41. Gm. Drawsko Pom. (mw) - dot. kontroli

Szczecin, dnia 31 sierpnia 2016 r.
Pr e z e s
Regionalnej Izby Obrachunkowej
w Szczecinie
WK.0913.1278.21.K.2016
Pan
Zbigniew Ptak
Burmistrz Drawska Pomorskiego
Informuję, że działając na podstawie art. 5 ustawy z dnia 7 października 1992 r.
o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561)1, w okresie
od 24 marca 2016 r. do 6 lipca 2016 r. Regionalna Izba Obrachunkowa w Szczecinie
przeprowadziła kontrolę kompleksową gospodarki finansowej Gminy Drawsko Pomorskie za lata 2012-2015, wybranych zagadnień za okres sprzed 2012 r.
oraz występujących w roku 2016.
Protokół kontroli został podpisany i przekazany Panu w dniu 11 lipca 2016 r.
W toku przeprowadzonych czynności ustalono, że kontrolowana jednostka
nie wyeliminowała wszystkich nieprawidłowości stwierdzonych w trakcie poprzedniej
kontroli kompleksowej gospodarki finansowej Gminy, przeprowadzonej przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Szczecinie w 2012 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 10 września 2012 r. (WK-09131069/17/K/2012), a pismem z dnia 9 października 2012 r. (znak:SK.1710.4.2012)
Burmistrz poinformował o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych. Ponownie jednak stwierdzono występowanie nieprawidłowości polegających na:
− nieterminowym podejmowaniu działań windykacyjnych wobec dłużników posiadających zaległości z tytułu podatków lokalnych,
− wykazaniu w sprawozdawczości skutków finansowych decyzji o udzieleniu ulg podatkowych niezgodnie z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej oraz z wydanych decyzji.
Z ustaleń zawartych w protokole wynika, że w okresie objętym kontrolą miały
miejsce następujące nieprawidłowości i uchybienia:
1
dalej: ustawa o regionalnych izbach obrachunkowych
2
I.
W zakresie sprawozdawczości i rachunkowości
1.
W sporządzonym dnia 23 lutego 2015 r. sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2014 r. (korekta Nr 2) skutki decyzji wydanych
przez organ podatkowy na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa, obliczone
za okres sprawozdawczy wykazano:
a) w wartości innej od wynikającej z wydanych decyzji w zakresie odroczenia
lub rozłożenia na raty (kolumna 15) z tytułu:
podatku od nieruchomości w wysokości 52 519,00 zł, zamiast w kwocie
85 177,50 zł,
podatku od środków transportowych w wysokości 11 753,00 zł, zamiast
w kwocie 15 382,00 zł,
b) w wartości innej od wynikającej z podatkowej ewidencji księgowej w zakresie
umorzenia zaległości (kolumna 14) z tytułu:
podatku rolnego od osób fizycznych w wysokości 9 353,00 zł, zamiast
w kwocie 11 782,35 zł (różnica 2 429,35 zł),
podatku od nieruchomości od osób fizycznych w wysokości 208 983,52 zł,
zamiast w kwocie 206 554,17 zł (różnica 2 429,35 zł),
czym naruszono odpowiednio § 9 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej
(Dz. U z 2014 r., poz. 119 z późn. zm.). Projekt ww. sprawozdania sporządził
Skarbnik, a odpowiedzialność za wskazane nieprawidłowości ponosi Burmistrz – str. 35-41 protokołu kontroli.
2.
Wskutek braku staranności przy wykonywaniu obowiązków, w latach 2014-2015
inkasenci pobrali wpływy z tytułu podatków od nieruchomości i rolnego:
a) w łącznej kwocie 2 011,00 zł na podstawie dowodów źródłowych (13),
na których inkasent nie złożył swojego podpisu,
b) w wysokości ogółem 921,00 zł na podstawie dowodów źródłowych (3),
w których nie wskazano dat pobrania należności od podatników,
c) w łącznej kwocie 160,00 zł na podstawie dowodów źródłowych (2), które nie
zawierały adresów podatników, od których pobrano należności,
d) w łącznej kwocie 806,90 zł na podstawie dowodów źródłowych (2),
w których nie wskazano ustawowych nazw pobranych należności.
Wymienione dokumenty źródłowe stanowiły podstawę zapisów w księgach rachunkowych Urzędu Miejskiego, pomimo że nie spełniały wymogów stawianych
dowodom księgowym art. 21 ust. 1 pkt 2-5 ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.). Za wskazane nieprawidłowości w zakresie niestarannego sporządzenia dowodów poboru opłaty odpowiedzialność ponoszą inkasenci, w pozostałym zakresie Inspektor Referatu Po-
3
datków i Opłat oraz Windykacji, a z nadzoru Kierownik tego Referatu
– str. 55-57 protokołu kontroli.
II.
W zakresie zamówień publicznych, spraw finansowych, podatków i ich
egzekucji oraz gospodarowania mieniem.
1.
