Instrukcja użytkownika SWEZ_HR

Transkrypt

Instrukcja użytkownika SWEZ_HR
do formularzy wykorzystywanych
w sprawozdaniu dyrektorów generalnych
dla Szefa Służby Cywilnej
Warszawa listopad 2012
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał
Ludzki (Priorytet V, Działanie 5.1, Poddziałanie 5.1.1)
Spis treści
1. Wstęp................................................................................................................................................. 4
2. Instrukcja techniczna ......................................................................................................................... 6
2.1. Dostęp do systemu..................................................................................................................... 6
2.1.1.
Logowanie.................................................................................................................... 6
2.1.2.
Zmiana hasła ............................................................................................................... 7
2.1.3.
Reset hasła .................................................................................................................. 8
2.2. Tworzenie i edycja bieżących formularzy ................................................................................. 9
2.2.1.
Stworzenie nowego i praca nad formularzem ............................................................. 9
2.2.2.
Oddanie formularza do akceptacji ............................................................................. 11
2.2.3.
Korekta formularza..................................................................................................... 11
2.3. Przeglądanie dotychczas wypełnionych formularzy ............................................................... 13
2.4. Przeglądanie logów................................................................................................................. 14
3. Instrukcja merytoryczna................................................................................................................... 15
3.1. Tabela nr 1 – Zatrudnienie i wynagrodzenia........................................................................... 15
3.2. Tabela nr 2 – Fluktuacja zatrudnienia..................................................................................... 18
3.3. Tabela nr 3 – Struktura zatrudnienia ...................................................................................... 21
3.4. Tabela nr 4 – Narzędzia zarządzania zasobami ludzkimi wraz z dodatkowym zatrudnieniem
i odpowiedzialnością dyscyplinarną w służbie cywilnej ................................................................... 24
3.5. Tabela nr 5 – Praca w godzinach nadliczbowych................................................................... 28
3.6. Tabela nr 6 – Wybrane aspekty obsadzania stanowisk w służbie cywilnej............................ 31
3.7. Tabela nr 7 – Szkolenia w służbie cywilnej............................................................................. 35
3.7.1. Tabela 7a – Potrzeby i prognoza potrzeb szkoleniowych oraz zapotrzebowanie
urzędu na środki finansowe na szkolenia............................................................................... 35
3.7.2. Tabela 7b – Formularz informacji zbiorczej nt. szkoleń przeprowadzonych
w poprzednim roku ................................................................................................................. 38
3.8. Tabela nr 8 – Propozycje działań dla Szefa Służby Cywilnej ................................................. 41
4. Osoby kontaktowe ........................................................................................................................... 43
3
1. Wstęp
Niniejsze opracowanie przedstawia instrukcję techniczną oraz merytoryczną do tabel
wykorzystywanych przez dyrektorów generalnych w procesie sprawozdawczym dla Szefa Służby
Cywilnej. Obecnie proces ten obejmuje dziewięć tabel przesyłanych w ramach dotychczasowego
systemu SWEZ_HR (System Wspierający Efektywne Zarządzenie zasobami ludzkimi w korpusie
służby cywilnej).
W pierwszej części opracowania przybliżono użytkownikom aspekty techniczne dotyczące logowania
się do systemu SWEZ_HR wraz z krótkim instruktażem dotyczącym poruszania się po aplikacji.
Każda tabela w swej początkowej części zawiera dane identyfikacyjne urzędu (tzw. metryczkę).
Każdorazowo urząd wybiera odpowiedzi z rozwijanych list lub wpisuje właściwą dla własnego urzędu
kategorię. W metryczce zawarte są następujące informacje: „Rok” (np. 2020), „Podmiot”
(np. Kancelaria Prezesa Rady Ministrów), „Kategoria” (np. Ministerstwa), „Typ” (np. Kancelaria
Prezesa Rady Ministrów) oraz „Status” (tj. w zależności od stopnia zaawansowania prac: po stronie
urzędu: „Wersja robocza” oraz „Do akceptacji”, po stronie Departamentu Służby Cywilnej: „Do
korekty” oraz „Zaakceptowane”).
W kolejnej części dokumentu zaprezentowano instrukcję merytoryczną dziewięciu tabel. Struktura
instrukcji merytorycznej jest zgodna z przyjętą sekwencją tabel:
Tabela nr 1 – Zatrudnienie i wynagrodzenia
Tabela nr 2 – Fluktuacja zatrudnienia
Tabela nr 3 – Struktura zatrudnienia
Tabela nr 4 – Narzędzia zarządzania zasobami ludzkimi wraz z dodatkowym zatrudnieniem
i odpowiedzialnością dyscyplinarną w służbie cywilnej
Tabela nr 5 – Praca w godzinach nadliczbowych
Tabela nr 6 – Wybrane aspekty obsadzania stanowisk w służbie cywilnej
Tabela nr 7 – Szkolenia w służbie cywilnej
Tabela nr 7a – Potrzeby i prognoza potrzeb szkoleniowych oraz zapotrzebowanie urzędu na środki
finansowe na szkolenia
Tabela nr 7b – Formularz informacji zbiorczej nt. szkoleń przeprowadzonych w poprzednim roku
Tabela nr 8 – Propozycje działań dla Szefa Służby Cywilnej
W formularzach tabel podano numery poszczególnych kolumn (kategorii), które są tożsame
z oznaczeniami stosowanymi w instrukcji merytorycznej.
Ponadto, w każdej tabeli zastosowano możliwość odczytania krótkich wskazówek/wyjaśnień do
poszczególnych kategorii. Są one widoczne po najechaniu kursorem na znak zapytania lub po
kliknięciu na niego.
4
Dodatkowo, wprowadzono możliwość udzielania odpowiedzi przez użytkowników za pomocą
rozwijanej listy wyboru. Każdorazowo użytkownik mając do dyspozycji listę rozwijaną może wybrać
kilka pozycji z zaprezentowanej listy. Pełna treść propozycji odpowiedzi wyświetli się po dokonaniu jej
wyboru oraz najechaniu na nią kursorem. Obok listy rozwijanej istnieje możliwość opisania szerzej
danego zagadnienia, problemu lub działania.
W formularzach istnieje możliwość poruszania się strzałkami, jak również opcja „Drukuj”.
Do Departamentu Służby Cywilnej mogą zostać przekazane jedynie prawidłowo wypełnione
formularze. Jeśli użytkownik wprowadzi błędne informacje lub pozostawi niewypełnione pole – dana
komórka podświetli się na czerwono uniemożliwiając zakończenie czynności. Należy wówczas
wprowadzić poprawne wartości lub uzupełnić brakujący zakres danych.
Po prawidłowym wypełnieniu poszczególnych tabel należy wybrać każdorazowo status „Do
akceptacji” oraz opcję „Zapisz”.
5
2. Instrukcja techniczna
2.1. Dostęp do systemu
2.1.1.
Logowanie
Sprawozdanie można wypełniać jedynie korzystając z systemu SWEZ_HR.
Dostęp do systemu SWEZ_HR możliwy jest poprzez stronę internetową https://swez.gov.pl lub
przez stronę Departamentu Służby Cywilnej KPRM:
www.dsc.kprm.gov.pl, w zakładce „SWEZ_HR → „dostęp do systemu” → „Aplikacja dla
użytkowników” → „Uwierzytelnianie formularzy”
Aby zalogować się, należy w pierwszej kolejności wybrać sposób uwierzytelniania. W przypadku
Użytkowników zewnętrznych jest to uwierzytelnianie formularzy.
Następnie należy wprowadzić swój login i hasło oraz wybrać opcję Logowanie.
Spowoduje to przejście do strony głównej aplikacji.
6
2.1.2.
Zmiana hasła
Użytkownik po zalogowaniu ma możliwość zmiany hasła. W tym celu należy rozwinąć menu
znajdujące się na górze ekranu i zawierające nazwę użytkownika, a następnie wybrać z niego opcję
Zmiana hasła.
W celu zmiany hasła, należy wprowadzić stare hasło, dwukrotnie nowe oraz potwierdzić operację
wybierając opcję Zmień hasło.
Po wykonaniu powyższych czynności hasło zostanie zmienione. Nowe hasło będzie niezbędne do
kolejnego logowania.
Wymagania dotyczące hasła:
• 8 znaków długości,
w tym co najmniej:
• jedną wielką literę (A-Z) oraz
• jedną małą literę (a-z),
oraz co najmniej:
• jedną cyfrę (0-9) lub
• jeden znak specjalny (np. @).
7
Maksymalny okres ważności haseł wynosi:
•
30 dni.
Minimalny okres ważności haseł:
•
1 dzień.
Hasło nie może być tożsame z żadnym z 6 poprzednich haseł. Nowe hasło musi różnić się od
poprzedniego co najmniej 2 znakami.
Za przestrzeganie powyższych zasad odpowiedzialny jest użytkownik.
2.1.3.
Reset hasła
W przypadku gdy użytkownik zapomni swojego hasła, ma możliwość wygenerowania nowego, którym
będzie mógł się posłużyć do kolejnego logowania.
W celu wygenerowania nowego hasła, należy z poziomu strony logowania, po wybraniu opcji
uwierzytelniania formularzy, wprowadzić swój login oraz adres e-mail (zgodny z podanym podczas
tworzenia użytkownika). Aby potwierdzić operację należy wybrać Generuj hasło.
Wygenerowane nowe hasło zostanie przysłane mailem na podany adres. Należy się nim posłużyć
w celu kolejnego zalogowania. Następnie można zmienić je na nowe hasło. (Patrz pkt. 2.1.2.)
8
2.2.
2.2.1.
Tworzenie i edycja bieżących formularzy
Stworzenie nowego i praca nad formularzem
W celu utworzenia nowego formularza na dany rok sprawozdawczy, należy wybrać odpowiedni rodzaj
formularza z listy dostępnych formularzy, znajdującej się w menu Formularze po lewej stronie.
Spowoduje to otwarcie formularza, który zawiera w sobie informację odnośnie do podmiotu
użytkownika (1). Należy wprowadzić rok sprawozdawczy, którego dotyczy (2) oraz uzupełnić pola
formularza odpowiednimi danymi, poprzez ustawienia kursora w odpowiednim polu lub przechodzenie
strzałkami między polami i wprowadzenie wartości (3).
W przypadku kiedy dane podmiotu użytkownika (1) są nieprawidłowe należy skontaktować się
z administratorem, który udzieli wsparcia technicznego (dane kontaktowe znajdują się na końcu
instrukcji w sekcji „Osoby kontaktowe”).
2
1
4
3
9
Pola z ciemnoszarą czcionką nie są możliwe do edycji przez użytkownika i stanowią automatyczne
sumy odpowiednich komórek.
W każdej chwili uzupełniania formularza, można zapisać go jako wersję roboczą. W tym celu należy
ustawić status na „wersja robocza” i wybrać opcję Zapisz (4).
Jeśli zapisana została wersja robocza, kontynuacja pracy nad formularzem możliwa jest poprzez
wybranie z menu bocznego Wprowadzone dane, odpowiedni rodzaj formularza/tabeli (1). Spowoduje
to wyświetlenie listy wszystkich wypełnionych dotychczas formularzy tego rodzaju.
Należy
w stosunku do wybranego elementu listy, rozwinąć menu przy nazwie formularza (klikając w
1
a następnie wybrać opcję Edytuj sprawozdanie (2).
2
Spowoduje to wyświetlenie wcześniej wypełnionego formularza z możliwością jego dalszej edycji.
10
)
2.2.2.
Oddanie formularza do akceptacji
Po zakończeniu pracy nad formularzem należy oddać go do akceptacji. Czynność ta polega na
ustawieniu statusu formularza na „Do akceptacji”. W tym celu należy wejść do edycji formularza
w sposób opisany we wcześniejszym punkcie, a następnie zmienić status (1) i wybrać opcję Zapisz
(2).
