Outsourcingwedług dyrektywy

MIESIĘCZNIK UBEZPIECZENIOWY
S OLVENC Y II
Outsourcing według dyrektywy
Solvency II reguluje m.in. zagadnienia dotyczące outsourcingu w branży ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej. Podobne unormowania obowiązują już w innych sektorach usług finansowych. – PIOTR CZUBLUN
W
W poprzednim artykule starałem się przybliżyć rozwiązania prawne spoza obszaru
wymogów kapitałowych, wynikające
z dyrektywy 2009/138/WE w sprawie
podejmowania i prowadzenia działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej,
zwanej Solvency II (Dziennik Urzędowy
Unii Europejskiej L 335), , uchwalonej
przez Parlament Europejski i Radę 25 listopada 2009 r.
Tym razem nieco więcej uwagi chciałbym
poświęcić regulacjom dyrektywy dotyczącym outsourcingu.
Prawne uregulowanie zagadnień związanych z outsourcingiem w branży ubezpieczeniowej jest nawiązaniem do podobnych regulacji, obowiązujących w innych
sektorach usług finansowych (bankowym
i usług inwestycyjnych). W prawie bankowym podobne regulacje obowiązują już
od kilku lat, natomiast stosowne przepisy
w odniesieniu do firm inwestycyjnych zostały wprowadzone do ustawy o obrocie
instrumentami finansowymi w ubiegłym
roku, w wyniku implementacji tzw. dyrektywy MiFID.
INACZEJ NIŻ W BANKOWOŚCI
Outsourcing, w świetle dyrektywy,
oznacza dowolnego rodzaju umowę
między zakładem ubezpieczeń lub
zakładem reasekuracji a dostawcą
usług, będącym jednostką nadzorowaną lub nie, na podstawie której dostawca – bezpośrednio bądź w drodze
suboutsourcingu – wykonuje proces,
usługę lub działanie, które w innym
przypadku zostałyby wykonane przez
sam zakład ubezpieczeń lub zakład
reasekuracji.
Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na
istotną różnicę pomiędzy proponowanym
rozwiązaniem a tzw. outsourcingiem bankowym. Zgodnie z interpretacją organu
nadzoru (obecnie KNF), w przypadku
outsourcingu czynności bankowych
Piotr Czublun
jest radcą prawnym,
specjalizującym
się w prawie
ubezpieczeniowym
i IT. Prowadzi własną
kancelarię prawną.
i technicznych przez banki nie jest dopuszczalny suboutsourcing, czyli powierzanie
wykonywania części usług przez podmiot
świadczący usługi outsourcingowe jego
podwykonawcom. W praktyce znacznie utrudnia to efektywne zarządzanie,
głównie do strony kosztowej, usługami
outsourcingowymi i wymusza szereg,
często dość skomplikowanych, konstrukcji
prawnych (np. tworzenie wielostronnych
umów outsourcingowych). Dyrektywa
wyraźnie wskazuje na pośrednie świadczenie usług outsourcingowych, czyli na suboutsourcing. Miejmy nadzieję, że podobne
regulacje znajdą się w przepisach implementujących postanowienia Solvency II
do naszego systemu prawnego i ubezpieczyciele nie będą zmuszeni do stosowania
skomplikowanych konstrukcji prawnych
celem stworzenia modelu współpracy
z usługodawcą, zgodnego z ich oczekiwaniami i potrzebami.
ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA USŁUGODAWCÓW
Zgodnie z art. 49 Solvency II obowiązkiem państw członkowskich jest
zapewnienie zachowania przez zakłady
ubezpieczeń i zakłady reasekuracji pełnej
odpowiedzialności za wykonanie wszystkich swoich zobowiązań, wynikających
z dyrektywy, w przypadku zlecenia w drodze outsourcingu funkcji operacyjnych
lub czynności ubezpieczeniowych lub
reasekuracyjnych.
Dyrektywa nie wprowadza wprost zakazu limitowania odpowiedzialności za szkody wyrządzone klientom zakładu ubezpieczeń w wyniku
niewykonania lub nienależytego wykonania
umowy przez podmiot świadczący usługi
32
outsourcingowe, tak jak ma to miejsce
w przypadku outsourcingu bankowego.
Być może inne, bardziej restrykcyjne
rozwiązania w tym zakresie znajdą się
w przepisach implementujących postanowienia Solvency II do naszego systemu
prawnego.
Outsourcing podstawowych lub ważnych
funkcji lub czynności operacyjnych nie może
odbywać się w sposób prowadzący do:
Æ istotnego pogorszenia jakości systemu
zarządzania danego zakładu;
Æ nadmiernego zwiększenia ryzyka operacyjnego;
Æ pogorszenia możliwości monitorowania przez organ nadzoru przestrzegania
przez zakład jego obowiązków;
Æ pogorszenia w zakresie świadczenia
ciągłych i zadowalających usług ubezpieczającym.
