P 3-Nadzór nad niezgodnościami

PROCEDURA
0142-P-3
Wersja:02
NADZÓR NAD
NIEZGODNOŚCIAMI
NAZWA
PROCEDURY:
Strona 1 z 8
Właściciel procedury:
Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością
Data
Imię i nazwisko
Opracował:
06.02.2012 r.
Beata Czerska
Sprawdził:
08.02.2012 r.
Aneta Kołuda
Zatwierdził:
10.02.2012 r.
Władysław Kowalczyk
Podpis
Obowiązuje od: 15.02.2012 r.
„Krok w przyszłość – od biurokratycznej irracjonalności do kompleksowego zarządzania jakością”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej
w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
1
PROCEDURA
NAZWA
PROCEDURY:
NADZÓR NAD
NIEZGODNOŚCIAMI
0142-P-3
Wersja:02
Strona 2 z 8
1. Cel.
Celem Procedury jest dostarczenie wytycznych, a także ustalenie odpowiedzialności w zakresie
realizacji działań korekcyjnych zapewniających odpowiedni nadzór nad niezgodnościami.
2. Zakres stosowania.
Procedura ma zastosowanie w całym Urzędzie Gminy Bierzwnik.
3. Definicje i skróty.
Działanie korekcyjne (naprawcze) - działanie podejmowane w celu wyeliminowania
niezgodności
Odpowiedzialny za obszar – osoba odpowiedzialna za dany zakres tematyczny.
Odpowiedzialnym za obszar będą m.in.: członkowie Kierownictwa i właściciele procesów.
Urząd – Urząd Gminy Bierzwnik
KKO – Kierownik komórki organizacyjnej/Samodzielne stanowisko pracy
„Krok w przyszłość – od biurokratycznej irracjonalności do kompleksowego zarządzania jakością”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej
w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
2
PROCEDURA
NAZWA
PROCEDURY:
0142-P-3
Wersja:02
NADZÓR NAD
NIEZGODNOŚCIAMI
4. Postępowanie.
Strona 3 z 8
Odpowiedzialność
4.1. Nadzór nad niezgodnościami.
4.1.1. Niezgodności dzielone są na dwie kategorie:
a. Niezgodności dotyczące procesów,
b. Niegodności dotyczące produktów/usług publicznych.
4.2.
każdy Pracownik/
KKO
Zasady ogólne.
„Krok w przyszłość – od biurokratycznej irracjonalności do kompleksowego zarządzania jakością”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej
w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
3
PROCEDURA
NAZWA
PROCEDURY:
NADZÓR NAD
NIEZGODNOŚCIAMI
0142-P-3
Wersja:02
Strona 4 z 8
4.2.1. Postępowania zgodnego z niniejszą Procedurą nie wymagają
produkty, które nie zostały przedstawione do formalnej weryfikacji
(aprobaty, zatwierdzenia). Zatem np. wersje robocze, przedstawione
do konsultacji, wymieniane uwagi i opinie (z wyłączeniem opinii
prawnych) należy traktować jako element procesu przygotowania
produktu.
Stosując
niniejszą
Procedurę
należy
zachować
racjonalność, która oznacza, że nie należy podejmować działań
nadmiarowych, nie dających zakładanych efektów. W związku z
powyższym, jak również biorąc pod uwagę specyfikę działalności
administracji publicznej nie wszystkie poprawy/korekty będą
związane z wystąpieniem niezgodności. Jeżeli wystąpi potrzeba
wprowadzenia poprawek do dokumentów po etapie ich weryfikacji
lub na tym etapie, które to poprawki wprowadzane są w celu
udoskonalenia produktu i nie są kwalifikowane jako niezgodności
niniejsza Procedura nie ma zastosowania. Przykładami takich
poprawek mogą być zmiany stylistyczne (np. przygotowany
dokument jest zgodny z obowiązującymi w danym zakresie
wymaganiami, ale propozycje zmian zapewnią większą jego
czytelność).
W przypadku, gdy zakwalifikowanie poprawy jako niezgodności
oraz potrzeba zastosowania niniejszej Procedury może budzić
wątpliwości decyzję o kwalifikacji działania podejmuje osoba
mająca odpowiednie uprawnienie (w praktyce będą to najczęściej
KKO). W takim przypadku osoba mająca uprawnienia, aby polecić
poprawki określa ich status. W przypadku ich zaklasyfikowania
jako niezgodności wskazuje to przez naniesienie adnotacji
„niezgodne”. Każdy Pracownik ma obowiązek zgłosić do osoby
odpowiedzialnej za obszar zidentyfikowane niezgodności.
„Krok w przyszłość – od biurokratycznej irracjonalności do kompleksowego zarządzania jakością”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej
w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
4
PROCEDURA
NAZWA
PROCEDURY:
4.3.
Strona 5 z 8
Występowanie niezgodności.
4.3.1. Niezgodności mogą wystąpić:
- w trakcie realizacji procesów (np. wykonywanie działań
w
sposób
niezgodny
z
ustaleniami
zawartymi
w dokumentach wewnętrznych, zewnętrznych, Procedurach)
lub
- po zakończeniu realizacji procesów (np. uzyskanie wartości
miernika określającego realizację celu poniżej oczekiwanej
wartości, wydana nieprawidłowa decyzja administracyjna,
przesłanie wadliwego projektu uchwały do Rady Gminy).
4.3.2. Niezgodności, które mogą wystąpić w trakcie realizacji
procesu są wykrywane i eliminowane bezpośrednio
po ich wystąpieniu zgodnie z ogólnymi zasadami
wynikającymi z praktyki administracyjnej i regulaminu
organizacyjnego (powrót do referenta, korekta i ponowne
sprawdzenie oraz zatwierdzenie przez osoby uprawnione).
