Bazy Danych - Instrukcja do Ćwiczenia laboratoryjnego nr 3 1

Bazy Danych - Instrukcja do Ćwiczenia laboratoryjnego nr 3
1) Utwórz kwerendę, która posłuży do stworzenia formularza Faktury
Kwerenda powinna zawierać tylko pola potrzebne na fakturze. Ponieważ występują one w kilku
tabelach, to wszystkie niezbędne tabele (lub kwerendy) należy dołączyć do tworzonej kwerendy.
Można użyć kreatora prostych kwerend (wybierających) lub widoku projekt kwerendy.
Aby uzyskać prawidłowe zestawienia należy wcześniej zdefiniować wszystkie relacje między
tabelami – relacje te zostaną pokazane w projekcie kwerendy i są niezbędne do jej prawidłowego
działania.
Na bazie utworzonej kwerendy zbuduj formularz Faktury, umożliwiający wprowadzenie danych do
wszystkich wykorzystanych tabel. Skorzystaj z dołączonej kopii faktury w celu określenia potrzebnych
na fakturze pól i odpowiedniego ich rozmieszczenia.
Wykorzystaj wszelkie poznane wcześniej elementy pozwalające na usprawnienie działania
formularza Faktury, np. pola kombi wyszukującego klienta, dodaj własne przyciski nawigacyjne,
przyciski dodające i usuwające rekordy czy wyszukujące itp.
Wyrażenia w kwerendach modyfikujących (funkcjonalnych)
Kwerendy modyfikujące to procedury automatycznego przetwarzania danych źródłowych.
Uruchomienie kwerend modyfikujących powoduje dokonanie zmian w danych źródłowych, w
przeciwieństwie do kwerend wybierających, które takich zmian nie dokonują.
Wynikiem kwerend modyfikujących nie są zestawienia w postaci arkusza danych. Uruchomienie
takiej kwerendy dokonuje, najczęściej nieodwracalne zmiany w bazie danych.
Praktyczne zastosowanie kwerend funkcjonalnych można prześledzić na przykładzie rozliczania
przychodzących kwot z tytułu dokonanej sprzedaży. Ponieważ wystawienie faktury przy sprzedaży
towaru nie jest jednoznaczne z otrzymaniem należności za ten towar to równolegle z ewidencją
sprzedaży (zamówień) trzeba prowadzić ewidencję wierzytelności oraz ewidencję wpływających
należności (płatności).
Przed dokonaniem jakichkolwiek rozliczeń w tabeli Finanse płatności wartość pola DoRozliczenia
jest równa wartości pola Kwota. Po całkowitym rozliczeniu danej płatności zmniejszy się ona do zera.
Ponieważ jednak pojedyncza płatność może pokrywać należności z kilku faktur a rozliczenie odbywa
się osobno dla każdej faktury, wartość z tego pola odpowiada tej części nadesłanej kwoty, która
pozostała jeszcze do rozliczenia. W związku z powyższym potrzebne będzie zapamiętanie w bazie
danych, która płatność jakich faktur dotyczy (tabela Szczegóły płatności).
Algorytm rozliczania płatności za pomocą kwerend modyfikujących wyglądać może tak:
1) Kwerenda pierwsza: Wybierz z rejestru płatności pierwszą płatność, dla której wartość w polu
DoRozliczenia jest większa od zera (taką, która nie została jeszcze do końca rozliczona) i skojarz ją z
najstarszą, nie zapłaconą fakturą (zamówieniem) wystawioną nadawcy wybranej płatności, figurującą w
rejestrze wierzytelności
2) Kwerenda druga: Dla wybranej faktury pomniejsz wartość DoZapłaty o wartość DoRozliczenia
odpowiadającej płatności. Jednocześnie pomniejsz wartość DoRozliczenia o kwotę rozliczoną dla
wybranej faktury. Do wykonania tych dwóch działań w jednym kroku można wykorzystać zapamiętaną
osobno wartość z pola DoZapłaty.
3) Kwerenda trzecia: Zapisz numer płatności i identyfikator wybranej faktury w tabeli szczegółowego rejestru
płatności.
Konieczne również będzie zabezpieczenie kolejności wykonywania kwerend po sobie. Przed
wykonaniem każdej kwerendy funkcjonalnej pojawiają się komunikaty ostrzegające przed zmianami w
tabelach i podające ilu wierszy te zmiany będą dotyczyć. Można je wyłączyć w Menu Narzędzia\ Opcje\
grupa opcji Potwierdzaj\ kategoria Edytuj/Znajdź\ wyłączając opcję Kwerendy funkcjonalne.
Utwórz tabele i relacje:
1) Finanse wierzytelności
Pola
Nazwa
IDzamówienia
WartośćBrutto
DoZapłaty
Typ
Autonumer
Liczba (całkowita długa)
Liczba (całkowita długa)
Rozmiar
2) Finanse płatności
Pola
Nazwa
LpPłatności
DataOtrzymania
IDklienta (lub kontrahenta)
Kwota
DoRozliczenia
Typ
Autonumer
Data/Godzina
Liczba
Walutowy
Walutowy
Rozmiar
(całkowita długa)
3) Szczegóły płatności
Pola
Nazwa
LpPłatności
IDzamówienia
Typ
Liczba
Liczba
Rozmiar
(całkowita długa)
Kwerendy tworzące tabele
Różnią się one od zwykłych kwerend wybierających tym, że zamiast chwilowego zestawienia
najbardziej aktualnych danych dają w rezultacie nową tabelę, w której przechowują zarchiwizowane
dane z określonej chwili.
Szczególnym przypadkiem zastosowania zapytań tworzących tabele jest zapamiętywanie danych
zebranych z różnych tabel źródłowych w postaci pojedynczej tabeli o charakterze pomocniczej i
chwilowym. Jej główną zaletą jest uproszczenie złożonych procedur przetwarzania danych. Czasami
stworzenie takiej tymczasowej tabeli staje się wręcz konieczne, gdyż Access bardzo spowalnia
działanie podczas wykonywania zapytań zbudowanych na zapytaniach, których obiektami źródłowym
są zapytania :-).
