Wystąpienie pokontrolne Mazowiecki Wojewódzki Lekarz

Wystąpienie pokontrolne Mazowiecki Wojewódzki Lekarz

Warszawa, 13 kwietnia 2016 r.
WOJEWODA MAZOWIECKI
WK-II.1611.1.2015
Pani
Beata Anna Tomanek
Mazowiecki Wojewódzki
Lekarz Weterynarii
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie
i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2015 r., poz. 525 1) i art. 6 ust. 4 pkt 1 ustawy
z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (dalej ustawa o kontroli – Dz. U. Nr 185,
poz. 1092), Aneta Bechcicka2 i Karolina Ignaciuk − inspektorzy wojewódzcy w Wydziale Kontroli
Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, przeprowadziły kontrolę problemową
w Wojewódzkim Inspektoracie Weterynarii (dalej Inspektorat lub WIW), z siedzibą w Siedlcach
przy ul. Kazimierzowskiej 29.
Zakres kontroli obejmował realizację kontroli w jednostkach podległych lub nadzorowanych
na podstawie ustawy o kontroli oraz funkcjonowanie systemu kontroli wewnętrznej w Inspektoracie
w okresie od 1 stycznia 2013 r. do 31 grudnia 2014 r.
Nawiązując do projektu wystąpienia pokontrolnego oraz stanowiska wobec wniesionych
zastrzeżeń, przekazuję Pani Dyrektor wystąpienie pokontrolne zawierające zalecenia sformułowane
w celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości/uchybień.
1
2
Do dnia 13 kwietnia 2015 r. obowiązywał Dz. U. Nr 31, poz. 206, z późn. zm.
Zatrudniona w Mazowieckim Urzędzie Wojewódzkim do 31 lipca 2015 r.
Zasady realizacji zadań i kierowania WIW, wewnętrzną organizację jednostki oraz podział
zadań pomiędzy poszczególne komórki organizacyjne określał Regulamin Organizacyjny
Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii z siedzibą w Siedlcach (dalej RO WIW)3 ustalony
przez Mazowieckiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii (dalej MWLW) w uzgodnieniu
z Głównym Lekarzem Weterynarii (dalej GLW). W myśl § 2 ust. 2 pkt 10 RO WIW
przeprowadzanie kontroli wewnętrznych4 należało do zadań kierowników. Zadania związane
z planowaniem i realizacją kontroli w powiatowych inspektoratach weterynarii (dalej PIW)
realizowane były, zgodnie z § 14 pkt 1, 5, 6 oraz § 15 pkt 1, 6, 12, 13 i 14 RO WIW, przez zespół
ds. zdrowia i ochrony zwierząt oraz zespół ds. bezpieczeństwa żywności, pasz oraz ubocznych
produktów zwierzęcych. Koordynowanie kontroli wewnętrznych należących do kompetencji
MWLW w zakresie opracowywania rocznego planu kontroli Inspektoratu, nadzoru nad jego
realizacją przez kierowników oraz sporządzania sprawozdań z działalności kontrolnej WIW
należało, w myśl § 21 ust. 1 pkt 1 RO WIW, do zadań działu ds. kontroli w zespole ds. oceny
działalności Inspekcji Weterynaryjnej.
Nowy RO WIW5, obowiązujący od 27 sierpnia 2015 r., powierzył przeprowadzanie
instytucjonalnej kontroli wewnętrznej w stosunku do komórek organizacyjnych pracownikom
działu ds. kontroli (§ 3 pkt 10), natomiast zadania związane z planowaniem i realizacją kontroli
w PIW realizowane są przez zespół do spraw zdrowia i ochrony zwierząt, zespół do spraw
bezpieczeństwa żywności oraz zespół do spraw pasz i utylizacji (§ 15 pkt 1, 3, § 16 pkt 1, 3, 4, 6, 7
oraz § 17 pkt 1, 4, 5, 10 RO WIW z 2015 r.). Koordynowanie kontroli zewnętrznych 6 należących
do kompetencji Mazowieckiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii (dalej WLW) w zakresie
opracowywania
rocznego
planu
kontroli
Inspektoratu,
nadzoru
nad
jego
realizacją
przez kierowników, sporządzanie sprawozdań oraz realizacja kontroli wewnętrznych należało
w myśl § 25 RO WIW z 2015 r. do zadań działu do spraw kontroli w zespole do spraw
administracyjnych.
Mazowiecki Wojewódzki Lekarz Weterynarii Zarządzeniem nr 17 z 19 listopada 2012 r.
w sprawie powołania Pełnomocnika Mazowieckiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii
ds. kontroli powołał pana …………………… na stanowisko Pełnomocnika Mazowieckiego
3
Wprowadzony Zarządzeniem Nr 15 MWLW z dnia 6 maja 2011 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego
Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii; zmieniony Zarządzeniami MWLW: Nr 7 z dnia 10 lutego 2014 r.
oraz Nr 27 z dnia 7 sierpnia 2014 r.
4
W rozumieniu § 2 ust. 2 pkt 10 RO WIW kontrolami wewnętrznymi były kontrole przeprowadzane
przez WLW w PIW oraz kontrole przeprowadzane przez kierowników w Inspektoracie i komórkach organizacyjnych.
5
Wprowadzony Zarządzeniem nr 14 z dnia 26 sierpnia 2015 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego
Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii z siedzibą w Siedlcach, uzgodniony z GLW i zatwierdzony przez Wojewodę
Mazowieckiego 14 lipca 2015 r.
6
W rozumieniu § 3 pkt 9 RO WIW kontrolami zewnętrznymi były kontrole wykonywane przez WLW w stosunku
do organów, jednostek i podmiotów, o których mowa w przepisach o kontroli w administracji rządowej, oraz kontrola
wykonywana w stosunku do organów, jednostek i podmiotów określonych w przepisach szczególnych.
2
Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii ds. kontroli (dalej Pełnomocnik ds. kontroli). Do jego zadań
należało wykonywanie uprawnień i obowiązków kierownika komórki do spraw kontroli
określonych w ustawie o kontroli, w tym w szczególności: opracowanie rocznego planu kontroli,
koordynowanie pracy kontrolerów oraz zarządzanie kontrolami, analizowanie skuteczności działań
pokontrolnych, wdrażanie Standardów kontroli w administracji rządowej, zapewnienie realizacji
kontroli z uwzględnieniem celów, zasad i zadań przewidzianych przepisami. Od 4 marca 2014 r.
w WIW obowiązywała Procedura Operacyjna PO-06 Kontrola działalności (dalej Procedura),
opracowana przez Pełnomocnika ds. kontroli i zatwierdzona przez MWLW, określająca
standardowe postępowanie podczas procesu kontroli w PIW.
W badanym okresie MWLW przeprowadził 2397 kontroli działalności podległych
powiatowych lekarzy weterynarii (dalej PLW), w tym w 2013 r.  117 kontroli, a w 2014 r.  122
kontrole. Nie prowadzono kontroli wewnętrznych. Analizie poddano dokumentację 49 kontroli
zrealizowanych w 2014 r. (co stanowi 40% spraw), w tym akta 15 kontroli planowych
i
34 pozaplanowych,
zlecanych przez
GLW
lub
wykonanych
zgodnie z
instrukcją
GLW nr GIWbż-500-2/20138, tj.:
a) 34 w przedmiocie nadzoru PLW nad podmiotami produkującymi żywność pochodzenia
zwierzęcego  zrealizowane w trybie uproszczonym 9,
b) 1 w przedmiocie oceny nadzoru PLW w Radomiu w zakresie bezpieczeństwa produktów
pochodzenia zwierzęcego  zrealizowaną w trybie uproszczonym,
c) 6 w przedmiocie sposobu nadzoru PLW nad podmiotami działającymi w sektorze pasz
i ubocznych produktów pochodzenia zwierzęcego, w tym 2 zrealizowane w trybie
uproszczonym i 4 zrealizowane w trybie zwykłym,
d) 8 w przedmiocie poprawności realizacji przez PLW planu badań Monitoringu Pozostałości
Chemicznych, radioizotopów CEZU  zrealizowanych w trybie zwykłym.
Wszystkie kontrole przeprowadzone w trybie zwykłym, tj. 12 spraw, zrealizowano zgodnie
z rocznym planem kontroli, opracowanym przez Pełnomocnika ds. kontroli i zatwierdzonym
przez MWLW, w myśl art. 12 ust. 1 ustawy o kontroli. W ww. przypadkach pracownicy
Inspektoratu posiadali imienne upoważnienia do przeprowadzenia kontroli wydane przez MWLW
bądź jego zastępcę (w przypadku nieobecności MWLW jako kierownika jednostki kontrolującej),
zgodnie z art. 16 ust. 2 ustawy o kontroli, a przed rozpoczęciem czynności kontrolnych składali
7
W tym 99 kontroli planowych, tj. 58 w 2013 r. i 41 w 2014 r. Nie wykonano jednej kontroli z planu na 2013 rok
z powodu długotrwałej nieobecności pracownika.
