Załącznik nr 7 - Poznań

Załącznik nr 7 do Instrukcji przepustkowej
ZASADY REALIZACJI SPRAWDZEŃ PRZESZŁOŚCI ORAZ KONTROLI PRZED ZATRUDNIENIEM
Postanowienia ogólne
1.
Zgodnie z pkt. 1.2.4 załącznika do n/w rozporządzenia (WE) 300/2008 osoby, muszą pozytywnie
przejść kontrolę przeszłości przed wystawieniem im karty identyfikacyjnej portu lotniczego.
Kontrola przeszłości przyjmuje formę:
a) Sprawdzenia przeszłości przed wystawieniem osobom karty identyfikacyjnej portu
lotniczego, która upoważnia do dostępu bez eskorty do stref zastrzeżonych lotniska lub przed
nawiązaniem stosunku pracy z kandydatem oraz wystawieniem mu jako pracownikowi Portu
Lotniczego Poznań-Ławica Sp. z o.o. karty identyfikacyjnej portu lotniczego, która upoważnia
do dostępu bez eskorty do stref zastrzeżonych lotniska albo
b) Kontroli przed zatrudnieniem przed nawiązaniem stosunku pracy z kandydatem oraz
wystawieniem mu jako pracownikowi Portu Lotniczego Poznań-Ławica Sp. z o.o. karty
identyfikacyjnej portu lotniczego, które upoważniają do dostępu do stref ogólnodostępnych
lub nadzorowanych lotniska.
2.
Sprawdzenie przeszłości oznacza sprawdzenie tożsamości oraz poprzednich doświadczeń danej
osoby, w tym również w przypadkach, gdy jest to prawnie dopuszczalne, sprawdzenie
jakiejkolwiek przeszłości kryminalnej, jako element oceny możliwości dopuszczenia danej osoby
do stosowania środków kontroli w zakresie ochrony i/lub dopuszczenia takiej osoby bez eskorty
do strefy zastrzeżonej lotniska. Sprawdzenie okresów kształcenia i zatrudnienia oraz przerw w
kształceniu i zatrudnieniu trwających powyżej 28 dni dokonywane jest na podstawie
przedłożonej przez osobę, której sprawdzenie dotyczy, dokumentacji (np. świadectwa pracy,
świadectwa ukończenia szkół/uczelni, zaświadczenia o zarejestrowaniu, jako osoba bezrobotna
itd.).
3.
Sprawdzenie przeszłości obejmuje:
a) ustalenie tożsamości osoby na podstawie dokumentu potwierdzającego tożsamość;
b) informacje z rejestrów karnych ze wszystkich państw pobytu, w rozumieniu pkt 11.0.3
załącznika do rozporządzenia (WE) 300/2008 Parlamentu Europejskiego i Rady (Dz. Urz. UE L
91 z 03.04.2009, str. 7, z późn. zm.), z co najmniej 5 poprzedzających lat albo uzyskanie
informacji o braku negatywnych przesłanek na podstawie art. 188a ust. 4 Prawa lotniczego;
c) informacje o zatrudnieniu i kształceniu oraz o wszystkich okresach przerw w zatrudnieniu
i kształceniu z co najmniej 5 poprzedzających lat;
Strona 1 z 5
Załącznik nr 7 do Instrukcji przepustkowej
d) ewentualny wywiad z osobą sprawdzaną uzależniony od ustaleń procesu sprawdzenia
przeszłości.
4.
