docKodeks postępowania w dziedzinie umów o
download 
Reklamacja Transkrypt
Kodeks postępowania w dziedzinie umów o
Kodeks postępowania w dziedzinie umów o poprawę efektywności energetycznej Dokument roboczy w ramach WP4 Projekt Transparense Niniejszy dokument został opracowany w ramach projektu “Transparense – zwiększenie przejrzystości rynku usług energetycznych”, finansowanego przez program UE “Inteligentna energia - Europa” www.transparense.eu Data lipiec 2013 Miejsce Ljubljana, Słowenia Autor Damir Staničić [email protected] Instytut Jozefa Stefana, Centrum Efektywności Energetycznej Jamova 39, 1000 Ljubljana Słowenia http://www.rcp.ijs.si/ceu/ Wyłączenie odpowiedzialności Wyłączną odpowiedzialność za treść niniejszego raportu ponoszą jego autorzy. Treść ta nie musi odzwierciedlać opinii Unii Europejskiej. Ani EACI, ani Komisja Europejska nie ponoszą odpowiedzialności za jakiekolwiek wykorzystanie informacji zawartych w niniejszym raporcie. Spis treści 1 WSTĘP .......................................................................................................................................... 1 2 CZYM JEST KODEKS POSTĘPOWANIA EPC? .................................................................... 1 3 DLACZEGO POTRZEBNY JEST KODEKS POSTĘPOWANIA EPC? ................................ 2 4 CELE .............................................................................................................................................. 3 5 WARTOŚCI .................................................................................................................................. 4 6 ZASADY ........................................................................................................................................ 6 7 ŚRODOWISKO INSTYTUCJONALNE..................................................................................... 8 8 TESTOWANIE KODEKSU POSTĘPOWANIA EPC W PROJEKTACH PILOTAŻOWYCH ............................................................................................................................. 10 9 10 OPRACOWANIE KRAJOWYCH KODEKSÓW POSTĘPOWANIA EPC ........................ 14 ZAŁĄCZNIK – DEFINICJE I GLOSARIUSZ..................................................................... 18 Dokument roboczy WP4 1 WSTĘP Niniejszy dokument został opracowany w celu wykorzystania przez partnerów projektu Transparense. Zawiera on podstawowe informacje na temat tego, czym jest Kodeks Postępowania w dziedzinie umów o poprawę efektywności energetycznej (zwany dalej Kodeksem) i jakie powinno być środowisko jego funkcjonowania. Wskazuje też, w jaki sposób oceniana będzie skuteczność stosowania tego Kodeksu w ramach projektów pilotażowych WP5. Przedstawia ponadto podstawowe informacje na temat kodeksów krajowych poszczególnych państw UE. Dokument ten prezentuje podstawowy wachlarz wartości etycznych, które powinny stanowić podstawę umów o poprawę efektywności energetycznej (Energy Performance Contracts – EPC), a także zasady postępowania wynikające z tych wartości. Ponieważ niniejszy dokument roboczy oparty jest na zwięzłej analizie głównych dokumentów źródłowych 1 dostępnych w czasie jego sporządzania i odnoszących się do omawianego zagadanienia, stanowi on jedynie punkt wyjścia dla dalszych prac nad Kodeksem postępowania w dziedzinie umów o poprawę efektywności energetycznej. 2 CZYM JEST KODEKS POSTĘPOWANIA EPC? Kodeks postępowania w dziedzinie umów o poprawę efektywności energetycznej – ang. Energy Performance Contracting Code of Conduct (zwany dalej Kodeksem) określa podstawowe wartości, zasady, oczekiwania, zachowania i relacje, uważane za kluczowe dla pomyślnego przygotowania i realizacji projektów EPC, czyli projektów dotyczących uzyskania gwarantowanych oszczędności energii. Kodeks postępowania EPC stanowi podstawę etycznego podejmowania decyzji dotyczących tych umów i jest przeznaczony dla: 1 firm typu ESCO - Energy Service Companies (świadczących usługi w zakresie zwiększenia efektywności wykorzystania energii, działających z wykorzystaniem umów o poprawę efektywności energetycznej (Energy Performance Contracts – EPC) - patrz załączony glosariusz); klientów (oraz ewentualnie specjalistycznych firm doradczych, oferujących klientom usługi w zakresie pomocy w przygotowaniu projektów EPC lub też usługi w zakresie przygotowania i organizacji przetargów publicznych na projekty EPC). Pod względem wartości i zasad, podstawę tego dokumentu roboczego stanowi projekt czeskiego Kodeksu postępowania w dziedzinie umów o poprawę efektywności energetycznej, opracowany przez firmę „Seven”. 