WORD 2007 - KORESPONDENCJA SERYJNA

WORD 2007 - KORESPONDENCJA SERYJNA
KORESPONDENCJA SERYJNA
Pomaga tworzyć formularze, faktury, etykiety adresowe.
Dokument końcowy powstaje z połączenia informacji zawartych w dwóch plikach : pliku
danych i dokumentu głównego, zawierającego np. formę listu. W dokumencie głównym
umieszczamy nazwy pól rekordów. W trakcie łączenia edytor pobiera informacje z pliku danych
i umieszcza je w odpowiednim miejscu dokumentu głównego. Operacja łączenia nie musi być
wykonywana dla wszystkich rekordów. Łączenie może następować w fazie wydruku1 lub wynik
łączenia zapisywany jest w nowym pliku.
Należy:
1. przygotować dokument główny: utworzyć nowy pusty dokument
2. przygotować źródło danych:
otworzyć istniejący plik lub utworzyć nowy i wprowadzić dane
3. zredagować np. tekst listu w dokumencie głównym,
4. sprawdzić poprawność i scalić dokument z danymi
1.Dokument główny
Utwórz
nowy
dokumeny
i
paska
Korespondencja rozwiń listę Rozpocznij
koresp. ser. I wybierz ostatnią pozycję Kreator
korespondencji seryjnej krok po kroku. Po
prawej stronie zostanie otworzone okno pomocy
Korespondecja seryjna ( rys. a).
Zostawiamy opcję Listy i przechodzimy do
następnego okna w którym pozostawiamy opcję
Użyj bieżącego dokumentu.
2. Plik danych
W trzecim oknie pomocy musimy zdecydować
skąd będą pobrane adresy – jeśli nie mamy
przygotowanej bazy danych zawierającej potrzebne
w dokumencie głównym dane jak nazwisko, adres i
inne pola np. powitanie, pożegnanie itp., musimy
ją założyć czyli wybieramy Wpisz nową listę2 i
aby wpisać dane wybieramy pojawiającą się opcję
Utwórz. Otwiera się wtedy okno dialogowe ze
Rys. A
standardową bazą danych (rys B), w którym
można wpisać adresy. Możemy również dostosować strukturę bazy do naszych potrzeb.
Oto przykładowy plik z danymi jaki będziemy chcieli utworzyć:
Tabela A
Tytuł
Pan
imię
Jan
Nazwisko
Nowak
Stanowisko
…
Prof
.
…
Jan
…
Kowal
ski
…
Rektor
Firma
…
UŁ
adres
Kod
ul.Nowa
4
90567
…
ul
Narutowi
cza 65
…
90000
Mias
-to
Łódź
Powitanie
Cześć
Stary!
Pożegnanie
Trzymaj się
…
Łódź
…
Panie
Rektorze!
…
Z
poważaniem
komy_ż
ycze
mojemu
kumplow
i
…
Panu
czego_z
ycze
zdrówka
…
wielu
dalszych
sukcesów
Musimy zatem zrezygnować z niektórych pół, a wprowadzić pola Powitanie,
Pożegnanie, Komu_życzę, Czego_życzę.
1
wtedy wynik połączenia powstaje bezpośrednio na wydruku
Dane mogą być zapisane - również w innej aplikacji np. w arkuszu Excel. W obu wypadkach należy wybrać opcję
Uzyj istniejącej listy
oprac. dr inż. J.Papińska-Kacperek
2
WORD 2007 - KORESPONDENCJA SERYJNA
W oknie dialogowym Nowa lista adresów należy wybrać przycisk Dostosuj
kolumny, a w pojawiającym się oknie dodać i usunąć pola.
