Prezentacja zespołu projektowego

2014-07-16
Informacje ogólne – na dobry początek 
 Przewidywany harmonogram zdarzeń związanych z
umowami na rok 2014/15
Erasmus+: szkolnictwo wyższe, KA1
Spotkanie dla Beneficjentów
przygotowujących się do podpisania
umowy finansowej
na rok akademicki 2014/15
 Strona internetowa programu Erasmus+ prowadzona
przez NA (FRSE) źródłem informacji dla polskich
beneficjentów
 Umowy finansowe opracowane przez KE dla całego
programu Erasmus+
 Dwa rodzaje umów finansowych: monobeneficiary
oraz multibeneficiary
 Umowa właściwa dla projektów „Mobilność edukacyjna
w sektorze szkolnictwa wyższego” to umowa typu
„monobeneficiary” (umowa z jednym
beneficjentem)
Warszawa-Miedzeszyn, 23-24 czerwca 2014 r.
Zmiany terminologiczne
Terminologia stosowana w Erasmusie +
Jak to było w LLP?
Wsparcie Indywidualne dla mobilności
studentów
SM
Wsparcie Indywidualne dla mobilności
studentów wyjeżdżających na studia
SMS
Wsparcie Indywidualne dla mobilności
studentów wyjeżdżających na
praktykę
SMP
Wsparcie Indywidualne i Podróż dla
mobilności pracowników uczelni
Umowa finansowa NA-uczelnia
ST (posiadające
pod-kategorie STA i
STT)
Wsparcie Organizacyjne (OS)
OM
Ankieta beneficjenta
• Termin wypełnienia ankiety (20 dni)
• Hasło weryfikacyjne
• Nr projektu
Sesja I
Umowa finansowa: warunki szczególne
Zawiadomienie
emailowe z NA
• Czas trwania projektu: 16 lub 24 miesiące
• Waluta rachunku
• Dane identyfikacyjne umowy (źródło: Ankieta
beneficjenta): podpis prawnego przedstawiciela/i
• Załączniki do umowy
• Przedmiot umowy i okres jej trwania
• Maksymalna kwota i forma dofinansowania
– Przesunięcia pomiędzy kategoriami budżetu
• Złożenie ankiety przez uczelnię jest niezbędne dla
wystawienia umowy finansowej przez NA.
• Dokumenty w URF (20 dni)
• Zmniejszenie przyznanej kwoty dofinansowania na
wniosek uczelni.
• Sprawozdawczość i płatności
• Monitoring i ewaluacja
1
2014-07-16
Umowa finansowa: warunki ogólne
Cześć A - Postanowienia prawne i administracyjne
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
Ogólne obowiązki beneficjenta
Komunikacja pomiędzy stronami umowy
Odpowiedzialność za szkody
Konflikt interesów
Poufność
Przetwarzanie danych osobowych
Ekspozycja informacji o finansowaniu umowy z funduszy UE
Aneksy do umowy
Definicja „siły wyższej”
Zawieszenie realizacji projektu
Wypowiedzenie umowy
Umowa finansowa: załączniki
Załącznik I: Opis projektu (wniosek o
dofinansowanie)
Załącznik II: Szacunkowy budżet projektu
Załącznik III: Zasady finansowe i umowne
Umowa finansowa: warunki ogólne
(2)
Część B - Warunki finansowe
– Kwalifikowalność kosztów
– Ustalenia dotyczące kolejnych płatności
– Ustalenie ostatecznej kwoty dofinansowania
– Zwroty kwot dłużnych
– Kontrole i audyty
– Monitoring i ewaluacja
Umowa finansowa: załączniki
(2)
Załącznik III: Zasady finansowe i umowne
Dostępny będzie na stronie internetowej NA
Załącznik IV: Wzory dokumentów mające
zastosowanie do umów finansowych pomiędzy
Beneficjentem a uczestnikami projektu
Załącznik III
Załącznik III (2)
• Uprawnione wyjazdy
- zgodne z zasadami programu
- minimalny czas trwania liczony jest bez dni podróży
• Podróż
- kalkulator odległości
- podróż od siedziby uczelni do siedziby instytucji
partnerskiej
• Wsparcie indywidualne
- stawki (nalicza MT);
- SM: dodatkowe wsparcie 200€
- uczestnik, który nie wypełni indywidualnego raportu
może zostać wezwany do zwrotu dofinansowania.