1 Dokument roboczy WP4 Kodeks postępowania EPC to zbiór zasad postępowania, których przestrzegać powinny przede wszystkim firmy typu ESCO, a także (w drugiej kolejności) klienci podczas przygotowania i realizacji projektów EPC. Jego przestrzeganie ma doprowadzić do pomyślnej realizacji projektów EPC dzięki osiągnięciu maksymalnej skuteczności środków poprawy efektywności energetycznej pod względem uzyskanych oszczędności energii i kosztów, a także trwałego efektu wdrożonych środków. Kodeks jest zobowiązaniem o charakterze dobrowolnym, tak więc jego przestrzeganie nie jest formalnie wymagane prawem. Naruszenie zasad Kodeksu EPC może jednak podważyć dobre imię firm typu ESCO lub klientów oraz skutkować podjęciem działań prawnych lub dyscyplinarnych. Kodeks postępowania EPC stanowi podstawowy mechanizm zapewnienia profesjonalnego działania w dziedzinie umów EPC na poziomie instytucjonalnym i etycznym. Jest on również wyznacznikiem wymogów jakościowych dla nowych firm typu ESCO, wchodzących na rynek EPC. Kodeks postępowania EPC jest ponadto znakiem jakości dla klientów – wskazuje im, czego mogą oczekiwać i wymagać od dostawców usług energetycznych, a jednocześnie jakich zasad powinni sami przestrzegać, aby ich projekt EPC został zrealizowany zgodnie z oczekiwaniami wszystkich zaangażowanych stron. W ramach projektu Transparense opracowane zostaną dwa rodzaje Kodeksu EPC – kodeks ogólny dla całej UE oraz oparte na nim kodeksy krajowe. 3 DLACZEGO POTRZEBNY JEST KODEKS POSTĘPOWANIA EPC? Firmy typu ESCO i ich klienci prowadzą swoją działalność w ramach odpowiednich przepisów prawa, uregulowań i polityki wewnętrznej, które jednak nie regulują wszystkich zasad postąpowania w dziedzinie EPC. Firmy typu ESCO i klienci powinni dokładnie zrozumieć, czym są umowy poprawę efektywności energetycznej i czego powinny oczekiwać od siebie wzajmenie strony takich umów. Kodeks postępowania EPC dogłębnie przedstawia zasady właściwej realizacji tych umów oraz wynikające z nich wzajemne relacje i oczekiwania stron. Stosując się do podstawowych wartości Kodeksu EPC firmy typu ESCO i ich klienci tworzą solidne fundamenty nawiązanej współpracy, oparte na wzajemnym zaufaniu. Oczekuje się, że Kodeks wykorzystywany będzie w celu dalszego rozwoju usług w dziedzinie poprawy efektywności energetycznej, prowadzących do realizacji przyjetych celów i oczekiwań. 2 Dokument roboczy WP4 Opracowanie Kodeksu postępowania EPC inicjuje niezbędny dialog między podmiotami działającymi na rynku EPC oraz zapewnia utworzenie w ramach projektu Transparense płaszczyzny dla identyfikacji kluczowych problemów, ustanowienia dobrowolnych standardów i podejmowania zobowiązań do wdrażania najlepszych praktyk. Kodeks jest narzędziem wzajemnej komunikacji, deklaracją profesjonalnego podejścia, informującą podmioty wewnętrzne i zewnętrzne o zasadach i najlepszych praktykach obowiązujących na rynku EPC. Stanowi on punkt odniesienia dla innych podmiotów oprócz tych jednostek, które publicznie zobowiązały się do jego przestrzegania. Kodeks postępowania EPC ma na celu ułatwienie zrozumienia i upowszechnienie wiedzy na temat umów o poprawę efektywności energetycznej oraz podniesienie wymagań jakościowych poprzez wprowadzenie zobowiązań do stosowania najlepszych praktyk i standardów przez firmy typu ESCO. Kodeks pośrednio przyczynia się do tworzenia narzędzi promowania energooszczędnych praktyk w obszarze zamówień publicznych, zachęca do tworzenia dobrowolnych znaków jakości i narzędzi certyfikujących uzyskanie oszczędności energetycznych, a tym samym wnosi wkład w dalszy rozwój polityki efektywności energetycznej. 