Wydział Organizacyjny

Wydział Organizacyjny
Kierujący wydziałem:
mgr Wacław Żychliński - Naczelnik Wydziału Organizacyjnego
tel. + 48 (0-52) 3031301 wew.156; parter, pokój nr. 12
e-mail: [email protected]
Inny kontakt z wydziałem:
e-mail: [email protected]
Do zadań Wydziału Organizacyjnego należą sprawy z zakresu organizacji, funkcjonowania i
planowania pracy Urzędu Miejskiego w Żninie, prawa miejscowego, kadr (w tym prac
interwencyjnych i robót publicznych) i szkolenia, informatyki, w tym administrowania i
zarządzania siecią informatyczną w urzędzie, spraw gospodarczych i archiwum, zaopatrzenia
urzędu, bezpieczeństwa i higieny pracy w urzędzie oraz obsługi administracyjnej jednostek
pomocniczych Gminy Żnin, w tym wydatków funduszu sołeckiego.
W wydziale można załatwić sprawy z zakresu:
1. praktyk zawodowych uczniów i studentów, a także odbywania staży i przygotowania
zawodowego przez absolwentów szkół i szkół wyższych;
2. współpracy z Sądem i Prokuraturą w zakresie zatrudniania osób posiadających wyroki do
odpracowania;
3. przygotowywania dokumentacji na nabory publiczne do pracy oraz konkursy na stanowiska
kierownicze w niektórych jednostkach gminnych;
4. prowadzenia spraw z zakresu świadczeń socjalnych dla pracowników Urzędu Miejskiego w
Żninie i gminnych jednostek organizacyjnych prowadzących wspólną działalność socjalną
oraz z zakresu spraw bytowych pracowników;
5. prowadzenia spraw z zakresu współdziałania z organami władzy państwowej oraz z
jednostkami samorządu terytorialnego i innymi instytucjami;
6. prowadzenia rejestru wydawanych przez Burmistrza Żnina upoważnień i pełnomocnictw;
7. prowadzenia i aktualizacji rejestru gminnych jednostek organizacyjnych;
8. uczestnictwa w zadaniach związanych z przeprowadzaniem wyborów do rad gmin, rad
powiatów i sejmików województw, Sejmu i Senatu RP, Prezydenta RP, Parlamentu
Europejskiego oraz referendów ogólnokrajowych i lokalnych (gminnych, powiatowych i
wojewódzkich);
9. prowadzenia centralnego rejestru skarg i wniosków;
10. przesyłania organom nadzoru zarządzeń Burmistrza Żnina oraz zapewnienia publikacji
aktów prawa miejscowego, w szczególności w wojewódzkim dzienniku urzędowym;
11. prowadzenia zbioru Dziennika Ustaw, Monitora Polskiego oraz Wojewódzkiego Dziennika
Urzędowego i udostępniania ich nieodpłatnie do powszechnego wglądu;
12. prowadzenia zbioru przepisów gminnych dostępnego do powszechnego wglądu;
13. organizowania i przygotowywania zjazdów, narad i konferencji;
14. prowadzenia spraw z zakresu organizacji Urzędu Miejskiego w Żninie, w tym
opracowywania statutów, regulaminów i instrukcji, a także wykonywania obsługi
kancelaryjnej Urzędu Miejskiego w Żninie;
15. prowadzenia kroniki Gminy Żnin;
16. udziału w przeprowadzaniu wyborów organów jednostek pomocniczych Gminy Żnin
(sołectw i osiedli ) i prowadzenia ewidencji oraz dokumentacji dotyczącej tych jednostek;
17. prowadzenia obsługi administracyjnej sołectw i osiedli oraz nadzorowania wydatków
budżetowych w ramach środków do dyspozycji jednostek pomocniczych Gminy Żnin, w
tym planowania i wydatkowania środków finansowych funduszu sołeckiego;
18. używania i stosowania gminnych insygniów samorządowych oraz protokołu flagowego
Gminy Żnin;
19. wdrażania nowych metod organizacyjnych pracy w Urzędzie Miejskim w Żninie;
20. wdrażania zmian do dokumentacji systemu zarządzania jakością oraz przekazywania
komórkom organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Żninie
dokumentacji systemu
zarządzania jakością;
21. wywieszania w swoim lokalu ogłoszeń o ustanowieniu kuratora dla strony, której miejsce
pobytu nie jest znane;
22. zapewnienia sprawnej organizacji i funkcjonowania Urzędu Miejskiego w Żninie;
23. dokonywania zaopatrzenia w materiały i pomoce biurowe oraz eksploatacyjne,
zaopatrywania Urzędu Miejskiego w Żninie w materiały kancelaryjne, środki chemiczne
oraz zakupu sprzętu potrzebnego do pracy w Urzędzie Miejskim w Żninie;
24. zaopatrywania Urzędu Miejskiego w Żninie w narzędzia, maszyny i urządzenia, meble i
sprzęt biurowy;
25. ochrony i zabezpieczenia mienia Urzędu Miejskiego w Żninie;
26. zamawiania godeł i herbów, flag i tablic urzędowych;
27. zaspokajania potrzeb transportowych Urzędu Miejskiego w Żninie, w tym dokonywania
rozliczeń z tego tytułu;
28. zamawiania wydawnictw, dzienników i czasopism oraz publikowania uchwał, zarządzeń,
komunikatów i innych ogłoszeń urzędowych;
29. ekspedycji przesyłek pocztowych, w tym rozliczania i wnoszenia opłat pocztowych;
30. zamawiania formularzy i druków urzędowych;
31. prowadzenia rejestru pieczęci urzędowych i nadzoru nad ich przechowywaniem;
32. zapewnienia sprawności technicznej urządzeń powielających i kserograficznych;
33. prowadzenia spraw związanych z bieżącymi remontami i konserwacją inwentarza
biurowego;
34. nadzoru nad utrzymaniem porządku i czystości w pomieszczeniach budynku oraz
