Zaplanuj i decyduj o swoim czasie

LEKCJA 2
Zaplanuj i decyduj o swoim czasie
W poprzedniej lekcji ustaliliśmy Twoje cele nadrzędne i szczegółowe, wiesz już zatem, jak zmierzyć
sukces. Pojawia się oczywiste pytanie – jak zrealizować założone cele?
Po pierwsze zastanów się, czy masz wszystkie potrzebne do tego zasoby. Należą do nich:
•
czas
•
budżet
•
ludzie/zespół
•
wiedza/dane/informacje
•
narzędzia (np. materiały, sprzęt)
Jeśli któregoś z tych zasobów Ci brakuje – zastanów się, jak to zmienić. Poproś o pomoc, jeśli to
konieczne. Nie podejmuj nierealistycznych oczekiwań i nie rzucaj się z motyką na słońce. Myśl
realistycznie. Z drugiej strony – istnieją niezliczone przypadki, kiedy ludzie wpadali na przełomowe
pomysł właśnie z powodu braku zasobów. Myśl zatem innowacyjnie i znajdź właściwy balans.
My dzisiaj skupimy się na tym zasobie, którego brakuje nam najczęściej (albo przynajmniej tak nam się
wydaje) – mowa oczywiście o czasie. Prawda jest taka, że ile byśmy go nie mieli – zawsze na koniec
okaże się, że jest go za mało. Postaramy się dzisiaj temu zaradzić.
Zanim pójdziemy dalej, potrzebuję jednak Twojej deklaracji. Chcę, żebyś przyznał, że jesteś
właścicielem swojego czasu i o nim świadomie decydujesz. Od teraz przestajesz oddawać swój czas
do swobodnego dysponowania przez innych i stajesz na jego straży. To jest jeden z Twoich
najważniejszych zasobów, dlaczego więc pozwalasz, by był trwoniony?
Przestań mówić, że KTOŚ sprawia, że masz mało czasu, albo że ONI go marnują. Twój czas to Twoja
własność i Twoim świętym obowiązkiem jest nim właściwie dysponować. Nie zwalaj winy na innych, bo
tak jest prościej.
Zacznij myśleć o „inwestowaniu czasu”, tak samo, jak myślisz o inwestowaniu pieniędzy. Skoro tych
drugich nie wyrzucasz w błoto, dlaczego robisz to z czasem?
W praktyce mam na myśli w pełni świadome i asertywne zarządzanie swoim kalendarzem. Po pierwsze
– miej kalendarz. Czy to papierowy, czy elektroniczny, pomoże ustrukturyzować pracę. Po drugie nie
pozwól, żeby inni się w nim panoszyli. To jest TWÓJ kalendarz, a nie ICH kalendarz. Twój czas jest
cenny. Zacznij go szanować, by robili to inni.
Na początek namawiam Cię do ćwiczenia. Przez najbliższe 3 dni zapisuj czynności, które wykonujesz
w pracy, wraz z czasem jaki Ci zajmują. Odpisywanie na maile, przeglądanie Facebooka,
przygotowanie prezentacji dla klienta, rozmowa przy kawie z koleżanką, spotkania – postaraj się
wykonać to zadanie najdokładniej jak potrafisz. Umówmy się, że zapisujesz wszystkie czynności, które
zajmują Ci minimum 15 minut.
Co zauważasz? Ile czasu podczas tych 3 dni dedykowane było czynnościom, które zbliżają Cię do
realizacji Twoich celów? Zdziwiło Cię, że niektórym czynnościom poświęcasz aż tyle czasu? Czy to nie
zastanawiające, że część pozycji w ogólne się na tej liście znalazło? Czy na jakieś ważne aktywności
nie udało Ci się znaleźć przez to czasu? Zapisz swoje wnioski/postanowienia.