4 CELE Ogólnym celem Kodeksu postępowania EPC jest zobowiązanie firm typu ESCO i klientów do poprawy efektywności energetycznej oraz podniesienia jakości usług w dziedzinie uzyskiwania oszczędności energii poprzez podejmowanie i wdrażanie środków poprawy efektywności energetycznej. Z punktu widzenia projektu Transparense Kodeks ma na celu: • przedstawienie wizji funkcjonowania umów o poprawę efektywności energetycznej, prowadzących do poprawy efektywności energetycznej; • stworzenie podstaw dla profesjonalnego podejścia do realizacji takich umów; • stworzenie wspólnego zbioru zasad, który będzie stanowić punkt odniesienia i pozwoli przewidywać niedopuszczalne i niewłaściwe działania oraz im zapobiegać; • opracowanie lub identyfikację oraz promowanie dobrowolnych zobowiązań do stosowania najlepszych praktyk; 3 Dokument roboczy WP4 • wprowadzenie elementów gwarancji i zapewnienia jakości, dzięki czemu umowy EPC zyskają wiarygodność na rynku usług poprawy efektywności energetycznej; • stworzenie forum dla rozpoczęcia otwartej dyskusji, odzwierciedlającej potrzeby poszczególnych podmiotów rynku EPC; • monitorowanie i ocenę działań związanych z wdrażaniem Kodeksu, w celu określenia postępów w jego wprowadzaniu oraz obszarów wymagających poprawy; • stworzenie punktu odniesienia oraz podniesienie świadomości na temat EPC. 5 WARTOŚCI Kodeks postępowania EPC przedstawia wartości, których przestrzeganie czyni umowy poprawę efektywności energetycznej szczególnie godnym uwagi sposobem poprawy efektywności energetycznej, a także wyróżnia firmy typu ESCO spośród innych podobnych organizacji. Podstawowe wartości wymagane od dostawców usług w zakresie efektywności energetycznej, działających z wykorzystaniem podejścia EPC, to wartości zapewniające skuteczne, przejrzyste i profesjonalne podejście do zarządzania projektami EPC; są to: Skuteczność oszczędności energii efektywność ekonomiczna trwały charakter Profesjonalizm wiedza wysoka jakość pracy troska o zdrowie i bezpieczeństwo troska o dobre imię firmy w branży i podczas każdego projektu rzetelność odpowiedzialność szacunek dla innych 4 Dokument roboczy WP4 obiektywność Przejrzystość uczciwość otwartość długoterminowy efekt działań przejrzystość na każdym etapie działania jasne i uczciwe informowanie Przestrzeganie zasad etyki podczas realizacji umów o poprawę efektywności energetycznej oznacza prowadzenie właściwych w danych warunkach działań, przy zachowaniu wysokiego stopnia uczciwości. Wiąże się to z wyszukiwaniem najlepszych dostępnych rozwiązań i spełnianiem obietnic. Oznacza więc promowanie wartości i zasad EPC przez firmy typu ESCO i klientów, a także dawanie właściwego przykładu. 5 Dokument roboczy WP4 6 ZASADY Oszczędności energii i kosztów w projektach EPC muszą być uzyskiwane w skuteczny sposób. Główną cechą projektów EPC jest gwarancja uzyskania oszczędności energii w ciągu całego okresu obowiązywania zawartej umowy. Kodeks postępowania EPC obejmuje obecnie osiem ważnych zasad postępowania, wynikających z przyjętych wartości, zapewniających spełnienie minimalnych wymogów etyczne oraz właściwe postępowanie. Zasady te stanowią wytyczne dla wszelkich działań i decyzji dotyczących projektów EPC (zarówno dużych, jak i małych). Opisują one standardy postępowania oczekiwane od firm typu ESCO, a także, w drugiej kolejności, od klientów. 1. Projekty EPC muszą być efektywne ekonomicznie Efektywność ekonomiczna jest podstawową cechą projektów EPC. W przypadku takich projektów, stosunek kosztów wdrożenia środków poprawy efektywności energetycznej do uzyskanych oszczędności musi być optymalny. 