Instrukcja dla systemu dokumentów

Instrukcja dla systemu dokumentów
I. LISTA DOKUMENTÓW
Czerwony kolor na formularzach oznacza miejsca, które naleŜy wypełnić.
1. Program imprezy: kaŜda impreza (szkolenie, warsztat, konferencja) powinna być
rozpisana zgodnie z formularzem i przedstawiona w ogłoszeniu o imprezie (formularz
moŜliwy do pobrania w ogłoszeniu internetowym albo przesyłany wraz z mailingiem
informującym o imprezie.
2. Lista obecności: lista obecności powinna być wypełniona dla kaŜdej imprezy
(szkolenie, coaching, warsztat, konferencja).
3. Ankieta oceny imprezy: ankieta powinna być wypełniona na kaŜdym szkoleniu,
przez kaŜdego uczestnika.
4. Sprawozdanie z pracy animatora: sprawozdanie powinno zostać wypełnione przez
kaŜdego animatora do 5. dnia kaŜdego miesiąca; w sprawozdaniu powinna zostać
zawarta informacja o działaniach podjętych w poprzednim miesiącu. W rubryce 1.
oraz 9 powinna zostać podana liczba. Rubryki od 2-8 powinny zostać wypełniona w
trybie 0-1, gdzie „1” oznacza „wykonane” zaś „0” oznacza „niewykonane”.
5. Karta konsultacji/doradztwa jest wypełniana w następujących przypadkach:
• wizyta/telefon/email animatora do firmy
(okres w którym zachodzi konieczność
wypełniana karty zaczyna się od 16
czerwca 2010 – wypełnianie karty przed
tym okresem jest fakultatywne)
• doradztwo
(realizowane
w ramach
Politechniki Koszalińskiej)
W odniesieniu do doradztwa powinna zostać wypełniona rubryka „liczba godzin” – w
przypadku działań animatora nie ma takiej konieczności.
6. Deklaracja uczestnictwa: deklaracja uczestnictwa powinna być wypełniona przez
kaŜdego uczestnika danego wsparcia (partnera bądź osobę z zewnątrz). W
szczególności powinna być wypełniona w przypadku kaŜdego szkolenia (łącznie z
coaching’em ZUT - jednorazowo) oraz doradztwa.
7. Sprawozdanie z analizy problematyki w firmie powinno zawierać następujące
punkty:
• opis przedsiębiorstwa
• zasoby kadrowe
• sytuacja na ryku branŜowym
• konkurencja (w kontekście regionu i kraju)
• infrastruktura
• współpraca zewnętrzna w zakresie B+R
• marketing
• podsumowanie
8. Pomoc de minimis – formularz informacji: instrukcja wypełnienia znajduje się na
końcu formularza.
9. Pomoc de minimis – zaświadczenie: wypełnia UM w oparciu o następujące
dokumenty nadesłane przez realizatora szkolenia, coaching’u bądź doradztwa
(zarówno stałego doradztwa ZUT jak i godzinowego PK):
•
•
•
•
zgłoszenie na imprezę
deklarację uczestnictwa
listę obecności
całkowitą
wielkość
kwoty
środków
zapisanych w budŜecie na dane wsparcie (np.
łącznie z kosztami wynajmu sali, transportem
na dane szkolenie itp.)
Zaświadczenie jest wystawiana dla podmiotów, które prowadzą działalność
gospodarczą.
10. Oświadczenie o nieprowadzeniu działalności gospodarczej: jest wypełniane przez
instytucje biorące udział we wsparciu (szkolenia, doradztwo, coaching), ale nie
prowadzące działalności gospodarczej (w związku z tym nie otrzymujące pomocy
de minimis). Formularz oświadczenia powinien być do pobrania w ogłoszeniu
internetowym albo przesłany wraz z mailingiem informującym o danym wsparciu.
11. Oświadczenie o otrzymanej pomocy: jest wypełniane przez instytucje biorące udział
we wsparciu (szkolenia, doradztwo, coaching), prowadzące działalności
gospodarczej. Formularz oświadczenia powinien być do pobrania w ogłoszeniu
internetowym albo przesłany wraz z mailingiem informującym o danym wsparciu.
12. Regulamin uczestnictwa w projekcie: powinien być do pobrania w ogłoszeniu
internetowym o wsparciu albo przesłany wraz z mailingiem informującym o danym
wsparciu. Warunkiem podpisania deklaracji uczestnictwa przez uczestnika jest
udostępnienie mu regulaminu.
13. Zgłoszenie na imprezę: powinno być do pobrania w ogłoszeniu internetowym o
wsparciu albo przesłane wraz z mailingiem informującym o danym wsparciu.
Powinno być dostarczone przez uczestnika do organizatora przed rozpoczęciem
wsparcia i podpisaniem deklaracji uczestnictwa.
14. Ankieta oceny doradztwa: w przypadku PK ankieta powinna być wypełniona
kaŜdorazowo gdy realizowane jest doradztwo dla danej instytucji, wraz z wpisaniem
liczby godzin danego doradztwa oraz tematu. W przypadku ZUT ankieta będzie
wypełniona na zakończenie stałego doradztwa przez kaŜdego z uczestników
doradztwa, przy czym nie ma konieczności wykazywania liczby godzin.
II. OBIEG DOKUMENTÓW
PROCEDURA PRZED SZKOLENIEM/DORADZTWEM:
• 13_Zgłoszenie na imprezę (dostarczone przez uczestnika przed podpisaniem
deklaracji uczestnictwa)
• 6_Deklaracja uczestnictwa (termin ostateczny podpisania przez uczestnika –
w dniu szkolenia/doradztwa)
• Dodatkowo:
jeŜeli nie prowadzi działalności gospodarczej, to:
i. 10_Oświadczenie o nieprowadzeniu działalności gospodarczej
jeŜeli prowadzi działalność gospodarczą, to:
i. 8_Pomoc de minimis – formularz informacji
ii. 11_Oświadczenie o otrzymanej pomocy
PROCEDURA PO SZKOLENIU/DORADZTWIE:
• 9_Pomoc de minimis – zaświadczenie (uczestnicy otrzymają od lidera). Lider
przygotuje zaświadczenia w oparciu o następujące dokumenty nadesłane przez
realizatora szkolenia, coaching’u bądź doradztwa (zarówno stałego doradztwa
ZUT jak i godzinowego PK):
• zgłoszenie na imprezę
• deklarację uczestnictwa
• listę obecności
• całkowitą
wielkość
kwoty
środków
zapisanych w budŜecie na dane wsparcie (np.
łącznie z kosztami wynajmu sali, transportem
na dane szkolenie itp.)