uzyskać akceptację prorektora ds. ds. współpracy z gospodarką i zagranicą, muszą
być spełnione następujące kryteria:
 Wniosek musi być zaakceptowany odpowiednio: przez dziekana wydziału, dyrektora instytutu
lub bezpośredniego przełożonego (w przypadku pracowników nie będących nauczycielami
akademickimi).
 Kalkulacja kosztów wyjazdu powinna być zatwierdzona przez dysponenta środków oraz przez
specjalistę ds. finansowo-administracyjnych wydziału.
 Dla określenia celu wyjazdu powinny być spełnione kryteria podane w poniższej tabeli:
Cel wyjazdu
Kryteria
konferencja, sympozjum, kongres, do wniosku o zagraniczny wyjazd służbowy należy dołączyć
seminarium
potwierdzenie czynnego uczestnictwa (potwierdzenie przyjęcia
referatu,
posteru)
lub
członkostwa
w
komitecie
naukowym/organizacyjnym
wyjazdy studyjne,
studentów
monitoring realizacja projektów międzynarodowych, reprezentowanie Uczelni,
konsultacje naukowe
3.
do wniosku należy dołączyć potwierdzenie planowanych spotkań lub
zaproszenie strony przyjmującej
Zasady kierowania pracowników za granicę w celach naukowych, dydaktycznych
i szkoleniowych.
Zgodnie z p.1 niniejszego Zarządzenia pracownik składa „Wniosek o skierowanie na prowadzenie
badań naukowych, podejmowanie działalności dydaktycznej oraz w celach szkoleniowych” do
RGM. Aby uzyskać akceptację prorektora ds. współpracy z gospodarką i zagranicą, muszą być
spełnione następujące kryteria:
 Wniosek musi być zaakceptowany odpowiednio: przez dziekana wydziału, dyrektora instytutu
lub bezpośredniego przełożonego (w przypadku pracowników nie będących nauczycielami
akademickimi).
 Kalkulacja kosztów wyjazdu powinna być zatwierdzona przez dysponenta środków oraz przez
specjalistę ds. finansowo-administracyjnych wydziału.
 Dla określenia celu wyjazdu powinny być spełnione kryteria podane w poniższej tabeli:
Cel wyjazdu
prowadzenie badań
staż dydaktyczny
staż szkoleniowy
Kryteria
do wniosku należy dołączyć zaproszenie lub zgodę jednostki
przyjmującej na prowadzenie badań
do wniosku należy dołączyć zaproszenie lub zgodę strony
przyjmującej na prowadzenia działalności dydaktycznej
do wniosku należy dołączyć potwierdzenie przyjęcia:
- na studia podyplomowe, doktoranckie,
- na staże naukowe, specjalizacyjne,
- na kursy podnoszące kwalifikacje zawodowe
Strona 4 z 11
wymiana osobowa
wyjazdy/przyjazdy studentów w
ramach Programu LLP/Erasmus
4.
- potwierdzenie realizacja współpracy wynikającej
z umów międzyrządowych zgodnie z wymogami
Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego,
- potwierdzenie realizacji współpracy w ramach porozumienia
z inną uczelnią/jednostką badawczą, zgodnie ze
szczegółowym programem współpracy
Patrz p. 8.3. niniejszego zarządzenia
Zasady przyjmowania gości zagranicznych.
Obowiązkiem każdego kierownika jednostki organizacyjnej wydziału (tj. instytutu, katedry) jest
zgłoszenie przyjazdu gościa zagranicznego w Dziale Współpracy Międzynarodowej.
Decyzję o przyjęciu gości z zagranicy podejmuje prorektor ds. współpracy z gospodarką
i zagranicą.