1
2
Spowoduje to zmianę statusu i zapisanie odpowiedniej informacji w logach (Patrz pkt. 2.4).
Użytkownik zewnętrzny nie ma możliwości dalszego edytowania formularza, który został oddany do
akceptacji.
2.2.3.
Korekta formularza
W przypadku, gdy formularz oddany do akceptacji zawiera błędy lub braki, Użytkownik weryfikujący
(w Departamencie Departamentu Służby Cywilnej) może przesłać go do korekty. Informacja
o konieczności korekty formularza jest dostępna zarówno z poziomu listy wypełnionych formularzy,
jak i listy logów (Patrz pkt. 2.4).
Dodatkowo, o fakcie konieczności korekty formularza Użytkownik jest informowany mailem, który
zawiera komentarz Użytkownika, który nakazał korektę.
Aby móc skorygować formularz, należy wybrać odpowiedni rodzaj formularza z menu Wprowadzone
dane (1), a następnie wejść do edycji danego formularza poprzez wybór opcji Edytuj sprawozdanie
(2) z poziomu menu dla danego elementu.
1
11
2
Spowoduje to otwarcie formularza w trybie edycji, w którym Użytkownik ma możliwość zobaczenia
komentarza, który został dodany.
Po edycji danych formularza, zgodnie z zaleceniami Użytkownika zlecającego korektę, należy zmienić
status formularza na „Do akceptacji” i wybrać opcję Zapisz.
Podczas korekty formularza możliwe jest przerwanie pracy i zapisanie formularza ze statusem „wersja
robocza”. Umożliwia to późniejszą pracę nad jego zawartością.
12
2.3.
Przeglądanie dotychczas wypełnionych formularzy
Użytkownik w każdej chwili ma możliwość przeglądania formularzy uzupełnionych w poprzednich
okresach sprawozdawczych.
W tym celu należy z menu bocznego Wprowadzone dane wskazać wybrany rodzaj formularza.
Spowoduje to wyświetlenie listy formularzy tego użytkownika danego rodzaju ze wszystkich okresów.
Użytkownik ma możliwość dowolnego sortowania elementów listy przy wykorzystaniu kryteriów,
prezentowanych przez kolumny listy.
W celu podglądu danego formularza, należy rozwinąć menu dla danego elementu (klikając w
nazwie formularza) i wybrać opcję Zobacz sprawozdanie.
przy
Spowoduje to otwarcie podglądu wybranego formularza, bez możliwości jego edycji.
W celu zapoznania się z archiwalnymi sprawozdaniami przesłanymi poprzez SWEZ_HR do
października 2011 roku należy wybrać zakładkę „Archiwum” i postępować zgodnie z opisanymi
powyżej czynnościami.
13
2.4.
Przeglądanie logów
Istotne dla Użytkownika informacje, odnośnie wykonanych operacji i zdarzeń są zapisywane
w logach. Są one możliwe do przeglądania zaraz po zalogowaniu, albo po wejściu na stronę główną.
Spowoduje to wyświetlenie listy logów. Użytkownik ma możliwość dowolnego ich sortowania przy
użyciu kryteriów, prezentowanych, jako kolumny listy.
Użytkownik ma ponadto możliwość przejścia do bardziej szczegółowego widoku listy logów poprzez
kliknięcie w link Logi. Lista szczegółowa zawiera więcej cech opisujących dany element.
Aby zobaczyć szczegóły wybranego zdarzenia należy kliknąć w jego nazwę.
Spowoduje to wyświetlenie szczegółowych informacji o danym zdarzeniu wraz z linkiem
prowadzącym do formularza, którego ono dotyczy.
14
3. Instrukcja merytoryczna
3.1.
W formularzu zamieszczono wskazówki/wyjaśnienia dotyczące definicji poszczególnych
wskaźników. Ich pełna treść widoczna jest po najechaniu kursorem na znak zapytania „?”
lub po kliknięciu na niego.
Jeśli nie zaznaczono inaczej, w tabeli należy podawać liczby całkowite – także zera „0”
(nie należy natomiast pozostawiać pustych pól, wstawiać myślników lub wpisywać słów
„nie dotyczy”).
W przypadku rozwijanych list wyboru należy wybrać odpowiedź z katalogu
dostępnego na liście wyboru. Pełna treść propozycji odpowiedzi wyświetli się po dokonaniu
jej wyboru oraz najechaniu na nią kursorem.
1. W kolumnie 1 „Grupy stanowisk” znajdują się następujące grupy stanowisk:
WS SC – Dyrektor Generalny - wyższe stanowiska w służbie cywilnej
WS SC – Dyrektor/Wojewódzki Lekarz Weterynarii - wyższe stanowiska
w służbie cywilnej
WS SC – Z-ca Dyrektora/Z-ca Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii - wyższe
stanowiska w służbie cywilnej
I gr – stanowiska średniego szczebla zarządzania w służbie cywilnej
II gr – stanowiska koordynujące w służbie cywilnej
III gr – stanowiska samodzielne w służbie cywilnej
IV gr – stanowiska specjalistyczne w służbie cywilnej
V gr – stanowiska wspomagające w służbie cywilnej
Wykaz poszczególnych stanowisk należących do danej grupy stanowisk w służbie cywilnej
znajduje się w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 9 grudnia 2009 r. w sprawie
określenia stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych
urzędników służby cywilnej, mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad
ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej (Dz.
U. Nr 211, poz. 1630), o wyższych stanowiskach w służbie cywilnej mowa jest ponadto
15
w rozdziale 4 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505,
z późn. zm.).
2. Kolumna 5 „Wydatki na wynagrodzenia członków korpusu służby cywilnej w tys. zł – ogółem”
automatycznie sumuje składowe kolumny od 6 do kolumny 14.
3. Kolumna 8 „Wydatki na wynagrodzenia członków korpusu służby cywilnej w tys. zł – z tego –
dodatki służby cywilnej – ogółem” automatycznie sumuje składowe kolumny 8a „dodatki służby
cywilnej – finansowane ze środków zaplanowanych w budżecie urzędu” oraz kolumnę 8b „dodatki
służby cywilnej – finansowane z rezerwy celowej zaplanowanej w ustawie budżetowej na rok
poprzedni”.
4. W wierszu „SUMA” (poniżej „Grupy stanowisk w sc” (kolumna 1) – sumują się poszczególne
komórki w kolumnach na szerokości całej tabeli (od kolumny 2 do kolumny 17).
5. Kolumny 2, 3, 5 i 15 – w wierszu „SUMA” powinny być zgodne z danymi ze sprawozdania Rb-70.
W przypadku urzędów, które nie wypełniają sprawozdania Rb-70 – tj. komend powiatowych
(miejskich) Państwowej Straży Pożarnej oraz Powiatowych Inspektoratów Nadzoru Budowlanego
– kolumny te powinny być obliczone zgodnie z zasadami obowiązującymi przy sprawozdaniu
Rb-70.
6. Zatrudnienie w kolumnie 2 powinno obejmować przeciętną liczbę zatrudnionych w okresie
sprawozdawczym, w przeliczeniu na pełnozatrudnionych (z dokładnością do dwóch miejsc po
przecinku). Zgodnie z zasadami obowiązującymi przy sporządzaniu sprawozdania Rb-70:
a) przeciętną liczbę zatrudnionych w okresie sprawozdawczym oblicza się, dodając przeciętne liczby
zatrudnionych, w tym także na zastępstwo, w poszczególnych miesiącach roku, które upłynęły od
początku roku do końca okresu sprawozdawczego i dzieląc otrzymaną sumę przez liczbę tych miesięcy;
przeciętną liczbę zatrudnionych w danym miesiącu oblicza się, dodając połowę stanu zatrudnionych na
początku miesiąca, stan zatrudnionych w 15. dniu miesiąca oraz połowę stanu w ostatnim dniu miesiąca;
otrzymaną sumę dzieli się przez 2,
b) do stanu zatrudnionych nie wlicza się osób będących na urlopach bezpłatnych, wychowawczych
i macierzyńskich oraz zasiłkach chorobowych, tj. osób, które nie otrzymują za dany okres
wynagrodzenia od zakładu pracy.
W kolumnach 3 i 4 wykazuje się liczbę zatrudnionych/urzędników służby cywilnej w ostatnim dniu
okresu sprawozdawczego – 31 grudnia – w przeliczeniu na pełnozatrudnionych (z dokładnością do
dwóch miejsc po przecinku).
Przykładowe przeliczenie stanu niepełnozatrudnionych na pełnozatrudnionych
Liczba osób
niepełnozatrudnionych
Liczba osób
Wymiar
etatu
1
2
3
10
1/2 (0,5)
5
po przeliczeniu na osoby
pełnozatrudnione
(kol. 1 x kol. 2)
15
3/5 (0,6)
9
20
3/4 (0,75)
15
25
7/8 (0,875)
21,875
70
x
50,88
Po dokonaniu powyższych przeliczeń wynika, że liczba osób niepełnozatrudnionych
po przeliczeniu na osoby pełnozatrudnione wynosi 50,88
16
7. Wydatki na wynagrodzenia wykazujemy w tysiącach złotych, z dwoma miejscami po przecinku
(dotyczy kolumn od 5 do 16).
8. Kolumny 8a i 8b „Dodatki służby cywilnej” są wypełniane tylko wtedy, gdy w danym urzędzie
zatrudnieni są urzędnicy służby cywilnej (kolumna 4), zgodnie z art. 3, pkt 2 ustawy o służbie
cywilnej. Kolumna 8 stanowi automatyczną sumę kolumn 8a i 8b, bez możliwości bezpośredniej
edycji danych w niej zawartych.
9. Kolumna 9 „Dodatki wynikające ze szczególnych uprawnień” powinna uwzględniać
wynagrodzenia wypłacone członkom korpusu służby cywilnej na podstawie rozporządzenia
Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 kwietnia 2007 r. w sprawie uprawnień szczególnych
przysługujących niektórym kategoriom członkom korpusu służby cywilnej (Dz. U. Nr 76, poz. 506
z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 28 września 1991 r. o kontroli skarbowej (Dz. U z 2004 r., Nr 8,
poz. 65, z późn. zm.). Natomiast wynagrodzenia wynikające ze szczególnych uprawnień
wypłacone z dochodów własnych urzędów, należy ująć w kolumnie 16.
10. Kolumna 10 „Dodatki zadaniowe” dotyczy dodatków wynikających z art. 88 ustawy o służbie
cywilnej.
11. Kolumna 14 „Inne składniki wynagrodzenia” powinna obejmować wynagrodzenie chorobowe
(bez uwzględnienia zasiłków wypłacanych z ubezpieczenia społecznego) oraz ekwiwalent za
urlop wypoczynkowy.
12. Kolumna 15 „DWR” obejmuje środki wydatkowane w roku sprawozdawczym na dodatkowe
wynagrodzenie roczne za rok poprzedni.
13. W kolumnie 16 „Środki na wynagrodzenia z dochodów własnych” należy uwzględnić środki na
wynagrodzenia wynikające ze szczególnych uprawnień wypłacone z dochodów własnych
urzędów.
14. W kategorii obszaru problemowego „Zasoby (finansowe i ludzkie) na realizację zadań
urzędu” istnieje możliwość pięciokrotnego wyboru odpowiedzi przez użytkownika z listy wyboru
(zarówno występujących problemów, jak i podjętych działań). Dodatkowo użytkownik może
szerzej opisać dany problem i działanie w kolumnie odpowiednio: „Opis problemu” oraz „Opis
działania”.
17
3.2.
„nie dotyczy”).
z późn. zm.).
2.
W tabeli zastosowane zostały automatyczne sumowania:
- Kolumna 2 – stanowi sumę kolumn 2a i 2b,
- Wiersz „OGÓŁEM KSC” – stanowi sumę poszczególnych komórek w kolumnach na
szerokości całej tabeli (od kolumny 2 do 18).
