DIADEM Print Report Manager

DIADEM
Print Report Manager
Kontroling ilości i kosztów
wydruków/kopii/skanów
XERREX Sp. z o.o.
Spółka zarejestrowana w Sądzie Rejonowym
w Rzeszowie pod nr KRS 000009107
Kapitał zakładowy: 1 860 000,00 zł
REGON: 691549825; NIP: 813-32-18-216
35-032 Rzeszów, ul. Lisa Kuli 6
tel. 17/852 29 70, faks 17/862 04 34
email: [email protected]
www.xerrex.pl
Partner
Powszechna obecność kopiarek, drukarek czy teŜ urządzeń
wielofunkcyjnych w środowiskach nie tylko biurowych ale
i produkcyjnych
doprowadziła
do
wzrostu
ilości
wytwarzanych dokumentów. Pociąga to za sobą znaczny
wzrost kosztów operacyjnych, dlatego kaŜde przedsiębiorstwo
niezaleŜnie od swojej wielkości coraz mocniej zwraca uwagę
na moŜliwości zarządzania wydrukiem dokumentów na
posiadanych urządzeniach.
W kaŜdej organizacji wykonywane są tysiące czy miliony wydruków, często ich ilość jest
nadmierna i z części z nich moŜna zrezygnować poprzez odpowiednie zarządzanie
urządzeniami i dokumentami. By ułatwić organizacjom właściwe zarządzanie urządzeniami
i jednocześnie dokumentami Xerrex proponuje aplikację opracowaną wspólnie z Asseco
Poland o nazwie Diadem Print Report Manager.
Dzięki tej zaawansowanej aplikacji moŜliwe jest zarządzanie dostępem do urządzeń
wielofunkcyjnych i drukujących, uprawnieniami uŜytkowników lub grup roboczych oraz
kontrola ilości wydruków/kopii/skanów i idących za tym kosztów generowanych przez
poszczególnych pracowników. Dane gromadzone przez oprogramowanie do zarządzania
wydrukiem pozwalają na ustalenie i przeanalizowanie przyzwyczajeń pracowników oraz
sposobów produkcji dokumentów.
Diadem/PRM
umoŜliwia
monitoring
wszystkich
DIADEM - PRINT
wydruków/kopii/skanów, które wykonują pracownicy oraz
REPORT MANAGER
kontrolę dostępu do urządzeń lub ich poszczególnych
funkcji. A co za tym idzie daje moŜliwość obniŜenia
kosztów operacyjnych:
• Pracownicy eliminują wydruki zbędne, błędne i prywatne oraz zwracają większą
uwagę na bezpieczeństwo i poufność zawartych w nich informacji. Takie działanie
prowadzi do redukcji ilości drukowanych dokumentów średnio o 20 procent.
• MoŜliwe jest lepsze zarządzanie parkiem urządzeń, zaplanowanie ich optymalnego
rozmieszczenia w organizacji i ograniczanie dostępu jak i moŜliwość przekierowania
wydruków na urządzenia bardziej ekonomiczne, o niŜszych kosztach eksploatacji.
Dzięki analizie obciąŜenia poszczególnych urządzeń moŜliwe jest obniŜenie ich ilości
od 2 do 5 razy.
•
Moduł raportowy pozwala na łatwe i szybkie wygenerowanie wymaganych raportów
z podziałem na uŜytkowników, departamenty, urządzenia, czy podział druku na
www.xerrex.pl
DIADEM Print Report Manager – kontroling ilości i koszów wydruków/kopii/skanów
Wstęp
1
Partner
informuje o tym, które drukarki, kopiarki i urządzenia wielofunkcyjna są przeciąŜone,
jak często uŜywane i które generują najwyŜsze koszty.
Zarządzanie dostępem do urządzeń
• Automatyczne wyszukiwanie urządzeń w sieci wraz z podsieciami, odbywa się
automatycznie.
