1435329807-Zaproszen.. - Pałac Książęcy w Żaganiu

Żagań, dnia 26 czerwca 2015 r.
ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT
na wyłączność obsługi Jarmarku Św. Michała 2015
w zakresie gastronomii lekkiej i ciężkiej oraz stoisk handlowych
Pałac Książęcy Sp. z o.o. w Żaganiu
ul. Szprotawska 4, 68-100 Żagań
NIP 924-185-05-55
Tel. 68 477 64 64, 68 453 91 56, fax. 68 477 64 62
Współorganizator Pałac Książęcy Sp. z o.o. w Żaganiu działając w imieniu Gminy Żagań o
statusie miejskim zaprasza do składania ofert na wyłączność obsługi imprezy plenerowej
pn. „Jarmark Św. Michała 2015” organizowanej w dniach 11 – 13 września 2015 r. w
zakresie gastronomii lekkiej i ciężkiej oraz stoisk handlowych.
I.
NAZWA IMPREZY:
JARMARK ŚW. MICHAŁA 2015
II.
TERMIN IMPREZY:
11 września 2015 r. od godz. 14.00 do maksymalnie 24.00,
12 września 2015 r. od godz. 14.00 do maksymalnie 24.00,
13 września 2015 r. od godz. 14.00 do maksymalnie 22.00,
III. TEREN IMPREZY:
Teren przy Placu Gen. Maczka w Żaganiu oraz ulice i skwery w
bezpośrednim sąsiedztwie.
Wyłączność obsługi imprezy plenerowej obejmuje następujący teren*:

Gastronomia (kolor brązowy na mapie):


Teren zielony przy placu Gen Maczka,
Stoiska handlowe (kolor żółty na mapie):

Teren zielony przy murze obronnym – obok Baszty,

Ulica Pomorska – część (od skrzyżowania z ulicą Jana Pawła II do ulicy
Keplera),

Ulica Keplera – część dwustronnie (od skrzyżowania z ulicą Pomorską do
ulicy Sobieskiego),

Ulica Keplera – część jednostronnie (od skrzyżowania z ulica Długą do ulicy
Brackiej),

Ulica Długa – część (od skrzyżowania z ulicą Keplera do ulicy Brackiej),

Ulica Bracka – część (od skrzyżowania z ulicą Długą do postoju taksówek).
* szczegółowa lokalizacja miejsc wyłączności została przedstawiona na załączonej mapie.
1
IV.
ZAKRES SPRZEDAŻY:
1. GASTRONOMIA LEKKA, np.:
 wata
cukrowa,
popcorn,
kukurydza
gotowana,
słodycze,
orzeszki
prażone, gofry, naleśniki, żelki itp.,
 sery wędzone, oscypki,
 lody, owoce w czekoladzie, kawa, herbata,
 napoje bezalkoholowe.
2. GASTRONOMIA CIĘŻKA, np.:
 Napoje alkoholowe niskoprocentowe, tj. piwo podawane wyłącznie w
plastikowych kubkach,
 grillowane mięsa i wędliny, np. kiełbasa, karczek, dziczyzna, szaszłyki
itp.,
 Fast-food: hot-dogi, hamburgery, pajda chleba itp.,
3. STOISKA HANDLOWE:
 Artykuły przemysłowe, tekstylne, zabawki itp.,
 Artykuły gospodarstwa domowego, przyprawy itp.,
 Artykuły dekoracyjne.
V.
ZAKRES OBOWIĄZKÓW OFERENTA:
1. Miejsce rozstawienia sprzętu i zaplecza gastronomicznego (stoły, budki, zabudowy
itp.)
każdorazowo
musi
być
uzgodnione
ze
Współorganizatorem.
Nieprzestrzeganie wymienionego warunku skutkowało będzie natychmiastowym
usunięciem zaplecza. Sprzętu nie należy ustawiać na wyznaczonych drogach
bezpieczeństwa i w miejscach umożliwiających prawidłową realizację imprezy (np.
nie zasłaniały widoku sceny).
2. Rozstawione stoiska handlowe nie mogą uniemożliwiać wejść do sklepów, klatek
schodowych, garaży itp.
3. Oferent
zobowiązuje
się
posiadać
stosowne
zezwolenia
na
prowadzenie
działalności gastronomicznej wydane przez Stację Sanitarno-Epidemiologiczną
uzyskane we własnym zakresie.
4. Oferent prowadzi działalność na własną odpowiedzialność.
5. Oferent zobowiązuje się do obsługi miejsc gastronomicznych i handlowych
podczas w/w imprezy w godzinach trwania imprezy oraz do bieżącego utrzymania
czystości w granicach swojego obszaru wyłączności, jak również po każdym dniu
imprezy.
6. Oferent zobowiązuje się do podpisania umowy dzierżawy, w terminie do dnia 31
lipca 2015 r., w miejscu i terminie przedstawionym przez Zamawiającego, jak
również do zapłaty zaproponowanej kwoty wyłączności obsługi imprezy w dwóch
transzach:
2