Jedyne dziedziczone po polach tabel źródłowych atrybuty pól nowo stworzonej tabeli to Typ danych
i Rozmiar pola. Pozostałe atrybuty przyjmują swoje standardowe ustawienia.
♦ Otwórz okno projektu nowego zapytania\ Menu Kwerenda\ Kwerenda tworząca tabele
♦ W polu dialogowym Utwórz tabelę wpisz nazwę tworzonej tabeli (później będzie ją można zmienić na liście
atrybutów zapytania)
Musimy skojarzyć pierwszą nie rozliczoną do końca płatności z najstarszą, nie zapłaconą fakturą,
przy czym informacją, według której zapytanie ma kojarzyć płatność z fakturą, będzie oczywiście
identyfikator odbiorcy.
Zauważmy, że chcemy zapisać w docelowej tabeli tylko jeden wiersz, bowiem jak już wspomniano,
pojedyncza operacja rozliczenia dotyczy tylko jednej faktury i tylko jednej płatności. Ponieważ rejestr
może zawierać kilka nie rozliczonych płatności, a także w wierzytelnościach może figurować kilka nie
zapłaconych faktur dla tego samego odbiorcy, konieczne będzie użycie funkcji agregujących. Nie
uprzedzajmy jednak faktów.
♦ Wybierz tabele źródłowe, którymi będą: Finanse-Platności, Finanse-Wierzytelności i Zamówienia. Ta
ostatnia to swego rodzaju łącznik pomiędzy dwoma pierwszymi.
♦ Utwórz sprzężenia, jeżeli wcześniej nie zostały zadeklarowane powiązania zgodnie z przedstawioną
wcześniej ilustracją.
♦ Wypełnij szablon QBE. Jako pierwszą kolumnę wybierzmy pole LpPłatności z tabeli Finanse-Platności.
Ponieważ jednak nie chodzi nam o wszystkie nie rozliczone płatności, należy włączyć opcję Podsumowanie i wybrać dla pola LpPłatności funkcję Pierwszy.
♦ Następna kolumna to warunek Gdzie dla pola Do rozliczenia z tej samej tabeli. Będzie miał on postać <>0,
co wpiszemy w pole Kryteria. Kolejna kolumna to pole ID Faktury z tabeli Finanse—Wierzytelności, także z
funkcją Pierwszy. Zakładamy tutaj, że kolejność wierszy w tabeli Finanse-Wierzytelności odpowiada
kolejności, w jakiej faktury były wystawiane. (Gdyby tak nie było, należałoby dodać do szablonu pole
DataZamówienia z tabeli Zamówienia i użyć go jako kryterium sortowania faktur.)
♦ Do wykonania czynności w drugim etapie procedury przydatna będzie wartość z pola Do zapłaty, które to
pole przemianujemy w nowej tabeli na Należność. I w tej kolumnie jako funkcję agregującą wybierzmy
Pierwszy. Musimy tu wziąć pod uwagę, że w tabeli Finanse-Wierzytelności mogą figurować pozycje już
nieaktualne. Aby nie rozliczać ponownie rozliczonej już faktury, dodajmy w następnej kolumnie warunek
Gdzie, w którym wykluczymy wybór faktur, mających w polu Do zapłaty wartość 0.
♦ Ostatnie, czwarte pole nowej tabeli będzie miało charakter pomocniczy, zabezpieczający przed skutkami
pomylenia kolejności w uruchamianiu zapytań realizujących rozliczenia. Deklaracja tego pola wygląda tak:
Status: „Nie rozliczona", a jej skutkiem będzie stworzenie w nowej tabeli pola o nazwie Status, w które
wpisana zostanie wartość „Me rozliczona". Stwierdzenie owo odnosi się do kombinacji płatność - faktura,
rozliczanej przez budowaną procedurę.
♦ Zachowaj zapytanie pod nazwą Rozliczenia-krok 1
♦ Włącz opcję Kwerenda tworząca tabele z menu Kwerenda, podać nazwę tabeli docelowej, np. Pomocnicza
do rozliczeń, sprawdzić działanie kwerendy przełączając w tryb arkusza danych i – jeśli wszystko gra,
uruchomić je tworząc nową tabelę
Kwerendy aktualizujące
Aktualizacja przechowywanych w tabelach danych poprzez bezpośrednią edycję to zajęcie żmudne
i potencjalnie niebezpieczne, gdyż może być źródłem wielu błędów, zwłaszcza przy zmianie wartości
liczbowych, kwot itp. Trzeba najpierw odszukać wiersz, a następnie zmienić wartość odpowiedniego
pola. Często przy tym konieczne jest skorzystanie z danych znajdujących się w innych tabelach.
Częściowym ułatwieniem w tego rodzaju pracy może być przygotowanie zapytania wybierającego tylko
te wiersze, które mają być aktualizowane, oraz potrzebne dane pomocnicze. Wtedy można poddać
edycji dane w zestawieniu, unikając niepotrzebnego przeglądania dużych tabel i przechodzenia od
tabeli aktualizowanej do tabel pomocniczych.
Najlepiej jednak zadanie to powierzyć zapytaniom aktualizującym które są efektywnym i
elastycznym narzędziem automatycznego przetwarzania danych.
♦ Aby zwykłe zapytanie wybierające przekształcić w zapytanie usuwające, Wybierz z menu Kwerenda
polecenie Kwerenda aktualizująca.
Różnica pomiędzy szablonami QBE dla zapytań wybierających i aktualizujących polega na
zastąpieniu wiersza Pokaż wierszem Zamiana na. W rubryki tego wiersza wpisuje się wyrażenia,
których wyniki zastępują wartości pól wybranych wierszy tabeli źródłowej. Niemożliwe jest oczywiście
użycie w zapytaniu aktualizującym funkcji agregujących a także zmian w polach klucza głównego, w
wyniku których zaburzona zostałaby integralność danych (puste pola lub powtarzające się wartości).