3. Kolumna 2 – jak wspomniano powyżej kolumna ta stanowi automatyczną sumę kolumn 2a i 2b,
bez możliwości bezpośredniej edycji danych w niej zawartych.
Kolumna 2a – należy podać liczbę osób rozpoczynających pracę na stanowiskach
należących do korpusu służby cywilnej na podstawie otwartego i konkurencyjnego naboru
przyjętych spoza urzędu,
18
Kolumna 2b – należy podać liczbę osób rozpoczynających pracę na stanowiskach
należących do korpusu służby cywilnej na podstawie otwartego i konkurencyjnego naboru
przyjętych w ramach urzędu.
4. W kolumnie 3 w odniesieniu do stanowisk „WS SC - Z-ca Dyrektora/Z-ca Woj. Lek. Wet”
należy uwzględnić przeniesienia wyłącznie na podstawie art. 54 ust. 2 ustawy o s.c. lub art.
61 ustawy o sc.
W odniesieniu do stanowisk dyrektora generalnego oraz dyrektora niemożliwe jest wpisanie
jakiejkolwiek liczby
5. W kolumnie 4 „Osoby rozpoczynające pracę na stanowiskach należących do korpusu służby
cywilnej na podstawie: innych przyczyn” należy podać informacje dotyczące zatrudnienia na
podstawie innych przyczyn, np. absolwentów Krajowej Szkoły Administracji Publicznej,
przywrócenie do pracy na podstawie wyroku sądu.
W odniesieniu do stanowisk dyrektora generalnego oraz dyrektora niemożliwe jest wpisanie
jakiejkolwiek liczby.
6. W kolumnie 5 „Osoby rozpoczynające pracę na stanowiskach należących do korpusu służby
cywilnej na podstawie: na podstawie mianowania – zgodnie z art. 35 ust. 7 ustawy o służbie
cywilnej” należy podać informacje dotyczące przyjęć na podstawie mianowania - zgodnie
z art. 35 ust. 7 ustawy o służbie cywilnej.
7. Kolumna 6 „Osoby rozpoczynające pracę na stanowiskach należących do korpusu służby
cywilnej na podstawie – oddelegowania lub przeniesienia na podstawie odrębnych przepisów”
powinna zawierać informacje dotyczące oddelegowania lub przeniesienia na podstawie
odrębnych przepisów (np. funkcjonariuszy Policji, Straży Granicznej, Służby Celnej, żołnierzy
zawodowych, prokuratorów, sędziów).
8. W kolumnie 7, 8, 9 „Ogółem przyjęci w podziale na grupy wiekowe” należy wprowadzić
łączną informację z kolumn 2a, 3, 4, 5, 6 o osobach rozpoczynających pracę w urzędzie
w podziale na podane grupy wiekowe – bez uwzględniania osób wykazanych w kolumnie 2b
tj. „osoby rozpoczynające pracę na stanowiskach należących do korpusu służby cywilnej na
podstawie - otwartego i konkurencyjnego naboru – w ramach urzędu”.
9. Kolumna 13 powinna zawierać informacje dotyczące przeniesień dokonanych na podstawie
art. 63 ust. 1 i 2 oraz art. 64 i art. 66 ustawy o służbie cywilnej.
10. W kolumnie 14 „Osoby, które zakończyły pracę w urzędzie na stanowiskach należących do
korpusu służby cywilnej na podstawie: innych przyczyn” należy podać informację o osobach,
które zakończyły pracę w urzędzie na stanowiskach należących do korpusu służby cywilnej
ze względu na inne przyczyny – należy uwzględnić informacje dotyczące m.in.:
- osób, z którymi rozwiązano stosunku pracy bez wypowiedzenia;
- wygaśnięcia stosunku pracy.
11. Kolumna 15 „Osoby, które zakończyły pracę w urzędzie na stanowiskach należących do
korpusu służby cywilnej na podstawie: oddelegowania lub przeniesienia na podstawie
odrębnych przepisów” powinna zawierać informacje dotyczące osób, które odeszły z pracy
w urzędzie
w
wyniku
zakończenia
okresu
oddelegowania
lub
przeniesienia
(np. funkcjonariuszy Policji, Straży Granicznej, Służby Celnej, żołnierzy zawodowych,
prokuratorów, sędziów).
19
12. W kolumnach 16, 17, 18 „Ogółem odejścia w podziale na grupy wiekowe” należy
wprowadzić łączną informację z kolumn 10, 11, 12, 13, 14, 15 o osobach, które zakończyły
pracę w urzędzie w podziale na podane grupy wiekowe.
13. W kategorii obszaru problemowego „Fluktuacja zatrudnienia” istnieje możliwość
pięciokrotnego wyboru odpowiedzi przez użytkownika z listy wyboru (zarówno występujących
problemów, jak i podjętych działań). Dodatkowo użytkownik może szerzej opisać dany
problem/działanie w kolumnie odpowiednio: „Opis problemu” oraz „Opis działania”.
20
3.3.
„nie dotyczy”).
z późn. zm.).
2. W wierszu „OGÓŁEM KSC” (poniżej „Grupy stanowisk w sc” (kolumny 1) – sumują się
poszczególne komórki w kolumnach na szerokości całej tabeli (od kolumny 2 do kolumny 16);
3. W kolumnie 2 „Przeciętne zatrudnienie (w osobach)” nie uwzględnia się osób przebywających na
urlopach bezpłatnych, wychowawczych i macierzyńskich oraz zasiłkach chorobowych.
4. Kolumna 2 „Przeciętne zatrudnienie (w osobach)” powinna obejmować przeciętną liczbę
zatrudnionych, w podziale na grupy stanowisk w okresie sprawozdawczym, w osobach
(z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku). Zgodnie z zasadami obowiązującymi przy
sporządzaniu sprawozdania Rb-70 – jednakże bez przeliczania na pełnozatrudnionych:
a) przeciętną liczbę zatrudnionych w okresie sprawozdawczym oblicza się, dodając przeciętne liczby
zatrudnionych, w tym także na zastępstwo, w poszczególnych miesiącach roku, które upłynęły od
początku roku do końca okresu sprawozdawczego i dzieląc otrzymaną sumę przez liczbę tych
21
miesięcy; przeciętną liczbę zatrudnionych w danym miesiącu oblicza się, dodając połowę stanu
zatrudnionych na początku miesiąca, stan zatrudnionych w 15. dniu miesiąca oraz połowę stanu
w ostatnim dniu miesiąca; otrzymaną sumę dzieli się przez 2,
b) do stanu zatrudnionych nie wlicza się osób będących na urlopach bezpłatnych, wychowawczych
i macierzyńskich oraz zasiłkach chorobowych, tj. osób, które nie otrzymują za dany okres
wynagrodzenia od zakładu pracy.
5. Kolumna 4 „Przeciętne zatrudnienie (w przeliczeniu na pełnozatrudnionych)” należy podać
przeciętne zatrudnienie zgodnie z metodologią przyjętą w tabeli nr 1. Kategoria ta powinna więc
obejmować przeciętną liczbę zatrudnionych, w podziale na grupy stanowisk oraz płeć, w okresie
sprawozdawczym, w przeliczeniu na pełnozatrudnionych (z dokładnością do dwóch miejsc
po przecinku). Zgodnie z zasadami obowiązującymi przy sporządzaniu sprawozdania Rb-70 –
wymienionymi wyżej.
Przykładowe przeliczenie stanu niepełnozatrudnionych na pełnozatrudnionych
Liczba osób
Liczba osób
Wymiar
etatu
1
2
3
10
1/2 (0,5)
5
po przeliczeniu na osoby
pełnozatrudnione
(kol. 1 x kol. 2)
15
3/5 (0,6)
9
20
3/4 (0,75)
15
25
7/8 (0,875)
21,875
70
X
50,88
Po dokonaniu powyższych przeliczeń wynika, że liczba osób niepełnozatrudnionych
po przeliczeniu na osoby pełnozatrudnione wynosi 50,88
6. W kolumnie 5 „Środki na wynagrodzenia ogółem (w tys. zł)” należy wprowadzić ogółem
wszystkie środki wydatkowane na wynagrodzenia członków korpusu służby cywilnej w danym
roku (w tysiącach złotych) łącznie z dodatkowym wynagrodzeniem rocznym (zgodność z tabelą
1).
7. Kolumna „Stan zatrudnienia na dzień 31.12 (liczba osób)” (kolumna 7) automatycznie sumuje:
kolumnę 8 („Zatrudnienie na dzień 31.12 (z kolumny 7) w podziale na grupy wiekowe – do 30 lat)
kolumnę 9 („Zatrudnienie na dzień 31.12 (z kolumny 7) w podziale na grupy wiekowe – 31–50
lat”) oraz kolumnę 10 (Zatrudnienie na dzień 31.12 (z kolumny 7) w podziale na grupy wiekowe –
powyżej 50 lat”).
8. Kolumny 8, 9 i 10 należy wprowadzić dane o zatrudnieniu (w osobach) wg stanu na dzień 31
grudnia w podziale na grupy wiekowe (do 30 lat, 31-50 lat, powyżej 50 lat) oraz w podziale na
grupy stanowisk, płeć oraz status.
W kolumnach 8, 9 i 10 nie uwzględnia się osób przebywających na urlopach bezpłatnych,
wychowawczych i macierzyńskich oraz zasiłkach chorobowych.
9. W kolumnach od 11 do 15 należy wprowadzić dane o liczbie urzędników służby cywilnej
posiadających odpowiedni stopień służbowy, wg stanu na dzień 31 grudnia.
10. W kolumnie 16 należy wprowadzić zatrudnienie osób, o których mowa w art. 1, ust. 1 ustawy
z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób
niepełnosprawnych (Dz. U. 2008 Nr 14, poz. 92, z późn. zm.).
22
CZĘŚĆ DOTYCZĄCA „W TYM ABSOLWENCI KSAP”
Część Tabeli nr 3 „w tym Absolwenci KSAP” należy wypełnić wyłącznie w przypadku, gdy według
stanu na 31 grudnia roku sprawozdawczego w danym urzędzie byli zatrudnieni absolwenci Krajowej
Szkoły Administracji Publicznej.
1. W wierszu „OGÓŁEM KSC” (poniżej „Grupy stanowisk w sc” (kolumny 17) w części „w tym
Absolwenci KSAP) – sumują się poszczególne kolumny na szerokości całej tabeli (od kolumny
18 do kolumny 24).
2. W kolumnie 18 wprowadzono automatyczną
wprowadzonych w kolumnach 19-24.
sumę
każdego
wiersza
dla
wartości
3. Kolumna 18 oraz nieoznakowane komórki pomiędzy kolumną 18 oraz kolumną 19 w części
„w tym absolwenci KSAP” zostały zablokowane. Użytkownik nie ma możliwości wpisania w nie
żadnych danych.
4. We wszystkich aktywnych polach (komórki) w części tabeli „w tym Absolwenci KSAP”
tj. w kolumnach 19-24 użytkownik wpisuje jedynie liczby całkowite.
5. W kategorii obszaru problemowego „System wynagrodzeń” istnieje możliwość pięciokrotnego
wyboru odpowiedzi przez użytkownika z listy wyboru (zarówno występujących problemów, jak
i podjętych działań). Dodatkowo użytkownik może szerzej opisać dany problem/działanie
w kolumnie odpowiednio: „Opis problemu” oraz „Opis działania”.
23
3.4.
Tabela nr 4 – Narzędzia zarządzania zasobami
ludzkimi wraz z dodatkowym zatrudnieniem
i odpowiedzialnością dyscyplinarną w służbie
cywilnej
„nie dotyczy”).
jej wyboru oraz najechaniu na nią kursorem. W niektórych kategoriach na liście wyboru
istnieje konieczność dopisania komentarza / wyjaśnienia problemu.
1. W kolumnie 3 „Liczba osób, które zgodnie art. 81 ust. 1 ustawy o sc podlegały przepisom
dot. oceny okresowej członka korpusu sc na dzień 31 grudnia badanego roku
sprawozdawczego” należy podać łączną liczbę wszystkich urzędników sc oraz pracowników
sc zatrudnionych na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony (wg stanu na dzień 31
grudnia badanego roku sprawozdawczego).
