Wystąpienie pokontrolne - Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi

WOJEWODA ŁÓDZKI
Łódź, dnia 11 stycznia 2016 roku
IA-IV.431.18.2015
Pan
Marian Holak
Wójt Gminy Budziszewice
Wystąpienie pokontrolne
W dniach 17.09. - 22.10.2015 roku1 w Urzędzie Gminy Budziszewice
przeprowadzona została kontrola w trybie zwykłym na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy2
z dnia 23 stycznia 2009 roku o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (t. j. Dz.
U. z 2015 r., poz. 525) w związku z art. 52 ustawy3 z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu
narkomanii (tj. Dz. U. z 2012 r. poz. 124, z 2015 r. poz. 28, 875).
Ww. kontrolę przeprowadził na podstawie Upoważnień Wojewody Łódzkiego z dnia
15 września 2015 roku, Zespół kontrolerów składający się z pracowników Oddziału Rolnictwa
i Środowiska Wydział Infrastruktury Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi:
- Irena Lary – Boryczka - starszy inspektor wojewódzki – kierownik Zespołu kontrolerów
na podstawie Upoważnienia Nr 70/2015, IA-IV.431.18.2015;
- Patrycja Piec - Formańska - starszy inspektor wojewódzki, członek Zespołu kontrolerów
na podstawie Upoważnienia Nr 71/2015, IA-IV.431.18.2015.
Zakres kontroli: wykonywanie przez Wójta Gminy Budziszewice w latach 2013 - 2015
(do czasu rozpoczęcia kontroli), zadania zleconego z zakresu administracji rządowej
polegającego na wydawaniu, odmowie wydania oraz cofnięciu wnioskującym zezwoleń na
prowadzenie działalności dotyczącej upraw konopi włóknistych, sprawowaniu przez Wójta
nadzoru nad tymi uprawami, a także prowadzeniu rejestrów wydanych zezwoleń.
1
Czynności kontrolne w siedzibie jednostki kontrolowanej przeprowadzono: 17 września 2015 r.
Dalej zwana: „UWARW”
3
Dalej zwana: „UOPN”
2
ŁÓDZKI URZĄD WOJEWÓDZKI W ŁODZI
90-926 Łódź, ul. Piotrkowska 104, tel.: (+48) 42 664 10 00, fax: (+48) 42 664 10 40
Elektroniczna Skrzynka Podawcza ePUAP: /lodzuw/skrytka
www.lodzkie.eu
W okresie objętym kontrolą Kierownikiem Jednostki kontrolowanej jest Pan Marian
Holak, który na stanowisko Wójta Gminy Budziszewice został wybrany w wyborach 4, które
odbyły się dnia 21 listopada 2010 roku a także, w wyborach 5, które odbyły się dnia 16
listopada 2014 roku.
Sekretarzem Gminy Budziszewice jest Pani Alicja Jarecka, która na stanowisko Sekretarza
Gminy została powołana6 Uchwałą Nr II(10)92 Rady Gminy w Budziszewicach z dnia 12
marca 1992 r. w sprawie powołania Sekretarza Gminy. Następnie w związku z wejściem
w życie ustawy z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych (Dz. U z 2008 r.
nr 223 poz. 1458) pismem7 Wójta Gminy z dnia 5 stycznia 2009 r. dotychczasowy stosunek
pracy tj. zatrudnienie na podstawie powołania został przekształcony w stosunek pracy
na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony.
