Załącznik Nr

Załącznik Nr 1 do
Zarządzenia Nr 468/06
Prezydenta Miasta Wałbrzycha
z dnia 28.06.2006 r.
INSTRUKCJA
w sprawie ewidencji i kontroli druków
ścisłego zarachowania
Urząd Miejski w Wałbrzychu
czerwiec 2006 r.
§1
Objaśnienia
1.Druki ścisłego zarachowania są to formularze i pokwitowania powszechnego użytku, w
zakresie, których obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiegać ewentualnym
nadużyciom, wynikającym z ich praktycznego stosowania.
2.Druki ścisłego zarachowania podlegają oznakowaniu (ponumerowaniu), ewidencji, kontroli
i zabezpieczeniu.
§2
1.Do druków ścisłego zarachowania zalicza się:
a) czeki gotówkowe
b) dowody wpłaty „KP”
c) dowody wypłaty „KW”
d) kwitariusze przychodowe „K-103”
e) druki magazynowe „P” i „W”
f) arkusze spisu z natury
g) legitymacje służbowe i ubezpieczeniowe
h) dowody osobiste - formularz
i) karty drogowe
j) inne przyjęte do ewidencji na podstawie protokołu
§3
1.Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na:
- przyjęciu druków ścisłego zarachowania niezwłocznie po ich otrzymaniu,
- bieżącym wpisaniu przychodu lub rozchodu oraz stanu druków w księdze druków ścisłego
zarachowania,
- oznaczeniu numerem ewidencyjnym druków nie posiadających serii i numerów nadanych
przez drukarnię.
2.Osobą odpowiedzialną za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków
ścisłego zarachowania jest pracownik, któremu powierzono te obowiązki w zakresie
czynności.
§4
1.Kierownik jednostki jest zobowiązany umożliwić pracownikowi odpowiedzialnemu za
gospodarkę drukami ścisłego zarachowania należne przechowywanie tych druków w miejscu
zabezpieczonym przed kradzieżą lub zniszczeniem.
2.Do obowiązków osoby odpowiedzialnej za prawidłową gospodarkę drukami ścisłego
zarachowania o której mowa w § 3 ust.1, należy:
1) sprawdzenie z fakturą VAT lub rachunkiem wystawionym przez dostawcę liczby druków
oraz ewentualnie ich serii i numerów,
2) przyjęcie do magazynu druków,
3) nadanie numerów ewidencyjnych dowodom, które nie posiadają serii numerów nadanych
przez drukarnię i ujęcie ich w księdze druków ścisłego zarachowania.
Zasady oznaczania i ewidencji druków
§5
1. Oznaczenia druków ścisłego zarachowania, które nie posiadają nadanych przez drukarnię
serii i numerów, dokonuje się w niżej podany sposób:
- każdy egzemplarz druku należy oznaczyć zastrzeżoną do tego celu pieczątką o brzmieniu:
„Druk ścisłego zarachowania
( nazwa jednostki) „
- każdy egzemplarz należy oznaczyć kolejnym numerem ewidencyjnym,
- obok numeru druku ścisłego zarachowania odpowiedzialny za ewidencję druków pracownik
stawia swój podpis.
Pieczęć „Druk ścisłego zarachowania” należy zabezpieczyć, przechowując w zalakowanej
kopercie w kasie ogniotrwałej. Za należyte przechowywanie pieczęci, służących do
cechowania druków ścisłego zarachowania, odpowiedzialny jest pracownik prowadzący
gospodarkę druków ścisłego zarachowania.
2. W przypadku druków broszurowych (w blokach) należy dodatkowo na okładce każdego
bloku odnotować (dotyczy to również druków posiadających serie i numery nadane w
drukarni):
- numer kolejny bloku,
- numer kart bloku od nr....... do nr.........
-liczbę kart każdego bloku, poświadczoną podpisem osoby odpowiedzialnej za gospodarkę
drukami ścisłego zarachowania, a w odniesieniu do kwitariuszy przychodowych, przez
skarbnika i kierownika jednostki lub ich zastępców albo inne upoważnione osoby.