2. Kolumna 7 „Liczba sprzeciwów od ocen okresowych sporządzonych w badanym roku
sprawozdawczym – ogółem” automatycznie sumuje składowe kolumny: kolumnę 7a „Liczba
sprzeciwów od ocen okresowych sporządzonych w badanym roku sprawozdawczym – Liczba
uwzględnionych sprzeciwów od oceny okresowej”, kolumnę 7b „Liczba sprzeciwów od ocen
okresowych sporządzonych w badanym roku sprawozdawczym – Liczba nieuwzględnionych
sprzeciwów od oceny okresowej” oraz kolumnę 7c „Liczba sprzeciwów od ocen okresowych
sporządzonych w badanym roku sprawozdawczym - Liczba nierozpatrzonych sprzeciwów od
oceny okresowej”.
3. W kolumnie 7a „Liczba sprzeciwów od ocen okresowych sporządzonych w badanym roku
sprawozdawczym - Liczba uwzględnionych sprzeciwów od oceny okresowej” sprzeciw, który
nie został uwzględniony w całości należy uznać za nieuwzględniony i wpisać w kolumnie 7b.
4. Kolumna 14 „Liczba wniosków o wyrażenie zgody na podjęcie zajęć zarobkowych
w badanym roku sprawozdawczym – ogółem” automatycznie sumuje składowe kolumny:
kolumnę 14a „Liczba wniosków o wyrażenie zgody na podjęcie zajęć zarobkowych
w badanym roku sprawozdawczym – w tym złożonych przez urzędników służby cywilnej” oraz
kolumnę 14b „Liczba wniosków o wyrażenie zgody na podjęcie zajęć zarobkowych
w badanym roku sprawozdawczym – w tym złożonych przez osoby zajmujące wyższe
stanowiska, niebędące urzędnikami sc”.
24
5. Kolumna 15 „Liczba zgód na podjęcie zajęć zarobkowych w badanym roku sprawozdawczym
– ogółem” automatycznie sumuje składowe kolumny: kolumnę 15a „Liczba zgód na podjęcie
zajęć zarobkowych w badanym roku sprawozdawczym – w tym dla urzędników służby
cywilnej” oraz kolumnę 15b „Liczba zgód na podjęcie zajęć zarobkowych w badanym roku
sprawozdawczym – w tym złożonych przez osoby zajmujące wyższe stanowiska w sc,
niebędące urzędnikami sc”.
6. W kolumnie 16 „Czy na dzień 31 grudnia badanego roku sprawozdawczego w urzędzie była
powołana komisja dyscyplinarna – na podstawie art. 117 ust. 1 ustawy o sc?” oraz
w kolumnie 17 „Czy na dzień 31 grudnia badanego roku sprawozdawczego w urzędzie była
powołana komisja dyscyplinarna – na podstawie art. 117 ust. 2 ustawy o sc?” należy za
pomocą listy rozwijanej udzielić odpowiedzi „Tak” lub „Nie”.
Niemożliwe jest udzielnie odpowiedzi „Tak” zarówno w kolumnie 16, jak i 17 (w urzędzie nie
może istnieć samodzielna komisja dyscyplinarna powołana przez dyrektora generalnego
urzędu, jaki i wspólna komisja dyscyplinarna powołana przez dyrektorów generalnych kilku
urzędów).
7. W kolumnie 16 „Czy na dzień 31 grudnia badanego roku sprawozdawczego w urzędzie była
powołana komisja dyscyplinarna – na podstawie art. 117 ust. 1 ustawy o sc” oraz w kolumnie
19 „Czy na dzień 31 grudnia badanego roku sprawozdawczego w urzędzie był powołany
wspólny rzecznik dyscyplinarny powołany zgodnie z art. 124 ust. 5 ustawy o sc?” należy za
pomocą listy rozwijanej udzielić odpowiedzi „Tak” lub „Nie”.
Niemożliwe jest udzielenie odpowiedzi „Tak” zarówno w kolumnie 16, jak i 19 (w urzędzie,
w którym istnieje samodzielna komisja dyscyplinarna powołana przez dyrektora generalnego
urzędu nie może być powołany wspólny rzecznik dyscyplinarny).
8. W kolumnie 18 „Czy na dzień 31 grudnia badanego roku sprawozdawczego w urzędzie był
powołany na podstawie art. 124 ust. 1 rzecznik dyscyplinarny?” oraz w kolumnie 19 „Czy na
dzień 31 grudnia badanego roku sprawozdawczego w urzędzie był powołany wspólny
rzecznik dyscyplinarny powołany zgodnie z art. 124 ust. 5 ustawy o sc?” należy za pomocą
listy rozwijanej udzielić odpowiedzi „Tak” lub „Nie”.
Niemożliwe jest udzielenie odpowiedzi „Tak” zarówno w kolumnie 18, jak i 19 (w jednym
urzędzie nie może być powołany zarówno rzecznik dyscyplinarny, jak i wspólny rzecznik
dyscyplinarny).
9. Kategorie w kolumnach 21a, 22a, 23a, oraz 24a dotyczą zasad określonych w zarządzeniu
Nr 70 Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 października 2011 r. w sprawie wytycznych
w zakresie przestrzegania zasad służby cywilnej oraz w sprawie zasad etyki korpusu służby
cywilnej (M. P. Nr 93, poz. 953).
Dotyczy:
Kolumny 21a „Liczba wszczętych postępowań wyjaśniających w badanym roku
sprawozdawczym - w tym liczba postępowań, w których dyrektor generalny zobowiązał
rzecznika dysplinarnego urzędu do ustalenia czy naruszenie obowiązków członka korpusu
służby cywilnej nie stanowi jednocześnie naruszenia określonych zasad sc lub zasad etyki
korpusu sc”,
Kolumny 22a „Liczba umorzonych postępowań wyjaśniających w badanym roku
sprawozdawczym - w tym liczba postępowań, w związku z naruszeniem obowiązków członka
korpusu służby cywilnej stanowiących jednocześnie naruszenia określonych zasad sc lub
zasad etyki korpusu sc”,
25
Kolumny 23a „Liczba wszczętych postępowań dyscyplinarnych w badanym roku
sprawozdawczym - w tym liczba postępowań, w związku z naruszeniem obowiązków członka
korpusu służby cywilnej stanowiących jednocześnie naruszenia określonych zasad sc lub
zasad etyki korpusu sc”,
Kolumny 24a „Liczba kar dyscyplinarnych uprawomocnionych w badanym roku
sprawozdawczym - w tym liczba kar w związku z naruszeniem obowiązków członka korpusu
służby cywilnej stanowiących jednocześnie naruszenia określonych zasad sc lub zasad etyki
korpusu sc”.
10. W kolumnie 29 „Liczba pozwów złożonych do sądu pracy dotyczących stosunku pracy
w służbie cywilnej w badanym roku sprawozdawczym - Ogółem” oraz w kolumnie 29a
„Liczba pozwów złożonych do sądu pracy dotyczących stosunku pracy w służbie cywilnej
w badanym roku sprawozdawczym – w tym liczba pozwów dotyczących naboru na
stanowiska w sc” nie uwzględnia się pozwów, które zostały złożone a następnie wycofane.
11. W kolumnie 31 „Liczba przegranych spraw w sądzie pracy przez urząd dotyczących
stosunku pracy w sc w badanym roku sprawozdawczym – Ogółem” oraz w kolumnie 31a
„Liczba przegranych spraw w sądzie pracy przez urząd dotyczących stosunku pracy w sc
w badanym roku sprawozdawczym - w tym liczba spraw dotyczących naboru na stanowiska
w sc” należy uwzględnić jedynie prawomocne rozstrzygnięcia sądu.
12. Kolumny 34 – 37: Wybierając w ostatniej części tabeli w kolumnie 34 („Problem”) jedną
z kategorii z listy rozwijanej np. o treści: „Brak wytycznych, standardów w zakresie
przygotowania programu” użytkownik powinien uzupełnić również kolumnę 35 („Opis
problemu”) wyjaśniając co dokładnie w obszarze "Program zarządzania zasobami ludzkimi
w urzędzie” sprawia trudności. Uwaga ta dotyczy każdej z propozycji odpowiedzi w kategorii
„Problem”. Podobnie, w przypadku kolumny 36 („Działanie”) należy wybrać z listy rozwijanej
zastosowane rozwiązanie oraz opisać/wyjaśnić je w kolumnie 37 („Opis działania”).
W kolumnie 35 („Opis problemu”) oraz kolumnie 37 („Opis działania”) istnieje możliwość
wpisania każdorazowo maksymalnie 500 znaków (liczb/cyfr).
z kategorii z listy rozwijanej np. o treści: „Procedury sporządzania pierwszej oceny (proszę
wskazać konkretny element procedury i krótko scharakteryzować problem)” użytkownik
powinien uzupełnić również kolumnę 39 („Opis problemu”) wyjaśniając co dokładnie
w obszarze "Pierwsza ocena w służbie cywilnej” sprawia trudności. Uwaga ta dotyczy każdej
z propozycji odpowiedzi w kategorii „Problem”. Podobnie, w przypadku kolumny 40
(„Działanie”) należy wybrać z listy rozwijanej zastosowane rozwiązanie oraz opisać/wyjaśnić
je w kolumnie 41 („Opis działania”). W kolumnie 39 („Opis problemu”) oraz kolumnie 41 („Opis
działania”) istnieje możliwość wpisania każdorazowo maksymalnie 500 znaków (liczb/cyfr).
z kategorii z listy rozwijanej np. o treści: „Procedury dokonywania oceny okresowej
(obowiązkowo należy wskazać konkretny przepis i krótko scharakteryzować problem)”
użytkownik powinien uzupełnić również kolumnę 43 („Opis problemu”) wyjaśniając co
dokładnie w obszarze "Oceny okresowe” sprawia trudności. Uwaga ta dotyczy każdej
z propozycji odpowiedzi w kategorii „Problem”. Podobnie, w przypadku kolumny 44
z kategorii z listy rozwijanej np. o treści: „Interpretacja przepisów dotyczących służby
przygotowawczej i ich praktyczne stosowanie (obowiązkowo należy wskazać konkretny
26
przepis i krótko scharakteryzować problem)” użytkownik powinien uzupełnić również kolumnę
47 („Opis problemu”) wyjaśniając co dokładnie w obszarze "Służba przygotowawcza” sprawia
trudności. Uwaga ta dotyczy każdej z propozycji odpowiedzi w kategorii „Problem”. Podobnie,
w przypadku kolumny 48 („Działanie”) należy wybrać z listy rozwijanej zastosowane
rozwiązanie oraz opisać/wyjaśnić je w kolumnie 49 („Opis działania”). W kolumnie 47 („Opis
problemu”) oraz kolumnie 49 („Opis działania”) istnieje możliwość wpisania każdorazowo
maksymalnie 500 znaków (liczb/cyfr).
27
3.5.
W zależności od przyjętego systemu czasu pracy należy wypełnić stosowne
tabele dotyczące okresów rozliczeniowych, które w Państwa urzędzie zostały
zakończone w badanym roku sprawozdawczym.
W tabeli należy podawać nadgodziny w formacie GG:MM
„nie dotyczy”).
jej wyboru oraz najechaniu na nią kursorem. W kategoriach na liście wyboru istnieje
konieczność dopisania komentarza / wyjaśnienia problemu.
1. W kategorii „Proszę wskazać obowiązujący w urzędzie system czasu pracy” proszę
wybrać odpowiedź zgodnie z przyjętym w Państwa urzędzie systemem czasu pracy. Istnieje
możliwość wyboru odpowiedzi: WARIANT 1 – System podstawowy, WARIANT 2 – System
równoważny lub zarówno WARIANT 1, jak i WARIANT 2. W zależności od obowiązującego w
urzędzie w badanym roku sprawozdawczym systemu czasu pracy użytkownik wypełnia
stosowną/e tabelę/e.