4.1. Pracownik zainteresowany przyjęciem gości składa w Dziale Współpracy Międzynarodowej
pisemny wniosek o przyjęcie cudzoziemca. We wniosku skierowanym do prorektora ds.
współpracy z gospodarką i zagranicą należy podać:
 imię i nazwisko gościa,
 nazwę instytucji macierzystej gościa,
 miasto i kraj pochodzenia,
 termin przyjazdu, czas trwania wizyty,
 cel wizyty,
 kalkulację kosztów - świadczeń, które mają być wypłacone przez UTP
 źródła finansowania pobytu, potwierdzone przez dysponenta środków (grant NCN, grant
NCBiR, fundusz dydaktyczny, badania statutowe, grant zagraniczny, inne).
 akceptacja dziekana wydziału
4.2. Kalkulacja kosztów pobytu gości zagranicznych.
4.2.1. Podróż.
Zasadą jest, że strona zapraszająca nie opłaca kosztów podróży. Goście przyjeżdżają
na koszt własny lub na koszt instytucji wysyłającej. Podróże na terenie kraju, np.
udział w sesjach i badaniach terenowych, w konferencjach mogą być finansowane,
jeżeli są integralną częścią merytorycznego programu pobytu gościa w Polsce.
W takim przypadku do rozliczenie pobytu należy przedłożyć bilet lub rachunek za
podróż.
4.2.2. Koszt pobytu.
Przy pobytach do 1 miesiąca gościowi przysługują diety dzienne. Ich maksymalna
wysokość uzależniona jest od źródła finansowania i może wynosić od 40,00 do 80,00
zł na dzień. Jeżeli gość otrzymuje dzienne utrzymanie, np. w czasie konferencji, to
przysługuje mu kieszonkowe w wysokości do 25% stawki dziennej.
Diety/kieszonkowe wypłacane są w złotówkach w kasie Uczelni. Pobiera je gość
osobiście lub opiekun w formie zaliczki do rozliczenia. Opiekun wypłaca należność,
a gość kwituje odbiór podpisem. Zwrot kosztów noclegów jest możliwe po
przedstawieniu faktury wystawionej na Uniwersytet Technologiczno-Przyrodniczy im.
J.J. Śniadeckich w Bydgoszczy.
4.2.3. W przypadku staży i misji naukowych - odbywanych przez stypendystów rządu
Rzeczypospolitej Polskiej - zakres i wysokość świadczeń wynika z załączników
finansowych do umów i porozumień przesłanych do UTP z Departamentu
Współpracy Międzynarodowej Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego.
4.2.4. Wiza.
Przy pobytach krótkoterminowych w ramach wymiany naukowej gości
z większości państw świata nie obowiązuje wiza. W przypadku wątpliwości prosimy
o zajrzenie na stronę internetową MSZ http://www.msz.gov.pl.
Strona 5 z 11
5. Zasady podpisywania umów o współpracy międzynarodowej.
Ustala się następujące procedury podpisywania poszczególnych typów umów
o współpracy międzynarodowej, zawieranych przez Uniwersytet Technologiczno - Przyrodniczy
im. J.J. Śniadeckich z uczelniami, instytucjami i organizacjami zagranicznymi.
5.1. Umowa/porozumienie o współpracy naukowo-dydaktycznej pomiędzy uczelniami.
5.1.1. Inicjatorem zawarcia umowy z uczelnią zagraniczną może być każda osoba, będąca
pracownikiem uczelni, która nawiązała współpracę z instytucją zagraniczną.
5.1.2. Umowa może być sformułowana według wzoru opracowanego w Uczelni lub
w oparciu o propozycje partnera. W obu przypadkach projekt umowy musi być
zaopiniowany przez radcę prawnego UTP.
5.1.3. Wzór umowy UTP „Porozumienie o współpracy naukowo-dydaktycznej” (załączniki nr
6 i 7) przedstawia deklarację współpracy pomiędzy uczelniami. Jednostki Uczelni
zainteresowane realizacją porozumienia zobowiązane są do opracowania
szczegółowych programów współpracy, określających zakres i harmonogram oraz
zasady i źródła finansowania wspólnych działań.
5.1.4. Porozumienie podpisywane jest w językach stron oraz w języku angielskim.
5.1.5. Propozycja umowy, powinna być zaakceptowana przez władze wydziału,
a następnie przedstawiona do akceptacji Senatu Uczelni.