Rys. B
•
aby dodać pole należy
wybrać przycisk Dodaj…, a potem wpisać w okienko Nazwa pola nazwę pola, np.
komu_życzę
•
aby usunąć zaproponowane pole
wybrać nazwę pola z listy Nazwy pól i wybrać przycisk Usuń
•
aby zmienić kolejność pól
dół.
wybrać przyciski Przenieś w górę i Przenieć w
Po ustaleniu wszystkich pól wybierz przycisk OK, i wpisz kilka rekordów (nowy rekord –
Nowa pozycja), po wybraniu przycisku Zamknij podaj nazwę pliku z danymi (upewnij
się, w jakim jesteś folderze) Pojawi się formularz Adresaci korespondencji seryjnej– po
zamknięciu okna formularza przyciskiem OK. w oknie pomocy aktywna będzie opcja Użyj
istniejącej listy. Aby ponownie dopisać dane należy wybrać ze wstążki z katry
Korespondencja przycisk Edytuj listę adresów. W oknie znajdują się m.in. przyciski:
Edytuj
otworzy okno bazy – takie jak powyżej
Znajdź adresata
wyszukiwanie rekordu
OK
zamknięcie okna wraz z zapisaniem pliku danych
wyszukiwanie rekordów
po wybraniu przycisku Znajdź otwiera się okno, w którym podajemy co i w jakim polu
chcemy znaleźć. W okno Znajdź wpisujemy wyraz lub frazę, a w oknie W polu wybieramy
nazwę pola.
3. Dokument główny - redagowanie
Wróciliśmy do okna dokumentu głównego, i przechodzimy do redakcji listu, czyli
wykonujemy krok Następny: Napisz list.
oprac. dr inż. J.Papińska-Kacperek
WORD 2007 - KORESPONDENCJA SERYJNA
Redagujemy treść jak na rysunku poniżej. Aby wprowadzić informację z bazy ustawiamy
kursor w odpowiednim miejscu i wybieramy przycisk Wstaw pola korespondencji
seryjnej , po czym wybieramy z listy nazwę pola. Nazwa ukaże się w nawiasie << >>3.
Należy pamiętać o znakach
przestankowych między nazwami
pól. Można zmieniać krój i
wielkość liter w nazwach pól wtedy
dołączane
konkretne
wartości pól będą drukowane
zmienioną czcionką.
Oto przykład listu:
«Tytuł» «Imię» «Nazwisko» vvv
«Firma»
«Adres1»
«KodPocztowy»
«Miasto»
«powitanie»
Z okazji Świąt Bożego Narodzenia życzę «komu_życzę» «czego_życzę»
«pożegnanie»
Adam Kowalski
4. Scalanie
Uaktywniła się się ikona Podgąd wyników oraz Zakończ i scal. . Po wyborze pierwszej
zamiast nazw pól widziwy wartości z bazy danych – które
ogladamy używając ikon do zmiany rekordów (obok) .
Zakończ i scal łączy informacje z bazy z treścią listy –
i generuje nowy dokument.
Z listy Zakończ i scal należy wybrać pierwszą opcję –
Edytuj… a w oknie dialogowym Scalanie z nowym dokumentem wskazać,że brane pod
uwagę mają być wszystkie rekordy. W trakcie scalania wykrywane są błędy takie jak brak w
pliku danych pól użytych w dokumencie głównym lub pomyłki literowe w nazwach pól. Jesli
wszystko jest w porządku, sprawdzanie poprawności zakończy się łączeniem dokumentu
głównego z danymi do nowego dokumentu o nazwie Listy 1 lub inny kolejny numer.
Dokument będzie miał tyle stron, ile rekordów jest w bazie, a zamiast nazw pól podane będą
dane.
filtrowanie rekordów
Do wydruku lub edycji można wybrać tylko niektóre rekordy, np. osoby mieszkające poza
Łodzią. Z listy Reguły należy wybrać Pomiń rekord jeśli i w oknie dialogowym uzupełnic
lib wybrać nazwę pola – tak jak poniżej
Teraz do dokumentu głównego zostaną
dołączone tylko rekordy spełniające
powyższy warunek - dopiero jednak po
scaleniu - ikoną Scalanie z nowym
dokumentem – tym razem liczba
stron będzie mniejsza – pominięte
zostaną rekordy mieszkańców Łodzi
3
lub w innej formie, jeśli w opcjach widoku będzie włączona opcja Kody pól
oprac. dr inż. J.Papińska-Kacperek