Zadania przewidziane do kontroli z ww. zakresu prowadzone są w Urzędzie Gminy
w
Budziszewicach
zgodnie
z
Regulaminem
Organizacyjnym
Urzędu
Gminy
w Budziszewicach (nadanym Zarządzeniem Nr 3/2011 Wójta Gminy Budziszewice z dnia 25
stycznia 2011 r.,) na stanowisku ds. Rozwoju gospodarczego i ochrony środowiska. Nad
wykonaniem zadań objętych kontrolą sprawuje bezpośredni nadzór8 Sekretarz Gminy - Pani
Alicja Jarecka
Poza powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, związanymi z udzielaniem
zezwoleń przez Wójta Gminy Budziszewice na prowadzenie przez wnioskujących działalności
w ww. zakresie, znaczenie mają również przepisy prawa miejscowego:
Sejmik Województwa Łódzkiego podjął w tym zakresie:
* Uchwałę9 Nr VIII/92/15 Sejmiku Województwa Łódzkiego z dnia 31 marca 2015 r.
w sprawie określenia ogólnej powierzchni przeznaczonej pod uprawy maku i konopi
włóknistych oraz rejonizacji tych upraw w 2015 roku na terenie województwa łódzkiego.
Okres objęty kontrolą: lata 2013 - 2015 rok ( do czasu rozpoczęcia kontroli).
Na podstawie niżej opisanych ustaleń, wykonanie przez Wójta Gminy Budziszewice
zadania zleconego z zakresu administracji rządowej polegającego na wydawaniu, odmowie
wydania oraz cofnięciu wnioskującym zezwolenia na prowadzenie działalności dotyczącej
4
[Dowód – akta kontroli, str. 11] – Zaświadczenie o wyborach Gminnej Komisji Wyborczej w Budziszewicach;
[Dowód – akta kontroli, str. 12] – jw.;
6
[Dowód – akta kontroli, str. 13];
7
[Dowód – akta kontroli, str. 14];
8
zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Gminy w Budziszewicach nadanym Zarządzeniem Nr
3/2011 Wójta Gminy Budziszewice z dnia 25 stycznia 2011 r..
9
[Dowód – akta kontroli, str. 18 - 19];
5
2
upraw konopi włóknistych, sprawowaniu przez Wójta nadzoru nad tymi uprawami, a także
prowadzeniu rejestrów wydanych zezwoleń, ocenia się pozytywnie z nieprawidłowościami:
Ustalenia kontroli:
A. Kontrola wydanych zezwoleń w zakresie prowadzenia upraw konopi włóknistych.
Z dokumentów przedstawionych kontrolującym wynika, że:
1. do Wójta Gminy Budziszewice w dniu 27.04.2015 roku wpłynął wniosek10 o wydanie
zezwolenia na prowadzenie działalności w zakresie prowadzenia upraw konopi
włóknistych od wnioskodawcy – (….),
2. Wniosek zawiera wymogi określone art. 47 ust 2 pkt 1- 3 i 5 UOPN,
3. Wójt Gminy Budziszewice na ww. wniosek wydał zezwolenie - Decyzję11 z dnia 4
maja 2015 roku, znak RG.6180.1.2016.ZR, która zawiera elementy określone art. 47 ust
3 pkt 1 – 7 UOPN.
4. Decyzja (zezwolenie) wydana przez Wójta Gminy Budziszewice w dniu 4 maja 2015
roku, znak RG.6180.1.2016.ZR, zawiera elementy o których mowa w art. 107 § 1
ustawy12 z dnia 14. 06. 1960 roku – Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz. U.
z 2013 r., poz. 267, z 2014 poz. 183, 1195, z 2015 poz. 211, poz. 702 i 1274);
5. W postępowaniu administracyjnym przy wydawaniu ww. Decyzji zostały też spełnione
wymagania k.p.a. w zakresie:
a) dochowania terminowości załatwienia spraw administracyjnych,
b) przestrzegania zasady szybkości postępowania - nie miała miejsca przewlekłość
postępowania;
6. Zgodnie z art. 1 ust 1 pkt 1) lit. c) ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie
skarbowej13 (t. j. Dz. U. z 2015 r. poz.783) została pobrana przez Wójta Gminy opłata
skarbowa za wydane zezwolenie.