5.1.6. „Porozumienie o współpracy naukowo-dydaktycznej” podpisywane jest przez
Rektorów obu uczelni.
5.1.7. Oryginały podpisanych umów przechowywane są w RGM.
5.1.8. Jednostka, prowadząca współpracę w oparciu o zawartą umowę, zobowiązana jest
do przedkładania prorektorowi ds. współpracy z gospodarką i zagranicą corocznych
sprawozdań merytorycznych i finansowych z realizacji zadań objętych programem
współpracy.
5.2. Umowy w ramach Programu LLP/Erasmus.
5.2.1. Podstawą współpracy w programie LLP/Erasmus jest umowa podpisana przez dwie
lub kilka instytucji partnerskich, która określa formę i zakres współpracy (zał. nr 8).
5.2.2. Inicjatorem współpracy w ramach programu LLP/Erasmus może być każda osoba,
będąca pracownikiem Uczelni (nauczyciel lub pracownik administracyjny).
5.2.3. Umowa, na której realizację będą przyznane środki finansowe, musi być podpisana
przez wszystkie strony i złożona u koordynatora uczelnianego do końca lutego roku
poprzedzającego realizację działań.
5.2.4. Umowę sporządza koordynator uczelniany w oparciu o dane otrzymane od osób
deklarujących chęć współpracy, a podpisuje ją ze strony UTP prorektor ds.
współpracy z gospodarką i zagranicą.
5.2.5. Umowa musi zawierać określony zakres tematyczny, który należy wybrać
z listy opracowanej przez Komisję Europejską w tzw. Subjects Area Codes.
5.3. Umowy dotyczące działań finansowanych z grantów zagranicznych.
5.3.1. W przypadku realizacji projektów o charakterze międzynarodowym, finansowanych
ze środków programów i fundacji zagranicznych, warunki kontraktu formułowane są
każdorazowo przez instytucję finansującą.
5.3.2. Kontrakt podpisywany jest przez Rektora, kopia kontraktu przechowywana jest
w RGM.
5.3.3. Pracownik – wnioskodawca projektu - pełni rolę koordynatora i odpowiedzialny jest
za realizację projektu zarówno pod względem merytorycznym jak i finansowym.
Koordynator projektu odpowiada za merytoryczną realizację zadań projektu,
kontakty z partnerami zagranicznymi w imieniu konsorcjum, administrowanie oraz
wydatkowanie grantu zgodnie z zasadami kontraktu.
5.3.4. Dział Współpracy Międzynarodowej monitoruje zgodność wydatkowania grantu
z zasadami podanymi w kontrakcie.
Strona 6 z 11
5.4. Umowy zawarte przed zmianą nazwy Uczelni (z Akademią Techniczno - Rolniczą) są nadal
aktualne i ważne do czasu wygaśnięcia umowy.
5.5. Oryginały umów zawarte przez UTP z instytucjami i organizacjami zagranicznymi
przechowywane są w RGM.
6. Finansowanie współpracy
międzyrządowych.
naukowej
i
naukowo
technicznej
wynikającej
z
umów
6.1. Wnioski o finansowanie współpracy naukowej i naukowo- technicznej z zagranicą należy
składać w Dziale Współpracy Międzynarodowej w trzech egzemplarzach. Terminy
konkursów ogłaszane są przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego i podawane
na stronach internetowych Ministerstwa.
6.2. Wnioski o zgłoszenie tematu do programu lub protokołu wykonawczego do umowy
międzyrządowej o współpracy naukowej i naukowo-technicznej z zagranicą, podpisane
przez prorektora ds. współpracy z gospodarką i zagranicą, przekazywane są do Ministerstwa
Nauki i Szkolnictwa Wyższego.
6.3. Wniosek składa się na formularzu „Zgłoszenie tematu do programu lub protokołu
wykonawczego do umowy międzynarodowej o współpracy naukowej i naukowo –
technicznej z zagranicą” (zał. nr 9).