2. Projekty EPC muszą przynosić trwałe efekty Trwały charakter efektów projektu EPC polega na uzyskaniu wysokiego stopnia oszczędności energii oraz zmniejszeniu emisji gazów cieplarnianych nawet po zakończeniu okresu obowiązywania umowy. Firma typu ESCO wspólnie z klientem aktywnie motywuje pracowników i współpracuje z nimi przez cały okres trwania umowy, tak aby pracownicy organizacji, w której realizowany jest projekt EPC przyczynili się do zapewnienia długoterminowej trwałości projektu i oszczędności energii nawet po zakończeniu projektu (okresu umownego), za pomocą aktywnego zarządzania energią lub wprowadzeniu ”uproszczonego” modelu EPC. 3. Relacje miedzy klientem a firmą ESCO powinny być długoterminowe i oparte na zasadzie równości Firma ESCO i klient powinni ze sobą ściśle współpracować jako partnerzy. Nie powinni ukrywać ani upiększać żadnych informacji, ale umożliwić sobie wzajemnie dostęp do wszystkich danych. Leży to zarówno w interesie klienta jak i firmy ESCO pod względem efektywnego wydatkowania środków inwestycyjnych, osiągnięcia minimalnego poziomu 6 Dokument roboczy WP4 oczekiwanych oszczędności energii oraz długoterminowego utrzymania wzajemnych relacji. 4. Wszystkie etapy procesu EPC powinny być przejrzyste, potwierdzone certyfikatem oraz uzasadnione Klient i firma ESCO muszą przestrzegać wszystkich praw i przepisów mających zastosowanie do projektów EPC w kraju, w którym dany projekt jest realizowany. Należy stosować politykę zerowej tolerancji wobec korupcji oraz prowadzenia interesów z kontrolowanymi przez siebie podmiotami, a także politykę unikania konfliktu interesów. 5. Finansowanie projektów EPC Przy finansowaniu projektów EPC nalezy korzystać wyłącznie z usług renomowanych instytucji finansowych. Pomoc w uzyskaniu środków na sfinansowanie projektu przez firmę ESCO powinno być jedynie jedną z możliwych opcji, a nie wymogiem dla realizacji całego przedsięwzięcia. 6. Projekty EPC powinny być kompleksowe Wszelkie kwestie związane z projektami EPC powinny być rozwiązywane - zarówno po stronie klienta, jak i po stronie firmy ESCO tylko przez ekspertów, którzy specjalizują się w projektach realizowanych według metody EPC. Eksperci tacy muszą przdstawić firmie ESCO swoje kwalifikacje i umiejętności odnoszące się do realizacji danego projektu oraz jego finansowania. Jeśli wiedza i umiejętności własnego personelu oraz ekspertów są niewystarczające, klient może skorzystać z usług wyspecjalizowanej firmy doradczej, której zadaniem będzie pokierowanie prawidłową realizacją projektu EPC. 7. Pomyślna realizacja projektu EPC powinna leżeć w interesie zarówno Klienta jak i dostawcy usług Klient i firma ESCO powinny być odpowiedzialne za realizację projektu na zasadach określonych w zawartej między nimi umowie (klient i firma ESCO mają swoje określone obowiązki) oraz na zasadzie obopólnego interesu w pomyślnej realizacji projektu EPC. 7 Dokument roboczy WP4 8. Firma ESCO powinna koncentrować się na jakości i staranności realizacji projektu na każdym z jego etapów Firma ESCO powinna przestrzegać certyfikowanych procedur, stosować wysokiej jakości niezawodny sprzęt i produkty oraz współpracować z wiarygodnymi podwykonawcami. Firma taka powinna też przestrzegać zasad etycznego postępowania w biznesie, wypełniać swoje zobowiązania wobec podwykonawców oraz postępować odpowiedzialnie w stosunku do klientów i ich przedstawicieli. 7 ŚRODOWISKO INSTYTUCJONALNE Każdy kodeks, w tym kodeks postępowania EPC, wymaga skutecznej, stosowanej przez poszczególne instytucje strategii jego wdrożenia 2, zapewniającej stworzenie właściwego środowiska dla jego opracowania, informowania innych podmiotów o tym kodeksie, interpretowania kodeksu, prowadzenia szkoleń i działań edukacyjnych na jego temat, egzekwowania, monitorowania i oceny funkcjonowania kodeksu. Tego typu podejście jest stosowane w przypadku wszystkich europejskich kodeksów postępowania w dziedzinie technologii informacyjnych i komunikacyjnych (ICT) 3. Właściwe jest przyjęcie otwartego procesu tworzenia Kodeksu postępowania EPC oraz stworzenie forum, które byłoby płaszczyzną dla dyskusji, odzwierciedlającą wymagania poszczególnych zaangażowanych stron europejskich. W procesie powstawania i wdrażania Kodeksu EPC można wyróżnić nastepujące etapy: 4: 2 3 4 Etap 1: utworzenie grup roboczych (ds. monitorowania, raportowania, najlepszych praktyk) z udziałem wszystkich zainteresowanych stron. Etap 2: opracowanie kryteriów właściwej realizacji projektów EPC, możliwych usprawnień oraz planu działań w zakresie Kodeksu postępowania EPC, w tym stworzenie logo Kodeksu. Gillman, Stuart C. 2005. Ethics Codes and Codes of Conduct as Tools for Promoting an Ethical and Professional Public Service, opracowanie dla PREM – Bank Światowy http://iet.jrc.ec.europa.eu/energyefficiency/ict-codes-conduct (wejście 9 lipca 2013 r.). Harrison, Robert., Bertoldi, Paolo., Siderius, Hans Paul., Dale, Ken., and Jäkel Michael. 