Procedura
wyszukiwania urządzeń
sieciowych wymagana
jest na początku, w
trakcie wdroŜenia, a
następnie w momencie
kiedy zmienia się park
urządzeń
i
np.
instalowane są kolejne.
• Odczyt urządzeń - aplikacja odczytuje wszystkie działające w sieci urządzenia.
W przypadku urządzeń Ricoh, odczyt jest bardzo szczegółowy i zawiera takie dane
jak: adres IP, stan licznika, nr fabryczny, nazwę i wersję firmware’u. Dodatkowo
moŜliwe jest określenie lokalizacji danego urządzenia dla łatwiejszej jego
identyfikacji.
• Odczyt liczników wybranych do rozliczeń urządzeń realizowany jest ręcznie lub
automatycznie wg ustalonego harmonogramu. Harmonogram jest konfigurowany
przez administratora, z dokładnym wskazaniem czasu odczytu liczników (o określonej
godzinie i w wybrane dni miesiąca). Najlepiej wykonywać odczyt liczników poza
godzinami pracy, dzięki temu aplikacja nie stanowi obciąŜenia dla sieci. Odczyt
ręczny w zaleŜności od potrzeb moŜe dotyczyć wszystkich urządzeń lub tylko
wybranych urządzeń.
• Zdefiniowanie kosztów druku, kopii, skanu dla poszczególnych urządzeń wraz
z innymi kosztami jest podstawą do obliczenia kosztów wykonania dokumentów przez
uŜytkowników. Koszty te obejmują cenę wydruków i kopii tak czarno-białych jak i
kolorowych, skanów, koszt papieru i inne koszty stałe przypadające na urządzenie
(opłata stała z tytułu najmu lub tez odpis amortyzacyjny).
www.xerrex.pl
DIADEM Print Report Manager – kontroling ilości i koszów wydruków/kopii/skanów
czarno-biały lub kolorowy, szczególnie pomocne przy rozliczaniu kosztów na
poszczególne miejsca ich powstawania (MPK). Diadem Print Report Manager
2
Partner
•
Przypisywanie uŜytkowników do grup roboczych
oraz nadawanie im praw dostępu do grupy urządzeń administrator w bardzo łatwy sposób moŜe dodać
nowego uŜytkownika, przydzielić go do określonej
grupy roboczej, nadać mu uprawnienia do
poszczególnych funkcji urządzeń oraz kod autoryzacji
do nich. Przypisane funkcje są dostępne na wszystkich
urządzeniach, do korzystania z których dany uŜytkownik jest uprawniony. Kod
dostępu moŜe być wprowadzany ręcznie z wykorzystaniem panelu operatora
urządzenia, lub jak w przypadku rozwiązań Xerrex, z wykorzystaniem terminali na
karty zbliŜeniowe.
•
•
•
Uprawnienia
uŜytkowników - uprawnienia kaŜdego z uŜytkowników mogą być
edytowane. Administrator moŜe blokować je na czas nieobecności, uzupełniać dane
kontaktowe, przydzielać inną grupę, a na końcu usunąć z bieŜącej listy uŜytkowników.
Równie łatwo sprawdzić do jakich urządzeń dany uŜytkownik ma dostęp i w razie
konieczności zmodyfikować je.
Komunikacja z LDAP, Active Directory - dodawać uŜytkowników moŜna ręcznie,
lub importować dane z LDAP, AD. Jeśli administrator ma stworzoną własną bazę
uŜytkowników np. pliku xls. ma równieŜ moŜliwość zaimportować te dane.
Rozliczanie prac uŜytkowników - poniewaŜ kaŜdorazowe uŜycie urządzenia
wymaga autoryzacji, kaŜdy uŜytkownik wykonuje prace na swoje konto, bez względu
czy jest to kopiowanie, drukowanie, czy skanowanie czy faksowanie.