dekorowania budynku;
35. prowadzenia archiwum zakładowego, w tym:
a) przyjmowania dokumentów do archiwizowania, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
b) dokonywania przeglądu dokumentów i występowania z wnioskami o zgodę na ich
zniszczenie,
c) udostępniania zgodnie z przepisami, dokumentów będących na stanie archiwum,
d) załatwiania wniosków wpływających do Urzędu Miejskiego w Żninie w sprawach
dokumentów archiwalnych;
36) prowadzenia innych spraw wynikających z instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego
wykazu akt i przepisów dotyczących archiwum zakładowego;
37) organizowania działań w zakresie zapewnienia normatywnych warunków bezpieczeństwa i
higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej Urzędu Miejskiego w Żninie, w tym:
a) ustalania norm przydziału odzieży ochronnej i środków ochrony osobistej, dokonywania
przydziału pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia
roboczego, a także środków higieny osobistej,
b) opracowywania i upowszechniania instrukcji przeciwpożarowej, a także instrukcji
bezpieczeństwa i higieny pracy
c) współpracy z Państwową Inspekcją Pracy, Powiatowym Inspektorem Sanitarnym oraz z
Komendą Powiatową Państwowej Straży Pożarnej w Żninie,
d) ustalania tematyki i terminów szkoleń z zakresu bhp,
e) współpracy ze służbą zdrowia w zakresie profilaktyki zdrowotnej oraz organizacji
okresowych badań lekarskich pracowników,
f) dbania o konserwację sprzętu przeciwpożarowego;
38. przygotowywania materiałów dotyczących projektów zarządzeń Burmistrza Żnina i innych
dokumentów dotyczących współdziałania Burmistrza Żnina z Radą Miejską w Żninie;
39. umieszczania ogłoszeń na tablicy Urzędu Miejskiego w Żninie na okres przewidziany
przepisami;
40. przyjmowania pism sądowych lub prokuratorskich w przypadku niemożności doręczenia
ich adresatowi w miejscu zamieszkania;
41. przyjmowania pism sądowych;
42. przyjmowania obwieszczeń;
43. zapewnienia obsługi informatycznej Urzędu Miejskiego w Żninie, w tym w szczególności:
a) administrowania siecią komputerową i pełnienia nadzoru nad systemami
informatycznymi zainstalowanymi w Urzędzie Miejskim w Żninie,
b) tworzenia i eksploatacji baz danych oraz administrowania bazami danych,
c) nadzoru nad bezpieczeństwem i ochroną danych,
d) elektronicznego archiwizowania danych na nośnikach informacji,
e) projektowania i koordynowania systemów i programów,
f) prowadzenia kontroli antywirusowych oprogramowania,
g) opracowywania planów, wdrażania aplikacji i usług internetowych oraz ich
administrowania;
44. przygotowywania dokumentacji do udzielania zamówień na realizację dostaw sprzętu i
oprogramowania oraz materiałów eksploatacyjnych i konserwacji sprzętu komputerowego;
45. nadzoru nad realizacją umów dotyczących eksploatacji systemów komputerowych;
46. zarządzania zasobami sprzętu i oprogramowania komputerowego;
47. opracowywania planów i wdrażania nowych rozwiązań informatycznych w Urzędzie
Miejskim w Żninie;
48. nadzoru nad pracą i użytkowaniem sprzętu komputerowego na poszczególnych
stanowiskach pracy;
49. szkolenia pracowników Urzędu Miejskiego w Żninie z zakresu obsługi aplikacji biurowych
i wdrażanych systemów;
50. wykonywania zadania administratora bezpieczeństwa informacji, w zakresie:
a) nadzorowania i kontrolowania bezpieczeństwa danych osobowych,
b) przeciwdziałania dostępowi osób niepowołanych do systemów
informatycznych, w
których przetwarzane są dane osobowe,
c) podejmowania odpowiednich działań w przypadku naruszeń w systemie zabezpieczeń,
d) realizowania zadań wynikających z odrębnych ustaw.
51. wydawania dokumentów, w tym świadectw pracy i zaświadczeń o zatrudnieniu i
wynagrodzeniu, ze stosunku pracy pracowników byłych urzędów: rad narodowych;
terenowych organów administracji państwowej, organów samorządu terytorialnego w
Gminie Żnin;
52. wydawania dokumentów z zakresu zatrudniania pracowników zlikwidowanych
przedsiębiorstw i zakładów dla których t.o.a.p stopnia podstawowego w Żninie były
organami założycielskimi lub przedsiębiorstwa te i zakłady stanowiły mienie komunalne
Gminy Żnin;
53. przeprowadzania otwartego i konkurencyjnego naboru pracowników do pracy na wolne
stanowiska urzędnicze, w tym na kierownicze stanowiska urzędnicze w Urzędzie Miejskim
w Żninie i na kierowników gminnych jednostek i zakładów budżetowych;
54. zatrudniania innych pracowników w Urzędzie Miejskim w Żninie, w tym pracowników
pomocniczych i obsługi, a także pracowników interwencyjnych i na robotach publicznych;
55. zatrudniania i obsługi kadrowej pracowników na pracach interwencyjnych i na robotach
publicznych,
56. obsługi formalno-prawnej i kadrowej wykonywania pracy na pracach społecznie
użytecznych;
57. przekazywania do ogłaszania w Dzienniku Urzędowym Województwa KujawskoPomorskiego aktów prawa miejscowego stanowionego przez organy Gminy Żnin.