4.4.
0142-P-3
Wersja:02
NADZÓR NAD
NIEZGODNOŚCIAMI
każdy Pracownik
Postępowanie z niezgodnościami.
4.4.1.
Znaczna część produktów/usług niezgodnych, które
potencjalnie mogą wystąpić w Urzędzie posiada stosowne
uregulowania
dotyczące
sposobu
postępowania
z nimi zawarte w przepisach prawa, w szczególności takich
jak:
- ustawa - Kodeks postępowania administracyjnego;
- ustawa - Ordynacja podatkowa;
- ustawa o rachunkowości;
- ustawa - Prawo zamówień publicznych;
- ustawa - Kodeks postępowania cywilnego.
każdy Pracownik
„Krok w przyszłość – od biurokratycznej irracjonalności do kompleksowego zarządzania jakością”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej
w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
5
PROCEDURA
NAZWA
PROCEDURY:
NADZÓR NAD
NIEZGODNOŚCIAMI
0142-P-3
Wersja:02
Strona 6 z 8
4.4.2. Niezależnie od rodzaju niezgodności działania korekcyjne
powinny przebiegać według następującego modelu:
a) identyfikacja niezgodności, w tym produktu/usługi niezgodnej,
b) ocena możliwości korekcji,
c) podjęcie dalszych działań według następujących opcji:
Opcja A
nie istnieje możliwość wyeliminowania niezgodności
np. usługa u Klienta bez możliwości korekcji, niezrealizowana
prawidłowo usługa, itp. – podjecie działań odpowiednich
do rzeczywistych lub potencjalnych skutków niezgodności
Opcja B
nie istnieje możliwość wyeliminowania niezgodności,
ale istnieje prawdopodobieństwo, że Klient zaakceptuje
niezgodność; Klient wyraził zgodę – przekazanie Klientowi
usługi niezgodnej
nie istnieje możliwość wyeliminowania niezgodności,
ale istnieje prawdopodobieństwo, że Klient zaakceptuje
niezgodność; Klient nie wyraził zgody – dalsze postępowanie
zgodnie z opcją E
istnieje możliwość wyeliminowania niezgodności – podjęcie
właściwych działań eliminujących niezgodność
nie istnieje możliwość wyeliminowania niezgodności,
ale usługa niezgodna nie została jeszcze przekazana
Klientowi – zabezpieczyć usługę przed nienadzorowanym
przekazaniem Klientowi i użyciem lub zniszczyć
Opcja C
Opcja D
Opcja E
4.4.3. W przypadku opcji D usługę skorygowaną należy poddać
ponownej weryfikacji w celu wykazania zgodności
z odpowiednimi wymaganiami (kryteriami).
4.5.
Dokumentowanie niezgodności.
KKO
4.5.1.
Niezgodność należy zarejestrować w „Rejestrze
niezgodności”, a postępowanie z nią udokumentować.
„Krok w przyszłość – od biurokratycznej irracjonalności do kompleksowego zarządzania jakością”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej
w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
6
PROCEDURA
NAZWA
PROCEDURY:
0142-P-3
Wersja:02
NADZÓR NAD
NIEZGODNOŚCIAMI
Strona 7 z 8
4.5.2 Zapisy z postępowania z usługą niezgodną powinny
odzwierciedlać:
− charakter niezgodności,
− podjęte działania związane z usługą niezgodną, w tym
świadczące o uzyskaniu akceptacji Klienta dla przekazania
mu produktu usługi niezgodnej.
4.5.3. „Rejestr niezgodności” prowadzony jest przez właściwego
Kierownika Referatu albo przez osobę przez niego
wyznaczoną.
4.6.
4.5.4.
„Rejestr niezgodności” jest prowadzony w wersji
elektronicznej i umieszczony jest na dysku sieciowym.
4.5.5.
Na podstawie „Rejestrów niezgodności” Kierownicy
Referatów i właściciele procesów przygotowują zestawienia
na przegląd zarządzania, a odpowiedzialni za obszary
podejmują decyzję o rozpoczęciu działań doskonalących
i
założeniu
„Wniosku
o
uruchomienie
działań
korekcyjnych/korygujących/ zapobiegawczych”.
Zbieranie danych.
4.6.1. Biorąc pod uwagę cel niniejszej Procedury niezbędne jest,
aby odpowiedzialni za obszary, zbierali dane o niezgodnościach
oraz je analizowali i wykorzystywali do doskonalenia.
Odpowiedzialny
za obszar
5. Forma dokumentowania procesu – zapisy.
Postępowanie z niezgodnościami jest dokumentowane z zastosowaniem załączników
wymienionych w punkcie 6 niniejszej Procedury. Ponadto zgodnie z zasadą pisemności
postępowania utrzymywane są zapisy dotyczące konkretnych spraw zgodnie z przepisami
Kodeksu postępowania administracyjnego i przepisami szczególnymi (np. akta spraw
dotyczących odwołań, skarg, itd.).
„Krok w przyszłość – od biurokratycznej irracjonalności do kompleksowego zarządzania jakością”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej
w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
7
PROCEDURA
NAZWA
PROCEDURY:
NADZÓR NAD
NIEZGODNOŚCIAMI
0142-P-3
Wersja:02
Strona 8 z 8
Załączniki.
NUMER FORMULARZA
6.
NAZWA
0142-F6
„Rejestr niezgodności”
7. Dokumenty związane.
0142-P-2 Procedura „Audyty wewnętrzne”
0142-P-4 Procedura „Działania Korygujące i Zapobiegawcze”
0142-P-10 Procedura „Przegląd Zarządzania”
Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Bierzwnik
„Krok w przyszłość – od biurokratycznej irracjonalności do kompleksowego zarządzania jakością”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej
w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
8