Wystąpienie pokontrolne - Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi

WOJEWODA ŁÓDZKI
Łódź, dnia 31 grudnia 2015 roku
IA-IV.431.16.2015
Pan
Karol Rajewski
Burmistrz
Gminy i Miasta Błaszki
Wystąpienie pokontrolne
W dniach 28.08. - 15.10.2015 roku1 w Urzędzie Gminy i Miasta Błaszki
przeprowadzona została kontrola w trybie zwykłym na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy2
z dnia 23 stycznia 2009 roku o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U.
z 2009 roku, Nr 31, poz. 206, z 2015 r., poz. 525) w związku z art. 52 ustawy3 z dnia 29 lipca
2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (tj. Dz. U. z 2012 r. poz. 124, z 2015 r. poz. 28, 875).
Ww. kontrolę przeprowadził na podstawie Upoważnień Wojewody Łódzkiego z dnia
15 września 2015 roku, Zespół kontrolerów składający się z pracowników Oddziału Rolnictwa
i Środowiska Wydział Infrastruktury Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi:
- Irena Lary – Boryczka - starszy inspektor wojewódzki – kierownik Zespołu kontrolerów
na podstawie Upoważnienia Nr 64/2015, IA-IV.431.16.2015;
- Patrycja Piec - Formańska - starszy inspektor wojewódzki, członek Zespołu kontrolerów
na podstawie Upoważnienia Nr 65/2015, IA-IV.431.16.2015.
Zakres kontroli: wykonywanie przez Burmistrza Gminy i Miasta Błaszki w latach 2013 2015 (do czasu rozpoczęcia kontroli), zadania zleconego z zakresu administracji rządowej
polegającego na wydawaniu, odmowie wydania oraz cofnięciu wnioskującym zezwoleń na
prowadzenie działalności dotyczącej upraw konopi włóknistych, sprawowaniu przez Burmistrza
nadzoru nad tymi uprawami, a także prowadzeniu rejestrów wydanych zezwoleń.
W
okresie objętym kontrolą Kierownikiem
Jednostki
kontrolowanej był
Pan
Świderski Piotr, który na stanowisko Burmistrza Gminy i Miasta Błaszki został wybrany
1
Czynności kontrolne w siedzibie Jednostki kontrolowanej przeprowadzono: 28 sierpnia i 1 września 2015 r.
Dalej zwana: „UWARW”
3
Dalej zwana: „UOPN”
2
ŁÓDZKI URZĄD WOJEWÓDZKI W ŁODZI
90-926 Łódź, ul. Piotrkowska 104, tel.: (+48) 42 664 10 00, fax: (+48) 42 664 10 40
Elektroniczna Skrzynka Podawcza ePUAP: /lodzuw/skrytka
www.lodzkie.eu
w wyborach, które odbyły się dnia 21 listopada 2010 roku. Zaświadczenie 4 potwierdzające
wybór Burmistrza Gminy i Miasta Błaszki , Miejska Komisja Wyborcza Błaszki wydała
w dniu 22 listopada 2010 roku.
Zastępcą Kierownika Jednostki kontrolowanej w okresie objętym kontrolą był Pan
Krzysztof Stępniewski, który na stanowisko Zastępcy Burmistrza Gminy i Miasta Błaszki
został powołany na podstawie Zarządzenia5 NR 2/10 Burmistrza Gminy i Miasta Błaszki
z dnia 7 grudnia 2010 roku w sprawie powołania Zastępcy Burmistrza Gminy i Miasta.
Obecnie Kierownikiem
Jednostki
kontrolowanej jest Pan Karol Rajewski, który
na stanowisko Burmistrza Gminy i Miasta Błaszki został wybrany w wyborach, które odbyły
się dnia 30 listopada 2014 roku. Zaświadczenie6 potwierdzające wybór Burmistrza Gminy
i Miasta Błaszki Miejska Komisja Wyborcza Błaszki wydała w dniu 1 grudnia 2014 roku.
Sekretarzem Gminy i Miasta Błaszki jest Pan Jacek Walczak, który jest zatrudniony
na podstawie umowy o pracę zawartą w dniu 27 kwietnia 2015 roku z Burmistrza Gminy
i Miasta Błaszki na czas nieokreślony.