Aby rozliczyć nadchodzących płatności, wykorzystamy zapytania aktualizujące w kolejnym etapie tej
procedury. Na razie mamy ewidencję wierzytelności, nadchodzących płatności oraz wybraną „pierwszą
z brzegu" parę płatność - faktura. To rozliczenie to nic innego jak aktualizacja obydwu ewidencji.
♦ Jako obiekty źródłowe do zapytania Rozliczenia-krok 2 wybierz tabele: Finanse-Płatności, FinanseWierzytelności i Pomocnicza do rozliczeń. Tym razem ta ostatnia pełnić będzie rolę łącznika przy
tworzeniu sprzężeń. Co dalej?
♦ Trzeba zastąpić kwotę z pola Do zapłaty dla wybranej faktury różnicą Do zapłaty - Do rozliczenia.
Jeżeli kwota płatności jest dokładnie równa należności za wybraną fakturę, wynikiem będzie 0. A
skoro Do zapłaty pozostało O, to znaczy, że faktura została zapłacona. Z drugiej strony, skoro cała
płatność została zaliczona na poczet wybranej faktury, to i ta płatność została rozliczona, więc należy
w pole Do rozliczenia wpisać wartość 0.
Rozważyliśmy jednak przypadek szczególny, podczas gdy w rzeczywistości klient najczęściej
przysyła tylko tyle pieniędzy, ile uważa za niezbędne minimum. Oznacza to, że dla wybranej pary
płatność - faktura zachodzi relacja [Do rozliczenia]< [Do zapłaty] lub [Do rozliczenia] > [Do zapłaty].
Ten drugi przypadek może mieć miejsce tylko wtedy, gdy nasz kontrahent zalega nam za kilka faktur i
uznał, że nasza cierpliwość się kończy.
Sytuacja się trochę komplikuje, ale można ją rozwiązać, korzystając z funkcji Ilf. Aktualizacja pola
Do zapłaty polegać będzie na zastąpieniu bieżącej wartości różnicą [Do zaplaty]-[Do rozliczenia], z tym
że gdyby wynik miał być ujemny, w pole wpisane zostanie zero.
♦ Zadanie to zrealizuje następujące wyrażenie wpisane w rubrykę Zamiana na kolumny:
Do zapłaty: Ilf ([Do zapłaty]-[Do rozliczenia] <0;0; [Do zapłaty]-[Do rozliczenia])
Aktualizacja pola Do rozliczenia w rejestrze płatności polegać będzie z kolei na zastąpieniu wartości
bieżącej różnicą [Do rozliczenia]-[Do zapłaty] lub, gdyby okazała się ujemna, zerem. Problem w tym, że
wyrażenie to wymaga wartości pola Do zaplaty sprzed aktualizacji, w przeciwnym razie wynik będzie
błędny. Z tego względu, w poprzednim etapie, w tabeli Pomocnicza do rozliczeń zapamiętano wartość
Do zaplaty jako Należność.
♦ Kolejna kolumna szablonu QBE zawierać zatem będzie w rubryce Pole nazwę Do rozliczenia, a w rubryce
Zamiana na wyrażenie:
llf([Dorozliczenia]-[Należność]<0;0;[Dorozliczenia]-[Należność])
Po dokonaniu obydwu zmian rozliczenie można uznać za dokonane, aby to uwzględnić, zmieńmy
jeszcze wartość pola Status w tabeli Pomocnicza do rozliczeń na „Rozliczona". Cel tej operacji okaże
się oczywisty w trzecim, ostatnim już etapie tworzonej procedury.1
Kwerendy dołączające
Kwerenda dołączająca to taka, która uzupełnia istniejącą tabelę o dane wybrane z innych tabel lub
zapytań, dołączając na jej końcu nowe wiersze. Musi być oczywiście zachowana zgodność typu
dopisywanych danych z typem pól tabeli docelowej oraz zachowana jednoznaczność wartości klucza
głównego tej tabeli.
♦ Włącz opcję Kwerenda dołączająca z menu Kwerenda do szablonu QBE i wybierz z obiektów źródłowych
pola, których wartości chcesz przenieść do tabeli docelowej, a także te, których wartości posłużą nam za
kryteria.
Access nie wymaga, by w budowanym zapytaniu liczba pól była zgodna z liczbą pól tabeli
docelowej. Można dopisywać dane tylko do wybranych pól, nie troszcząc się o pozostałe. Ważne jest,
aby w zapytaniu było pole odpowiadające polu klucza głównego tabeli docelowej, chyba że kluczem
głównym jest pole typu licznik. W takiej sytuacji Access sam poradzi sobie z uzupełnieniem jego
wartości.
♦ Kiedy po przełączeniu w tryb arkusza danych okaże się, że zapytanie wybiera dokładnie te dane, o jakie
nam chodzi, naciskając przycisk z wykrzyknikiem uruchom zapytanie.
♦ Podobnie jak w przypadku zapytania tworzącego tabelę, tu także podstawowym atrybutem zapytania jest
nazwa tabeli docelowej, z tą jednak różnicą, że dopisywać wiersze można tylko do tabeli istniejącej. Przy
wyborze opcji Kwerenda dołączająca pojawia się pole dialogowe, w które trzeba wpisać tę nazwę lub
wybrać ją z listy rozwijanej. Jako że Access umożliwia nam dopisanie danych nie tylko do tabeli bazy
danych aktualnie otworzonej, ale do dowolnej innej i to nie tylko Accessowej, do wyboru mamy dwie opcje:
Bieżąca baza danych i Inna baza danych.
Szablon QBE dla zapytania dołączającego zamiast wiersza Pokaż ma wiersz Dołączanie do.
Rubryki tego wiersza wypełniamy nazwami pól wybranymi z rozwijanych list.
