Exit interview, moda czy realna korzyść?

Exit interview, moda czy realna korzyść?
Powody odejścia z pracy są różne. Decyzja
o opuszczeniu dotychczasowego pracodawcy może
wynikać z otrzymania propozycji nowych, lepszych
warunków pracy, pojawienia się nieoczekiwanej
oferty, która wydaje się w pełniejszy sposób odpowiadać na potrzeby realizacji aspiracji zawodowych, czy też może być powodowana poczuciem
niespełnienia oczekiwań pracownika. Coraz więcej
pracodawców traktuje taką sytuację jako szansę na
uzyskanie cennych informacji, które nie tylko przyczynią się do poprawy funkcjonowania organizacji
czy poprawy jakości miejsca pracy, ale także mogą
zapobiec zjawisku nadmiernej rotacji w przyszłości.
Dlatego też zachęca się odchodzącego pracownika
do przystąpienia do „exit interview”, procedury, która
polega na uzyskaniu konkretnych informacji, dzięki
którym dana instytucja stanie się bardziej atrakcyjnym miejscem pracy.
W jakim celu przeprowadzamy exit interview?
Exit interview to procedura, na którą najczęściej
składają się dwa elementy. Pierwszy to wypełnienie
przez pracownika ankiety zawierającej szczegółowe
pytania dotyczące przyczyn podjęcia decyzji
o zmianie miejsca pracy. Drugi element to rozmowa
przeprowadzana z pracownikiem przez osobę do
tego wyznaczoną, często dyrektora komórki kadrowej lub innego przedstawiciela takiej komórki, na
podstawie wypełnionej wcześniej ankiety.
Przedstawiona procedura ma służyć instytucjom do
uzyskania szczerych, uczciwych opinii i uwag na
temat tychże instytucji. Powyższa procedura może
być stosowana nie tylko wobec pracowników, którzy
podjęli decyzję o odejściu z pracy, ale również
wobec pracowników zwolnionych, pracowników
przenoszonych na inne stanowisko, osób zatrudnionych np. na umowę zlecenia itp. Warto
jednak zaznaczyć, że najczęściej ich udział jest
dobrowolny, a wyniki w dalszej części procesu powinny być zgrupowane w sposób, w którym będzie
możliwe zachowanie anonimowości osób biorących
udział w procedurze. O podjęciu stosownych działań
w celu zachowania anonimowości należy także
zapewnić pracownika.
Praktyka dość często pokazuje, że informacje pozyskane w trakcie efektywnie przeprowadzonej
procedury są niezwykle cenne, i ze względu na ich
dużą wartość exit interview stanowi często integralny element całego procesu związanego z odejściem pracownika z dotychczasowego miejsca pracy.
Co więcej, zachęca się całą kadrę kierowniczą oraz
bezpośrednich przełożonych do inicjowania oraz
przeprowadzania
procedury
exit
interview.
W instytucji, w której przeważa atmosfera zaufania,
takie informacje staną się bezcennym źródłem
72
Przegląd Służby Cywilnej
informacji w celu doskonalenia i rozwoju. Podczas
exit interview można bowiem określić pozytywne
aspekty pracy w instytucji, co możemy wykorzystać
w celu zatrzymania kluczowych pracowników oraz
w celu poprawy miejsca pracy, po to aby pozyskać
nowych wartościowych ludzi dla organizacji.
Kluczem do przeprowadzenia efektywnego i skutecznego exit interview z odchodzącym pracownikiem, w celu zapewnienia rzetelnych informacji
odpowiedniej jakości, jest stworzenie otoczenia,
w którym pracownik będzie czuł się komfortowo, tak
aby w trakcie dzielenia się swoimi uwagami i komentarzami dotyczącymi miejsca pracy nie miał poczucia niepewności związanego z obawami przed
ewentualnymi reperkusjami. Zupełnie odmienny
efekt osiągniemy jeśli pracownik odniesie wrażenie,
że jego spostrzeżenia są negowane, co w efekcie
końcowym przekreśla skuteczność całego procesu.
Dlatego tak istotne jest dołożenie starań, aby
zapewnić pracownika, że uzyskane od niego
informacje pozostaną zgrupowane wraz z innymi
opiniami pracowników, i nie zostaną wykorzystane
przeciw danemu pracownikowi, a będą przedstawiane jedynie jako dane zbiorcze.
Jednolitość
Wybór metody stosowania exit interview, a co za
tym idzie skuteczność procedury, pozostawia dość
dużą swobodę. Należy jednak zauważyć, że stosowanie przez różne komórki organizacyjne różnych
metod w jednej instytucji może osłabić wyniki
i efektywność procesu. Podczas projektowania metody powyższej procedury nacisk powinien zostać
położony na schematy zachowań, które instytucja
może z łatwością przekształcić w plany działań
mające na celu ograniczenie płynności zasobów
ludzkich i zwiększenie zaangażowania. Zastosowanie w tym celu wielu planów/schematów (np.
innych w poszczególnych departamentach) może
spowodować otrzymanie diametralnie różnych
i często niekompatybilnych ze sobą danych. Może
się okazać, że porównanie wyników uzyskanych za
pomocą poszczególnych metod będzie dla danej
instytucji trudnym, a nawet niewykonalnym procesem, a co za tym idzie – wypracowanie efektywnego
planu działania, mającego wyeliminować zidentyfikowane problemy, nie będzie możliwe.
