W naszym kraju działa już wiele Forów Pełnomocników ds. NGO

gazeta.ngo.pl 05.2010
w s p ó łp r a c a z a d m i n i st r a c j ą
25
FORUM PEŁNOMOCNIKÓW
W PRAKTYCE
W naszym kraju działa już wiele Forów Pełnomocników ds. NGO. Pierwsze z nich powstało
w woj. warmińsko-mazurskim. Na jego przykładzie pokazujemy znaczenie, możliwe zasady
działania i pożytki płynące z istnienia takiego forum.
Arkadiusz Jachimowicz
Kto w urzędzie miasta, gminy czy w starostwie zainteresowany jest organizacjami
pozarządowymi? Zazwyczaj zaledwie
kilka osób. Dla ułatwienia przyporządkujmy je do dwóch kategorii – polityków
i urzędników.
Politycy i urzędnicy
Ci pierwsi to szefowie samorządów
i radni, którzy za pomocą szeregu rozmów, sporów i kompromisów wypracowują ustalenia dotyczące współpracy z organizacjami; ci drudzy natomiast
te ustalenia wcielają w życie. Jednym
z pomysłów, aby ułatwić życie przede wszystkim urzędnikom, jest powołanie Forum Pełnomocników. Tego rodzaju Fora tworzone są przez ośrodki
Sieci Wspierania Organizacji Pozarządowych SPLOT. Pierwsze Forum Pełnomocników, zainspirowane przez Elbląskie
Stowarzyszenie Wspierania Inicjatyw
Pozarządowych (www.eswip.pl), powstało w woj. warmińsko-mazurskim
(www.forumpelnomocnikow.org.pl).
Potrzeba
Genezą pomysłu była potrzeba. W samorządach najbardziej pracochłonna w relacjach z organizacjami jest
obsługa programów grantowych, organizacje potrzebują bowiem pieniędzy.
Dochodzi do tego obligatoryjny roczny
program współpracy, zawiłe regulacje
prawne i codzienne relacje z organizacjami, „wiecznie czegoś chcącymi”. Tym
wszystkim zajmuje się jeden z urzędników, i tak obciążony obowiązkami, a ponadto znajdujący się między młotem
a kowadłem – urzędem a organizacjami,
co do łatwych sytuacji nie należy. (Lepiej
jest w większych miastach, np. w Elblągu, gdzie organizacji jest dużo i do ich
obsługi powołany został pełnomocnik
prezydenta ds. organizacji pozarządowych).
W dużej mierze jakość współpracy
samo­rządów z organizacjami zależy od
jakości pracy tych urzędników. W celu
doskonalenia jakości, w odpowiedzi na
potrzeby urzędników, podjęliśmy decyzję o powołaniu Forum Pełnomocników jako płaszczyzny spotkań i integracji, wymiany informacji, doświadczeń
i wiedzy, a także lobby. Wspólnie z Urzędem Marszałkowskim oraz Radą Organizacji Pozarządowych Województwa Warmińsko-Mazurskiego w 2006 r.
zorganizowaliśmy pierwszą konferencję pod nazwą Forum Pełnomocników
(notabene ze środków Forum Inicjatyw
Obywatelskich!). Obecni na spotkaniu
„urzędnicy od organizacji” powiedzieli
– tak, potrzebujemy tego.
Czemu ma służyć ta nazwa? Otóż
w większych miastach powoływani są
zazwyczaj pełnomocnicy prezydentów
do współpracy z organizacjami pozarządowymi i nawet jeżeli w małej gminie
takiej potrzeby nie ma, to nazwa z założenia ma nadawać prestiż.
Struktura
Forum nie musi mieć regulaminu i nadanej instytucjonalnie struktury, choć
z czasem być może warto będzie się o to
pokusić. Jest otwartym miejscem spotkań urzędników samorządowych, ale
też pracowników jednostek samorządowych, np. domów kultury, ośrodków pomocy społecznej, bibliotek itp., ponieważ również te podmioty współpracują
z organizacjami (w województwie to aż
około 300 osób). Ta płaszczyzna spotkań
wymaga obsługi (robią to ośrodki Sieci SPLOT, ale mógłby też np. Urząd Marszałkowski).
Sądzę, że Forum ze względu na prestiż
i pomoc organizacyjną (w naszym przypadku m.in. udostępnianie sal spotkań,
prowadzenie korespondencji) powinno
funkcjonować pod patronatem tego urzędu, Urząd Marszałkowski zaś promować
dobre rozwiązania w zakresie współpracy z organizacjami, które z natury rzeczy
„schodzą w dół” ku powiatom i gminom,
na zasadzie analogii ze szczeblem marszałkowskim. Pełnomocniczka marszałka ds. organizacji pozarządowych Joanna
Glezman wraz ze współpracownikami
swojego biura bardzo pomaga w funkcjonowaniu Forum (ta pomoc jest zawarta
w rocznym planie pracy).
