Ćwiczenia - Access 1

MS ACCESS – ĆWICZENIA
Uwaga ! Każde ćwiczenie rozpoczynamy od stworzenia w katalogu „Moje dokumenty”
swojego własnego katalogu roboczego, w którym będziecie Państwo zapisywać swoje pliki.
Po zakończeniu zajęć proszę usunąć swój katalog z dysku twardego (ewentualnie wcześniej
skopiować swoje pliki na własny nośnik lub konto mailowe, itp.)
Wstęp
Główne okno programu MS Access zawiera zakładki Tabele, Kwerendy, Formularze, Raporty,
Makra, Moduły.
Tabelę tworzymy w sposób następujący: zakładka Tabele » Nowy » Widok projekt.
Następnie wypełniamy kolumny: nazwa pola i typ danych.
Zaznaczamy lub stawiamy kursor w polu, które ma być kluczem podstawowym i na pasku
narzędzi naciskamy przycisk
.
Relacje tworzymy poprzez naciśnięcie przycisku
. Dalej dodajemy tabele, które chcemy
powiązać relacjami i naciskamy przycisk zakończ. Następnie przeciągamy pole z jednej tabeli na
pole z drugiej tabeli, np. ID_instytutu z tabeli Studenci na ID_instytutu tabeli Instytuty.
Kolejnym krokiem jest ustawienie własności relacji (wszystkie relacje mają zapewniać
referencyjną integralność danych). Efekt ten uzyskujemy przez zaznaczenie pola wyboru
Wymuszaj więzy integralności. Możemy także zaznaczyć Kaskadowo aktualizuj powiązane
pola i Kaskadowo usuwaj powiązane rekordy.
Najprostszym sposobem utworzenia formularza jest wybranie opcji Autoformularz kolumnowy
(zakładka Formularze, przycisk Nowy) i określenie tabeli dla której ma być utworzony.
Kwerendę tworzymy poprzez naciśnięcie przycisku Nowy w zakładce Kwerendy głównego okna
MS Access. Wybieramy widok projekt. Z następnego okna wybieramy tabele, z których
będziemy pobierać dane. Następnym widokiem jest okno siatki projektu kwerendy. Interesujące
nas pola tabel przeciągamy do wybranej kolumny na siatce projektu. Dalej określamy kryteria
dla odpowiednich pól. Możemy stosować operatory =, <, >, <=, >=, like.
Operator like wykorzystujemy przy porównywaniu danych tekstowych zawartych w danym polu
z wzorcem, np. kryterium like "*ski" wpisane w kolumnie Nazwisko odpowiada wszystkim
nazwiskom, które kończą się na ski, ponieważ * jest symbolem wieloznacznym określającym
zero lub więcej znaków.
Kwerenda parametryczna różni się od innych kwerend tym, że wartości kryteriów nie są na
stałe zapisane w projekcie kwerendy, ale wprowadza się je w momencie uruchomienia
kwerendy.
Przykład:
Załóżmy, że mamy tabelę dane, a w niej pole o nazwie ocena typu liczbowego. Jeżeli w
projekcie kwerendy wybierającej ustawimy kryterium >=3 dla pola ocena, to w wyniku
dostaniemy te rekordy dla których wartości w polu ocena są większe lub równe 3.
Jeżeli jednak w tym samym projekcie kwerendy wybierającej kryterium zapiszemy tak:
>=[Podaj ocenę], to po uruchomieniu kwerendy najpierw pojawi się okno z tekstem Podaj
ocenę, w którym będziemy mogli wprowadzić jakąś wartość np. 2, i dopiero wtedy wykona się
kwerenda, przy czym kryterium będzie określone jako >=2.
Aby skonstruować kwerendę aktualizującą, usuwającą, tworzącą tabele itp. postępujemy w
sposób następujący:
w głównym oknie MS Access przełączamy się na zakładkę KWERENDY, naciskamy przycisk
Nowy, wybieramy widok projekt, dołączamy interesujące nas tabele i zmieniamy typ kwerendy
w menu KWERENDA.
1
Aby utworzyć raport wybieramy zakładkę RAPORTY i klikamy przycisk Nowy...
Wybieramy metodę tworzenia raportu lub rodzaj raportu a następnie obiekt na podstawie którego
ma być utworzony raport.
