Zasady rozliczania zaliczek w działaniach 6

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości
Departament Wsparcia e-Gospodarki
Poradnik przedsiębiorcy poświęcony
prowadzeniu i rozliczaniu projektów
Warszawa 2011
1
Szanowni Państwo,
Prezentujemy ósmy odcinek Poradnika nt. prowadzenia i rozliczania projektów w działaniu
8.1 PO IG, który poświęcony został kwestii rozliczenia zaliczki. W niniejszym odcinku
przedstawiono przykłady liczbowe dotyczące rozliczenia zaliczki oraz naliczania odsetek jak
dla zaległości podatkowych w przypadku nierozliczenia wymaganej kwoty zaliczki lub
złożenia wniosku o płatność z naruszeniem terminu wynikającego z umowy. Ponadto
zaprezentowano opis podstawowych zasad dotyczących rozliczania zaliczki zgodnie z umową
i obowiązującymi przepisami.
2
8.1 Zasady dotyczące korzystania ze środków z zaliczki
Zasada korzystania z zaliczki za pomocą konta zaliczkowego: Wydatki
z zaliczki co do zasady powinny być dokonywane za pośrednictwem konta przeznaczonego
do obsługi tej zaliczki wskazanego w umowie o dofinansowanie.
Jedynie w szczególnie uzasadnionych przypadkach1 beneficjent może ponosić wydatki ze
środków własnych za pośrednictwem innego rachunku bankowego niż zaliczkowe,
a następnie może przelać z konta zaliczkowego na inny rachunek beneficjenta, kwotę
odpowiadającą poniesionym wydatkom kwalifikowanym.
Zasada wydatkowania środków z zaliczki na wydatki kwalifikowane: Ze środków
z zaliczki beneficjent może ponosić jedynie wydatki kwalifikowane.
Dopuszczalne jest ponoszenie z konta przeznaczonego do obsługi zaliczki wydatku
zawierającego niekwalifikowany VAT w pełnej wysokości, pod warunkiem jednak,
iż podatek VAT bezpośrednio wynika z poniesionego wydatku kwalifikowanego,
a Beneficjent przed poniesieniem lub w tym samym dniu zasili rachunek przeznaczony do
obsługi zaliczki równowartością kwoty stanowiącej wydatek niekwalifikowany.
Wydatki zawierające koszt niekwalifikowany, w tym VAT mogą być również ponoszone za
pomocą konta podstawowego, a następnie beneficjent może przelać z konta zaliczkowego na
rachunek podstawowy kwotę odpowiadającą wydatkowi kwalifikowanemu.
Możliwość płacenia pełnych kosztów kwalifikujących się do objęcia wsparciem
ze środków zaliczki w działaniu 8.1: Wydatki kwalifikujące się do objęcia wsparciem mogą
być ponoszone w całości ze środków z zaliczki tj. zarówno w części odpowiadającej
dofinansowaniu, jak i w części odpowiadającej wkładowi własnemu. Jednakże należy
pamiętać, iż beneficjent musi zapewnić odpowiedni udział środków własnych w projekcie w
proporcjach określonych w umowie o dofinansowanie ze środków własnych oraz udzielonego
dofinansowania we wniosku o płatność ostatecznie rozliczającym zaliczkę.
Przykład 1: Beneficjent otrzymał zaliczkę w wysokości 150 000 zł na realizację etapu
trwającego od 1 stycznia do 20 lutego 2010 r. Do dnia 10 lutego 2010 r. poniósł wydatki
kwalifikowane w wysokości 150 000 zł, które w całości zostały sfinansowanie ze środków
z zaliczki. W następnym okresie realizacji etapu ponosił wydatki ze środków własnych. We
wniosku o płatność składanym po zakończeniu tego etapu wykazał wydatki kwalifikowane
w wysokości 250 000 zł. Dofinansowanie należne beneficjentowi na realizację tego etapu
(intensywności wsparcia 50 %) to 125 000 zł, co oznacza, że nierozliczona kwota zaliczki
wynosi 25 000 zł.