Do obowiązków ubezpieczycieli będzie
należeć sporządzenie na piśmie – obok
zasad dotyczących zarządzania ryzykiem,
kontroli wewnętrznej, audytu wewnętrznego – również zasad outsourcingu. Zakłady
ubezpieczeń mają też zapewnić wprowadzenie tych zasad w życie. Zasady te poddaje się przeglądowi co najmniej raz w roku
i powinny one być wcześniej zatwierdzone
przez organ administrujący, zarządzający lub
nadzorczy ubezpieczyciela.
OBOWIĄZKI INFORMACYJNE
Obowiązkiem zakładów ubezpieczeń i zakładów
reasekuracji jest poinformować organ nadzoru
z odpowiednim wyprzedzeniem o outsourcingu podstawowych lub ważnych funkcji lub
czynności oraz o wszelkich późniejszych
istotnych zmianach w odniesieniu do
tych funkcji lub czynności. Jak widać,
przepis ten zawiera bardzo nieprecyzyjne
określenia (outsourcing podstawowych lub
ważnych funkcji lub czynności). Pozostaje
mieć nadzieję, że na etapie implementacji
postanowień Solvency II pojęcia te zosta-
KWIECIEŃ 2010
S OLVENC Y II
Obszary najczęściej oustourcowane przez ubezpieczycieli
wsparcie IT
wsparcie aktuarialne
call center
likwidacja szkód
ną dookreślone. Komisja Europejska jest
również zobowiązana postanowieniami
dyrektywy do przyjęcia środków wykonawczych w celu bliższego określenia
m.in. warunków, przy spełnieniu których można dokonywać outsourcingu,
w szczególności w przypadku dostawców
usług zlokalizowanych w państwach trzecich. Być może w tych regulacjach znajdą
się również zapisy doprecyzowujące powyższe określenia.
NADZÓR NAD OUTSOURCINGIEM
Celem zapewnienia efektywnego nadzoru nad funkcjami lub czynnościami
zlecanymi w ramach outsourcingu, Solvency II nakazuje, by organy, które sprawują nadzór nad zakładem ubezpieczeń
lub zakładem reasekuracji dokonującym
outsourcingu, miały – niezależnie od
tego, czy zleceniobiorca jest jednostką
regulowaną, czy nie – dostęp do wszystkich istotnych danych posiadanych przez
zleceniobiorcę, a także prawo do przeprowadzania kontroli na miejscu. W celu
uwzględnienia zmian zachodzących na
archiwizacja dokumentów
HR
szkolenie sił sprzedaży
rynku oraz zagwarantowania, że warunki
dokonywania outsourcingu są w dalszym
ciągu spełniane, organy nadzoru powinny być
informowane przed dokonaniem outsourcingu
podstawowych lub istotnych funkcji lub rodzajów działalności.
Dla zrealizowania powyższego celu, państwa członkowskie mają zapewnić, aby
zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji,
które dokonują outsourcingu danej funkcji lub działalności ubezpieczeniowej lub
reasekuracyjnej, podejmowały działania
niezbędne do zapewnienia spełnienia następujących warunków:
Æ dostawca usług musi współpracować
z organami sprawującymi nadzór nad
zakładem ubezpieczeń i zakładem
reasekuracji w związku z funkcją lub
działaniem zleconym w ramach outsourcingu;
Æ zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji, ich biegli rewidenci i organy nadzoru muszą posiadać faktyczny dostęp
do danych związanych z funkcjami
lub działaniami zlecanymi w drodze
outsourcingu;
Æ organy nadzoru muszą posiadać rzeczywisty dostęp do lokali dostawcy
usług i muszą być w stanie egzekwować te prawa dostępu.
Ponadto organy sprawujące nadzór nad
zakładem ubezpieczeń lub zakładem
reasekuracji powinny być uprawnione do
przeprowadzenia – samodzielnie lub za
pośrednictwem osób, które wyznaczają do
tego celu – kontroli na miejscu w lokalu
dostawcy usług. W przypadku świadczenia usług z obszaru państwa trzeciego
należącego do Unii, organ nadzoru zakładu ubezpieczeń lub zakładu reasekuracji
informuje odpowiedni organ państwa
członkowskiego dostawcy usług, zanim
przeprowadzi kontrolę na miejscu.
Dyrektywa nakazuje również, aby uprawnienia nadzorcze (m.in. prawo do informacji o sytuacji zakładu ubezpieczeń,
prawo do nakładania kar administracyjnych) przysługujące wobec zakładów
ubezpieczeń i zakładów reasekuracji,
mogły być stosowane również w odniesieniu do działań zlecanych przez zakłady
ubezpieczeń i zakłady reasekuracji w drodze outsourcingu.
PRZED IMPLEMENTACJĄ
Jak widać, szereg zapisów Solvency II
jest dość nieostrych lub też ma charakter
jedynie norm kierunkowych – wskazujących cel, jaki powinien być osiągnięty w
wyniku zaimplementowania określonych
przepisów do regulacjach krajowych, co
jest charakterystyczne dla wielu dyrektyw.
Z tego też względu dokładniejsza ocena
rozwiązań prawnych w obszarze outsourcingu będzie możliwa dopiero po wprowadzeniu odpowiednich regulacji w tym
obszarze do przepisów polskiego prawa,
odnoszących się do działalności ubezpieczeniowej. q
33