Teraz wróć na moment do swoich celów i zastanów się, w jakim horyzoncie czasowym muszą zostać
zrealizowane. Dopisz terminy przy celach szczegółowych. Następnie zdecyduj, które z zadań chcesz
wykonać już w najbliższym miesiącu. Wpisz do kalendarza wszystkie większe aktywności, które są z
tym związane. Zaplanuj na nie odpowiednią ilość czasu.
Pamiętaj, że nie możesz i nie chcesz robić wszystkiego, to prosta droga do bezproduktywności.
Chcesz skupić się na czynnościach, które przybliżają Cię do realizacji Twoich celów. Usuwasz
pozostałe. Eliminacja jest najlepszym sposobem zarządzania czasem. Najlepiej od razu zastanów się,
czego nie zrobisz i wyeliminuj to ze swojego planu/kalendarza. Jeśli masz taką możliwość – eliminuj
bezproduktywne czynności systemowo: upraszczaj procesy, skracaj spotkania, poprawiaj komunikację.
Do swojego kalendarza wpisz:
•
czas na myślenie o projekcie, ułożenie sobie w głowie pomysłu
•
konieczne spotkania
•
czas na przygotowanie do spotkań/prezentacji
•
czas na „robienie” konkretnych rzeczy, koniecznych do realizacji projektu – tutaj uściślij, co w
danym bloku czasowym zamierzasz robić
Zarezerwuj na te czynności odpowiednią ilość czasu. Zaplanuj też przerwy. Uważaj na pułapkę
niedoszacowania – lepiej zarezerwować sobie dłuższy czas i potem go „odzyskać” na inne czynności,
niż planować zbyt optymistycznie, potem się spieszyć i nie zdążać na czas.
Oceniaj REALNIE ilość rzeczy, które chcesz wykonać. Jeśli na jeden dzień zaplanujesz 20 sporych
zadań, a zrobisz tylko 10 z nich to albo poświęcisz swój prywatny czas na dokończenie reszty albo
wyjdziesz z pracy z poczuciem klęski, niewyrobionego planu. Jeśli jednak od początku postawisz przed
sobą realistyczne oczekiwania i je wykonasz, poczujesz satysfakcję i przypływ mocy.
No dobrze, powiesz, ale przecież ciągle ktoś domaga się mojego czasu, narzuca nowe zadanie, mam
im wszystkim po prostu powiedzieć nie? Czasem nie masz innego wyjścia, bo zaczynając skupiać się
na celach innych, brakuje Ci czasu na realizację własnych. W innych przypadkach upewnij się, że
konieczne jest, byś inwestował swój czas. Ludzie mają na przykład tendencję do przychodzenia z
problemami, których nie umieją rozwiązać w nadziei, że zrobisz to za nich. Nie rób tego! Naucz, jak
poradzić sobie z trudną sytuacją, ale nigdy nie wyręczaj.
Oswój się z myślą, że czasem będziesz mówić „nie”, mimo że to nieprzyjemne. To jest cena, jaką
musi płacić każdy, komu zależy na realizacji własnych celów. Wytłumacz, że zajmujesz się teraz
ważnym projektem, powiedz, co musiałbyś odłożyć na bok, by zająć się nowym zadaniem. W pierwszej
chwili rozmówca może zareagować impulsywnie, potem jednak zrozumie sytuację.
Muszę się tu upewnić, że dobrze się rozumiemy! Nie zachęcam Cię w żadnym wypadku do zamknięcia
się przed światem i realizacji swoich zadań w pojedynkę! Spotkania, burze mózgów, uczenie innych,
szkolenia, gościnne uczestnictwo w innych projektach – to wszystko są aktywności, które pośrednio
także zbliżają Cię do Twoich celów, zbudują relacje. Powinieneś inwestować w nie czas! Chodzi o
zachowanie odpowiednich proporcji i o to, czy faktycznie poruszasz się do przodu z najważniejszymi
zadaniami, czy skupiasz w 80% na tych pobocznych.
Pamiętaj jednak: to Ty zarządzasz swoim kalendarzem, a nie on zarządza Tobą!