8
Instrukcja Głównego Lekarza Weterynarii z 26 sierpnia 2013 r., znak GIWbż-500-2/2013, w sprawie postępowania
organów Inspekcji Weterynaryjnej przy zatwierdzaniu, zatwierdzaniu warunkowym i rejestracji przedsiębiorstw sektora
spożywczego oraz zawieszaniu i cofaniu zatwierdzania, a także przy wykreślaniu tych przedsiębiorstw z rejestru.
9
W myśl art. 11 ustawy o kontroli.
3
pisemne oświadczenia o braku okoliczności uzasadniających ich wyłączenie z udziału w kontroli,
w myśl art. 19 ust. 4 ww. ustawy.
Kontrole w trybie zwykłym prowadzono na podstawie zatwierdzonych przez Pełnomocnika
ds. kontroli programów zawierających wszystkie elementy określone w art. 14 ust. 3 ustawy
o kontroli, a ponadto określających cel, kryteria i mierniki kontroli, zgodnie z pkt 2.3 cz. IV
Standardów kontroli w administracji rządowej z 10 lutego 2012 r. zatwierdzonych przez Prezesa
Rady Ministrów (dalej Standardy kontroli). Ustalenia kontroli dokumentowano w projektach
wystąpień pokontrolnych podpisywanych przez kontrolerów i Pełnomocnika ds. kontroli. Projekty
wystąpień
pokontrolnych
zostały
przekazane
kierownikom
jednostek
kontrolowanych
wraz z pouczeniem o prawie do zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń, zgodnie z art. 37 i 38
przedmiotowej ustawy. W każdym przypadku sporządzono wystąpienie pokontrolne obejmujące
treść projektu wystąpienia pokontrolnego i uzupełnione o zalecenia/wnioski pokontrolne, zgodnie
z art. 46 ust. 1 oraz ust. 2 pkt 1 ustawy o kontroli.
Pozostałe 37 kontroli objętych próbą (w tym 3 planowe) przeprowadzono w trybie
uproszczonym, a ich ustalenia zostały udokumentowane w sprawozdaniach z kontroli
zawierających opis ustalonego stanu faktycznego i jego ocenę, podpisanych przez MWLW
i przekazanych PLW, zgodnie z art. 52 ust. 4 ustawy o kontroli.
W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości/uchybienia:
1. Zrealizowanie w trybie uproszczonym 3 kontroli, które w planie kontroli na 2014 r. ujęto jako
kontrole w trybie zwykłym10. W przypadku kontroli PIW w Warszawie tryb jej
przeprowadzenia
zmieniono
po
zakończeniu
bezpośrednich
czynności
kontrolnych
w podmiocie, uwzględniając wniosek kontrolera z 5 maja 2014 r. o zmianę trybu ze zwykłego
na uproszczony z uwagi na planowaną misję inspektorów FVO11 i wynikającą z niej
konieczność zwrócenia szczególnej uwagi podczas przedmiotowej kontroli na weryfikację
działalności podmiotów wyznaczonych do kontroli FVO. Pan ……………………… starszy
inspektor weterynaryjny ds. pasz oraz ubocznych produktów zwierzęcych wyjaśnił,
że „(…) Z uwagi na powyższe podczas (…) kontroli, nie udało się pozyskać informacji
dodatkowych, które pozwoliłyby na sporządzenie projektu wystąpienia pokontrolnego zgodnie
z opracowanym wcześniej programem kontroli (…)”. W pozostałych 2 przypadkach zmiana
trybu kontroli ze zwykłego na uproszczony spowodowana była, jak wynika z wyjaśnień pana
Edmunda Mateya, brakiem możliwości wcześniejszego powiadomienia kierownika jednostki
kontrolowanej o terminie kontroli (dot. kontroli PIW w Radomiu) oraz „(…) skargą złożoną
10
11
Dotyczy kontroli w PIW w: Radomiu 25-29.08.2014 r., Mławie 23-24.06.2014 r. oraz Warszawie 23.04.2014 r.
Food and Veterinary Office – Biuro Żywności i Weterynarii Komisji Europejskiej.
4
przez pracownika inspektoratu w Mławie na PLW, z uwagi na charakter sprawy oraz terminy
ustawowe na załatwienie skargi (…)” (dot. kontroli PIW w Mławie).
Zgodnie z art. 51 ust. 1 ustawy o kontroli w przypadkach uzasadnionych charakterem sprawy
lub pilnością przeprowadzenia czynności kontrolnych można zarządzić przeprowadzenie
kontroli w trybie uproszczonym. Zgodnie zaś z ust. 2 cyt. przepisu kontrola w trybie
uproszczonym może być zarządzona w szczególności w razie potrzeby sporządzenia informacji
dla kierownika jednostki kontrolującej, sprawdzenia informacji zawartych w skargach
i wnioskach, bądź dokonania analizy dokumentów otrzymanych z jednostek kontrolowanych.
Powyższe uzasadnia wniosek, że kontrole ujęte w okresowych planach kontroli winny być
przeprowadzane co do zasady w trybie zwykłym. Jeśli chodzi o modyfikację trybu kontroli,
ustawodawca przewidział taką możliwość w przypadku ujawnienia w trakcie kontroli
prowadzonej w trybie uproszczonym okoliczności wskazujących na popełnienie przestępstwa,
wykroczenia, przestępstwa skarbowego, wykroczenia skarbowego lub naruszenia dyscypliny
finansów publicznych. W takich przypadkach, w myśl art. 53 ww. ustawy, kontrolę w dalszej
części przeprowadza się w trybie zwykłym. Ustawa o kontroli nie przewiduje natomiast innych
okoliczności uzasadniających zmiany trybu kontroli ze zwykłego na uproszczony.
W świetle złożonych wyjaśnień należy ponadto wskazać, że art. 52 ust. 3 ustawy o kontroli
powinien być interpretowany jako przyzwolenie na prowadzenie czynności kontrolnych
w trybie uproszczonym pomimo braku możliwości zawiadomienia kierownika jednostki
kontrolowanej o kontroli, a nie jako zobowiązanie do stosowania trybu uproszczonego
w sytuacji, gdy zawiadomienie kontrolowanego nie jest możliwe.
2. Nieprawidłowe
sporządzenie
wszystkich
skontrolowanych
upoważnień
do
kontroli
w powiatowych inspektoratach weterynarii oraz nadzorowanych zakładach, poprzez ujęcie
w jednym dokumencie upoważnień do kontroli dwóch podmiotów. Podstawę wydania
stanowiły dwa odrębne akty prawne, tj. ustawa o kontroli − w części odnoszącej się do kontroli
PIW oraz ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. o Inspekcji Weterynaryjnej (dalej ustawa o IW –
Dz. U. z 2015 r., poz. 148212) − w części odnoszącej się do oględzin przedsiębiorców
nadzorowanych przez PLW. Taką formę upoważnienia ustalono we wzorze stanowiącym
załącznik nr 4 do Procedury Operacyjnej PO-06 Kontrola działalności (dalej Procedura)
zatwierdzonej przez MWLW 4 marca 2014 r. Ponadto w 4 przypadkach13 w upoważnieniach
wskazano PLW jako podmiot kontrolowany na podstawie art. 19 ust. 1 ustawy o IW, podczas
gdy powyższy przepis określa zakres kompetencji kontrolnych przysługujących pracownikom
Inspekcji wobec przedsiębiorców podlegających ich nadzorowi.
12
Do dnia 29 września 2015 r. obowiązywał tekst jednolity Dz. U. z 2010 r. Nr 112, poz. 744, z późn. zm.
Dotyczy kontroli w trybie zwykłym PIW w: Żurominie 13.08.2014 r., Otwocku 24.04.2014 r., Siedlcach
31.03.2014 r. oraz Sochaczewie 30.06.2014 r.
5
13
Odnosząc się do przyjętej praktyki należy wskazać, że kontrole w PIW oraz kontrole
przedsiębiorców są odrębnymi postępowaniami kontrolnymi, których podstawy i tryb
prowadzenia regulują dwa akty prawne, wobec czego upoważnienia do każdego
z ww. postępowań powinny być odrębne. Należy również zauważyć, że ze względu
na obowiązywanie urzędowego wzoru upoważnienia do kontroli prowadzonych w trybie ustawy
o IW14, wzór ten powinien być stosowany bezpośrednio, bez modyfikacji. Pan Edmund Matey
w piśmie z 5 marca 2015 r. wyjaśnił, że „(…) kontrola w podmiocie nadzorowanym podczas
kontroli (…) zadań realizowanych przez PLW nie jest kontrolą w rozumieniu administracyjnym,
ale uwzględniając względy praktyczne połączono w jeden dokument upoważnienia do kontroli
w PIW i podmiotu. Kontrola powiatowego inspektoratu weterynarii obejmuje także ocenę
działań PIW w terenie, czyli w zakładach nadzorowanych przez Powiatowego Lekarza
Weterynarii. Kontrola PIW wymaga zatem jednego upoważnienia, a ocena efektów działań
PLW w zakładach wymaga kontroli przedsiębiorcy. Nie jest możliwa pełna ocena pracy PIW
kierowanego przez PLW bez oceny efektów tych działań w zakładzie  przedsiębiorstwie. Żaden
przepis ani prawa administracyjnego ani cywilnego nie zabrania łączenia w jednym
dokumencie kilku upoważnień (…)”.
