Ustawa o rachunkowości vs. rozporządzenie Ministra Kultury i

Ustawa o rachunkowości vs. rozporządzenie Ministra Kultury
i Dziedzictwa Narodowego w sprawie sposobu ewidencji
materiałów bibliotecznych w bibliotekach szkolnych – na
czym polega i skąd się wziął problem?
Metoda inwentaryzacji za pomocą skontrum, prowadzona w
trybie i w terminach określonych w rozporządzeniu Ministra
Kultury i Dziedzictwa Narodowego, polega (mówiąc w
uproszczeniu) na porównaniu stanu faktycznego zbiorów
biblioteki z zapisami w księgach inwentarzowych oraz określeniu
i wyjaśnieniu ewentualnych różnic. Inwentaryzację zbiorów
metodą skontrum wykonuje się za pomocą tzw. arkuszy
skontrum, na których odznacza się numery inwentarzowe książek
znajdujących się w bibliotece. W ten sposób uzyskuje się
informacje o numerach inwentarzowych książek, których w
bibliotece nie ma. W bibliotekach skomputeryzowanych sprawa
jest jeszcze prostsza – skanuje się kody kreskowe znajdujące się
na książkach, a system komputerowy automatycznie „wyjaśnia”
niezgodności.
Metoda skontrum jest stosowana we wszystkich bibliotekach (od
pewnego czasu poza częścią bibliotek szkolnych w Polsce) na
podstawie odpowiedniego rozporządzenia Ministra Kultury i
Dziedzictwa Narodowego, wydanego na podstawie Ustawy o
bibliotekach. Skontrum służy do inwentaryzacji zarówno zbiorów
wielkich bibliotek naukowych, jak i małych bibliotek publicznych.
Rozporządzenie w sprawie zasad ewidencji określa też rozsądne
terminy przeprowadzania skontrum, umożliwiające pełnienie
przez biblioteki swoich funkcji wobec czytelników, a nie ciągłe
liczenie książek.
Metoda inwentaryzacji za pomocą spisu z natury jest
prowadzona pod rygorem Ustawy o rachunkowości i polega na
konieczności spisania z ksiąg inwentarzowych wszystkich książek
(autor, tytuł, cena) na druki ścisłego zarachowania – arkusze spisu
z natury.
Łatwo sobie wyobrazić porównanie pracochłonności jednej i
drugiej metody. Spis z natury w bibliotece sprawia, że biblioteka
musi być na czas inwentaryzacji zamknięta dla czytelników,
uczniowie nie mogą w tym czasie korzystać z księgozbioru, a
specjalne komisje (kilkuosobowe), składające się z nauczycieli,
wykonują żmudne, zupełnie niepotrzebne i nieznane w innych
typach bibliotek czynności. Metoda inwentaryzacji za pomocą
spisu z natury jest dodatkowo zupełnie nieprzydatna do
sprawdzenia faktycznego stanu księgozbioru, bo (w
przeciwieństwie do skontrum) nie uwzględnia książek będących
np. w naprawie, u czytelników lub wypożyczonych do biblioteczek
klasowych, nie wyjaśnia statusu książek wcześniej wyłączonych z
księgozbiorów (selekcja, zniszczenie) itp.
Skontrum było „od zawsze” stosowane w polskich bibliotekach
szkolnych – na podstawie przepisów resortu kultury, które
określały sposób ewidencji zbiorów wszystkich bibliotek
wchodzących w skład Ogólnokrajowej Sieci Bibliotecznej (do
której zaliczano wówczas także biblioteki szkolne). W r. 1997
uchwalono nową Ustawę o bibliotekach. W dokumencie tym
wśród bibliotek wchodzących w skład Ogólnokrajowej Sieci
Bibliotecznej nie wymieniono bibliotek szkolnych. Nikt wówczas
nie zauważył, że „ubocznym” skutkiem tego zapisu jest
automatyczne formalne wyłączenie bibliotek szkolnych także
spod zapisów rozporządzenia o sposobie ewidencji zbiorów
bibliotecznych. W ten sposób biblioteki szkolne zostały zmuszone
do stosowania przepisów Ustawy o rachunkowości. Co prawda
ustawa ta dopuszcza formalną możliwość wyboru metody
inwentaryzacji, ale wiele organów prowadzących szkoły i służb
księgowych podchodzi formalistycznie do niejednoznacznych
przepisów, więc setki (jeśli nie tysiące) nauczycielek i nauczycieli
– zamiast wypożyczać książki i uczyć – wykonują bezsensowną
pracę polegającą na wpisywaniu tysięcy książek na arkusze spisu
z natury. W dodatku wymagana przez Ustawę o rachunkowości
częstotliwość inwentaryzacji zbiorów sprawia, że głównym
zajęciem nauczycieli bibliotekarzy staje się nie praca z
czytelnikiem, lecz badanie stanu księgozbioru. Mamy dużo
sygnałów, że niektórzy urzędnicy MEN, dopytywani w tej sprawie
przez dyrektorów szkół, także (o zgrozo) zalecają („na wszelki
wypadek”) stosowanie do inwentaryzacji zbiorów bibliotecznych
metodę spisu z natury w terminach określonych w Ustawie o
rachunkowości.