KARTA USŁUGI
Transkrypt
KARTA USŁUGI
KARTA USŁUGI - MENTORING Lp. Element usługi Wpis 1 Informacje Podstawowe 1.1 Nazwa Podmiotu Tytuł sekcji karty usługi – nie wymaga uzupełnienia Wypełnia system 1.2 Nr usługi w rejestrze Wypełnia system 1.3 Data rejestracji usługi w rejestrze Wypełnia system 1.6 Tytuł usługi Wypełnia Podmiot 1.7 Dostępność usługi Wypełnia Podmiot 1.8 Numer ogłoszenia z giełdy usług Wypełnia Podmiot 1 Szczegółowe kwestie dotyczące elementu usługi Pole wypełniane automatycznie w momencie otwarcia przez Podmiot formularza rejestracji usługi rozwojowej Pole wypełniane automatycznie w momencie zapisania usługi przez Podmiot Pole wypełniane automatycznie w momencie zapisania usługi przez Podmiot Pole obowiązkowe. Tytuł powinien pozwalać klientowi wstępnie zorientować się czego dotyczy usługa np. EXCEL dla początkujących czy też Audyt technologiczny Korzystając z listy rozwijanej Podmiot określa, czy usługa ma charakter otwarty (dostępny dla wszystkich użytkowników – wartość domyślna) czy ograniczony (dostępny dla wybranych użytkowników) Obowiązek wypełnienia pola dotyczy wyłącznie usług, które zostały zarejestrowane w module obsługującym giełdę usług INSTRUKCJA 1.9 Identyfikator uczestnika usługi (REGON przedsiębiorcy lub instytucji, do której skierowana jest usługa / PESEL osób prywatnych) Rodzaj/podrodzaj świadczonej usługi rozwojowej Wypełnia Podmiot Istnieje możliwość dodania wielu numerów REGON lub PESEL, na podstawie których system dokona wyszukania przedsiębiorców w bazie i przypisania do nich karty usługi Wypełnia Podmiot wybierając rodzaj/podrodzaj usługi z listy usług określonych w Rejestrze Usług Rozwojowych Pole obowiązkowe. W przypadku usług łączonych (np. usługa szkoleniowa i elearningowa, szkolenie otwarte z egzaminem) system będzie pozwalać na wybór kilku rodzajów/podrodzajów usług. 1.11 Kategoria usługi Wypełnia Podmiot wybierając kategorię usługi z listy usług określonych w Rejestrze Usług Rozwojowych Pole obowiązkowe. W przypadku usług interdyscyplinarnych (np. z zakresu logistyki i marketingu) należy wybrać kategorię dominującą/przeważającą. 1.12 Podkategoria usługi Wypełnia Podmiot wybierając podkategorię usługi z listy Pole obowiązkowe. W przypadku, gdy usługa dotyczy kilku podkategorii (np. reklamy i public relations) należy wybrać podkategorię dominującą/przeważającą. 1.10 2 usług określonych w Rejestrze Usług Rozwojowych 2. 3 Główny cel usługi Wypełnia Podmiot Pole obowiązkowe. Podmiot określa czy usługa ma charakter: biznesowy (tj. realizacja usługi pozwala na wytworzenie produktu/ów, który/e pośrednio wpływa/ją na sytuację ekonomiczną lub rynkową Odbiorcy instytucjonalnego lub realizacja usługi może pozwolić na poprawę sytuacji ekonomicznej lub rynkowej Odbiorcy instytucjonalnego) czy edukacyjny (tj. realizacja usługi ma umożliwić nabycie/podniesienie wiedzy lub umiejętności lub kompetencji społecznych Uczestników indywidualnych lub nabycie kwalifikacji). Główny cel musi bezpośrednio wynikać z potrzeb potencjalnych uczestników usługi mentoringowej. W przypadku gdy usługa mentoringu prowadzi do realizacji celów edukacyjnych oraz biznesowych należy określić dwa rodzaje celów. Główny cel musi być prawidłowo sformułowany i opisany językiem zrozumiałym dla klienta. Odpowiednio opisany cel jest podstawowym elementem dobrego opisu każdej usługi mentoringowej. Jest to przede wszystkim wskazanie tego, czego można oczekiwać w wyniku realizacji usługi. Cele Biznesowe vs. edukacyjne W ramach Rejestru Usług Rozwojowych wyróżniono dwa typy celów: 1. Biznesowy. 