6.4. Wniosek powinien zawierać:
 nazwę umowy międzyrządowej będącej podstawą zgłoszenia,
 temat lub tematy współpracy oraz przewidywane wyniki ich realizacji,
 cel i zakres współpracy, opis projektu badawczego oraz określenie korzyści ze
współpracy dla strony polskiej,
 dane dotyczące polskiego wnioskodawcy (UTP) i partnera zagranicznego, wraz
z podpisami koordynatorów projektu i kierowników jednostki (ze strony UTP –
prorektora ds. współpracy z gospodarką i zagranicą),
 informacje o wspólnych publikacjach wraz z ich listą,
 kalkulację kosztów wymiany osobowej,
 oświadczenie jednostki o finansowaniu tych kosztów z jej środków własnych.
6.5. Przyjęcie tematu do realizacji w ramach programu lub protokołu wykonawczego jest
podstawą do przyznania środków finansowych (na podstawie art.18 ust.1 pkt 1) lit. e)
ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki (Dz.U.2010.96.615 ze
zmianami).
Wykaz tematów zaakceptowanych do realizacji i zakres wymiany jest podawany na
stronach internetowych Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego.
6.6. Przyznane środki finansowe można wykorzystać tylko na wymianę osobową. Koszty podróży
są pokrywane przez stronę wysyłającą, a koszty pobytu przez stronę przyjmującą.
7. Zasady organizacyjno-finansowe.
7.1. Płatności za granicą.
7.1.1. Na zagraniczny wyjazd służbowy pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej lub za
jego zgodą równowartość w złotych polskich.
7.1.2. Rozliczenie zaliczki powinno być dokonane w walucie otrzymanej zaliczki.
7.1.3. Rozliczenie obejmuje
 należności nie wymagające udokumentowania: diety, ryczałty na dojazdy
środkami komunikacji miejscowej oraz na pokrycie kosztów dojazdu z lotniska lub
dworca,
 należności wymagające udokumentowania: koszty podróży (bilety), noclegi
(rachunek, także w przypadku płatności kartą płatniczą, wystawiony na
Uniwersytet Technologiczno - Przyrodniczy), inne wydatki, których poniesienie
było niezbędne w trakcie trwania delegacji.
7.1.4. W przypadku przekroczenia kwoty ryczałtów lub limitów kosztów na zagraniczny
wyjazd służbowy kwota przekroczenia podlega opodatkowaniu pracownika
podatkiem dochodowym oraz składkami ZUS.
Strona 7 z 11
7.2. Ubezpieczenia.
7.2.1. Zwrot kosztów leczenia poza granicami kraju.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami wspólnotowymi każdy obywatel Unii
Europejskiej, jeżeli posiada ubezpieczenie zdrowotne w powszechnym systemie
ubezpieczenia zdrowotnego w jakimkolwiek kraju Wspólnoty, to prawo do opieki
zdrowotnej „podróżuje” razem z nim, pod warunkiem że wyjeżdżający pobierze
wcześniej odpowiedni formularz Narodowego Funduszu Zdrowia (NFZ). W związku
z tym każdy z pracowników wyjeżdżających w podróż służbową zobowiązany jest do
pobrania w odpowiednim oddziale NFZ Europejskiej Karty Ubezpieczenia
Zdrowotnego, które daje mu prawo do niezbędnych świadczeń zdrowotnych w czasie
pobytu na terenie innego kraju UE.
7.2.2. W przypadku wyjazdu do innych krajów niż państwa członkowskie UE zaleca się
wykupienie przez pracownika indywidualnego ubezpieczenia zdrowotnego.
7.2.3. W przypadku dobrowolnego, indywidualnego ubezpieczenia kosztów leczenia
za granicą pracodawca nie ma obowiązku zwrotu pracownikowi kosztów
ubezpieczenia.
7.2.4. Pracownik udający się w zagraniczną podróż służbową samochodem, stanowiącym
jego własność, powinien posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej tzw.