Jeśli w urzędzie obowiązuje system podstawowy proszę wybrać z listy rozwijanej kategorię:
„WARIANT 1 – system podstawowy” i wypełnić wyłącznie tabelę WARIANT 1 - SYSTEM
PODSTAWOWY. Jeżeli w urzędzie obowiązuje system równoważny należy z dostępnych
odpowiedzi wybrać opcję „WARIANT 2 – system równoważny” i wypełnić jedynie tabelę
WARIANT 2 – SYSTEM RÓWNOWAŻNY. Z kolei urząd, w którym obowiązuje zarówno
system podstawowy, jak i równoważny powinien wybrać opcję „WARIANT 1 + WARIANT 2”.
Tym samym wypełnia on dwie tabele: tabelę WARIANT 1 – SYSTEM PODSTAWOWY oraz
tabelę WARIANT 2 – SYSTEM RÓWNOWAŻNY.
2. W przypadku kategorii „Przyczyny nierozliczenia godzin nadliczbowych” należy wskazać
maksymalnie trzy najczęściej występujące przyczyny, wybierając je spośród katalogu
dostępnego w polu (obowiązuje zarówno w przypadku tabeli WARIANT 1 – SYSTEM
PODSTAWOWY, jak i WARIANT 2 – SYSTEM RÓWNOWAŻNY).
3. W tabeli pojawia się funkcjonalność „Wyświetl więcej wierszy”. W zależności od liczby
ustalonych okresów rozliczeniowych w ciągu roku istnieje możliwość dodania kolejnych
wierszy (kolejnych okresów rozliczeniowych). Aby dodać kolejny okres rozliczeniowy należy
kliknąć na pole „Wyświetl więcej wierszy” obok nazwy kategorii.
28
4. W kolumnie 1 „I okres rozliczeniowy” należy uwzględnić również okres rozliczeniowy
rozpoczęty i niezakończony w roku poprzedzającym rok sprawozdawczy.
5. W kolumnach 2 i 3 „od (DD/MM/RRRR)” oraz „do (DD/MM/RRRR)” każdorazowo należy
wybrać daty poszczególnych okresów z pojawiającego się kalendarza.
6. W kolumnach 2 i 3 w związku z tym, że okres rozliczeniowy musi zakończyć się w badanym
roku sprawozdawczym nie należy już uwzględniać okresu rozliczeniowego rozpoczętego
i niezakończonego w raportowanym roku sprawozdawczym.
7. W kolumnie 4 „Liczba godzin nadliczbowych wypracowanych przez pracowników służby
cywilnej (GG:MM)”, w kolumnie 5 „Liczba godzin nadliczbowych wypracowanych przez
urzędników służby cywilnej (GG:MM)” oraz w kolumnie 8 „Liczba nierozliczonych godzin
nadliczbowych (nieudzielonego czasu wolnego przysługującego w zamian za przepracowane
godziny nadliczbowe) (GG:MM)” należy wpisać stosowną liczbę nadgodzin w formacie
GG:MM czyli np. 30 minut to 00:30, 7 godzin i 30 minut to 7:30.
8. W kolumnie 6 „Liczba pracowników służby cywilnej, którzy pracowali w godzinach
nadliczbowych” oraz w kolumnie 7 „Liczba urzędników służby cywilnej, którzy pracowali
w godzinach nadliczbowych” należy wpisywać jedynie liczby całkowite.
9. W kolumnie 8 „Liczba nierozliczonych godzin nadliczbowych (nieudzielonego czasu wolnego
przysługującego w zamian za przepracowane godziny nadliczbowe)” należy uwzględnić także
liczbę nierozliczonych godzin nadliczbowych urzędników służby cywilnej w przypadku pracy
w niedzielę, w święto lub w porze nocnej.
z kategorii z listy rozwijanej np. o treści: „Mało elastyczny sposób ustalania czasu pracy
w służbie cywilnej (obowiązkowo należy scharakteryzować, co konkretnie sprawia trudności)”
dokładnie w obszarze "Czas pracy” sprawia trudności. Uwaga ta dotyczy każdej z propozycji
odpowiedzi w kategorii „Problem”. Podobnie, w przypadku kolumny 11 („Działanie”) należy
wybrać z listy rozwijanej zastosowane rozwiązanie oraz opisać/wyjaśnić je w kolumnie
12 („Opis działania”). W kolumnie 10 („Opis problemu”) oraz kolumnie 12 („Opis działania”)
istnieje możliwość wpisania każdorazowo maksymalnie 500 znaków (liczb/cyfr).
W sytuacji, kiedy w urzędzie obowiązuje system równoważny rozliczania czasu pracy należy
uzupełnić tabelę nr 2: WARIANT 2 – SYSTEM RÓWNOWAŻNY.
1. W przypadku kategorii „Przyczyny nierozliczenia godzin nadliczbowych” należy wskazać
maksymalnie trzy najczęściej występujące przyczyny, wybierając je spośród katalogu
dostępnego w polu (obowiązuje zarówno w przypadku tabeli WARIANT 1 – SYSTEM
PODSTAWOWY, jak i WARIANT 2 – SYSTEM RÓWNOWAŻNY).
2. W tabelach pojawia się funkcjonalność „Wyświetl więcej wierszy”. W zależności od liczby
ustalonych okresów rozliczeniowych w ciągu roku istnieje możliwość dodania kolejnych
wierszy (kolejnych okresów rozliczeniowych). Aby dodać kolejny okres rozliczeniowy należy
kliknąć na pole „Wyświetl więcej wierszy” obok nazwy kategorii.
3. W kolumnie 13 „I okres rozliczeniowy” należy uwzględnić również okres rozliczeniowy
rozpoczęty i niezakończony w roku poprzedzającym rok sprawozdawczy.
29
4. W kolumnach 14 i 15 „od (DD/MM/RRRR)” oraz „do (DD/MM/RRRR)” każdorazowo należy
wybrać daty poszczególnych okresów z pojawiającego się kalendarza.
5. W kolumnach 14 i 15 w związku z tym, że ostatni okres rozliczeniowy musi zakończyć się
w badanym roku sprawozdawczym nie należy już uwzględniać okresu rozliczeniowego
rozpoczętego i niezakończonego w raportowanym roku sprawozdawczym.
6. W kolumnie 16 „Liczba godzin nadliczbowych wypracowanych przez pracowników służby
cywilnej (GG:MM)” oraz w kolumnie 17 „Liczba godzin nadliczbowych wypracowanych przez
urzędników służby cywilnej (GG:MM)” oraz w kolumnie 20 „Liczba nierozliczonych godzin
nadliczbowych (nieudzielonego czasu wolnego przysługującego w zamian za przepracowane
godziny nadliczbowe) (GG:MM)” należy wpisać stosowną liczbę nadgodzin w formacie
GG:MM czyli np. 30 minut to 00:30, 7 godzin i 30 minut to 7:30.
7. W kolumnie 18 „Liczba pracowników służby cywilnej, którzy pracowali w godzinach
nadliczbowych” oraz w kolumnie 19 „Liczba urzędników służby cywilnej, którzy pracowali
w godzinach nadliczbowych” należy wpisywać jedynie liczby całkowite.
8. W kolumnie 20 „Liczba nierozliczonych godzin nadliczbowych (nieudzielonego czasu
wolnego przysługującego w zamian za przepracowane godziny nadliczbowe)” należy
uwzględnić także liczbę nierozliczonych godzin nadliczbowych urzędników służby cywilnej
w przypadku pracy w niedzielę, w święto lub w porze nocnej.
z kategorii z listy rozwijanej np. o treści: „Mało elastyczny sposób ustalania czasu pracy
w służbie cywilnej (obowiązkowo należy scharakteryzować, co konkretnie sprawia trudności)”
dokładnie w obszarze "Czas pracy” sprawia trudności. Uwaga ta dotyczy każdej z propozycji
odpowiedzi w kategorii „Problem”. Podobnie, w przypadku kolumny 23 („Działanie”) należy
wybrać z listy rozwijanej zastosowane rozwiązanie oraz opisać/wyjaśnić je w kolumnie 24
(„Opis działania”). W kolumnie 22 („Opis problemu”) oraz kolumnie 24 („Opis działania”)
istnieje możliwość wpisania każdorazowo maksymalnie 500 znaków (liczb/cyfr).
30
3.6.
Tabela nr 6 – Wybrane aspekty obsadzania
stanowisk w służbie cywilnej
W przypadku, gdy w urzędzie nie funkcjonują wyższe stanowiska w służbie cywilnej
w rozumieniu art. 52 ustawy o służbie cywilnej, w polach dotyczących wyższych stanowisk
nie należy podawać jakichkolwiek danych/informacji (w tym zer, kresek, krzyżyków, „nie
dotyczy”). Zera należy natomiast wpisywać w komórki w każdym przypadku, gdy określona
dana wynosiła 0 (zero).
W tabeli nie należy uwzględniać stanowisk dyrektorów generalnych urzędów.
Z uwagi na to, że w stosunku do danych zbieranych w roku poprzednim tabela rozszerzyła ich
zakres o dane w podziale na płeć kandydatów, Departament Służby Cywilnej przyjmuje do
wiadomości, że dane te za rok 2011, z uwagi na brak obowiązku prowadzenia ewidencji
w takim podziale, mogą być niekompletne. Należy jednak pamiętać, że za źródło danych
w podziale na kobiety i mężczyzn - w sytuacji, gdy nie wynika to z protokołów z naborów –
mogą posłużyć protokoły zniszczenia ofert kandydatów.
Jednocześnie, w związku z tym, że obecny wzór tabeli przewidziany jest na kolejne lata, dane
uwzględniające podział według płci kandydatów należy od roku 2012 gromadzić na etapie
przeprowadzania naborów, w celu zmniejszenia obciążeń związanych ze sprawozdawczością
na początku roku.
Ustawa z dnia 19 sierpnia 2011 r. o zmianie ustawy o służbie cywilnej oraz niektórych innych
ustaw (Dz. U. nr 201 poz. 1183) wprowadziła nowe rozwiązania w zakresie naboru do służby
cywilnej polegające m.in. na wprowadzeniu pierwszeństwa w zatrudnieniu osób
niepełnosprawnych przy spełnieniu określonych warunków zarówno po stronie tych osób jak
również po stronie urzędu. Jednym z takich warunków dla osób niepełnosprawnych jest
złożenie wraz z dokumentami aplikacyjnymi kopii dokumentu potwierdzającego
niepełnosprawność, gdy osoba ta zamierza skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu na
zasadach określonych w ustawie.
W związku z tym, że dla potrzeb naboru ustawodawca przyjął taki właśnie sposób
potwierdzenia niepełnosprawności adekwatne rozwiązania przyjęto w niniejszej tabeli.
Oznacza to, że w każdym przypadku, gdy pojawiają się w niej zagadnienia na temat osób
niepełnosprawnych, za takie osoby należy uważać wyłącznie osoby, które udokumentowały
swoją niepełnosprawność składając wraz z dokumentami aplikacyjnymi kopie dokumentu
potwierdzającego niepełnosprawność.
dostępnego na liście wyboru. Pełna treść odpowiedzi wyświetli się po dokonaniu jej wyboru
oraz najechaniu na nią kursorem.
31
ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej
(Dz. U. Nr 211, poz. 1630). O wyższych stanowiskach w służbie cywilnej mowa jest ponadto
z późn. zm.). W tabeli nie należy uwzględniać stanowisk dyrektorów generalnych urzędów.