Sprawdzenie przeszłości w Porcie Lotniczym Poznań-Ławica realizowane jest zgodnie z pkt 1 cz. J
załącznika do rozporządzenia Komisji (WE) nr 272/2009 z dn. 2 kwietnia 2009 r. uzupełniającego
wspólne podstawowe normy ochrony lotnictwa cywilnego określone w załączniku do
rozporządzenia (WE) 300/2008 Parlamentu Europejskiego i Rady (Dz. Urz. UE L 91 z 03.04.2009,
str. 7, z późn. zm.), właściwymi regulacjami zawartymi w załączniku do Rozporządzenia
2015/1998 oraz w § 32 załącznika do Rozporządzenie Ministra Transportu, Budownictwa
i Gospodarki Morskiej z dn. 31 lipca 2012 r. w sprawie Krajowego Programu Ochrony Lotnictwa
Cywilnego (Dz.U. 2012.912).
Zasady realizacji sprawdzeń przeszłości
5.
Osoba jest obowiązana pozytywnie przejść sprawdzenie przeszłości:
a) przed wydaniem jej upoważnienia do dostępu bez eskorty do strefy zastrzeżonej;
b) podjęciem obowiązków związanych z prowadzeniem kontroli bezpieczeństwa, kontroli
dostępu lub innych środków kontroli w zakresie ochrony w strefie zastrzeżonej lotniska, lub
sprawowania odpowiedzialności za prowadzenie tych kontroli;
c) podjęciem obowiązków związanych z prowadzeniem kontroli bezpieczeństwa, kontroli
dostępu lub stosowania innych środków kontroli w zakresie ochrony w innym miejscu niż
strefa zastrzeżona lotniska, lub sprawowania odpowiedzialności za przeprowadzanie tych
kontroli.
6.
Sprawdzenie przeszłości, o którym mowa w pkt. 5, realizuje zarządzający lotniskiem w stosunku
do osoby ubiegającej się o czasową kartę identyfikacyjną portu lotniczego w związku z dostępem
do strefy zastrzeżonej lotniska.
7.
Wobec osoby wyznaczonej do pełnienia obowiązków, o których mowa w pkt. 5 pkt b) oraz c),
która nie podlega sprawdzeniu z tytułu ubiegania się o dokument, o którym mowa w pkt. 6,
sprawdzenie przeszłości realizuje podmiot, na rzecz którego osoba ta będzie wykonywać
obowiązki.
8.
Wobec osób, o których mowa w pkt 6.4 Instrukcji przepustkowej kontrolę przeszłości osoby,
która ubiega się o czasową kartę identyfikacyjną portu ważną w strefie ogólnodostępnej zgodnie
z pkt. 11.1.3 Rozporządzenia 2015/1998, wykonuje pracodawca.
Strona 2 z 5
Załącznik nr 7 do Instrukcji przepustkowej
9.
Zanim dana osoba zostanie uwzględniona w planowanym szkoleniu z zakresu ochrony lotnictwa
cywilnego, pracodawca zobowiązany jest złożyć formularz o którym mowa w pkt. 17, który
zawiera oświadczenie o którym mowa w pkt. 8.
10. Sprawdzenie przeszłości jest powtarzane w regularnych odstępach czasu lecz nie rzadziej niż raz
na 5 lat, a karty identyfikacyjne portu lotniczego wydaje się na okres nie dłuższy niż pięć lat.
11. Karta identyfikacyjna portu lotniczego może być wydana tylko ze względu na zadania
wykonywane przez osobę, która pomyślnie przeszła sprawdzenie przeszłości zgodnie z pkt.
11.1.3 załącznika do Rozporządzenia 2015/1998.
12. Karta identyfikacyjna osoby, która nie przejdzie pomyślnie sprawdzenia przeszłości, jest
natychmiast unieważniana.
13. Sprawdzenia przeszłości odbywają się przed odbyciem przez osoby jakiegokolwiek szkolenia
z zakresu ochrony obejmującego dostęp do informacji, które nie są ogólnodostępne.
14. W wypadku powrotu do pełnienia obowiązków służbowych w porcie lotniczym po długotrwałej
nieobecności pracownik zobowiązany jest upewnić się co do ważności swoich szkoleń z zakresu
ochrony lotnictwa cywilnego.
