Tabela przestawna - Zespół Szkół Nr 23

INFORMACJA
– główny efekt pracy biurowej
Praca biurowa
Zespół czynności technicznych
występujących w procesie obiegu
informacji, które są niezbędne do
sprawnego funkcjonowania i zarządzania
firmą.
Informacja – głównym produktem pracy
Biurowej.
Informacja
System przekazywania powiadomień
w celu wywołania reakcji kształtujących
procesy działania (stanowiących
podstawę podejmowania decyzji
kierowniczych w firmach i instytucjach)
Elementy struktury informacji
Elementy struktury
informacji
Przykład
TREŚĆ
Oferta, zamówienie,
informacja
NOŚNIK
Papier, dyskietka, CD,
taśma magnetofonowa
SYMBOL
Litery, cyfry, rysunki, znaki
umowne
SPOSÓB PRZENOSZENIA
Poczta, faks, e-mail, sms,
ustne,
Rodzaje informacji
Informacje przekazywane
mimowolnie –
np. burczenie w brzuchu, ziewanie.
Informacje przekazywane celowo.
ETAPY OBIEGU INFORMACJI
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Zbieranie
Selekcja
Segregacja
Przetwarzanie
Przekazywanie
Przechowywanie
Etap I
Zbieranie informacji polega na:
odczytaniu,
utrwaleniu,
porządkowaniu,
rejestrowaniu.
Etap II
Selekcja polega ba wyborze informacji i
ma charakter wielostopniowy:
I stopień – wybór informacji celowych
spośród masy zebranych inf.
II stopień – wybór informacji, które
mają być utrwalone na nośniku
III stopień – wybór informacji w
zaleŜności od potrzeb odbiorcy
Etap III
Segregacja (klasyfikacja) polega na
podziale przedmiotów oraz pojęć na
podstawie ich podobieństw i róŜnic na
klasy i działy róŜnych stopni.
System alfabetyczny
System chronologiczny
System geograficzny
System rzeczowy
Etap IV
Przetwarzanie informacji – najtrudniejszy
organizacyjnie etap obiegu informacji.
Etap V
Przekazywanie informacji odbiorcom.
1.
2.
Aspekt organizacyjny
Aspekt techniczny
Etap VI
Przechowywanie informacji polega na
przechowywaniu nośników treści
informacji odpowiednio oznaczonych.
DOKUMENTACJA BIUROWA
i jej rodzaje.
Wstęp
W kaŜdym przedsiębiorstwie przepływ
informacji powinien być odpowiednio
uregulowany, tzn. oparty na pewnych, z góry
przyjętych, jednolitych zasadach postępowania.
Bardzo waŜne jest ustalenie zasad przepływu
informacji, a zwłaszcza dokumentów biurowych.
Rodzaje dokumentów
Podział:
ze względu na nadawcę i adresata
ze względu na pilność sprawy
ze względu na zapewnienie tajemnicy
ze względu na nadawcę
i adresata
pisma otrzymywane (korespondencja
przychodząca zewnętrzna),
pisma wysyłane (korespondencja
wychodząca, zewnętrzna),
pisma wewnętrzne (korespondencja
wewnętrzna)
ze względu na pilność sprawy
pisma zwykłe, które załatwiane są w
terminie zwyczajowo przyjętym lub
określonych odrębnymi przepisami,
pisma pilne przesyłane i załatwiane w
pierwszej kolejności
ze względu na zapewnienie
tajemnicy
pisma jawne, niezawierające Ŝadnej
tajemnicy,
pisma poufne, zawierające tajemnicę
słuŜbową,
pisma tajne, zawierające tajemnice
państwową.
OBIEG DOKUMENTÓW
– w firmie
Organizacja obiegu
dokumentów
I FAZA – przyjmowanie dokumentów
II FAZA – załatwianie spraw
III FAZA – wysyłanie odpowiedzi
Punkty zatrzymania
W kaŜdej fazie pisma zatrzymuje się
w komórkach biurowych, w których
wykonywane są niezbędne czynności
biurowe z obiegiem pism.
Punkty zatrzymania
Kancelaria ogólna lub sekretariat
Sekretariaty komórek organizacyjnych
Kierownik komórki organizacyjnej
Pracownik biurowy
Aprobant
Sala komputerów lub maszyn
Kierownik
Zadanie 1
Sporządź wykres drogi obiegu pisma
według podanego opisu.
Plik zadanie1_zaoczne.doc
INSTRUKCJA KANCELARYJNA
Instrukcją kancelaryjną
Nazywamy zbiór przepisów ustalających
tryb, zasady i normy postępowania,
regulujące sprawne wykonywanie
czynności biurowych.
Zadania
określa podstawowe pojęcia związane z
pracą biurową,
normuje sposób i zasady wykonywania
czynności biurowych związanych z
obiegiem pism,
reguluje tryb postępowania z aktami
jawnymi i poufnymi.
Zadanie 2
Wyszukaj za pomocą wyszukiwarki
internetowej dowolną instrukcję
kancelaryjną.
Opisz jej podstawowe cechy i elementy
z jakich się składa.
SYSTEMY KANCELARYJNE
Rodzaje systemów
kancelaryjnych
System kancelaryjny dziennikowy.
System kancelaryjny bezdziennikowy.
System kancelaryjny
dziennikowy
To ustalony i przedstawiony w instrukcji
kancelaryjnej sposób przyjmowania,
porządkowania, oznaczania, obiegu
(załatwiania, wysyłania)
i przechowywania dokumentacji biurowej.