- monitoring stanu ankiet przez uczelnię
• Wyjazdy
- Data początkowa/ data końcowa
- Wykaz zaliczeń/ Potwierdzenie odbycia praktyki
- Przedłużenia/ skrócenia pobytu
• Organisational support
- Naliczany automatycznie w zależności od liczby wyjazdów
- Margines tolerancji ≤10%
• Przygotowanie językowe
- Test biegłości językowej
- Kursy on-line; licencje
2
2014-07-16
Wysokość dofinansowania: studenci
Załącznik III (3)
Kraje należące do danej grupy
• Studenci niepełnosprawni
- Informacja w MT
• Sprawozdawczość
- Raport postępu, końcowy
- Raporty uczestników
- możliwa redukcja dofinansowania
• Stawki
- Pracownicy
- Studenci
Studia
Praktyka
Grupa 1 – Austria, Dania, Finlandia,
Francja, Irlandia, Lichtenstein,
Norwegia, Szwecja, Wielka Brytania,
Włochy
500 *
600
Grupa 2 – Belgia, Chorwacja, Cypr,
Czechy, Grecja, Hiszpania, Holandia,
Islandia, Luksemburg, Niemcy,
Portugalia, Słowenia, Turcja
400 *
500
Grupa 3 – Bułgaria, Estonia, Litwa,
Łotwa, FYROM, Malta, Rumunia,
Słowacja, Węgry
300 *
400
(€/m-c)*
(€/m-c)
* Osoby uprawnione do stypendium socjalnego - dodatkowo 200
euro miesięcznie – Uwaga! Tylko przy wyjazdach na studia!
Wysokość dofinansowania: pracownicy
Kraje należące do danej grupy
Dzienna wartość
stypendium w euro przy
wyjazdach trwających
nie dłużej niż 14 dni*
Grupa 1 – Dania, Holandia, Irlandia,
Szwecja, Wielka Brytania
130
Grupa 2 – Austria, Belgia, Bułgaria, Cypr,
Czechy, Finlandia, Francja, Grecja,
Islandia, Lichtenstein, Luksemburg,
Norwegia, Polska, Rumunia, Turcja,
Węgry, Włochy
110
Grupa 3 – Hiszpania, Łotwa, Malta,
FYROM, Niemcy, Portugalia, Słowacja
100
Grupa 4 – Chorwacja, Estonia, Litwa,
Słowenia
80
Umowa finansowa: załączniki
Załącznik III (4)
• Kontrole
- Raport końcowy
- Kontrola na podstawie nadesłanych dokumentów (Deskcheck)
- Kontrola w siedzibie organizacji Beneficjenta
• Dokumenty podlegające sprawdzeniu w ramach
poszczególnych rodzajów kontroli
• Umowa finansowa pomiędzy uczelnią a
wyjeżdżającym na studia/ praktykę studentem
Załącznik IV: Wzory dokumentów mające
zastosowanie do umów finansowych pomiędzy
Beneficjentem a uczestnikami projektu
– Karta Studenta Erasmusa
– Porozumienie o programie studiów/ praktyki
• Umowa finansowa pomiędzy uczelnią a
wyjeżdżającym pracownikiem
– Indywidualny program nauczania/ szkolenia
3
2014-07-16
Porozumienie o programie studiów
(Learning Agreement for studies)
Sesja II
Prawidłowe przygotowanie
dokumentacji uczestników
wymiany: studentów i
pracowników
czyli Learning agreement for studies
• 5 stron + 6 stron wskazówek
• uporządkowanie informacji (podział na sekcje
before, during i after the mobility)
• kluczowe dane w tabelach A-F
Porozumienie o programie studiów (Learning
Agreement for studies)
Porozumienie o programie studiów
(Learning Agreement for studies)
• Kluczowy dokument dla uznawalności
akademickiej (recognition);
• Przygotowanie na podstawie Katalogu
Przedmiotów ECTS/ dwustronnych ustaleń (np.