Sekretarz Gminy zgodnie z § 6 ust. 2 pkt 7 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy
i Miasta Błaszki nadanym Zarządzeniem7 Nr 41/2015 Burmistrza Gminy i Miasta Błaszki
z dnia 25 marca 2015 r., oraz powierzonym przez Burmistrza do wykonania zakresem 8
czynności (z dnia 30 kwietnia 2015 roku), sprawuje nadzór nad załatwianiem spraw w trybie
postępowania administracyjnego.
Zagadnienia przewidziane do kontroli z ww. zakresu prowadzone są w Urzędzie Gminy
i Miasta Blaszki na podstawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy i Miasta Blaszki
(nadanym Zarządzeniem9 Nr 41/2015 Burmistrza Gminy i Miasta Błaszki z dnia 25 marca 2015
r.) w Referacie Ekologii, Ochrony Środowiska i Rolnictwa Wydziału Rolnictwa i Środowiska,
który to Referat (wg. Załącznika10 Nr 1 do ww. Regulaminu) bezpośrednio podlega
Burmistrzowi (w sytuacji kiedy nie został powołany Naczelnik - § 5 ust. 9 pkt 10 ww.
Regulaminu). Pani Teresa Ciomek - inspektor11 w Wydziale Rolnictwa i Środowiska Urzędzie
Gminy i Miasta Błaszki prowadzi zadania poddane kontroli w przedmiotowym zakresie.
Poza powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, związanymi z udzielaniem
zezwoleń przez Burmistrza Gminy i Miasta Błaszki na prowadzenie przez wnioskodawców
4
[ Dowód – akta kontroli - str. 9];
[ Dowód – akta kontroli - str. 10];
6
Dowód – akta kontroli - str. 11];
7
[ Dowód – akta kontroli - str. 19 - 47];
8
[ Dowód – akta kontroli - str. 13 - 18];
9
[ Dowód – akta kontroli - str. 19 - 47];
10
[ Dowód – akta kontroli - str. 19 ];
11
[ Dowód – akta kontroli - str. 144 - 147 ];
5
2
działalności w ww. zakresie znaczenie mają również przepisy prawa miejscowego. Sejmik
Województwa Łódzkiego podjął w tym zakresie:
*
Uchwałę12 Nr VIII/92/15 Sejmiku Województwa Łódzkiego z dnia 31 marca 2015 r.
w sprawie określenia ogólnej powierzchni przeznaczonej pod uprawy maku i konopi
włóknistych oraz rejonizacji tych upraw w 2015 roku na terenie województwa łódzkiego.
Okres objęty kontrolą: lata 2013 - 2015 rok ( do czasu rozpoczęcia kontroli).
Na podstawie niżej opisanych ustaleń, wykonanie przez Burmistrza Gminy i Miasta
Błaszki zadania zleconego z zakresu administracji rządowej polegającego na wydawaniu,
odmowie wydania oraz cofnięciu wnioskującym zezwolenia na prowadzenie działalności
dotyczącej upraw konopi włóknistych, sprawowaniu przez Burmistrza nadzoru nad tymi
uprawami, a także prowadzeniu rejestrów wydanych zezwoleń, ocenia się pozytywnie
z nieprawidłowościami:
Ustalenia kontroli:
A. Kontrola wydanych zezwoleń w zakresie prowadzenia upraw konopi włóknistych.
Z dokumentów przedstawionych kontrolującym wynika, że
1. do Burmistrza Gminy i Miasta Błaszki w dniu 08.12.2014 roku wpłynął wniosek
o wydanie zezwolenia na prowadzenie działalności w zakresie prowadzenia upraw
konopi włóknistych od zainteresowanego Podmiotu,
2. Burmistrz Gminy i Miasta Błaszki pismem13 z dnia 11 stycznia 2015 roku, znak
GGBRiOŚ 6180.1.2015 wystąpił do Podmiotu o uzupełnienie przedmiotowego wniosku
po upływie 33 dni a, postępowanie w sprawie zawiesił po upływie 3 miesięcy i 26 dni
od daty wpłynięcia wniosku do Urzędu Gminy i Miasta Błaszki..