3. Poszczególne bloki dowodów wpłaty i wypłaty należy ponumerować w momencie
przyjęcia i zaprzychodować w księdze druków ścisłego zarachowania.
4. Poszczególne karty bloków należy ponumerować bezpośrednio przed wydaniem ich do
użytku, w celu zachowania ciągłości numerów w ciągu roku. Na okładce należy wpisać
numery kart bloku.
5. Po wyczerpaniu bloku, przy wydaniu następnego , na okładce należy wpisać okres, w
którym druki zostały wykorzystane.
6. Arkusze spisu z natury traktuje się jako druki ścisłego zarachowania od momentu nadania
im kolejnego numeru przed wydaniem osobie upoważnionej do ich odbioru.
7. Niedopuszczalne jest wydawanie do użytku druków ścisłego zarachowania nieujętych w
ewidencji oraz nie posiadających wszystkich wymienionych wyżej oznaczeń.
§6
Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w specjalnie do tego celu założonej
„ Księdze druków ścisłego zarachowania”, odrębnie dla: czeków gotówkowych; dowodów
wypłaty KP i dowodów wpłaty KW; kwitariuszy przychodowych K-103;druków magazyn
przyjmie P; magazyn wyda W; kart drogowych; arkuszy spisu z natury; legitymacji
służbowych i ubezpieczeniowych, dowody osobiste – formularz- ewidencja elektroniczna.. W
księdze tej rejestruje się, pod odpowiednią datą, liczbę i numery przyjętych i wydanych oraz
zwróconych formularzy, oraz każdorazowo ustala się aktualny stan poszczególnych druków
ścisłego zarachowania.
Na
ostatniej
stronie
należy
wpisać:
księga
zawiera......stron,
słownie........,kolejno
ponumerowanych , przesznurowanych i zalakowanych, a następnie zaopatrzyć podpisem
kierownika jednostki lub osoby upoważnionej oraz skarbnika lub jego zastępcy.
§7
1.Zapisy w księdze druków ścisłego zarachowania powinny być dokonywane czytelnie
atramentem lub długopisem. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek wycieranie, wyskrobywanie
lub zamazywanie korektorem omyłkowych zapisów. Omyłkowy zapis należy przekreślić tak,
aby można go było odczytać i wpisać prawidłowy. Osoba dokonująca poprawki powinna
obok wniesionej poprawki umieścić swój podpis i datę dokonania tej czynności.
2. Wydanie druków ścisłego zarachowania, o których mowa w § 2 pkt.1, ppkt. od „b” do „e”
może nastąpić wyłącznie na podstawie pisemnego zapotrzebowania (Załącznik nr.1)
zaakceptowanego przez Naczelnika Wydziału lub jego zastępców lub Głównego Specjalisty,
w którym druki będą używane.
3. Zapotrzebowanie powinno określać żądaną liczbę druków ścisłego zarachowania oraz
wskazywać imiennie osobę upoważnioną do odbioru druków i zawierać rozliczenie
poprzednio pobranych druków.
4.Pobranie nowego druku (bloku) może nastąpić wyłącznie po zdaniu kopii bloku
wykorzystanego.
5. Rozliczenie z poprzednio pobranych druków ścisłego zarachowania następuje:
- na dzień 31 grudnia każdego roku w Zespole ds. Obsługi Finansowej Urzędu , Wydziału
Budżetu i Finansów
- w ciągu 15 dni od wykorzystania bloczków kwitariuszy przychodowych ( K-103) w
Zespole ds. Podatków i Opłat Lokalnych
- w ciągu 14 dni od wykorzystania pozostałych druków ścisłego zarachowania w Komórce
organizacyjnej wydającej dane druki ścisłego zarachowania
§8
1.Druki ścisłego zarachowania , księgi ewidencyjne, protokoły przyjęcia i ocechowania oraz
wszelką dokumentację dotyczącą gospodarki drukami ścisłego zarachowania
(zapotrzebowania , rozliczenia itp.) należy przechowywać przez okres 5 lat. Dotyczy to także
druków anulowanych.