2006. The EU Codes of Conduct: What Have They Achieved and What Are the Challenges?, ACEEE Summer Study on Energy Efficiency in Buildings, 8-112 – 8-123. 8 Dokument roboczy WP4 Etap 3: zbieranie danych na temat fazy realizacji oraz osiągniętych efektów w uzgodnieniu z zainteresowanymi stronami, analiza tych danych oraz opracowanie raportów opisujących dobrowolnie przyjęte cele i podjęte działania. Etap 4: ciągłe monitorowanie funkcjonowania w celu określenia najlepszych praktyk, zapewnienia wytycznych i wsparcia. 9 Dokument roboczy WP4 8 Testowanie Kodeksu postępowania EPC w projektach pilotażowych Etapy testowania funkcjonowania Kodeksu w projektach pilotażowych EPC, a także związane z tym analizy współpracy firm ESCO i konsumentów reazlizowane będą zgodnie z palnem prac w ramach projektów pilotażowych, przedstawionym na rysunku 1. 12 miesięcy (inwestycja) Ocena projektów 01. 2015 7 miesięcy 07. 2014 5 miesięcy Umowy o gwarancję / usługę poprawy efektywności energetycznej Konkurs ofert 12. 2013 07.2013 Przygotowanie i opracowanie projektów do zakończenia projektu Transparense Rysunek 1: plan prac w ramach projektów pilotażowych EPC Każdy etap odgrywa pewną rolę w dostarczaniu informacji zwrotnych na temat proponowanego Kodeksu UE, jego możliwych udoskonaleń, jak również przyszłego wdrażania tego kodeksu. Umożliwia partnerom projektu właściwe dostosowanie poszczególnych kodeksów krajowych do konkretnych warunków, w których będą one wdrażane. Pierwszym etapem jest przygotowanie i opracowanie projektów pilotażowych EPC/Kodeksu. Jak wynika z rys. 2 jest to kluczowy etap gromadzenia wiedzy – obejmuje jasne określenie możliwych nowych profesjonalnych standardów uwzględniających kluczowe wartości, do jakich dąży klient oraz wynikających z nich sposobów działania. Szczególną uwagę należy zwrócić na rolę możliwości pomiaru i raportowania obecnej efektywności energetycznej oraz zobowiązań firmy ESCO do jej poprawy i do stosowania najlepszych praktyk. Drugim etapem jest przeprowadzenie konkursu ofert dla projektów pilotażowych EPC/Kodeksu (rys. 3). Etap ten stanowi wyzwanie w zakresie wprowadzenia zasad Kodeksu 10 Dokument roboczy WP4 do procesu przetargowego, określonego głównie przepisami o zamówieniach publicznych - w jakim stopniu, na jakim poziomie, jak i kiedy należy wprowadzić standardy określone w kodeksie? Etap 1 - przygotowanie i opracowanie projektów Elementy wejściowe: WP5 WP4 •Kryteria i procedury kwalifikacyjne Wybór projektów pilotażowych EPC •Wprowadzenie kryteriów kwalifikacyjnych Kodeksu postepowania Określenie wartości i zasad kodeksu postępowania EPC WP5 • Wspieranie klientów projektów pilotażowych EPC Wprowadzenie zasad Kodeksu EPC do dokumentacji przetargowej Informacje zwrotne na temat stosowności wartości i zasad Kodeksu, przyjętych w ramach WP4 TEST KODEKSU Rysunek 2: przygotowanie projektów pilotażowych EPC/Kodeksu Etap trzeci, realizacja i funkcjonowanie projektów pilotażowych EPC/Kodeksu (rys. 4) oznacza oparte o równe zasady podejście testowe, stosowane podczas przygotowania Kodeksu: czy wywiera on jakiś wpływ, dlaczego działa dobrze / nie działa, czy uwzględnia udział wszystkich podmiotów, czy jest zaprojektowany w możliwy do wdrożenia sposób? Zebranie informacji zwrotnych na temat wdrożenia Kodeksu oraz ocena jego funkcjonowania z zastosowaniem schematu oceny, pozwolą zredukować niepożądane elementy oraz określić wskaźniki powodzenia. 