2. Edukacyjny. Cele biznesowe bardziej odnoszą się do korzyści organizacyjnych (czyli Odbiorców usługi) w sferze ekonomicznej i rynkowej. Obszary te należy rozumieć dość ogólnie. Chodzi przede wszystkim o wskazanie czy cele danej usługi da się odnieść do kondycji finansowej i/lub rynkowej danej firmy. Przy wskazaniu tych celów warto jednak być bardziej specyficznym i odnosić się do konkretnych określeń typu "obniżenie kosztów rekrutacji o 10%" (cel ekonomiczny) lub zwiększenie poziomu satysfakcji klientów zewnętrznych o jeden poziom w skali 1-10 (cel rynkowy). Chodzi o to, że powinniśmy być w stanie ocenić poziom realizacji zakładanych celów. Cele edukacyjne odnosimy do zakresu wiedzy, Realizacja głównego celu będzie podlegać ocenie w rejestrze przez klientów po zakończeniu usługi. Dlatego też cel (lub cele) powinny określać precyzyjne wskaźniki pozwalające na ocenę realizacji. W przypadku: celu biznesowego należy odwołać się do zasady SMART celu edukacyjnego musi zostać opisany językiem efektów uczenia się/kształcenia w rozumieniu ZSK 1. umiejętności i kompetencji społecznych uczestników usługi (w tym przypadku mentee). Inaczej mówiąc warto w tym miejscu wskazać jakie zakresy wiedzy, umiejętności i kompetencji ulegną rozwojowy i w jakim zakresie (np. rozwój kompetencji "orientacja w biznesie o 1 poziom w skali 1-5!). Można w tym przypadku odnieść się do języka efektów uczenia się/kształcenia w rozumieniu Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji (p. poniżej). Zasada SMART Pomocne może być wykorzystanie zasady SMART. Zgodnie z tą zasadą cel powinien być: : Specyficzny (dobrze określony i zrozumiały), Mierzalny (pozwalający na ocenę stopnia realizacji), Atrakcyjny (powiązany z korzyściami), Realistyczny (możliwy do osiągnięcia) oraz Określony w czasie (ang: Time bound - ze wskazanymi ramami czasowymi). Chodzi o to aby potencjalny odbiorca dokładnie wiedział czego może się spodziewać i jakie warunki muszą być spełnione aby te oczekiwania zostały spełnione. Warto też pamiętać, że zasada SMART znacząco ułatwia późniejszą ocenę usługi, szczególnie w takich aspektach jak wskaźniki realizacji (mierzalność) oraz czas realizacji. Wskaźniki 1 4 ZSK – Zintegrowany System Kwalifikacji Realizacja głównego celu będzie podlegać ocenie w rejestrze przez klientów po zakończeniu usługi. Dlatego też konieczne jest podanie konkretnych wskaźników realizacji celów. Wskaźniki mogą być ilościowe (np. ilość nowych klientów) lub jakościowe (satysfakcja klientów) jednak zawsze powinny być sformułowane w ten sposób aby można było je zweryfikować po zakończeniu usługi. W odniesieniu do usług mentoringu warto przemyśleć przede wszystkim wskaźniki celów edukacyjnych. Jeśli nie prowadzą one do zdobycia formalnych kwalifikacji (co także może być wykorzystane jako wskaźnik), to wskaźnikiem może być wzrost poziomu wiedzy, umiejętności lub kompetencji społecznych. Wato jednak w tej sytuacji wskazać, jak te wskaźniki będą weryfikowane. Zintegrowany System Kwalifikacji W przypadku celu edukacyjnego - niemal zawsze związanego z usługą mentoringu - powinien on zostać opisany językiem efektów uczenia się/kształcenia w rozumieniu ZSK. Warto zapoznać się z założeniami tego systemu opisanymi np. w "Polska Rama Kwalifikacji - podręcznik użytkownika" wyd: Instytut Badań Edukacyjnych 2015 jednak zasadniczo mamy tu odwołanie do dwóch czynników wartych wskazania: 1. Pewnego rozróżnienia miedzy wiedzą ogólna i specjalistyczną), umiejętnościami zawodowymi 5 oraz kompetencjami społecznymi. W opisie celu usługi warto wskazać czy dążymy do rozwoju określonego zasobu wiedzy, konkretnych umiejętności czy też kompetencji społecznych. Każda z tych kategorii może być inaczej opisywana poprzez wskaźniki realizacji (a potem oceniana przez usługobiorcę). Można oczywiście wskazać dwa lub trzy wskazane aspekty jednak powinno to mieć pokrycie w rzeczywistości oraz być powiązane z planowanymi wskaźnikami. 