Wystapienie pokontrolne - WITD

WOJEWODA OPOLSKI
Opole, dnia 29 sierpnia 2016 r.
NK.IV.1611.4.2016.AW
Pan
Krzysztof Chmiel
Opolski Wojewódzki Inspektor
Transportu Drogowego
ul. Wrocławska 170
45-836 Opole
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
I. Podstawowe informacje formalno-prawne dotyczące kontroli
1) Nazwa i adres jednostki kontrolowanej: Wojewódzki Inspektorat Transportu Drogowego
w Opolu (WITD), ul. Wrocławska 170, 45-836 Opole.
2) Podstawa prawna podjęcia kontroli: art. 51 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r.
o wojewodzie i administracji rządowej w województwie1.
3) Zakres kontroli:
a) Przedmiot kontroli: Przeprowadzanie naborów na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej.
b) Okres objęty kontrolą: 1 stycznia 2012 r. – 28 lipca 2016 r.
4) Rodzaj kontroli: problemowa.
5) Tryb kontroli: zwykły.
6) Termin kontroli: 28 lipca 2016 r.
7) Skład zespołu kontrolnego: Aneta Wencel – inspektor w Oddziale Kontroli i Skarg w Wydziale
Nadzoru i Kontroli Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego.
8) Kierownik jednostki kontrolowanej:
Krzysztof Chmiel – Opolski Wojewódzki Inspektor Transportu Drogowego
– powołany na stanowisko z dniem 5 kwietnia 2016 r.;
Jan Książek – Opolski Wojewódzki Inspektor Transportu Drogowego
– powołany na stanowisko z dniem 16 maja 2005 r.
9) Pracownik odpowiedzialny za prawidłową organizację naborów do służby cywilnej:
Halina Majchrzyk – Naczelnik Wydziału Administracji
– obowiązki pełni od dnia 1 grudnia 2010 r.2
II. Ocena skontrolowanej działalności, ze wskazaniem ustaleń, na których została oparta:
Przeprowadzanie naborów na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej w okresie
od 1 stycznia 2012 r. do 28 lipca 2016 r. w WITD, pod kątem formalno-prawnym, ocenia się
pozytywnie z uchybieniami.
1
2
j.t. Dz. U. z 2015 r. poz. 525 ze zm.
Zakres czynności z dnia 1 grudnia 2010 r. W systemie EZD – Dowody, s. 4-6.
Strona 1 z 4
USTALENIA Z KONTROLI
Analizie poddano 4 przeprowadzone nabory na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej
w okresie objętym kontrolą, a mianowicie nabór nr3:
1) 141442 – na stanowisko młodszego kontrolera transportu drogowego (2 etaty);
2) 141450 – na stanowisko młodszego kontrolera transportu drogowego (2 etaty);
3) 157324 – na stanowisko specjalisty do sprawa prawnych w celu zastępstwa;
4) 169090 – na stanowisko inspektora do spraw umundurowania oraz administracyjno–technicznych.
W wyniku przeprowadzonej kontroli i analizy materiału dowodowego, stwierdzono
następujący stan faktyczny:
1) Wszystkie ogłoszenia o naborze zostały umieszczone – zgodnie z art. 28 ust. 1 ustawy
z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej4 (dalej: u.s.c.) – w: BIP KPRM, BIP WITD, oraz
miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie WITD5.
2) Ogłoszenia o naborze zawierały informacje określone w art. 28 ust. 2 u.s.c.,
w szczególności: nazwę i adres urzędu; określenie stanowiska pracy; wymagania związane
ze stanowiskiem pracy (…), ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe; zakres
zadań wykonywanych na stanowisku pracy; informację o warunkach pracy na danym stanowisku
pracy; informację, czy w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik
zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji
zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi co najmniej 6%;
wskazanie wymaganych dokumentów; termin i miejsce składania dokumentów.
Niemniej jednak, w dokumentacji kontrolowanych naborów stwierdzono rozbieżności,
w określeniu stanowiska pracy oraz związanymi z nim wymaganiami, po porównaniu w tym
zakresie zapisów występujących w ogłoszeniach o naborze, z opisami stanowisk pracy.
Przykładowe stwierdzone rozbieżności:
a) W opisie stanowiska pracy do naboru nr 157324 jako wymagania niezbędne wskazano
m.in.: umiejętność sprawnego organizowania pracy własnej oraz umiejętność analitycznego
myślenia. W ogłoszeniu do ww. naboru wymagania te nie zostały uwzględnione.6
b) W opisie stanowiska pracy do naboru nr 157324 jako wymagania niezbędne wskazano
m.in.: doświadczenie zawodowe 1,5-3 lat w administracji lub do 1 roku w komórce prawnej.