♦ Zbuduj zapytanie dołączające, które zrealizuje trzeci i ostatni krok rozliczania płatności. W trzecim etapie
należy zapisać identyfikatory rozliczonej dopiero co pary płatność - faktura w tabeli Szczegóły płatności,
która pełnić tu będzie rolę tabeli docelowej. Dane te zapisane są w tabeli Pomocnicza do rozliczeń.
♦ Tabela Pomocnicza do rozliczeń będzie obiektem źródłowym zapytania dołączającego. Do szablonu QBE
wybierzmy z tabeli źródłowej pola Lp i Pierwszyz ID Faktury, polami docelowymi zaś dla nich niech będą:
Lp i ID Faktury.
♦ Aby zabezpieczyć się przed zapisaniem tych danych, zanim dokonamy rozliczenia (czyli gdybyśmy w
naszej procedurze ominęli krok drugi), dodajmy jeszcze pole Status, dla którego w rubrykę Kryteria
wpiszemy wartość „Rozliczona".
♦ Zapisz Kwerendę pod nazwą Rozliczenia-krok 3
Może się zdarzyć, że spróbujemy dwa razy dopisać tę samą informację do tabeli docelowej. Jednak
wykonanie tej czynności pogwałciłoby jednoznaczność klucza głównego, w związku z tym Access
zmieniać wartość pola Status w tabeli Zamówienia dla faktur już zapłaconych, czyli takich, które w polu Do zapłaty w tabeli FinanseWierzytelności mają wartość 0. Należałoby to pole uwzględnić w tabeli Zamówienia.
zarzuca realizację zapytania, wyświetla natomiast charakterystyczny komunikat o błędach. Informuje w
nim o następujących przyczynach niepowodzeń:
a) w związku z błędną konwersją typów danych, np. przy próbie dopisania wartości typu tekstowego do
pól typu liczbowego, wiersze były puste i nie zostały dołączone;
b) w związku z pogwałceniem jednoznaczności klucza głównego wiersze nie zostały dołączone;
c) w związku z blokadą wierszy w środowisku wielodostępnym, nie zostały one dołączone.
W sytuacji, kiedy w tabeli docelowej kluczem głównym jest pole typu Autonumer, zapytanie
dołączające może nie mieć żadnego odpowiednika tego pola, gdyż Access automatycznie nada
kolejne numery dopisanym wierszom.
♦ Można również utworzyć kwerendę dołączającą do okresowego uzupełniania tabeli FinanseWierzytelności o dane dotyczące nowych, nie zapłaconych faktur.
Kwerendy usuwające
Nie ma chyba nic bardziej spowalniającego nasz system i budzącego większą irytację niż
nieaktualne dane, zaśmiecające używane na bieżąco tabele. Oczywiście, niektóre z nich dobrze jest
zachowywać jeszcze przez jakiś czas „na wszelki wypadek", jednak najlepiej przeznaczyć na nie
osobne tabele czy nawet osobną bazę danych jako wydzielone archiwum. Po archiwizacji trzeba
usunąć stare wiersze z bieżących tabel. Najszybciej zadanie to wykona kwerenda usuwająca, należąca
do ostatniego z opisywanych typów kwerend modyfikujących. Pozwala ona usunąć z tabel źródłowych
całe wiersze wybrane na podstawie dowolnie ustalonych kryteriów.
Jedyne ograniczenia w usuwaniu wierszy związane są z naruszeniem integralności danych. Na
przykład dla pojedynczej tabeli ze strony jeden zadeklarowanego związku jeden-do-wiele nie można
usuwać wierszy posiadających swoje odpowiedniki w tabeli ze strony wiele (chyba że przy deklaracji
powiązania włączona została opcja kaskadowego usuwania).
♦ Żeby stworzyć zapytanie usuwające, trzeba po wyborze obiektów źródłowych włączyć opcję Kwerenda
usuwająca z menu Kwerenda. Szablon QBE zapytania usuwającego wyposażony jest w specjalny wiersz
nazwany Usuwanie, w którego rubrykach pojawiać się mogą jedynie dwie pozycje:
a) Skąd, oznacza tabelę, z której wiersze będą usuwane;
b) Gdzie, wybieramy dla pól używanych do ustalenia kryteriów.
W tym przypadku szczególnie ważne jest, aby przed uruchomieniem zapytania przełączyć je w tryb
arkusza danych i sprawdzić, czy wybiera ono jedynie te wiersze, które mają być usunięte. Usuwanie wierszy
zapytaniem jest bowiem nieodwracalne.
♦ Prostym przykładem zapytania usuwającego, uzupełniającym zestaw zapytań rozliczających płatności, będzie
zapytanie usuwające z tabeli Finanse-Wierzytelności wiersze, dla których wartość pola Do zapłaty wynosi 0.
Tworzenie raportów
Raporty opieramy na kwerendach. Należy to przyjęć jako zasadę, nawet jeśli nie będziemy określać
żadnych kryteriów wyszukiwania. Umożliwi nam to w każdej chwili łatwą modyfikację zakresu
wyświetlanych rekordów lub wyświetlenie tych rekordów, które spełniają kryteria kwerendy.
Raporty pozwalają nam utrwalić w postaci wydruku stan danych w określonym momencie czasu.
Nadają się dzięki temu do wszelkiego rodzaju zestawień i sprawozdań. Nie można ich natomiast wykorzystać do zmiany stanu bazy danych tak, jak to było w przypadku formularzy. Wyższość raportów nad
formularzami, gdy chodzi o tworzenie sprawozdań (wszak formularze też można drukować), wynika z
dodatkowych możliwości grupowania danych, obliczania sum częściowych i globalnych oraz innych
cech, których formularze nie posiadają.
Poza tym raport operuje zbiorczo na wszystkich wierszach obiektu źródłowego, a nie na
pojedynczych tak jak formularz.