Z powodu błędnej interpretacji przepisów, w latach 2012-2015 audyt wewnętrzny w Gminie prowadzony był przez podmiot zewnętrzny, zamiast przez audytora
wewnętrznego zatrudnionego w Urzędzie Miejskim pomimo, że planowane
w tym okresie wielkości budżetowe dochodów i przychodów oraz wydatków
i rozchodów były wyższe niż 100 000 tys. zł. Powyższe było niezgodne z art. 278
ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U.
z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.), według którego audyt wewnętrzny może być
prowadzony przez usługodawcę, jeżeli ujęta w uchwale budżetowej jednostki
samorządu terytorialnego kwota dochodów i przychodów oraz kwota wydatków
i rozchodów jest niższa niż 100 000 tys. zł. Za wskazaną nieprawidłowość odpowiedzialność ponosi Burmistrz - str. 9 i 10 protokołu.
2.
W dniu 16 stycznia 2015 r. udzielono zamówienia publicznego Stowarzyszeniu
kultury fizycznej pn. „Miejski Klub Sportowy Drawa –Kabel Technik”, nieprowadzącemu działalności gospodarczej, na realizację w okresie do dnia 31 lipca
2015 r. usługi pn. „Promocja gminy Drawsko Pomorskie poprzez sport w ramach
rozgrywek III Ligi Piłki Nożnej” za wynagrodzeniem ryczałtowym w kwocie
200 000,00 zł. Pomimo, że jedyny biorący udział w postępowaniu wykonawca
nie potwierdził spełnienia warunku posiadania wiedzy i doświadczenia w wykonywaniu tego rodzaju usług, zamawiający nie wykluczył tego wykonawcy i nie
odrzucił jego oferty oraz nie unieważnił postępowania, w którym nie złożono
żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu. Powyższe stanowiło naruszenie odpowiednio art. 24 ust. 2 pkt 4, art. 89 ust. 1 pkt 2 i art. 93 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia
29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013r. poz. 907
z późn. zm.). Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Burmistrz– str. 120-123 protokołu.
3.
Wskutek błędnej interpretacji przepisów, w 2014 r. organ podatkowy rozpatrzył
wnioski o udzielenie ulg podatkowych złożone przez podatników, którzy nie posiadali zaległości podatkowych (6) wydając decyzje:
a) o umorzeniu (4) zobowiązań podatkowych w łącznej wysokości 5 165,00 zł,
b) o odmowie umorzenia (2), zamiast odmowy wszczęcia postępowania w sprawie umorzenia kwot należności podatkowych w łącznej kwocie 1 505,00 zł,
co było niezgodne odpowiednio z art. 67a § 1 pkt 3 oraz art. 165a §1 ustawy
z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749
4
z późn. zm.)2. Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponoszą Inspektorzy ds. wymiaru podatków, którzy przygotowali projekty decyzji, a z nadzoru
Burmistrz – str. 82-86 protokołu kontroli.
4.
Z powodu nadmiaru obowiązków służbowych w 2014 r. nie przestrzegano obowiązujących w jednostce procedur windykacji należności Gminy, do których stosuje się przepisy ustawy Ordynacja podatkowa, wprowadzonych do stosowania
zarządzeniem Nr 123/2014 Burmistrza z dnia 1 lipca 2014 r.:
a) upomnienia (2) na zaległości z tytułu podatku od nieruchomości w kwocie
ogółem 32 538,00 zł sporządzono od 35 dni do 188 dni po upływie 30 dni
od terminu płatności (część III pkt 1 zarządzenia),
b) nie wystawiono upomnień i tytułów wykonawczych na zaległości z tytułu podatku od środków transportowych powstałe w latach 2009-2012 w łącznej
kwocie 5 563,00 zł (część III pkt 1 i IV pkt 1 zarządzenia),
c) tytuły wykonawcze (5) na zaległości z tytułu podatku od nieruchomości
oraz rolnego w łącznej kwocie 30 805,00 zł wystawiono od 15 do 109 dni
po upływie miesiąca od terminu wyznaczonego w upomnieniu (część IV
pkt 1 i pkt 4 zarządzenia).
Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Podinspektor ds. windykacji i opłat lokalnych a z nadzoru Kierownik Referatu Podatków i Opłat
oraz Windykacji – str. 24-31 protokołu kontroli.
5.
Wskutek błędnej interpretacji przepisów w 2014 r. do realizacji ze środków funduszu sołeckiego przyjęto zgłoszone we wniosku sołectwa Mielenko Drawskie
(złożonego w dniu 13 czerwca 2014 r.) zadania: remont budynku hydroforni
i naprawa części ogrodzenia boiska szkolnego, na które przyznano środki odpowiednio w kwocie 16 000,00 zł i 6 000,00 zł. Ww. zadania powinny być sfinansowane z budżetu Gminy jako jej zadania bieżące, gdyż nie spełniały wymogów
wynikających z art. 2 ust. 6 ustawy z dnia 21 lutego 2014 r. o funduszu sołeckim
(Dz. U. z 2014 r. poz. 301), zgodnie z którym środki tego funduszu przeznacza
się na realizację przedsięwzięć, które są zadaniami własnymi gminy, służą poprawie warunków życia mieszkańców i są zgodne ze strategią rozwoju gminy.
Za wskazane
nieprawidłowości
odpowiedzialność
ponosi
Burmistrz
– str. 114-117 protokołu.