2. W kolumnie 2 należy uwzględnić nabory, których procedura rozpoczęła się (tj. opublikowano
ogłoszenie o naborze) w roku poprzedzającym rok sprawozdawczy oraz w roku sprawozdawczym
i jednocześnie zakończyła się (tj. wyłoniono kandydata/ów przez komisję / zespół) w roku
sprawozdawczym. Przez kandydata/ów wyłonionych przez komisję / zespół należy rozumieć
kandydata/ów wskazanych w protokole z naboru, o których mowa w art. 58 ust. 1 pkt 3 (wyższe
stanowiska w s.c.) lub art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy o służbie cywilnej (pozostałe stanowiska).
3. W kolumnie 3 pod pojęciem „nabór zakończony niewyłonieniem kandydata / kandydatów” należy
rozumieć nabór, w którym z jakichkolwiek przyczyn doszło do zakończenia naboru bez wyłonienia
kandydata / kandydatów. Należy uwzględnić tu m.in. przypadki anulowania naboru, niezgłoszenia
się kandydatów, braku odpowiednich kandydatów, likwidacji stanowiska w trakcie naboru itp.
W tej kolumnie nie należy, więc uwzględniać sytuacji, w których dyrektor generalny urzędu (lub
osoba wykonująca jego zadania) odmawia akceptacji kandydata wskazanego w protokole
z naboru, gdyż z formalnego punktu widzenia nabór zakończył się wyłonieniem kandydata przez
komisję / zespół. Takie nabory należy uwzględniać w kolumnie nr 2.
4. W kolumnie 4 należy wykazać liczbę opublikowanych ogłoszeń o naborach, w których
umieszczona została dodatkowa informacja zachęcająca osoby niepełnosprawne do ubiegania
się o stanowisko/składania swoich ofert. Naborów, w przypadku, których w treści ogłoszenia
zamieszczono informację zachęcającą osoby niepełnosprawne do ubiegania się o stanowisko nie
należy traktować, jako naborów, w których obowiązywała zasada pierwszeństwa
w zatrudnieniu osób niepełnosprawnych (tj. z zawartą informacją o poziomie zatrudnienia
osób niepełnosprawnych w urzędzie poniżej 6%).
5. Kolumny (4 do 6) należy wypełniać zarówno w odniesieniu do naborów zakończonych
wyłonieniem kandydata / kandydatów, jak również naborów zakończonych niewyłonieniem
kandydata / kandydatów (tj. naborów z kolumn 2 i 3).
6. W kolumnach 5, 7a, 16, 16a, 16b, 20, 20a, 20b, 25, 25a, 25b należy uwzględnić wyłącznie te
nabory, w których obwiązywała zasada pierwszeństwa w zatrudnieniu osób
niepełnosprawnych (zgodnie z art. 29a pkt 2 oraz art. 57 ust. 2 wprowadzonymi ustawą
z dnia 19 sierpnia 2011 r. o zmianie ustawy o służbie cywilnej oraz niektórych innych ustaw
32
(Dz. U. nr 201 poz. 1183) tj. z zawartą informacją o poziomie zatrudnienia osób
niepełnosprawnych w urzędzie poniżej 6%).
7. W kolumnach 6, 8, 17, 17a, 17b, 21, 21a, 21b, 26, 26a, 26b, należy uwzględnić wyłącznie te
nabory, w których w treści ogłoszenia o naborze za zgodą Szefa Służby Cywilnej została
wskazana informacja, że „o stanowisko pracy mogą ubiegać się również osoby nieposiadające
obywatelstwa polskiego, zgodnie z przepisami art. 5 ustawy o służbie cywilnej”.
8. W kolumnie 7 należy uwzględnić wszystkie nabory, w których osoby niepełnosprawne znalazły
się w gronie nie więcej niż 5/2 najlepszych kandydatów, wskazanych w protokole z naboru, bez
względu na to czy w naborze obowiązywała zasada pierwszeństwa w zatrudnieniu osób
niepełnosprawnych.
9. Kolumny (7 do 10) należy wypełniać wyłącznie w odniesieniu do naborów zakończonych
wyłonieniem kandydata / kandydatów (tj. z kolumny 2).
10. Kolumny (14 do 21b) należy wypełniać zarówno w odniesieniu do naborów zakończonych
wyłonieniem kandydata / kandydatów, jak również naborów zakończonych niewyłonieniem
kandydata / kandydatów (tj. naborów z kolumn 2 i 3). Należy zwrócić uwagę, że dane te dotyczą
liczby nadesłanych ofert, a nie liczby kandydatów.
11. W kolumnach 14a oraz 14b - z uwagi na to, że w stosunku do danych zbieranych w roku
poprzednim tabela rozszerzyła ich zakres o dane w podziale na płeć kandydatów, Departament
Służby Cywilnej przyjmuje do wiadomości, że dane te za rok 2011, z uwagi na brak obowiązku
prowadzenia ewidencji w takim podziale, mogą być niekompletne. Należy jednak pamiętać, że za
źródło danych w podziale na kobiety i mężczyzn - w sytuacji, gdy nie wynika to z protokołów
z naborów - mogą posłużyć protokoły zniszczenia ofert kandydatów.
Jednocześnie, w związku z tym, że obecny wzór tabeli przewidziany jest na kolejne lata, dane
uwzględniające podział według płci kandydatów należy od roku 2012 gromadzić na etapie
przeprowadzania naborów, w celu zmniejszenia obciążeń związanych ze sprawozdawczością na
początku roku.
12. W kolumnach 15, 15a, 15b, 19, 19a, 19b, 24, 24a, 24b należy podać dane odnoszące się do
osób niepełnosprawnych bez względu na to czy w naborach obowiązywała zasada
pierwszeństwa w zatrudnieniu osób niepełnosprawnych.
13. W kolumnie 23 należy wykazać ogólną liczbę zatrudnionych podaną w tabeli nr 2 Fluktuacja
zatrudnienia w kolumnie 2 („osoby rozpoczynające pracę w urzędzie na stanowiskach należących
do korpusu służby cywilnej na podstawie: otwartego i konkurencyjnego naboru – ogółem”)
dotyczącej fluktuacji zatrudnienia, pomniejszoną o liczbę osób zatrudnionych w roku
sprawozdawczym w wyniku naborów, które zakończyły się w roku poprzedzającym
sprawozdanie. Analogiczny sposób przedstawiania danych dotyczących zatrudnienia w wyniku
naboru należy przyjąć w kolejnych kolumnach dotyczących zatrudnienia (23a – 26b).
14. W kolumnach (23a do 26b) należy podać ogólną liczbę osób zatrudnionych w roku
sprawozdawczym pomniejszoną o liczbę osób zatrudnionych w roku sprawozdawczym w wyniku
naborów, które zakończyły się w roku poprzedzającym sprawozdanie. W przypadku, gdy doszło
do zatrudnienia na tym samym stanowisku innej osoby spośród kandydatów wyłonionych
33
w toku naboru w trybie art. 33 albo 59 ust. 6 ustawy, takie zatrudnienie również należy
wykazać.
15. W kolumnie 27 należy uwzględnić te wakaty, które powstały w roku poprzedzającym rok
sprawozdawczy i trwały w roku sprawozdawczym. W stosunku do każdego wakatu należy
określić czas jego trwania (dni kalendarzowe). W przypadku, gdy wakujące stanowisko nie
zostało obsadzone do dnia 31 grudnia roku sprawozdawczego, czas trwania wakatu należy
podać na dzień 31 grudnia roku sprawozdawczego. Należy uwzględnić również te wakaty, które
zostały obsadzone w roku sprawozdawczym. Nie należy jednak uwzględniać wakatu na
stanowisku dyrektora generalnego urzędu.
16. W kolumnie 28 należy uwzględnić te wakaty, które powstały w roku sprawozdawczym.
W stosunku do każdego wakatu należy określić czas jego trwania (dni kalendarzowe).
W przypadku, gdy wakujące stanowisko nie zostało obsadzone do dnia 31 grudnia roku
sprawozdawczego czas trwania wakatu należy podać na dzień 31 grudnia roku
sprawozdawczego. Należy uwzględnić również te wakaty, które zostały obsadzone w roku
sprawozdawczym.” Nie należy jednak uwzględniać wakatu na stanowisku Dyrektora
Generalnego Urzędu.
17. W przypadku kolumn 27 oraz 28 tj. kiedy użytkownik wskaże liczbę wakatów, wyświetli się
dodatkowe okno, w którym należy podać czas trwania każdego z wakatów (w dniach
kalendarzowych). Przykładowo, jeśli urząd wskaże liczbę 25 wakatów wówczas w nowo otwartym
oknie ukaże się tabela z 25 wierszami, w której w stosunku do każdego wakatu należy określić
czas trwania każdego wakatu.
18. W kategorii obszarów problemowych „Nabór na stanowiska niebędące wyższymi
stanowiskami w służbie cywilnej”, „Nabór na wyższe stanowiska w służbie cywilnej” oraz
„Niepełnosprawni w urzędzie” istnieje możliwość pięciokrotnego wyboru odpowiedzi przez
użytkownika z listy wyboru (zarówno występujących problemów, jak i podjętych działań).
Dodatkowo użytkownik może szerzej opisać dany problem i działanie w kolumnie odpowiednio:
„Opis problemu” oraz „Opis działania”.
34
3.7.
W tabeli należy podawać liczby całkowite – także zera „0” (nie należy natomiast pozostawiać
pustych pól, wstawiać myślników lub wpisywać słów „nie dotyczy”).
jej wyboru oraz najechaniu na nią kursorem. W niektórych kategoriach na liście wyboru
istnieje konieczność dopisania dodatkowego komentarza / wyjaśnienia problemu.
3.7.1.
Tabela 7a – Potrzeby i prognoza potrzeb szkoleniowych oraz
zapotrzebowanie urzędu na środki finansowe na szkolenia
Zgodnie z art. 15 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 października
2010 r. w sprawie szczegółowych warunków organizowania i prowadzenia szkoleń w służbie cywilnej
(Dz. U. Nr 190, poz. 1274), do dnia 30 listopada każdego roku dyrektor generalny urzędu (kierownik
urzędu) przekazuje Szefowi Służby Cywilnej informacje o potrzebach szkoleniowych urzędu,
dotyczące priorytetów i rodzajów szkoleń na kolejne dwa lata (§ 15 ust. 1 pkt 1), a także informacje
dotyczące zapotrzebowania urzędu na środki finansowe na szkolenia na następny rok oraz prognozę
zapotrzebowania na kolejny rok (art. 15 ust. 1 pkt 2).
Podstawowe pojęcia:
1. Grupy stanowisk (kolumna 2 i 2a oraz 4 i 4a) – stanowiska określone w rozporządzeniu
Prezesa Rady Ministrów z dnia 9 grudnia 2009 r. w sprawie określenia stanowisk
urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych urzędników służby
cywilnej, mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania
i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej (Dz. U.
Nr 211, poz. 1630).
2. Szkolenia centralne (kolumna 2 i 2a oraz 4 i 4a) – planowane, organizowane i nadzorowane
przez Szefa Służby Cywilnej, zgodnie z art. 106 ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r.
o służbie cywilnej (Dz. U. z 2008 r. Nr 227, poz. 1505). Przedmiotowe szkolenia, zgodnie
z § 8 ust. 1 ww. rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów, organizuje się dla członków
korpusu służby cywilnej, w celu rozwijania wiedzy i umiejętności określonych w priorytetach
szkoleniowych, które są zawarte w planie szkoleń centralnych.
Zasady wypełniania obu formularzy dotyczących potrzeb szkoleniowych są identyczne. Jedyną
różnicę stanowi perspektywa czasowa, w jakiej planowane są szkolenia (na następny rok, czyli rok
występujący bezpośrednio po roku raportowania, oraz na kolejny rok, czyli rok przypadający 1 rok po
roku raportowania).
35
Przykład: W sytuacji, kiedy urząd planuje przeszkolić 5 pracowników zajmujących wyższe
stanowiska w służbie cywilnej i 2 pracowników zajmujących stanowiska niebędące wyższymi
stanowiskami w służbie cywilnej w zakresie finansów publicznych, w kolumnie 2 w drugim
wierszu należy wpisać wartość „2”, a w kolumnie 2a wartość „5”. Analogicznie należy
postępować z każdym priorytetem szkoleniowym, wpisując dane w odpowiednie pola (rubryki)
w kolejnych wierszach tabeli.