1
Refundacja wydatków poniesionych ze środków własnych z zaliczki jest dopuszczalna m. in.
w przypadku, gdy wydatki zostały poniesione przed otrzymaniem zaliczki lub konieczności zapłaty jednym
przelewem za fakturę, która zawiera wydatek niekwalifikowany np. wydatek opodatkowany podatkiem VAT,
opłaty za media, wynagrodzenia.
3
Nierozliczona kwota zaliczki (25 000 zł) powinna zostać wykorzystana w następnym etapie.
Jednocześnie o niewykorzystaną kwotę zaliczki zostanie pomniejszona refundacja (płatność
pośrednia) za kolejny etap.
Przykład 2:
Beneficjent otrzymał zaliczkę w wysokości 100 000,00 zł. Dostawca wystawił mu fakturę na
kwotę 100 000,00 zł netto (beneficjent ma możliwość odzyskania podatku VAT). Z konta
zaliczkowego została zapłacona cała kwota netto w wysokości 100 000,00 zł, natomiast VAT
w wysokości 22 000,00 zł został opłacony z konta firmowego Beneficjenta. Beneficjent mógł
zapłacić z konta zaliczkowego wysokość wydatku kwalifikowanego, jednak należy pamiętać,
iż pomimo, że kwota zaliczki została wydatkowana w całości jej rozliczeniu podlega jedynie
część odpowiadająca wysokości dofinansowania.
Beneficjent w I wniosku o płatność pośrednią wykazał wydatki kwalifikujące się do objęcia
wsparciem w wysokości 100 000,00 zł (zatem cały wydatek został poniesiony z konta
zaliczkowego), wysokość dofinansowania to 85 000,00 zł (przy intensywności 85 %), wobec
powyższego do rozliczenia zaliczki pozostała kwota 15 000,00 zł. Zaliczka została w pełni
wydatkowana, ponieważ Beneficjent nie posiada już na koncie zaliczkowym środków, ale nie
została rozliczona w całości (Beneficjent zapłacił z konta zaliczkowego zarówno część
dofinansowania 85 000,00 zł jak i wkład własny 15 000,00 zł).
Beneficjent w II wniosku o płatność pośrednią wykazał wydatki kwalifikowalne w wysokości
150 000,00 zł (tym razem cały wydatek został poniesiony z konta firmowego beneficjenta),
zatem wysokość dofinansowania to 127 500,00 zł. W związku z faktem, że do rozliczenia
zaliczki w II wniosku o płatność pozostało Beneficjentowi 15 000,00 zł, kwota
dofinansowania w formie refundacji, która powinna zostać wypłacona Beneficjentowi to
112 500,00 zł.
W omawianym przykładzie zaliczka została rozliczona ostatecznie w II wniosku o płatność
pośrednią i dopiero w ramach rozliczenia tego wniosku Beneficjent wykazał odpowiedni
udział środków własnych.
Finansowanie ze środków z zaliczki wydatków poniesionych przed jej otrzymaniem:
Zaliczka może zostać przeznaczona na wydatki kwalifikowane dokonane w ramach projektu
przed otrzymaniem zarówno pierwszej, jak i kolejnych transz zaliczki.
Dokonując przelewu środków z konta zaliczkowego na konto podstawowe należy pamiętać,
iż beneficjent otrzymuje zaliczkę na pokrycie dofinansowania wydatków kwalifikujących się
do objęcia wsparciem związanych z realizowanym projektem. Oznacza to, iż IW/RIF uzna za
rozliczoną jedynie część zaliczki wykorzystaną na dofinansowanie poniesionych wydatków
kwalifikujących się do objęcia wsparciem.
8.2 Zasady dotyczące rozliczenia zaliczki
Obowiązek złożenia wniosku o płatność w terminie wynikającym z umowy
o dofinansowanie: Złożenie wniosku o płatność w terminie późniejszym niż 30 dni od
zakończenia etapu określonego w harmonogramie rzeczowo – finansowym, a w przypadku
wniosku o płatność końcową najpóźniej w dniu zakończenia okresu kwalifikowalności
wydatków, będzie skutkowało koniecznością płacenia przez Beneficjenta odsetek
w wysokości jak dla zaległości podatkowych. Odsetki będą naliczane od dnia wypłacenia
środków z zaliczki Beneficjentowi do dnia rozliczenia środków poprzez złożenie wniosku o
4
płatność lub poprzez zwrot środków. Oznacza to, że wpłynięcie do IW/RIF wniosku
o płatność nawet o jeden dzień później będzie skutkowało koniecznością zapłaty narosłych
odsetek od kwoty zaliczki.