♦ Utwórz raport - sprawozdanie ze sprzedaży produktów w ramach poszczególnych kategorii - korzystając z
kreatora raportów
Raport powinien zawierać numery faktur wraz z datami i wartościami dla produktów z poszczególnych kategorii, pogrupowane według tychże kategorii. Każda grupa ma być podsumowana. Cały
zaś raport niech wieńczy wartość sprzedaży ogółem. Potrzebne dane to opis kategorii, numer faktury,
data sprzedaży i wartość każdej pozycji na fakturze. Aby je zebrać, konstruujemy kwerendę opartą na
podstawowych tabelach Zamówienia, Opisy zamówień, Produkty i Kategorie.
♦ Zapisz Kwerendę pod dowolną znaczącą nazwą
♦ Menu Wstaw/ Raport. Z rozwijanej listy w polu dialogowym Nowy raport wybierz nazwę właściwej
kwerendy. Z drugiej listy w tym polu wybierz pozycję Kreator raportów.
♦ Wybierz odpowiednie pola z obiektu źródłowego, które będą umieszczone na raporcie. Kreator pozwala
wybrać pola z kilku obiektów (tabel i/lub zapytań).
♦ Wybierz poziomy grupowania. Jeśli chcemy pogrupować sprzedaż według kategorii trzeba wskazać na
liście pól nazwę Kategoria i kliknąć przycisk >>.
Można ustalić kilka poziomów grupowania, np. możliwe jest pogrupowanie sprzedaży według
kategorii, a następnie, w ramach każdej z nich, na sprzedających.
Dostępny w tym polu przycisk Opcje grupowania pozwala ustalić przedziały grupowania, które
zależą od typu danych w polu grupującym. Opisy kategorii towarów są tekstami. W tym przypadku
standardowo grupowanie odbywa się po całej nazwie. Czasem jednak wygodnie jest pogrupować
wartości tekstowe biorąc jedynie kilka pierwszych znaków, a nawet tylko pierwszy z nich. W ten sposób
uzyskujemy grupowanie według alfabetu. Dla danych liczbowych grupowanie może odbywać się w
przedziałach o określonej wartości, np. co sto, zaś dla dat w różnych interwałach czasowych np.
miesięcznych.
♦ Ustal, jak mają być sortowane wiersze w grupach. Wybierz sortowanie pól w porządku rosnącym lub
malejącym.
Dostępny w polu przycisk Opcje sumowania umożliwia ustalenie sposobu sumowania wartości pól
liczbowych w grupach. Po kliknięciu przycisku pojawia się pole dialogowe, w którym dla każdego pola
liczbowego wybieramy funkcję agregującą, a za pomocą dodatkowych opcji decydujemy, czy wartości
liczbowe będą wyświetlane w każdym wierszu i dodatkowo w podsumowaniu, czy tylko w
podsumowaniu, oraz czy ma zostać obliczony procentowy udział sumy każdej grupy w sumie
całkowitej.
W naszym przypadku dla pola Wartość sprzedaży wybieramy funkcję Suma i włączamy opcję
liczenia procentowych udziałów sprzedaży w ramach każdej kategorii w globalnej sprzedaży.
♦ Wybierz układ danych na raporcie, tzn. krój czcionki i sposób przedstawienia danych.
♦ Zapisz raport pod wybraną nazwą
Raport oglądamy w trybie podglądu wydruku, natomiast w trybie projektowania możemy dokonać
zmian zarówno w wyglądzie raportu, jak i w sposobie grupowania i agregowania wyświetlanych
danych. Przełączeniu w tryb projektowania, podobnie jak dla formularzy, służy polecenie Widok Projekt
z menu Widok.
Struktura raportu jest dość rozbudowana i zawiera wiele sekcji. Nagłówek i Stopkę raportu,
Nagłówek i Stopkę strony a ponadto nagłówek i stopkę grupy danych Kategoria - nagłówek/stopka oraz
zasadniczą sekcję raportu, czyli Szczegóły.
Wartości sumaryczne dla grupy obliczane są poprzez funkcję Suma w polu tekstowym znajdującym
się w stopce grupy danych. Globalna suma obliczana jest w polu tekstowym w stopce raportu.
Może się zdarzyć, że tekst danych w polach tekstowych zostanie obcięty (po prostu nie zmieści się
w ramce). Problem ten rozwiązujemy w jeden z dwóch możliwych sposobów. Pierwszy to zwiększenie
szerokości pól tekstowych jak się da najbardziej, tak by zmieściły się w nim jak najdłuższe teksty.
Rozwiązanie alternatywne to włączenie atrybutu Można powiększać. Ustawienie to powoduje na
wydruku dynamiczne dostosowanie wielkości pola tekstowego do jego zawartości - tekst zostanie
złamany i wyświetlony w kilku wierszach.
Sortowanie i grupowanie danych
Aby otrzymać przejrzyste wydruki danych przechowywanych w bazie, konieczne jest ich
uporządkowanie według określonego klucza. Struktura takiego uporządkowania może być wielopoziomowa. Przykładem może być pogrupowanie wartości sprzedaży według kategorii produktów,
według daty sprzedaży lub według zakresu dat, np. wartości sprzedaży z danego tygodnia. Każdą
grupę danych można teraz scharakteryzować pewną wartością zbiorczą, np. sumą.
Innym przypadkiem uporządkowania danych jest ich sortowanie, które jest niczym innym jak
ustawieniem danych w określonej kolejności. Samo jednak posortowanie danych nie prowadzi do
wyodrębnienia z nich jakichkolwiek grup. Raporty, jako obiekty przeznaczone do tworzenia
sprawozdań i wszelkiego rodzaju zestawień, zostały wyposażone w specjalne możliwości sortowania i
grupowania danych.
Grupowanie danych w raportach wygląda trochę podobnie jak w kwerendach podsumowujących,
gdzie aby pogrupować wiersze według wartości jednego lub kilku pól, używaliśmy funkcji Grupuj
według. Ustalenie sposobu grupowania oraz sortowania danych w raporcie odbywa się w polu
dialogowym Sortowanie i grupowanie, otwieranym przyciskiem na pasku narzędzi lub poleceniem o tej
samej nazwie z menu Widok.