Część praktyczna
Utwórz tabelę Instytuty zawierającą pola:
 ID_instytutu
1. Typ danych_ autonumerowanie ( klucz podstawowy(klikami na znak , na pasku
standardowym),
 Nazwa_instytutu
1. Typ danych tekst.
2. Właściwości pola (karta Ogólne)
 rozmiar pola __30
Utwórz tabelę Kierunki zawierającą pola:
 ID_kierunku
1. Typ danych_ autonumerowanie ( klucz podstawowy(klikami na znak , na pasku
standardowym),
 Nazwa_kierunku
1. Typ danych tekst.
2. Właściwości pola (karta Ogólne)
 rozmiar pola __50
 ID_instytutu
1. Typ danych liczba
2
Utwórz tabelę o nazwie Studenci zawierającą następujące pola
1. ID_studenta
 Typ danych_ autonumerowanie ( klucz podstawowy(klikami na znak , na pasku
standardowym),
2. Nazwisko
 Typ danych_ tekst,
 Właściwości pola (karta Ogólne)
o rozmiar pola __30
o maska wprowadzenia__ >?<????????????????????????????? ( symbol >
powoduje że wpisane po nim znaki będą przekształcane na wielkie, zaś symbol <
powoduje że wpisane po nim znaki będą przekształcane na małe niezależne od
tego, czy z klawiatury będą wprowadzone jako małe czy wielkie.. Symbol ?
pozwala na wpisanie dowolnej litery lub nie wpisanie żadnego znaku.)
3. Imię __ tak samo jak Nazwisko.
4. Data_urodzenia
• Typ danych (data/godzina),
• Właściwości pola (karta Ogólne)
o Format __ data krótka
o Reguła poprawności __ < Date() ( ten zapis oznacza , że wprowadzana data
muszy być wcześniejsza (<) od daty bieżącej w dniu wprowadzania).
o Tekst reguły sprawdzania Data urodzenia nie może być z przyszłości!(ten tekst
wpiszemy w oknie która otwiera się po kliknięciu prawym przyciskiem myszy
na__ powiększenie)
5. ID_instytutu
• Typ danych_ liczba,
• Właściwości pola(karta Odnośniki)
o jako Typ formantu wybrać opcję Pole kombi__(bowiem tworzone pole ma być
polem kombi, czyli umożliwiać wyświetlanie listy możliwości i wybór z niej
jednej wartości),
o jako Typ źródło wierszy ustalić Tabela/Kwerenda __ w liście rozwijanej mają
się bowiem pojawić się elementy wprowadzone wcześniej do tabeli Instytuty.
o jako Źródło wierszy ustalić tabelę Instytuty.
o we właściwości Kolumna związana wpisać 1- kolumna występująca w tabeli
odnośnikowej Instytuty jako pierwsza jest kolumną klucza podstawowego.
o we właściwości Liczba kolumn wpisać 2 – do zdefiniowania odnośnika potrzebne
są dwie kolumny(dwa pola) z tabeli pomocniczej: pierwsze w celu powiązania obu
tabel, drugie w celu wyświetlania nazw poszczególnych kategorii podczas
wprowadzania danych do tworzonego pola w tabeli Studenci.
o właściwość Nagłówki kolumn ustawić na Nie – nie potrzebna wyświetlać nazwy
pola tabeli odnośnikowej, ponieważ jest ono takie samo jak w tabeli Studenci.
o we właściwości Szerokość kolumn wpisać 2;5 – podczas wypełnienia pola
ID_instytutu w tabeli Studenci oba pola biedzie widoczna.
6. ID_kierunku Tak samo jak ID_instytutu(tabela odnośnikowa Kierunki )
7. Rok_studiów
• Typ danych liczba
8. Opłata (liczba)
• Typ danych liczba .
3
Utwórz następujące relacje pomiędzy tabelami:
Formularze dla tabel
Należy stworzyć formularze dla tabel: instytuty, kierunki, studenci za pomocą kreatora.
• Studenci – formularz prosty
• Kierunki – formularz z podformularzem Studenci
• Instytuty – formularz z podformularzem Kierunki
Zadania:
1. Utwórz kwerendę zwracającą pola Nazwisko, Imię, Data_urodzenia, Nazwa_instytutu,
Kierunek_studiów wszystkich studentów instytutu informatyki
2. Utwórz kwerendę zwracającą pola Nazwisko, Imię, Data_urodzenia, Nazwa_instytutu,
Kierunek_studiów wszystkich osób, które studiują na kierunku filologia na 2 roku
3. Utwórz kwerendę zwracającą pola Nazwisko, Imię, Data_urodzenia, wszystkich osób,
które urodziły się w roku 1978 lub wcześniej
4. Utwórz kwerendę zwracającą pola Nazwisko, Imię, Data_urodzenia, Nazwa_instytutu,
Kierunek_studiów wszystkich osób, które studiują na kierunku administracja na 2 roku ,
a ich nazwiska rozpoczynają się na literę B
5. Utwórz kwerendę zwracającą średnią opłatę na kierunku administracja.
6. Utwórz kwerendę zwracającą sumy opłat w poszczególnych instytutach.
7. Utwórz kwerendę wybierającą K_młodzi zwracającą: nazwisko, imię, datę urodzenia,
nazwę kierunku tych osób, które urodziły się po określonej dacie - przy czym data ma
być parametrem kwerendy.
