polecenia do ćwiczeń

WORD 2002 - KORESPONDENCJA SERYJNA
KORESPONDENCJA SERYJNA
pomaga tworzyć formularze, faktury, etykiety adresowe.
Dokument końcowy powstaje z połączenia informacji zawartych w dwóch plikach : pliku danych
i dokumentu głównego, zawierającego np. formę listu. W dokumencie głównym umieszczamy
nazwy pól rekordów. W trakcie łączenia edytor pobiera informacje z pliku danych i umieszcza je
w odpowiednim miejscu dokumentu głównego. Operacja łączenia nie musi być wykonywana dla
wszystkich rekordów. Łączenie może następować w fazie wydruku1 lub wynik łączenia zapisywany
jest w nowym pliku.
należy:
1. przygotować dokument główny: utworzyć nowy pusty dokument
2. przygotować źródło danych:
otworzyć istniejący plik lub utworzyć nowy i wprowadzić dane
3. zredagować np. tekst listu w dokumencie głównym,
4. sprawdzić poprawność i scalić dokument z danymi
1.Dokument główny - deklaracja
Utwórz nowy dokumeny i z menu Narzędzia
wybierz opcję Listy i dokumenty wysyłkowe a
potem Kreator korespondencji seryjnej… Po
prawej stronie zostanie otworzone okno pomocy
Pomoc korespondecji seryjnej ( rys. a).
Zostawiamy opcję Listy i przechodzimy do
następnego okna w którym pozostawiamy opcję Użyj
bieżącego dokumentu.
2. Plik danych
W trzecim oknie pomocy musimy zdecydoważ skąd
będą pobrane adresy – jeśli nie mamy przygotowanej
bazy danych zawierającej potrzebne w dokumencie
głównym dane jak nazwisko, adres, i inne pola np.
powitanie, pożegnanie itp. Musimy ją założyć czyli
wybieramy Wpisz nową listę2 i aby wpisać dane
wybieramy pojawiającą się opcję Utwórz. Otwiera
Rys. A
się wtedy okno dialogowe ze standardową bazą
danych (rys B), w którym można wpisać adresy. Możemy również dostosować strukturę bazy do
naszych potrzeb.
Oto przykładowy plik z danymi jaki będziemy chcieli utworzyć:
Tabela A
tyt
uł
imię
nazwis
ko
Pan
Jan
Nowak
…
Prof
.
…
Jan
…
Kowalsk
i
1
stanowis
ko
…
Rektor
firma
…
UŁ
adres
kod
miasto
ul.Nowa
4
90-567
Łódź
…
ul
Narutow
icza 65
…
90-000
…
Łódź
pow
itan
ie
Cześ
ć
Star
y!
…
Pani
e
Rekt
orze!
pożegnanie
komy_ży
cze
czego_zy
cze
Trzymaj się
mojemu
kumplowi
zdrówka
…
Z poważaniem
…
Panu
…
wielu dalszych
sukcesów
wtedy wynik połączenia powstaje bezpośrednio na wydruku
Dane mogą być zapisane - również w innej aplikacji np. w arkuszu Excel. W obu wypadkach należy wybrać opcję
Uzyj istniejącej listy
oprac. dr inż. J.Papińska-Kacperek
2
WORD 2002 - KORESPONDENCJA SERYJNA
Musimy zatem zrezygnować z niektórych pół, a wprowadzić pola Powitanie,
Pożegnanie, Komu_życzę, Czego_życzę.
W oknie dialogowym Nowa lista adresów należy wybrać przycisk Dostosuj, a w
pojawiającym się oknie dodać i usunąć pola.
Rys. B
•
aby dodać pole
Wybrać przycisk Dodaj…, a potem wpisać w okienko Nazwa pola nazwę pola, np.
komu_życzę
•
aby usunąć zaproponowane pole
wybrać nazwę pola z listy Nazwy pól i wybrać przycisk Usuń
•
zmienić kolejność pól
wybrać przyciski Przenieś w górę i Przenieć w dół.