„zieloną kartę” (jest to ubezpieczenie obowiązkowe w niektórych krajach). Pracownik
może również wykupić dobrowolne ubezpieczenie AC za szkody powstałe za granicą,
o ile z warunków posiadanych polis nie wynika, że pojazd został objęty takim
ubezpieczeniem. Pracodawca nie ma obowiązku zwrotu kosztów ubezpieczenia.
7.3. Udzielanie urlopów na staże naukowe, dydaktyczne i szkoleniowe.
Zasady udzielania urlopów osobom kierowanym na staże zagraniczne określone są
w rozporządzeniu Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 12 października 2006 r. w
sprawie warunków kierowania osób za granicę w celach naukowych, dydaktycznych i
szkoleniowych oraz szczególnych uprawnień tych osób (Dz. U. 2006.190.1405).
7.3.1. Pracownik kierowany za granicę na czas nie przekraczający miesiąca, otrzymuje urlop
szkoleniowy płatny wg zasad obowiązujących przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop
wypoczynkowy
7.3.2. Pracownik kierowany za granicę na okres przekraczający miesiąc lub
w stosunku do którego długość okresu skierowania została przedłużona, może
otrzymać urlop szkoleniowy.
7.3.3. Decyzję o przyznaniu urlopu szkoleniowego podejmuje prorektor ds. współpracy z
gospodarką i zagranicą. RGM przekazuje informację o podjętej decyzji do:
 jednostki organizacyjnej, w której zatrudniony jest pracownik,
 Kwestury
 Działu Kształcenia,
 Działu Spraw Pracowniczych i Płac.
7.4. Prowadzenie ewidencji wyjazdów/przyjazdów.
RGM prowadzi bazę danych wyjazdów pracowników/studentów i przyjazdów
obcokrajowców. Wydziały powinny informować Dział o wszystkich zagranicznych wyjazdach
służbowych oraz o pobytach gości.
8.
Zasady wymiany kadry dydaktycznej w ramach Programu LLP/Erasmus.
8.1. Kryteria Ogólne.
8.1.1. Wymiana nauczycieli akademickich (Staff Mobility for Teaching Assignment – STA)
może być realizowana wyłącznie z uczelnią posiadającą KARTĘ UCZELNI ERASMUSA
ważną w danym roku akademickim, z którą podpisana została umowa
międzyinstytucjonalna przewidująca wymianę nauczycieli akademickich.
8.1.2. Nauczyciel, zakwalifikowany na wyjazd w programie Erasmus, musi być pracownikiem
uczelni wysyłającej. Podstawą zatrudnienia powinna być jakakolwiek forma umowy,
stanowiącej podstawę zatrudnienia dydaktycznego (umowa o pracę, umowa zlecenia,
Strona 8 z 11
umowa o dzieło). Uczelnia może zdecydować o preferencyjnym traktowaniu
pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.
8.1.3. Pracownik zakwalifikowany do wyjazdu przez polską uczelnię wysyłającą może mieć
obywatelstwo jakiegokolwiek kraju lub status bezpaństwowca. Wyznacznikiem
możliwości udziału w mobilności programu Erasmus jest jedynie posiadanie statusu
pracownika wysyłającej uczelni polskiej.
8.1.4. Celem wyjazdu nauczyciela akademickiego uczelni wysyłającej w programie Erasmus
musi być prowadzenie zajęć dydaktycznych dla studentów uczelni partnerskiej.
8.1.5. Podstawą wyjazdu nauczyciela jest formularz „Indywidualnego programu nauczania”
(Individual Teaching Programme), który jest uzgodniony i podpisany przez instytucję
przyjmującą.
8.1.6. Pierwszeństwo przy kwalifikacji na wyjazdy nauczycieli spełniających w równym
stopniu kryteria jakościowe będą miały osoby wyjeżdżające po raz pierwszy.