11 Dokument roboczy WP4 Etap czwarty, ocena projektów pilotażowych EPC/Kodeksu (rys. 5) powinien obejmować przedstawienie wyciągniętych wniosków, określenie dobrych praktyk, określenie kontekstu wykorzystania Kodeksu, wskazanie potrzebnych działań informacyjnych dotyczących Kodeksu, zrównoważenie podejścia ogólnego i szczegółowego. Uwzględnienie wyników uzyskanych podczas tego etapu umożliwi opracowanie zaleceń dla dalszego opracowywania Kodeksu EPC. Etap 2 - konkurs ofert Elementy wejściowe: WP5 Podpisanie umowy EPC • Wspieranie firm ESCO w opracowaniu projektów pilotażowych EPC Wsparcie zgodne z Kodeksem postępowania EPC WP4 Informacje zwrotne na temat możliwości wprowadzenia wartości i zasad Kodeksu, przyjętych w ramach WP4 • Wsparcie dla kierownika zadania WP5 we wdrażaniu Kodeksu postępowania TEST KODEKSU Wdrożenie zasad Kodeksu EPC do dokumentacji ofertowej projektu Rysunek 3: Konkurs ofert dla projektów pilotażowych dla Kodeksu EPC 12 Dokument roboczy WP4 Etap 3 - umowa o usługę/gwarancję poprawy efektywności energetycznej Elementy wejściowe: Główny etap wykonawczy • Wsparcie dla firm ESCO, klientów i zespołu zadaniowego EESI 2020 WP5 Interaktywny Kodeksu EPC WP4 nadzór nad Główny etap realizacji wdrożeniem •Wsparcie dla firm ESCO, klientów i zespołu zadaniowego EESI 2020 Przedstawienie zaleceń, naprawczych, przygotowanie oceny działań schematu Ulepszenie Kodeksu EPC TEST KODEKSU Rysunek 4: realizacja i funkcjonowanie projektów pilotażowych EPC/Kodeksu Etap 4 - ocena Elementy wejściowe: WP5 Raporty krajowe i raport Selection of WP6 UE na temat stosowania experiment Kodeksu EPC w projektach pilotażowych dwellings • Wzory krajowych raportów na temat oceny projektów pilotażowych EPC Przeprowadzenie ostatnich wywiadów pogłębionych na temat wykonalności i użyteczności Kodeksu TEST KODEKSU Rysunek 5: ocena projektów pilotażowych EPC/Kodeksu 13 Dokument roboczy WP4 9 OPRACOWANIE KRAJOWYCH KODEKSÓW POSTĘPOWANIA EPC Opracowując krajowe kodeksy postępowania EPC na podstawie wstępnej wersji ogólnego kodeksu dla całej UE, partnerzy projektu uwzględnią charakterystyczne dla poszczególnych krajów wartości i standardy postępowania w dziedzinie EPC, zapewniając tym samym lepsze możliwości zastosowania kodeksów w ich krajach. Aby lepiej przygotować kodeksy krajowe, partnerzy projektu powinni: 1. Starannie wybierać podmioty przygotowujące kodeksy krajowe • Partnerzy projektu muszą zdecydować o tym, kto będzie opracowywać kodeksy krajowe . Im więcej osób zaangażowanych będzie w ten proces, tym lepsze będą kodeksy krajowe, gdyż będą w wysokim stopniu odzwierciedlać uwarunkowania danego kraju – to bowiem będzie decydujące dla sukcesu kodeksu. 2. Uwzględniać charakter krajowych firm i klientów EPC Partnerzy projektu powinni uwzględnić zasady etyczne stosowane przez krajowe firmy z branży EPC oraz klientów. Zasady te należy uwzględnić w kodeksach krajowych poprzez proste stwierdzenie: ”zobowiązujemy się przestrzegać wszystkich zasad postępowania ...”. Treść tych zasad powinna być łatwo dostępna dla wszystkich zaangażowanych stron oraz ogółu społeczeństwa. 3. Wykraczać poza sektor EPC Należy przestudiować kodeksy etyki, kodeksy postępowania i ogólne zasady prowadzenia biznesu, przestrzegane przez powszechnie szanowane firmy w danym kraju, działające poza sektorem EPC. Takie kodeksy mają zwykle wiele wspólnego, promując konkretne wzorce postępowania i zniechęcając do innych. Partnerzy projektu mogą swobodnie korzystać z koncepcji i idei wiodących firm z danego kraju. 4. Koncentrować się na najważniejszych elementach Podczas modyfikacji początkowego Kodeksu dla całej UE, a szczególnie przedstawionych w nim wartości i zasad, partnerzy projektu powinni skoncentrować się przede wszystkim na najważniejszych elementach. 14 Dokument roboczy WP4 15 Dokument roboczy WP4 5. Uwzględniać przeszłość, teraźniejszość i przyszłość Dostosowanie i kształtowanie Kodeksu UE powinno odbywać się z uwzględnieniem wcześniejszej sytuacji, doświadczeń i wydarzeń w obszarze EPC w danym kraju. Partnerzy projektu powinni przyjrzeć się też obecnej sytuacji, która może określać wymagania dla kodeksu krajowego na przyszłość. Wszelkie zmiany w Kodeksie maja sens tylko wtedy, gdy wyjaśniają i ugruntowują pierwotny cel Kodeksu. 