Typografia pisma urzędowego

Typografia pisma urzędowego
Maciej St. Zięba
[email protected]
Wstęp
O naszym profesjonalizmie urzędniczym
świadczy nie tylko
merytoryczna poprawność
wydawanych decyzji,
ale także sposób,
w jaki te decyzje redagujemy,
oraz forma naszej korespondencji
z interesantem, z innymi instytucjami itp.
KOMPUTER
TO NIE JEST
M A S Z Y N A
D O
N I A
P I S A
ANI
ZABAWKA DO
EKSPERYMENTÓW
typoGRAFICZNYCH
Teksty źródłowe:
– ustawa z dn. 7 X 1999 r. o języku polskim (Dz. U. Nr 90
poz. 999, z późn. zm.);
– polska norma PN-83/P-55366 Zasady składania tekstów
w języku polskim;
– Wielki słownik ortograficzny PWN wraz z zasadami
ortografii i interpunkcji, pod red. Edwarda Polańskiego,
Warszawa: PWN 2003 (http://so.pwn.pl/zasady.php)
[lub inny];
– uchwały Rady Języka Polskiego (http://www.rjp.pan.pl).
– Ewentualnie: Wielki słownik poprawnej polszczyzny
PWN, pod red. Andrzeja Markowskiego, Warszawa:
PWN 2004 [lub inny].
Typy najczęstszych problemów:
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
niejednolitość pisma (krój, wielkość);
nierówne i niewłaściwe marginesy;
różnie sformatowane akapity;
nierówne odstępy między wyrazami;
nieprzenoszenie wyrazów, wiszące słowa (sieroty);
wiszące wiersze (szewce, bękarty, wdowy);
złe formatowanie znaków interpunkcyjnych;
błędne znaki interpunkcyjne;
zbędne wielkie litery;
nadmierne wyróżnienia w tekście;
hiperłącza w tekstach drukowanych;
brak numeracji stron pisma wielostronicowego;
źle sformatowane listy wypunktowane,
złe rozmieszczenie krótkiego pisma na stronie.
Typy pism urzędowych
(dokumentów):
– decyzje administracyjne i postanowienia,
– korespondencja ze stroną lub uczestnikiem
procedury,
– korespondencja z innymi organami lub
instytucjami (także z innymi jednostkami własnej
instytucji),
– projekty aktów prawnych,
– sprawozdania
– i in.
Usprawiedliwienia
– „Bo tak wszyscy/inni robią”.
– „Bo taki miałem podkład/wzór”.
– „Bo tak napisane było w piśmie z sądu/
ministerstwa”.
– „Bo…”
(każde uzasadnienie jest równie dobre,
lub równie złe)
Podstawowe zasady:
1. Żelazna konsekwencja
(Jak coś ustalę, to się tego trzymam)
2. Świadome stosowanie zasad
(Wiem, dlaczego coś robię)
3. Świadome korzystanie z narzędzi
(Wiem, jak to uzyskać w komputerze)
Edytor tekstu
Nie jest dobrze, gdy „komputer” jest
inteligentniejszy od użytkownika.
Komputer nie robi tego, co chcemy by robił,
tylko to, co mu każemy robić.
Jeśli nie wiesz, co komputer robi za ciebie,
wyłącz mu wszystkie „domyślne” opcje
automatyczne.
Ustawienia „domyślne”
• Narzędzia – Opcje (widok, ogólne, edycja,
zapisywanie, pisownia i gramatyka)
• Narzędzia – Autokorekta / Opcje
autokorekty
• Narzędzia – Język
• Plik – Ustawienia strony
Normy polskie czy amerykańskie?
amerykańskie
– czcionka 12 p.
– układ blokowy: akapity bez wcięć,
wyjustowane
– jeśli wcięcie, to na 0,5 cala (1,25
cm)
– interlinia 1,5 wielkości czcionki,
dodatkowo 6 p. przed akapitem
i po akapicie
–
marginesy 1-calowe
polskie
– czcionka 12 p. europejskich
(= 13 p. amerykańskich)
– akapity z wcięciem pierwszego
wiersza, w chorągiewkę, ale
z dzieleniem słów
– wcięcie 1,5 fireta / 5 spacji w
stopniu wysokości wiersza (np.
dla 13 p. = 0,75 cm, dla 10 p. =
0,5 cm)
– interlinia pojedyncza, ew.
dodatkowo 6,5 punktu po akapicie
– marginesy na 2 cm, z lewej strony
można dodać 1 cm na oprawę,
u dołu 1 cm na stopkę (nr strony)
Typy pisma
Pisma szeryfowe (egipcjanka):
Times
Garamond
California
Elega
Lucida
Courier
Pisma bezszeryfowe (grotesk):
Arial
Univers
Verdana
Trebuchet
Tahoma
Lucida Console
P i s a n k i , k s e n o t y p y, g o t
yk
nie nadają się do pism urzędowych
(na szyldy, akcydensy itp.)
