Polityka rachunkowości - BIP

Zarządzenie z dnia 01.07.2009r..
Dyrektora Gimnazjum nr 3 z Oddziałami Integracyjnymi w Zgierzu
w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości.
(postanowienia zarządzenia obowiązują od 01.01.2009r.)
Stosownie do postanowień art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości
(Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) wprowadza się zasady rachunkowości
(politykę rachunkowości), które określają ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych:

z
określeniem
roku
obrotowego
i
wchodzących
w
jego
skład
okresów
sprawozdawczych,

metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,

sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości budżetowej z dnia 29.09.1994r.
(Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm., ustawy z 30 .06.2005r. o finansach publicznych
(Dz. U. Nr 249, poz. 2104, z późn. zm., Rozporządzenie Ministra finansów z 28.07.2006r.
(Dz. U. 142, poz.1020.)w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla
budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek
sektora finansów publicznych – zwanego dalej rozporządzeniem.
Obok wyżej wymienionych aktów prawnych istotne znaczenie dla rachunkowości budżetowej
ma również rozporządzenie Ministra Finansów z 27.06.2006r. w sprawie sprawozdawczości
budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781).
Rok obrotowy – w przypadku publicznych jednostek oświatowych z mocy prawa rokiem
obrotowym
rozumie się przez to rok kalendarzowy trwający 12 pełnych miesięcy
kalendarzowych.
Okres sprawozdawczy to okres, za który jednostka jest zobowiązana sporządzić:
sprawozdanie finansowe, sprawozdania budżetowe lub inne sporządzane na podstawie ksiąg
rachunkowych, których obowiązek przygotowania wynika z przepisów prawa lub z potrzeb
informacyjnych dyrektora szkoły.
Sprawozdanie finansowe – to sporządzane na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych ( dzień
bilansu ) sprawozdanie składające się z:
1) Bilansu,
2) Rachunków zysków i strat ( wariant porównawczy ),
3) Zestawienia zmian w funduszu jednostki.
1
Sprawozdania
budżetowe to sprawozdania z wykonania procesów związanych
z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych, z których rodzaje, formy,
terminy i zasady sporządzania określono w przepisach prawa finansów publicznych.
Zasady rachunkowości „ są to konkretne prawidła, metody, konwencje, reguły i praktyki
przyjęte przez jednostkę w celu sporządzania i prezentacji sprawozdań finansowych”
Przyjęta zasady ( polityka ) rachunkowości to wybrane i stosowane przez jednostkę,
odpowiednie do jej działalności, rozwiązania z zakresu rachunkowości, dopuszczone
przepisami prawa i zapewniające wymaganą jakość obowiązujących jednostkę sprawozdań.
Przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości wymagają udokumentowania.
Aktywa – zasoby majątkowe znajdujące się w dyspozycji jednostki, stanowiące potencjał
ekonomiczny służący wykonaniu zadań, dla realizacji których jednostka została powołana.
Aktywa trwałe – w ustawie o rachunkowości określono je jako te aktywa jednostki, które nie
są zaliczane do aktywów obrotowych. Do aktywów trwałych należy zaliczyć:
1) wartości niematerialne i prawne,
2) rzeczowe aktywa trwałe, w tym:
-środki trwałe,
-pozostałe środki trwałe
-zbiory biblioteczne
Aktywa obrotowe – to ta część aktywów, która obejmuje:
1) Rzeczowe aktywa obrotowe
2) Aktywa finansowe, tj. : aktywa pieniężne ( w formie krajowych środków płatniczych)
3) Należności krótkoterminowe, które obejmują ogół należności z tytułu dostaw i usług
niezależnie od terminu płatności,
4) Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe – to te, które trwają nie dłużej
niż 12 miesięcy, obejmują najczęściej : prenumeraty płatne z góry.
Fundusz – rozumie się przez to równowartość funduszu własnego jednostki. Obejmuje on:
1) fundusz jednostki – rozumiany jako wartość majątku trwałego oraz obrotowego
w zakresie podstawowej działalności jednostki.
2) wynik finansowy – rozumiany jako wyrażony w pieniądzu efekt działalności
jednostki; ustalany na koniec roku obrotowego może mieć wartość dodatnią – zysk
netto lub wartość ujemną – strata netto.
2
Zasady rachunkowości:
1) zasada wiernego i rzetelnego obrazu,
2) zasada memoriału,
3) zasada współmierności,
4) zasada kasowa,
5) zasada ostrożności,
6) zasada kontynuacji,
7) indywidualnej wyceny,
8) zasada istotności,
9) zasada ciągłości zwana również zasadą porównywalności.