6. Opracować i udoskonalać projekt Kodeksu Należy uzyskać informacje zwrotne na temat projektu Kodeksu od zainteresowanych stron. Trzeba ocenić co jest dobre, a co nie i co nie jest tak oczywiste, jak wydawało się podczas projektów pilotażowych. Następnie partnerzy projektu powinni poprawić opracowany projekt zmieniając go, skracając lub rozbudowując zgodnie z potrzebami. 7. Zachować prostotę formy Kodeks krajowy nie musi być bardzo obszernym, szczegółowym dokumentem. Może być nawet krótszy niż proponowany ogólny Kodeks UE. 8. Zapewnić, że wszyscy znają zasady Najważniejsze jest nie tylko stworzenie samego Kodeksu, ale jego przestrzeganie przez firmy typu ESCO i klientów jako wytycznych w codziennym postępowaniu. Partnerzy projektu powinni jako minimum organizować spotkania, aby wyjaśnić "zasady oparte na wartościach", odpowiedzieć na pytania i poinformować wszystkich jakie zasady obowiązują. Jednocześnie partnerzy projektu powinni upowszechniać Kodeks wśród firm typu ESCO działających w danym kraju oraz zamieszczać go w widocznych miejscach. Ponadto Kodeks powinien być stosowany w ramach projektów pilotażowych Transparense. 9. Zapewnić, że wszyscy wiedzą, jak stosować zasady Należy ułatwić firmom ESCO i klientom zadawanie pytań typu: czy robię to dobrze? Partnerzy projektu powinni udzielać szybkich odpowiedzi za pomocą narzędzi komunikacji stosowanych w projekcie, a także pisemnie rejestrować zgłaszane pytania i 16 Dokument roboczy WP4 udzielone odpowiedzi. Umożliwi to autorom Kodeksu systematyczne uwzględnianie konkretnych pytań i odpowiedzi podczas jego opracowania, a także omówienie tych pytań z firmami ESCO i klientami podczas szkoleń i spotkań komitetów sterujących w ramach WP3. Kodeks krajowy może być uzupełniony środkami polityki oraz szczegółowymi instrukcjami zawierającymi dalsze wytyczne, jeśli zostanie to uznane za konieczne. Partnerzy projektu powinni być świadomi, że jeśli dany kodeks postrzegany będzie jedynie jako przepis konieczny do wyegzekwowania, to będzie mniej skuteczny2. W celu ustalenia, w jakim stopniu zasady etyczne Kodeksu przestrzegane są przez firmy ESCO i klientów, zwłaszcza gdy ESCO i klienci nie zgłaszają się o porady, partnerzy projektu powinni prowadzić okresowe oceny przestrzegania Kodeksu przez uczestników projektów pilotażowych oceniać wszystkie opinie i zajmować się ewentualnymi rozbieżnościami pomiędzy Kodeksem a prowadzonymi działaniami. 17 Dokument roboczy WP4 10 Załącznik – definicje i glosariusz Definicje (1) efektywność energetyczna (EE) oznacza stosunek uzyskanych wyników, usług, towarów lub energii do wkładu energii (jak określono w Dyrektywie 2012/27/UE z dnia 25 września 2012 w sprawie efektywności energetycznej, zmiany dyrektyw 2009/125/WE i 2010/30/UE oraz uchylenia dyrektyw 2004/8/WE i 2006/32/WE; jak określono w definicjach i wymaganiach dla usług energetycznych, EN 15900:2010); (2) system zarządzania energią oznacza zbiór wzajemnie powiązanych lub wzajemnie oddziałujących elementów planu, który wyznacza cel w zakresie efektywności energetycznej oraz strategię osiągnięcia tego celu (jak określono w dyrektywie 2012/27/UE); (3) oszczędność energii oznacza ilość zaoszczędzonej energii ustaloną w drodze pomiaru lub oszacowania zużycia przed wdrożeniem środka mającego na celu poprawę efektywności energetycznej i po jego wdrożeniu, z jednoczesnym zapewnieniem normalizacji warunków zewnętrznych wpływających na zużycie energii (jak określono w dyrektywie 2012/27/UE); (4) usługa energetyczna oznacza fizyczną korzyść, udogodnienie lub pożytek pochodzące z połączenia zużycia energii z wykorzystywaniem technologii energooszczędnych lub działania, które mogą obejmować czynności, utrzymanie i kontrolę niezbędne do świadczenia danej usługi, która jest świadczona na podstawie umowy i która w normalnych okolicznościach prowadzi do sprawdzalnej i wymiernej lub możliwej do oszacowania poprawy efektywności energetycznej lub do oszczędności energii pierwotnej (jak określono w dyrektywie 2012/27/UE); (5) poprawa efektywności energetycznej oznacza zwiększenie efektywności energetycznej w wyniku zmian technologicznych, zachowań