Odcinek 3 z 10: Skuteczne pytania selekcyjne

Odcinek 3 z 10: Skuteczne pytania selekcyjne
Każdy, kto kiedykolwiek musiał dokonad selekcji nadesłanych aplikacji wie, jak ważne jest
ustalenie kryteriów, według których należy szukad idealnego kandydata. Sprawa jest tym
bardziej kluczowa, jeśli rekruter korzysta z systemu, który ma w tym pomóc. Wg badania
Interaktywnego Instytutu Badao Rynkowych* aż 70% respondentów uważa, że elektroniczne
systemy wspierające rekrutację (tzw. ATS) ułatwiają preselekcję aplikacji. - Pytania
pomocnicze zawarte w formularzu aplikacyjnym to niezwykle ważny element pierwszego
etapu selekcji. – potwierdza Agnieszka Samborska – Szczepanik, specjalista ds. rekrutacji i
szkoleo z Tchibo Warszawa. - Odpowiednio skonstruowany formularz rekrutacyjny może
zastąpid wywiad telefoniczny przed spotkaniem. Formularz to wizytówka, którą wraz z CV
daje nam kandydat przed spotkaniem. Od tego, jak go wypełnił, często zależą dalsze etapy
rekrutacji.
Formułowanie pytań
Kluczem do sukcesu jest skupienie się na wymaganiach określonych w ogłoszeniu. Pytania
powinny uwzględniad twarde umiejętności, a odpowiedzi do wyboru nie powinny byd zbyt
ogólne. Na przykład przy sztandarowym pytaniu o posiadanie doświadczenia na podobnym
stanowisku nie wystarczą odpowiedzi „tak” lub „nie”. Z punktu widzenia późniejszej selekcji
warto zapytad również o czas przepracowany na tym stanowisku, w ten sposób będziemy
mogli oddzielid bardzo doświadczonych kandydatów od tych, którzy mają za sobą tylko staż
w danej branży.
Każdy rekruter ma swoje sposoby na udane pytania. - Podczas przygotowania formularza
kieruję się zawsze profilem osoby, której poszukujemy. – tłumaczy Agnieszka SamborskaSzczepanik - Każdy formularz jest więc inny, chod niektóre pytania mogą się powtarzad. To
proces rekrutacyjny i profil kandydata warunkują treśd pytao.
Ile pytań zadać?
Z psychologicznego punktu widzenia ludzie najlepiej reagują na ankiety z kilkoma pytaniami.
Staramy się nie przekraczad liczby 7 pytao – kontynuuje Agnieszka Samborska- Szczepanik –
Samo wypełnienie formularza już jest plusem dla kandydata. Statystyki pokazują, że nie
wszystkie osoby zainteresowane stanowiskiem wypełniają formularz do kooca. Świadczy to o
tym, że tylko najbardziej zmotywowani poświęcają czas i energię na wypełnienie
kwestionariusza. Można więc go potraktowad jako naturalny, pierwszy etap selekcji. Nie
obawiajmy się, że pytania zniechęcą kandydatów. A nawet jeśli, to czy na pewno
chcielibyśmy pracowad z kimś, kto nie jest w stanie poświęcid kwadransa na wypełnienie
formularza i odpowiedź na kilka prostych pytao?
Co oprócz podstawowych wymagań?
Warto zastanowid się również nad umiejętnościami mile widzianymi, nawet jeśli nie
wspominamy o nich w ogłoszeniu. Może idealny kandydat ma uprawnienia do obsługi
wózków widłowych lub zna Kodeks Spółek Handlowych? A może powinien mied
doświadczenie w specyficznej branży? Nic nie zaszkodzi zapytad, a byd może w prosty sposób
odnajdziemy „perełkę”.
Pytania, które zabiją każdy formularz
Jeśli prosimy kandydatów o załączenie życiorysu, niech formularz będzie jego uzupełnieniem.
Nie ma nic bardziej frustrującego dla kandydata niż przeklejanie danych ze swojego CV,
dlatego pamiętajmy, by formularz i życiorys nie dublowały się. Nie pytajmy o historię
zatrudnienia czy jakiekolwiek inne rzeczy, które znajdziemy w plikach załączonych do
aplikacji.
Jak pytać o wykształcenie?
Kwestia wykształcenia również jest sporna – z jednej strony chcemy je znad, ale z drugiej nie
ma dla nas znaczenia, że kandydat w 1998 roku skooczył stosunki międzynarodowe na
uczelni ekonomicznej. Jeśli liczy się dla nas tylko fakt posiadania dyplomu uczelni wyższej,
zadajmy proste pytanie jednokrotnego wyboru (kandydat może zaznaczyd tylko jedną z
podanych propozycji), np.:
Według jakich pytań najwygodniej filtrować?
Filtrowanie „po pytaniach z formularza” to podstawowe narzędzie w ATS-ie. Funkcja pomaga
wyłowid z wszystkich aplikacji tylko te osoby, które w określony sposób odpowiedziały na
pytania. Formularz należy dopasowad nie tylko do profilu stanowiska, ale również specyfiki
branży. Rekruterzy z Tchibo, które posiada również sied sklepów i kawiarni, dzięki prostemu
pytaniu są w stanie błyskawicznie zareagowad w przypadku wakatu w konkretnej filii. Pytamy
o preferowaną lokalizację, gdyż nie każda osoba zainteresowana jest dojazdem do innego
sklepu nawet w ramach jednego miasta. Formularz służy nie tylko rekruterowi, ale również
kandydatowi, aby opowiedzied o swoich preferencjach, np. dotyczących wysokości
wynagrodzenia.
Pytać – nie pytać?
Tu pojawia się kolejna wątpliwośd – pytad czy nie pytad o oczekiwany poziom
wynagrodzenia? Bez wątpienia jest to bardzo pomocne kryterium, z drugiej strony już na
starcie stawia kandydatów w niezręcznej sytuacji. Optymalnym rozwiązaniem wydaje się
zapytanie o preferowaną wysokośd zarobków lub ich przedział (tzw. widełki), ale nie w
formie obowiązkowej.
Krótka recepta na skuteczny formularz
Praktyka pokazuje, że najbardziej pomocne w filtrowaniu są pytania zamknięte jedno- lub
wielokrotnego wyboru. Pytania otwarte nie dają możliwości selekcji, ale pozwalają zbadad
sposób myślenia kandydata, jego motywację i umiejętnośd konstruowania wypowiedzi.
Pokusiłabym się zatem o podsumowanie, że w formularzu nie ma pytao zbędnych, zawsze są
takie, które pomagają w osiągnięciu celu tak dla firmy, jak i kandydata. Proces rekrutacyjny
służy bowiem obu stronom, o czym rekruterzy często zapominają. – podsumowuje Agnieszka
Samborska-Szczepanik.
Decyzja zapadła i Twoja firma będzie wdrażad system rekrutacyjny? Aby przejśd ten pierwszy
etap bezstresowo i od samego początku korzystad z narzędzia efektywnie, pamiętaj:
- układaj pytania zgodnie z twardymi wymaganiami określonymi w ogłoszeniu
- formularz to pierwszy test motywacji kandydata, ale nie może byd za długi
- nie pytaj o rzeczy nieistotne w selekcji, które i tak znajdziesz w CV
I najważniejsza rada: nie ma niemądrych pytao, są tylko niemądre odpowiedzi 
Życzę samych udanych rekrutacji!
*Badanie „Wyzwania HR w 2011 roku”, Interaktywny Instytut Badao Rynkowych
Autor:
Julia Matulewicz
Junior Project Consultant
erecruiter.pl