Odnosząc się do powyższych wyjaśnień należy uznać, że wskazane przez kontrolowanego
względy praktyczne przemawiające za stosowaniem jednego upoważnienia uprawniającego
do prowadzenia kontroli w dwóch podmiotach stoją w sprzeczności z przepisami prawa,
a zwłaszcza z art. 19 ust. 3 pkt 1 ustawy o IW, który określa podmiotowy zakres kontroli,
stanowiąc, że pracownicy Inspekcji w zakresie wykonywania czynności, mają prawo w każdym
czasie do przeprowadzenia kontroli gospodarstw, centrów (organizacji), zakładów, instalacji
lub środków transportu. Z kolei ustawa o kontroli w art. 1 pkt 1 określa zasady i tryb
przeprowadzania kontroli organów administracji rządowej, urzędów je obsługujących
lub stanowiących ich aparat pomocniczy oraz jednostek organizacyjnych podległych
tym organom lub przez nie nadzorowanych. Zatem art. 19 ust. 1 ustawy o IW nie przewiduje
możliwości prowadzenia kontroli w PIW, a ustawa o kontroli nie daje podstaw do prowadzenia
czynności wobec podmiotów prywatnych.
3. Przeprowadzenie kontroli PIW w Pruszkowie w dniach 2-3 października 2014 r.
z przekroczeniem zakresu upoważnienia. Kontrola została zrealizowana w przedmiocie
sprawdzenia poprawności realizacji planu badań monitoringu pozostałości i radioizotopów
14
Wzór upoważnienia do kontroli w zakładach prywatnych na podstawie ustawy o IW został określony
w rozporządzeniu Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie wzoru upoważnienia
i wzoru odznaki identyfikacyjnej dla pracowników Inspekcji Weterynaryjnej oraz osób wyznaczonych przez organy
Inspekcji Weterynaryjnej do wykonywania niektórych czynności (dalej rozporządzenie w sprawie wzoru upoważnienia
 Dz. U. Nr 100, poz. 1014).
6
cezu i dioksyn, podczas gdy upoważnienie do kontroli objęło poprawność realizacji planu badań
monitoringu pozostałości i radioizotopów cezu. Działaniem takim naruszono postanowienia
art. 16 ust. 1 ustawy o kontroli. Z wyjaśnień MWLW wynika, że w upoważnieniu omyłkowo
zbyt wąsko określono przedmiot kontroli.
4. Niezawiadomienie kierownika jednostki kontrolowanej − w przypadku 18 spraw15 −
o planowanej kontroli oraz przewidywanym czasie trwania czynności kontrolnych,
a w kolejnych 2 przypadkach16 − zawiadomienie wyłącznie o jednym z dwóch zakresów
kontroli, co stanowi naruszenie art. 20 ustawy o kontroli. MWLW wyjaśnił, że w przypadku
18 postępowań nie zawiadomiono o kontroli, bowiem decyzja o jej przeprowadzeniu została
podjęta bezpośrednio przed przystąpieniem do czynności kontrolnych, z powodu znacznego
obciążenia pracą kontrolerów wykonujących liczne kontrole w terenie, natomiast w przypadku
kontroli PIW w Ciechanowie  powyższy stan był wynikiem omyłki.
5. Niezamieszczenie w 38 z 49 skontrolowanych upoważnień17 − adresu jednostki kontrolowanej,
ponadto w 318 z ww. przypadków i w kolejnych 719  okresu objętego kontrolą, co stanowi
naruszenie art. 16 ust. 3 pkt 4 i 5 ustawy o kontroli. Pan Edmund Matey wyjaśnił w odniesieniu
do 7 z ww. spraw, tj. kontroli planowych w zakresie poprawności realizacji planu badań
monitoringu pozostałości i radioizotopów cezu, że w upoważnieniach wskazywano
kontrolowany organ, tj. Powiatowego Lekarza Weterynarii, a nie jednostkę, wobec czego
nie umieszczano w nich adresu. W pozostałych przypadkach niewskazanie adresu jednostki
kontrolowanej wynikało z niezachowania należytej staranności, zaś niewskazanie okresu
objętego kontrolą – z nieokreślenia tego okresu przez GLW w poleceniu przeprowadzenia
kontroli.
6. Złożenie przez kontrolerów  w 3 przypadkach20  oświadczeń o braku okoliczności
uzasadniających
15
wyłączenie
z
udziału
w
kontroli
dotyczących
wyłącznie
jednego
Dotyczy 16 kontroli w zakresie prawidłowości zatwierdzenia/zatwierdzenia warunkowego zakładu (tj. w PIW
w: Otwocku 08.01.2014 r., Radomiu 04.02.2014 r., Sokołowie Podlaskim 21.02.2014 r., Płońsku 18.02.2014 r.,
Żurominie 06.03.2014 r., Ożarowie Maz. 20.03.2014 r., Radomiu 03.04.2014 r., Warszawie 03.03.2014 r., Ostrowi
Maz. 12.05.2014 r., Ożarowie Maz. 01.07.2014 r., Ożarowie Maz. 11.08.2014 r., Ożarowie Maz. 28.08.2014 r., Nowym
Dworze Maz. 09.09.2014 r., Ożarowie Maz. 18.09.2014 r., Warszawie 12.11.2014 r. oraz Radomiu 02.12.2014 r.),
kontroli doraźnej w PIW w Pruszkowie 22.01.2014 r. oraz kontroli w PIW w Radomiu 25-29.08.2014 r.
16
Dotyczy kontroli planowych w PIW w: Ciechanowie 30.06–03.07.2014 r. oraz Pruszkowie 2-3.10.2014 r.
17
Dotyczy wszystkich zbadanych spraw, z wyjątkiem 11 kontroli PIW w: Orońsku 22-23.09.2014 r., Otwocku
08.01.2014 r., Pruszkowie 22.01.2014 r., Radomiu 04.02.2014 r., Sokołowie Podlaskim 21.02.2014 r., Płońsku
18.02.2014 r., Żurominie 06.03.2014 r., Radomiu 03.04.2014 r., Warszawie 03.03.2014 r., Ciechanowie 03.11.2014 r.,
Radomiu 25-29.08.2014 r.
18
Dotyczy kontroli w trybie uproszczonym w PIW w: Nowym Dworze Mazowieckiem 9.09.2014 r., Warszawie
12.11.2014 r. oraz Radomiu 2.12.2014 r.
19
Dotyczy kontroli w trybie uproszczonym w PIW w: Otwocku 8.01.2014 r., Pruszkowie 22.01.2014 r., Radomiu
4.02.2014 r., Sokołowie Podlaskim 21.02.2014 r., Płońsku 18.02.2014 r., Żurominie 6.03.2014 r. oraz Warszawie
3.03.2014 r.
20
Dotyczy kontroli w trybie zwykłym w PIW w: Orońsku 22-23.09.2014 r. i Pruszkowie 2-3.10.2014 r. oraz kontroli
w trybie uproszczonym w PIW w Mławie 23-24.06.2014 r.
7
z dwóch zakresów zaplanowanych do kontroli. Zaniechanie takie mogło budzić wątpliwości
co do braku przeciwwskazań do udziału ww. osób w kontroli w zakresie nieujętym
w oświadczeniu i było niezgodne z art. 19 ust. 4 ustawy o kontroli.
7. Wskazanie
niewłaściwej
podstawy prawnej
w
protokołach
oględzin
zakładów/PIW
sporządzonych według wzorów określonych w załączniku nr 11 do Procedury, tj.:
 w 32 przypadkach21 – w protokołach oględzin zakładów powołano art. 19d ustawy
o IW w związku z art. 31 i 32 ustawy o kontroli, podczas gdy ustawa o kontroli
nie ma zastosowania do przedsiębiorstw/zakładów; zasady prowadzenia kontroli
w zakładach określa ustawa o IW, a elementy protokołu sporządzanego z oględzin określa
art. 19d ww. ustawy;
 w przypadku kontroli PIW w Mławie przeprowadzonej 23-24 czerwca 2014 r. – w protokole
oględzin PIW powołano art. 19d ustawy o IW w związku z art. 31 i 32 ustawy o kontroli,
podczas gdy ustawa o IW nie reguluje trybu i zasad kontroli w PIW, zatem wyłączną
podstawą sporządzenia protokołu winien być art. 32 ustawy o kontroli.