Oczywiście Twój kalendarz będzie ruchomy, czasem musisz być elastyczny, zmieniać plany.
Codziennie rano zerknij do niego i zastanów się, czy masz dobrze zaplanowany dzień. Jeśli coś się
zmieniło (np. ważny klient poprosił o dodatkową konsultację), zastanów się jak rozsądnie przeplanować
obowiązki – które możesz przełożyć na później, a które wymagają uwagi koniecznie danego dnia.
Na początku/końcu tygodnia poświęć również 15 minut, by przejrzeć swoje plany na najbliższe 5 dni. To
inwestycja, która zwróci się po tysiąckroć. Zastanów się, jakie kluczowe zadania chcesz zrealizować i
upewnij się, że masz na to zaplanowany czas. Jeśli potrzebujesz kilkunastu godzin nieprzerwanej
pracy, a w Twoim kalendarzu ciężko znaleźć przerwę na wyjście do toalety – to jest właśnie moment, w
którym powinieneś interweniować. Zastanów się, które plany mogą poczekać, a z których w ogóle
musisz zrezygnować.
Proszę Cię! Planuj swój czas pracy „regulaminowo”. Nie zakładaj, że prezentację dokończysz w nocy, a
raport przeczytasz w weekend. Jeśli już na tym etapie zrobisz takie założenie – nigdy nie odejdziesz od
tego zwyczaju. Takie wyjątkowe sytuacje się zdarzają, wiem. Ale niech one będą naprawdę wyjątkiem,
a nie regułą!
Jeśli nie mieścisz się z pracą w standardowym czasie, to znaczy, że coś jest nie tak:
albo masz źle sformułowane cele,
albo poświęcasz uwagę i czas na zbyt wiele czynności, które Cię do nich nie zbliżają
albo nie robisz rzeczy w najprostszy możliwy sposób.
Nie lekceważ tego, tylko poświęć czas, żeby to przemyśleć, porozmawiać z przełożonym i podjąć
odpowiednie decyzje. Nikt nie zrobi tego za Ciebie. Jeśli więc narzekasz, że masz za dużo pracy –
zastanów się, czy wykonałeś swoje zadanie domowe.
Zanim zabierzesz się do działania, pomyśl, jaki ma być efekt końcowy i jak dotrzeć do niego jak
najkrótszą drogą. Im prostsze rozwiązania i narzędzia wybieramy, tym lepiej! Pomagają nam
zaoszczędzić czas, który możemy potem spożytkować na inne zadania.
Nie ma nic złego w stawianiu najprostszej drogi ponad tą bardziej skomplikowaną. Wręcz przeciwnie –
to Twój obowiązek. Firmy w której pracujesz nie interesuje ile czasu spędzisz nad realizacją zadania,
nie ma to kompletnie żadnego znaczenia. Liczy się efekt, który osiągniesz. Tylko on ma
bezpośrednie przełożenie na wzrost sprzedaży, zwiększenie zysków. Nie chodzi o to, żeby robić, ale
żeby zrobić.
Mimo to spotykam wiele osób, którym wydaje się, że jakość ich pracy mierzona jest ilością wysłanych
maili, długością prezentacji, godzin spędzonych na spotkaniach. Jest dokładnie odwrotnie: wszystko, co
nie jest konieczne, żeby zrealizować zadanie w dobrej jakości, to zasoby, których nie powinniśmy
marnować. Ten czas i energię możemy poświęcić na coś innego. Od prostoty do lenistwa i
bumelanctwa jest daleka droga.
Nie popełniaj tych błędów myślowych:
•
mam za dużo obowiązków i nic z tym nie mogę zrobić
•
to wina mojego szefa
•
muszę pracować więcej, żeby się ze wszystkim wyrobić
•
nie powinienem odmawiać
•
muszę pokazać, że spędziłem nad danym zagadnieniem dużo czasu
•
raz zaakceptowanych spotkań nie można odwołać/przełożyć
•
to ONI odpowiadają za mój brak czasu