przy podpisywaniu IIA)
• Wszelkie ustalenia ze studentem wyjeżdżającym
– PRZED PODPISANIEM UMOWY (przed
wyjazdem)
• Ustalenia powinny mieć formę pisemną
• Tabela A – przedmioty do zrealizowania w uczelni
przyjmującej
• Tabela B – „gwarancja” zaliczenia – przedmioty z oferty
uczelni wysyłającej, które będą automatycznie
zaliczone po pomyślnym zrealizowaniu programu z
Tabeli A
• Jeżeli uczelnia zamierza uznać studentowi inną, niż
przypisana w Tabeli A liczbą punktów ECTS – konieczne
uzgodnienie ze studentem przed wyjazdem w formie
pisemnej (np. w formie uzupełnienia do tabeli B)
• Pole pod tabelą B – określenie sposobu postępowania
w przypadku niezaliczenia przedmiotu
Porozumienie o programie studiów (Learning
Agreement for studies)
Porozumienie o programie praktyki
• Tabela C – zmiany
• Tabela D – „gwarancja” zaliczenia (o ile sytuacja
opisana w tabeli B ulega zmianie)
• Tabela E = Wykaz zaliczeń
• Tabela F – potwierdzenie uznania akademickiego przez
uczelnię wysyłająca
 Wyjątek z Karty Studenta Erasmusa:
Masz prawo do uzyskania ze strony uczelni
macierzystej pełnego uznania wszystkich pomyślnie
zrealizowanych podczas wyjazdu działań, zgodnie z
postanowieniami zawartymi w “Porozumieniu o
programie
studiów”/”Porozumieniu
o
programie
praktyki”.
czyli Learning agreement for traineeships
4
2014-07-16
Porozumienie o programie praktyki
Learning Agreement for Traineeships
Porozumienie o programie praktyki
Learning Agreement for Traineeships
• Liczba godzin pracy tygodniowo
• Tytuł praktyki
• Zakładane efekty kształcenia (wiedza,
umiejętności, kompetencje społeczne) zdobyte po
pomyślnym zrealizowaniu praktyki
• Plan monitoringu: w instytucji przyjmującej,
przez uczelnię wysyłającą (kto odpowiedzialny,
forma sprawdzania postępów w realizacji
praktyki)
• Plan oceny: na jakiej podstawie, w jakiej formie,
przez kogo praktyka zostanie oceniona
• Poziom biegłości językowej praktykanta
Przed mobilnością:
• Zobowiązanie uczelni wysyłającej do sposobu
zaliczenia praktyki
Porozumienie o programie praktyki
Learning Agreement for Traineeships
W czasie odbywania praktyki:
• Zmiany do uzgodnionego przed wyjazdem
programu praktyki
Po mobilności:
• Zaświadczenie o odbyciu praktyki – części takie
jak przed wyjazdem, ale stwierdzające:
– Jeżeli jest integralną częścią programu kształcenia
(obowiązkowa)
– Jeżeli jest opcjonalną częścią programu kształcenia
• Zobowiązania instytucji przyjmującej
– Do wsparcia finansowego (jeżeli dotyczy)
– Do zapewnienie ubezpieczenia (jeżeli dotyczy) oraz zakresu
ubezpieczenia (wypadkowe, odpowiedzialności cywilnej)
– Do zapewnienia niezbędnego sprzętu i wsparcia
– Do wydania zaświadczenia o odbyciu praktyki
• Osoby odpowiedzialne z uczelni wysyłającej i instytucji
przyjmującej
Porozumienie o programie nauczania
czyli Staff mobility for teaching, mobility agreement
– Zrealizowany program praktyki
– Osiągnięte efekty kształcenia (wiedza, umiejętności,
kompetencje społeczne)
– Ocenę praktykanta (forma i wynik)
Porozumienie o programie nauczania
dawniej: Individual Teaching Programme
Porozumienie o programie nauczania