Jeżeli pełnomocnicy znaleźliby czas,
mogliby powołać własny zarząd i sami
decydować o działaniach Forum. Jest pomysł obsługiwania sekretariatu Forum
co pół roku przez inny urząd.
Działania
Na spotkaniach na bieżąco badamy potrzeby pełnomocników i zgodnie
z nimi formułujemy projekty kierowa-
26
współpraca z administracją
gazeta.ngo.pl 05.2010
Jedno ze szkoleń dla pełnomocników (fot. archiwum ESWIP)
ne później do różnych programów grantowych (moim marzeniem byłoby, aby
te zadania z czasem finansował Urząd
Marszałkowski). Na cyklicznych konferencjach (co roku przynajmniej jedna
dwudniowa, aby uczestnicy mogli się ze
sobą zapoznać), spotkaniach informacyjnych, szkoleniach, cyklach szkoleń (Szkoła Pełnomocników), utworzono stronę
internetową zawierającą m.in. bieżące informacje, materiały, relacje, dobre
praktyki itp. Zaprojektowano logo Forum. Istnieje baza adresów mailowych
pełnomocników, przez którą przekazywane są informacje i co bardziej interesujące dokumenty. Organizowane są też
np. spotkania konsultacyjne dotyczące
standardu funkcjonowania powiatowego ośrodka wspierania organizacji poza­
rządowych. Pełnomocnicy zapraszani
są na konferencje plenarne organizacji
pozarządowych. Na jednym ze spotkań
sformułowano i przekazano szefom samorządów odezwę, w której: Uczestnicy Forum apelują do władz samorządów
naszego województwa, aby powoływały pełnomocników do spraw współpracy z organizacjami pozarządowymi, prze-
kazywały im odpowiednie kompetencje
i umożliwiały efektywne spełnianie swojej funkcji. Zainwestowanie w pełnomocników oznacza zainwestowanie w rozwój
kapitału społecznego.
Pełnomocnicy zapraszani są do kapituły konkursu Godni Naśladowania organizowanego przez Radę Organizacji
Pozarządowych Województwa Warmińsko-Mazurskiego. W kilku kategoriach
nagradzani są przedstawiciele organizacji i samorządów.
W ramach jednego z projektów powstał film o Forum Pełnomocników, dostępny na stronie: www.telewizjaobywatelska.org.pl/play_id_192.html.
Rok 2010
Staramy się zaplanować działania
w ramach Forum na każdy rok. W planie pracy Forum na rok bieżący przewidziano:
» skutki wdrożenia nowelizacji ustawy o działalności pożytku publicznego
– szkolenia, konferencje, seminaria,
spotkania itp.;
» programy współpracy samorządów z organizacjami pozarządowymi
– określenie zasad monitoringu i ewaluacji programów, określenie/dzielenie się
doświadczeniami w zakresie metodologii wypracowywania tych programów
(wieloletnich i rocznych);
» organizowanie raz na kwartał spotkania Forum Pełnomocników, w tym
dwóch konferencji w ramach Sieci
SPLOT.
Efekty
W konferencjach bierze udział zwykle
kilkudziesięciu urzędników: grupa stała oraz za każdym razem pojawiają się
też inni (rotacja na tych stanowiskach
jest spora). Staramy się, aby w spotkaniach uczestniczyła też strona pozarządowa, co jest ważne z punktu widzenia
integracji sektorów. Na przestrzeni kilku
lat ukonstytuowała się grupa doświadczonych pełnomocników: z Olsztyna, Elbląga, Ełku oraz z kilku powiatów i innych większych miast (jako efekt m.in.
Szkoły Pełnomocników). To osoby, które
potrafią kreować efektywną współpracę
swojego samorządu z organizacjami, są
znawcami spraw samorządu, a zarazem
sektora, co ma niezwykle istotne zna-
gazeta.ngo.pl 05.2010
czenie. Bardzo wielu pełnomocników
poznało się, wymieniło się doświadczeniami, numerami telefonów i adresami mailowymi, co pozwala im na bezpośredni obustronny kontakt. Wzrósł
poziom wiedzy, zwłaszcza o specyfice
sektora, systemie współpracy, dobrych,
rozwiązaniach prawnych. Lepsze są programy współpracy, polepszyło się zrozumienie specyfiki urzędu i organizacji,
mniej zaś jest problemów z konkursami
grantowymi.