Po ustaleniu wszystkich pól wybierz przycisk OK, i wpisz kilka rekordów (nowy rekord –
Nowa pozycja), po wybraniu przycisku Zamknij podaj nazwę pliku z danymi (upewnij się, w
jakim jesteś folderze) Pojawi się formularz – po zamknięciu okna formularza przyciskiem OK.
w oknie pomocy aktywna będzie opcja Użyj istniejącej listy. Aby ponownie dopisać dane
należy wybrać opcję Edytuj listę adresów. W oknie formularza znajdują się przyciski:
Edytuj
otworzy okno bazy (rys B)
Zaznacz wszystko/Usuń wszystko zaznaczanie i odznaczanie rekordów
Znajdź
wyszukiwanie rekordu
OK
zamknięcie okna wraz z zapisaniem pliku danych
wyszukiwanie rekordów
po wybraniu przycisku Znajdź otwiera się okno, w którym podajemy co i w jakim polu chcemy
znaleźć. W okno Znajdź wpisujemy wyraz lub frazę, a w oknie W polu wybieramy nazwę pola.
3. Dokument główny - redagowanie
Wróciliśmy do okna dokumentu głównego, w którym pojawił się pasek narzędzi. Przechodzimy
do redakcji listu, czyli wykonujemy krok Następny: napisz list.
oprac. dr inż. J.Papińska-Kacperek
WORD 2002 - KORESPONDENCJA SERYJNA
a
b
d
e
f
g
h
i
j
k
l
ł
Rys. C nowe ikony: a) wstaw pole z pliku danych, b) wstaw pole worda, c) Wyświetl dane, d) Pierwszy rekord,
e) Poprzedni rekord, f) Idź do rekordu, g) Następny rekord, h) Ostatni rekord, i) Znajdź pozycję, j) Sprawdź
poprawność, k) Scal do nowego dokumentu, l) Scal na drukarkę, ł) Scal do poczty.
Aby wprowadzić informację z bazy ustawiamy kursor w odpowiednim miejscu i wybieramy
przycisk Wstaw pole korespondencji seryjnej , po czym wybieramy z listy nazwę pola.
Nazwa ukaże się w nawiasie << >>3. Należy pamiętać o znakach przestankowych między
nazwami pól. Można zmieniać krój i wielkość liter w nazwach pól - wtedy dołączane
konkretne wartości pól będą drukowane zmienioną czcionką.
Można wstawiać również pola Worda ( patrz instrukcje sterujące). Oto przykład listu:
«Tytuł» «Imię» «Nazwisko» vvv
«Firma»
«Adres1»
«KodPocztowy»
«Miasto»
«powitanie»
Z okazji Świąt Bożego Narodzenia życzę «komu_życzę» «czego_życzę»
«pożegnanie»
Adam Kowalski
4. Scalanie
Na pasku narzędzi pokazała się ikona Sprawdź poprawność. Po wyborze tej ikony
mamy do wyboru opcje:
• symuluj scalanie i raportuj o błędach w nowym dokumencie
• zakończ scalanie, zatrzymując się na każdym błędzie
• zakończ scalanie bez zatrzymania. Raportuj o błędach w nowym
dokumencie.
W trakcie scalania wykrywane są błędy takie jak brak w pliku danych pól użytych w
dokumencie głównym lub pomyłki literowe w nazwach pól. O ile nie zostało nic
zmienione w parametrach Korespondecji Seryjnej, sprawdzanie poprawności zakończy
się łączeniem dokumentu głównego z danymi do nowego dokumentu o nazwie
Korespondencja seryjna 1 lub inny numer. Dokument będzie miał tyle stron, ile
rekordów jest w bazie, a zamiast nazw pól podane będą dane.
filtrowanie rekordów
Do wydruku można wybrać tylko niektóre rekordy, np. osoby mieszkające poza Łodzią.
Wybranie tych rekordów nazywamy filtrowaniem. W oknie Adresaci korespondencji
seryjnej (wybierz ikonę o tej nazwie z paska Korespondencja seryjna) należy wybrać
przycisk Edytuj, a w nastepnym oknie Filtruj i sortuj. W oknie Filtowaniei sirtowanie
wybieramy pole względem którego będziemy filtrować, rozwijamy listę warunków i
wybieramy odpowiedni, a następnie wpisujemy zawartość okienka Porównaj z . Jeśli
warunek jest bardziej rozbudowany wypełniamy kolejne wiersze.