Kontrola kosztów
• Monitoring urządzeń - gromadzone przez Diadem/PRM dane powalają na ustalenie
i przeanalizowanie stopnia wykorzystania przez pracowników z poszczególnych
urządzeń wielofunkcyjnych oraz drukarek. System udostępnia informacje
o urządzeniach przeciąŜonych, niewykorzystywanych lub generujących najwyŜsze
koszty, pozwalając osobom decyzyjnym zaplanować inwestycje, poszukać
oszczędności lub w lepszy sposób alokować urządzenia i zoptymalizować koszty
wytworzenia dokumentów w ramach posiadanego sprzętu. Monitoring urządzeń
umoŜliwia teŜ lepsze planowanie zakupów materiałów eksploatacyjnych lub
weryfikację przyczyn zwiększonego zapotrzebowanie na nie.
•
Wydruk wstrzymany i poufny – dokumenty mogą wysłane do drukowania jako
wydruk wstrzymany lub poufny i zwolnione z pamięci urządzenia przez
uprawnionego uŜytkownika w późniejszym terminie. Zapobiega to przypadkowemu
zabraniu dokumentów przez innego pracownika lub zaginięciu, zanim zostaną
odebrane z urządzenia i w efekcie konieczności ich ponownego wydrukowania.
www.xerrex.pl
DIADEM Print Report Manager – kontroling ilości i koszów wydruków/kopii/skanów
Zarządzanie prawami uŜytkowników
3
Partner
Szczegółowy odczyt liczników - aplikacja zlicza 100% prac (wydruków, kopii,
skanów) wykonanych przez poszczególnych pracowników. Świadomość, Ŝe ilości
i koszty prac moŜna przypisać do poszczególnych uŜytkowników sprawia, Ŝe
pracownicy ograniczają wydruki zbędne lub prywatne oraz w sposób bardziej
racjonalny wykorzystują funkcjonalność urządzeń.
Raportowanie liczników
DIADEM Print Report Manager dostarcza okresowe raporty o ilościach i kosztach wydruków
zrealizowanych przez wszystkie oddziały, działy i uŜytkowników. UmoŜliwiają one
przeprowadzanie rozliczeń wewnętrznych i rozbicie kosztów na poszczególne komórki.
•
Zebrane dane ze względu na róŜnorodność potrzeb uŜytkowników zaprezentowane są
w postaci tabel przestawnych, które dają moŜliwość łatwej konfiguracji tak, aby
pokazywały dane najbardziej odpowiednie dla uŜytkownika aplikacji. Poprzez
zapamiętanie indywidualnych układów tabel uŜytkownik za kaŜdym razem będzie
mógł sprawdzić aktualne informacje.
•
•
•
Raporty ilości wykonanych wydruków, kopii, skanów wg zdefiniowanych kryteriów
– wg urządzenia lub grupy urządzeń, poszczególnych pracowników lub grup
roboczych, rodzaju dokumentu np. kolor/mono.
Raporty stanowią podstawę do przygotowania analiz. UŜytkownik moŜe je
otrzymywać automatycznie na wybrany adres e-mail lub eksportować dane do formatu
m.in. .pdf, lub .csv w celu dalszej obróbki.
Dostępny jest równieŜ moduł raportujący, który pozwala na stworzenie własnych
raportów. Mogą być ręcznie lub automatycznie przesyłane do określonej osoby bądź
zapisywane w określonym miejscu w sieci.