Pan Edmund Matey wyjaśnił, że „Art. 31 i 32 ustawy o kontroli w administracji rządowej
przywołany w protokole ma na celu wskazać na elementy dotyczące dokumentowania
przez inspektora weterynaryjnego WIW postępowania inspektora weterynaryjnego PIW
w nadzorowanym przez PLW podmiocie (ocena prawidłowości postępowania inspektora
weterynaryjnego), natomiast art. 19d odnosi się do wymagań stawianych podczas kontroli
podmiotu protokołowi kontroli, w celu legalnego udokumentowania jego stanu faktycznego.
Dopiero zestawienie wyników kontroli (protokołów) i wnioskowanie na podstawie
tych dowodów w powiązaniu z dokumentacją okazaną przez PIW, pozwala wyciągać wnioski
o prawidłowości działania PLW. Kontrola przedsiębiorcy podczas kontroli PIW (tzn. zadań
realizowanych przez PLW) nie jest kontrolą w rozumieniu administracyjnym, natomiast
uwzględniając względy praktyczne, połączono w jeden dokument protokół kontroli PIW
i kontroli podmiotu, głównie aby zapewnić odpowiednią skuteczność dowodową (poprzez
wskazanie inspektorowi weterynaryjnemu WIW elementów, które powinien uwzględnić
w protokole). Stwierdzenie błędu w działalności PLW może skutkować wydaniem zaleceń
uruchamiających postępowanie administracyjne organu”.
21
Dotyczy 4 kontroli w trybie zwykłym, tj. w PIW w: Żurominie 13.08.2014 r., Otwocku 24.04.2014 r., Siedlcach
31.03.2014 r. i Sochaczewie 30.06.2014 r. oraz 28 kontroli w trybie uproszczonym, tj. w PIW w: Ożarowie Maz.
20.03.2014 r., Radomiu 03.04.2014 r., Ostrowi Maz. 12.05.2014 r., Ożarowie Maz. 01.07.2014 r., Ożarowie Maz.
11.08.2014 r., Siedlcach 14.08.2014 r., Ożarowie Maz. 28.08.2014 r., Pułtusku 29.08.2014 r., Nowym Dworze Maz.
09.09.2014 r. Żurominie 10.09.2014 r., Ożarowie Maz. 18.09.2014 r., Żyrardowie 30.09.2014 r., Mińsku Maz.
03.10.2014 r., Sokołowie Podlaskim 14 i 21.10.2014 r., Żyrardowie 22.10.2014 r., Ciechanowie 04.11.2014 r.,
Ciechanowie 03.11.2014 r., Warszawie 12.11.2014 r., Makowie Maz. 13-14.11.2014 r., Radomiu 02.12.2014 r.,
Przysusze 20.11.2014 r., Płońsku 05.12.2014 r., Radomiu 11.12.2014 r., Pułtusku 15.12.2014 r., Płońsku 5.12.2014 r.,
Radomiu 25-29.08.2014 r., Mławie 23-24.06.2014 r., Warszawie 23.04.2014 r.
8
Odnosząc się do powyższych wyjaśnień należy zauważyć, że osiągnięcie zamierzonego celu
nie powinno następować poprzez przywoływanie w protokołach oględzin zakładów przepisów
ustawy o kontroli, które nie mają zastosowania do kontroli przedsiębiorców, ale poprzez
wskazywanie w projektach wystąpień pokontrolnych/sprawozdaniach z kontroli kierowanych
do PLW uchybień/nieprawidłowości, które wystąpiły w nadzorze PLW nad podmiotami
poddanymi
oględzinom,
w
związku
ze
stwierdzonymi
w
toku
tych
oględzin
nieprawidłowościami w działalności zakładów. Takie działanie byłoby możliwe również
wówczas, gdyby wyniki oględzin w PLW i w zakładzie były formułowane w odrębnych
dokumentach.
8. Brak podpisu drugiego kontrolera na protokole oględzin zakładu dołączonym do akt kontroli
PIW w Ciechanowie przeprowadzonej w okresie od 30 czerwca do 3 lipca 2014 r. W opisanym
przypadku protokół podpisany został wyłącznie przez pana ……………………, posiadającego
upoważnienie do sprawdzenia poprawności realizacji planu badań monitoringu pozostałości
i radioizotopów cezu, podczas gdy oględziny dotyczyły również zagadnienia monitorowania
oporności odzwierzęcych czynników chorobotwórczych i bakterii komensalnych na środki
przeciwustrojowe, do kontroli którego upoważniona była pani ……………………………..
W piśmie z 5 marca 2015 r. pan Edmund Matey wyjaśnił, że „(…) protokół oględzin w PIW
Ciechanów sporządzany był przez pana ……………………… i panią …………………………, pani
……………………………… przez pomyłkę ominęła podpis powyższego dokumentu, jednocześnie
należy stwierdzić, iż pani …………………………. podpisała się na sporządzonym projekcie
wystąpienia pokontrolnego”.
Odnosząc się do powyższego, należy wyjaśnić, że brak podpisu osoby przeprowadzającej
oględziny w protokole oględzin może dawać podstawy do podważenia dokonanych ustaleń
oraz budzić wątpliwości co do rzeczywistego udziału w wykonywanej czynności. Powyższe
stanowi również naruszenie dyspozycji art. 32 ust. 2 pkt 4 ustawy o kontroli, zaś fakt podpisania
przez kontrolera projektu wystąpienia pokontrolnego nie sanuje braku podpisu pod protokołem
oględzin.
9. Niewskazanie w 6 projektach wystąpień pokontrolnych22 przyczyn lub skutków niektórych
stwierdzonych nieprawidłowości, co stanowi naruszenie art. 36 ust. 2 pkt 6 ustawy o kontroli.
10. Sformułowanie w 5 sprawozdaniach z kontroli23 zaleceń pokontrolnych, które nie wynikały
z opisanych nieprawidłowości. W powyższych przypadkach w sprawozdaniach zalecono
Powiatowym Lekarzom dokładne i rzetelne przeprowadzanie kontroli w nadzorowanych
22
Dotyczy kontroli PIW w: Otwocku 24.04.2014 r., Siedlcach 31.03.2014 r., Przysusze 26-28.05.2014 r., Sochaczewie
10-11.07.2014 r., Orońsku 22-23.09.2014 r. oraz Wyszkowie 26-27.11.2014 r.
23
Dotyczy kontroli PIW w: Otwocku 08.01.2014 r., Płońsku 18.02.2014 r., Radomiu 03.04.2014 r., Warszawie
03.03.2014 r. oraz Warszawie 12.11.2014 r.
9
podmiotach/zakładach, pomimo że w treści sprawozdań nie sformułowano nieprawidłowości
w zakresie prowadzenia kontroli przez PLW, bądź zastrzeżeń do rzetelności działalności
kontrolnej PLW. Pan Edmund Matey wyjaśnił, że podczas kontroli WIW prowadzonej w PLW
i oględzin w zakładach stwierdzano nieprawidłowości w działalności podmiotu nadzorowanego
przez PLW, których nie stwierdził organ szczebla powiatowego, a które niewątpliwie
występowały podczas prowadzonej przez PLW kontroli.
Odnosząc się do powyższych wyjaśnień należy wskazać, że ustalenia kontroli prowadzonych
w
trybie
uproszczonym,
a
zatem
m.in.
stwierdzone
w
jednostce
kontrolowanej
nieprawidłowości oraz – w razie potrzeby – zalecenia lub wnioski dotyczące usunięcia
nieprawidłowości lub usprawnienia funkcjonowania jednostki kontrolowanej, powinny
być opisywane w sprawozdaniu z kontroli. Jest to dokument podsumowujący wyniki kontroli,
z którym zapoznaje się kierownik jednostki kontrolowanej, który może następnie przedstawić
stanowisko do ww. sprawozdania. Wobec takiego brzmienia przepisów uzasadnione jest
twierdzenie, że jeśli w sprawozdaniu nie zostały opisane nieprawidłowości w działaniu
kontrolowanej jednostki, brak jest podstaw do formułowania zaleceń. Zalecenia pokontrolne
służą usunięciu nieprawidłowości, zatem muszą być poprzedzone ich stwierdzeniem.
11. Sformułowanie w sprawozdaniach z 3 kontroli24 oceny pozytywnej z uchybieniami, pomimo
niewskazania żadnych uchybień w działaniu PLW w zakresie objętym kontrolą. Pan Edmund
Matey wyjaśnił, że „Z uwagi na to, że PLW sprawuje nadzór nad zakładem zweryfikowano
prawidłowość prowadzenia przez PLW kontroli. Ocena wynikała z porównania protokołów
z kontroli przeprowadzonych przez PLW z zastanym stanem faktycznym”.