8.1.7. Pobyt nauczyciela w uczelni partnerskiej musi być rozpoczęty i zakończony w okresie
od 1 czerwca danego roku do 30 września roku następnego oraz nie powinien być
krótszy niż 5 dni roboczych. W przypadku zaistnienia konieczności skrócenia pobytu
wykładowca jest zobowiązany do przeprowadzenia co najmniej 5 godzin zajęć
dydaktycznych, a jeżeli pobyt trwa dłużej niż 1 tydzień liczba godzin
przeprowadzonych zajęć dydaktycznych, powinna być proporcjonalnie większa.
8.1.8. Maksymalny czas trwania pobytu na uczelni partnerskiej wynosi 6 tygodni.
8.1.9. Nauczyciel akademicki otrzymuje dofinansowanie przeznaczone na pokrycie
dodatkowych kosztów związanych z wyjazdem i pobytem na uczelni partnerskiej
(koszty podróży, zwiększone koszty utrzymania za granicą, koszt wizy).
8.1.10.Przekazanie dofinansowania nauczycielowi akademickiemu może nastąpić tylko pod
warunkiem zaakceptowania przez grantobiorcę wszystkich warunków zawartych
w umowie podpisywanej pomiędzy uczelnią a nauczycielem.
8.1.11.Wyjeżdżający powinien być ubezpieczony od kosztów leczenia i następstw
nieszczęśliwych wypadków na czas podróży i pobytu w uczelni partnerskiej.
8.1.12.Do kategorii STA zalicza się również przyjazdy pracowników zagranicznych
przedsiębiorstw, którzy przyjeżdżają na zaproszenie uczelni w celu prowadzenia zajęć
dydaktycznych ze studentami uczelni zapraszającej. Takie przedsiębiorstwo musi być
zarejestrowane w kraju uczestniczącym w programie Erasmus.
8.2. Zasady stosowane w UTP.
Szczegółowe zasady wymiany nauczycieli w ramach LLP/Erasmus są zawarte w oddzielnym
Zarządzeniu Rektora.
9. Zasady wymiany pracowników administracyjnych w ramach Programu LLP/ ERASMUS.
9.1. Warunki ogólne
9.1.1. Wymiana pracowników (Staff Mobility for Training – STT) może być realizowana
w instytucjach szkoleniowych lub w instytucjach szkolnictwa wyższego. W tym
drugim przypadku instytucja zapraszająca musi posiadać Kartę Uczelni Erasmusa.
9.1.2. Pracownik zakwalifikowany na wyjazd w programie Erasmus musi być pracownikiem
uczelni wysyłającej. Podstawą zatrudnienia powinna być umowa o pracę lub umowa
cywilno-prawna. Uczelnia może zdecydować o preferencyjnym traktowaniu
pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.
9.1.3. Celem wyjazdu pracownika w programie Erasmus może być udział w szkoleniu
podnoszącym kwalifikacje związane z charakterem pracy wykonywanej w uczelni
macierzystej.
9.1.4. Podstawą kwalifikacji pracownika na wyjazd w programie Erasmus jest ocena
„Indywidualnego programu szkolenia / planu pracy” (Individual Work Programme –
zał. nr 11), który jest uzgodniony z instytucją przyjmującą.
Strona 9 z 11
9.1.5. Pobyt pracownika w uczelni partnerskiej / instytucji przyjmującej musi być rozpoczęty
i zakończony w okresie pomiędzy 1 czerwca danego roku a 30 września roku
następnego.
9.1.6. Pobyt pracownika powinien trwać od 1 do 6 tygodni. Jeden tydzień rozumiany jest
jako 5 dni roboczych. Krótsze pobyty są dopuszczalne jedynie w wyjątkowych,
uzasadnionych wypadkach. Decyzję o zaistnieniu uzasadnionego przypadku
podejmuje uczelnia.
9.1.7. Pierwszeństwo przy kwalifikacji na wyjazdy pracowników spełniających w równym
stopniu kryteria jakościowe będą miały osoby wyjeżdżające po raz pierwszy.