W ogłoszeniu do ww. naboru jako wymaganie niezbędne wskazano m.in.: 3 lata doświadczenia
zawodowego w dziale/wydziale prawnym na stanowisku związanym z analizą i interpretacją
przepisów prawa.7
c) Zgodnie z ogłoszeniem, nabór nr 141442 i 141450 prowadzono na stanowisko „młodszego
kontrolera transportu drogowego”. Natomiast przedłożony w toku kontroli opis stanowiska pracy
sporządzono na stanowisko „młodszego inspektora transportu”.8
d) W opisie stanowiska pracy do naboru nr 141442 i 141450 jako wymagania niezbędne
wskazano m.in.: znajomość przynajmniej jednego języka obcego w stopniu komunikatywnym,
umiejętność pracy w zespole, obsługa komputera. W ogłoszeniach do ww. naborów
umiejętności te zostały ujęte w kategorii wymagań dodatkowych.9
3
Wg numerów ogłoszeń nadanych przez Kancelarię Prezesa Rady Ministrów (dalej: KPRM).
Dostęp: http://ogloszenia.bip.kprm.gov.pl/pls/serwis/app.new_wyniki_szukaj.
4 Dz. U. z Nr 227, poz. 1505 ze zm.
5 Na podstawie oświadczenia Pani Haliny Majchrzyk. W systemie EZD – Dowody, s. 9.
6 W systemie EZD – Dowody, s. 31 i 42.
7 W systemie EZD – Dowody, s. 31 i 42.
8 W systemie EZD – Dowody, s. 11, 13 i 27.
9 W systemie EZD – Dowody, s. 11, 13 i 30.
Strona 2 z 4
Stosownie do treści art. 28 ust. 2 pkt 3 u.s.c., ogłoszenie o naborze powinno zawierać
wymagania związane ze stanowiskiem pracy zgodnie z opisem danego stanowiska,
ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe. Przed ogłoszeniem naboru,
powinno się zweryfikować opis stanowiska pracy i w razie konieczności dokonać jego aktualizacji.
3) Termin do składania dokumentów, określony w ogłoszeniach o naborze, był zgodny
z postanowieniami art. 28 ust. 3 u.s.c., tj. nie krótszy niż 10 dni (…), od dnia opublikowania
ogłoszenia w BIP KPRM.
4) Oferty kandydatów niezatrudnionych podlegały komisyjnemu zniszczeniu. Z czynności tej
sporządzono protokoły. Podkreślić należy, że postępowanie takie, z uwagi na ochronę danych
osobowych, jest zgodne ze stanowiskiem prezentowanym w tej sprawie przez Departament Służby
Cywilnej KPRM10. Z uwagi na powyższe, kontrolujący nie mógł obiektywnie – tj. na podstawie materiału
źródłowego – stwierdzić, czy wszystkie dopuszczone oferty wpłynęły (ewentualnie czy zostały nadane)
w terminie określonym w ogłoszeniu oraz czy zostały przez kandydatów spełnione wymogi formalne.
5) Nie stwierdzono konieczności zastosowania dyspozycji art. 29a ust. 2 u.s.c., dotyczącej
pierwszeństwa w zatrudnieniu przysługującego osobie niepełnosprawnej.
6) Z przeprowadzonego naboru sporządzono protokół – zgodnie z art. 30 ust. 1 u.s.c.
Stosownie do treści art. 30 ust. 2 u.s.c. protokół zawiera: określenie stanowiska pracy,
na które był przeprowadzany nabór, liczbę kandydatów oraz imiona, nazwiska i miejsca
zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego nie więcej niż pięciu najlepszych
kandydatów (…); liczbę nadesłanych ofert, w tym liczbę ofert niespełniających wymogów
formalnych; informację o zastosowanych metodach i technikach naboru; uzasadnienie
dokonanego wyboru; skład komisji przeprowadzającej nabór.
W wyniku przeprowadzonej analizy pod kątem poprawności sporządzania protokołu z naboru
– w tym stosowania powyższego przepisu – stwierdzono następujące uchybienia:
a) Z naborów nr 141442 i 141450 sporządzony jeden wspólny protokół. Przyczyną zaistniałego
stanu rzeczy był fakt, że nabory prowadzono w tym samym terminie. Zgodnie jednak
z art. 30 ust. 1 u.s.c., z każdego naboru powinien zostać sporządzony oddzielny dokument.
b) W składzie komisji przeprowadzającej nabór nr 169090, zgodnie z Zarządzeniem
nr 3/15 Opolskiego Wojewódzkiego Inspektora Transportu Drogowego w Opolu z dnia
28 kwietnia 2015 r., miała uczestniczyć Pani Barbara Fęferko. Ze sporządzonego protokołu
wynika jednak, że jej miejsce zajęła Pani Anna Łysy. Fakt zmiany składu członków komisji nie
został odnotowany w dokumentacji z naboru. Zgodnie z wyjaśnieniami Pani Haliny Majchrzyk,
Pani Barbara Fęferko z przyczyn osobistych nie mogła uczestniczyć w posiedzeniu komisji, stąd
OWITD dokonał zmiany jej składu. Nie zachowano jednak pisemności tej zmiany w treści
zarządzenia.11
7) Zgodnie z art. 31 ust. 1 u.s.c. informacje o wyniku naboru były umieszczane,
niezwłocznie po przeprowadzonym naborze w: BIP KPRM, BIP WITD, oraz miejscu powszechnie
dostępnym w siedzibie WITD12.