Odnosząc się do powyższych wyjaśnień należy wskazać, że w treści sprawozdań z kontroli
MWLW nie wskazywał uchybień w sprawowaniu przez PLW nadzoru nad zakładami.
W skontrolowanych sprawach w sprawozdaniach opisano nieprawidłowości/uchybienia
w działaniu zakładu podlegającego nadzorowi PLW, stwierdzając, że te same uchybienia ustalił
PLW w toku swoich kontroli (PIW w Ciechanowie i Wyszkowie), bądź że nie było możliwości
jednoznacznego stwierdzenia, czy nieprawidłowości ustalone przez WLW występowały
również podczas kontroli prowadzonej w zakładzie przez PLW w Makowie Maz. Zatem wobec
niestwierdzenia uchybień w zakresie nadzoru sprawowanego przez PLW nad zakładem brak
było podstaw do formułowania oceny pozytywnej z uchybieniami w ww. obszarze. Ocena
skontrolowanej działalności musi wskazywać na ustalenia, na których została oparta.
12. Niezachowanie określonych w Procedurze terminów dokonania poszczególnych czynności
przed kontrolą oraz w jej trakcie, poprzez:
24
Dotyczy kontroli PIW w: Wyszkowie 21.11.2014 r., Ciechanowie 03.11.2014 r. oraz Makowie Maz. 13-14.11.2014 r.
10
 w przypadku 9 z 1225 kontroli planowych zrealizowanych w trybie zwykłym − złożenie
przez kontrolerów oświadczeń o braku okoliczności uzasadniających ich wyłączenie
z udziału w kontroli w terminie późniejszym niż 7 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem
kontroli, tj. niezgodnie z pkt. 5.2.4. Procedury;
 w przypadku 11 z 1526 kontroli planowych, w tym 9 zrealizowanych w trybie zwykłym
oraz 2 przeprowadzonych w trybie uproszczonym − sporządzenie upoważnień do kontroli
w terminie późniejszym niż 7 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem kontroli,
tj. niezgodnie z pkt. 5.2.11. Procedury;
 w 10 z 1527 przypadków, w których zawiadamiano na piśmie o planowanej kontroli −
sporządzenie zawiadomienia w terminie późniejszym niż 7 dni kalendarzowych
przed rozpoczęciem czynności kontrolnych, tj. niezgodnie z pkt. 5.2.23. Procedury;
 w 12 z 1428 przypadków, w których sporządzono program kontroli − złożenie programu
kontroli do zatwierdzenia Pełnomocnikowi ds. kontroli w terminie późniejszym
niż 30 dni kalendarzowych przed planowanym dniem rozpoczęcia kontroli, tj. niezgodnie
z pkt. 5.2.39 Procedury;
 w przypadku 6 z 1229 kontroli planowych zrealizowanych w trybie zwykłym − sporządzenie
projektu wystąpienia pokontrolnego po upływie 30 dni kalendarzowych od zakończenia
kontroli (w terminie od 39 do 130 dni od zakończenia kontroli), niezgodnie z pkt 5.4.7.
Procedury;
 przygotowanie 8 z 1230 wystąpień pokontrolnych podsumowujących wyniki kontroli
planowych po upływie 10 dni roboczych od otrzymania od PLW zawiadomienia o braku
zastrzeżeń do projektów wystąpień pokontrolnych bądź od zajęcia stanowiska w sprawie
zastrzeżeń przez Pełnomocnika ds. kontroli, tj. niezgodnie z pkt. 5.5.12. i 5.5.13. Procedury,
25
Dotyczy kontroli PIW w: Żurominie 13.08.2014 r., Otwocku 24.04.2014 r., Siedlcach 31.03.2014 r., Kozienicach
7-9.05.2014 r., Sochaczewie 30.06.2014 r., Ciechanowie 30.063.07.2014 r., Orońsku 22-23.09.2014 r., Pruszkowie
2-3.10.2014 r., Wyszkowie 26-27.11.2014 r.
26
Dotyczy kontroli PIW w: Żurominie 13.08.2014 r., Otwocku 24.04.2014 r., Siedlcach 31.03.2014 r., Kozienicach
7-9.05.2014 r., Sochaczewie 30.06.2014 r., Ciechanowie 30.063.07.2014 r., Orońsku 22-23.09.2014 r., Pruszkowie
2-3.10.2014 r., Wyszkowie 26-27.11.2014 r., Mławie 23-24.06.2014 r. oraz Warszawie 23.04.2014 r.
27
Dot. kontroli PIW w: Żurominie 13.08.2014 r., Otwocku 24.04.2014 r., Siedlcach 31.03.2014 r., Sochaczewie
30.06.2014 r., Kozienicach 7-9.05.2014 r., Orońsku 22-23.09.2014 r., Pruszkowie 2-3.10.2014 r., Wyszkowie
26-27.11.2014 r., Siedlcach 14.08.2014 r. oraz Warszawie 23.04.2014 r.
28
Dot. kontroli PIW w: Żurominie 13.08.2014 r., Otwocku 24.04.2014 r., Siedlcach 31.03.2014 r., Sochaczewie
30.06.2014 r., Kozienicach 7-9.05.2014 r., Przysusze 26-28.05.2014 r., Makowie Maz. 17-23.06.2014 r., Ciechanowie
30.063.07.2014 r., Orońsku 22-23.09.2014 r., Pruszkowie 2-3.10.2014 r., Wyszkowie 26-27.11.2014 r., Warszawie
23.04.2014 r.
29
Dot. kontroli PIW w: Otwocku 24.04.2014 r., Siedlcach 31.03.2014 r., Sochaczewie 30.06.2014 r., Kozienicach
7-9.05.2014 r., Przysusze 26-28.05.2014 r. oraz Ciechanowie 30.063.07.2014 r.
30
Dot. kontroli PIW w: Otwocku 24.04.2014 r., Siedlcach 31.03.2014 r., Kozienicach 7-9.05.2014 r., Przysusze
26-28.05.2014 r., Makowie Maz. 17-23.06.2014 r., Orońsku 22-23.09.2014 r. oraz Pruszkowie 2-3.10.2014 r.
11
 przygotowanie 12 z 3331 sprawozdań z kontroli zrealizowanych w trybie uproszczonym
po wejściu w życie Procedury, po upływie 10 dni roboczych od zakończenia kontroli,
tj. niezgodnie z pkt. 5.6.6. Procedury.
13. Niezamieszczenie
w
8
programach
kontroli32
niektórych
elementów
wymaganych
przez pkt 5.2.37. Procedury, tj. informacji o działalności i streszczeń wyników poprzednich
kontroli, informacji o załatwionych skargach oraz wniosków dotyczących kontrolowanego PIW.
Pan Edmund Matey wyjaśnił, że nie wskazano ww. informacji, ponieważ „(…) kontrole (…)
były prowadzone systematycznie co rok do roku 2012 oraz co dwa lata od roku 2013.
Prowadzenie systematycznie kontroli, powodowało to, że kontrolujący znał specyfikę PIW.
Ponadto należy stwierdzić, iż w każdym roku sporządzany jest plan badań i wtedy zbierane
są informacje o specyfice produkcji itp. na terenie działania PIW. Ponadto w okresie
co najmniej pięciu lat nie wpłynęła skarga na działalność powiatowego lekarza weterynarii
(PLW), w zakresie realizacji monitoringu pozostałości”.
Odnosząc się do przedstawionych wyjaśnień należy zauważyć, że obowiązek wskazania
powyższych informacji w programach kontroli wynikał z wewnętrznych regulacji
obowiązujących w jednostce, które nie przewidywały możliwości modyfikacji ustalonego
sposobu działania.
14. Niezamieszczanie na dokumentach sporządzanych zgodnie z wzorami ustalonymi w Procedurze
niektórych wymaganych elementów, tj.:
 w programie kontroli PIW w Sochaczewie przeprowadzonej 30 czerwca 2014 r. − podpisu
osoby, która opracowała program;
 w przypadku kontroli PIW w Sochaczewie zrealizowanej 30 czerwca 2014 r. −
daty podpisania przez kontrolera oświadczenia o braku okoliczności uzasadniających
jego wyłączenie z udziału w kontroli;
 w 20 oświadczeniach kontrolerów o braku podstaw uzasadniających wyłączenie
z kontroli33 − okresu objętego kontrolą, zaś w oświadczeniu złożonym przed kontrolą PIW
w Sochaczewie przeprowadzoną 30 czerwca 2014 r. − daty przy podpisie pracownika
składającego oświadczenie;
31
Dot. kontroli PIW w: Ożarowie Maz. 11.08.2014 r., Ożarowie Maz. 28.08.2014 r., Pułtusku 29.08.2014 r.,
Wyszkowie 21.11.2014 r., Żurominie 10.09.2014 r., Żyrardowie 30.09.2014 r., Żyrardowie 22.10.2014 r., Ciechanowie
4.11.2014 r., Ciechanowie 3.11.2014 r., Płońsku 5.12.2014 r., Radomiu 25-29.08.2014 r. oraz Mławie 23-24.06.2014 r.