lub ekonomicznych (jak określono w EN 15900:2010); (6) usługa poprawy efektywności energetycznej oznacza uzgodnione zadanie lub zestaw zadań mających na celu doprowadzenie do poprawy efektywności energetycznej i innych uzgodnionych wyników (jak określono w EN 15900:2010) (7) umowa o poprawę efektywności energetycznej oznacza umowę pomiędzy beneficjentem a dostawcą realizującym środek poprawy efektywności energetycznej, weryfikowaną i monitorowaną w trakcie całego okresu jej obowiązywania, zgodnie z 18 Dokument roboczy WP4 którą inwestycje (roboty, dostawa lub usługa) w ten środek są spłacane w relacji do uzgodnionego w umowie poziomu poprawy efektywności energetycznej lub innego uzgodnionego kryterium charakterystyki energetycznej, na przykład oszczędności finansowych (jak określono w dyrektywie 2012/27/UE); (8) dostawca usług energetycznych oznacza osobę fizyczną lub prawną, która świadczy usługi energetyczne lub realizuje inne środki mające na celu poprawę efektywności energetycznej w obiekcie lub w lokalach odbiorcy końcowego (jak określono w dyrektywie 2012/27/UE); (9) zużycie energii końcowej oznacza całość energii dostarczonej sektorom przemysłu, transportu, gospodarstw domowych, usług i rolnictwa. Wyłącza się z niego dostawy dla sektora przemiany energetycznej oraz samego przemysłu energetycznego (jak określono w dyrektywie 2012/27/UE); (10) gwarancja poprawy efektywności energetycznej oznacza zobowiązanie dostawcy usług do uzyskania możliwej do zmierzenia poprawy efektywności energetycznej (jak określono w EN 15900:2010); Glosariusz Przedsiębiorstwo usług energetycznych (Energy Service Company - ESCO) Osoba fizyczna lub prawna świadcząca usługi w zakresie efektywności energetycznej, w formie umów o poprawę efektywności energetycznej – Energy Performance Contracting (EPC), w celu uzyskania gwarantowanych oszczędności energii końcowej oraz innych uzgodnionych wyników (Transparense). Rodzaje firm ESCO (według projektu IEE “ChangeBest”): Producent lub dostawca sprzętu Dostawca energii Dystrybutor energii Firma prowadząca (hurtowy) obrót energią Firma prowadząca wiele rodzajów działalności 19 Dokument roboczy WP4 Etapy procesus (Załącznik A, EN 15900:2010): a) Przygotowanie b) Audyt energetyczny c) Realizacja uzgodnionych działań w zakresie poprawy efektywności energetycznej w okresie obowiązywania umowy d) Pomiar i weryfikacja Firma doradztwa energetycznego Firma zarządzająca obiektami lub nieruchomościami Instalator sprzętu Niezależna firma specjalistyczna Agencja ds. Energii Bank Firma ESCO kontrolowana przez instytucje finansową Firma łącząca któreś z powyższych funkcji Inne Opracowane materiały (odpowiednio): a) Dane o zużyciu energii i obecnej sytuacji w zakresie efektywności energetycznej b) Opis ram dla prowadzenia działań oraz procedur dalszego postępowania c) Zapis zrealizowanych działań w zakresie poprawy efektywności energetycznej d) Opis nowej sytuacji w zakresie efektywności energetycznej Proces świadczenia usługi poprawy efektywności energetycznej Inne uzgodnione wyniki Usługa poprawy efektywności energetycznej musi być zaprojektowana tak, aby osiągnąć poprawę efektywności energetycznej oraz inne uzgodnione wyniki, takie jak poziom komfortu, wydajność produkcji, poziom bezpieczeństwa, itp. Uproszczone umowy o poprawę efektywności energetycznej Zarządzanie energią z gwarancją oszczędności energii, udzieloną przez firmę typu ESCO (zgodnie z projektem IEE “EESI”): Przy zastosowaniu “uproszczonego” modelu usług EPC, oszczędności energii są osiągane głównie dzięki działaniom organizacyjnym, przy niskich lub zerowych nakładach inwestycyjnych na środki poprawy 20 Dokument roboczy WP4 efektywności energetycznej. Firma typu ESCO działa jako zewnętrzny podmiot zarządzający energią, przejmujący odpowiedzialność za funkcjonowanie i optymalizację instalacji związanych z energią (kotły grzewcze, systemy automatycznego sterowania w budynkach, systemy sterowania oświetleniem). Ponieważ duże inwestycje nie są konieczne, okres obowiązywania uproszczonych umów EPC jest krótki (2-3 lata).
