Tarnów, dnia 18.06.2014 r. Zamawiający: DORTECH II

Tarnów, dnia 18.06.2014 r.
Zamawiający:
DORTECH II Magdalena Jargas
Ul. Żeromskiego 18
33-100 Tarnów
ZAPYTANIE OFERTOWE NR 3/2014
Zapytanie ofertowe dotyczy zakupu następujących usług marketingowych: badań
marketingowych, baz danych, stworzenie wzornictwa w zakresie produktu, opakowania oraz
znaku firmowego a także działań promocyjnych związanych z realizacją projektu
polegającego na rozwoju firmy dzięki realizacji działań rekomendowanych w Planie Rozwoju
Eksportu.
Oś priorytetowa 6: Polska gospodarka na rynku międzynarodowym.
Działanie 6.1: Paszport do eksportu.
Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka na lata 2007 – 2013.
I.
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
W związku z realizacją projektu pt.: „Rozwój firmy dzięki realizacji działań
rekomendowanych w Planie Rozwoju Eksportu” współfinansowanego ze środków Unii
Europejskiej oraz budżetu państwa w ramach działania 6.1 „Paszport do eksportu” Programu
Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, DORTECH II Magdalena Jargas, zaprasza do
składania ofert na usługi marketingowe:
Zadanie 1. Wyszukiwanie i dobór partnerów na rynkach docelowych –
niemieckim, czeskim, słowackim
 Zakup badań marketingowych, które obejmować będą:
a) Badania ilościowe i jakościowe, których celem będzie analiza rynku i konkurencji,
identyfikacja i definicja grupy docelowej, identyfikacja pożądanego wizerunku
kategorii, identyfikacja wizerunku marek konkurencyjnych, identyfikacja silnych i
słabych stron produktu i jego opakowania.
b) Czas realizacji to max. 14 tygodni.

Zakup baz danych dla wybranych rynków docelowych. Usługa polega na
wyselekcjonowaniu z szerokiej bazy potencjalnych kontrahentów takich, którzy
odpowiadają profilowi działalności firmy DORTECH II Magdalena Jargas. Zakup
obejmować będzie 1 800 rekordów dla rynku niemieckiego, 900 rekordów dla
rynku czeskiego, 900 rekordów dla rynku słowackiego. Każdy rekord zawierać
będzie minimum informacje teleadresowe (nazwa firmy, osoba kontaktowa, adres,
telefon, faks), informacje o produktach, które znajdują się w ofercie firmy
DORTECH II Magdalena Jargas, których firma może stać się odbiorcą oraz
informację o zgodzie na przesłanie oferty handlowej firmy DORTECH II
„Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego
oraz z budżetu państwa”
Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka 2007-2013, 6. Oś Priorytetowa:
Polska gospodarka na rynku międzynarodowym, Działanie 6.1: Paszport do eksportu
Magdalena Jargas. Pozostałe informacje zawarte w każdym rekordzie określone
zostaną przez Zamawiającego po przeprowadzeniu badań marketingowych i
wyników uzyskanych dzięki tym badaniom.
- Czas realizacji to max. 26 tygodni.
Zadanie 2. Doradztwo w zakresie opracowania koncepcji wizerunku marki
przedsiębiorcy na wybranych rynkach docelowych.
 Stworzenie wzornictwa w zakresie produktu, opakowania, znaku firmowego.
Wykonana usługa polegać ma na stworzeniu nowej marki, która pozwoli zaistnieć
i rozwijać się firmie DORTECH II Magdalena Jargas na wybranych rynkach
docelowych i sprzedawać tam swoje produkty. Proces stworzenia konceptu marki
oraz jej wzornictwa obejmować będzie analizę danych badawczych,
przygotowanie na ich podstawie strategii sprzedażowo-marketingowej, która
obejmować będzie koncept marki i jej strategię komunikacji, a w szczególności:
1. określenie pozycjonowania marki z definicją grupy docelowej pod kątem
demograficznym, psychograficznym i behawioralnym,
2. przygotowanie nazwy i hasła marki,
3. określenia drabiny wartości marki, osobowości marki, oferowanych korzyści
funkcjonalnych i emocjonalnych,
4. określenie pozycjonowania cenowego marki i jej produktów,
5. określenia sposobu komunikacji werbalnej i niewerbalnej (kolorystyka, grafika,
zdjęcia, typologia).