Księgi rachunkowe to dziennik oraz zbiory utrwalonych na papierze zapisów dokonanych na
kontach prowadzonych w postaci ksiąg, rejestrów lub luźnych kart . Księgi rachunkowe jako
podstawa sporządzania sprawozdań finansowych muszą być prawidłowe. W przeciwnym
wypadku rzetelność i wiarygodność tych sprawozdań byłaby zagrożona i mogło by dojść
do naruszenia nadrzędnej zasady rachunkowości – zasady wiernego i rzetelnego obrazu.
Wymogi formalne:
1) trwale oznaczone
2) wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty
sporządzenia,
3) przechowywane starannie w ustalonej kolejności.
Księgi rachunkowe otwiera się :
1) na początku każdego roku obrotowego tj. 1 stycznia,
2) na dzień zmiany formy prawnej,
3) na dzień rozpoczęcia likwidacji.
Księgi rachunkowe zamyka się :
1) na dzień kończący rok obrotowy tj. 31 grudnia,
2) na dzień zakończenia działalności,
3) na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej
4) na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji.
Zamkniecie ksiąg rachunkowych powinno nastąpić nie później w przeciągu trzech miesięcy
od daty wystąpienia powyższych zdarzeń.
Zamknięcie ksiąg rachunkowych powinno polegać na nieodwracalnym wyłączeniu
możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięcie księgi
rachunkowe.
3
Księga główna – to urządzenie księgowe ewidencji syntetycznej, stanowiące zbiór kont,
na których ewidencja prowadzona jest w porządku systematycznym.
Ewidencja w księdze głównej prowadzona jest wyłącznie wartościowo i w walucie polskiej.
Księgi rachunkowe winny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie, i bieżąco.
Księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie jednostki.
Operacje na kontach syntetycznych księguje się z zachowaniem zasady podwójnego zapisu.
Z zasady tej wynika konieczność ujęcia każdej operacji :
1) na co najmniej dwóch kontach,
2) po przeciwnej stronie kont,
3) w tej samej kwocie.
Konta syntetyczne wchodzące w skład księgi głównej znajdują się w wykazie kont, który jest
elementem zakładowego planu kont szkoły.
Księgi pomocnicze - to zbiory kont analitycznych zawierające zapisy uszczegółowieniem
i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej, prowadzi się w porządku systematycznym
z zachowaniem chronologii.
Bez względu na przyjętą formę prowadzenia ksiąg pomocniczych zapisy i salda kont
analitycznych muszą być uzgodnione z zapisami i saldami kont syntetycznych.
Księgi pomocnicze prowadzone są komputerowo i należy po ostatecznym zamknięciu ksiąg
wydrukować wszystkie zapisy na kontach analitycznych, które dokonane będą w danym roku
obrotowym – tzw. Kartoteki analityczne kont.
Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej należy sporządzać nie rzadziej niż na koniec
każdego miesiąca na podstawie zapisów na kontach księgi głównej.
4
Ustala się, że rokiem obrotowym jednostki jest rok kalendarzowy, a okresami
sprawozdawczymi poszczególne miesiące roku obrotowego, kwartały, półrocze oraz pełny
rok.
Rachunkowość w Gimnazjum Nr 3 w Zgierzu prowadzi się zgodnie z zasadami
określonymi w ustawie o rachunkowości z uwzględnieniem przepisów szczególnych
wynikających z rozporządzenia Ministra Finansów z 28 lipca 2006r. w sprawie szczególnych
zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych z tym że,
uwzględniając zakres i specyfikę działalności szkoły oraz zasadę istotności, przyjmuje się
następujące rozwiązania szczególne:
1) w odstępstwie od zasady współmierności : prenumeraty opłacane z góry nie podlegają
rozliczeniu w czasie za pośrednictwem rozliczeń międzyokresowych kosztów jeśli
wartość nie przekracza 500,00 zł Obciążają one koszty miesiąca, w którym zostały
poniesione.
2) Rzeczowych składników majątkowych długotrwałego użytku o niskiej jednostkowej
wartości nieprzekraczającej 500,00 zł , nie ujmuje się w ewidencji ilościowo –
wartościowej środków trwałych. Odpisuje je się w koszty pod datą przekazania
do używania, w wartości początkowej, jako zużycie materiałów. Kontrolę i ewidencję
tych przedmiotów prowadzi kierownik gospodarczy szkoły, w sposób umożliwiający
ustalenie miejsc użytkowania oraz osób za nie odpowiedzialnych.
