Elementy umowy oraz najczęściej popełniane błędy w

Elementy umowy oraz najczęściej
popełniane błędy w rozliczeniach realizacji
zadań publicznych
Umowa – w prawie cywilnym oznacza zgodne
porozumienie dwóch lub więcej stron ustalające
ich wzajemne prawa lub obowiązki.
Aneks – pisemna zmiana warunków wcześniej
zawartej umowy.
Najistotniejsze elementy umowy zgodnie z Rozporządzeniem Ministra
Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru
oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania
publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania:
§1 Przedmiot umowy
ust 1.
Zleceniodawca zleca Zleceniobiorcy, realizację zadania publicznego
określonego szczegółowo w ofercie złożonej przez Zleceniobiorcę.
ust. 4.
Oferta, harmonogram i kosztorys stanowią załączniki do umowy.
§2 Sposób wykonania zadania publicznego
ust. 1 Termin realizacji zadania od ___ do ___,
ust. 3 Zleceniobiorca zobowiązuje się do wykorzystania przekazanej
dotacji zgodnie z celem na jaki ją uzyskał.
§3 Wysokość dotacji w całkowitym koszcie zadania
ust. 1 Kwota dotacji,
ust. 3 Zobowiązanie zleceniobiorcy do przekazania na realizację zadania
środków finansowych własnych i wkładu osobowego,
ust. 4 Całkowity koszt zadania.
§4 Procentowy udział dotacji w kosztach zadania publicznego.
§5 Dokumentacja finansowo – księgowa i ewidencja księgowa.
§6 Obowiązki informacyjne Zleceniobiorcy.
§7 Uprawnienia informacyjne Zleceniodawcy.
§8 Kontrola zadania publicznego.
§9 Obowiązki sprawozdawcze Zleceniodawcy
ust. 7 W przypadku niezastosowania się do wezwania, Zleceniobiorca
zapłaci karę umowną, ponadto wezwanie może być podstawą
odstąpienia od umowy.
§10 Zwrot środków finansowych.
§11 Rozwiązanie umowy za porozumieniem Stron.
§12 Odstąpienie od umowy przez Zleceniobiorcę.
§13 Rozwiązanie umowy przez Zleceniodawcę.
§14 Zakaz zbywania rzeczy zakupionych ze środków pochodzących
z dotacji.
§15 Forma pisemna oświadczeń.
ust. 1 Wszelkie zmiany, uzupełnienia i oświadczenia składane w związku
z niniejszą umową wymagają pod rygorem nieważności zawarcia
w formie pisemnej aneksu.
ust. 2 Wszelkie wątpliwości związane z realizacją niniejszej umowy
wyjaśniane będą w formie pisemnej.
§16 Odpowiedzialność osób trzecich.
§17 – 19 Postanowienia końcowe.
Największa trudność – przesunięcia
pomiędzy pozycjami kosztorysu
Jeżeli
dany
koszt
finansowany
z
dotacji
wykazany
w sprawozdaniu nie jest równy z kosztem określonym
w odpowiedniej pozycji kosztorysu, to uznaje się go za zgodny
z kosztorysem wtedy, gdy nie nastąpiło jego zwiększenie o więcej
niż 10 %
Kosztorys realizacji zadania zgodny z zapisami umowy:
Rodzaj kosztów
(koszty merytoryczne
i administracyjne
związane
z realizacją zadania)
Koszt całkowity
(w zł)
Z tego
z
wnioskowanej
dotacji
(w zł)
Z tego
z finansowych
środków własnych,
środków z innych
źródeł oraz wpłat
i opłat adresatów
(w zł)*
Koszt
do pokrycia
z wkładu osobowego
w tym pracy społecznej
członków
i świadczeń wolontariuszy
Koszty transportu
5 000,00
4 000,00
1 000,00
0,00
Wyżywienie
2 000,00
1 000,00
1 000,00
0,00
Ogółem
7 000,00
5 000,00
2 000,00
0,00
Poprawne przesunięcie:
Rodzaj kosztów
(koszty merytoryczne
i administracyjne
związane
z realizacją zadania)
Koszt całkowity
(w zł)
Z tego
z
wnioskowanej
dotacji
(w zł)
Z tego
z finansowych
środków własnych,
środków z innych
źródeł oraz wpłat
i opłat adresatów
(w zł)*
Koszt
do pokrycia
z wkładu osobowego
w tym pracy społecznej
członków
i świadczeń wolontariuszy
Koszty transportu
5 000,00
3 900,00
1 000,00
0,00
Wyżywienie
2 000,00
1 100,00
1 000,00
0,00
Ogółem
7 000,00
5 000,00