6.
Wskutek nierzetelnej weryfikacji dowodów źródłowych dotyczących zakupu paliwa – na podstawie wniosków (16) – w 2013 r. producentom rolnym zwrócono
podatek akcyzowy w wysokości zawyżonej (w 11 przypadkach) o kwotę
2 422,83 zł oraz zaniżonej (w 5 przypadkach) o 107,44 zł, co było niezgodne
z art. 4 ust. 1 oraz art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 10 marca 2006 r. o zwrocie podatku
2
dalej: ustawa Ordynacja podatkowa
5
akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej (Dz. U z 2006 r., Nr 52, poz. 379 z późn. zm.). Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Inspektor ds. rolnictwa, melioracji
i urządzeń wodnych, a z nadzoru Burmistrz – str. 136-146 protokołu kontroli.
7.
Z powodu błędnej interpretacji przepisów w drodze przetargów ustnych nieograniczonych w latach 2014-2015 dokonano sprzedaży nieruchomości (3) z naruszeniem obowiązujących przepisów:
a) kolejne przetargi ogłoszono w terminach od 1 do 12 dni po zakończeniu wynikiem negatywnym poprzednich przetargów, co stanowiło naruszenie art. 39
ust. 1 i 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami
(Dz. U. z 2014 r. poz. 518 z późn. zm.), wg którego kolejne przetargi ogłasza
się w okresie nie krótszym niż 30 dni i nie dłuższym niż 6 miesięcy, licząc
od dnia zamknięcia poprzedniego przetargu,
b) postąpienia ustalono w wysokości 1% ceny nieruchomości netto, zamiast
w odniesieniu do ceny wywoławczej uwzględniającej podatek VAT, co było
niezgodne z § 14 ust. 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września
2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań
na zbycie nieruchomości (Dz. U. z 2014 r. poz. 1490 z późn. zm.).
Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponoszą Przewodniczący komisji przetargowej (pkt b) oraz Burmistrz (pkt a) – str. 104-107 protokołu.
Wymienione wyżej nieprawidłowości nie wyczerpują wszystkich negatywnych
ustaleń zawartych w protokole kontroli. Część z nich nie została ujęta w niniejszym
wystąpieniu pokontrolnym z uwagi na ich mniejszy ciężar gatunkowy.
W celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości koniecznym jest bezwzględne przestrzeganie obowiązujących norm prawnych oraz podjęcie następujących
działań:
I.
W zakresie sprawozdawczości i rachunkowości
1.
Wykazywania w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych danych o skutkach finansowych udzielonych ulg podatkowych zgodnie
z ewidencją podatkową oraz wydanymi decyzjami.
2.
Wprowadzania do ksiąg rachunkowych dochodów podatkowych pobranych
przez inkasentów w oparciu o dowody źródłowe spełniające wymagania określone dla dowodów księgowych.
II.
W zakresie zamówień publicznych, spraw finansowych, podatków i ich
egzekucji oraz gospodarowania mieniem.
1.
Zapewnienia prowadzenia audytu wewnętrznego w jednostce samorządu terytorialnego z zachowaniem zasad wynikających z obowiązujących przepisów.
6
2.
Przestrzegania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych przy udzielaniu
zamówień na realizację zadań jednostki.
3.
Zaniechanie umarzania oraz stosowania odmowy wszczęcia postępowania
o udzielenie ulg podatkowych wobec należności, które nie stanowią zaległości
podatkowych.
4.
Sporządzania upomnień i tytułów wykonawczych na zaległości podatkowe z zachowaniem terminów ustalonych procedurami wewnętrznymi obowiązującymi
w jednostce.
5.
Zaniechania finansowania ze środków funduszu sołeckiego przedsięwzięć, których koszty powinny być ponoszone z budżetu Gminy.
6.
Rzetelnego weryfikowania dowodów zakupu oleju napędowego będących podstawą do ustalenia należności dla producentów rolnych z tytułu zwrotu podatku
akcyzowego zawartego w cenie tego oleju.
7.
Przestrzegania przepisów regulujących gospodarkę nieruchomościami w zakresie
ogłaszania kolejnych przetargów na ich zbycie oraz ustalania postąpienia.
Wyrażam przekonanie, że przeprowadzone czynności kontrolne oraz powyższe
wnioski przyczynią się do poprawy gospodarowania środkami publicznymi.
Zgodnie z treścią art. 9 ust. 3 i ust. 4 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych przysługuje Panu prawo zgłoszenia na piśmie
do Kolegium Izby, za moim pośrednictwem, zastrzeżeń do wniosków pokontrolnych,
dotyczących zarzutów naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie w niniejszym wystąpieniu w terminie 14 dni od daty otrzymania
tego wystąpienia.
Stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych proszę o powiadomienie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Szczecinie, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego pisma, o sposobie wykonania wniosków
pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania.
Prezes
Regionalnej Izby Obrachunkowej
w Szczecinie
(–) Bogusław Staszewski
Do wiadomości:
Pan Ireneusz Gendek
Przewodniczący Rady Miejskiej w Drawsku Pomorskim