3) Zakupione
oprogramowanie
komputerowe
o
niskiej
jednostkowej
wartości,
nieprzekraczającej 500,00 zł odpisuje się w ciężar kosztów zgodnie z zasadami
ustalonymi dla niskocennych rzeczowych składników majątkowych długotrwałego
użytku.
4) Materiały zakupione na potrzeby administracyjno – gospodarcze, w tym materiały
biurowe, środki czystości odpisuje się w ciężar kosztów zgodnie z zasadami
ustalonymi dla niskocennych rzeczowych składników majątkowych długotrwałego
użytku.
5) Ewidencję
kosztów
według
rodzajów
prowadzi
zespołu 4 „ Koszty według rodzajów i ich rozliczanie”.
5
się
tylko
na
kontach
Księgi rachunkowe są prowadzone z wykorzystaniem programów komputerowych
firmy Vulcan – księgowość Optivum.
Nr licencji : 272.
Księgi rachunkowe prowadzone za pomocą komputera zawierają zapisy księgowe wraz
z odpowiednim oprogramowaniem za pomocą którego dane te mogą być wprowadzane,
przetwarzane i prezentowane poprzez wydrukowanie na papierze lub wyświetlenie na ekranie
monitora komputera, zgodnie z potrzebami w odpowiednim formacie, tj. w układzie
i z zapewnieniem wymaganego zakresu informatycznego, przyjętego dla danego rodzaju
ksiąg rachunkowych (tj. dziennika, kont księgi głównej, zestawienia obrotów i sald itd.),
w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres, w układzie i zakresie zwyczajowo
uzyskiwanym z ksiąg rachunkowych.
Oprogramowanie systemu informatycznego zapewnia automatyczną kontrolę:
-
ciągłości zapisów,
-
poprawności przenoszenia obrotów,
-
poprawności przenoszenia sald.
Księgowy program komputerowy zapewnia otrzymywanie formalnie poprawnych wydruków
ksiąg rachunkowych, tj. automatycznie numerowanie stron, wykazywanie sum przenoszonych
pomiędzy stronami, oznaczanie początku i końca wydruku komputerowego.
Księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego (art. 13
ust. 6 UR) i przenieś treści ksiąg rachunkowych na inny komputerowy nośnik danych
w wyniku którego powstanie duplikat ksiąg w rozumieniu art. 13 ust. 2 UR. Tak sporządzone
zapisy księgowe należy przechowywać
przez czas nie krótszy od wymaganego
do przechowywania ksiąg rachunkowych, określonych w art. 74 ust. 2 UR w rozdziale
o ochronie danych księgowych.
Dziennik
jest urządzeniem służącym do chronologicznego rejestrowania zdarzeń
gospodarczych, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym.
W dzienniku dowody księgowe należy rejestrować wg daty wpływu i muszą dotyczyć
jednego okresu sprawozdawczego. W dzienniku należy ujmować jedynie dowody księgowe
sprawdzone i zatwierdzone ( art.14 ust. 2 UR ).
Podstawową funkcją dziennika jest umożliwienie stwierdzenia kompletności ksiąg
rachunkowych, tj. potwierdzenia , czy wszystkie zdarzenia gospodarcze zaistniałe
i udokumentowane w danym okresie sprawozdawczym ujęte w dzienniku zostały
6
wprowadzone do księgi głównej. Obroty dziennika winny być uzgodnione z obrotami
zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej za każdy okres sprawozdawczy i narastająco
za rok obrotowy.
Zestawienie obrotów i sald sporządza się na podstawie zapisów na kontach księgi głównej
na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca. Obroty tego
zestawienia powinny dowodzić
zgodności
z obrotami dziennika za te same okresy
(art. 14 UR) . Ponadto zestawienie to jest dowodem na przestrzeganie przez szkołę zasady
ciągłości (art. 5 UR).
Podstawą zapisu w księgach rachunkowych mogą być wyłącznie dowody księgowe
odpowiadające wymogom art. 21 i 22 UR. Zapis księgowy bez dowodu księgowego jest
bezpodstawny i nie może mieć miejsca.
Dowody księgowe ( źródłowe ) dzielą się na :
1) zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,
2) zewnętrzne własne – przekazane w oryginale kontrahentom,
3) wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe :
1) zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów
źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,
2) korygujące poprzednie zapisy,
3) zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu
źródłowego,
4) rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów
klasyfikacyjnych.
Zapis księgowy powinien zawierać co najmniej :
1) datę dokonania operacji gospodarczej,
2) określenie rodzaju oraz numer identyfikacyjny dowodu księgowego oraz jego datę,
3) zrozumiały tekst lub skrót,
4) kwotę i datę zapisu
5) oznaczenie kont, których dotyczy (art. 23 ust. 2 pkt 5 UR) mówi , że zapis księgowy
powinien zawierać również informację o koncie przeciwstawnym, którego dotyczy.