American
Bell Cent
Allegro
Bank Gothic
Arnold
Eckmann
Old English
Segoe
Kunstler
Futura Black
Tempus
Impact
Monotype
Lithograph
Nieprawidłowy format czcionki
Kursywą:
Lorem ipsum dolor sit amet augue
eu sem ante eu lacus. Phasellus
adipiscing. Nunc felis. Maecenas
elit est, et netus et magnis dis
parturient montes, nascetur
ridiculus mus. Nunc tristique
commodo. Curabitur ut venenatis
vitae, congue at, molestie a,
laoreet urna eu nunc hendrerit
nibh nisl, semper orci, sodales in,
dapibus tellus. Cras non elit nibh,
sollicitudin arcu. Cras non enim
vulputate imperdiet, lorem libero,
fringilla ligula nunc, in faucibus
orci sit amet, tellus.
Półgrubą:
Lorem ipsum dolor sit amet
augue eu sem ante eu lacus.
Phasellus adipiscing. Nunc felis.
Maecenas elit est, et netus et
magnis dis parturient montes,
nascetur ridiculus mus. Nunc
tristique commodo. Curabitur
ut venenatis vitae, congue at,
molestie a, laoreet urna eu nunc
hendrerit nibh nisl, semper orci,
sodales in, dapibus tellus. Cras
non elit nibh, sollicitudin arcu.
Cras non enim vulputate
imperdiet, lorem libero, fringilla
ligula nunc, in faucibus orci sit
amet, tellus.
Wyróżnienia 1
Lorem ipsum dolor sit amet augue
eu sem ante eu lacus. Phasellus
adipiscing. Nunc felis. Maecenas
elit est, et netus et magnis dis
parturient montes, nascetur
RIDICULUS MUS. Nunc
tristique commodo. Curabitur ut
venenatis vitae, congue at,
molestie a, laoreet urna eu nunc
hendrerit nibh nisl, semper orci,
sodales in, dapibus tellus. Cras non
elit nibh, sollicitudin arcu. C r a s
non enim vulputate
imperdiet, lorem libero, fringilla
ligula nunc, in faucibus orci sit
amet, tellus.
Lorem ipsum dolor sit amet augue
eu sem ante eu lacus. P h a s e l l u s
a d i p i s c i n g. Nunc felis.
Maecenas elit est, et netus et magnis
dis parturient montes, nascetur
RIDICULUS MUS. Nunc tristique
commodo. Curabitur ut venenatis
vitae, congue at, molestie a, laoreet
urna eu nunc hendrerit nibh nisl,
semper orci, sodales in, dapibus
tellus. Cras non elit nibh, sollicitudin
arcu. C r a s n o n e n i m
v u l p u t a t e imperdiet, lorem
libero, fringilla ligula nunc, in
faucibus orci sit amet, tellus.
Wyróżnienia 2
– Nie stosujemy dwóch typów wyróżnień jednocześnie (np.
pogrubiona kursywa).
– Nie używamy podkreślenia jako wyróżnienia.
– Wyróżnienia od najsubtelniejszego do najbardziej
nachalnego:
– r o z s t r z e l e n i e,
– kursywa (pismo pochyłe),
– wytłuszczenie (pogrubienie),
– WERSALIKI i KAPITALIKI.
– Zwiększenie rozmiaru czcionki też jest
wyróżnieniem (nagłówki, śródtytuły: najlepiej o ok.
+20%).
– Zmniejszamy rozmiar czcionki dla list niestanowiących
integralnej części tekstu (np. spis załączników,
Problemy niedające się pokazać
w PowerPoincie:
– nierówne marginesy,
– różnie sformatowane akapity,
– nierówne odstępy między wyrazami,
– przenoszenie wyrazów, wiszące słowa.
Ustawienia
– Plik – Ustawienia strony (marginesy)
– Format – Akapit (interlinia, wcięcia 1.
wiersza, wyrównanie; tabulatory; kontrola
bękartów i szewców)
– Format – Czcionka (wersaliki itp.;
rozstrzelenie – zagęszczenie)
– Format – Punktory i numeracja /
Wypunktowanie i numerowanie (listy z
numeracją i bez)
Sieroty, wdowy, szewce, bękarty
– Sierota – jedno- lub dwuliterowy przyimek lub
spójnik (lub symbol) na końcu wiersza, albo
skrót (symbol) jednostki miary po liczbach –
na początku wiersza.