Pełnomocnik łączy dwa światy, jest
człowiekiem pogranicza dwóch sektorów ( jak nazwaliśmy jedną z konferencji), nie może być tylko urzędnikiem. Jego rola jest znacznie większa
i trudniejsza: powinien być animatorem współpracy samorządu i organizacji (temat jednego z naszych spotkań),
musi stopniowo wchodzić w obszar
aktywizowania mieszkańców (nadszedł czas inicjatyw lokalnych), powinien umieć dokonywać ewaluacji
współpracy, prowadzić spotkania, konferencje, być mediatorem. To trudna
funkcja, ale potrzebna w celu właściwego rozwoju współpracy i wykorzystywania potencjałów samorządu i organizacji.
COPy
Pomagać i partnerować w pracy pełnomocników powinny Centra Organizacji Pozarządowych. W województwie
warmińsko-mazurskim jest ich już siedem, chcemy, aby z czasem funkcjonowały w każdym powiecie. Aby dostosować ofertę Centrum do potrzeb danego
powiatu, niezbędne jest wypracowanie
standardu jego działania, osobami najbardziej do tego predestynowanymi są
pełnomocnicy z samorządów tegoż powiatu. To oni – w myśl naszej koncepcji
systemu wspierania organizacji pozarządowych w regionie – stanowią trzon
powiatowego partnerstwa opracowującego standard pracy COP (na bazie opracowanej już matrycy), monitorującego
jego pracę, ale też ściśle z nim współpracują. W skład tego partnerstwa wchodzi również rada organizacji pozarządowych, instytucje samorządowe itp.
A politycy?
Jak już wspomniano, o kształcie
współpracy decydują politycy. Nie wolno o tym zapominać, skupiając się tylko
w s p ó łp r a c a z a d m i n i st r a c j ą
na Forum Pełnomocników – urzędnicy rzadko skutecznie współpracują ze
swoimi przełożonymi. Sektor pozarządowy musi pracować także z lokalnymi
politykami. Jak w naszym województwie, działają we wszystkich powiatach
Rady Organizacji Pozarządowych, to odpowiednik „politycznego” poziomu samorządu. One powinny być rzecznikami
interesów organizacji; spotykać się z szefami samorządów i radnymi, aby lobbować na rzecz tworzenia prawa lokalnego
przyjaznego organizacjom.
W związku ze zmianami w ustawie
o działalności pożytku publicznego pojawiać się będą na wszystkich szczeblach samorządu rady działalności pożytku publicznego (bardzo polecam
– nawet jeżeli konfliktową – współpracę
międzysektorową). Zasiadający w nich
przedstawiciele organizacji będą reprezentowali sektor pozarządowy (w sytuacji gdy będą wybrani przez ogół organizacji, inaczej – np. wskazani przez wójta
– tego mandatu mieć nie będą). Na nich
będzie spoczywał obowiązek dbania
o interesy organizacji. Pełnomocnik ds.
27
organizacji pozarządowych, chcąc nie
chcąc, będzie także uczestniczył w politycznym wymiarze współpracy. To dobrze, bo również w tym zakresie powinien być ekspertem.
Na koniec
Przytoczmy zdanie jednej z uczestniczek Forum: Pełnomocnikiem może być
tylko ten, kto czuje inicjatywę społeczną
w sobie. Nie będzie dobrego pełnomocnika, jeżeli będzie on nadal urzędnikiem,
który załatwia kolejnego petenta.
Dział „Współpraca z administracją” w gazeta.ngo.pl powstaje w ramach projektu
„Model współpracy administracji publicznej i organizacji pozarządowych – wypracowanie i upowszechnienie standardów współpracy”.
Projekt ma zwiększyć zakres i poprawić jakość mechanizmów współpracy administracji publicznej – w szczególności samorządowej (JST) i organizacji pozarządowych. Projekt, realizowany od października 2009 r. do lutego 2012 r., ma zwiększyć
świadomość korzyści płynących ze współdziałania administracji publicznej i trzeciego sektora oraz upowszechniać wiedzę o dobrych praktykach z obszaru ich współpracy.
Więcej o nowościach w projekcie w serwisie administracja.ngo.pl.
W ramach projektu (w komponencie Sieci SPLOT)
w gazeta.ngo.pl ukazują się tematyczne
artykuły i opracowania. Zapraszamy!
Projekt realizują: MPiPS, Departament Pożytku Publicznego (lider projektu), Sieć SPLOT, Instytut Spraw Publicznych, Collegium Civitas, Forum Aktywizacji Obszarów Wiejskich, Związek
Miast Polskich.
Systemowy projekt „Model współpracy administracji publicznej i organizacji pozarządowych
– wypracowanie i upowszechnienie standardów współpracy” jest współfinansowany ze środków UE w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Działanie 5.4.1 PO KL – „Wsparcie systemowe dla trzeciego sektora”.