8) Informacje o wyniku naboru zawierały elementy wymienione w art. 31 ust. 2 u.s.c.,
tj.: nazwę i adres urzędu; określenie stanowiska pracy; imię i nazwisko wybranego kandydata oraz
jego miejsce zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego.
10
Patrz np.: Odpowiedź Szefa Służby Cywilnej - z upoważnienia Prezesa Rady Ministrów - na interpelację nr 20976;
Dostęp: http://www.sejm.gov.pl/sejm7.nsf/InterpelacjaTresc.xsp?key=6D8B4F0E [dostęp z dnia: 12.08.2016 r.].
11 W systemie EZD – Dowody, s. 10.
12 Na podstawie oświadczenia Pani Haliny Majchrzyk. W systemie EZD – Dowody, s. 9.
Strona 3 z 4
III. Zakres, przyczyny i skutki stwierdzonych nieprawidłowości:
Podsumowując, w wyniku przeprowadzonej kontroli problemowej w Wojewódzkim
Inspektoracie Transportu Drogowego w Opolu, stwierdzono uchybienia związane z procedurą
sporządzania ogłoszeń o naborze. W części skontrolowanych spraw, zapisy w ogłoszeniu
o naborze (dot. wymagań niezbędnych i dodatkowych) różniły się od zapisów zawartych
w opisie stanowiska pracy. Stwierdzono również uchybienia w zakresie sporządzania
dokumentacji z naborów. W jednym przypadku, protokół odnosił się do dwóch odrębnych
postępowań. Ponadto, dokumentacja jednego z naborów nie zawierała istotnej informacji dot.
faktu zmiany składu komisji przeprowadzającej nabór.
Według kontrolującego, przyczyną ujawnionych uchybień jest niewystarczający nadzór
kierownika jednostki kontrolowanej nad procesem związanym z organizacją naborów na wolne
stanowiska pracy w służbie cywilnej.
Skutkiem stwierdzonych uchybień jest występowanie w kontrolowanym obszarze
rozbieżność o charakterze formalnym, pomiędzy przepisami prawa, a stanem faktycznym.
IV. Kontrolę wpisano do książki kontroli prowadzonej w jednostce kontrolowanej, pod
poz. nr 1/2016.
V. Informacja o zastrzeżeniach zgłoszonych do projektu wystąpienia pokontrolnego i wyniku
ich rozpatrzenia lub o niezgłoszeniu zastrzeżeń:
Kierownik jednostki kontrolowanej, nie zgłosił zastrzeżeń do projektu wystąpienia pokontrolnego.
VI. Zalecenia lub wnioski dotyczące usunięcia nieprawidłowości lub usprawnienia
funkcjonowania jednostki kontrolowanej:
Mając na uwadze ustalenia kontroli, zalecam:
1) Określać w ogłoszeniu o naborze - stosownie do treści art. 28 ust. 2 pkt 3 u.s.c. - wymagania
związane ze stanowiskiem pracy (niezbędne i dodatkowe), zgodnie z opisem danego stanowiska.
2) Sporządzać każdorazowo - zgodnie z art. 30 ust. 1-2 u.s.c. - z przeprowadzonego naboru
oddzielny protokół.
3) Dokumentować w protokole wszystkie informacje mające istotny wpływ na przebieg naboru, w tym
fakt zmiany składu komisji.
VII. Ocena wskazująca na niezasadność zajmowania stanowiska lub pełnienia funkcji przez
osobę odpowiedzialną za stwierdzone nieprawidłowości: nie dotyczy.
VIII. Na podstawie art. 49 oraz art. 46 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli
w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092), proszę o przekazanie pisemnej
informacji o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystaniu wniosków lub przyczynach ich
niewykorzystania, o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia, albo o innym
sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości, w terminie 14 dni od dnia otrzymania
niniejszego dokumentu.
IX. Zgodnie z art. 48 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej
(Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092), od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki
odwoławcze.
Z up. Wojewody Opolskiego
Barbara Bieluszewska
Dyrektor Wydziału
Nadzoru i Kontroli
Strona 4 z 4