– Szewc – pierwszy wiersz akapitu pozostający
u dołu poprzedniej strony.
– Bękart – ostatni wiersz akapitu przechodzący
na górę następnej strony.
– Wdowa – ostatni wiersz akapitu składający się
z jednego krótkiego słowa, zwł. krótszego od
wcięcia pierwszego wiersza nast. akapitu.
Zasady interpunkcji
– Między końcowe litery słowa a następujące po
nich znaki przestankowe: . ; , ! ? … : , nie
wstawiamy spacji.
– Po znakach przestankowych stawiamy spację
(uwaga na zbieg dwóch znaków!).
– Między wyrażenie a otaczające je nawiasy: (....),
[....] lub cudzysłowy: „....”, »....«, «....», ‛....’ nie
wstawiamy spacji.
– Znaki „parzyste” – jakim znakiem wprowadzamy
element wtrącony, takim go zamykamy.
– Apostrof (’) i łącznik (-) nie są znakami
interpunkcji.
Złe formatowanie znaków
interpunkcyjnych
( 1995 ), (1995 ), ( 1995)
(1995)
Ten sam.!
ustawa z 1996 r. ,
rozporządzenie z 1998r.
Ten sam!
ustawa z 1996 r.,
rozporządzenie z 1998 r.
Pojechał ,a potem nie .
Pojechał, a potem nie.
kujawsko – pomorski
kujawsko-pomorski
„ Pogorzelec ” itp..
„Pogorzelec” itp.
Błędne znaki interpunkcyjne
/1995/
(1995)
kujawsko – pomorski, kujawsko–pomorski
kujawsko-pomorski
1995 - 2000, 1995-2000
1995–2000
cywilno-prawny
cywilnoprawny
w Megabank’u,
Anatol’a James’a El-Hakim’a
w Megabanku
Anatola Jamesa El-Hakima
Sartre’a
"Pogorzelec", “Pogorzelec”, ‘Pogorzelec’
,,Pogorzelec" ,,Pogorzelec’’, 'Pogorzelec‘
„Pogorzelec”
<<Pogorzelec>>
«Pogorzelec»
Petent – jak sam zeznał, pojechał
Petent – jak sam zeznał – pojechał…
lub:
Petent, jak sam zeznał, pojechał…
lub:
Petent (jak sam zeznał) pojechał…
Myślnik, minus, pauza, łącznik…1
łącznik (dywiz, tiret):
Bendkowska-Firlej, Ruda-Huta
polsko-francuski i francusko-polski
minus:
–225,8 lub -225,8
półpauza:
w latach 1998–2005 (pełny
zakres)
zajmuje to 2 – 3 godzin
(przybliżony wymiar)
Pakt Ribbentrop – Mołotow
(między dwiema osobami)
myślnik:
Petent – jak sam zeznał – pojechał
tam rowerem.
Należy złożyć oryginały – lub
potwierdzone kopie.
pauza:
— Kiedy do niego pójdziemy?
— Jutro.
półpauza:
Wyliczenie:
– punkt pierwszy,
– punkt drugi i ostatni.
Ukośnik (1)
– Ukośnik nie zastępuje nawiasu.
– Ukośnika nie używa się w skrótach.
– Ukośnik rozdziela równorzędne wyrażenia:
• np.: Liczba załączonych oryginałów/kopii:
– Ukośnik oddziela alternatywne końcówki rodzajowe (ale
nie końcówki dodawane):
• np.: Wnioskodawca/-czyni zobowiązany/-na jest uzupełnić…
• ale: Proszę, by aplikant(ka) dołączył(a) swój życiorys.
– Ukośnik występuje: a) w adresach internetowych,
oddzielając domenę, poddomenę, witrynę, podwitrynę od
stron; b) przy podawaniu znaku pisma zgodnie z
hasłownikiem; c) w formularzach urzędowych, zwł.
przeznaczonych do elektronicznego przetwarzania
danych; d) w wyrażeniach jednostek miar: „na” (km/h).
– Normalnie nie powinien występować w datach.
