załącznikiem Nr 6 - Urząd Miasta Nowy Targ

Załącznik nr 6
do Zarządzenia Nr 0152- 57/10
Burmistrza Miasta Nowy Targ
z dnia 15 grudnia 2010 r.
System ochrony danych i ich zbiorów.
I.
Zasady ochrony danych oraz metody zabezpieczenia dostępu do nich.
1. System REKORD pracuje w architekturze klient-serwer. Komunikacja między klientem
a serwerem odbywa się przy pomocy protokołu SQL Firebird.
2. Dane gromadzone są i przetwarzane w relacyjnej bazie danych, której systemem zarządzania
bazą danych jest SQL Firebird (wersja1.5) Platformą systemową dla baz danych jest system
operacyjny Debian (Linux).
3. Aplikacje systemu REKORD wykonane są w programie DELPHI. Platformą systemową są:
a) dla serwera: Microsoft Windows Serwer 2000
b) dla klienta: Microsoft Windows XP.
4. Mechanizmy kontroli dostępu do systemu REKORD gwarantują nienaruszalność danych
i zabezpieczenie przed niepowołanym dostępem i nieuprawnioną zmianą. Osoba próbująca
nielegalnie wykorzystać dane systemu napotka na następujące bariery ochronne:
a) sprawdzenie prawa dostępu i hasła do systemu operacyjnego (kontrolera domeny),
b) sprawdzenie prawa dostępu i hasła do bazy danych SQL Firebird,
c) sprawdzenie uprawnienia dostępu do określonego programu,
d) sprawdzenie uprawnienia dostępu do określonych funkcji programu,
5. Każdy użytkownik pracujący w systemie posiada konto składające się z nazwy użytkownika i
hasła oraz związany z nim zakres uprawnień, dzięki czemu podczas logowania się do
systemu odbywa się kontrola dostępu, o której mowa w punkcie 4.
6. Kopia bezpieczeństwa danych wykonywana jest raz dziennie, po zakończeniu pracy przez
użytkowników na nośnik zewnętrzny, którym jest taśma DLT.
7. Wszelkie zmiany danych rejestrowane są w systemie z uwzględnieniem czasu modyfikacji,
osoby wykonującej i rodzaju operacji. Możliwe jest więc odtworzenie historii zmian w
systemie i stwierdzenie pierwotnego źródła zapisów.
II.
Ochrona danych dowodów księgowych ,ksiąg rachunkowych i sprawozdań
finansowych
1. Dokumentacja dotycząca organizacji, wprowadzenia do stosowania oraz samego prowadzenia
rachunkowości to jest:
a) dokumentacja przyjętych zasad /polityki/ rachunkowości w Urzędzie Miasta Nowego Targu,
b) dowody księgowe,
c) księgi rachunkowe /zbiory stanowiące księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych/
d) dokumenty inwentaryzacyjne,
e) sprawozdania finansowe z wykonania planu finansowego Urzędu Miasta , budżetu miasta Nowego
Targu oraz bilanse majątkowe jednostkowe i zbiorcze
- są przechowywane w taki sposób chronić je przed niedozwolonymi zmianami, uszkodzeniem,
zniszczeniem, a także nieupoważnionym rozpowszechnianiem.
2. Prowadząc księgi rachunkowe przy użyciu komputerów, system ochrony danych w Urzędzie Miasta
polega na stosowaniu następujących procedur:
a) dane przechowywane są na serwerze sieciowym wyposażonym w matryce dyskowe
zapobiegające fizycznej utracie danych.
b) serwer znajduje się w pomieszczeniu zamkniętym dostępnym tylko dla pracowników,
c)
d)
e)
f)
kopie danych tworzone są codziennie na taśmie magnetycznej,
raz w tygodniu dane odtwarzane są z taśmy ,
kopie przechowywane są w sejfie na terenie Urzędu Miasta,
ochrona programów i danych zapewniona jest poprzez system operacyjny serwera, który
zakłada dostęp do danych i programu tylko uprawnionym użytkownikom po podaniu
identyfikatora i hasła.
3. Księgi rachunkowe mogą mieć formę zbiorów utrwalonych na komputerowych nośnikach danych
pod warunkiem przestrzegania powyższych zasad ich ochrony jeżeli są podobnie jak prowadzone
w formie tradycyjnej:
a) trwale oznaczone nazwą Urzędu Miasta, nazwą danego rodzaju księgi /zbioru/, oraz nazwą
programu przetwarzania,
b) wyraźnie oznaczone jakiego roku obrotowego i okresów sprawozdawczych dotyczą oraz
datami ich sporządzania,
c) starannie przechowywane w z góry ustalonej kolejności.
4. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputerów za równoważne z nimi należy
uznać informatyczne zasoby rachunkowości zorganizowane w formie oddzielnych zbiorów danych,
baz danych lub ich wyodrębnionych części. Dodatkowo gdy system ochrony zbiorów danych ksiąg
rachunkowych na nośnikach komputerowych nie spełnia w pełni warunków ich ochrony to zapisy
dokonane na komputerowych nośnikach danych powinny być wydrukowane najpóźniej na koniec
roku obrotowego.
III. Przechowywanie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i sprawozdań finansowych.
1. Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w biurze Wydziału Finansowego
Urzędu Miasta w formie oryginałów w segregatorach w porządku z góry ustalonym i dostosowanym
do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych z podziałem na okresy sprawozdawcze i lata obrotowe
w formie ułatwiającej łatwe ich odszukanie. tj. osobno zbiory dokumentów dotyczących dochodów
budżetowych i wydatków budżetowych. Osobne zbiory dokumentów księgowych tworzy się
i przechowuje dla Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, funduszu
świadczeń socjalnych, rachunku dochodów własnych oraz środków depozytowych.
2. W odrębnych zbiorach są przechowywane po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego
z wykonania budżetu za dany rok obrotowy:
a) sprawozdania finansowe z wykonania planu finansowego Urzędu Miasta jako jednostki
budżetowej; miesięczne, kwartalne i roczne wraz z materiałami pomocniczymi,
b) sprawozdania finansowe z wykonania budżetu miasta za dany rok miesięczne, kwartalne
i roczne wraz ze sprawozdaniami jednostkowymi,
c) sprawozdania opisowe z wykonania budżetu miasta za I-półrocze i za rok,
d) bilanse jednostkowe oraz zbiorcze wszystkich jednostek organizacyjnych powiązanych
z budżetem miasta.
Zbiory roczne dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych należy oznaczyć ich
nazwami rodzajów oraz symbolami lat i ich kolejnymi numerami w zbiorach.
IV.
Czas przechowywania dokumentacji z zakresu rachunkowości.
1. Sprawozdania finansowe, bilanse, oraz sprawozdania opisowe z wykonania budżetu za
poszczególne lata obrotowe posiadają kategorię archiwalną A jako dokumenty mające trwałą wartość
historyczną przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego.
2. Pozostałą dokumentacje z zakresu rachunkowości należy przechowywać co najmniej:
a) dokumentację przyjętych zasad /politykę/ rachunkowości przez 5 lat od daty upływu jej
stosowania,
b) księgi rachunkowe przez 5 lat po upływie roku obrotowego którego dotyczą,
c) imienne karty wynagrodzeń i pozostałe dokumenty dotyczące wynagrodzeń i ubezpieczeń
społecznych przez okres 50 lat po roku obrotowym którego dotyczą,
d) dowody księgowe dotyczące wieloletnich realizacji środków trwałych w budowie, pożyczek,
kredytów, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym karnym, lub podatkowym przez okres 5 lat po roku obrotowym w którym przedmiotowe operacje gospodarcze,
transakcje lub postępowania zostały ostatecznie odpowiednio rozliczone, spłacone,
zakończone lub przedawnione,
e) dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – przez rok po upływie terminu rękojmi lub
rozliczeniu reklamacji,
f) dokumenty inwentaryzacyjne - po upływie 5 lat po roku obrotowym którego dotyczą,
g) dowody księgowe ze sprzedaży towarów i usług /faktury/ oraz wszelkie dowody dotyczące
uiszczenia należności podatkowych przez okres 5 lat po roku obrotowym którego dotyczą,
h) pozostałe dowody księgowe i dokumenty - przez 5 lat po roku obrotowym którego dotyczą.
V.
Udostępnianie danych i dokumentów.
Udostępnianie danych z dowodów księgowych, sprawozdań finansowych i innych dokumentów z
zakresu rachunkowości prowadzonej w Wydziale Finansowym Urzędu Miasta albo ich części może
mieć miejsce w siedzibie Urzędu do wglądu lub do kopiowania na zasadach unormowanych odrębną
instrukcją „Zasady i tryb dostępu do informacji będących informacjami publicznymi” oraz
Regulaminem dostępu do dokumentów i korzystania.
Nowy Targ grudzień 2010 r.
JM