W dniu podpisania umowy, maksymalnie do dnia 31 lipca 2015 r. – 70%
kwoty wyłączności,

Do dnia 31 sierpnia 2015 r. – 30% kwoty wyłączności.
7. Jako zabezpieczenie posprzątania terenu po imprezie i pokrycia ewentualnych
szkód wyrządzonych przez Oferenta, Oferent wpłaci kaucję zabezpieczającą w
wysokości 3.000,00 zł (słownie: trzy tysiące złotych). Kaucja winna wpłynąć do
Organizatora przed terminem imprezy na konto wskazane w umowie. Kaucja
zostanie zwrócona w ciągu siedmiu dni po zakończeniu imprezy, po posprzątaniu
przez Oferenta miejsca obszaru swojej wyłączności. Teren winien być uprzątnięty,
z zachowaniem obecnej infrastruktury.
UWAGA - WAŻNE
Oferent jest zobowiązany do przygotowania na terenie objętym imprezą,
wskazanym
przez
organizatora,
3
(słownie:
trzech)
punktów
sprzedaży
grochówki wojskowej wraz z pieczywem (plus naczynie jednorazowe i łyżka)
za cenę ustaloną przez organizatora, tj. 1,00 zł/porcja. Oferent zobowiązuje się
do przygotowania łącznie 4.200 porcji posiłku (słownie: czterech tysięcy dwustu
porcji) i sprzedawania go w następujących dniach:

12 września 2015 r. (SOBOTA), w godz. między 14:00 a 15:00, aż do
wyczerpania, po 700 porcji w trzech punktach wydawania, łącznie
2.100 posiłków,