Przykład 3: Beneficjent otrzymał zaliczkę w wysokości 100 000 zł w dniu 10 stycznia
2010 r. na I etap trwający od 1 grudnia 2009 r. do 31 marca 2010 r. (zaliczka jest
przewidziana do rozliczenia w całości w I i II etapie). Wniosek o płatność rozliczający
częściowo tę zaliczkę powinien zatem zostać złożony do RIF w ciągu 30 dni, czyli do 30
kwietnia 2010 r. Jednakże beneficjent złożył wniosek dopiero 4 maja 2010 r. W tym
przypadku, IW/RIF naliczy odsetki jak dla zaległości podatkowych za okres od 10 stycznia
2010 r. r. do 4 maja 2010 r. od kwoty 70 000 zł, czyli od 70 % otrzymanej transzy zaliczki.
Odsetki jak dla zaległości podatkowych wyniosą 2 186 zł, przy stopie procentowej
wynoszącej w danym okresie 10 %
UWAGA! Stopa procentowa dla odsetek jak dla zaległości podatkowych zmienia się
w zależności od wysokości stopy oprocentowania kredytu lombardowego, ustalonej zgodnie
z przepisami o Narodowym Banku Polskim.
Obowiązek rozliczenia kwoty określonej w umowie o dofinansowanie w działaniu 8.1: W
przypadku działań, w których beneficjent otrzymuje zaliczkę w jednej transzy, kwota
wymagana do rozliczenia we wniosku o płatność składanym po zakończeniu danego etapu to
70 % kwoty dofinansowania określonej w harmonogramie rzeczowo-finansowym oraz cała
kwota nierozliczona w poprzednim etapie. Jeżeli IW/RIF uzna część wydatków za
niekwalifikowalne, a łączna kwota rozliczonych środków będzie mniejsza niż ww. kwota
obowiązkowa do rozliczenia, będzie to również skutkowało koniecznością płacenia odsetek w
wysokości jak od zaległości podatkowych.
Przykład 4: Beneficjent w dniu 10 stycznia 2010 r. otrzymał zaliczkę na realizację projektu
w wysokości 400 000 zł. W harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu przewidział
wydatkowanie w I etapie 150 000 zł (przewidziane dofinansowanie to 127 500 zł), w drugim
300 000 zł (należne dofinansowanie to 255 000 zł), a w trzecim 180 000 zł (153 000 zł).
We wniosku o płatność złożonym po zakończeniu pierwszego etapu, beneficjent wykazał
wydatki kwalifikowane w wysokości 140 000 zł, na co należne dofinansowanie wynosi
119 000 zł. Kwota wymagana do rozliczenia w I etapie to 70 % x 127 500 = 89 250 zł.
Beneficjent rozliczył wymaganą kwotę.
W kolejnym wniosku o płatność złożonym po zakończeniu II etapu, beneficjent wykazał
wydatki kwalifikowane w wysokości 200 000 zł (dofinansowanie 170 000 zł), podczas, gdy
kwota zaliczki wymagana do rozliczenia w II etapie to (70% x 255 000) + (127 500
– 119 000 zł) = 187 000 zł. Kwota pozostająca do rozliczenia to 187 000 zł – 170 000 zł =
17 000 zł.2
2
W przypadku zwrotu kwoty wymaganej do rozliczenia na odpowiednie rachunki w terminie złożenia wniosku
o płatność odsetki nie będą naliczane, w przypadku zwrotu środków po terminie złożenia wniosku o płatność
odsetki będą naliczane od dnia przekazania środków do dnia zwrotu od kwoty pozostającej do rozliczenia, w
przypadku nie zwrócenia środków odsetki będą naliczane do dnia rozliczenia kwoty w kolejnym wniosku
o płatność składanym po zakończeniu kolejnego etapu/działania/zadania.