♦ Otwórz w widoku Projekt raport stworzony w poprzednim przykładzie/ wybierz Menu Widok/ Sortowanie i
grupowanie
Wywołane pole dialogowe składa się z dwóch części, górnej, zawierającej nazwy pól (lub
wyrażenia) w kolumnie Pole/Wyrażenie oraz sposób sortowania w kolumnie Porządek sortowania i
dolnej, nazwanej Właściwości grupy. Wpisanie nazwy pola i wybór sposobu sortowania powodują
odpowiednie uporządkowanie wartości tego pola w raporcie. Aby podzielić dane na grupy, trzeba użyć
nagłówka zawierającego wartości pola grupującego lub stopki zawierającej podsumowanie wartości w
danej grupie.
W pierwszym utworzonym raporcie dane zgrupowane są według kategorii sprzedawanych
produktów, czego wynikiem są dwie dodatkowe sekcje widoczne w projekcie raportu: Kategoria —
nagłówek i Kategoria — stopka. Jak widać, nazwa grupy to nazwa pola, według którego grupowane są
dane. W nagłówku grupy znajduje się pole tekstowe zawierające wartości pola Kategoria, w stopce zaś
pole z wyrażeniem sumującym wartości pola Wartość sprzedaży i drugie, z odwołującym się do
wartości pierwszego, wyrażeniem obliczającym procentowy udział wartości sprzedaży w danej
kategorii w kwocie całkowitej.
Wartość pola zawierającego podsumowanie sprzedaży ze stopki raportu dostępna jest na poziomie
dowolnej grupy. W rezultacie dostajemy w raporcie listę grup oznaczonych opisami kategorii produktów
z podsumowaniem każdej grupy.
Atrybuty Grupuj według i Trzymaj razem pozwalają ustalić sposób grupowania. Pierwszy z nich,
określa sposób grupowania w zależności od typu danych pola grupującego. Dla większości typów
danych dostępne jest ustawienie Każda wartość, powodujące grupowanie według tych samych
wartości danych z pola grupującego. (Ustawienie to zostało wykorzystane przez kreatora w naszym
przykładzie, gdzie grupy tworzone są przez wiersze o identycznych wartościach pola Opis kategońi.)
Dla danych typu tekstowego możliwe jest także grupowanie według Pierwszych znaków. Liczbę
znaków, które mają być brane pod uwagę przy grupowaniu, należy wpisać w rubrykę atrybutu
Przedział grupy. Może się to przydać przy grupowaniu danych według alfabetu (dane na literę A, B...),
wtedy Przedział grupy wynosi 1, lub przy grupowaniu danych według identyfikatorów składających się z
ciągu znaków, z których kilka pierwszych jest identycznych.
Dane typu liczbowego można pogrupować według przedziału, którego długość określona jest
wartością atrybutu Przedział grupy. Gdy wynosi ona np. 100, dane grupowane są w przedziałach od O
do 99, od 100 do 199 itd. Dodatkowe możliwości grupowania pojawiają się dla danych typu
Data/godzina. Na liście wartości atrybutu Grupuj według znajdujemy wówczas pozycje Rok, Kwartał,
Miesiąc, Tydzień, Dzień, Godzina i Minuta.
Ostatni atrybut grupy to Trzymaj razem, a jego wartości to: Nie, Całą grupę i Z pierwszym
szczegółem. Atrybut ten dotyczy drukowania grupy z uwzględnieniem podziału na strony. Normalnie
jest on wyłączony, więc koniec strony może pojawić się w dowolnym miejscu grupy. Wartość Całą
grupę wymusza przechodzenie do nowej strony zawsze, gdy na poprzedniej grupa nie mieści się w
całości, to jest razem z nagłówkiem i stopką. Kiedy grupa jest zbyt duża, by zmieścić się na jednej
stronie, ustawienie to jest ignorowane. Trzecia wartość pozwala zabezpieczyć się przed pozostawieniem na kończącej się stronie nagłówka grupy bez jednego choćby wiersza danych należącego
do tej grupy.
Access pozwala grupować dane według wartości wielu pól lub wyrażeń jednocześnie. W ten sposób
możemy wewnątrz każdej grupy określonej przez kategorię produktów wyodrębnić podgrupy, np. ze
względu na datę sprzedaży, a te z kolei podzielić według wartości sprzedaży.
Włączenie atrybutu Ukryj powtórzenia powoduje nie wyświetlanie formantów przyjmujących te same
wartości w kolejnych wierszach. Dzięki temu znacznie poprawia się czytelność raportu i tym nie trzeba
wtedy używać grupowania wierszy.
Obliczenia w raportach
Podobnie jak formularze, raporty również mogą zawierać pola wyliczeniowe. Źródłem danych w
takim przypadku jest wyrażenie, a nie pole tabeli lub zapytania źródłowego. Zasady przypisywania
formantom wyrażeń są identyczne jak w formularzach. Wpisujemy je jako wartość atrybutu Źródło
formantu, zaczynając zawsze od znaku równości.
Najistotniejszą rolę w przypadku raportów odgrywają obliczenia z użyciem funkcji agregujących,
najczęściej funkcji sumowania.
Dzięki opisanym powyżej możliwościom grupowania danych raporty pozwalają na obliczanie sum
częściowych dla każdej grupy danych. Aby obliczyć taką sumę częściową, należy uaktywnić stopkę
grupy danych (włączyć atrybut Stopka grupy w polu Sortowanie i grupowanie) i umieścić w niej pole
tekstowe z wyrażeniem sumującym, np. =Suma([Kwota]) (w angielskim Accessie należy użyć funkcji
Sum).
Pole wyliczeniowe z wyrażeniem sumującym umieszczone w stopce raportu obliczy sumę globalną.
Oprócz sumowania globalnego i w grupach możemy także obliczać sumy bieżące, których wartości
uwzględniają sumy częściowe kolejnych grup. Jako przykład zastosowania weźmy ewidencję
sprzedaży.