dawniej:Individual Teaching Programme
• Czas trwania
• Dodatkowy dzień na podróż przed rozpoczęciem
okresu mobilności
• Dodatkowy dzień na podróż po zakończeniu
okresu mobilności
• Dziedzina akademicka (ISCED 2013)
• Poziom studiów objętych nauczaniem w uczelni
przyjmującej
• Liczba studentów uczelni przyjmującej, którzy
uczestniczyli w zajęciach
• Liczba zrealizowanych godzin dydaktycznych
(minimum 8 tygodniowo lub przy pobytach krótszych)
• Cel mobilności
• Wartość dodana mobilności (dla obydwu instytucji
oraz dla nauczyciela)
• Program nauczania
• Przewidywane rezultaty i wpływ zrealizowanej
mobilności (nie tylko liczba studentów, którzy
uczestniczyli w zajęciach)
Podstawa kwalifikacji na wyjazd. Związek ze strategią
uczelnianą (związek z indywidualnym raportem
Uczestnika)
5
2014-07-16
Porozumienie o programie szkolenia
czyli Staff mobility for training, mobility agreement
Porozumienie o programie szkolenia
dawniej: Individual Training Programme
• Czas trwania
• Dodatkowy dzień na podróż przed rozpoczęciem
okresu mobilności
• Dodatkowy dzień na podróż po zakończeniu okresu
mobilności
• Cel mobilności
• Wartość dodana mobilności (dla obydwu instytucji
oraz dla nauczyciela)
• Działania do zrealizowania (program szkolenia)
• Przewidywane rezultaty i wpływ zrealizowanej
mobilności
Podstawa kwalifikacji na wyjazd. Związek ze strategią
uczelnianą (związek z indywidualnym raportem
Uczestnika)
Raporty
Sesja III
•
Zapisy w umowie finansowej uczelnia – NA dotyczące
sprawozdawczości –> art. I.4
•
Raport postępu oraz raport końcowy będzie składany
poprzez Mobility Tool -> pracę nad raportem uczelnia
rozpoczyna już w momencie zarejestrowania w
Mobility Tool pierwszej mobilności
•
Złożenie raportu końcowego będzie polegało na
zatwierdzeniu wprowadzonych w trakcie realizacji umowy
finansowej mobilności poprzez przycisk „wyślij/złóż”
Sprawozdawczość
Mobility Tool (MT) – podstawowe informacje
•
Właścicielem i głównym administratorem internetowej aplikacji jest
Dyrekcja Generalna DG EAC. Aplikacja służy do współpracy,
zarządzania i raportowania projektów w programie Uczenie się przez
całe życie oraz Erasmus+,
•
Podstawowym warunkiem pracy w systemie MT jest posiadanie konta
w bazie ECAS,
•
Głównymi użytkownikami MT są uczelnie-beneficjenci,
•
Uczestnicy mobilności (studenci, pracownicy) są tylko pośrednimi
użytkownikami MT (wypełniają raporty generowane przez system w
formacie PDF),
•
MT gromadzi informacje o uczestnikach, realizowanych mobilnościach,
dane finansowe, raporty uczestników, raporty końcowe beneficjenta,
•
Strona www poświęcona MT: http://mtool.llp.org.pl/ (m.in.
Przewodnik dla Beneficjentów, Instrukcja użytkowania ECAS, itp.).
6
2014-07-16
Niezbędne założenie konta w ECAS.
Wymagane podanie adresu mailowego,
stworzenie hasła. Domena: External
ADRES DOSTĘPOWY
https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility
zalecana przeglądarka Mozilla Firefox
7
2014-07-16
Wybrane pytania dotyczące działania
Mobility Tool zgłoszone przez uczelnie:
• Co zrobić, jeśli stypendysta nie dostał maila z linkiem
do ankiety?