2. Charakterystyki poziomów przygotowania zawodowego. Wyróżniono osiem poziomów kwalifikacji opisanych przez wiedzę, umiejętności i kompetencje społeczne. Formułując cele usługi warto odwołać się do ogólnego rozumienia poziomów. Oznacza to, że nie zawsze trzeba wskazywać konkretny poziom lecz pamiętać, że inaczej formułujemy cele jeśli nasza oferta jest skierowana do osób dopiero wchodzących na rynek pracy a inaczej jeśli do osób doskonale wykształconych i z dużym doświadczeniem. W szczególności potencjalny odbiorca instytucjonalny powinien wiedzieć czego faktycznie może oczekiwać. 2.1 2.2 6 Czy usługa pozwala na zdobycie kwalifikacji lub części kwalifikacji Wypełnia Podmiot Pole ma charakter opcjonalny i jest wypełniane wyłącznie w przypadku usługi, która prowadzi do zdobycia kwalifikacji lub części kwalifikacji zarejestrowanych w zarejestrowanych w ZRK? 3. Szczegóły realizacji usługi 3.1 Data realizacji usługi 3.2 Okres rekrutacji 3.3 Program usługi 7 ZRK. Jeśli Podmiot wybrał TAK musi podać zdobycie jakiej kwalifikacji/jakich kwalifikacji lub części kwalifikacji i na jakim poziomie PRK będzie możliwie dzięki udziałowi w usłudze. Jednocześnie Podmiot powinien wskazać warunki niezbędne do zdobycia danej kwalifikacji/części kwalifikacji, które nie stanowią elementu usługi. Dodatkowo Podmiot powinien wskazać instytucje walidujące daną kwalifikacje oraz instytucje certyfikujące. Pole uzupełniane po uruchomieniu Zintegrowanego Rejestru Kwalifikacji. Tytuł sekcji karty usługi – nie wymaga uzupełnienia Wypełnia Podmiot (dwa pola daty) Wypełnia Podmiot (dwa pola daty) Tytuł podsekcji karty usługi – nie wymaga Pola obowiązkowe. Data rozpoczęcia i zakończenia realizacji usługi. W tym miejscu należy przede wszystkim wskazać okres dostępności usługi z uwzględnieniem perspektywy odbiorcy instytucjonalnego. Odbiorca po prostu musie wiedzieć w jakim terminie może skorzystać z opisanej przez nas usługi i ile ona trwa. Pola obowiązkowe. Data rozpoczęcia i zakończenia rekrutacji do udziału w usłudze. Jest to miejsce na to, aby wskazać potencjalnym uczestnikom to jak dokładnie wygląda proponowana usługa, na czym polega specyfika uzupełnienia 3.3.1 Ramowy program usługi 8 Wypełnia Podmiot Ramowy program usługi powinien: • być dostosowany do potrzeb potencjalnych Odbiorców i uczestników usługi, głównego celu usługi i jego charakteru • wskazywać warunki niezbędne do spełnienia, aby realizacja usługi pozwoliła na osiągniecie głównego celu • obejmować zakres tematyczny usługi • obejmować zakładane efekty realizacji usługi jak również sposoby ich weryfikacji. prezentowanego podejścia, i czego może się on spodziewać po współpracy z danym usługodawcą. Ramowy program usługi to nie tylko zestawienie proponowanych działań. W przypadku mentoringu byłoby to dość uboga informacja. Warto zadbać o to aby poprzez opis programu wskazać potencjalnym Odbiorcom i Uczestnikom odpowiedzi na kluczowe pytania związane z daną usługą. Sugerujemy aby w miarę możliwości uwzględnić takie kwestie jak: 1. Dlaczego warto skorzystać z proponowanej usługi? 2. Na jakie potrzeby organizacji i uczestników odpowiada dana usługa? 