7
Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na
bieżąco.
Poprawianie błędów przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych za pomocą komputera jedynym
prawidłowym sposobem jest wprowadzanie do ksiąg zapisów korygujących: storno czarne lub
storno czerwone. Zapisy księgowe, stornowany i stornujący, przy prowadzeniu ksiąg
rachunkowych za pomocą komputera winny być tak udokumentowane, aby można było
ustalić wzajemne powiązania pomiędzy nimi. Zapis stornujący powinien zawierać w swojej
treści identyfikator zapisu stornowanego ze wskazaniem numeru pozycji księgowej, pod którą
został wprowadzony do dziennika. Powiązania takie (rewizyjny ślad storna) wynika z
obowiązku zapewnienia sprawdzalności zapisów w księgach rachunkowych (art. 23 ust. 4,
art.24 ust. 4 UR) oraz eliminują niebezpieczeństwo wprowadzenia zapisu stornującego dany
zapis księgowy więcej niż jeden raz. Zapisy stornujący i stornowany, mimo że redukują się
nawzajem nie mogą zostać ukryte (art. 23 ust. 1 UR).
System ochrony danych i zabezpieczeń organizacyjnych
w systemie rachunkowości komputerowej.
1. Identyfikacja danych wymagających szczególnej ochrony
Szczególnej ochrony wymagają dane aplikacji finansowo – księgowej. Dane takie
przechowywane są w pamięci komputera oraz jako kopie zapasowe poza systemem
informatycznym. Ochronie podlegają również wydruki z aplikacji finansowo- księgowej.
2. Zabezpieczenia fizyczne
- Sprzęt komputerowy musi znajdować się w zabezpieczonym pomieszczeniu.
- Pomieszczenie zamykane jest na klucz, jeśli nikt w nim nie przebywa.
- Monitor ustawiony jest w sposób uniemożliwiający oglądanie jego ekranu przez okna,
drzwi i z miejsc dostępnych.
- Pomieszczenie zabezpieczone jest elektronicznym systemem alarmowym.
- W pomieszczeniu w którym znajduje się sprzęt komputerowy, obowiązuje zakaz używania
otwartego ognia.
3. Zasady użytkowania komputera
- Ze stacji roboczej morze korzystać jedynie uprawniony pracownik.
8
- Na stacji roboczej zainstalowane jest jedynie oprogramowanie niezbędne do pracy, na
które zakupione są licencje.
- Użytkownik nie ma prawa samodzielnego instalowania nowego oprogramowania.
- Przed zakończeniem pracy użytkownik zamyka system operacyjny i wyłącza komputer,
monitor oraz drukarkę.
4. Korzystanie z aplikacji finansowo- księgowej .
- Dostęp do aplikacji finansowo- księgowej posiadają jedynie uprawnieni pracownicy
posiadający konta logowania do aplikacji finansowo- księgowej.
- Z każdego konta logowania do aplikacji finansowo- księgowej może korzystać tylko jedna
osoba.
- Każdy użytkownik posiada dostęp jedynie do tych funkcji aplikacji finansowo- księgowej,
które są niezbędne w jego pracy.
- Hasła nie mogą być udostępnione współpracownikom ani żadnym innym osobom.
- Hasła nie mogą być zapisywane na kartkach papieru ani notowane w żadnej innej formie.
- Wprowadzanie danych do aplikacji finansowo- księgowej musi się odbywać zgodnie z
zasadami opisanymi w zakładowej instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych.
- Wydruki z aplikacji finansowo- księgowej są zabezpieczone przed dostępem
niepowołanych osób.
5. Archiwizacja danych.
- Raz w miesiącu wykonywana jest kopia bezpieczeństwa danych finansowoKsięgowych na płycie CD.
- Kopie przechowywane są w miejscu zabezpieczonym przed dostępem niepowołanych osób
i przed zagrożeniami losowymi.
- Prowadzony jest wykaz wszystkich kopii zapasowych z podaniem daty oraz godziny ich
sporządzenia oraz identyfikatorem nośnika
6. Ochrona antywirusowa.
- Na stacji roboczej zainstalowane jest oprogramowanie antywirusowe.
- Konfiguracja programu antywirusowego może być zmieniana jedynie przez upoważnione
osoby.
- Użytkownik nie może deinstalować ani wyłączać oprogramowania antywirusowego.