2.Błędnie
wypełnione
druki
powinny
być
anulowane
przez
wpisanie
adnotacji
„unieważniam” wraz z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej tej czynności.
Anulowane druki, o ile są broszurowane, należy pozostawić w bloku, a luźne druki należy
przechowywać w przeznaczonym do tego celu segregatorze lub teczce.
Postanowienia końcowe
§9
1.Druki ścisłego zarachowania powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niż raz w roku.
Kontrola druków polega na stwierdzeniu zgodności stanu ewidencyjnego druków ze stanem
rzeczywistym
2. Kontrolę druków ścisłego zarachowania przeprowadza pracownik wyznaczony przez
kierownika jednostki
Na dowód stwierdzenia zgodności stanu druków z ewidencją osoba dokonująca kontroli
zamieszcza w księdze druków ścisłego zarachowania klauzulę o następującej treści:
„stwierdza się zgodność stanu druków ścisłego zarachowania według stanu na dzień........,
oraz swój podpis i datę. Na dzień kontroli stan druków ścisłego zarachowania winien być
podkreślony czerwonym kolorem.
3. Kierownik jednostki może zarządzić komisyjną kontrolę stanu druków w drodze spisu z
natury.
Przewodniczący komisji zobowiązany jest ustalić stan faktyczny druków ścisłego
zarachowania u osób odpowiedzialnych za gospodarkę tymi drukami. Z przeprowadzonej
kontroli przewodniczący komisji sporządza protokół spisu z natury, w którym należy podać
rodzaje , serię i numery druków oraz wymienić ich liczbę.
4. W przypadku zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej , druki ścisłego zarachowania
podlegają przekazaniu protokołem zdawczo – odbiorczym.
§ 10
1.W przypadku zaginięcia ( zagubienia, kradzieży , zdarzeń losowych) druków ścisłego
zarachowania należy niezwłocznie przeprowadzić inwentaryzację druków i ustalić liczbę
oraz cechy ( numery, serie, rodzaje, pieczęci) zaginionych druków.
2. Po stwierdzeniu zaginięcia druków ścisłego zarachowania należy:
- sporządzić protokół zaginięcia,
- w przypadku zaginięcia czeków powiadomić niezwłocznie bank finansujący , który czeki
wydał,
- w uzasadnionych przypadkach, gdy zachodzi podejrzenie przestępstwa, zawiadomić policję.
3.Wszystkie zawiadomienia o zaginięciu druków ścisłego zarachowania powinny zawierać
następujące dane:
- liczbę zaginionych druków luźnych , względnie bloków z podaniem ilości egzemplarzy w
każdym komplecie druków,
- dokładne cechy zaginionych druków – numer , seria nadana przez drukarnię lub we
własnym zakresie, symbol druku oraz rodzaje i nazwy pieczęci,
- datę zaginięcia druków,
- okoliczności zaginięcia druków,
- miejsce zaginięcia druków,
- nazwa i dokładny adres jednostki ewidencjonującej druki.
4.W przypadku ewentualnego zniszczenia druków ścisłego zarachowania należy sporządzić
protokół, który powinien być przechowywany w aktach prowadzonych przez osobę
odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.
Załącznik Nr.1
do Instrukcji w sprawie
ewidencji i kontroli druków
ścisłego zarachowania
Wałbrzych , dnia ..............
.........................................
(pieczęć nagłówkowa)
Zapotrzebowanie na druki
ścisłego zarachowania
Proszę o wydanie........................................................ bloczków druków ścisłego zarachowania
.......................................................................................................................................................
(nazwa druku ścisłego zarachowania)
od nr.......................................................................do nr...............................................................
...........................................................................................jest upoważniona do odbioru druków
(imię i nazwisko)
ścisłego zarachowania.
Rozliczenie poprzednio pobranych druków:
1.Pobrano
bl...............................od nr..............................do nr..........................................
2.Wykorzystano bl..............................od nr..............................do nr..........................................
............................................
(podpis Naczelnika Wydziału, Z-cy Naczelnika
lub Głównego specjalisty)