8. Utwórz kwerendę wybierającą K_rok_litera zwracającą: nazwisko, imię, nazwę
instytutu, nazwę kierunku, rok studiów tych osób, które studiują na podanym roku
studiów, a ich nazwiska rozpoczynają się od podanej litery - rok i pierwsza litera mają
być parametrami kwerendy.
9. Utwórz kwerendę K_nowa tworzącą tabelę nowa o następujących polach nazwisko,
imię, data urodzenia, rok studiów, nazwa_instytutu,, nazwa_kierunku. Kwerenda ma
być tak skonstruowana, aby w tabeli nowa znalazły się wszystkie osoby wpisane w tabeli
studenci.
10. Utwórz kwerendę aktualizującą K_ski, która zamieni w tabeli nowa wszystkie nazwiska
z końcówką "ski" na nazwisko Kowalski.
11. Utwórz kwerendę usuwającą K_kowalski te rekordy z tabeli nowa w których w polu
nazwisko znajduje się tekst "Kowalski".
4
Raporty:
1. Utwórz raport zawierający dane z tabeli studenci: nazwisko, imię, datę urodzenia, rok
studiów, opłata, pogrupowany wg. Roku studiów i posortowany wg. nazwiska
2. Utwórz raport zawierający nazwisko, imię, datę urodzenia, nazwę kierunku, rok
studiów osób urodzonych przed 12.03.1983. Źródłem danych dla raportu ma być
odpowiednio skonstruowana kwerenda pobierająca dane z tabel studenci, kierunki.
Główny formularz
Należy stworzyć formularz, który będzie pełnił rolę centrum sterowania. Z niego będzie można
w wygodny sposób uruchamiać dotychczas stworzone formularze.
 Na zakładce Formularze wciśnij przycisk
 Wybierz pozycję Widok Projekt, przy czym nie wybieraj żadnej tabeli, ani zapytania,
jako źródła danych, co spowodowałoby utworzenie „pustego” formularza.
 Kliknij belkę z napisem Szczegóły,
 Wybierz dla formularza jakiś kolor
.
 Upewnij się, czy na pasku narzędzi Przybornik wciśnięty jest przycisk Kreatora
formantów
.
 kliknij przycisk „tworzenia przycisku”
 Dalej postępuj według kolejnych kroków kreatora, wybierając odpowiednie kategorie i
akcje:
Kategoria
Akcja
Formularz
Przycisk
Operacje na
formularzach
Otwórz formularz
Studenci
Studenci
Otwórz formularz
Instytuty
Instytuty
Otwórz formularz
Kierunki
Kierunki
 Zapisz projekt formularza pod nazwą np. Sterujący (
) .i zamknij go.
Makrodefinicje
 Na zakładkę Makra kliknij przycisk








.
W kolumnie Akcja wybierz z listy rozwijanej akcje: OknoKomunikatu,
u dołu okna, w części Argumenty Akcji, wpisz:
Komunikat: <<tekst wyświetlanego komunikatu>>,
Sygnał: Tak(sygnał dźwiękowy),
Typ: Informacja(rodzaj ikonki),
Tytuł: autor(nagłówek okienka),
Zapisz teraz nasze makro (
) pod nazwą Autor.
Aby sprawdzić działanie makrodefinicji w praktyce, kliknij przycisk uruchamiania
makra- Uruchom
.
5
 Zamknij projekt makra.
Wróć teraz na zakładkę formularzy, ustaw się na formularzu MAIN i kliknij przycisk
.
 Upewnij się, czy na pasku narzędzi Przybornik wciśnięty jest przycisk Kreatora
formantów
.
 kliknij przycisk „tworzenia przycisku”
 Dalej postępuj według kolejnych kroków kreatora, wybierając odpowiednie kategorie i
akcje:
Kategoria
Różne
Aplikacja
Akcja
Uruchom makro
Przycisk
Autor
Autor
Zamknij aplikację
 uruchom właściwość formularza
, (kliknąć kwadracik znajdujący się na przecięciu
obu linijek).
 i przełącz się na zakładkę Format.
 Pozycje: Przyciski nawigacji, Selektory rekordów, Przycisk Zamknij i Pole menu
Sterowania zmień na Nie,
 pozycje: Styl obramowania zmień na Cienki,
 zaś pozycje: Przyciski Min Max i Paski przewijania zmień na Żaden.
 Zapisz zmiany i zamknij formularz.
Przycisk
związany jest akcją Zamknij aplikację__ czyli zamyka cały program
Access’a..( Jeżeli chcemy zamknąć formularz bez zamykania bazy—wybierzmy z menu Plik i
kliknijmy na pozycji Zamknij).
6