Oprócz podsumowania wartości sprzedaży za każdy dzień chcielibyśmy także znać wartość
sprzedaży, powiedzmy od początku bieżącego miesiąca. Ta ostatnia liczba to właśnie suma bieżąca
(krocząca), zmieniająca się każdego dnia. Możliwości kumulatywnego sumowania danych w polu
tekstowym zależą od ustawienia, dostępnego tylko dla pól tekstowych w raportach, atrybutu Suma
bieżąca. Atrybut ten jest standardowo wyłączony, ale może też przyjmować wartość W grupie lub
Wszędzie.
♦ Otwórz raport zestawiający sprzedaż według kategorii.
♦ Umieść w stopce każdej grupy duplikat pola z sumą częściową i zmień mu ustawienie atrybutu Suma
bieżąca na Wszędzie
(Oczywiście dla pierwszej grupy wartości obydwu pól w stopce będą równe, dla ostatniej wartość w
polu z sumą kroczącą powinna być równa wartości globalnej w stopce raportu.)
♦ Ponumeruj automatyczne wiersze w raporcie wykorzystując atrybut Suma bieżąca:
♦ Umieść na blankiecie raportu w sekcji Szczegóły pole tekstowe zawierające wyrażenie =1. Normalnie, dla
każdego wiersza danych raportu w polu takim wyświetlona zostałaby jedynka. Jednak włączenie atrybutu
Suma bieżąca spowoduje, że w kolejnych wierszach raportu pojawią się kolejne liczby 1, 2, 3... Gdy
sumowanie przeprowadzane jest po grupie, wówczas numeracja przeprowadzana jest oddzielnie dla
każdej grupy.
♦ Na każdym raporcie można umieścić gotowe pola wyliczane wykorzystując polecenia Numery stron i Data
i Godzina z menu Wstaw.
Utwórz raporty będące wyjściami bazy danych - przykłady
Rozbuduj bazę danych o elementy niezbędne do utworzenia zaplanowanych raportów. Pamiętaj, że
aby otrzymać raport zawierający określone dane, trzeba te dane wcześniej zebrać w odpowiedniej
tabeli, wprowadzić za pomocą formularzy (interface użytkownika) i dopiero można utworzyć raport
oparty na tabeli lub najlepiej na kwerendzie.
Na podstawie przechowywanych w bazie danych dotyczących sprzedaży i wydatków dokumenty te
są automatycznie wypełniane i mogą być wydrukowane.
Raporty najlepiej uruchamiać za pomocą przycisków umieszczonych na poszczególnych
formularzach lub z osobnego formularza – Panelu Głównego, lub pomocniczego.
♦ Utwórz kwerendy wybierające, których źródłem będą dodane w punkcie 0 tabele i tabele utworzone za
pomocą kwerend.
♦ Skonstruuj oparte na nich raporty pokazujące wierzytelności i dokonane płatności
♦ Utwórz raport faktury VAT
Raport oprócz nagłówka z nazwą, numerem dokumentu i datą sprzedaży zawiera dane sprzedawcy
(stała część), dane nabywcy, dane o sprzedaży i część końcową z wyszczególnieniem kwoty do
zapłaty oraz miejscem na podpisy kontrahentów.
Raport jest dwustronicowy, pierwsza strona to oryginał, druga to kopia, oczywiście każda strona
zawiera identyczne dane. Dzięki temu zarówno kopia, jak i oryginał są drukowane jednocześnie. Inną
konsekwencją tego faktu jest umieszczenie wszystkich elementów raportu w sekcji szczegółów, bez
korzystania z nagłówków i stopek. W polu z datą wystawienia dokumentu oraz z adresem nabywcy
wykorzystano wyrażenie łączące stały tekst z wartością pola źródłowego. Zabieg ten sprawia, że tekst
pozbawiony jest dużych przerw, jak to ma miejsce przy użyciu pola tekstowego z etykietą. Operatorem
łączącym łańcuchy tekstowe jest znak &, a przykładowe wyrażenie wygląda tak:
= [Miejscowość] &", ul." & [Adres]
Najważniejszą częścią dokumentu jest wyliczenie towarów będących przedmiotem sprzedaży oraz
szczegółowe rozliczenie wartości netto, podatku i wartości brutto według różnych stawek podatku.
Wszystkie te elementy faktury reprezentowane są w naszym raporcie przez podraporty, czyli stworzone
osobno raporty umieszczone następnie wewnątrz raportu głównego. Procedura umieszczania podraportu w raporcie głównym i ich wzajemnego powiązania jest identyczna jak dla formularzy.
W tym przypadku polem łączącym jest pole z numerem faktury. Źródłem danych dla podraportów są
specjalnie zdefiniowane zapytania. W podraporcie Faktura sprzedaży-szczególy wykorzystano
nagłówek raportu, umieszczając w nim opisy poszczególnych rubryk, w części przeznaczonej na dane
można umieścić po lewej pole w rubryce oznaczonej Lp. z użyciem tu opisanego wcześniej sposobu
dynamicznej numeracji wierszy w raporcie, możliwej dzięki atrybutowi Suma bieżąca. W ten sposób
wszystkie pozycje na fakturze będą zawsze ponumerowane.