Wskazać tu należy, że:
a) nie został dochowany wymóg zgodny z art. 35 ustawy14 z dnia 14 czerwca 1960 r,
Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 267, z 2015 r.,
poz. 211, 702, 1274). –„ Organy administracji publicznej obowiązane są załatwić
sprawy bez zbędnej zwłoki (…..).
b) nie został dochowany wymóg w myśl art. 36 Kpa - „O każdym przypadku
niezałatwienia sprawy
w terminie określonym w art. 35 lub w przepisach
szczególnych (…..) organ administracji publicznej obowiązany jest zawiadomić
strony, podając przyczyny zwłoki (…)”. Obowiązek ten ciąży na organie
12
[ Dowód – akta kontroli - str. 142 - 143];
[Dowód – akta kontroli – str. 154];
14
Dalej zwana: - „Kpa”
13
3
administracji publicznej również w przypadku zwłoki w załatwianiu sprawy
z przyczyn niezależnych od organu. Stan taki należy uznać jako nieprawidłowość.
Jednocześnie zauważyć należy, że w myśl art. 103 Kpa zawieszenie postępowania
wstrzymuje bieg terminów przewidzianych w kodeksie.
3. Burmistrz Gminy i Miasta Błaszki po rozpatrzeniu ww. wniosku wydał zezwolenie
-
Decyzję Nr 1/2015 z dnia 7 maja 2015 roku, znak GGBRiOŚ 6180.1.2015, na
prowadzenie działalności w zakresie uprawy konopi włóknistych, która zawiera
elementy określone art. 47 ust 3 pkt 1 – 7 UOPN.
4. Przedmiotowa Decyzja (zezwolenie) wydana przez Burmistrza Gminy i Miasta Błaszki
w dniu 7 maja 2015 roku, znak GGBRiOŚ 6180.1.3.2015 na prowadzenie działalności
w zakresie uprawy konopi włóknistych, spełnia również wymogi o których mowa w art.
107 § 1 Kpa;
5. Nie została pobrana opłata skarbowa (art. 1 ust 1 pkt 1) lit. c), w związku
z Załącznikiem cz. III ust 29 pkt 1) ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie
skarbowej15
(t. j. Dz. U. z 2015 r. poz.783, 13,58, 1607) za wydane zezwolenie
w kwocie 30.00 zł. (trzydzieści złotych).
B. Kontrola nadzoru Burmistrza Gminy i Miasta Błaszki nad uprawą konopi włóknistych.
Sprawdzeniu poddano nadzór Burmistrza nad uprawami konopi włóknistych
wynikający
z zapisu art. 50 i 51 UOPN i ustalono, że Burmistrz Gminy i Miasta Błaszki, właściwy
ze względu na miejsce położenia uprawy, do dnia rozpoczęcia kontroli (t. j. 28.08. i 01.09. br.),
nie udokumentował nadzoru nad uprawą konopi włóknistych.
W związku z powyższym kontrolerzy wystąpili pismem16 z dnia 14 października 2015 r.,
znak IA-IV.431.16.2015 do Burmistrza Gminy i Miasta Błaszki o udzielenie wyjaśnienia
w sprawach:
1) Wskazania przyczyn nieudokumenotwania
nadzoru nad uprawą konopi włóknistych,
mimo iż w dniu 28 sierpnia 2015 roku Pani Teresa Ciomek – pracownik zajmujący się tym
zagadnieniem oświadczyła kontrolującym, iż taki nadzór jest sprawowany. Zaznaczam
również, iż kontrolujący nie znaleźli również w przedstawionych im w dniach 28.08.
– 01.09. 2015 r. dokumentach odzwierciedlenia sprawowania tego nadzoru;
2) Przesłania stosownej dokumentacji w przypadku udokumentowania wspomnianego nadzoru
nad uprawą konopi włóknistych w terminie późniejszym, to jest po dniu 28 sierpnia 2015
roku;
15
16
Dalej zwana: „UOOS”
[Dowód – akta kontroli – str. 157 - 159] ;
4
3) Wyjaśnienia dlaczego: wnioskodawca - Gospodarstwo Rolno – Nasienne „KOW – MAR”
(….) został wezwany do uzupełnienia braków wniosku w dniu 11 stycznia 2015 roku
podczas gdy sam wniosek wpłynął do Urzędu w dniu 8 grudnia 2014 roku, a postanowienie
zawieszające postępowanie w sprawie wydane zostało 3 kwietnia 2015 roku.