3. Co należy zrobić / zadbać po stronie organizacji (Odbiorcy usługi) aby działania przyniosły założone efekty? 4. Czym będziemy się zajmować w trakcie usługi / spotkań mentoringowych? 5. Czego dokładnie możemy oczekiwać w wyniku realizacji usługi (p. odwołanie do wskaźników)? 6. W jaki sposób będzie dokonana ocena usługi po jej zakończeniu? 7. Kto będzie w tym uczestniczył? Program usługi mentoringu nie musi wprost składać się z odpowiedzi na sformułowane powyżej (przykładowe) pytania lecz umożliwiać potencjalnym odbiorcom na ich bezproblemowe znalezienie. 3.3.2 Szczegółowy harmonogram usługi 3.4 Uczestnicy usługi rozwojowej 3.4.1 Maksymalna liczba uczestników 3.4.2 Grupa docelowa 9 Wypełnia Podmiot w momencie zakontraktowania usługi z odbiorcą. Tytuł podsekcji karty usługi – nie wymaga uzupełnienia Wypełnia Podmiot Wypełnia Podmiot To pole wypełniamy po zakontraktowaniu usługi z odbiorcą. Szczegółowy harmonogram usługi w podziale na dni i godziny Podmiot powinien uzupełnić w Karcie Usługi najpóźniej na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem realizacji danej usługi. System będzie podliczał liczbę godzin usługi na podstawie danych ujętych w szczegółowym harmonogramie bezpośrednio pod tabelą. Szczegółowy harmonogram usługi pozwala określić czym dokładnie się zajmujemy (zakres tematyczny), kiedy i w jakim wymiarze czasowym jest realizowane w jej ramach. Robimy to poprzez wypełnienie przygotowanej tabeli. Liczba Uczestników musi być adekwatna do rodzaju i formy proponowanej usługi mentoringu. Należy podać maksymalną liczby Uczestników programu mentoringu z uwzględnieniem daty realizacji usługi oraz potencjału osobowego Podmiotu. Mentoring jest usługą czasochłonną, zatem warto wskazać maksymalną liczbę Uczestników programu mentoringu (mentee) z uwzględnieniem daty realizacji usługi oraz potencjału osobowego wykonawcy. Chodzi przede wszystkim o to, aby potencjalny odbiorca miał świadomość ilu swoich parowników może włączyć do proponowanego programu mentoringu. Może to być informacja typu: "usługa może objąć do 50 pracowników w czasie 6 miesięcy". Opis grupy docelowej, do której jest Niemal każda usługa - a w przypadku mentoringu LP Zakres tematy czny Dat a Godzina rozpoczę cia Godzina zakończe nia Liczba godzin 1 W odniesieniu do usług mentoringu jest to zwykle przeniesienie ustaleń między wykonawcą a Odbiorcą na konkretne działania. Dlatego też harmonogram ten jest wypełniany po zakontraktowaniu danej usługi. 3.4.3 Warunki uczestnictwa 10 Wypełnia Podmiot skierowana usługa każda - jest związana z działaniami podejmowanymi w relacji do bezpośrednich uczestników. Grupa docelowa to wskazanie osób korzystających z danego typu usługi. Zwykle im dokładniej wskazana jest grupa docelowa tym lepiej. Grup docelowych usługi mentoringowej może być oczywiście kilka. Określając grupę docelową warto wskazać kilka jej atrybutów jednoznacznie wyróżniających ją z całej populacji uczestników rynku pracy. Atrybutami tymi mogą być zarówno takie obiektywne aspekty jak: wiek, płeć, staż pracy, zawód / stanowisko jak również mniej precyzyjne typu: "high potentials". Przykładowe grupy docelowe usług mentoringowych: nowi pracownicy przyjęci do firmy, pracownicy przygotowywani do objęcia stanowisk menedżerskich, kierownicy projektów interdyscyplinarnych. Należy wskazać czy rekrutacja / włączenie Uczestników wymaga podjęcia przez nich dodatkowych działań w celu spełnienia wymagań niezbędnych, aby móc skorzystać z usługi. Jeśli TAK, należy podać jakie dodatkowe wymagania musi spełnić potencjalny uczestnik usługi. Jeśli nie są przewidywane takie dodatkowe warunki, wystarczy zaznaczyć NIE. Przykłady dodatkowych wymagań jakie można określić dla potencjalnych uczestników programu mentoringowego: zatrudnienie na stałe, ukończenie wprowadzającego szkolenia, określony staż pracy w firmie, posiadanie określonych uprawnień i/lub kwalifikacji (należy podać dokładnie jakich). 