3. Wagę priorytetu szkoleniowego należy wyrazić poprzez wskazanie liczby osób,
planowanej do przeszkolenia z danego zakresu tematycznego w następnym roku lub
w perspektywie kolejnego roku, w odniesieniu do wyższych stanowisk w służbie cywilnej
i stanowisk niebędących wyższymi stanowiskami w służbie cywilnej.
4. Kolumna „Ogółem” (2b, 4b) automatycznie sumuje kolumny odpowiednio:
kolumna 2b: kolumnę 2 („Grupy stanowisk – Stanowiska niebędące wyższymi stanowiskami
w sc - Propozycje tematów szkoleń organizowanych przez SSC i KPRM (w tym szkoleń
centralnych oraz współfinansowanych ze środków UE w ramach EFS)”) oraz 2a („Grupy
stanowisk - Wyższe stanowiska w sc – Propozycje tematów szkoleń organizowanych przez
SSC i KPRM (w tym szkoleń centralnych oraz współfinansowanych ze środków UE w ramach
EFS)”,
kolumna 4b: kolumną 4 („Grupy stanowisk – Stanowiska niebędące wyższymi stanowiskami
w sc - Propozycje tematów szkoleń organizowanych przez SSC i KPRM (w tym szkoleń
centralnych oraz współfinansowanych ze środków UE w ramach EFS)”) oraz 4a („Grupy
stanowisk - Wyższe stanowiska w sc – Propozycje tematów szkoleń organizowanych przez
SSC i KPRM (w tym szkoleń centralnych oraz współfinansowanych ze środków UE w ramach
EFS)”.
5. Kolumna 2 „Grupy stanowisk – Stanowiska niebędące wyższymi stanowiskami w sc –
Propozycje tematów szkoleń organizowanych przez SSC i KPRM (w tym szkoleń centralnych
oraz współfinansowanych ze środków UE w ramach EFS)„ i kolumna 2a „Grupy stanowisk –
Wyższe stanowiska w sc – Propozycje tematów szkoleń organizowanych przez SSC i KPRM
(w tym szkoleń centralnych oraz współfinansowanych ze środków UE w ramach EFS)” na
wysokości wiersza „Informatyka” sumują odpowiednio w kolumnie 2 kategorie: MS Word, MS
Excel, MS PowerPoint, MS Outlook, MS Access oraz kategorię “Inne”. Również w kolumnie
2a na wysokości wiersza “Informatyka” sumują się ww. kategorie.
oraz współfinansowanych ze środków UE w ramach EFS)” i kolumna 4a „Grupy stanowisk –
wysokości wiersza „Informatyka” sumują odpowiednio w kolumnie 4 kategorie: MS Word, MS
Excel, MS PowerPoint, MS Outlook, MS Access oraz kategorię “Inne”). Również w kolumnie
4a na wysokości wiersza “Informatyka” sumują się ww. kategorie.
oraz współfinansowanych ze środków UE w ramach EFS)” i kolumna 2a „Grupy stanowisk –
wysokości wiersza „Język obcy (ogółem)” sumują odpowiednio w kolumnie 2 kategorie „język
36
angielski” oraz pozostałe kategorie „języki” (tj. język francuski, język rosyjski, język niemiecki,
inny język obcy). Również w kolumnie 2a na wysokości wiersza “Język obcy (ogółem)”
sumują się ww. kategorie.
oraz współfinansowanych ze środków UE w ramach EFS)„ i kolumna 4a „Grupy stanowisk –
wysokości wiersza „Język obcy (ogółem)” sumują odpowiednio w kolumnie 4 kategorię
(„język angielski”) oraz pozostałe kategorie „języki” (tj. język francuski, język rosyjski, język
niemiecki, inny język obcy). Również w kolumnie 4a na wysokości wiersza “Język obcy
(ogółem)” sumują się ww. kategorie.
9. W kolumnie 1 oraz kolumnie 3 „Nazwa priorytetu szkoleniowego (zakres tematyczny)
w kategorii „Inne (maksymalnie 5):” w ostatnich pięciu wierszach należy wpisać nazwy
dowolnych, innych priorytetów szkoleniowych zgłaszanych na następny i kolejny rok przez
urząd. Maksymalna liczba znaków w ww. kategoriach to każdorazowo 50 znaków.
10. W kategorii „Zapotrzebowanie urzędu na środki finansowe na szkolenia na następny rok
(w tys. zł)” (kolumna 5) w założonym podejściu przyjęto, iż określenie "następny" to kolejny
rok następujący po raportowanym roku sprawozdawczym - tj. jeśli urząd wypełnia poniższą
tabelę w listopadzie 2020 roku, kategoria ta dotyczy 2021 roku (rokiem raportowanym jest rok
2020). Kwoty należy podać w tysiącach złotych, przykładowo jeśli zapotrzebowanie na środki
finansowe urzędu na szkolenia wynosi 5 000 zł w pole należy wpisać liczbę 5, jeśli określono
je na poziomie 20 000 zł w pole należy wpisać liczbę 20.
11. W kategorii „Prognoza zapotrzebowania urzędu na środki finansowe na szkolenia na kolejny
rok (w tys. zł)” (kolumna 5) w założonym podejściu przyjęto, iż określenie „kolejny” to rok
przypadający 1 rok po roku sprawozdawczym - tj. jeśli urząd wypełnia poniższą tabelę
w listopadzie 2020 roku, kategoria ta dotyczy 2022 roku. Kwoty należy podać w tysiącach
złotych, przykładowo jeśli zapotrzebowanie na środki finansowe urzędu na szkolenia wynosi
5 000 zł w pole należy wpisać liczbę 5, jeśli określono je na poziomie 20 000 zł w pole należy
wpisać liczbę 20.
37
3.7.2.
Tabela 7b – Formularz informacji zbiorczej nt. szkoleń
przeprowadzonych w poprzednim roku
Zgodnie z § 15 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 października 2010 r.
w sprawie szczegółowych warunków organizowania i prowadzenia szkoleń w służbie cywilnej (Dz. U.
Nr 190, poz. 1274), do dnia 31 stycznia każdego roku dyrektor generalny urzędu (kierownik urzędu)
przekazuje Szefowi Służby Cywilnej zbiorcze zestawienie dotyczące szkoleń przeprowadzonych
w poprzednim roku, zawierające w szczególności:
a) dane ilościowe dotyczące uczestnictwa członków korpusu służby cywilnej w szkoleniach,
b) zestawienie wydatków na szkolenia członków korpusu służby cywilnej,
c) zbiorcze zestawienie ocen szkolenia i podmiotów je prowadzących.
Podstawowe pojęcia:
1. Liczba osób biorących udział w szkoleniach centralnych (kolumna 1) – w tym polu należy
wskazać liczbę osób przeszkolonych w ramach szkoleń centralnych, tj. szkoleń, których
organizatorem była Kancelaria Prezesa Rady Ministrów, w danym roku sprawozdawczym,
realizowanych w ramach Planu szkoleń centralnych w służbie cywilnej, zatwierdzonego przez
Szefa Służby Cywilnej. Koszty szkoleń centralnych są pokrywane ze środków rezerwy
budżetowej przeznaczonej na szkolenia członków ksc (szkolenia współfinansowane ze
środków UE w ramach EFS nie są szkoleniami centralnymi).
2. Liczba wykorzystanych miejsc szkoleniowych na szkoleniach w służbie cywilnej (kolumna 1)
- w polu tym należy wskazać liczbę wykorzystanych miejsc szkoleniowych na wszelkich
szkoleniach w służbie cywilnej, z uwzględnieniem szkoleń centralnych, powszechnych,
specjalistycznych i szkoleń w ramach indywidualnych programów rozwoju zawodowego
członków korpusu służby cywilnej, zarówno wewnętrznych (organizowanych przez dany
urząd), jak i zewnętrznych - płatnych, bezpłatnych, dofinansowanych ze środków UE, itp.
Liczba wykorzystanych miejsc szkoleniowych nie może być mniejsza niż liczba osób
uczestniczących w szkoleniach w służbie cywilnej. Liczba wykorzystanych miejsc
szkoleniowych może być równa lub większa od liczby osób uczestniczących w szkoleniach.
3. Liczba osób uczestniczących w szkoleniach w służbie cywilnej (kolumna 1) - w polu tym
należy wskazać liczbę osób uczestniczących w okresie sprawozdawczym w szkoleniach,
z uwzględnieniem szkoleń centralnych, powszechnych, specjalistycznych i szkoleń w ramach
indywidualnych programów rozwoju zawodowego członków korpusu służby cywilnej, zarówno
wewnętrznych (organizowanych przez dany urząd), jak i zewnętrznych – płatnych,
bezpłatnych, dofinansowanych ze środków UE, itp. Daną osobę należy uwzględnić tylko
raz, nawet jeżeli uczestniczyła ona w więcej niż jednym szkoleniu (bez względu na
rodzaj szkoleń w służbie cywilnej, w których uczestniczyła).
4. Środki finansowe na szkolenia członków korpusu sc (plan) – w tys. zł (kolumna 3) – w tym
polu należy wskazać zaplanowane w budżecie urzędu środki na szkolenia członków korpusu
służby cywilnej w danym roku sprawozdawczym, w tym na szkolenia powszechne,
specjalistyczne oraz szkolenia w ramach indywidualnych programów rozwoju zawodowego
członków korpusu służby cywilnej. Kwoty należy podać w tysiącach złotych, przykładowo jeśli
zaplanowane w budżecie urzędu środki na szkolenia członków korpusu służby cywilnej
wynosiły 5 000 zł, w pole należy wpisać liczbę 5, jeśli określono je na poziomie 20 000 zł,
w pole należy wpisać liczbę 20. Podane kwoty należy zaokrąglić do dwóch miejsc po
przecinku zgodnie z zasadami matematyki.
38
5. Wykorzystanie środków finansowych na szkolenia członków korpusu sc (wykonanie) – w tys.
zł (kolumna 3) – w tym polu należy wskazać kwotę faktycznie wykorzystanych w danym roku
sprawozdawczym środków finansowych na szkolenia członków korpusu służby cywilnej,
w tym na szkolenia powszechne, specjalistyczne oraz szkolenia w ramach indywidualnych
programów rozwoju zawodowego członków korpusu służby cywilnej. Kwoty należy podać
w tysiącach złotych, przykładowo jeśli wykorzystano środki finansowe w kwocie 5 000 zł,
w pole należy wpisać liczbę 5, jeśli wykorzystano je w kwocie 20 000 zł,
w pole należy wpisać liczbę 20. Podane kwoty należy zaokrąglić do dwóch miejsc po
przecinku zgodnie z zasadami matematyki.
6. W części „ZBIORCZE ZESTAWIENIE OCEN SZKOLEŃ I PODMIOTÓW JE
PROWADZĄCYCH - wypełnić należy do 31 stycznia danego roku kalendarzowego.
W zbiorczym zestawieniu należy wskazać maksymalnie 10 podmiotów, które prowadziły
szkolenia dla największej liczby członków korpusu służby cywilnej, zatrudnionych w danym
urzędzie. W przypadku braku danych dotyczących danego podmiotu, np. braku adresu
podmiotu prowadzącego szkolenie, należy wskazać inny podmiot, który przeprowadził
szkolenie. W formularzu należy uwzględnić nie tylko szkolenia, których przeprowadzenie
zostało zlecone podmiotom zewnętrznym, ale również szkolenia organizowane przez
dyrektora generalnego/kierownika urzędu we własnym zakresie. W zestawieniu należy
wskazać tylko szkolenia w służbie cywilnej, tj. powszechne, specjalistyczne i w ramach
indywidualnego programu rozwoju zawodowego. W zestawieniu nie należy uwzględniać
szkoleń organizowanych przez KPRM (tj. szkoleń centralnych organizowanych przez Szefa
Służby Cywilnej w ramach Planu szkoleń centralnych w służbie cywilnej w danym roku oraz
szkoleń współfinansowanych ze środków UE w ramach EFS), z uwagi na fakt, że KPRM
dysponuje pełną dokumentacją w zakresie ewaluacji poszczególnych szkoleń.