W odpowiedzi Burmistrz Gminy i Miasta Błaszki pismem17 z dnia 20 października 2015 r.,
znak WRS-E6180.4.2015.6180.1.2015 przekazał do Oddziału Rolnictwa i Środowiska Wydziału
Infrastruktury ŁUW w Łodzi wyjaśnienia o następującej treści:
Cyt: „W odpowiedzi (…) wyjaśniam:
1) Prowadzę nadzór nad uprawą konopi włóknistych, nie załączyłam notatki co zobowiązuję
się przestrzegać
2) W załączeniu notatka sporządzona z przeprowadzonego nadzoru nad uprawą konopi
włóknistych.
3) Wnioskodawca – Gospodarstwo Rolno – Nasienne (….) została wezwana do uzupełnienia
braków do wniosku, gdyż nie była dołączona do wniosku Umowa kontraktacyjna na
przetwarzanie uzyskanej w gospodarstwie słomy konopnej. (….) Natomiast postanowienie
zawieszające zostało wydane w związku na oczekiwanie ukazania się uchwały określającej
ogólną powierzchnię przeznaczoną corocznie pod uprawy maku lub konopi włóknistych
oraz rejonizację tych upraw. Dlatego organ tutejszy nie mógł zakończyć postępowania
w sensie wydania zezwolenia”.
Wskazać tu należy, że kontrolujący nie znaleźli w przedstawionych im do kontroli w dniach
28.08. – 01.09. 2015 r. dokumentach, ani w przesłanych w późniejszym terminie przy wyżej
cytowanym piśmie z dnia 20 października 2015 r., znak WRS-E6180.4.2015 dokumentu
upoważniającego pracownika Urzędu do przeprowadzenia kontroli na działkach w związku
z wydanym zezwoleniem
na uprawę konopi włóknistych (brak upoważnienia do kontroli
– niezgodnie z wymogiem art. 50 ust. 3 UOPN). Stan taki należy uznać jako nieprawidłowość.
Ponadto, przesłaną przy piśmie notatkę sporządzoną w tym przypadku można uznać
za niewłaściwą, a na szczególną uwagę zasługuje karygodny brak dołożenia należytej staranności
w jej brzmieniu, nie spełniającym przesłanek art. 46 i 47 UOPN. Z załączonej notatki nie wynika,
jakie dokumenty zostały sprawdzone, czy prowadzone uprawy zajmują powierzchnię zgodną
z wyznaczonym rejonem, na podstawie zezwolenia na uprawę konopi włóknistych, określającego
podmiot, dla którego je wydano, kolejny numer zezwolenia, odmianę konopi włóknistych,
17
treść pisma wraz z załącznikiem( notatką sporządzoną z przeprowadzonego nadzoru nad uprawą konopi
włóknistych) z dnia 20 października 2015 roku, znak WRS-E 6180.4.2015 podpisanego przez Burmistrza
Gminy i Miasta Błaszki Gminy, [Dowód – akta kontroli – str. 160 - 162];
5
powierzchni uprawy konopi włóknistych, numer działek, na których prowadzona jest uprawa
konopi włóknistych, termin ważności, oraz dodatkowo umowy kontraktacji zawartej z podmiotem
posiadającym zezwolenie marszałka województwa na prowadzenie działalności w zakresie skupu
maku i konopi włóknistych.
Notatka służbowa jest czynnością jednostronną pracownika, sporządzoną dla utrwalenia
tej czynności w aktach sprawy. Żeby mogła być wystarczającym dowodem na udokumentowanie
sprawowania nadzoru przez wójta, burmistrza, prezydenta nad uprawami konopi włóknistych
musi spełniać przesłanki ustawowe dokumentu urzędowego, zawarte zarówno w art. 76 Kpa, jak i
art. 244 Kpa, zatem winna być sporządzona w przepisanej formie przez powołane do tego organy
państwowe w ich zakresie działania. Wówczas stanowić może dowód tego, co zostało w niej
stwierdzone. Ponieważ ustawodawca przewiduje w ustawie o przeciwdziałaniu narkomanii
sankcje karne, należy mieć na uwadze ewentualność zaistnienia konieczności posłużenia się taką
notatką w postępowaniu dochodzeniowo – śledczym.
