Organizacja obsługi finansowo

Organizacja obsługi finansowo-rachunkowej na potrzeby samorządowej instytucji kultury
Wpisany przez Wojciech Lachiewicz
Rozwiązanie polegające na „skoncentrowaniu" na poziomie urzędu gminy obsługi finansowej i
rachunkowej gminnych jednostek organizacyjnych nie jest możliwe w odniesieniu do
samorządowej instytucji kultury.
Pytanie
Zwracam się z prośbą o odniesienie się do poniższego rozwiązania prowadzenia księgowości
w instytucji kultury. Polegałoby ono na zawarciu pomiędzy gminą i utworzoną przez nią
instytucją kultury „porozumienia" na prowadzenie obsługi księgowej tej ostatniej. Dokumenty
księgowe byłyby sprawdzane pod względem merytorycznym przez pracownika instytucji kultury,
następnie pod względem formalno-rachunkowym przez pracowników urzędu gminy, po czym
byłyby zatwierdzane do wypłaty przez skarbnika gminy i dyrektora instytucji kultury. Wiadomo
mi, że takie porozumienia są czasami zawierane pomiędzy urzędem gminy a innymi
jednostkami organizacyjnymi gminy, np. z GOPS lub ze szkołami gminnymi. Czy rozważane
rozwiązanie z zakresu obsługi finansowo-rachunkowej instytucji kultury byłoby legalne?
Odpowiedź
Podstawą prawną funkcjonowania samorządowych instytucji kultury jest ustawa z 25.10.1991 r.
o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz.U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123 ze zm. dalej: „OrgKultU"). Według art. 14 OrgKultU, instytucja kultury z momentem wpisu do rejestru
uzyskuje odrębną od samorządu osobowość prawną i prowadzi samodzielnie gospodarkę
finansową (art. 27 OrgKultU).
1/5
Organizacja obsługi finansowo-rachunkowej na potrzeby samorządowej instytucji kultury
Wpisany przez Wojciech Lachiewicz
Jak to wynika z art. 4 ust. 1 pkt 8 ustawy o finansach publicznych (dalej - FinansePublU)
samorządowe instytucje kultury należą do jednostek sektora finansów publicznych. W
konsekwencji prowadzenie obsługi księgowo-rachunkowej w każdej samorządowej instytucji
kultury objęte jest działaniem przepisu art. 45 FinansePublU, z tam przewidzianym wymogiem
wyodrębnienia i obsadzenia stanowiska pracy głównego księgowego. W pozostałym zakresie
rachunkowość w instytucji kultury regulują przepisy ww. ustawy o rachunkowości. Organizacja
gospodarki finansowej i prowadzenie rachunkowości w instytucji kultury stanowi materię
właściwą dla „regulaminu organizacyjnego" ustalanego przez dyrektora instytucji kultury na
podstawie art. 13 ust. 3 OrgKultU. Regulamin powinien uwzględniać dyspozycję art. 45
FinansePublU, a w ślad za tym przewidywać stanowisko głównego księgowego instytucji
kultury, bez względu na to czy będzie to „pełen etat" (dajmy na to w gminnym centrum kultury)
czy ułamek etatu (w gminnej bibliotece publicznej).
Dopuszczalność przenoszenia funkcji księgowo-rachunkowych poza strukturę
organizacyjną instytucji kultury
Wskazane w pytaniu rozwiązanie, polegające na „skoncentrowaniu" na poziomie urzędu gminy
obsługi finansowej i rachunkowej gminnych jednostek organizacyjnych, nie jest możliwe do
zastosowania w odniesieniu do samorządowej instytucji kultury. Jedynym bowiem wyjątkiem od
ww. zasady z art. 45 ust. 1 FinansePublU (tj. iż każda gminna jednostka sektora finansów
publicznych musi zatrudniać głównego księgowego w charakterze pracownika) jest rozwiązanie
dopuszczalne w zakresie szkół, przedszkoli i placówek oświatowych. Według art. 5 ust. 9
ustawy z 7.9.1991 r. o systemie oświaty (Dz.U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) obsługę
administracyjną, finansową i organizacyjną ww. jednostek oświatowych może wykonywać
odrębna (powołana w tym celu) jednostka organizacyjna lub istniejąca jednostka organizacyjna.
Powyższe rozwiązanie, jako wyjątek od działania zasady z art. 45 ust. 1 FinansePublU, nie
znajduje już zastosowania w odniesieniu do innych - odrębnych od oświaty - jednostek
organizacyjnych gminy. Nie znajduje również zastosowania w przypadku gminnego ośrodka
2/5
Organizacja obsługi finansowo-rachunkowej na potrzeby samorządowej instytucji kultury
Wpisany przez Wojciech Lachiewicz
pomocy społecznej (GOPS) jako jednostki budżetowej. Dlatego jednostki organizacyjne gminy,
z racji ich zaliczenia do jednostek sektora finansów publicznych, w tym jednostki posiadające
osobowość prawną, muszą w swoich strukturach mieć wyodrębnione stanowisko pracy
„głównego księgowego", gdyż prawo, poza jednostkami oświatowymi, nie przewiduje w tym
zakresie żadnego wyjątku.