Rodzaje systemów
kancelaryjnych dziennikowych
System kancelaryjny dziennikowy
System kancelaryjny bezdziennikowy
System mieszany
System kancelaryjny
dziennikowy
Zalety systemu
pismo przedmiotem szczególnej troski,
system prosty – nr w dzienniku
wskazuje miejsce przechowywania,
kontrola pisma w kaŜdej fazie
załatwiania sprawy.
System kancelaryjny
dziennikowy
Wady systemu
bardzo pracochłonny,
brak odpowiedzialnej,
system kosztowny,
hamuje sprawny obieg dokumentów,
wydłuŜenie czasu załatwiania spraw.
Podział systemu
kancelaryjnego dziennikowego
System jednodziennikowy,
System dwudziennikowy.
Czynności wykonywane w
ramach tego systemu:
rejestracja
przesłanie za pokwitowaniem do właściwej komórki org
rejestracja
gromadzenie i spisywanie w dzienniku pism do wysyłki
Przechowanie oryginałów przez pracownika
załatwiającego sprawę
Dziennik korespondencyjny – pisma
wpływające do sekretariatu
Nr kolejny
Numer
Data otrzymania
korespondencji
Data otrzymanej
korespondencji
1.
WSiP/DM/25/03
3.01.2003
29.12.2002
2.
PRP/3/03
4.01.2003
02.01.2003
3.
BUDU/DK/2/03
4.01.2003
03.01.2003
OD KOGO
Treść otrzymanej
korespondencji
Znak
referenta
Wydawnictwo Szkolne
Katalog podręczników
E.F.
Pracownia Reklamowa
Informacja o przygotowanej
E.S.P.
Pitrucha w Łodzi
reklamie
Firma BUDU
Prośba o wynajęcie sali
i Pedagogiczne
z Łodzi
E.S.P.
Dziennik korespondencyjny –
pisma wychodzące
Data
wysłanej
Koresponden
cji
3.01.2003
DO KOGO
Wydawnictwo Szkolne i
Pedagogiczne Warszawa
TREŚĆ wysłanej korespondencji
Podziękowania za katalog
Nr aktu
TE/SG/1/03
Uwagi
poczta
System kancelaryjny
bezdziennikowy
Nie wymaga tak szczegółowej rejestracji
pism.
Konieczne jest rejestrowanie tylko
poszczególnych spraw (dokumentów
dotyczących jednej sprawy).
Czynności wykonywane w
ramach tego systemu
odnotowanie daty wpływu, wpisanie symbolu
komórki org.
przesłanie za pokwitowaniem do właściwej komórki org
doręczenie pisma pracownikowi
pracownik rejestruje pismo w spisie spraw
pismo załatwiające sprawę pracownik przekazuje
do sekretariatu
oryginały pism otrzymanych i kopie wysłanych
przechowuje się w aktach sprawy
Symbol pisma – sprawy
np. DK-1401-3-/2006
DK – symbol komórki organizacyjnej
1401 – symbol hasła z wykazu akt firmy
3 – Kolejny nr sprawy ze spisu spraw
2006 – rok 2006
Przykład z rejestracji
dziennikowej
L.Dz. 169/2006
Liczba dziennika
rok
nr kolejny
Spis spraw
2006
rok
Lp.
referent
DK
DK-1401
(symbol
kom. org)
(oznaczenie
teczki)
SPRAWA
Szkolenie
komputerowe
Szkolenie z ADHD
Z dnia
Firma szkoleniowa
KOM
BB/06/06
2.
(tytuł teczki według wykazu akt)
Od kogo wpłynęła
Znak pisma
1.
Plany i programy szkolenia
Data
Wszczęcia
sprawy
Uwagi
(sposób
załatwienia)
Ostatecznego
załatwienia
06.09.2006
05.09.
2006
Wrocławskie Centrum
Doskonalenia
WCDN/SG/02
/06
06.09.
2006
08.09.2006
08.10.2006
Przeprowadzo
no szkolenie
PRZECHOWYWANIE AKT
Dokument biurowy
KaŜde pismo, notatka, sprawozdanie,
protokół, zestawienie, sporządzone
w toku pracy biurowej lub otrzymane
z zewnątrz.
Akta spraw
Zbiór wszystkich dokumentów biurowych
dotyczących określonej sprawy,
np. akta osobowe pracownika.
Akta spraw
Akta spraw
bieŜących
Obejmują sprawy oczekujące na
załatwienie, w toku załatwiania i
juŜ załatwione, ale do poprawy
Akta spraw
załatwionych
Obejmują sprawy ostatecznie
załatwione, zamknięte – akta
archiwalne
Przechowywanie akt bieŜących
WyróŜnia się dwa sposoby:
Pracownik biurowy w komórce
organizacyjnej.
Registratura centralna.
Przechowywanie akt
archiwalnych
Akta kategorii A – wszystkie akta o
znaczeniu historycznym, trwałe.
Przechowywane: wieczyście, do końca
istnienia firmy, a po jej likwidacji –
archiwum państwowe
Przechowywanie akt
archiwalnych
Akta kategorii B – akta o czasowej
wartości.
Przechowywanie – zgodnie z
przepisami, określoną liczbę lat, a po
upływie przekazywane na makulaturę.
Akta kategorii B5
Przechowywanie akt
archiwalnych
Akta kategorii C (Bc) – akta
manipulacyjne.
Przechowywanie: do końca roku
kalendarzowego w którym zostały
sporządzone.
DZIĘKUJĘ !