1. krok do współpracy z ESA Rejestracja firmy na portalu

1. krok do współpracy z ESA Rejestracja firmy na portalu

1. krok do współpracy z ESA
Rejestracja firmy na portalu
Pierwszym krokiem przedsiębiorstwa do podjęcia współpracy z Europejską Agencją Kosmiczną
jest rejestracja na portalu www.esa.int. Dzięki niej, oferenci otrzymują dostęp do systemu EMITS,
a tym samym – możliwość zarejestrowania podmiotu w bazie potencjalnych podwykonawców
ESA, przeglądania aktualnych zapytań oraz prawidłowego aplikowania do projektów Agencji.
Proces rejestracji składa się z 5
kroków:
wyboru
przedstawicieli
firmy
uzyskujących
dostęp
do
przyszłego konta podmiotu w EMITS,
wejścia na stronę systemu bez
logowania się, wstępnej rejestracji
podmiotu, wypełnienia kwestionariusza właściwego, zatwierdzenia
kwestionariusza
i
tym
samym
wysłania go do ESA celem walidacji.
1. Wybór pracowników firmy,
którzy będą mieli dostęp do konta
Wybór osób z dostępem do konta,
a w szczególności głównej osoby
kontaktowej
danej
firmy
(zwanej „Entity Information Administrator”, w skrócie EIA) warto dokładnie przeanalizować.
EIA może realizować następujące zadania:
- przekazywać przedstawicielom ESA dane pracowników, którzy z punktu widzenia danego obszaru
współpracy są najistotniejsi , - prezentować zdolności produkcyjne, technologiczne i naukowo-badawcze
firmy, którą reprezentuje.
- na życzenie ESA przesyłać szczegółowe dane dotyczące wyników finansowych przedsiębiorstwa oraz jego
struktury właścicielskiej.
- edytować dostęp do wybranych części systemu dla swoich współpracowników. Jest to przydatne
przykładowo w sytuacji, gdy oferentowi zależy, aby poszczególne działy były wypełniane przez ekspertów
pracujących z daną materią, na co dzień.
Poza główną osobą kontaktową, firma podaje także dane dwóch innych osób- zastępcy EIA oraz tzw. dysponenta kodu oferenta, o którym piszemy szerzej poniżej. W wyjątkowych sytuacjach wszystkie trzy funkcje może
pełnić jeden pracownik.
2. Dostęp do strony EMITS i wstępna rejestracja podmiotu
Po wyborze osób kontaktowych dla ESA, przedstawiciel firmy wchodzi na stronę dla przyszłych
oferentów: emits.esa.int. Domyślny widok to dostęp dla „gościa”. Aby rozpocząć wstępną rejestrację, należy
kliknąć przycisk „Entity Registration”, zgodnie z obrazkiem poniżej:przycisk „Entity Registration”, zgodnie
z obrazkiem poniżej:
Następnie, system poprosi o wypełnienie wstępnej rejestracji. Zanim jej dokonamy, warto wcześniej
sprawdzić, czy nikt tego przed nami nie zrobił – w tym celu wpisujemy dane firmy w tzw. Yellow Pages.
Jeśli nasza firma nie istnieje jeszcze w bazie, wypełniamy podstawowy formularz. Wpisujemy w niej dane,
takie jak: nazwa podmiotu, typ (do wyboru są: przedsiębiorstwo przemysłowe, firma usługowa, organizacja
non- profit, inne) oraz państwo. Po kliknięciu przycisku „save”, EMITS generuje numer PIN,
będący kodem dostępowym do dalszych etapów rejestracji firmy, a także do późniejszego
korzystania z systemu. PIN należy zapisać i przechowywać w bezpiecznym miejscu.
3. Kwestionariusz właściwy
Do kwestionariusza właściwego przechodzimy, gdy posiadamy swój PIN do systemu. Czynimy to bezpośrednio
po wykonaniu kroków opisanych powyżej (i kliknięciu przycisku „continue” w okienku wyświetlającym nasz
PIN) lub poprzez ponowne wejście na stronę emits.esa.int, kliknięciu przycisku „Entity Registration” oraz
wpisaniu kodu w odpowiednie pole.
Pola do uzupełnienia w kwestionariuszu właściwym zależą od typu firmy,
jaką reprezentujemy. Generalnie można
jednak przyjąć, że osoba uzupełniająca
formularz powinna mieć przygotowane dane
z ewidencji przedsiębiorstw (CEiDG, KRS),
w tym numery identyfikacyjne, dane
dotyczące udziałowców i zarządu firmy,
schemat
organizacyjny
przedsiębiorstwa,
kluczowe dane z raportów finansowych.
Kwestionariusz umożliwia także wypisanie
osiągnięć podmiotu z zakresu aktywności
w sektorze kosmicznych, jak i poza nim.
Wszystkie pola obowiązkowe są zaznaczone
czerwoną gwiazdką i muszą zostać wypełnione (jeśli dane pole nie jest właściwe dla podmiotu, należy wpisać
NA lub “not applicable”). Powyższy krok jest konieczny, aby otrzymać tzw. “źółte” lub “zielone” światło dla każdej
z części kwestionariusza, co warunkuje możliwość wypełniania kolejnych jego elementów.
4. Walidacja kwestionariusza
Po poprawnym wypełnieniu wszystkich wymaganych pól, czyli w momencie, w którym podsumowanie
wszystkich części zawiera wyłącznie „zielone” lub „żółte światła”, mamy możliwość przesłania kwestionariusza
do jego sprawdzenia i zatwierdzenia przez ESA (przycisk „submit for validation”). Po uczynieniu tego, wybrany
wcześniej EIA otrzymuje potwierdzenie i status procesu.
Po zaakceptowaniu kwestionariusza przez ESA, dane firmy są automatycznie publikowane w systemie, a główna osoba kontaktowa otrzymuje loginy i hasła dla pozostałych przedstawicieli firmy. Od
tej chwili przedsiębiorstwo uzyskuje pełny dostęp do możliwości EMITS, a EIA – ponownie możliwość
modyfikacji kwestionariusza z informacjami o firmie. Może także zmieniać niektóre dane i dodawać nowych
użytkowników systemu bez ponownej walidacji. Pozostali użytkownicy EMITS widzą kwestionariusz jedynie
w trybie podglądu, posiadają również możliwość przeglądania innych formularzy i ofert.
źródła: esa.int/SPECIALS/industry_how_to_do_business/; www.esa.int/SPECIALS/SME/SEMQKI0CYTE_0.html