REGULAMIN KONTROLI ZBIORÓW (SKONTRUM) w Bibliotece
Transkrypt
REGULAMIN KONTROLI ZBIORÓW (SKONTRUM) w Bibliotece
REGULAMIN KONTROLI ZBIORÓW (SKONTRUM) w Bibliotece Publicznej Miasta i Gminy w Zagórowie Podstawą prawna regulaminu kontroli zbiorów jest Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2008 r. w sprawie ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz. U. 205, poz. 1283) Rozdział I Postanowienia ogólne §1 1.Skontrum materiałów bibliotecznych polega na : a) porównaniu zapisów inwentarzowych ze stanem faktycznym materiałów; b) stwierdzeniem i wyjaśnieniem różnic między zapisami ewidencyjnymi a stanem faktycznym zbiorów oraz ustalenie ewentualnych braków; §2 Skontrum w bibliotekach przeprowadza się co najmniej raz na 5 lat. Skontrum przeprowadza się także w wyjątkowych sytuacjach np. zmiana bibliotekarza, kradzież, zalanie zbiorów, likwidacja biblioteki itp. Rozdział II Komisja §3 Skontrum przeprowadza komisja inwentaryzacyjna, zwana dalej komisją. §4 zarządzenie Podstawą działania komisji jest o rozpoczęciu skontrum. Zarządzenie określa: a) nazwę jednostki, w której odbywa się kontrola b) termin rozpoczęcia kontroli c) liczbę członków i skład osobowy komisji, Burmistrza Gminy Zagórów §5 Komisja składa się co najmniej z trzech osób. §6 Komisja działa na podstawie regulaminu nadanego przez Burmistrza Gminy Zagrórów. Rozdział III Skontrum §7 W bibliotece skomputeryzowanej/ BPMiG w Zagórowie skontrum przeprowadza się przy pomocy komputerowego programu inwentaryzacji SKONTRUM_TCP modułu systemu komputerowej obsługi biblioteki SOWA. Poprzez odczytanie kodów kreskowych program rejestruje jednostki inwentarzowe znajdujące się aktualnie w bibliotece. W kolejnym etapie program porównuje zarejestrowane dane z kartotekami inwentarzowymi systemu Sowa, uwzględniając przede wszystkim statusy poszczególnych egzemplarzy. Efektem porównania jest zestawienie o postaci zgodnej z typowym formularzem (załącznikiem) skontrum. Zestawienia te mogą zostać wykorzystane do ostatecznego sprawdzenia i skorygowania danych. Końcowym etapem wykorzystania programu jest przygotowanie listy braków względnych oraz przeniesienie brakujących jednostek inwentarzowych do kartoteki egzemplarzy zgłoszonych do ubytkowania. Kolejne czynności skontrum przy użyciu arkuszy kontrolnych: a) ponumerowanie arkuszy, b) ustalenie znaków umownych na oznaczenie materiałów bibliotecznych na półkach, u czytelnika, ubytków, braków względnych, braków bezwzględnych. c) naniesienie ubytków na arkusze kontrolne na podstawie zapisów w księdze inwentarzowej, d) sprawdzenie zgodności zapisów na kartach książek i czytelników i naniesienie numerów wypożyczonych materiałów na arkusze kontrolne, e) naniesienie na arkusze kontrolne materiałów znajdujących się na półkach, f) podliczenie poszczególnych arkuszy kontrolnych w pionie i poziomie z uwzględnieniem każdego rodzaju oznaczeń oraz zsumowanie danych ze wszystkich arkuszy. Na podstawie uzyskanych wyników należy sporządzić ewentualne wykazy braków względnych i bezwzględnych. §8 Z przeprowadzonego skontrum komisja sporządza protokół w dwóch egzemplarzach. Protokół powinien zawierać: a) ustalenia dotyczące stanu faktycznego materiałów, b) stwierdzenie liczby ewentualnych braków i ich wartości, c) uzasadnienie w sprawie nieodnalezionych materiałów, §9 Za braki uznaje się materiały biblioteczne, których nie odnaleziono w czasie skontrum, ani też nie znaleziono dowodu wydania ich poza bibliotekę. W szczególności a) materiały biblioteczne nie odnalezione po raz pierwszy uznaje się za braki względne b) materiały biblioteczne nie odnalezione przy pomocy ponownej kontroli uznaje się za braki bezwzględne. Rozdział IV Działania pokontrolne § 10 Po zatwierdzeniu przez dyrektora Biblioteki protokółu skontrum , komisja sporządza protokół ubytków. § 11 Po akceptacji protokołu ubytków przez dyrektora Biblioteki braki bezwzględne wykreśla się z księgi inwentarzowej i wpisuje do rejestru ubytków. W programie Sowa każdej jednostce inwentarzowej przypisany jest znacznik określający aktualny status danej jednostki. Przygotowanie jednostki do ubytkowania poprzedzane jest nadaniem egzemplarzowi statusu „zgłoszony do ubytkowania” wraz z określeniem przyczyny. Program SKONTRUM_TCP pozwala nadać wspomniany wyżej status wszystkim brakującym egzemplarzom z podanego przez użytkownika zakresu numerów inwentarzowych. Zmianę tego statusu ( np. gdy pozycja niespodziewanie zostanie odnaleziona) można wykonać później poprzez program INWENTARZ-TCP. § 12 Odnalezione materiały biblioteczne, uznane za braki bezwzględne i wpisane do rejestru ubytków należy traktować jako nowe wpływy.