Czas realizacji: max. 18 tygodni.
Zadanie 3. Działania promocyjne i informacyjne.
 Przygotowanie tekstów reklamowych, tłumaczenia i przygotowanie projektów
graficznych materiałów reklamowych.
Proces obejmować będzie:
1. przygotowanie 3 propozycji kreatywnych materiałów reklamowych marki
(projektu strony www/sklepu internetowego, fan page na Facebooku, Google+,
Pinterest, reklamy prasowej, internetowej, materiałów promocyjnych – folderów i
ulotek handlowych) oraz finalizacja 1 wybranego kierunku,
2. prace DTP i przygotowanie finalnych projektów graficznych w postaci plików
produkcyjnych,
3. opracowanie, zgodnie z przyjętą do realizacji strategią marki, tekstów
reklamowych do materiałów promocyjno-informacyjnych (na stronę www, do
reklamy prasowej i internetowej, na fan page, do ulotek i folderów handlowych),
4. przetłumaczenie tekstów reklamowych na język angielski i niemiecki,
„Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego
oraz z budżetu państwa”
Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka 2007-2013, 6. Oś Priorytetowa:
Polska gospodarka na rynku międzynarodowym, Działanie 6.1: Paszport do eksportu
5. określenie kanałów dotarcia z przekazem promocyjno-reklamowym do grupy
docelowej,
6. przygotowanie propozycji planu mediowego,
7. przygotowanie propozycji działań promocyjnych i opracowanie 1 pomysłu w
formie projektu graficznego,
8. przygotowanie Księgi Marki.
Czas realizacji max. 8 tygodni.
II.
OSOBA UPRAWNIONA DO KONTAKTU Z OFERENTAMI
Osobą uprawnioną do kontaktu z oferentami jest Tadeusz Martyna.
Wszelkie zapytania w sprawie ofert prosimy kierować drogą mailową na adres:
[email protected], lub [email protected].
III. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
Zamawiający wymaga, aby Wykonawcy spełniali następujące warunki udziału w
postępowaniu:
- posiadali wiedzę oraz doświadczenie niezbędne do prawidłowego wykonania przedmiotu
umowy.
Powyższy warunek zostanie uznany za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, iż w okresie
ostatnich 3 lat, licząc od dnia złożenia oferty, posiadł doświadczenie w realizowaniu
projektów polegających na:
1) Badaniach marketingowych dla minimum 3 nowych marek (badania powinny opierać się
minimum na zdefiniowaniu konkurencji, porównaniu oferty cenowej i badaniu cen),
2) Stworzeniu wzornictwa w zakresie produktu, opakowania i znaku firmowego dla minimum
3 nowych marek,
3) Przygotowaniu strategii marketingowej i sprzedażowej dla 3 marek (strategia powinna
zawierać minimum przygotowanie tekstów reklamowych i projektów graficznych,
przygotowanie materiałów reklamowych).
Dodatkowym warunkiem udziału w postępowaniu jest załączenie zaświadczeń z Urzędu
Skarbowego oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o niezaleganiu z opłatami.
Zaświadczenia te powinny być wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem
otrzymania zapytania ofertowego.
W celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu, polegającego na posiadaniu
niezbędnego do realizowania projektu doświadczenia, Wykonawca zobowiązany jest złożyć
wraz z dwoma egzemplarzami papierowej oferty cenowej, 5 listów referencyjnych od
dotychczasowych zleceniodawców (potwierdzonych za zgodność z oryginałem), a także
oświadczenie, że posiada doświadczenie w zakresie realizowania projektów z obszarów
wymienionych wcześniej minimum w liczbie określonej w warunkach udziału w
postępowaniu. Dodatkowo ww. dokument powinien zawierać oświadczenie o świadomości
„Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego
oraz z budżetu państwa”
Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka 2007-2013, 6. Oś Priorytetowa:
Polska gospodarka na rynku międzynarodowym, Działanie 6.1: Paszport do eksportu
odpowiedzialności karnej za składanie fałszywego oświadczenia zgodnie z art. 297. §1.