32
Dot. kontroli PIW w: Kozienicach 7-9.05.2014 r., Przysusze 26-28.05.2014 r., Makowie Maz. 17-23.06.2014 r.,
Ciechanowie 30.063.07.2014 r., Sochaczewie 10-11.07.2014 r., Orońsku 22-23.09.2014 r., Pruszkowie 2-3.10.2014 r.,
Wyszkowie 26-27.11.2014 r.,
33
Dotyczy kontroli PIW w: Żurominie 13.08.2014 r., Otwocku 24.04.2014 r., Siedlcach 31.03.2014 r., Sochaczewie
30.06.2014 r., Żurominie 6.03.2014 r., Ożarowie Maz. 20.03.2014 r., Radomiu 3.04.2014 r., Ostrowi Maz. 12.05.2014
r., Siedlcach 14.08.2014 r., Ożarowie Maz. 28.08.2014 r., Pułtusku 29.08.2014 r., Nowym Dworze Maz. 9.09.2014 r.
Żurominie 10.09.2014 r., Ożarowie Maz. 18.09.2014 r., Żyrardowie 30.09.2014 r., Warszawie 24.11.2014 r., Radomiu
2.12.2014 r., Pułtusku 15.12.2014 r., Radomiu 25-29.08.2014 r., Mławie 23-24.06.2014 r., Warszawie 23.04.2014 r.
12
 w 3 upoważnieniach do kontroli34 − pieczęci podłużnej/okrągłej organu wystawiającego
upoważnienie.
15. Nierzetelne sporządzanie dokumentacji kontroli, tj.
a) w zakresie programów kontroli:
 nieujęcie w przypadku 2 spośród 4 kontroli prowadzonych w zakresie nadzoru
PLW nad podmiotami działającymi w sektorze ubocznych produktów zwierzęcych,
ze szczególnym uwzględnieniem możliwości śledzenia produktów ubocznych oraz
produktów pochodnych35  miernika dla zagadnienia dot. możliwości śledzenia
produktów ubocznych oraz produktów pochodnych, pomimo że na weryfikację
ww. zagadnienia należało zwrócić szczególną uwagę podczas kontroli;
 nieuwzględnienie
w
przypadku
kontroli
PIW
w
Pruszkowie
zrealizowanej
2-3 października 2014 r. − zagadnienia poprawności realizacji planu badań dioksyn,
które to zagadnienie zbadano i oceniono podczas kontroli;
 niewskazanie w przypadku wszystkich 12 kontroli zrealizowanych w trybie zwykłym
 daty sporządzenia dokumentu pokontrolnego (w harmonogramie), co stanowi
naruszenie pkt 2.3 cz. IV Standardów kontroli;
 niewskazanie w przypadku kontroli PIW w Ciechanowie przeprowadzonej w dniach
od 30 czerwca do 3 lipca 2014 r.  kierownika zespołu kontrolerów, co było niezgodne
z pkt 2.5 cz. IV Standardów kontroli;
 niezamieszczenie
w
przypadku
kontroli
PIW
w
Sochaczewie
zrealizowanej
30 czerwca 2014 r. − podpisu osoby sporządzającej program;
 wskazanie w przypadku kontroli PIW w Sochaczewie zrealizowanej 10-11 lipca 2014 r.
− nieprawidłowego terminu kontroli, tj. 14-16 lipca 2014 r.
Pan Edmund Matey wyjaśnił, że powyższe uchybienia były wynikiem omyłek i przeoczeń
ze strony sporządzających dokumentację pracowników.
b) w zakresie upoważnień do kontroli − wskazanie w przypadku kontroli PIW w Ostrowi Maz.
zrealizowanej
12
maja
2014
r.
błędnego
okresu
ważności
upoważnienia,
tj. od 17 kwietnia 2014 r., podczas gdy upoważnienie zostało wystawione 9 maja 2014 r.
c) w zakresie oświadczeń kontrolerów o braku lub istnieniu okoliczności uzasadniających
ich wyłączenie z udziału w kontroli:
 w przypadku kontroli PIW w Radomiu zrealizowanej 3 kwietnia 2014 r. – późniejszej
daty złożenia oświadczenia przez kontrolera niż data adnotacji Pełnomocnika
ds. kontroli o zapoznaniu się z oświadczeniem;
34
35
Dotyczy kontroli PIW w: Żurominie 13.08.2014 r., Sochaczewie 30.06.2014 r., Ożarowie Maz. 1.07.2014 r.
Dotyczy kontroli PIW w: Otwocku 24.04.2014 r. oraz Siedlcach 31.03.2014 r.
13
 w 12 przypadkach36 − niewskazanie danych pozwalających w sposób jednoznaczny
zidentyfikować kontrole, takich jak data jej przeprowadzenia, znak sprawy lub nazwa
podmiotu, nad którym kontrolowany PLW sprawował nadzór;
 w 5 przypadkach37 −
brak potwierdzenia zapoznania się z treścią oświadczeń
przez Pełnomocnika ds. kontroli;
d) w zakresie projektów wystąpień pokontrolnych/wystąpień pokontrolnych:
 wskazanie
w
3
przypadkach38
nieprawidłowego
okresu
objętego
kontrolą,
tj., odpowiednio: 26 maja 2012 r. – 28 maja 2014 r. zamiast od 1 maja 2012 r. do dnia
zakończenia kontroli, 27 kwietnia 2012 r. – 9 lipca 2014 r. zamiast od 31 maja 2012 r.
do dnia zakończenia kontroli, 10 lipca 2012 r.  11 lipca 2014 r. zamiast
od 7 września 2012 r. do dnia zakończenia kontroli;
 wskazanie w projekcie wystąpienia pokontrolnego oraz wystąpieniu pokontrolnym
podsumowującym wyniki kontroli PIW w Ciechanowie zrealizowanej w okresie
30 czerwca  3 lipca 2014 r. − nieprawidłowej daty zakończenia czynności kontrolnych,
tj. 7 lipca zamiast 3 lipca 2014 r.;
 wskazanie w 2 przypadkach39 w pismach przekazujących projekty wystąpień
pokontrolnych − nieprawidłowego terminu przeprowadzenia kontroli, tj. odpowiednio:
28-28.05.2014 r. zamiast 26-28.05.2014 r. oraz 30.06.-07.07.2014 r. zamiast
30.06-03.07.2014 r.;
 niezamieszczenie na 9 projektach wystąpień pokontrolnych40 daty ich podpisania przez
kontrolerów i kierownika komórki do spraw kontroli;
 niezamieszczenie na 4 wystąpieniach pokontrolnych41 oraz jednym sprawozdaniu
z kontroli42 daty ich podpisania.
Zgodnie z wyjaśnieniami Pana Edmunda Matey „Każdorazowo data sporządzenia
PWP i WP była tożsama z datą pisma przewodniego, do którego dołączano odpowiednio
PWP i WP”.
36
Dotyczy kontroli doraźnych PIW w: Pułtusku 29.08.2014 r., Wyszkowie 21.11.2014 r., Sokołowie Podlaskim
14 i 21.10.2014 r., Ciechanowie 3.11.2014 r., Makowie Maz. 13-14.11.2014 r., Przysusze 20.11.2014 r., Białobrzegach
27.11. i 15.12.2014 r., Płońsku 5.12.2014 r., Radomiu 11.12.2014 r., Płońsku 18.12.2014 r., Radomiu 25-29.08.2014 r.
oraz Warszawie 23.04.2014 r.
37
Dotyczy kontroli doraźnych PIW w: Otwocku 8.01.2014 r., Pruszkowie 22.01.2014 r., Radomiu 4.02.2014 r.,
Sokołowie Podlaskim 21.02.2014 r., Warszawie 3.03.2014 r.
38
Dotyczy kontroli PIW w: Przysusze 26-28.05.2014 r., Ciechanowie 30.063.07.2014 r., Sochaczewie 10-11.07.2014r
39
Dotyczy kontroli PIW w: Przysusze w dniach 26-28.05.2014 r., Ciechanowie 30.06. 3.07.2014 r.
40
Dotyczy kontroli PIW w: Żurominie 13.08.2014 r., Otwocku 24.04.2014 r., Siedlcach 31.03.2014 r., Sochaczewie
30.06.2014 r., Kozienicach 7-9.05.2014 r., Przysusze 26-28.05.2014 r., Makowie Maz. 17-23.06.2014 r., Ciechanowie
30.06-3.07.2014 r., Sochaczewie 10-11.07.2014 r.
41
Dotyczy kontroli PIW w: Żurominie 13.08.2014 r., Otwocku 24.04.2014 r., Siedlcach 31.03.2014 r., Sochaczewie
30.06.2014 r.