Przykładowy warunek:
Teraz do dokumentu głównego zostaną dołączone tylko rekordy spełniające powyższy
warunek. Tym razem skorzystaj z ikony Scal do nowego dokumentu
3
lub w innej formie, jeśli w opcjach widoku ( Narzędzia/Opcje...) będzie włączona opcja Kody pól
oprac. dr inż. J.Papińska-Kacperek
WORD 2002 - KORESPONDENCJA SERYJNA
drukowanie
W aktywnym oknie musi być dokument główny. Wybieramy jedną z ikon z paska
Korespondencja seryjna Korespondencja seryjna do dokumentu lub
Korespondencja seryjna do drukarki. Kiedy otworzy się okno Scalanie z nowym
dokumentem (lub na drukarkę) można również zdecydować, czy łączyć wszystkie
rekordy czy tylko te o podanych numerach (przedział od do).
instrukcje sterujące
Umieszczamy je w dokumencie głównym jako pola (przycisk Pole Worda). Rozszerzają
możliwości redakcyjne dokumentów. W większości przypadków w miejscu wstawienia
pola pojawi się tekst będący wynikiem jego działania, np. numer strony, data, wynik
obliczeń lub nazwisko autora dokumentu. Istnieje specjalna grupa pól, których działanie
wykorzystuje się do sterowania przebiegiem procesu scalania.
Po wstawieniu instrukcji sterującej, która wymaga zdefiniowania zakładki (np. Pytaj lub
Przypisz zakładkę) należy wstawić tę zakładkę poprzez umieszczenie pustego pola i
wpisaniu weń nazwy zakładki. Puste pole wstawiamy za pomocą klawiszy Ctrl i F9.
pytaj
Instrukcja pytająca o tekst, który ma być wprowadzony z klawiatury w czasie łączenia
dokumentów. np. godzina, która jeszcze nie jest określona.
Ustawiamy kursor w odpowiednim miejscu tekstu, klikamy przycisk Wstaw pole
programu Word i wybieramy pozycję Pytaj... .Otworzy się okno, w którym
precyzujemy parametry instrukcji. W okienku zakładka wpisujemy nazwę zakładki4, w
okienku Monit wpisujemy tekst, który ma pojawić się na ekranie w czasie łączenia5, a w
okienku domyślny tekst zakładki można wprowadzić tekst, który będzie stanowił
podpowiedź. Po wybraniu przycisku OK otworzy się okno dające możliwośc sprawdzenia
czy działanie jest poprawne. W trakcie łączenia w każdym egzemplarzu będzie wyświetlane
okno z prośbą o wpisanie potrzebnej informacji6. Należy pamiętać o wstawieniu w puste
pole nazwy zakładki (patrz instrukcje sterujące).
przypisz zakładkę
wprowadzając tę instrukcję do dokumentu tworzymy zakładkę. Przypisana zakładce
wartość zostaje użyta we wszystkich egzemplarzach. Przez definiowanie wielu zakładek
uzyskujemy możliwość łatwej modyfikacji dokumentu głównego, polegającej jedynie na
zmianie wstawionej zakładki.
Klikamy przycisk Pole Worda i wybieramy pozycję Przypisz zakładkę. Otwiera się
okno, w które wpisujemy nazwę i wartość zakładki. Np. w tekście życzeń można zamiast
nazwy świąt zdefiniować zakładkę Z1 o treści : Bożego Narodzenia, oraz zakładkę Z2 o
treści: Wielkiej Nocy, a nastepnie w puste pole (Ctrl i F9) wstawiać odpowiednią nazwę
zakładki – raz Z1, a raz Z2. By zmienić nazwę zakładki należy z menu podręcznego wybrać
opcję Edytuj pole.
4
za jej pomocą bęrdze szybki dostęp do definiowanej instrukcji.
5 ten tekst należy tak zredagować, aby użytkownik zrozumiał, że właśnie w tym momencie ma wpisać potrzebną
informację.
6 o ile nie została włączona opcja Pytaj raz
oprac. dr inż. J.Papińska-Kacperek