Wewnętrzne procedury sprawdzeń przeszłości
15. Sprawdzenie przeszłości wobec osoby ubiegającej się o wydanie czasowej karty identyfikacyjnej
Portu Lotniczego Poznań-Ławica przeprowadza się w oparciu o wniosek, którego wzór określono
w załączniku nr 4 do Instrukcji przepustkowej Portu Lotniczego Poznań-Ławica Sp. z o.o.
16. Ponowne sprawdzenie przeszłości, o którym mowa w pkt. 10 przeprowadza się w oparciu
o formularz, którego wzór stanowi załącznik nr 8 do Instrukcji przepustkowej Portu Lotniczego
Poznań-Ławica Sp. z o.o.
17. W toku sprawdzeń przeszłości w Porcie Lotniczym Poznań-Ławica Sp. z o.o. dokonuje się
sprawdzenia osoby na podstawie uzyskanych od Komendanta Oddziału Nadodrzańskiego Straży
Granicznej w Krośnie Odrzańskim informacji o braku negatywnych przesłanek na podstawie art.
188a ust. 4 Prawa lotniczego.
18. Osoba ubiegająca się o wydanie czasowej karty identyfikacyjnej Portu Lotniczego Poznań-Ławica
oraz osoba podlegająca ponownemu sprawdzeniu przeszłości, o którym mowa w pkt. 16
zobowiązane są do złożenia kompletnego, czytelnie wypełnionego i podpisanego formularza do
Administratora Elektronicznych Systemów Bezpieczeństwa (tel. wew. 178, dalej ‘Administrator
ESB’). W przypadku ubiegania się o wydanie czasowej karty identyfikacyjnej Portu Lotniczego
Poznań-Ławica lub jej wymiany osoba zobowiązana jest do złożenia również aktualnej fotografii.
Strona 3 z 5
Załącznik nr 7 do Instrukcji przepustkowej
19. Wymagania dotyczące dołączanej do Wniosku o wydanie czasowej karty identyfikacyjnej albo
Formularza H: Wniosku o wymianę czasowej karty identyfikacyjnej zostały określone
w załączniku nr 5 do Instrukcji przepustkowej Portu Lotniczego Poznań-Ławica Sp. z o.o.
20. W przypadku braków w formularzu osoba wzywana jest do ich niezwłocznego ich uzupełnienia
lub dokumentacja zwracana jest do wnioskodawcy.
21. Administrator ESB lub jego zastępca zobowiązani są do:
a) weryfikacji poprawności sporządzenia wniosku o wydanie czasowej karty identyfikacyjnej
Portu Lotniczego Poznań-Ławica lub wypełnienia formularza, o którym mowa w pkt. 15;
b) ustalenia tożsamości osoby na podstawie dokumentu wskazanego w formularzu
potwierdzającego tożsamość;
c) skierowania wystąpienia do PSG w sprawie udzielenia informacji o braku negatywnych
przesłanek na podstawie art. 188a ust. 4 Prawa lotniczego;
d) skierowania wystąpienia do Zespołu Zarządzania Ochroną w sprawie udzielenia informacji
o odbyciu przez osobę sprawdzaną wymaganych szkoleń;
e) przeprowadzenia ewentualnego wywiadu z osobą sprawdzaną w przypadku konieczności
uzyskania dodatkowych informacji dotyczących państw pobytu, zatrudnienia, kształcenia lub
okresów przerw w zatrudnieniu i kształceniu - z co najmniej 5 poprzedzających lat, o ile nie
da się dokonać niezbędnych ustaleń lub potwierdzenia danych na podstawie przedłożonych
dokumentów;
f)
przedłożenia wyników sprawdzeń do akceptacji Szefa ochrony lub jego Zastępcy;
g) kontroli upływu terminu, o którym mowa w pkt. 7 i przygotowania stosownej dokumentacji
w tym zakresie;
h) prowadzenia niezbędnej dokumentacji i wykazów związanych z realizacją sprawdzeń
przeszłości.