Kodeksu Karnego.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość poproszenia o udzielenie wyjaśnień w stosunku do
załączonego wykazu realizowanych projektów oraz do dostarczenia dokumentów
potwierdzających, że zrealizowane projekty zostały wykonane należycie (np. protokoły
odbioru, dodatkowe listy referencyjne itp.). Zamawiający zobowiązuje się do zachowania
poufności wszelkich informacji przekazanych w ramach wszystkich załączonych
dokumentów i wyjaśnień z nimi związanymi.
IV. MIEJSCE, SPOSÓB ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT
ZŁOŻONA OFERTA POWINNA ZAWIERAĆ:
 nazwę i adres oferenta,
 datę sporządzenia,
 opis przedmiotu oferty, nawiązujący do elementów wyszczególnionych w zapytaniu
ofertowym oraz wycenę poszczególnych elementów ujętych w zapytaniu,
 całkowitą wartość oferty (netto i brutto),
 przewidywany czas realizacji całego zamówienia (38 tygodni),
 termin ważności oferty,
 podpis osoby upoważnionej do składania ofert handlowych.
Do oferty należy przedłożyć również dokumenty, o którym mowa w pkt. III niniejszego
zapytania.
Oferta powinna być dostarczona osobiście lub przesłana na adres:
DORTECH II Magdalena Jargas, ul. Żeromskiego 18, 33-100 Tarnów. Każda oferta powinna
być złożona w dwóch egzemplarzach.
Przy sporządzaniu ofert zaleca się korzystanie ze wzoru oferty cenowej, stanowiącego
załącznik do niniejszego zapytania.
Oferta powinna być ważna co najmniej 60 dni.
Termin składania ofert upływa w dniu: 27.06.2014 r. o godz. 15:00.
Oferty dostarczone po określonym powyżej terminie nie będą rozpatrywane niezależnie od
daty nadania.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość poproszenia oferentów, którzy przedstawią rażąco
niską cenę za wykonanie zadań przedstawionych w niniejszym zapytaniu, o przedstawienie
szczegółowej kalkulacji ceny. Nieprzedstawienie takiej kalkulacji w wyznaczonym przez
Zamawiającego terminie, skutkuje odrzuceniem oferty.
„Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego
oraz z budżetu państwa”
Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka 2007-2013, 6. Oś Priorytetowa:
Polska gospodarka na rynku międzynarodowym, Działanie 6.1: Paszport do eksportu
V.
OPIS KRYTERIÓW ORAZ SPOSOBU OCENY OFERT
Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierować się następującymi
kryteriami i ich znaczeniem oraz w następujący sposób będzie oceniać oferty w
poszczególnych kategoriach:
Lp.
Kryterium
Waga kryterium
1
2
Cena
Czas realizacji zamówienia
Razem
80%
20%
100%
Maksymalna liczba
punktów
50 pkt.
50 pkt.
100 pkt.
 W kryterium 1. „Cena” maksymalną liczbę punktów otrzyma oferta zawierająca
najniższą cenę netto za realizację przedmiotu zamówienia. Pozostałe oferty otrzymają
proporcjonalną do proponowanych kwot liczbę punktów.
Ocena punktowa oferty dokonana zostanie zgodnie z formułą:
- cena minimalna w zbiorze
- cena oferty badanej
- ilość punktów przyznana ofercie
W przypadku, gdy kwoty przedstawione w odpowiedziach na zapytanie będą wyższe
od zaplanowanych w budżecie ww. projektu Zamawiający zastrzega sobie prawo
negocjacji
z Wykonawcą, który przedstawi najkorzystniejszą ofertę.
 W kryterium 2. „Czas realizacji zamówienia” maksymalną liczbę punktów otrzyma
oferta zawierająca najkrótszy termin realizacji zamówienia. Pozostałe oferty otrzymają
proporcjonalną do proponowanych kwot liczbę punktów, zgodnie ze wzorem:
- ilość przyznanych punktów
- najkrótszy termin realizacji spośród porównywanych ofert (w miesiącach)
- czas realizacji badanej oferty (w miesiącach)
Zamawiający wybierze tego Wykonawcę, którego oferta uzyskała łącznie największą liczbę
punktów.