42
Dotyczy kontroli PIW w Warszawie zrealizowanej 23 kwietnia 2014 r.
14
16. Nierzetelne sporządzenie sprawozdań z działalności kontrolnej (dalej sprawozdania)
za 2013 i 2014 r. przekazanych Wojewodzie Mazowieckiemu, poprzez wykazanie w nich
danych niezgodnych z planami kontroli, tj.:
 ujęcie w sprawozdaniu za 2013 r. w kolumnie ilość kontroli zaplanowanych 7 kontroli
w przedmiocie nadzoru PLW nad zakładami drobiu produkującymi produkty pochodzenia
zwierzęcego w związku z realizacją krajowych programów zwalczania niektórych serotypów
Salmonella w stadach drobiu w latach 2011 i 2012, pomimo że w planie kontroli na 2013 r.
oraz dwóch korektach do ww. planu zamieszczono 6 kontroli w przedmiotowym zakresie;
 niewykazanie w sprawozdaniu za 2014 r. zrealizowanej kontroli sprawdzającej w PIW
w Ożarowie Maz. w przedmiocie kontrole PLW i egzekwowanie usunięcia uchybień  ujętej
w planie kontroli na 2014 r.;
 nieuwzględnienie w sprawozdaniu za 2014 r. w kolumnie ilość kontroli zaplanowanych
kontroli PIW w Radomiu w przedmiocie oceny nadzoru PLW w zakresie bezpieczeństwa
żywności pochodzenia zwierzęcego  ujętej w planie kontroli na 2014 r.;
 ujęcie w sprawozdaniu za 2014 r. w kolumnie ilość kontroli zaplanowanych 13 kontroli
problemowych oraz 3 kontroli sprawdzających w przedmiocie sposobu nadzoru
PLW nad podmiotami działającymi w sektorze pasz i ubocznych produktów pochodzenia
zwierzęcego, pomimo że w planie kontroli na 2014 r. i jego korektach wskazano łącznie
10 kontroli w tym przedmiocie.
17. Niewyznaczenie w przypadku 4 kontroli43 zakończonych sporządzeniem sprawozdania terminu
złożenia przez jednostkę kontrolowaną informacji o wykonaniu zaleceń lub przyczynach
ich niewykonania. Kontrolowany PLW w jednym przypadku nie udzielił odpowiedzi,
zaś w drugim przypadku PLW poinformował o realizacji zaleceń dopiero po upływie 5 miesięcy
od dnia sporządzenia sprawozdania. Ponadto w przypadku kontroli PIW w Ciechanowie
zrealizowanej 4 listopada 2014 r. organ wyznaczył PLW termin na udzielenie informacji
o realizacji zaleceń pokontrolnych, pomimo że w sprawozdaniu nie ustalono żadnych uchybień.
18. Nieprawidłowe sformułowanie, w 14 kontrolach44 zakończonych sporządzeniem sprawozdania
z kontroli, ustalonego stanu faktycznego. W opisanych przypadkach w sprawozdaniach
z kontroli PLW zawarto jedynie opis ustaleń z oględzin przeprowadzonych w podmiocie
nadzorowanym przez PLW, bez powiązania go z działaniem PLW w zakresie nadzoru
43
Dotyczy kontroli PIW w: Płońsku 18.02.2014 r., Radomiu 3.04.2014 r., Żurominie 10.09.2014 r., Mławie
23-24.06.2014 r.
44
Dotyczy kontroli PIW w: Otwocku 8.01.2014 r., Sokołowie Podlaskim 21.02.2014 r., Płońsku 18.02.2014 r.,
Ożarowie Maz. 20.03.2014 r., Radomiu 3.04.2014 r., Warszawie 3.03.2014 r., Ostrowi Maz. 12.05.2014 r., Siedlcach
14.08.2014 r., Ożarowie Maz. 28.08.2014 r., Nowym Dworze Maz. 9.09.2014 r., Żurominie 10.09.2014 r., Ożarowie
Maz. 18.09.2014 r., Ciechanowie 4.11.2014 r. oraz Warszawie 12.11.2014 r.
15
nad zakładem bądź zatwierdzenia zakładu, ponadto w 9 z ww. przypadków45 nie określono
jednoznacznie, do czego odnosiła się wydana ocena − nieprawidłowości w zakładzie
czy nadzoru PLW nad zakładem. Przyjęty sposób formułowania nieprawidłowości oraz ocen
budził wątpliwości, jaki podmiot podlegał ocenie oraz które nieprawidłowości odnosiły
się do działalności PIW.
Pan Edmund Matey wyjaśnił, że celem kontroli, których wyniki opisano w sprawozdaniach,
była wyłącznie ocena sposobu prowadzenia nadzoru PIW nad zakładami, jednakże
bez przeprowadzenia oględzin w zakładach dokonanie takiej oceny nie byłoby możliwe.
Odnosząc się do powyższych wyjaśnień należy wskazać, że w sprawozdaniu z kontroli
poza opisem stanu faktycznego w podmiocie nadzorowanym przez PLW organ winien dokonać
powiązania poczynionych ustaleń z działalnością PLW i w
przypadku wykrycia
nieprawidłowości czy uchybień w działalności zakładu wskazać w sprawozdaniu, czy i w jaki
sposób przyczynił się do nich brak lub niewłaściwie sprawowany nadzór przez PLW.
Ponadto ustalenia kontroli wykazały niezamieszczanie na wszystkich stronach wystąpień
pokontrolnych (we wszystkich 12 przypadkach) i projektów wystąpień pokontrolnych
(w 4 z 12 kontroli) dat i parafek kontrolerów oraz Pełnomocnika ds. kontroli, co stanowiło
naruszenie pkt 5.4.13 i 6.5.9 Procedury.
Wyniki kontroli ujawniły ponadto przypadki nierzetelnego sporządzania niektórych
dokumentów, a mianowicie: w 1 przypadku w zawiadomieniu o kontroli błędnie wskazano jako
jednostkę kontrolowaną PIW w Siedlcach zamiast PIW w Otwocku, w kolejnym przypadku
na stronie 1. protokołu oględzin dokonano odręcznej poprawki dot. daty przeprowadzenia oględzin
− przekreślono wyrazy „3 marca” i wpisano „24 kwietnia”, podczas gdy na stronie 3. protokołu
w rubryce „poprawki, skreślenia i uzupełnienia” wpisano „nie dotyczy”.
Ustalono ponadto, że w żadnej z badanych spraw nie zamieszczono w aktach potwierdzenia,
że zalecenia pokontrolne zostały zrealizowane.
W okresie objętym kontrolą MWLW nie prowadził instytucjonalnych kontroli
wewnętrznych w komórkach organizacyjnych Inspektoratu oraz nie określił zasad prowadzenia
takich kontroli. Pan Edmund Matey wyjaśnił, że ze względu na specyfikę funkcjonowania
Inspektoratu, tj. nieobsadzenie stanowisk kierowników komórek organizacyjnych i w konsekwencji
bezpośrednią podległość służbową wszystkich pracowników MWLW oraz jego zastępcy,
odstąpiono od prowadzenia kontroli wewnętrznych przez pracowników działu ds. kontroli.
Przyjęto, że kontrola funkcjonalna realizowana przez MWLW i jego zastępcę, polegająca
45
Dotyczy kontroli PIW w: Otwocku 8.01.2014 r., Płońsku 18.02.2014 r., Radomiu 3.02.2014 r., Warszawie 3.03.2014
r., Ostrowi Maz. 12.05.2014 r., Siedlcach 14.08.2014 r., Ożarowie Maz. 28.08.2014 r., Nowym Dworze Maz.
9.09.2014 r., Żurominie 10.09.2014 r.
16
m.in. na analizie przedstawianych do podpisu dokumentów pokontrolnych, była wystarczająca.
Z wyjaśnień MWLW wynikało ponadto, że prawidłowość wykonywania zadań przez komórki
organizacyjne Inspektoratu była sprawdzana podczas audytów wewnętrznych, w trakcie których
identyfikowano nieprawidłowości i wskazywano obszary do doskonalenia.
Mazowiecki Wojewódzki Lekarz Weterynarii w dniu 6 lutego 2015 r. wydał Zarządzenie
nr 4 w sprawie przeprowadzania kontroli wewnętrznej, zgodnie z którym kontrolę wewnętrzną
w WIW przeprowadza dział ds. kontroli. W dniu 27 lutego 2015 r. zatwierdzony został
Plan kontroli wewnętrznych na rok 2015, w którym ujęto 6 kontroli w zespołach do spraw: zdrowia
i ochrony zwierząt (2 kontrole), bezpieczeństwa żywności, pasz i ubocznych produktów zwierzęcych
(2 kontrole), administracyjnych oraz nadzoru farmaceutycznego.