• Czy planowane jest wprowadzenie funkcjonalności
„wyślij ponownie”, w przypadku gdy link do ankiet nie
trafi do zainteresowanego?
• Jak zmienić język w jakim wyświetla się ankieta
(zdarzały się ankiety np. w języku słowackim lub
węgierskim)?
• Jak porodzić sobie z wpisaniem terminu wyjazdu i
poziomu nauczania ST (system nie pozwala zapisać
zmian)?
• Czy i kiedy koordynator będzie miał podgląd do
złożonych ankiet?
Indywidualny raport z wyjazdu
Statusy raportów z wyjazdu w Mobility Tool:
Umowa uczelnia – student (wersja DRAFT),
„ARTYKUŁ 7 – INDYWIDUALNY RAPORT Z WYJAZU
(ANKIETA STYPENDYSTY on-line EU survey)
• 7.1. Uczestnik wypełni raport-ankietę on-line najpóźniej w
terminie 30 dni od dnia zakończenia mobilności. Uczestnik
będzie miał prawo do modyfikacji złożonego raportu-ankiety
w terminie do 70 dni od zakończenia pobytu w organizacji
przyjmującej.
• 7.2 Uczestnik, który nie złoży raportu-ankiety może zostać
zobowiązany przez Uczelnię wysyłającą do częściowego lub
pełnego zwrotu otrzymanego dofinansowania UE.”
• „brak” – link do ankiety nie został jeszcze wysłany
• „wnioskowany” – link do ankiety został wysłany
• „złożony” – ankieta została złożona
•
w roku 2013/14: status „NA-excluded” – ankieta nie musi
zostać złożona w MT ponieważ wyjazd zakończył się przed 26
lutego 2014 (poprzedni system ankietowania OnLine FRSE)
Ankiety stypendystów będą elementem oceny raportu
końcowego uczelni.
Indywidualny raport z wyjazdu
Znaczenie indywidualnych raportów
Uczestnika w programie Erasmus+
• Participant Report Form - Student mobility
for studies in higher education (SMS)
Wyjątki z raportu Uczestnika (ankiety) – wyjazdy
pracowników:
• Participant Report Form - Student mobility
for traineeships in higher education (SMP)
• Participant Report Form - Staff mobility for
teaching assignments and training
activities (ST):
Is mobility of staff actively encouraged by your institution as
part of its strategy for internationalisation?
–
–
–
–
Very much
Much
Little
Very little
In what way will your mobility be recognised by your sending
institution/organisation?
–
–
–
–
–
–
Part of my yearly work plan
Included in my annual performance assessment
Informal recognition by the management
Salary increase
Other
Not recognised at all
8
2014-07-16
Znaczenie indywidualnych raportów
Uczestnika w programie Erasmus+
Znaczenie indywidualnych raportów
Uczestnika w programie Erasmus+
Wyjątki z raportu Uczestnika (ankiety) – wyjazdy
pracowników:
Raporty studentów – pytania o:
- Podpisanie LA przed wyjazdem
- Uzgodnienie LA w razie konieczności zmian
terminie 1 miesiąca
- Uznawalność akademicką
- Liczbę punktów ECTS zaliczoną (uznaną) przez
uczelnię wysyłającą
- Otrzymanie wyjaśnień w sprawie sposobu
przeliczenia ocen
- Ponowne zdawanie egzaminów w uczelni
wysyłającej
How do you plan to share your experience? (multiple answers
possible)
–
–
–
–
–
–
–
With a written report
At staff meeting(s)
At conference(s)
At workshop(s) with colleagues
In the media
Other
Not foreseen at all
Informacje ogólne
Sesja IV
Program Operacyjny
Wiedza Edukacja Rozwój
Wysokość wparcia indywidualnego
• Studenci niepełnosprawni (studia i praktyka):
– standardowe stypendium na koszty utrzymania (ryczałt)
– dodatek z tytułu niepełnosprawności => rozliczenie wg
kosztów rzeczywistych
• Studenci otrzymujący stypendium socjalne
(studia):
– standardowe stypendium na koszty utrzymania (ryczałt)
– dodatek socjalny (ryczałt)
Wniosek w formie deklaracji (traktowanej jako załącznik do
wniosku z konkursu 2014 r.)