9.1.8. Pracownik wyjeżdżający otrzymuje dofinansowanie przeznaczone na pokrycie
dodatkowych kosztów związanych z wyjazdem i pobytem w instytucji przyjmującej
(koszty podróży, przygotowania językowego, zwiększone koszty utrzymania za
granicą).
9.1.9. Przekazanie dofinansowania pracownikowi może nastąpić tylko pod warunkiem
zaakceptowania przez grantobiorcę wszystkich warunków zawartych w umowie
podpisywanej pomiędzy uczelnią a pracownikiem.
9.1.10.Pracownik powinien być ubezpieczony od kosztów leczenia i następstw
nieszczęśliwych wypadków na czas podróży i pobytu w uczelni partnerskiej/instytucji
przyjmującej.
9.2. Zasady stosowane w UTP
Szczegółowe zasady wymiany pracowników administracyjnych w ramach LLP/Erasmus są
zawarte w oddzielnym Zarządzeniu Rektora.
10. Zasady wymiany studenckiej w ramach Programu LLP/Erasmus.
10.1.Warunki ogólne.
10.1.1. Mobilność w programie Erasmus może być realizowana przez uczelnie posiadające
standardową lub rozszerzoną KARTĘ UCZELNI ERASMUSA, ważną w danym roku
akademickim.
10.1.2. Wyjazdy studentów na studia lub praktykę (Student Mobility for Study / Student
Mobility for Placement) można realizować w oparciu o podpisane umowy
międzyinstytucjonalne pomiędzy uczelnią wysyłającą i przyjmującą lub letter of intent
między uczelnią wysyłającą i firmą przyjmującą studenta na praktykę.
10.1.3. Osoba kwalifikowana na wyjazd w programie Erasmus może posiadać dowolne
obywatelstwo. O jej uprawnieniu do wyjazdu decyduje fakt przynależności do
społeczności akademickiej danej uczelni.
10.1.4. Prawo do wyjazdu mają studenci oficjalnie zarejestrowani w uczelni wyższej jako
studenci pierwszego, drugiego lub trzeciego stopnia, którzy zaliczyli pierwszy rok
studiów (dotyczy studentów pierwszego stopnia) prowadzących do uzyskania
dyplomu wyższej uczelni, w tym studiów niestacjonarnych.
10.1.5. Studenci w trakcie pobytu zagranicą nie mogą być urlopowani lub przebywać na
urlopie dziekańskim.
10.1.6. Pobyt studenta w instytucji przyjmującej musi być rozpoczęty i zakończony w okresie
pomiędzy 1 czerwca 2012 a 30 września 2013 r.
10.1.7. Minimalny okres pobytu zagranicą na studiach lub praktyce nie może być krótszy
niż 3 miesiące lub pełen najkrótszy cykl kształcenia (np. trymestr) i nie dłuższy niż
jeden, ten sam rok akademicki (włączając okres praktyki będącej integralną częścią
studiów).
10.1.8. Minimalny okres pobytu w uczelni partnerskiej odnosi się tylko do okresu
studiowania/praktyki i nie zawiera czasu ewentualnego przygotowania językowego.
Łączny pobyt studenta w kraju docelowym nie może przekroczyć 12 miesięcy
(z uwzględnieniem ewentualnego przygotowania językowego oraz sesji
egzaminacyjnych). Nie dopuszcza się realizacji wyjazdu w dwóch różnych lokalizacjach.
Strona 10 z 11
10.1.9. Wyjazd stypendialny w programie Erasmus wymaga podjęcia w uczelni przyjmującej
studiów stacjonarnych (full time), a praktyka pracy w pełnym wymiarze godzin
obowiązującym w kraju realizacji praktyki.
10.1.10. Stypendium przyznaje się wyłącznie w celu zrealizowania w uczelni partnerskiej części
studiów na dowolnym poziomie kształcenia prowadzącym do uzyskania dyplomu
uczelni macierzystej lub w celu odbycia praktyki związanej z kierunkiem kształcenia.