22. Administrator ESB lub jego zastępca w sytuacji uzyskania informacji z wywiadu z osobą
sprawdzaną istotnych dla sprawdzeń przeszłości sporządza notatkę lub potwierdza sporządzoną
przez osobę sprawdzaną notatkę, dołączając ją do dokumentacji sprawdzeń przeszłości.
W przypadku niedających się usunąć wątpliwości Administrator ESB lub jego zastępca wyraźnie
określa je w notatce dołączanej do dokumentacji sprawdzeń przeszłości przed przedłożeniem tej
dokumentacji Szefowi ochrony lub jego Zastępcy.
23. Administrator ESB lub jego zastępca w przypadku zidentyfikowania - podczas dokonywania
sprawdzeń przeszłości – faktu przebywania danej osoby w krajach, o których mowa w Dodatku
Strona 4 z 5
Załącznik nr 7 do Instrukcji przepustkowej
6-I załącznika do Decyzji 2015/8005, informuje o tym niezwłocznie Szefa ochrony lub jego
Zastępcę, sporządzając pisemną informację.
24. Przeprowadzenie czynności sprawdzeń przeszłości potwierdzane jest pieczęcią i podpisem przez
wskazane w dokumentacji osoby lub organy.
25. Szef ochrony lub jego Zastępca po otrzymaniu dokumentacji ze sprawdzeń przeszłości dokonuje
jej weryfikacji. W przypadku konieczności powtórzenia wybranych czynności zwraca
dokumentację z odpowiednią dyspozycją do Administratora ESB lub sam przeprowadza
niezbędne czynności.
26. W przypadku pozytywnego rozstrzygnięcia w zakresie sprawdzeń przeszłości Szef ochrony lub
jego Zastępca składa podpis we właściwej części formularza i przekazuje dokumentację do
Administratora ESB celem wydania karty identyfikacyjnej portu lotniczego lub/i archiwizacji
dokumentacji ze sprawdzeń przeszłości osoby.
27. W przypadku negatywnego rozstrzygnięcia w zakresie sprawdzeń przeszłości oraz wystąpienia
przypadku, o którym mowa w pkt. 19, Szef ochrony lub jego Zastępca przygotowuje stosowną
dokumentację pod podpis Dyrektora ds. operacyjnych oraz włącza jej egzemplarz do
dokumentacji z dokonanych sprawdzeń przeszłości.
Wewnętrzne procedury kontroli przed zatrudnieniem
28. Zgodnie z pkt. 11.1.4 załącznika do Rozporządzenia 2015/1998, kontrola przed zatrudnieniem:
a) ustala tożsamość osoby na podstawie dokumentacji potwierdzającej tożsamość,
b) obejmuje zatrudnienie, kształcenie i wszystkie przerwy z co najmniej 5 poprzedzających lat,
c) wymaga podpisania przez tę osobę deklaracji opisującej szczegółowo wszelką przeszłość
kryminalną we wszystkich państwach pobytu z co najmniej 5 poprzedzających lat.
29. Zgodnie z pkt. 11.1.5 załącznika do Rozporządzenia 2015/1998 kontrola przed zatrudnieniem
odbywają się przed odbyciem przez tę osobę jakiegokolwiek szkolenia z zakresu ochrony
obejmującego dostęp do informacji, które nie są ogólnodostępne.
30. Kontrolę przeszłości w toku procesu rekrutacji przeprowadza w imieniu Zarządzającego
lotniskiem Dział Personalny w oparciu o formularz, którego wzór stanowi załącznik nr 9 do
Instrukcji przepustkowej Portu Lotniczego Poznań-Ławica Sp. z o.o.
31. W toku kontroli przeszłości zasady określone powyżej w wewnętrznych procedurach sprawdzeń
przeszłości stosuje się odpowiednio.
Strona 5 z 5