Wróćmy jeszcze na chwilę do raportu głównego. Zawiera on wyodrębnione Pole tekstowe
oznaczone etykietą Do zaplaty. W polu tym powtórzona zostaje globalna wartość faktury. Wartość ta
występuje także w podraporcie, który jako obiekt raportu głównego nazywa się Brutto, podczas gdy w
rzeczywistości jest to raport Faktura sprzedaży-brutto. Aby móc odwołać się z poziomu raportu głównego do wartości pola należącego do podraportu, należy użyć wyrażenia, którego ogólna składnia
wygląda następująco:
= [Nazwa podraportu]. Raport! [Nazwa formantu],
gdzie Nazwa podraportu to wartość atrybutu Nazwa dla podraportu, Nazwa formantu zaś to wartość
tegoż atrybutu dla formantu (np. pola tekstowego) wewnątrz raportu używanego jako podraport. Gdy
odwołujemy się do formantu na formularzu, zamiast słowa Raport należy użyć Formularz. W
rozważanym przykładzie użyto wyrażenia:
= [Brutto].Raport![ PoleSumOfWartość brutto]
Po identyfikatorach Raport i Formularz nie trzeba wstawiać nazwy raportu (formularza). Access
szuka wymienionego formantu na raporcie (formularzu) aktywnym, w przeciwnym razie wystąpi błąd, a
zamiast wyniku wyrażenia, na wydruku lub w trybie podglądu, pojawi się napis #Nazwa?.
Do formantów użytych w raportach i formularzach można odwoływać się także z poziomu zapytań.
Przykładem jest zapytanie źródłowe raportu głównego Dane dofaktury-naglówek. Zawiera ono jako
parametr wyrażenie:
Formularze! [Ewidencja sprzedaży]! [Element pierwszy]
Tu jednak użyto identyfikatora klasy obiektów systemowych Formularze, po którym musi wystąpić
nazwa obiektu. Odwołując się do raportu, używamy identyfikatora Raporty. Użycie identyfikatorów
Formularze lub Raporty wraz z nazwami obiektów pozwala odwołać się do dowolnego z otwartych
formularzy lub raportów. Identyfikatory Formularz i Raport pozwalają odwołać się tylko do aktywnego
formularza lub raportu.
Dla wyjaśnienia należy dodać, że pole tekstowe o nazwie Element pierwszy w formularzu Ewidencja
sprzedaży zawiera numer faktury. Dzięki odwołaniu się do wartości tego pola w zapytaniu źródłowym
dla raportu z fakturą sprzedaży możemy drukować fakturę VAT zgodną z danymi w formularzu
Ewidencja sprzedaży.
♦ Jako zadanie specjalne pozostaje opracowanie algorytmu zamiany wartości liczbowych na postać słowną,
aby automatycznie wypełnić rubrykę Slownie. Najprościej, choć może niezbyt elegancko, będzie posłużyć
się metodą spotykana gdzieniegdzie, a polegającą na zamianie poszczególnych cyfr na ich słowne odpowiedniki. W ten sposób zawrotna kwota 123 500 zł staje się w postaci słownej ciągiem: „jeden-dwa-trzypięć-zero-zero złotych zero-zero groszy".
♦ Do samodzielnego opracowania, opcjonalnie można utworzyć raport Książka przychodów i rozchodów. W
przypadku braku danych źródłowych rozbuduj bazę o potrzebne tabele i kwerendy)
Książka przychodów i rozchodów to podstawowy dokument firm o niewielkich obrotach. Winien on
zawierać ewidencję wszelkiej sprzedaży i wydatków rozpisanych na szereg kategorii. W przypadku
prowadzenia takiej ewidencji za pomocą komputera wymagany jest codzienny wydruk zestawienia
przychodów i rozchodów. W przedstawianym przykładzie systemu bazy danych książka przychodów i
rozchodów jest raportem zawierającym wszystkie potrzebne dane. Informacje te są wprowadzane do
bazy poprzez formularze dotyczące sprzedaży oraz wydatków i przechowywane w różnych tabelach.
Przed sporządzeniem dziennego raportu o przychodach i rozchodach uruchamiane są cztery zapytania
gromadzące dane w jednej tabeli nazwanej Pomocnicza-Książka p/r. Są to zapytania dołączające.
Jak już wspomniano, zarówno przychody, jak i rozchody są podzielone na szereg kategorii, w sumie
jest ich siedem. Każdej z nich odpowiada jedna kolumna książki przychodów i rozchodów. Aby uzyskać
zestawienie odpowiadające temu podziałowi, konieczne jest użycie zapytania krzyżowego, dla którego
wartości pola Numer kolumny tabeli Pomocnicza-Książka p/r stanowić będą nagłówki kolumn.
Zapytanie to jest bezpośrednim źródłem danych naszego raportu i nazywa się Książka p/r—Do
wydruku.
W przypadku takim, jak omawiany obecnie, to znaczy gdy źródłem danych dla raportu jest zapytanie
krzyżowe, bardzo ważne jest ustalenie kolejności kolumn w zapytaniu poprzez wpisanie ich w rubrykę
atrybutu Nagłówki kolumn. Bez tego raport nie będzie w stanie współpracować z zapytaniem, W
przypadku formularzy opartych na zapytaniach krzyżowych nie musimy ustalać kolejności kolumn.
Pozostaje jeszcze problem podsumowania przychodów i rozchodów z każdej kolumny na końcu
strony. Gdy stron jest więcej, do podsumowania bieżącej strony (folio) należy dodać podsumowanie z
poprzedniej strony (przeniesienie). W tym celu trzeba pogrupować dane w sposób nieco nietypowy, bo
nie ze względu na wartość którejś z danych, ale ze względu na liczbę wierszy, jaka zmieści się na
jednej stronie wydruku. Przy przyjętych rozmiarach rubryk na stronie mieści się 37 wierszy danych.
Gdy podzielimy wszystkie dane przeznaczone do raportu na takie grupy, to w stopce każdej z nich
bez problemu otrzymamy podsumowanie każdej kolumny w ramach grupy, czyli na jednej stronie, a
ustawiając atrybut Suma bieżąca na Wszędzie, także podsumowanie od początku zestawienia. Jednak
utworzenie grup ze względu na liczbę wierszy wymaga użycia wartości jednego z pól zapytania
źródłowego do ponumerowania wierszy. Pole to bierze się z tabeli Pomocnicza-Książka p/r i jest typu
Licznik. Stamtąd jego wartości przekazywane są zapytaniem źródłowym do raportu i choć nie są w nim
wyświetlane, mogą być użyte jako kryterium grupowania.