3.4.4 Materiały dla uczestników usługi Wypełnia Podmiot Jeśli Podmiot wybierze odpowiedź TAK umieszcza szczegółowe informacje jakie materiały Uczestnik będzie posiadał po zakończeniu usługi – szczegółowe wypisanie np. tytułów książek, publikacji bądź innych opracowań. Jeśli przewidywane jest przekazanie uczestnikom określonych materiałów, to warto je w miarę dokładnie opisać. W tym przypadku chodzi przede wszystkim o materiały udostępniane uczestnikom w formie fizycznej (książki, publikacje lub inne opracowania). Jeśli jednak mają one inną formę (np. narzędzi udostępnianych on-line) to można opisać ich zakres i sposób udostępniania (np. adres strony). W tym przypadku należy jednak wskazywać te materiały, do których dostęp wiąże się z proponowaną usługą (nie są zatem ogólnie dostępne dla wszystkich zainteresowanych). 3.5 Wypełnia Podmiot Wpisując usługę do rejestru można początkowo wykorzystywać ogólne określenia typu: "siedziba Odbiorcy", siedziba Wykonawcy lub dane terytorium (np. Województwo Pomorskie). Podmiot powinien wpisać pełny adres miejsca realizacji usługi co najmniej 5 dni kalendarzowych przed datą rozpoczęcia danego działania w ramach jej realizacji. Wskazanie miejsca realizacji usługi pełni dwie funkcje: 1. Określa rzeczywiste zapewnienie odpowiedniej bazy lokalowej a zatem faktycznej możliwości realizacji usługi. 2. Pozwala na zaplanowanie i realizację monitoringu świadczenia usługi. Dlatego adresy podane nie później niż 5 dni przed rozpoczęciem realizacji danego działania powinny być na tyle precyzyjne aby ewentualne osoby zainteresowane mogły do nich bez problemu trafić. Miejsce realizacji usługi 3.5.1 Warunki logistyczne 11 Wypełnia Podmiot Zakres informacji: adres dodatkowe informacje dotyczące szczegółów miejsca realizacji usługi Opis warunków logistycznych wprowadzony w formie listy/kafeterii warunków logistycznych (sala, hotel, pokój, dostępność usługi dla osób z niepełnosprawnościami itp.). Dodatkowo istnieje możliwość uzupełnienia opisu w polu tekstowym. 3.6 Osoby prowadzące usługę/skład ekspercki/trenerski Informacja na temat prowadzących (zunifikowany formularz zawierający co najmniej informację dlaczego właśnie ten prowadzący jest najbardziej odpowiedni do realizacji danej usługi): Imię i Nazwisko (zalecane jest podanie tej informacji) Adres e-mail2 (niezbędne w przypadku podania imienia i nazwiska) Specjalizacja (w tym role w ramach świadczonych usług rozwojowych i obszary tematyczne) Opis kariery Wykształcenie Dodatkowe informacje o prowadzących usługę – możliwość np. zamieszczenia linku do strony z prezentacją własnej osoby i/lub opracowań Jakość usług mentoringowych w sposób szczególny zależy od samych realizatorów usługi, czyli mentorów. Należy zatem zadbać o dość precyzyjną prezentację realizatorów tej usługi, tak aby potencjalni Odbiorcy i Uczestnicy nie mieli wątpliwości, że dokonują właściwego wyboru. Warto szczególnie zwrócić uwagę na wszelkie elementy potwierdzające jej/ich wysokie kompetencje doradcy, takie jak np. bogate doświadczenie i kompetencje zawodowe, potwierdzone przebiegiem pracy oraz imiennymi referencjami, przynależność do organizacji zrzeszających ekspertów z danej dziedziny, posiadane certyfikaty (wraz z ich krótką charakterystyką), dostępne publikacje i/lub wystąpienia na konferencjach, ukończone szkolenia / programy rozwojowe dla mentorów. O ile to możliwe warto też podać dostęp do dodatkowych źródeł informacji o mentorze. Może Podanie adresu e-mail jest obowiązkowe. Informacja ta jest niezbędna do realizacji obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 25 Ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. (Dz.U. z 2014r. z późn. zm.). 