5
Beneficjent zwrócił kwotę na odpowiednie rachunki. Kwota do rozliczenia w kolejnym
wniosku o płatność to (70 % x 153 000 zł) + (255 000 zł – 170 000 zł – 17 000 zł) = 107 100
zł + 68 000 zł = 175 100 zł. Ponieważ beneficjent otrzymał w ramach zaliczki 400 000 zł,
a we wcześniejszych etapach rozliczył łącznie 289 000 zł, kwota pozostająca do rozliczenia
będzie niższa i wyniesie 111 000 zł.
Rozliczenie zaliczki poprzez zwrot środków - Beneficjent może rozliczyć część lub całość
zaliczki zwracając środki na odpowiednie rachunki. W przypadku środków wypłaconych
od 1 stycznia 2010 r. zwrot środków powinien nastąpić na 2 różne rachunki bankowe. Część
odpowiadająca środkom wypłaconym z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
na rachunek Płatnika (BGK) wskazany w umowie o dofinansowanie, natomiast w przypadku
środków odpowiadających dotacji celowej, na rachunek IW, z którego zostały wypłacone.
Zaliczka zostanie uznana za rozliczoną w terminie, jeżeli najpóźniej w dniu złożenia wniosku
o płatność wskazanym w umowie o dofinansowanie, zostanie obciążony rachunek bankowy
beneficjenta odpowiednią kwotą na podstawie polecenia przelewu.
Jeżeli beneficjent rozliczy zaliczkę poprzez jej zwrot, proszony jest o przekazanie do IW
potwierdzenia dokonania przelewów środków.
8.3 Obowiązek zapłaty odsetek jak dla zaległości podatkowych – w przypadku wyboru
wsparcia w formie zaliczki, jeżeli beneficjent nie złoży wniosku o płatność w terminie albo
nie rozliczy w wymaganym terminie kwoty wymaganej do rozliczenia, a także w przypadku
zwrotu środków niewykorzystanych na wydatki kwalifikowane w danym roku budżetowym
po terminie, będzie miał obowiązek zapłaty odsetek jak dla zaległości podatkowych.
Zasady naliczania odsetek jak dla zaległości podatkowych: W przypadku zwrotu kwoty
wymaganej do rozliczenia wraz z odsetkami, za prawidłowe naliczenie odsetek odpowiada
beneficjent. Zasady naliczania odsetek jak dla zaległości podatkowych określa rozporządzenie
Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz
opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą zostać zawarte w rachunkach
(Dz.U.05.165.1373).
Należy również pamiętać o prawidłowym zaokrągleniu należnej kwoty do pełnych złotych.
Nie nalicza się odsetek, jeśli kwota odsetek nie przekracza trzykrotności wartości opłaty
dodatkowej pobieranej przez Pocztę Polską za polecenie przesyłki listowej (nie dotyczy
sytuacji, gdy beneficjent zwraca część należnej kwoty). Ta sama zasada obowiązuje
w przypadku, gdy naliczenie odsetek leży w gestii Beneficjenta.
Jeżeli nie zostanie spłacona pełna kwota należności i odsetek, zwrócona kwota zostanie
zaliczona proporcjonalnie na poczet należności głównej i odsetek. Od kwoty pozostałej do
zwrotu w dalszym ciągu będą naliczane odsetki.
Przykład 8: Beneficjent w dniu 1 stycznia 2010 r. dokonał zwrotu nierozliczonej kwoty
zaliczki w wysokości 20 000 zł, podczas gdy kwota która w tym dniu powinna zostać
zwrócona to 20 000 zł zaliczki oraz dodatkowo 440 zł odsetek jak dla zaległości
podatkowych. Oznacza to, że należność główna została spłacona w wysokości 19570 zł,
6
a odsetki w wysokości 430 zł. Od kwoty niezwróconej należności głównej (430 zł),
w dalszym ciągu naliczane będą odsetki jak dla zaległości podatkowych.
7