Dopuszczalność wykonywania funkcji głównego księgowego gminnej instytucji kultury
przez pracownika wydziału (referatu) finansowego urzędu gminy
Wskazany w pytaniu model (propozycja) rozwiązania problemu obsługi księgowo-rachunkowej
gminnej instytucji kultury poprzez wykorzystanie pracowników pionu finansowego urzędu, i tym
bardziej skarbnika gminy, nie jest rozwiązaniem dopuszczalnym do przyjęcia w zgodzie z
przepisami obowiązującego prawa.
Jak wiadomo, w małych gminach trudno jest znaleźć osobę spełniającą na potrzeby gminnego
ośrodka kultury lub gminnej biblioteki publicznej wymagania kwalifikacyjne głównego
księgowego z art. 45 ust. 2 FinansePublU. Stąd zainteresowanie ww. instytucji kultury w
zatrudnianiu posiadających tego rodzaju kwalifikacje pracowników urzędu gminy lub
pracowników innych gminnych jednostek organizacyjnych.
Należy jednak zwrócić w tym miejscu uwagę na dyspozycję z art. 18 ustawy z 22.3.1990 r. o
pracownikach samorządowych (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1593 ze zm. - dalej: „PracSamU"),
według której: „...pracownik samorządowy nie może wykonywać zajęć, które pozostawałyby w
sprzeczności z jego obowiązkami, albo mogłyby wywoływać podejrzenie o stronniczość lub
interesowność". Relacje między urzędem gminy i samorządową instytucją kultury obejmują
m.in. „przekazywanie" a następnie „rozliczanie" dotacji podmiotowej dla instytucji kultury z art.
28 ust. 3 OrgKultU w związku z art. 106 ust. 2 pkt 2 FinansePublU. Ze względu na przepis art.
18 PracSamU pracownik wydziału (referatu) finansowego urzędu gminy nie powinien
równocześnie piastować funkcji głównego księgowego instytucji kultury (beneficjenta dotacji) i
3/5
Organizacja obsługi finansowo-rachunkowej na potrzeby samorządowej instytucji kultury
Wpisany przez Wojciech Lachiewicz
wykonywać czynności materialno-technicznych urzędu w zakresie rozliczenia dotacji - czyli
działać na potrzeby wójta gminy z art. 44 FinansePublU, gdyż to wójt (lub upoważniony
pracownik) rozlicza dotację udzielaną z planu finansowego urzędu w związku z art. 186 ust. 4
pkt 2 FinansePublU.
Skoro pion finansowy urzędu obsługuje organ (tj. radę gminy oraz wójta) a także dokonuje
czynności w zakresie przekazywania i rozliczania dotacji, jak również opracowuje materiał dla
osądu rocznego bilansu instytucji kultury oraz może wykonywać kontrolę finansową, o jakiej
mowa w art. 187 FinansePublU - zasadne jest stwierdzenie, że regulacja stosunku pracy z
pracownikiem wydziału (referatu) finansowego może rodzić utrudnienia, gdyby poza jego
obowiązki urzędnicze wyłączać sprawy z zakresu oceny gospodarki finansowej instytucji
kultury, w której byłby zatrudniony w charakterze głównego księgowego.
Inaczej jest w przypadku osób zatrudnionych, w innych niż pion finansowy urzędu, gminnych
jednostkach organizacyjnych, tj. osób piastujących funkcję głównego księgowego w szkołach, w
GOPS, czy innych instytucjach kultury. W tych sytuacjach dyspozycja art. 18 PracSamU nie
wydaje się rodzić tak wielu kolizji, jak w przypadku pracownika wydziału (referatu) finansowego
urzędu gminy.
Reasumując: ze względu na przepis art. 45 FinansePublU, gminna instytucja kultury musi
zatrudniać głównego księgowego w charakterze pracownika (art. 22 § 1 - § 1(1) KodeksPracU).
Z kolei przepisy obowiązującego prawa nie przewidują wyjątku od ww. wymogu, dajmy na to,
aby obsługę finansowo-rachunkową danej instytucji kultury wolno było zapewnić za pomocą
innej jednostki organizacyjnej gminy. Dyrektor instytucji kultury jest dysponentem jej środków
finansowych, w jakim to zakresie zaciąga zobowiązania i dokonuje wydatków. Natomiast
głównemu księgowemu (z którym dyrektor nawiązuje stosunek pracy) przysługują funkcje
kontrolne i decyzyjne właściwe wykonaniu dyspozycji dyrektora, o jakich to kompetencjach
mowa w art. 45 ust. 1 oraz ust. 3-6 FinansePublU. Gdyby główny księgowy instytucji kultury był
4/5
Organizacja obsługi finansowo-rachunkowej na potrzeby samorządowej instytucji kultury
Wpisany przez Wojciech Lachiewicz
jednocześnie zatrudniony w niemającej osobowości prawnej gminnej jednostce organizacyjnej,
to w zakresie takiego zatrudnienia, jako pracownik samorządowy, w relacji do zatrudnienia się
w gminnej instytucji kultury, nie mógłby wykonywać czynności, które pozostawałyby w
sprzeczności z jego obowiązkami albo mogłyby wywoływać podejrzenie o stronniczość lub
interesowność.
5/5