2 12 to być własna strona www, blog, czy też prezentacja szczególnych osiągnięć. 3.6.1 3.7 Sposób oceny efektów usługi określonej w polu 3.3 Program usługi Wypełnia Podmiot Pole obowiązkowe. Należy podać przewidywany termin realizacji ewaluacji oraz informację, kto jest zobowiązany uczestniczyć w ewaluacji mierzącej stopień realizacji celu/celów tej usługi. Należy także wskazać formę oceny stopnia realizacji celów (np. test wiedzy, ankieta etc.). Pole jest nieaktywne, jeżeli zostało wypełnione w Karcie Usługi pole 2.1 Czy usługa pozwala na zdobycie kwalifikacji lub części kwalifikacji zarejestrowanych w ZRK? 13 Jest to wprost odwołanie do celu usługi a szczególnie do zakładanych efektów określonych w programie usługi. W tym miejscu opisujemy już bardziej aspekty techniczne procesu oceny osiągnięcia efektów określając: Termin realizacji ewaluacji (dokładna data lub wskazanie ilości dni po zakończeniu usługi) Kto będzie uczestniczył w ocenie? Czy sami uczestnicy (mentee), czy także ich współpracownicy, przełożeni lub inne wskazane grupy. Forma realizacji - np. test wiedzy i/lub 3.8 Dodatkowe informacje o usłudze Wypełnia Podmiot 4 Cena usługi 4.1 Koszt brutto usługi przypadający na 1 uczestnika Tytuł sekcji karty usługi – nie wymaga uzupełnienia Wypełnia Podmiot 4.2 Koszt netto usługi przypadający na 1 uczestnika 14 Wypełnia Podmiot Możliwość przedstawienia dodatkowych informacji, które nie zostały przedstawione wyżej. Obowiązkowe jest wypełnienie kwoty brutto przypadającej na jednego Uczestnika indywidualnego lub instytucjonalnego (jeśli usługa nie przewiduje udziału uczestników indywidualnych) Obowiązkowe jest wypełnienie kwoty netto przypadającej na jednego Uczestnika indywidualnego lub instytucjonalnego (jeśli usługa nie przewiduje udziału uczestników indywidualnych) kompetencji, ankiety, wywiady etc. (tego typu narzędzia mogą być szczególnie pomocne w ocenie realizacji celów i efektów edukacyjnych) lub analiza wskaźników biznesowych (należy podać jakich). Po wypełnieniu tego pola Odbiorcy i Uczestnicy powinni dokładnie wiedzieć jak będzie wyglądał proces ewaluacji, jakie dane będą pozyskiwane, od kogo i w jaki sposób. Jest to przede wszystkim miejsce na wskazanie aspektów wyróżniających własną propozycję od innych ofert mentoringu dostępnych na rynku. Warto pamiętać, że jeśli proponujemy niemal dokładnie to samo co inni to potencjalni Odbiorcy mogą równie dobrze wybrać inną opcję. 4.3 Koszt brutto osobogodziny usługi (jeżeli dotyczy) Wypełnia system OPCJA STANDARDOWA USŁUGI Koszt brutto osobogodziny = koszt brutto usługi przypadający na 1 uczestnika / liczba godzin usługi ze szczegółowego harmonogramu usługi 4.4 Koszt netto osobogodziny usługi (jeżeli dotyczy) Wypełnia system OPCJA STANDARDOWA USŁUGI Koszt netto osobogodziny = koszt netto usługi przypadający na 1 uczestnika / liczba godzin usługi ze szczegółowego harmonogramu usługi 5 Osoba do kontaktu w sprawie usługi Wypełnia Podmiot Pola obowiązkowe. Imię i nazwisko oraz kontakt do osoby odpowiedzialnej za realizację usługi. Osoba do kontaktu w sprawie usługi może być jednocześnie osobą wypełniającą Kartę Usługi. 15