Prowadzenie szkoleń powierza się podmiotom, spełniającym kryteria określone w § 4 ust.
1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 października 2010 r. w sprawie
szczegółowych warunków organizowania i prowadzenia szkoleń w służbie cywilnej (Dz. U. Nr
190, poz. 1274). W myśl § 5 ust. 1 przedmiotowego rozporządzenia, organizator szkolenia
może być podmiotem prowadzącym szkolenie, w przypadku, gdy konieczność taka wynika
z przyczyn finansowych lub merytorycznych.
W związku z tym, w niniejszym formularzu należy uwzględnić nie tylko szkolenia,
których prowadzenie zostało zlecone podmiotom zewnętrznym, ale również szkolenia
organizowane przez dyrektora generalnego/kierownika urzędu we własnym zakresie,
z przyczyn opisanych powyżej (np. szkolenia kaskadowe), z zastrzeżeniem postanowień § 13
ww. rozporządzenia, w którym mowa o tym, iż ukończenie szkolenia potwierdza
zaświadczenie wydawane przez podmiot, któremu powierzono prowadzenie szkolenia, albo
przez organizatora szkolenia będącego podmiotem prowadzącym szkolenie.
Tabela powinna zawierać zbiorcze zestawienie ocen szkoleń i podmiotów je prowadzących.
Oceny szkoleń należy dokonać poprzez wybór z listy rozwijanej opcji: „pozytywna” lub
„negatywna”.
Departament Służby Cywilnej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów rekomenduje, aby ocena
szkoleń prowadzonych przez poszczególne podmioty była realizowana na podstawie Arkusza
Indywidualnej Oceny Szkolenia (AIOS).
PROWADZĄCYCH - wypełnić należy do 31 stycznia danego roku kalendarzowego. Zakres
danych dotyczy roku raportowanego w sprawozdaniu” w kolumnie 5 „Tytuł szkolenia”,
kolumnie 6 „Pełna nazwa podmiotu prowadzącego szkolenia” oraz kolumnie 7 „Adres
39
podmiotu prowadzącego szkolenia” istnieje możliwość wpisania każdorazowo maksymalnie
150 znaków (liter/cyfr).
PROWADZĄCYCH - wypełnić należy do 31 stycznia danego roku kalendarzowego. Zakres
danych dotyczy roku raportowanego w sprawozdaniu” w kolumnie 8 „Liczba przeszkolonych
osób” istnieje możliwość wpisania każdorazowo maksymalnie 4 znaków (cyfr).
9. Kolumny 10–13: Wybierając w ostatniej części tabeli w kolumnie 10 („Problem”) jedną
z kategorii z listy rozwijanej np. o treści: „Problem” o treści: „Ustalenie IPRZ (obowiązkowo
należy scharakteryzować, co konkretnie sprawia trudności)” użytkownik powinien uzupełnić
również kolumnę 11 („Opis problemu”) wyjaśniając, co dokładnie w obszarze „Szkolenia
i rozwój zawodowy członków korpusu służby cywilnej” sprawia trudności. Uwaga ta dotyczy
każdej z propozycji odpowiedzi w kategorii „Problem”. Podobnie, w przypadku kolumny 12
40
3.8.
Tabela nr 8 – Propozycje działań dla Szefa Służby
Cywilnej
W przypadku braku propozycji działań dla Szefa Służby Cywilnej pola tabeli należy pozostawić
puste (nie należy wpisywać zer, wstawiać myślników lub słów „nie dotyczy”).
W formularzu zamieszczono dodatkowe wskazówki/wyjaśnienia. Ich pełna treść widoczna jest
po najechaniu kursorem na znak zapytania „?” lub po kliknięciu na niego.
dostępnego na liście wyboru. Po dokonaniu wyboru istnieje
konieczność dopisania dodatkowego komentarza / wyjaśnienia proponowanych działań.
1. W kategorii „Propozycje działań dla Szefa Służby Cywilnej” proszę zarekomendować,
korzystając z zaprezentowanej listy (tj. Ustawa o służbie cywilnej, Akty wykonawcze do
ustawy o służbie cywilnej, Szkolenia i rozwój zawodowy, Komunikacja wewnętrzna,
współpraca i wymiana doświadczeń w służbie cywilnej, Wizerunek służby cywilnej, Zasoby na
realizację zadań służby cywilnej oraz Inny, jaki...) maksimum 5 (pięć) najważniejszych
obszarów aktywności Szefa Służby Cywilnej, a także wybrać z rozwijanej listy propozycję
konkretnego działania w tym obszarze lub samodzielnie je zaproponować.
2. W „Obszarze aktywności” „Ustawa o służbie cywilnej” istnieje możliwość wyboru maksymalnie
5 (pięciu) artykułów ustawy o służbie cywilnej, które zdaniem urzędów powinny być zmienione
w pierwszej kolejności. Katalog odpowiedzi obejmuje numery artykułów ustawy o służbie
cywilnej – od 1 do 131 włącznie oraz ostatnią kategorię „Inne..”.
Pola rozwijane z możliwością wyboru liczby (od 1 do 131) dają możliwość wskazania
określonego numeru artykułu ustawy. Z kolei wybranie z listy pozycji „Inne…” daje możliwość
wpisania propozycji zmian nazwy rozdziałów, dodania artykułów itp. W przypadku wybrania
z rozwijanej listy numeru artykułu do zmiany lub kategorii „Inne…”, obowiązkowo
należy dodać w sąsiadującym polu stosowny komentarz/wyjaśnienia.
3. W „Obszarze aktywności „Akty wykonawcze do ustawy o służbie cywilnej” istnieje możliwość
wyboru 3 (trzech) aktów wykonawczych. W ramach wybranego z listy rozwijanej aktu
wykonawczego istnieje możliwość wskazania maksymalnie 3 (trzech) paragrafów lub
załączników, których zmianę urząd proponuje. Należy wybrać akty wykonawcze oraz
paragrafy lub załączniki, które - zdaniem urzędu - powinny być zmienione w pierwszej
kolejności. W przypadku wybrania z rozwijanej listy nazwy aktu wykonawczego,
obowiązkowo należy wskazać, które paragrafy lub załączniki powinny ulec zmianie
i dodać w sąsiadującym polu stosowny komentarz/wyjaśnienia.
4. W „Obszarach aktywności”: „Szkolenia i rozwój zawodowy”, „Komunikacja wewnętrzna,
współpraca i wymiana doświadczeń w służbie cywilnej”, „Wizerunek służby cywilnej”, „Zasoby
na realizację zadań służby cywilnej” istnieje możliwość wyboru odpowiedzi z propozycji
działań zaprezentowanych na liście rozwijanej lub samodzielnej propozycji aktywności Szefa
Służby Cywilnej. W przypadku wybrania w danym obszarze propozycji działania
41
z rozwijanej listy, obowiązkowo należy dodać w sąsiadującym polu stosowny
komentarz/wyjaśnienia.
5. W „Obszarze aktywności” „Inne..” nie zastosowano możliwości odpowiedzi poprzez listę
rozwijaną lecz możliwość indywidualnego dopisania komentarza.
42
4. .Osoby kontaktowe
W sytuacji, kiedy zastosowane znaki zapytania (ich pełna treść widoczna jest po najechaniu kursorem
na znak zapytania - „?” lub po kliknięciu na niego w poszczególnych tabelach sprawozdawczych), jak
i powyższa instrukcja nie wyczerpują Państwa wątpliwości i pytań prosimy o bezpośredni kontakt
z osobami odpowiedzialnymi za poszczególne obszary: techniczny oraz merytoryczne:
•
Wsparcie techniczne (informatyczne)
Pan Mariusz Lasek
Wydział Projektów Informatycznych
Centrum Usług Wspólnych
tel.: (22) 694-60-51
e-mail: [email protected]
•
•
•
Pani Monika Długoszewska
Wydział Systemu Wynagradzania i Finansowania Służby Cywilnej
Departament Służby Cywilnej
Kancelaria Prezesa Rady Ministrów
tel.: (22) 694-62-95
Pan Maciej Dąbrowski
Wydział Systemu Wynagradzania i Finansowania Służby Cywilnej
tel.: (22) 694-74-97
część dotycząca ”Absolwentów KSAP” (Tabela nr 3 – Struktura zatrudnienia)
Pan Jacek Niewiarowski
Wydział Organizacyjny
tel.: (22) 694-73-21
43
•
Tabela nr 4 – Narzędzia zarządzania zasobami ludzkimi wraz
z dodatkowym zatrudnieniem i odpowiedzialnością dyscyplinarną
ZAGADNIENIA: Oceny pracownicze – pierwsza ocena i oceny okresowe, stopnie służbowe,
program zarządzania zasobami ludzkimi oraz indywidualny program rozwoju zawodowego
(kolumny 1 – 11 oraz 32 – 48):
Pan Jacek Pawłowski
Wydział Systemów i Narzędzi Zarządzania Kadrami Służby Cywilnej
tel.: (22) 694-74-27
Pani Joanna Skrzyńska
tel.: (22) 694-62-07
ZAGADNIENIA: Dodatkowe zatrudnienie i zajęcia zarobkowe oraz odpowiedzialność
dyscyplinarna (kolumny 12 – 31a):
Pani Katarzyna Maliszewska
tel.: (22) 694-76-37
Pan Piotr Marczewski
tel.: (22) 694-74-07
Pani Bogusława Baprawska
tel.: (22) 694-67-26
44
•
Pani Katarzyna Maliszewska
tel.: (22) 694-76-37
Pani Bogusława Baprawska
tel.: (22) 694-67-26
•
Tabela nr 6 – Wybrane aspekty obsadzania stanowisk w służbie cywilnej
Pan Dariusz Suprun
Wydział Naboru w S.C. oraz Kadr Wyższych Stanowisk w S.C.
tel.: (22) 694-66-78
Pan Michał Masłowski
Wydział Naboru w S.C. oraz Kadr Wyższych Stanowisk w S.C.
tel.: (22) 694-63-50
• Tabela nr 7a – Potrzeby i prognoza potrzeb szkoleniowych oraz
zapotrzebowanie urzędu na środki finansowe na szkolenia
• Tabela nr 7b – Formularz informacji zbiorczej nt. szkoleń
przeprowadzonych w poprzednim roku
Pani Agnieszka Tomaszewska
Wydział Szkoleń i Finansowania Projektów
tel.: (22) 694-66-06
45
Pan Rafał Szymański
Wydział Szkoleń i Finansowania Projektów
tel.: (22) 694-63-02
•
Tabela nr 8 – Propozycje działań dla Szefa Służby Cywilnej
Pani Ewa Puzyna
Radca Generalny
tel.: (22) 694-64-04
Pan Maciej Szmit
Radca Szefa KPRM
tel.: (22) 694-73-63
46

Instrukcja użytkownika SWEZ_HR

Transkrypt

Podobne dokumenty

Pobierz spis treści - Serwis Służby Cywilnej

Praca w Korpusie Służby Cywilnej

Ubezpieczenie NNW Ochrona ubezpieczeniowa

FORMULARZ ZGŁOSZENIOWY NA SZKOLENIE JĘZYKOWE

program konferencji - Serwis Służby Cywilnej

W sprawie pełnienia funkcji dyrektora generalnego w jednostkach

dr Kamil Mroczka - Wyzwania modernizacyjne służby cywilnej w

Generuj PDF - Komenda Powiatowa Policji w Proszowicach

Pobierz spis treści - Serwis Służby Cywilnej