Pobierz

Załącznik nr 5 do SIWZ
Załącznik nr 1 do umowy
Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest:
1. Obsługa WCB EIT+ w zakresie organizacji podróży służbowych poprzez:
a) rezerwację miejsc hotelowych w kraju i poza granicami z uwzględnieniem wewnętrznych
uregulowań Zamawiającego w postaci limitów kwotowych brutto na noclegi w kraju - pokój
jednoosobowy ze śniadaniem i z dostępem do Internetu wg następującej specyfikacji:
•
limit dla hoteli w Warszawie - 400 zł,
•
limit dla hoteli w miastach wojewódzkich – 300 zł,
•
pozostałe miejscowości - 250 zł
oraz limitów kwotowych na noclegi poza granicami kraju –pokój jednoosobowy ze
śniadaniem i z dostępem do Internetu, zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia MPiPS
obowiązującego od 1 stycznia 2006 r. (Dz.U. nr 186 poz. 1555 z późniejszymi zmianami)
b) rezerwację, sprzedaż i dostarczanie do siedziby EIT+ lub w inne miejsce wskazane przez
Zamawiającego biletów lotniczych i kolejowych w ruchu krajowym i zagranicznym.
2. Zamawiający dopuszcza zakup biletów lotniczych wyłącznie w klasie ekonomicznej.
3. Zamawiający preferuje przejazdy pociągami w klasie drugiej.
4. Rezerwacja i sprzedaż biletów odbywać się będzie na trasach bezpośrednich a w razie braku
takiej możliwości,
na połączeniach pośrednich z uwzględnieniem najkrótszego czasu
oczekiwania.
5. Rezerwacja i sprzedaż biletów lotniczych i kolejowych dokonywana będzie z gwarancją
najniższej ceny spośród taryf publikowanych, stawek negocjowanych oraz promocyjnych
dostępnych w czasie realizacji zlecenia Zamawiającego,
6. Wykonawca będzie planował podróż wg zlecenia Zamawiającego kierując się zasadą
racjonalności i oszczędności z dochowaniem staranności zawodowej, rzetelnie i terminowo.
7. Zamawiający szacuje na podstawie aktualnie posiadanych informacji iż w okresie
obowiązywania umowy może wystąpić zapotrzebowanie na ok. 1000 noclegów, ok. 500
przelotów samolotami, ok. 100 przejazdów pociągami.
W trakcie obowiązywania umowy Wykonawca:
a)
przedstawi w terminie nie dłuższym niż 24 godziny od wysłania zamówienia
informację o możliwych miejscach hotelowych, połączeniach lotniczych lub
kolejowych na przelot lub przejazd określoną trasą oraz dokona kalkulacji cenowej,
zgodnie ze zleceniami Zamawiającego. Wykonawca zaproponuje co najmniej dwa
warianty najkorzystniejszych połączeń w danym terminie lub terminach przyległych
z zachowaniem wymaganego standardu podróży ustalonego w zamówieniu.
1
b)
Powyższe informacje przekazywane będą Zamawiającemu w formie pisemnej i
przesyłane e-mailem lub faksem,
c)
po wyborze przez Zamawiającego hotelu lub połączenia dokona rezerwacji i zakupu
biletów;
d)
potwierdzi dokonanie rezerwacji w wybranym hotelu lub dostarczy bilety do siedziby
Zamawiającego lub w inne miejsce, wskazane przez Zamawiającego, w terminie
wymaganym przez Zamawiającego określonym w porozumieniu z Wykonawcą, w
zależności od potrzeb codziennie (za wyjątkiem dni wolnych od pracy), a w
uzasadnionych przypadkach dwukrotnie w ciągu dnia (jednak w przypadku biletów
papierowych nie później niż na 24 godziny przed planowanym wylotem). Bilety
elektroniczne będą dostarczane w formie elektronicznej zgodnie z wyborem
Zamawiającego za pomocą faksu bądź poczty elektronicznej. W wyjątkowych
sytuacjach, gdy podróż będzie się rozpoczynać w innym miejscu niż Wrocław bądź
poza granicami kraju, bilet powinien być dostępny w przedstawicielstwie linii
lotniczej na lotnisku w miejscu wylotu lub dostarczony odbiorcy w inny sposób
uzgodniony z Zamawiającym i umożliwiający rozpoczęcie podróży;
e)
dostarczy faktury do siedziby Zamawiającego, podając
•
cenę netto za nocleg w hotelu i kwotę opłaty transakcyjnej;
•
cenę netto za bilet kolejowy i kwotę opłaty transakcyjnej;
•
cenę netto za bilet lotniczy wraz z kwotą upustu jakiego Wykonawca udzielił
Zamawiającemu i kwotę opłaty transakcyjnej;
•
w cenie hotelu lub biletu zawarte będą wszelkie opłaty związane z wykonaniem usługi
hotelarskiej lub przewozowej np. opłaty lotniskowe, podatki, opłaty paliwowe, inne;
•
do podanych cen netto zostanie doliczony należny podatek VAT.
f)
gdy zajdzie nagła
potrzeba, dokona zmiany nazwiska osoby delegowanej przez
Zamawiającego, dokona zmiany terminu noclegu bądź wyjazdu lub przyjmie
rezygnacje z podróży, jeżeli takie przypadki zostaną zgłoszone Wykonawcy nie
później niż na 48 godzin przed planowaną podróżą. Zwrot lub zmiany w zakupionym
noclegu lub bilecie będą możliwe na zasadach określonych w taryfie hotelu lub
przewoźnika . Jeżeli te zmiany wiązać się będą z koniecznością rekalkulacji ceny
noclegu lub biletu, Zamawiający wyrówna udokumentowaną różnicę w cenie. Poza
tą różnicą w cenie, Zamawiający nie będzie ponosił dodatkowych kosztów wobec
Wykonawcy;
g)
zapewni obsługę w przypadku ewentualnych reklamacji składanych do hotelu lub
przewoźnika w zakresie usług objętych zamówieniem;
2
h)
i)
zapewni obsługę programu gromadzenia mil dla Zamawiającego;
sporządzi i dostarczy Zamawiającemu comiesięczne
zestawienie
faktur za
zakupione noclegi i bilety, z podaniem składników cenotwórczych wraz z upustami i
promocjami cenowymi;
j)
wyznaczy pracowników i wydzieli linię telefoniczną w dni robocze w godzinach pracy
Zamawiającego tj. od godz. 8.15 do godz. 16.15 do kontaktu z pracownikami
Zamawiającego. W dniach wolnych od pracy oraz w godzinach poza godzinami pracy
Zamawiającego czyli od 16.15 do 8.15 w dniu następnym, Wykonawca zapewni
dyżurny nr telefonu, pod którym będzie dostępna osoba będąca w stanie zapewnić
Zamawiającemu dokonanie zmian w rezerwacji, np. zmiany klasy, terminu lub
danych pasażera, w sytuacjach niezależnych od Zamawiającego i nie dających się
wcześniej przewidzieć.
3