13 września 2015 r. (NIEDZIELA), w godz. między 14:00 a 15:00, aż
do wyczerpania, po 700 porcji w trzech punktach wydawania, łącznie
2.100 posiłków,
VI.
ZAKRES OBOWIĄZKÓW WSPÓŁORGANIZATORA IMPREZY:
1. Współorganizator
zobowiązuje
się
do
utrzymania
czystości
we
wszystkich
miejscach nie objętych wyłącznością Oferenta w trakcie trwania imprezy po
każdym dniu.
2. Współorganizator zapewnia ustawienie przenośnych kabin toaletowych.
3. Współorganizator udostępnia pod lokalizację zaplecza gastronomicznego oraz
stoisk handlowych grunt na obszarze objętym imprezą, zgodnie z załączoną do
zaproszenia mapą.
4. Współorganizator zapewnia możliwość korzystania z punktu poboru zimnej wody
pitnej oraz możliwość podłączenia się do szafek z energią elektryczną 230/400V
pod warunkiem posiadania przez dzierżawcę przedłużaczy, urządzeń oraz osprzętu
elektrycznego zgodnego z obowiązującymi normami i przepisami.
5. Warunki poboru mediów zostaną określone w umowie zawartej z Pałacem
Książęcym Sp. z o.o. w Żaganiu.
3
6. Pałac Książęcy Sp. z o.o. w Żaganiu nie zapewnia ochrony terenu objętego
wyłącznością.
VII. WARUNKI
UDZIAŁU
W
POSTĘPOWANIU
NA
WYŁĄCZNOŚĆ
OBSŁUGI
IMPREZY PLENEROWEJ:
1. O udzielenie wyłączności mogą ubiegać się Oferenci, którzy spełniają następujące
warunki:
a)
posiadają uprawnienia do występowania w obrocie gospodarczym w
zakresie objętym ofertą (mają zarejestrowaną działalność we właściwym
rejestrze lub zaświadczenie o wpisie do centralnej ewidencji i informacji o
działalności gospodarczej),
b)
znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej płynność
prowadzenia usług bez możliwości ubiegania się o wcześniejsze zaliczki od
współorganizatora na rozpoczęcie działalności. Oferent składa oświadczenie
na załączonym druku (załącznik nr 2),
c)
posiadają
ubezpieczenie
odpowiedzialności
cywilnej
od
prowadzonej
działalności gospodarczej.
d)
nie zalegają z opłacaniem składek względem ZUS oraz podatków względem
Urzędu Skarbowego,
e)
posiadają odpowiednie referencje.
2. Warunkiem uczestnictwa w konkursie ofert jest:
a)
złożenie oferty (załącznik Nr 1) wraz z oświadczeniem, o którym mowa w
ust. 1, lit. b),
b)
przedłożenia
kopii
ubezpieczenia
Odpowiedzialności
Cywilnej
od
prowadzonej działalności gospodarczej na kwotę nie niższą niż 400.000,00
zł, (słownie: czterysta tysięcy złotych).
c)
złożenie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek względem ZUS
(nie starsze niż 3 miesiące od daty składania oferty),
d)
złożenie zaświadczenia o niezaleganiu w płaceniu podatków względem
Urzędu Skarbowego (nie starsze niż 3 miesiące od daty składania oferty),
e)
załączenie trzech niezależnych referencji z ostatnich trzech lat prowadzenia
działalności potwierdzających rzetelne wykonanie zadania o tożsamym
charakterze obsługi imprez plenerowych,
f)
wniesienia przez Oferenta wadium w wysokości 2.000,00 zł (słownie: dwa
tysiące złotych) na konto: PKO BP S.A. Oddział 1 w Żaganiu 88 1020
5460 0000 5002 0067 1818 w terminie do 10 lipca 2015 r. do godz.
09.30 w z dopiskiem: „Wadium - oferta na obsługę Jarmarku Św.
Michała 2015”.
4
Wpłacone wadium stanowi gwarancję przystąpienia Oferenta do podpisania umowy.
Wadium wpłacone przez Oferenta, którego oferta została wybrana zostanie
zaliczone na poczet przyszłych zobowiązań finansowych. Pozostałym Oferentom
wadium zostanie zwrócone w terminie 3 dni roboczych od daty zakończenia
postępowania i dokonania wyboru najkorzystniejszej oferty. W przypadku uchylania
się Oferenta, którego oferta została wybrana od zawarcia umowy w wyznaczonym
terminie - wadium nie będzie podlegać zwrotowi.
VII. INFORMACJA DOTYCZACA SKŁADANIA OFERT CZĘŚCIOWYCH:
Współorganizator nie dopuszcza składania ofert częściowych na poszczególne
zakresy wyłączności.
VIII. OFERTA POWINNA ZAWIERAĆ:
1. Komplet dokumentów rejestracyjnych:
- aktualny wypis z właściwego rejestru lub zaświadczenie o wpisie do centralnej
ewidencji i informacji o działalności gospodarczej potwierdzający dopuszczenie do
obrotu gospodarczego w zakresie objętym ofertą,
- zaświadczenie o nadaniu numeru NIP i REGON,
2. Kopię polisy Odpowiedzialności Cywilnej od prowadzonej działalności gospodarczej
na kwotę nie niższą niż 400.000,00 zł (słownie: czterysta tysięcy złotych),
3. Zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek względem ZUS (nie starsze niż
3 miesiące od daty składania oferty),
4. Zaświadczenie o niezaleganiu w płaceniu podatków względem Urzędu Skarbowego
(nie starsze niż 3 miesiące od daty składania oferty),
5. Ofertę (załącznik Nr 1),
6. Oświadczenie Oferenta, że znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej
zapewniającej płynność prowadzenia usług bez możliwości ubiegania się o
wcześniejsze zaliczki od współorganizatora na rozpoczęcie działalności. Oferent
składa oświadczenia na załączonym wzorze (załącznik nr 2),
7. Referencje
potwierdzające
rzetelne
wykonanie
trzech
zadań
o
tożsamym
charakterze obsługi imprez masowych,
8. Kserokopię dowodu wpłaty wadium w wysokości 2.000,00 zł (słownie: dwa
tysiące złotych),
9. Dokumenty są składane w formie oryginału lub kopii poświadczonej: „za
zgodność z oryginałem” przez Oferenta,
10. Brak jakiegokolwiek dokumentu spowoduje odrzucenie oferty.
IX.
TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT:
1. Oferty należy składać w Sekretariacie Pałacu Książęcego, pok. 269, 68-100
Żagań, ul. Szprotawska 4 w terminie do 10 lipca 2015 roku do godz. 10:00.
5
2. Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie z oznaczeniem danych teleadresowych
Oferenta z dopiskiem: „Obsługa imprezy plenerowej „Jarmark Św. Michała
2015 – gastronomia i handel”,
3. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 10 lipca 2015 r. o godz. 10.15 w Sali
Kurlandzkiej. Otwarcie ofert jest jawne.
X.
PROCEDURA POSTĘPOWANIA I WYBÓR OFERTY:
1. Wyboru oferty dokonuje Komisja Konkursowa powołana przez Prezesa Zarządu
Spółki Pałac Książęcy w Żaganiu.
2. Oferty niekompletne pod względem wymaganych dokumentów zostaną odrzucone
bez ich rozpatrzenia.
3. Kryterium oceny ofert:
Komisja Konkursowa dokonując oceny ofert bierze pod uwagę następujące
czynniki:
proponowana wysokość za wyłączność obsługi imprezy w kwocie
brutto – waga 100%,
4. Organizator konkursu ofert zastrzega sobie prawo do zamknięcia konkursu bez
wybrania którejkolwiek z ofert, bez podania przyczyny na każdym jego etapie.
5. Oferent jest związany ofertą w ciągu 30 dni od dnia otwarcia ofert.
6. Konkurs może się odbyć pod warunkiem, że wpłynie przynajmniej jedna oferta
spełniająca wymogi formalne postępowania.
7. Oferent może złożyć tylko jedną ofertę.
UWAGA:
Zaproponowana kwota wyłączności na obsługę imprezy plenerowej nie może być
niższa niż 45.000,00 zł/brutto (słownie: czterdzieści pięć tysięcy złotych
brutto).
Osoba do kontaktu:
W sprawach organizacyjnych: Patrycja Erdman, tel. 68 453 91 56, 604 691 611,
Niniejsze zaproszenie opublikowano również na stronie internetowej: www.palacksiazecy.pl
6