Pożądanym zatem działaniem będzie stworzenie
jednolitego schematu stosowania procedury exit
interview, obowiązującego w jednej instytucji. W ten
sposób zapewniamy możliwość zapoznania pracowników z procedurą i jej zasadami, jak
i oczekiwaniami odnośnie do jej przeprowadzenia.
Kto przeprowadza procedurę?
Od słowa do czynu
Procedura exit interview powinna być przeprowadzona przez doświadczonych pracowników,
posiadających wiedzę na temat problematyki, która
będzie przedmiotem dyskusji. Często za całą procedurę odpowiedzialni są przedstawiciele komórek
kadrowych w instytucji, w której pracownik jest
zatrudniony. Rzadziej są to zewnętrzne firmy,
specjalizujące się w tematyce zarządzania zasobami
ludzkimi oraz przeprowadzaniu exit interview.
Stosowanie tego drugiego rozwiązania poleca się
szczególnie w przypadku, gdy pomimo tego, że
w instytucji panuje ogólna atmosfera zaufania,
zachodzi prawdopodobieństwo, że w obawie przed
efektem „spalonych mostów” pracownik może
udzielać jedynie ogólnych, mało przydatnych
informacji. Przeprowadzenie exit interview przez
osobę całkowicie niezależną może zatem wspomóc
skuteczność całego procesu.
Gdy już poświęcimy wiele czasu i energii na pozyskanie od pracowników cennych informacji, ważne
jest ich efektywne wykorzystanie i wdrożenie wypracowanych usprawnień. Dlatego też informacje
powinny być na bieżąco oraz systematycznie
(w odstępach tygodniowych, miesięcznych itp.)
przekazywane odpowiednim pracownikom/zespołom, np. kadrze kierowniczej, która mogłaby je
wykorzystać w celu zatrzymania pracowników
wykazujących wolę odejścia z pracy, a także określonym osobom czy zespołom, odpowiedzialnym
bezpośrednio za zapobieganie rotacji w instytucji.
Regularne dostarczanie powyższych informacji
sprawi, że problem odejść z pracy będzie
traktowany priorytetowo przez osoby odpowiedzialne za minimalizowanie tego zjawiska.
Elementy procedury
Szczególnie polecaną procedurą exit interview jest
taka, która składa się z obydwu etapów, wypełnienia
przez pracownika ankiety oraz udziału w rozmowie.
Przykładowa ankieta zawiera pytania dotyczące
oceny przez pracownika takich obszarów, jak:
zarządzanie, atmosfera w miejscu pracy, kultura
organizacyjna, wynagrodzenia i nagrody, możliwość
szkoleń, rozwoju i awansu itp.
Drugi etap, często traktowany jako kontynuacja
procesu, także pozostawia swobodę, bowiem może
być przeprowadzony z pracownikiem zarówno
bezpośrednio, jak i przez telefon. Często też rozmowa/wywiad jest przeprowadzana już po ustaniu
stosunku pracy. Często bowiem taka rozmowa,
przeprowadzona na kilka dni czy tygodni po ustaniu
stosunku pracy, może dostarczyć bardziej obiektywnych informacji. Pracownik znajduje się już
w nowej organizacji, a dzięki porównaniu może się
okazać, że poprzednia praca miała lepsze
perspektywy niż pracownik założył. W przypadku
przeprowadzenia rozmowy/wywiadu po dłuższym
czasie można także oczekiwać większej swobody
oraz otwartości ze strony pracownika.
Co więcej, warto zauważyć, że do podjęcia ostatecznej decyzji o odejściu, w tym do poinformowania
przełożonego, pracownik potrzebuje często kilku
miesięcy od chwili powzięcia takiego zamiaru.
Pozostaje stosunkowo dużo czasu na zidentyfikowanie zachowań wskazujących na chęć odejścia
z pracy, na długo przed podjęciem przez pracownika
ostatecznej decyzji. W niektórych przypadkach
może się okazać, że pomimo zaproponowanych
rozwiązań nie uda się zatrzymać pracownika.
W innym przypadku okaże się, że dany pracownik
oczekiwał jedynie wsparcia w zakresie wskazania
możliwości rozwoju swojej ścieżki zawodowej
w obecnej instytucji.
Kluczowym czynnikiem decydującym o powodzeniu
podjętych działań jest skuteczna diagnoza sytuacji.
Procedura exit interview ma służyć zidentyfikowaniu
przyczyny rezygnacji z dotychczasowego stanowiska pracy oraz wykazaniu tych obszarów, które
należałoby w odpowiedni sposób zmienić. Ważne
jednak jest nie tylko dogłębne poznanie przyczyn
decyzji o odejściu ale i, przede wszystkim, stworzenie mechanizmów planu działania mającego
zapobiec takiej sytuacji w przyszłości i skuteczne
jego wdrożenie, co w efekcie poprawi atrakcyjność
pracodawcy w oczach obecnych jak i przyszłych
pracowników.
Marta Pawłoska
Specjalista w Wydziale Współpracy Międzynarodowej
Departamentu Służby Cywilnej KPRM
powrót
Departament Służby Cywilnej KPRM
73