- Wszystkie pliki wprowadzane do systemu z nośników zewnętrznych takich, jak dyskietki
lub płyty CD-ROM muszą być wcześniej sprawdzone przez oprogramowanie
antywirusowe.
9
Metody wyceny aktywów i pasywów.
Metody wyceny aktywów i pasywów - w oparciu o przepisy zawarte w rozdziale 4 ustawy
o rachunkowości, z uwzględnieniem przepisów szczególnych określonych w rozporządzeniu
Ministra finansów z 28 lipca 2006r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości Dyrektor
Gimnazjum nr 3 w Zgierzu ustala następujące wyceny aktywów i pasywów.
Wycena składników aktywów trwałych:
Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne w trakcie roku obrotowego wprowadza się
do ewidencji według ich wartości początkowej, która wyceniona jest w zależności od sposobu
ich nabycia wg:
1) ceny nabycia – w przypadku nabycia w drodze kupna:
2) kosztów wytworzenia – w przypadku wytworzenia we własnym zakresie,
3) wartości rynkowej – w przypadku otrzymania w drodze darowizny, z tym
zastrzeżeniem, że jeżeli stosowna umowa wskazuje niższą wartość, wówczas do
ewidencji przyjmuje się wartość określona w umowie.
Określona powyżej wartość początkowa podlega przeszacowaniu, jeżeli na mocy odrębnych
przepisów podlegać będą one aktualizacji wyceny.
Wartość początkowa środków trwałych podlega podwyższeniu o wartość nakładów
poniesionych na ich ulepszenie. Z tym jednak zastrzeżeniem, że jeżeli ulepszenie to polega na
instalacji części składowej lub peryferyjnej
o jednostkowej wartości
nieprzekraczającej 3500 zł, to wartość ta obciąża koszty w momencie ich poniesienia i nie
powiększa wartości początkowej środka trwałego, w którym zostały zainstalowane.
W
bilansie środki trwałe oraz
w
wartości
netto
wartości
stanowiącej
niematerialne
różnicę
i
ich
prawne wykazuje się
wartości
początkowej
i dotychczasowego umorzenia.
Odpisy amortyzacyjne (umorzeniowe) dla środków trwałych oraz wartości niematerialnych
dokonuje się jednorazowo za okres całego roku obrotowego według stawek określonych w
przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych. Środki trwałe oraz wartości
niematerialne i prawne o wartości do 3500 zł umarza się jednorazowo przez spisanie w koszty
w miesiącu przyjęcia do używania. W tym samym trybie, niezależnie od wartości, umarza się
książki
i inne zbiory biblioteczne, środki dydaktyczne.
Zbiory biblioteczne stosownie do metody ich nabycia wycenia się:

w cenie nabycia – w przypadku kupna,
10

przez
komisyjne
określenie
ich
wartości
–
w
przypadku
otrzymania
w drodze darowizny.
Inwestycje (środki trwałe w budowie) – wycenia się w wysokości ogółu kosztów
pozostających w bezpośrednim związku z ich nabyciem (wytworzeniem) pomniejszonych o
ewentualne odpisy z tytułu trwałej utraty wartości.
Pozostałe aktywa trwałe w jednostce nie występują.
Wycena rzeczowych aktywów obrotowych

stan materiałów odpisywanych w koszty w momencie zakupu, ustalony w drodze
spisu z natury, wycenia się w cenach zakupu wynikających z ostatnich faktur,

surowce tj. artykuły spożywcze przeznaczone do przygotowywania posiłków w
stołówce szkolnej wycenia się w cenie nabycia, dla tych składników majątku prowadzi
się ewidencję ilościowo-wartościową, a ich rozchód i stany ustala się metodą FIFO.
Inne składniki rzeczowych aktywów trwałych w jednostce nie występują.
Wycena rozrachunków
Należności i zobowiązania na dzień ich powstania wycenia się i ewidencjonuje w księgach
rachunkowych według wartości nominalnej. Na koniec każdego kwartału i na dzień
bilansowy wycenia się je w kwocie wymagającej zapłaty, obejmującej kwotę główną
powiększoną o należne odsetki w zapłacie – ustawowe.
W jednostce nie występują należności i zobowiązania nominowane w walucie obcej.
Nie występują także tytuły do dokonywania odpisów aktualizacyjnych należności.
Wycena pozostałych aktywów i pasywów
W jednostce nie występują rozliczenia międzyokresowe kosztów bierne oraz tytuły do
tworzenia rezerw na przyszłe zobowiązania.
Środki pieniężne, fundusze oraz pozostałe aktywa i pasywa – wg wartości nominalnej.
11