B. Kontrola nadzoru Wójta Gminy Budziszewice nad uprawą konopi włóknistych.
W dalszym toku kontroli sprawdzeniu poddano nadzór Wójta nad uprawami konopi
włóknistych wynikający z zapisu art. 50 i 51 UOPN i ustalono, że:
10
[Dowód – akta kontroli, str. 38 - 60];
[Dowód – akta kontroli, str. 62 - 63];
12
Dalej zwana: - „Kpa”
13
Dalej zwana: „UOOS”
11
3
1) w dniu 3 sierpnia Wójt Gminy Budziszewice wydał Upoważnienie14 dla Pani Zofii
Rzepkowskiej – pracownika Urzędu do przeprowadzenia kontroli na działkach o Nr
485/5 i 485/6 w związku z wydanym zezwoleniem na uprawę konopi włóknistych,
2) w dniu 3 sierpnia 2015 roku na podstawie ww. Upoważnienia Pani Zofia Rzepkowska
przeprowadziła kontrolę na działkach o Nr 485/5 i 485/6 na których prowadzona była
uprawa konopi włóknistych,
3) dokumentem potwierdzającym tę czynność w dokumentacji nadzoru Wójta nad
tą uprawą jest notatka15 o następującej treści: „ Notatka sporządzona na okoliczność
uprawy konopi włóknistych. W dniu 03.08.2015 r. przeprowadzono kontrolę na
działkach Nr 485/5 i 485/6
- uprawę konopi włóknistych. Stwierdzono iż jest
prowadzona prawidłowo”.
W związku z powyższym kontrolujący pracownicy Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego
w Łodzi wystąpili pismem16 z dnia 15 października 2015 r., znak IA-IV.431.18.2015 do Wójta
Gminy Budziszewice o udzielenie wyjaśnienia na jakiej podstawie, w oparciu o jakie ustalenia
stwierdzono, że uprawa prowadzona jest prawidłowo oraz wskazania czy w Urzędzie Gminy
w Budziszewicach wprowadzona została wewnętrzna procedura kontroli.
Wyjaśnienia w powyższej sprawie stanowi treść pisma17 z dnia 19 października 2015
roku, znak RG6180.5.2015 podpisanego przez Wójta Gminy, cyt: „W odpowiedzi na pismo
z dnia 15.10.2015 r. dotyczące wyjaśnienia na jakiej podstawie stwierdzono, iż uprawa konopi
włóknistych jest prowadzona prawidłowo wyjaśniam: na podstawie posiadanej dokumentacji
i kontroli w terenie stwierdzono, że uprawa jest prowadzona prawidłowo. Ponadto informuję,
że w Urzędzie Gminy nie
funkcjonują wewnętrzne regulacje dodatkowe względem
określonych odnośnymi ustawami w zakresie kontroli, nadzoru Wójta nad danymi sprawami”.
Wskazać należy, że notatkę sporządzoną w tym przypadku, jako udokumentowanie
nadzoru Wójta nad uprawami konopi włóknistych, można uznać za niewłaściwą, a na
szczególną uwagę zasługuje brak dołożenia należytej staranności w jej brzmieniu, nie
spełniającym przesłanek art. 46 i 47 UOPN. Z załączonej notatki nie wynika, jakie dokumenty
zostały sprawdzone, czy prowadzone uprawy zajmują powierzchnię zgodną z wyznaczonym
rejonem, na podstawie zezwolenia na uprawę konopi włóknistych, określającego podmiot, dla
którego je wydano, kolejny numer zezwolenia, odmianę konopi włóknistych, powierzchni
uprawy konopi włóknistych, numer działek (w tym przypadku podane zostały numery działek),
14
[Dowód – akta kontroli, str. 67];
[Dowód – akta kontroli, str. 68];
16
[Dowód – akta kontroli, str. 70 - 71];
17
[Dowód – akta kontroli, str. 72 - 74];
15
4
na których prowadzona jest uprawa konopi włóknistych, termin ważności, oraz dodatkowo
umowy kontraktacji zawartej z podmiotem posiadającym zezwolenie marszałka województwa
na prowadzenie działalności
w zakresie skupu maku i konopi włóknistych.