Wskazanie ile wyjazdów studentów (z wnioskowanych w
konkursie 2014 r.) dotyczy wyjazdów do krajów UE:
• studentów niepełnosprawnych
• studentów wyjeżdżających na studia otrzymujących
stypendia socjalne
Umowa finansowa
 Waluta umowy
 Okres objęty umową
 Zasady realizacji działań
=> na zasadach obwiązujących w programie Erasmus+
 Dodatkowe dane uczestników, np.: PESEL, adres, status
na rynku pracy, przynależność do mniejszości narodowej,
etnicznej (T/N), osoba przebywająca w gospodarstwie
domowym bez osób pracujących (T/N), osoba żyjąca w
gospodarstwie składającym się z jednej osoby dorosłej i
dzieci pozostających na utrzymaniu (T/N)
9
2014-07-16
Studenci niepełnosprawni
Wymóg formalny: student posiada orzeczenie o niepełnosprawności
 Dodatkowe koszty wyjazdu wynikające z niepełnosprawności
 Wpływ niepełnosprawności na mobilność
Studenci ze stypendium socjalnym
Wymóg formalny: student wyjeżdżający na studia otrzymuje
stypendium socjalne
Wysokość dodatku: 200 €/miesiąc
 Zasadności kosztów
Pobyt od 01.10.2014 do 31.03.2015
 Rozliczenie wg kosztów rzeczywistych
Przykład 1: stypendium socjalne od 01.09.2014
=> dodatek 200 €/miesiąc od 01.10.2014
 Rodzaje kosztów:
 podróż i pobyt osoby towarzyszącej
 wynagrodzenie miejscowego opiekuna
 opieka lekarska, rehabilitacja, leki
 specjalne materiały dydaktyczne
Przykład 2: stypendium socjalne od 01.01.2015
=> dodatek 200 € /miesiąc od 01.01.2015
Przykład 3: stypendium socjalne do 31.12.2014
=> dodatek 200 € /miesiąc do 31.03.2015
 specjalne ubezpieczenie
Podstawa prawna do kontroli
Sesja V
Monitoring i kontrole
Monitoring i kontrole w pogramie Erasmus+
w świetle umowy pomiędzy KE i NA
Umowa pomiędzy KE a NA stanowi, że NA ma
obowiązek prowadzić określonego rodzaju
kontrole i monitoring umów realizowanych przez
beneficjentów programu.
Schemat wizyty monitoringowej
- Wybór uczelni do monitoringu
Sposoby monitorowania:
- Powiadomienie wybranej uczelni o wizycie
- Kontrole zza biurka (m.in. monitoring stron internetowych)
- Ustalenie terminu przez uczelnię i NA
- Wizyty monitorujące w uczelniach
PRZED WIZYTĄ:
- Kontrole finansowe
- Monitoring strony internetowej pod kątem realizacji ECHE oraz
dokumentacji dotyczącej umowy w ramach danego roku
akademickiego
- Kontrole prowadzone przez wybrane podmioty, np. KE
- Wypełnienie przez uczelnię „Karty monitoringu”
10
2014-07-16
Schemat wizyty monitoringowej (2)
Wizyta w uczelni (wg ustalonego przez strony harmonogramu);
wizyta monitoringowa ma charakter doradczy.
PO WIZYCIE:
Sesja VI
- Raport podsumowujący z wizyty (do akceptacji uczelni)
- List końcowy do władz uczelni z (ewentualnymi) zaleceniami i
terminem ich wdrożenia
Staff Training Weeks
- List z NA do władz uczelni w celu sprawdzenia realizacji zaleceń
11