Ukośnik (2)
Nieprawidłowe:
w/w n/w d/s n/t w/g z/s j/w a/a
Prawidłowe:
ww. nw. ds. nt. wg z s. jw. a.a.
o/Bydgoszcz, O/Bydgoszcz
n/Notecią, k/Włodawy, p/Płońskiem
o. Bydgoszcz
n. Notecią, k. Włodawy,
Ankara/Turcja
Ankara (Turcja); Ankara – Turcja
pismo Nr 256 / 07 / 08
pismo nr 256/07/08
p. Płońskiem
dokumenty / kopie potwierdzone
urzędowo =
dokumenty i/lub kopie potwierdzone
urzędowo
http://uw.lublin.pl/bip/delegatury.html
Znaki mało używane
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
nawiasy sześciokątne {....}
nawiasy ostre <....>
separator |
przeciwukośnik: \
podkreślenie _
tylda ~
cyrkumfleks ^
ampersand (etka) &
„małpa” (atka) @
dolar $
Symbole i in. znaki
– % i ‰ – stawiamy bezpośrednio po cyfrze: 25%
– symbole walut – po liczbie i spacji
• $ = USD = dolar:
• € = EUR = euro:
• zł = PLN = złoty:
29 $
13 EUR
75 zł
– § – stawiamy przed numerem z odstępem: § 45
Pisownia dat
Nieprawidłowa
02 maja 2008
2 maj 2008r.
2 maja 2008r.
Prawidłowa
2 maja 2008
dn. 2 maja 2008 r.
2.V.2008
02 V 2008
02.V.2008.
2 V 2008
dn. 2 V 2008 r.
02-05-2008
02/05/2008
2008-05-02
2008/05/02
2.5.2008
02.05.2008
w formularzach urzędowych też:
2008.05.02 itp.
Listy punktowane
Źle
Dobrze
Składniki sukcesu:
 Autonomia
 Budżet
 Czyn
 Dobrobyt
Składniki sukcesu:
– autonomia;
– budżet;
– czyn;
– dobrobyt:
 Przychody
 Rozchody
 Bilans
• przychody,
• rozchody,
• bilans:
 Aktywa
 Pasywa
– aktywa,
– pasywa.
Użyteczne skróty klawiaturowe
ctrl-A – zaznacz cały tekst
ctrl-H – znajdź i zamień
ctrl-shift-spacja – spacja nierozdzielająca
shift-enter – wymuszony koniec wiersza
ctrl-enter – wymuszony koniec strony
Interpunkcja
• i zamieszkiwał i
przebywał
• nie należy się chyba,
że dostarczy
• dokument za pomocą,
którego
• Wnioskodawca, złożył
• sporządzić listę,
obywateli …
• i zamieszkiwał, i
przebywał
• nie należy się, chyba że
dostarczy
• dokument, za pomocą
którego
• Wnioskodawca złożył
• sporządzić listę
obywateli …
Nadmierne wielkie litery
– przesyłam dokumenty Cudzoziemca, Pana
…… oraz Jego dzieci…
– uchwała... / zarządzenie... Nr 57 z dn. 6
lipca…
– według danych tut. Wydziału/Urzędu…
– obw. Kirowogradzki, rej. Wołkowyski, woj.
Kujawsko-Pomorskie
Błędy stylistyczne i inne…
– W załączeniu przesyłam
pismo…
–
–
–
–
– Przesyłam pismo…, lub:
– [Informacja]. Załączam
pismo…
(kopia w załączeniu).
– (kopia w załączniku).
W nawiązaniu do pisma
– W związku z otrzymaniem
Ministra…
pisma Ministra…
Wzywam Pana do
– Wzywam Pana do
uzupełnienia braku
uzupełnienia braku
formalnego w ciągu 7 dni.
formalnego w ciągu 7 dni.
Uprzejmie proszę o
Proszę o dostarczenie…
dostarczenie…
W razie nie uzupełnienia… – W razie nieuzupełnienia…
Bibliografia
– Mieczysław Druździel, Tadeusz Fijałkowski: Zecerstwo, Wrocław:
Ossolineum 1988 (Inwentarium wiedzy o poligrafii, pod red. Henryka
Jankowskiego, t. 1).
– Robert Chwałowski: Typografia typowej książki, Gliwice: Helion
2002.
– tenże: {typografia.info/, http://www.typografia.ogme.pl.
– Jacek Jarzina: Tajniki typografii dla każdego, Warszawa: Mikom
2003.
– Adam Wolański: Edycja tekstów. Praktyczny poradnik: książka,
prasa, www, Warszawa: PWN 2008.
– Robin Williams: Jak składać tekst? Komputer nie jest maszyną do
pisania, Gliwice: Helion 2003 (wyd. 2) [uwaga: amerykańska!].
– Dorota Cendrowska, Zrób to lepiej! O sztuce komputerowego
składania tekstu, Warszawa: PWN 2006 [uwaga: sporo błędów].
– Robert Bringhurst: Elementarz stylu w typografii, Kraków: D2D.pl
2008 [uwaga: amerykańska!].
– Słowniki, także online, zob.:
http://www.poradniajezykowa.us.edu.pl/slowniki.php