Praktyka może być obowiązkowa lub nieobowiązkowa (z punktu widzenia programu
kształcenia) ale zawsze musi gwarantować możliwość nabycia kompetencji
związanych z kierunkiem kształcenia w uczelni macierzystej.
10.1.11. Stypendia przyznawane w programie Erasmus mają charakter uzupełniający – są
przeznaczone na pokrycie dodatkowych kosztów związanych z wyjazdem i pobytem
w instytucji przyjmującej (koszty podróży, ubezpieczenia, przygotowania językowego,
zwiększone koszty utrzymania zagranicą).
10.1.12. Uczelnie przyjmujące nie pobierają żadnych opłat za studia (bezpośrednio lub
pośrednio), takich jak czesne, wpisowe, opłata za egzamin, opłaty za korzystanie
z laboratorium, biblioteki, itp. Pobieranie pewnych opłat (ubezpieczenie, członkostwo
w organizacjach studenckich, korzystanie z kserokopiarki, itp.) jest dopuszczalne w tej
samej wysokości i na takiej samej zasadzie, jaka obowiązuje studentów lokalnych.
10.1.13. Studentom, którzy nabyli prawo do krajowych stypendiów i pożyczek, prawa te nie
będą odbierane i powinni oni otrzymywać je regularnie w pełnym wymiarze
w okresie odbywania studiów zagranicą.
10.1.14. Uczelnia macierzysta gwarantuje pełne uznanie okresu studiów zagranicznych/
praktyk zrealizowanych w instytucjach przyjmujących wszystkim studentom
wyjeżdżającym w ramach programu Erasmus, którzy zrealizowali ustalony program
studiów lub praktyk, i uznanie go za równoważny z okresem studiów w uczelni
macierzystej. Po zakończeniu okresu studiów/praktyk zagranicą, uczelnia/instytucja
przyjmująca musi wystawić studentowi oficjalny dokument potwierdzający, że
uzgodniony program studiów/praktyk został zrealizowany. Dokument ten musi
zawierać listę przedmiotów ustaloną w porozumieniu o programie studiów (Learning
Agreement) wraz z wykazem ocen w systemie ECTS lub program ustalony
w porozumieniu o programie praktyki (Training Agreement). Jeżeli praktyka nie jest
integralną częścią studiów w uczelni macierzystej, uczelnia powinna odnotować fakt
jej realizacji w suplemencie do dyplomu.
10.1.15. Ten sam student może tylko raz otrzymać stypendium Erasmusa na studia i praktykę
w trakcie swojego całego toku studiów w tej samej uczelni macierzystej. Nie może
również powtórnie wyjechać jako student Erasmusa bez stypendium. Łączna długość
pobytów na studiach i praktyce nie może przekroczyć 24 miesięcy.
10.1.16. Studenci, wyjeżdżający w ramach programu Erasmus, nie mogą otrzymywać żadnych
innych stypendiów czy subwencji w ramach innych programów lub inicjatyw Unii
Europejskiej w trakcie trwania tej umowy.
10.1.17. Praktyki nie mogą być realizowane w instytucjach Unii Europejskiej, instytucjach
zarządzających programami Unii Europejskich oraz placówkach dyplomatycznych
ojczystego kraju studenta.
10.1.18. UTP gwarantuje przestrzeganie zasady równego traktowania beneficjentów w wymianie
studenckiej.
10.1.19. Osoby niepełnosprawne z udokumentowanym stopniem niepełnosprawności mogą
ubiegać się o dodatkowe fundusze pochodzące ze specjalnego funduszu przeznaczonego
dla osób niepełnosprawnych. Zasady wnioskowania o dodatkowe fundusze z tytułu
niepełnosprawności wraz z formularzem wniosku są dostępne na stronie internetowej
www.erasmus.org.pl.
10.2.Zasady stosowane w UTP.
Szczegółowe zasady wymiany studentów i doktorantów w ramach LLP/Erasmus są zawarte
w oddzielnym Zarządzeniu Rektora.
Strona 11 z 11