Mając na uwadze obowiązujące przepisy prawa, z przebiegu oględzin i przebiegu kontroli
dokumentów sporządzone winny być notatki w sposób umożliwiający ustalenie kto
(potwierdzenie dokumentem upoważniającym do tych czynności), gdzie, kiedy i jakich czynności
i kontroli dokumentów uprawniających do prowadzenia upraw konopi włóknistych dokonał, kto
(potwierdzenie dokumentem tożsamości) i w jakim charakterze był obecny, co i w jaki sposób
w wyniku tych czynności ustalono.
C. Kontrola prowadzonego przez Burmistrza rejestru wydanych zezwoleń z zakresu upraw maku
i konopi włóknistych.
1) Burmistrz Gminy i Miasta Błaszki prowadzi rejestr18 wydanych zezwoleń zgodnie
z zapisem art. 47 ust. 6 UOPN.
Reasumując,
wskazuje
się
następujący
zakres
stwierdzonych
w
toku
kontroli
nieprawidłowości:
1. Niedochowanie terminowości załatwienia spraw administracyjnych - nie został
dochowany wymóg wynikający z art. 35 i 36 Kpa.
2. Postanowienie zawieszające postępowanie w sprawie wydania zezwolenia na uprawę
konopi włóknistych wydane zostało przez Burmistrza Gminy i Miasta Błaszki w dniu
18
[Dowód – akta kontroli – str. 165] ;
6
3 kwietnia 2015 roku tj. 116 dni od daty wpłynięcia do Urzędu przedmiotowego
wniosku.
3. W dokumentacji prowadzonego nadzoru nad uprawami konopi włóknistych brak
upoważnienia (art. 50 ust. 3 UOPN) dla pracownika Urzędu do przeprowadzenia
kontroli na działkach na których w związku z wydanym zezwoleniem prowadzono
uprawę konopi włóknistych.
4. Brak pobrania opłaty skarbowej (art. 1 ust 1 pkt 1) lit. c), w związku z Załącznikiem
cz. III ust 29 pkt 1) UOOS za wydane zezwolenie w kwocie 30.00 zł (trzydzieści
złotych).
5. Udokumentowanie nadzoru Burmistrza nad uprawami konopi włóknistych w formie
notatki sporządzonej z brakiem należytej staranności w jej brzmieniu, nie spełniającym
przesłanek art. 46 i 47 UOPN.
W związku z powyższym wnoszę o zapewnienie:
1. Przestrzegania terminowości załatwiania spraw administracyjnych (art. 35 i 36 Kpa)
dotyczących wydawania zezwoleń na uprawę maku lub konopi włóknistych.
2. Wydawania przez Burmistrza Gminy i Miasta Błaszki, sprawującego nadzór nad uprawami
maku lub konopi włóknistych, stosownego upoważnienia w myśl zapisu art. 50 ust 3
UOPN osobom wykonującym czynności wynikające z art. 50 ust 1 i 2 UOPN.
3. Pobierania opłaty skarbowej w myśl art. 1 ust 1 pkt 1) lit. c), w związku z Załącznikiem
cz. III ust 29 pkt 1) UOOS za wydane zezwolenie w kwocie 30.00 zł (trzydzieści złotych).
4. Dokumentowania prowadzonego przez Burmistrza Gminy i Miasta Błaszki nadzoru, nad
uprawami konopi włóknistych, z należytą starannością, spełniając przesłanki art. 46 i 47
UOPN.
Ponadto, na podstawie art. 49 ustawy19 z dnia 15 lipca 2011 roku o kontroli
w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092), proszę o poinformowanie
Wojewody Łódzkiego w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego pisma o sposobie
wykonania zaleceń, wykorzystania wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania albo
o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. Oczekiwaną informację proszę
przekazać do Wydziału Infrastruktury Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi.
Informuję, także Pana Burmistrza, iż zgodnie z art. 48 UKAR od wystąpienia
pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze.
19
Dalej zwana: „UKAR”
7
Wystąpienie pokontrolne sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach
z których jeden przekazany został Kierownikowi kontrolowanej Jednostki, natomiast drugi
pozostawiono w aktach kontroli.
Z up. WOJEWODY ŁÓDZKIEGO
Beata Konieczniak
Zastępca Dyrektora Wydziału
Infrastruktury
8