Korzyści z zastosowania aplikacji DIADEM/PRM
• Oszczędności dzięki skutecznej kontroli ilości i kosztów
wydruku - zoptymalizowana wielkość produkcji dokumentów,
gdyŜ uŜytkownicy mają większą świadomość generowanych
kosztów
• Lepsze wykorzystanie infrastruktury urządzeń dzięki przeniesieniu duŜych
nakładów na tańsze w eksploatacji urządzenia centralne
• Optymalizacja posiadanego parku urządzeń – moŜliwość ograniczenia ich ilości
nawet 2-5 krotnie
• Łatwe rozliczanie MPK (miejsc powstania kosztów) – przypisanie kosztów do
poszczególnych uŜytkowników lub departamentów na podstawie dostarczanych przez
aplikację raportów
www.xerrex.pl
DIADEM Print Report Manager – kontroling ilości i koszów wydruków/kopii/skanów
•
4
Partner
Proste zarządzanie uprawnieniami uŜytkowników – zdalne kontrolowanie
uprawnień uŜytkowników do urządzeń wielofunkcyjnych zwiększa przejrzystość
•
i oszczędza czas administratorów
Skuteczne zabezpieczenie przed nieuprawnionym wykorzystaniem urządzeń, które
•
pozostają zablokowane do chwili autoryzacji przez uprawnionego uŜytkownika.
Optymalizacja wydajności pracy – automatyczne logowanie z wykorzystaniem
terminali kart zbliŜeniowych i natychmiastowy dostęp do funkcji urządzenia,
potrzebnych do codziennej realizacji zadań
•
Minimalne obciąŜenia sieci klienta – aplikacja działa w taki sposób aby jak
najmniej obciąŜać sieć komputerową klienta
•
Polska aplikacja – elastyczne moŜliwości wdroŜenia i modyfikacji aplikacji pod
potrzeby klienta. Wsparcie Eksploatacyjne, Doradztwo Informatyczne, Opieka
Informatyczna świadczone przez Xerrex
Wymagania systemu DIADEM Print Report Manager
Serwer Diadem PRM, wszystkie komponenty są instalowane na dedykowanym serwerze
• Wymagania programowe dla DIADEM Print ReportManager
- System Microsoft® Windows® 7, Microsoft Windows Vista, Microsoft Windows XP SP3,
Microsoft Windows Server 2008, Microsoft Windows Server 2008 R2 Standard/Enterprise,
Microsoft Windows Server 2003 Standard/Enterprise SP2 lub nowszy.
Obsługiwane są wersje 32 i 64-bitowe
- Wymagane komponenty: Apache Tomcat 6.35, database Postgre SQL, Java JRE 6.30
Wszystkie wymagane komponenty zawarte są na nośniku instalacyjnym
• Wymagania sprzętowe dla DIADEM Print ReportManager
- Procesor minimum 1,5 GHz lub wydajniejszy
- Pamięć operacyjna minimum 512 MB (zalecane 1024 MB) dostępnej pamięci RAM.
- Wolna przestrzeń dyskowa do instalacji min 500 MB
- Wolna przestrzeń dyskowa podczas pracy systemu min 6 GB
• Odczyt liczników z urządzeń przez DIADEM Print ReportManager
- Diadem Print Report Manager odczytuje liczniki uŜytkowników i urządzeń z maszyn grupy Ricoh
- Z urządzeń innych producentów odczytywane są tylko liczniki globalne urządzenia.
Istnieje moŜliwość przypisania liczników i kosztów globalnych urządzenia do jednego uŜytkownika.
Wszelkie prawa autorskie do niniejszego dokumentu oraz informacji w nim zawartych, w tym do elementów graficznych, nie zastrzeŜone
przez podmioty trzecie, stanowią wyłączną własność Xerrex Sp. z o.o. z siedzibą w Rzeszowie, ul. Lisa-Kuli 6. Wszelkie informacje zawarte
w niniejszym dokumencie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa Xerrex Sp z o.o. w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r.
o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji i podlegają ochronie prawnej. Wykorzystywanie w jakikolwiek sposób, ujawnianie,
rozpowszechnianie w całości lub w części, przekazywanie osobom trzecim kopiowanie bez uprzedniej pisemnej zgody Xerrex jest
zabronione. Wszelkie osoby, które weszły w posiadanie niniejszego dokumentu zobowiązane są do przestrzegania niniejszej klauzuli.
www.xerrex.pl
DIADEM Print Report Manager – kontroling ilości i koszów wydruków/kopii/skanów
•
5