Notatka służbowa jest czynnością jednostronną pracownika, sporządzoną dla utrwalenia
tej czynności
w aktach sprawy.
Żeby mogła być
wystarczającym
dowodem
na
udokumentowanie sprawowania nadzoru przez wójta nad uprawami konopi włóknistych musi
spełniać przesłanki ustawowe dokumentu urzędowego, zawarte zarówno w art. 76 Kpa, jak i art.
244 Kpa, zatem winna być sporządzona w przepisanej formie przez powołane do tego organy
państwowe w ich zakresie działania. Wówczas stanowić może dowód tego, co zostało
w niej
stwierdzone. Ponieważ ustawodawca przewiduje w ustawie o przeciwdziałaniu narkomanii
sankcje karne, należy mieć na uwadze ewentualność zaistnienia konieczności posłużenia się taką
notatką w postępowaniu dochodzeniowo – śledczym.
Mając na uwadze obowiązujące przepisy prawa, z przebiegu oględzin i przebiegu kontroli
dokumentów sporządzone winny być notatki w sposób umożliwiający ustalenie kto
(potwierdzenie dokumentem upoważniającym do tych czynności - w tym przypadku Wójt wydał
upoważnienie do przeprowadzenia kontroli), gdzie, kiedy i jakich czynności i kontroli
dokumentów uprawniających do prowadzenia upraw konopi włóknistych dokonał, kto
(potwierdzenie dokumentem tożsamości) i w jakim charakterze był obecny, co i w jaki sposób
w wyniku tych czynności ustalono.
C. Kontrola prowadzonego przez Wójta rejestru wydanych zezwoleń z zakresu upraw maku
i konopi włóknistych.
1)
Kontrola dokumentów wykazała, że Wójt Gminy Budziszewice prowadzi rejestr
wydanych zezwoleń zgodnie z zapisem art. 47 ust. 6 UOPN.
Reasumując, wskazuje się następujący zakres i przyczyny stwierdzonych w toku kontroli
nieprawidłowości:
1. zakres:
a) Udokumentowanie nadzoru Wójta nad uprawami konopi włóknistych w formie notatki
sporządzonej z brakiem należytej staranności w jej brzmieniu, nie spełniającym
przesłanek art. 46 i 47 UOPN.
2. przyczyny stwierdzonej nieprawidłowości:
a) W przypadku udokumentowania nadzoru Wójta nad uprawami konopi włóknistych
w formie notatki sporządzonej z brakiem należytej staranności w jej brzmieniu, nie
5
spełniającym przesłanek art. 46 i 47 UOPN kontrolujący nie uzyskali wyjaśnień18
o przyczynach zaistniałej nieprawidłowości.
W związku z powyższym wnoszę o zapewnienie:
1. Dokumentowania prowadzonego przez Wójta Gminy Budziszewice nadzoru, nad
uprawami konopi włóknistych, z należytą starannością, spełniając przesłanki art. 46 i 47
UOPN.
Ponadto, na podstawie art. 49 ustawy19 z dnia 15 lipca 2011 roku o kontroli
w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092), proszę o poinformowanie
Wojewody Łódzkiego w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego pisma o sposobie
wykonania zaleceń, wykorzystania wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania albo
o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. Oczekiwaną informację proszę
przekazać do Wydziału Infrastruktury Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi.
Informuję, także Pana Wójta, iż zgodnie z art. 48 UKAR od wystąpienia pokontrolnego
nie przysługują środki odwoławcze.
Wystąpienie pokontrolne sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach
z których jeden przekazany został Kierownikowi kontrolowanej Jednostki, natomiast drugi
pozostawiono w aktach kontroli.
Z up. WOJEWODY ŁÓDZKIEGO
Jan Michajłowski
Dyrektor Wydziału Infrastruktury
18
[ Dowód – akta kontroli, str. 80, ] – wyjaśnienia z U. G. Budziszewice z dnia 19 października 2015 roku, znak
RG68.5.2015 podpisane przez Wójta Gminy
19
Dalej zwana: „UKAR”
6