2 000,00
0,00
Kosztorys realizacji zadania zgodny z zapisami umowy:
Rodzaj kosztów
(koszty merytoryczne
i administracyjne
związane
z realizacją zadania)
Koszt całkowity
(w zł)
Z tego
z wnioskowanej
dotacji (w zł)
Z tego
z finansowych środków
własnych, środków z innych
źródeł oraz wpłat i opłat
adresatów (w zł)*
Koszt
do pokrycia
z wkładu osobowego
w tym pracy społecznej członków
i świadczeń wolontariuszy
Koszty transportu
5 000,00
4 000,00
1 000,00
0,00
Wyżywienie
2 000,00
1 000,00
1 000,00
0,00
Ogółem
7 000,00
5 000,00
2 000,00
0,00
Koszt całkowity
(w zł)
Z tego
z wnioskowanej
Dotacji (w zł)
Z tego
z finansowych środków
własnych, środków z innych
źródeł oraz wpłat i opłat
adresatów (w zł)*
Koszt
do pokrycia z wkładu
osobowego w tym pracy
społecznej członków
i świadczeń wolontariuszy
Błędne przesunięcie:
Rodzaj kosztów
(koszty merytoryczne
i administracyjne
związane
z realizacją zadania)
Koszty transportu
5 000,00
3 600,00
1 000,00
0,00
Wyżywienie
2 000,00
1 400,00
1 000,00
0,00
Ogółem
7 000,00
5 000,00
2 000,00
0,00
Kwota naliczona do zwrotu z powodu błędnego przesunięcia środków pochodzących
z dotacji to: 300,00 zł
Wskazanie konkretnych kwot wkładu własnego, dotacji i kosztu
całkowitego.
Kwoty te powinny zostać rozliczone w sprawozdaniu (na podstawie
faktur, rachunków, umów wolontaryjnych), rozliczenie powinno
obejmować dokładnie te kwoty które zostały określone w umowie.
Jeżeli w sprawozdaniu zostaną rozliczone inne kwoty różnice
należy zwrócić.
Kosztorys realizacji zadania zgodny z zapisami umowy:
Rodzaj kosztów
(koszty merytoryczne
i administracyjne związane
z realizacją zadania)
Koszt
całkowity
(w zł)
Z tego
z
wnioskowanej
dotacji
(w zł)
Z tego
z finansowych
środków własnych,
środków z innych
źródeł oraz wpłat
i opłat adresatów
(w zł)*
Koszt
do pokrycia
z wkładu osobowego
w tym pracy społecznej
członków
i świadczeń
wolontariuszy
Procentowy udział
dotacji
w kosztach
zadania
Suma kosztów zgodna
z umową
7080,00
2000,00
4080,00
1000,00
28,25%
Suma kosztów zgodna
z rozliczeniem
5733,90
2000,00
2733,90
1000,00
34,88%
W związku ze zmniejszeniem wartości wkładu własnego naliczono kwotę
do zwrotu w wysokości: 380,17 zł
(sposób wyliczenia kwoty: 5 733,90 x 28,25 = 1 619,83 – 2 000,00 = 380,17)
Zgodnie z opinią Radcy Prawnego Urzędu Miejskiego w Jaworznie zwiększenie
lub zmniejszenie procentowego udziału dotacji w koszach całkowitych zadania
uznaje się jako dotację pobraną w nadmiernej wysokości i podlega zwrotowi.
Środki finansowe wydatkowane na realizację zadania (przyznana
dotacja oraz wkład własny) muszą zostać wydatkowane do dnia
zakończenia realizacji zadania,
Kwoty podlegające zwrotowi zgodnie z posiadanymi przez Referat
opiniami Radcy Prawnego Urzędu Miejskiego w Jaworznie wynikają
z następujących przyczyn:
1) regulowanie płatności po zakończeniu terminu realizacji zadania publicznego:
np. organizacja X dokonała płatności 2 dni po terminie realizacji zadania
w związku z powyższym cała wartość faktury została naliczona do zwrotu,
np. organizacja Y dokonała płatności należnych składek odprowadzonych
do ZUS i US 17 grudnia (termin realizacji zadania do 15 grudnia) w związku
z powyższym naliczono kwotę do zwrotu mimo iż termin zakończenia realizacji
zadania przypadał na dzień ustawowo wolny od pracy,
2) wszystkie faktury wystawione po terminie realizacji zadania mimo,
iż obejmują okres realizacji zadania podlegają zwrotowi
3) wszystkie faktury wystawione w terminie realizacji zadania, a obejmujące
okres sprzed terminu jego realizacji podlegają zwrotowi
Dziękuję
uwagę
Dziękuję
zazauwagę