Podsumowując powyższe ustalenia informuję, że realizację kontroli w jednostkach
podległych lub nadzorowanych na podstawie ustawy o kontroli oraz funkcjonowanie systemu
kontroli wewnętrznej w WIW w okresie od 1 stycznia 2013 r. do 31 grudnia 2014 r. ocenia
się pozytywnie z nieprawidłowościami.
Na powyższą ocenę zasadniczy wpływ miał fakt wprowadzenia Procedury określającej tryb
i zasady prowadzenia kontroli, prowadzenia kontroli w podległych PIW zgodnie z okresowym
planem kontroli, przez upoważnionych pracowników, po złożeniu przez nich oświadczeń o braku
okoliczności uzasadniających wyłączenie z udziału w kontroli, realizowania kontroli w trybie
zwykłym na podstawie zatwierdzonych programów kontroli oraz właściwego dokumentowania
ich ustaleń, sporządzania wystąpień pokontrolnych obejmujących treść projektu wystąpienia
pokontrolnego i uzupełnionych o zalecenia/wnioski pokontrolne, a także dokumentowania ustaleń
kontroli w trybie uproszczonym w sprawozdaniach z kontroli zawierających opis ustalonego stanu
faktycznego i jego ocenę. Mając natomiast na uwadze, że kontrola wykazała, że w jednostce
niedostatecznie przestrzegano przepisy ustawy o kontroli i Standardy kontroli, co skutkowało
przypadkami realizacji kontroli planowych w trybie uproszczonym, ujmowania w jednym
dokumencie upoważnień do kontroli dwóch podmiotów, nieprawidłowego formułowania opisu
ustalonego stanu faktycznego w sprawozdaniach z kontroli, prowadzenia kontroli z przekroczeniem
zakresu upoważnienia, niezawiadamiania o planowanej kontroli, a także nierzetelnego sporządzania
dokumentacji kontroli oraz sprawozdań z działalności kontrolnej, uzasadnione jest sformułowanie
oceny pozytywnej z nieprawidłowościami.
17
Przedstawiając powyższe ustalenia zobowiązuję Panią Dyrektor do podjęcia działań
mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości, a w szczególności do:
1. Omówienia wyników kontroli z pracownikami realizującymi kontrolowane zadanie.
2. Przeprowadzania kontroli ujętych w okresowym planie kontroli w trybie zwykłym,
z uwzględnieniem regulacji zawartych w art. 51 ust. 1 i art. 53 ustawy o kontroli.
3. Sporządzania odrębnych upoważnień do kontroli PIW oraz zakładów przez nich
nadzorowanych,
z
uwzględnieniem
wymogów
wynikających
z
urzędowego
wzoru,
stanowiącego załącznik nr 1 do rozporządzenia w sprawie wzoru upoważnienia.
4. Prowadzenia kontroli zgodnie z zakresem wskazanym w upoważnieniu.
5. Zawiadamiania kierownika jednostki kontrolowanej o planowanej kontroli, przewidywanym
czasie trwania czynności kontrolnych oraz o pełnym zakresie kontroli, zgodnie z wymogiem
art. 20 ustawy o kontroli.
6. Wskazywania w upoważnieniach do kontroli okresu objętego kontrolą oraz adresu jednostki
kontrolowanej, zgodnie z wymogami określonymi w art. 16 ust. 3 pkt 4 i 5 ustawy o kontroli.
7. Składania przez kontrolerów oświadczeń o braku okoliczności uzasadniających wyłączenie
z udziału w kontroli dla całego zakresu objętego kontrolą, zgodnie z art. 19 ust. 4 ustawy
o kontroli.
8. Wskazywania w protokołach oględzin zakładów oraz w protokołach oględzin PIW – właściwej
podstawy prawnej, odpowiednio, art. 19d ustawy o IW oraz art. 31 i 32 ustawy o kontroli.
9. Podpisywania protokołów oględzin przez wszystkie osoby uczestniczące w czynnościach,
zgodnie z dyspozycją art. 32 ust. 2 pkt 4 ustawy o kontroli.
10. Wskazywania w projektach wystąpień pokontrolnych przyczyn lub skutków stwierdzonych
nieprawidłowości, zgodnie z obowiązkiem wynikającym z art. 36 ust. 2 pkt 6 ustawy o kontroli.
11. Formułowania w sprawozdaniach z kontroli zaleceń pokontrolnych wyłącznie w zakresie
opisanych nieprawidłowości, a ocen innych niż pozytywna – wyłącznie w przypadku ustalenia
uchybień czy nieprawidłowości w działaniu PLW.
12. Przestrzegania określonych w Procedurze terminów dokonywania poszczególnych czynności
przed kontrolą oraz w jej trakcie, a w szczególności terminowego:
− składania
przez
kontrolerów
oświadczeń
o
braku
okoliczności
uzasadniających
ich wyłączenie z udziału w kontroli,
− sporządzania upoważnień do kontroli oraz zawiadomień na piśmie o planowanej kontroli,
− składania programu kontroli do zatwierdzenia Pełnomocnikowi ds. kontroli,
− sporządzania projektów wystąpień pokontrolnych i wystąpień pokontrolnych oraz
sprawozdań z kontroli.
18
13. Zamieszczania w programach kontroli wszystkich wymaganych elementów określonych
w Procedurze, w szczególności informacji o działalności i streszczeń wyników poprzednich
kontroli oraz informacji o załatwionych skargach oraz wniosków dotyczących kontrolowanego
PIW.
14. Sporządzania dokumentów zgodnie z wzorami ustalonymi w Procedurze – poprzez
zamieszczanie wszystkich wymaganych elementów:
− w programach kontroli − podpisu osoby opracowującej program,
− w oświadczeniach − okresu objętego kontrolą oraz daty złożenia podpisu przez kontrolera,
− w upoważnieniach − pieczęci podłużnej/okrągłej organu wystawiającego dokument.
15. Rzetelnego sporządzania dokumentacji kontroli, poprzez zamieszczanie w niżej wymienionych
dokumentach:
− programach kontroli − mierników dla wszystkich podlegających badaniu zagadnień, daty
sporządzenia dokumentu pokontrolnego w harmonogramie, kierownika zespołu kontrolerów
oraz prawidłowego terminu kontroli,
− upoważnieniach do kontroli − prawidłowego okresu ważności,
− oświadczeniach kontrolerów o braku okoliczności uzasadniających ich wyłączenie z kontroli
− daty ich złożenia, potwierdzenia zapoznania się z treścią ww. dokumentów przez
Pełnomocnika ds. kontroli oraz danych pozwalających w sposób jednoznaczny
zidentyfikować kontrolę,
− projektach wystąpień pokontrolnych/wystąpieniach pokontrolnych − prawidłowego okresu
objętego kontrolą, daty zakończenia czynności kontrolnych oraz terminu przeprowadzenia
kontroli, a także zamieszczanie w ww. dokumentach oraz w sprawozdaniach z kontroli –
daty ich podpisania.
16. Wskazywania w sprawozdaniach z działalności kontrolnej właściwych danych nt. liczby
zaplanowanych kontroli, zgodnych z informacjami wynikającymi z zatwierdzonych planów
kontroli.
17. Wyznaczania w sprawozdaniach z kontroli terminu złożenia przez jednostkę kontrolowaną
informacji o wykonaniu zaleceń lub przyczynach ich niewykonania, zgodnie z dyspozycją
art. 52 ust. 1 w związku z art. 46 ust. 3 pkt 3 ustawy o kontroli.
18. Prawidłowego formułowania w sprawozdaniach z kontroli ustalonego stanu faktycznego,
w szczególności wskazywania związku ustaleń dokonanych w podmiocie nadzorowanym
przez PLW z ustaleniami dot. działalności tegoż PLW w zakresie nadzoru nad zakładem,
oraz jednoznacznego określania, do czego odnosi się wydawana ocena − działalności zakładu
czy nadzoru PLW nad zakładem.
19
Zwracam również uwagę na zasadność zamieszczania na wszystkich stronach wystąpień
pokontrolnych i projektów wystąpień pokontrolnych – dat i paraf kontrolerów oraz Pełnomocnika
ds. kontroli, zgodnie z punktami 5.4.13 i 6.5.9 Procedury, wskazywania w zawiadomieniach
o kontroli właściwej jednostki kontrolowanej, opisywania dokonanych poprawek i skreśleń
w protokołach kontroli, a także zamieszczania w aktach postępowań kontrolnych adnotacji
potwierdzającej zrealizowanie zaleceń pokontrolnych.
Przedstawiając powyższe informuję, że zgodnie z art. 48 ustawy o kontroli w administracji
rządowej od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze oraz na podstawie
art. 49 ww. ustawy zobowiązuję Panią Dyrektor do przekazania, w terminie 30 dni od daty
otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, pisemnej informacji o sposobie wykonania
zaleceń, wykorzystania wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykorzystania
albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości.
WOJEWODA MAZOWIECKI
Zdzisław Sipiera
20