Zamawiający niezwłocznie po wyborze oferty wskaże termin i miejsce podpisania umowy
Wykonawcy, którego oferta została wybrana.
„Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego
oraz z budżetu państwa”
Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka 2007-2013, 6. Oś Priorytetowa:
Polska gospodarka na rynku międzynarodowym, Działanie 6.1: Paszport do eksportu
VI.
Istotne postanowienia umowy
1.
Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego
Funduszu Rozwoju Regionalnego i wszelkie działania związane z realizacją projektu
powinny uwzględniać odpowiednie przepisy szczegółowo regulujące postępowanie w
projektach współfinansowanych z funduszy strukturalnych.
2.
Wynagrodzenie brutto obejmuje wszystkie wymagane prawem podatki i opłaty
oraz wszystkie inne koszty wykonania przedmiotu umowy.
3.
Do obowiązków Wykonawcy należy wykonanie przedmiotu umowy zgodnie z
umową,
a w szczególności zgodnie z wymaganiami projektu opisanymi w części I, w terminie
określonym w harmonogramie zawartym w umowie.
4.
Zamawiający jest zobowiązany podpisać umowę z Wykonawcą w terminie do
2 miesięcy od dokonania wyboru najkorzystniejszej oferty.
5.
Stronom przysługuje prawo odstąpienia od umowy w następujących
wypadkach, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa:
a) Zamawiający może odstąpić od umowy gdy:
 wykonawca bez uzasadnionych przyczyn przerwał realizacje prac i ich nie
realizuje przez nieprzerwany okres 14 dni, pomimo pisemnego wezwania
przez Zamawiającego do kontynuacji prac,
 wykonawca bez uzasadnionych przyczyn, nie rozpoczął prac i ich nie
rozpoczyna pomimo pisemnego wezwania Zamawiającego,
 wykonawca pozostaje w zwłoce przekraczającej 14 dni od terminu
zakończenia całości prac i pomimo wyznaczenia przez Zamawiającego na
piśmie dodatkowego odpowiedniego terminu na zakończenie prac pod
rygorem odstąpienia od umowy, nie wykona ich we wskazanym terminie.
b) Wykonawca może odstąpić od umowy gdy:
 zamawiający opóźnia się z zapłatą należności Wykonawcy wynikających z
umowy co najmniej 14 dni i pomimo wezwania na piśmie przez Wykonawcę
nie zapłaci tych należności w dodatkowym terminie dni 14-stu.
 zamawiający nie wykonuje swoich obowiązków w zakresie współpracy
potrzebnej dla wykonania umowy i pomimo wezwania przez Wykonawcę na
piśmie i wyznaczenia dodatkowego odpowiedniego terminu na zapewnienie
takiej współpracy, nie wypełni swych obowiązków we wskazanym terminie.
6.
Wezwania do usunięcia naruszeń umowy oraz odstąpienie od umowy muszą
nastąpić
w formie pisemnej z podaniem uzasadnienia, pod rygorem nieważności,
7.
W sprawach nie uregulowanych w umowie stosuje się przepisy Kodeksu
Cywilnego.
VII.
ZASTRZEŻENIA KOŃCOWE
„Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego
oraz z budżetu państwa”
Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka 2007-2013, 6. Oś Priorytetowa:
Polska gospodarka na rynku międzynarodowym, Działanie 6.1: Paszport do eksportu
Wydanie niniejszego zapytania ofertowego nie zobowiązuje DORTECH II Magdalena Jargas
do akceptacji oferty, w całości lub w części i nie zobowiązuje DORTECH II Magdalena
Jargas do składania wyjaśnień, czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty.
DORTECH II Magdalena Jargas nie może być pociągana do odpowiedzialności za
jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i
dostarczeniem oferty.
Załączniki:
Wzór oferty cenowej.
Wzór oświadczenia o realizowaniu projektów wymienionych w warunkach udziału
w postępowaniu.
„Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego
oraz z budżetu państwa”
Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka 2007-2013, 6. Oś Priorytetowa:
Polska gospodarka na rynku międzynarodowym, Działanie 6.1: Paszport do eksportu